Lignes Directrices

Instructions relatives à l'administration des réclamations

Lignes Directrices

  • Numéro : 234-1
  • En vigueur : 2016-02-29

Sujets connexes

INSTRUMENTS HABILITANTS

BUT

CHAMP D'APPLICATION

  • S’applique à :
    • tous les employés et les délinquants dans les établissements du Service correctionnel du Canada, y compris les pavillons de ressourcement
    • mais ne s’applique pas aux employés et aux délinquants dans les pavillons de ressourcement exploités aux termes de l’article 81 puisque ces établissements doivent avoir leur propre assurance à ces fins

SURVEILLANCE

  1. Les coordonnateurs régionaux et national des réclamations peuvent demander un dossier complet sur toute réclamation.

PARTIE 1

DEMANDES DE PAIEMENT À TITRE GRACIEUX

  1. Un paiement à titre gracieux est un instrument exceptionnel qui n'est utilisé que lorsqu'il n'y a aucune loi, aucun règlement ou aucune politique permettant de faire le paiement. Par conséquent, on ne doit pas y avoir recours d'une manière systématique ou à titre de substitut. Il faut étudier chaque cas en fonction de sa valeur intrinsèque.
  2. Compte tenu de ce qui suit :
    1. la sous-section 7.3 de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor stipule que les réclamations pour des effets personnels d'employés ne doivent pas être traitées au moyen de paiements à titre gracieux

    2. les critères énoncés à la sous-section 7.3 de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor et servant à déterminer les montants à payer relativement aux réclamations pour des effets perdus ou endommagés ne s'appliquent qu'aux réclamations des employés et non à celles des détenus,

    les procédures décrites aux sous-sections suivantes, sous « Réclamations concernant des effets personnels de détenus et d'employés », indiquent les étapes à suivre pour traiter une demande de paiement à titre gracieux :

    1. Renseignements requis pour traiter une réclamation
    2. Unité responsable du traitement de la réclamation
    3. Renseignements à fournir aux requérants
    4. Enquêtes sur les réclamations.
  3. Pour décider s'il y a lieu d'effectuer un paiement à titre gracieux, le décideur doit prendre en considération les facteurs décrits à la sous-section 7.4 de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor.

Avis juridiques

  1. Il faut obtenir un avis juridique des Services juridiques ministériels au SCC avant d'effectuer un paiement à titre gracieux, peu importe le montant.

RÉCLAMATIONS CONCERNANT DES EFFETS PERSONNELS DE DÉTENUS ET D'EMPLOYÉS

Renseignements requis pour traiter une réclamation

  1. L'administrateur des réclamations doit veiller à ce que le requérant, ou la personne autorisée par la loi à le représenter, ait fourni les renseignements suivants :
    1. un formulaire de réclamation signé
    2. un état détaillé des faits qui sont à l'origine de la réclamation
    3. un état détaillé justifiant le montant réclamé
    4. des copies des documents attestant tous les débours, en reconnaissant que les délinquants n'ont pas toujours accès à ces renseignements
    5. des renseignements détaillés sur les articles perdus ou endommagés
    6. le coût total de remplacement d'un article perdu ou endommagé par un article de qualité semblable ou équivalente, en reconnaissant que les délinquants n'ont pas toujours accès à ces renseignements
    7. une estimation du coût de réparation d'un article endommagé, en reconnaissant que les délinquants n'ont pas toujours accès à ces renseignements.
  2. Lorsqu'un requérant n'a pas présenté tous les documents exigés, le Service ne doit pas retarder le traitement de la réclamation, sauf si une décision ne peut pas être rendue sans ces renseignements.
  3. Pour présenter une réclamation :
    1. l'employé peut utiliser le formulaire intitulé « Réclamation de l'employé pour les effets perdus ou endommagés » (CSC/SCC 0585)
    2. le détenu peut utiliser le formulaire intitulé « Réclamation du détenu pour les effets perdus ou endommagés » (CSC/SCC 0561)
    3. si ces formulaires ne sont pas utilisés, joindre la demande du requérant au formulaire.
  4. Lorsqu'un groupe présente une réclamation concernant la perte ou l'endommagement d'effets lui appartenant, tous les membres du groupe doivent signer la réclamation et indiquer le nom du membre auquel la réponse doit être communiquée.

