Directive du commissaire

Plaintes et griefs des délinquants

BUT

  • Favoriser le règlement rapide et équitable des plaintes et griefs des délinquants au plus bas palier possible et d'une manière conforme à la loi
  • Veiller à ce que l'obligation légale de procéder au règlement rapide et impartial des plaintes et griefs des délinquants soit respectée

CHAMP D'APPLICATION

S'applique à tous les membres du personnel et à tous les délinquants qui prennent part au processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants

RESPONSABILITÉS

  1. Le commissaire adjoint, Politiques, a le pouvoir d'élaborer les lignes directrices qui doivent être suivies en ce qui concerne le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
  2. Les décideurs de tous les paliers veilleront à ce que les plaignants reçoivent, dans les délais prescrits, une réponse complète, étayée et compréhensible à toutes les questions soulevées dans leur plainte ou leur grief initial.
  3. Lors de la formulation des réponses aux plaintes et griefs des délinquants, les décideurs de tous les paliers s'assureront que les plaignants reçoivent les services auxquels ils ont droit en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
  4. Le décideur veillera à ce que le matériel et les documents utilisés pour l'analyse de la plainte ou du grief, y compris les bandes audio et vidéo, soient protégés afin qu'on puisse s'en servir dans l'éventualité où le plaignant soumettrait un autre grief ou intenterait un autre recours judiciaire (comme la révision judiciaire de la décision finale qui a été rendue concernant le grief).
  5. Le directeur de l'établissement/directeur du district veillera à ce que :
    1. les délinquants aient libre accès au processus de règlement des plaintes et griefs sans crainte de représailles
    2. les délinquants qui en ont besoin obtiennent l'assistance d'un membre du personnel pour utiliser le processus de règlement des plaintes et griefs
    3. son unité opérationnelle soit dotée d'un mécanisme de surveillance de l'utilisation du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
    4. tout le personnel reçoive une formation sur le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants, son importance et ses exigences
    5. tous les membres du personnel n'épargnent aucun effort pour régler de façon informelle les questions soulevées dans les plaintes et les griefs des délinquants au moyen de la discussion ou en recourant à des mécanismes substitutifs de règlement des différends, lorsque ces mécanismes existent
    6. un membre du personnel soit chargé de remplir les fonctions du poste de coordonnateur des griefs
    7. les plaintes et griefs des délinquants soient recueillis tous les jours ouvrables sauf s'il s'agit de délinquants placés en isolement ou en isolement cellulaire (dans ces cas, il faut les recueillir tous les jours civils)
    8. un Comité externe d'examen des griefs soit en place au cas où un délinquant demanderait que son grief initial et la décision rendue à l'égard du grief soient examinés par le Comité externe d'examen des griefs.
  6. Les plaignants :
    1. utiliseront en toute bonne foi le processus de règlement des plaintes et griefs en vue d'obtenir une réparation lorsqu'ils estiment avoir été traités, par un membre du personnel, de façon injuste ou non conforme à la loi ou aux politiques relativement à des questions qui relèvent de la compétence du commissaire
    2. n'épargneront aucun effort pour régler de façon informelle les questions qui relèvent d'une plainte et d'un grief au moyen de la discussion ou en recourant à des mécanismes substitutifs de règlement des différends, lorsque ces mécanismes existent.

PROCÉDURES

Paliers du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants

  1. Le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants est composé de trois paliers :
    1. plainte écrite – soumise par le délinquant à l'établissement/au bureau de libération conditionnelle du district et traitée par le surveillant du membre du personnel ayant pris la mesure ou la décision faisant l'objet du grief
    2. grief initial (palier de l'établissement/du district) – soumis au directeur de l'établissement/directeur du district
    3. grief final (palier national) – soumis au commissaire.
  2. Le sous-commissaire principal et le commissaire adjoint, Politiques, ont été désignés pour rendre des décisions relativement aux griefs soumis au palier final.
  3. Lorsqu'un délinquant n'est pas satisfait de la mesure ou de la décision prise par un membre du personnel, il peut présenter une plainte écrite, de préférence à l'aide du formulaire fourni par le Service. La plainte sera d'abord présentée au palier des plaintes, à moins d'indication contraire dans la présente directive ou dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
  4. Un délinquant sous surveillance dans la collectivité peut présenter une plainte ou un grief à son agent de libération conditionnelle ou à l'employé désigné du bureau de libération conditionnelle, de l'établissement résidentiel communautaire ou du centre correctionnel communautaire.

Délais

  1. En règle générale, le délinquant devrait initialement présenter sa plainte ou son grief dans les 30 jours ouvrables après avoir pris connaissance de la mesure ou de la décision faisant l'objet du grief. Le décideur peut cependant prolonger ce délai.
  2. Les décideurs rendront une décision relativement aux plaintes et griefs dans les délais indiqués ci après.

    Plainte et grief initial

    • Prioritaire – Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la plainte ou du grief par le coordonnateur des griefs à l'unité opérationnelle
    • Non prioritaire – Dans les 25 jours ouvrables suivant la réception de la plainte ou du grief par le coordonnateur des griefs à l'unité opérationnelle

    Grief final

    • Prioritaire – Dans les 60 jours ouvrables suivant la réception du grief par le coordonnateur national des griefs
    • Non prioritaire – Dans les 80 jours ouvrables suivant la réception du grief par le coordonnateur national des griefs
  3. Si le directeur de l'établissement/directeur du district ou le directeur, Recours des délinquants, juge qu'un délai plus long est nécessaire pour traiter adéquatement une plainte ou un grief, le plaignant doit être informé, dans une lettre envoyée avant ou à la date d'échéance, de la (des) raison(s) de la prolongation du délai ainsi que de la date à laquelle la décision sera rendue.
  4. Lorsque le plaignant n'est pas satisfait de la décision rendue à tout palier du processus, il peut acheminer la plainte ou le grief au palier suivant, normalement dans les 30 jours ouvrables suivant la réception de la réponse.
  5. S'il n'est pas satisfait de la décision rendue au palier final, le plaignant peut soumettre une demande de révision judiciaire à la Cour fédérale dans les délais prescrits au paragraphe 18.1(2) de la Loi sur les Cours fédérales.

Coordonnateur des griefs

  1. Le coordonnateur des griefs de l'établissement ou du district :
    1. dès la réception d'une plainte ou d'un grief, lui attribuera un code, déterminera son niveau de priorité et l'inscrira dans le Système de gestion des délinquant(e)s (SGD), conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
    2. veillera à ce que les plaintes et griefs qui ont une incidence considérable sur les droits et libertés d'un délinquant soient classés comme prioritaires
    3. veillera à ce que les plaintes et griefs de nature délicate ou urgente soient identifiés et traités en conséquence, ce qui inclut les griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel et à la discrimination.

Délinquants en isolement/isolement cellulaire

  1. Lorsqu'un délinquant est placé en isolement ou en isolement cellulaire, il doit être informé qu'il peut déposer une plainte et/ou un grief concernant son placement/maintien en isolement, les conditions de détention et le traitement reçu. Il aura également accès aux formulaires de plainte et de grief et pourra, au besoin, consulter le coordonnateur des griefs à l'établissement.
  2. Le directeur de l'établissement doit veiller à ce que les plaintes et griefs présentés par des délinquants en isolement ou en isolement cellulaire soient recueillis et examinés quotidiennement. Les plaintes et griefs jugés prioritaires, suivant la définition fournie à l'annexe A, seront immédiatement portés à l'attention du directeur de l'établissement ou de l'agent responsable de l'établissement.

Plaintes et/ou griefs collectifs

  1. Une plainte ou un grief peut être déposé par un groupe de plaignants, mais la plainte ou le grief doit être signé par tous les membres du groupe. Un des plaignants doit être désigné pour recevoir la réponse au nom du groupe ainsi que toute correspondance relative à la plainte ou au grief.

Plaintes et/ou griefs sur des questions de même nature

  1. Si un plaignant présente deux ou plusieurs plaintes ou griefs portant sur des questions de nature similaire, le décideur peut choisir de traiter toutes les questions dans une seule réponse. Le cas échéant, il doit indiquer chacune des plaintes et chacun des griefs sur lesquels porte sa réponse.

Rejet des plaintes et/ou des griefs

  1. Si une partie d'une plainte ou d'un grief est jugée futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi, ou encore offensante, le décideur peut rejeter la plainte ou le grief en partie ou en totalité, en indiquant le (les) motif(s) de sa décision.
  2. Lorsqu'un élément de la plainte ou du grief porte sur une question urgente, le décideur doit répondre à cette partie dans les délais prescrits.
  3. Le plaignant a le droit de présenter un grief portant sur la décision de rejeter sa plainte ou son grief en tout ou en partie.