Unité responsable du traitement de la réclamation

  1. La responsabilité du traitement d'une réclamation incombe à l'unité opérationnelle où s'est produit l'incident en cause sauf si l'incident est survenu pendant la livraison par le Service, à ses frais, des effets personnels d'un détenu. Dans ce cas, la responsabilité du traitement de la réclamation incombe généralement à l'établissement d'où les effets ont été envoyés. S'il s'agit d'un délinquant ayant résidé temporairement dans au moins un établissement et dont les effets n'ont pas été déballés, le traitement de la réclamation reviendra normalement à l'établissement initial.
  2. L'administrateur des réclamations de l'unité opérationnelle où la réclamation a été présentée doit, le plus rapidement possible, examiner celle-ci pour déterminer quelle unité opérationnelle du SCC est responsable du traitement de la réclamation.
  3. Lorsqu'il incombe à une autre unité opérationnelle de traiter la réclamation, l'administrateur des réclamations doit promptement transmettre celle‑ci à l'administrateur des réclamations de cette unité. L'unité opérationnelle qui envoie la réclamation doit également :
    1. enregistrer la réclamation dans le Système de gestion des règlements de réclamations et la transférer par voie électronique, conformément à la partie VI des présentes instructions
    2. envoyer des copies du rapport de l'enquête pouvant avoir été effectuée au sujet de la réclamation ainsi que tout document que l'unité opérationnelle détient concernant les effets qui appartiennent ou qui appartenaient au délinquant (p. ex., le dossier d'admission et de libération du délinquant)
    3. surveiller la réception de la réclamation en utilisant une Note d'envoi et reçu (GC 044).

Renseignements à fournir aux requérants

  1. L'administrateur des réclamations de l'unité opérationnelle où la réclamation a été présentée initialement doit, dès que possible après la réception de la réclamation, envoyer au requérant un accusé de réception indiquant :
    1. la date à laquelle le Service a reçu la réclamation
    2. le numéro de référence de la réclamation attribué par le Système de gestion des règlements de réclamations
    3. l'unité opérationnelle responsable de la réponse à la réclamation
    4. le droit du requérant de consulter un avocat indépendant, à ses frais, pour demander un avis ou présenter des observations concernant la réclamation.

Note : Un détenu qui présente une réclamation pour dédommagement sachant qu'elle est fausse commet une infraction disciplinaire et est passible de sanctions conformément à la Directive du commissaire 580 – Mesures disciplinaires prévues à l'endroit des détenus.

Enquêtes sur les réclamations

  1. Dès qu'une réclamation est présentée ou que le Service est avisé d'un incident susceptible de donner lieu à une réclamation contre l'État, il doit procéder le plus tôt possible à une enquête. Les conclusions de l'enquête doivent être mises par écrit. Les instructions concernant la tenue des enquêtes sur les réclamations figurent à l'annexe B.
  2. L'enquête sera tenue par une personne non impliquée dans l'incident qui a donné lieu à la réclamation.

Demandes de renseignements

  1. Aux fins de l'évaluation ou du règlement d'une réclamation, on peut obtenir l'avis des agents régionaux et nationaux responsables des réclamations ou des griefs.

Avis juridiques

  1. Il faut obtenir un avis juridique des Services juridiques ministériels au SCC lorsque le règlement proposé d'une réclamation dépasse 25 000 $. Un avis juridique peut également être obtenu dans tout autre cas.
  2. La demande d'avis juridique doit être accompagnée du rapport d'enquête, de copies de tous les documents à l'appui des faits mentionnés dans le rapport d'enquête, de la réclamation et de tout autre renseignement fourni par le requérant. Les Services juridiques ministériels doivent se prononcer sur les points suivants :
    1. la responsabilité de l'État
    2. les mesures à prendre, s'il y a lieu, pour régler la réclamation, en fonction de la rentabilité de telles mesures
    3. les modalités selon lesquelles il serait souhaitable de régler la réclamation.

Analyse des réclamations

  1. Les dépenses occasionnées par la présentation d'une réclamation ne doivent pas être remboursées si elles ne sont pas directement liées à l'incident qui a donné lieu à la réclamation.

RÉCLAMATIONS CONTRE L'ÉTAT

Généralités

  1. En plus de tenir compte des aspects juridiques et du bien-fondé de la réclamation, le décideur doit prendre en considération la rentabilité et le caractère opportun de la mesure sur le plan administratif.
  2. Une réclamation doit normalement être acceptée lorsque les circonstances à l'origine de la réclamation montrent que :
    1. l'article 84 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (RSCMLC) n'a pas été respecté, ou
    2. le Service est, aux termes de l'article 3 de la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif, responsable des dommages ou des pertes causés aux effets personnels du requérant.
  3. Des exemples de facteurs à prendre en considération pour déterminer si une réclamation devrait être acceptée ou refusée figurent à l'annexe C.

Réclamations concernant des effets personnels d'employés

  1. Le traitement des réclamations d'employés doit être conforme aux exigences à la sous-section 6.2.1 de la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor et à la sous-section 7.3 de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor. Conformément à la sous-section 6.2.1 de la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor, il incombe aux administrateurs des réclamations de vérifier si une indemnité peut être versée :
    1. en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique (p. ex., dans le cas d'une réclamation présentée par un employé pour des lunettes)
    2. par un programme provincial ou territorial d'indemnisation en cas d'accident du travail (pour les lunettes d'un employé ou d'autres effets personnels d'un employé qui ont été endommagés lors d'un accident du travail)
    3. par l'assureur de biens personnels de l'employé, ou
    4. conformément au barème de distribution des vêtements des employés que le SCC a approuvé.
  2. Un aperçu du processus à suivre dans les cas de réclamations d'employés concernant des effets personnels perdus ou endommagés est présenté à l'annexe D.