Auteurs de griefs multiples

  1. Le directeur de l'établissement/directeur du district peut désigner un plaignant auteur de griefs multiples lorsque le nombre de plaintes et/ou de griefs soumis diminue la capacité du Service de répondre aux plaintes et griefs des autres plaignants et/ou entrave l'accès des autres plaignants au processus en place à cette unité opérationnelle.
  2. Le directeur de l'établissement/directeur du district peut désigner un plaignant auteur de griefs multiples après avoir étudié les renseignements concernant les plaintes et griefs, et appuyé sa décision sur les statistiques.
  3. Le directeur de l'établissement/directeur du district doit informer le délinquant, par écrit, qu'on envisage la possibilité de le désigner auteur de griefs multiples. Il doit également lui fournir les renseignements qui seront pris en considération, conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants, et lui donner l'occasion :
    1. de réfuter les renseignements sur lesquels la désignation envisagée est fondée, et/ou
    2. de présenter un plan de rechange ou une autre solution afin de trouver d'autres moyens de régler ses problèmes.
  4. Le directeur de l'établissement/directeur du district prendra en considération les observations du délinquant avant de rendre une décision finale. L'issue de toute discussion entre le délinquant et le directeur de l'établissement/directeur du district sera consignée.
  5. Le directeur de l'établissement/directeur du district veillera à ce que le plaignant soit promptement informé par écrit de la décision finale.
  6. Lorsque le statut d'auteur de griefs multiples est confirmé, le directeur de l'établissement/ directeur du district indiquera, dans l'avis donné au plaignant en cause, le nombre de plaintes et griefs non prioritaires qui seront traités chaque mois, et il l'informera de la durée de son statut d'auteur de griefs multiples. Cette désignation doit être réévaluée au moins tous les six mois.
  7. Les plaintes et griefs que présentent les auteurs de griefs multiples et qui sont jugés prioritaires seront traités dans les délais établis.

Indemnités financières

  1. Le processus de règlement des plaintes et griefs prévoit qu'une indemnité financière peut être versée à un délinquant :
    1. pour des effets personnels perdus ou endommagés, conformément à la DC 234 – Réclamations concernant des effets personnels d'employés et de détenus et programme d'indemnisation des délinquants en cas d'accident, ou
    2. lorsque le plaignant demande le paiement ou le remboursement d'une somme d'argent que le Service correctionnel du Canada (SCC) est tenu de fournir en vertu de la loi ou des politiques du SCC.

Retrait des plaintes et/ou des griefs

  1. Un plaignant peut retirer une plainte ou un grief que si la question est réglée, la nature du règlement est consignée et le plaignant accepte ce règlement par écrit. Le document sera signé par le plaignant et un membre du personnel, puis on consignera dans le SGD que la plainte ou le grief est réglé.
  2. Si le règlement convenu n'est pas mis en application ou ne permet pas de régler la question soulevée, le délinquant peut acheminer la plainte ou le grief au palier suivant.

Réponses postérieures à la date d'expiration du mandat

  1. Si la peine que purge un délinquant prend fin avant que la plainte ou le grief qu'il a déposé soit réglé, le Service poursuivra le traitement de la plainte ou du grief comme il se doit, puis enverra la réponse au plaignant. Si l'on ne peut trouver son adresse, la copie originale de la réponse sera versée dans son dossier.

Décès du plaignant

  1. Si un délinquant décède après avoir déposé une plainte ou un grief à n'importe quel palier, une réponse sera préparée et mise à la disposition de toute personne qui mène une enquête licite sur la (les) question(s) visée(s) dans la plainte ou le grief. La copie originale de la réponse sera versée au dossier du délinquant.

Dispositions spéciales – Grief initial

  1. Avant de rendre une décision, le directeur de l'établissement peut soumettre le grief initial d'un délinquant au Comité d'examen des griefs des détenus lorsque l'établissement est doté d'un tel comité et que le délinquant donne son consentement.
  2. Un plaignant peut demander que la décision rendue par le directeur de l'établissement relativement au grief soit examinée par le Comité externe d'examen des griefs. À cette fin, il doit soumettre une Demande de revue externe (CSC/SCC 0359) dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la décision prise concernant le grief initial.
  3. Dans les situations où le grief a été soumis au Comité d'examen des griefs des détenus ou au Comité externe d'examen des griefs, le grief sera traité conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.

Dispositions spéciales – Grief final

  1. Lorsque la Division des recours des délinquants à l'administration centrale demande des documents à l'appui pour procéder à l'analyse et à l'examen du grief d'un délinquant, les membres du personnel fourniront tous les renseignements demandés le plus rapidement possible, normalement dans les cinq jours ouvrables.

Consultation

  1. Les décideurs consulteront des spécialistes en matière d'opérations et de politiques avant de rendre une décision sur des plaintes ou des griefs traitant de questions qui nécessitent des connaissances spécialisées. Une réponse écrite à toute demande de consultation sera fournie dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d'une telle demande. Ainsi :
    1. les décideurs de tous les paliers du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants consulteront les Services de santé à l'échelle nationale ou régionale, selon le cas, avant de rendre des décisions relativement aux plaintes ou aux griefs ayant trait à la prestation de services de santé
    2. le décideur au palier final des griefs consultera les spécialistes en la matière avant d'approuver les griefs portant sur des sujets particuliers, conformément aux LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants
    3. dans les autres cas, les décideurs consulteront des spécialistes en la matière chaque fois qu'ils le jugeront pertinent.
  2. Toutes les réponses aux consultations seront transmises au décideur, lorsqu'il y a lieu.

Mesures correctives

  1. Lorsqu'une plainte ou un grief est maintenu ou maintenu en partie et que des mesures correctives sont nécessaires, ces mesures seront prises dans les 30 jours ouvrables qui suivent. On inscrira clairement dans le dossier du grief et dans le SGD que les mesures correctives ont été prises.
  2. La personne chargée de prendre les mesures correctives remettra au décideur une confirmation écrite et les documents indiquant que les mesures correctives ont été prises conformément à la politique.
  3. Un plaignant peut présenter un grief au palier suivant du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants lorsque les mesures correctives n'ont pas été prises dans les délais prescrits. Dans le cas de mesures correctives exigées relativement à un grief final, le plaignant peut présenter un grief final à cet égard.

Recours judicaire

  1. Un plaignant peut décider d'intenter un recours judiciaire tel qu'une procédure devant une cour de justice ou le Tribunal canadien des droits de la personne relativement à sa plainte ou son grief, et ce, parallèlement au processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants. Dans un tel cas, on indiquera dans le SGD que le traitement de la plainte ou du grief est reporté conformément aux procédures énoncées dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.
  2. À la conclusion du recours judiciaire ou si le délinquant met fin au recours judiciaire, le plaignant peut, dans les 30 jours ouvrables, demander par écrit que sa plainte ou son grief soit réactivé.

Griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel et à la discrimination

Détermination de la validité de l'allégation

  1. Suivant la réception de griefs relatifs au harcèlement, au harcèlement sexuel ou à la discrimination, le décideur doit déterminer si l'allégation ou les allégations, une fois prouvées, correspondraient à la définition applicable.
  2. Après avoir déterminé la validité de la désignation, le décideur répondra au grief en suivant la procédure décrite dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.

Tenue d'une enquête externe

  1. Une enquête sur des allégations de harcèlement, de harcèlement sexuel ou de discrimination formulées par un délinquant peut être ordonnée à n'importe quelle étape du processus par le décideur ou le directeur, Recours des délinquants. L'enquête externe sera effectuée et le grief en question sera traité conformément à la procédure décrite dans les LD 081-1 – Processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants.

Ligne 1-800

  1. Les délinquants ont accès à une ligne sans frais (1 800 263 1019) pour s'informer sur le processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants ou poser des questions particulières sur les griefs finaux qu'ils ont présentés (état d'avancement du grief, prise de mesures correctives, etc.).

Confidentialité du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants

  1. Le fait qu'un délinquant a eu recours au processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants ne peut être mentionné dans d'autres dossiers que ceux qui concernent ce processus sans l'autorisation du directeur de l'établissement/directeur du district. Le cas échéant, cette approbation devrait être incluse dans le dossier.

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

  1. Division de la politique stratégique
    Administration centrale
    Courriel : Gen-NHQPolicy-Politi@csc-scc.gc.ca

Le Commissaire,

Original signé par :
Don Head

Annexe A : Renvois et définitions

RENVOIS ET DÉFINITIONS

RENVOIS

DÉFINITIONS

Comité d'examen des griefs des détenus : comité composé d'un nombre égal de délinquants et de membres du personnel ainsi que d'un président non habilité à voter, qui peut être un délinquant ou un membre du personnel. Il s'agit d'un groupe au sein du pénitencier qui examine les griefs initiaux avant la prise de décision et qui présente des recommandations au directeur de l'établissement.

Comité externe d'examen des griefs : comité composé de membres de la collectivité (au moins deux), qui ne sont ni des membres du personnel du SCC ni des délinquants. Ce comité est chargé d'examiner les griefs initiaux et les réponses à ces griefs, puis de faire des recommandations au directeur de l'établissement.

Décideur : membre du personnel qui répond à une plainte ou un grief présenté à tout palier du processus de règlement des plaintes et griefs des délinquants (normalement le surveillant, le directeur de l'établissement/directeur du district ou encore le commissaire ou un cadre supérieur désigné par le commissaire).

De nature délicate : qualifie une plainte ou un grief qui contient des renseignements dont la divulgation doit être considérablement limitée en raison de leur nature ou des effets négatifs potentiels de leur divulgation.

Discrimination : des actes, des paroles ou des décisions du personnel du SCC qui incitent le délinquant à s'estimer victime de discrimination fondée sur le sexe, la race, l'ethnie, la langue, l'orientation sexuelle, la religion, l'âge, l'état civil ou une déficience mentale ou physique. Sont inclus les comportements du personnel qui enfreignent les droits de la personne ou la Charte canadienne des droits et libertés.

Futile : qualifie une plainte ou un grief que le décideur estime être sans motif sérieux d'après la prépondérance des probabilités.

Harcèlement : tout comportement inapproprié de la part d'un membre du personnel du SCC à l'égard d'un délinquant, et dont l'auteur ou les auteurs savaient ou auraient raisonnablement dû savoir qu'il serait offensant ou préjudiciable. Le harcèlement comprend tout acte, propos ou exhibition répréhensible qui diminue, rabaisse, humilie ou embarrasse une personne, ou tout acte d'intimidation ou de menace. Il comprend également le harcèlement au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Harcèlement sexuel : tout commentaire, geste ou contact de nature sexuelle par un membre du personnel du SCC, qui se produit une fois ou est répété dans une série d'incidents, dont l'auteur raisonnablement aurait dû savoir qu'il pouvait offenser ou humilier.

Mécanisme substitutif de règlement des différends : méthode volontaire pour régler un différend au moyen de la discussion entre les parties, qui peut comprendre l'encadrement, le counseling, la médiation et les cercles de guérison ou de résolution de conflits.

Offensant : qualifie une plainte ou un grief à propos duquel le décideur conclut :

  1. qu'il a été présenté dans le but de blesser, de calomnier, de dégrader ou d'insulter le décideur ou la personne qui en fait l'objet, ou
  2. que sa nature ou le langage utilisé dans sa formulation minerait le sentiment de dignité d'une personne en la dégradant, en l'humiliant ou en l'embarrassant pour des motifs fondés sur le sexe, la race, l'origine ethnique, la langue, l'orientation sexuelle, la religion, l'âge, l'état civil ou les déficiences mentales ou physiques.

Plaignant : pour les fins de la présente directive, délinquant qui présente une plainte ou un grief à tout palier du processus de règlement des plaintes et griefs.

Prioritaire : qualifie une plainte ou un grief portant sur une question qui a une incidence directe sur la vie, la liberté ou la sécurité du plaignant ou qui a rapport à l'accès du plaignant au processus de règlement des plaintes et griefs. Les autres plaintes et griefs sont qualifiés de non prioritaires.

Recours judiciaire : procédure engagée devant une cour de justice ou un tribunal administratif (comme le Tribunal canadien des droits de la personne) ou plainte déposée devant un organisme de surveillance comme le Commissariat à la protection de la vie privée, le Commissariat à l'accès à l'information ou le Commissariat aux langues officielles; n'inclut pas les plaintes déposées devant le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

Urgent : qualifie une plainte ou un grief qui pourrait entraîner des conséquences négatives irréparables pour le plaignant s'il n'est pas réglé immédiatement (à une date fixée se situant à moins de 15 jours suivant la réception de la plainte ou du grief).

Vexatoire ou entaché de mauvaise foi : qualifie une plainte ou un grief que le décideur estime, selon la prépondérance des probabilités, être présenté principalement :

  1. dans le but de harceler
  2. à une autre fin que celle de réparer un tort présumé, ou
  3. pour perturber ou discréditer le processus de règlement des