Codage financier

  1. Le code de l'article d'exécution à utiliser pour le règlement de réclamations d'employés concernant des effets personnels associés à des tâches est le 12510.

Réclamations présentées par des délinquants

Objets interdits ou non autorisés

  1. Une réclamation concernant un objet interdit ou non autorisé qui a été saisi suivant la procédure établie aux articles 57 et 58 du RSCMLC doit être rejetée, sauf si l'objet devait être remis au délinquant – ou à son représentant – aux termes de l'article 59 du RSCMLC. Par exemple, une réclamation peut être acceptée dans les cas suivants :
    1. lorsqu'il avait été convenu que l'objet serait restitué au délinquant en vertu du paragraphe 59(3) du RSCMLC et que l'objet est demeuré sous la garde du Service
    2. lorsque le délinquant a pris des mesures pour la disposition ou la garde de l'objet à l'extérieur du pénitencier conformément au paragraphe 59(4) du RSCMLC alors que l'objet est encore sous la garde du Service, ou
    3. lorsque, conformément au paragraphe 59(7) du RSCMLC, la confiscation de l'objet a été annulée.
  2. Lorsque des effets personnels d'un délinquant, dans lesquels un objet interdit ou non autorisé avait été dissimulé, ont été endommagés par inadvertance au moment où l'objet interdit ou non autorisé a été extrait, le Service ne doit pas être tenu responsable des dommages causés aux effets personnels s'il fallait endommager ces effets pour extraire l'objet interdit ou non autorisé. Cependant, une indemnité devrait être offerte si des effets ont été endommagés, mais qu'il n'y avait aucun objet interdit ou non autorisé.

Objets d'artisanat – Propriété

  1. Un objet d'artisanat appartient à un délinquant lorsque celui-ci le fabrique pendant ses heures de loisir avec des matériaux de récupération ou qu'il a achetés lui-même. La réclamation du délinquant concernant un tel objet peut être acceptée si l'article est perdu ou endommagé du fait de la négligence du Service.
  2. Une réclamation concernant un objet d'artisanat doit être rejetée lorsque l'article en question a été fabriqué dans le cadre d'un programme éducatif ou avec des matériaux fournis et payés par le Service. Dans ce dernier cas, l'article appartient au Service.

Réclamations de délinquants résidant dans des établissements résidentiels communautaires

  1. Dans le cas d'une réclamation présentée par un délinquant qui est logé dans un établissement résidentiel communautaire (ERC) ou par suite de la suspension de sa mise en liberté, le Service doit envisager d'accepter la réclamation lorsque la perte ou les dommages sont attribuables à sa négligence ou à celle d'un transporteur commercial dont le SCC avait retenu les services. Par exemple, les effets personnels du délinquant, pour lesquels il possède une preuve qu'il en est le propriétaire (entre autres, un relevé des effets personnels du SCC ou de l'ERC, des reçus d'achat ou des déclarations du personnel de l'ERC), ont été :
    1. perdus ou endommagés avant qu'ils soient expédiés à l'ERC, par suite de négligence de la part du SCC
    2. perdus ou endommagés pendant le transport vers l'ERC par suite de négligence de la part du SCC ou du transporteur commercial dont le SCC avait retenu les services
    3. perdus ou endommagés après leur livraison au SCC par l'ERC par suite de négligence de la part du SCC
    4. constatés perdus ou endommagés après que le SCC ait donné acte que le transporteur commercial les avait livrés et qu'aucun article ne manquait ni n'était endommagé (p. ex., en signant la lettre de transport et en ne signalant aucun écart entre les effets envoyés et les effets reçus ni aucun dommage subi par ces effets ou par les conteneurs utilisés pour leur transport)
    5. constatés endommagés après leur livraison au SCC par un ERC, sauf si l'inventaire de l'ERC indique que les effets personnels en question étaient endommagés lorsqu'ils ont été emballés, ou
    6. constatés perdus après que le SCC les ait transférés d'un ERC à une de ses unités opérationnelles, dans les cas suivants :
      1. le Service n'a pas vérifié, au moment de leur arrivée à son unité opérationnelle, si les effets personnels inscrits sur l'inventaire de l'ERC correspondaient aux effets livrés
      2. le Service ne peut prouver que les effets reçus de l'ERC ont bel et bien été livrés.

Décisions relatives aux réclamations

  1. Les titulaires de postes autorisés à rendre des décisions au sujet des réclamations ainsi que les limites de leurs pouvoirs figurent dans l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC.
  2. Le Service doit rendre une décision à l'égard de toute réclamation, sauf si le requérant la retire par écrit. Toutefois, une réclamation ne peut pas être retirée si une somme a été versée au requérant pour son règlement ou pour la réparation d'un article faisant l'objet de la réclamation.
  3. Lorsque l'adresse du délinquant n'est pas connue au moment où la décision est rendue, la réponse du Service à une réclamation doit, dans la mesure du possible, être transmise à son surveillant de libération conditionnelle. En cas de décès du requérant, la décision devrait être transmise à son plus proche parent, à son représentant légal ou à la personne que le délinquant a déjà désignée par écrit au Service à cette fin.
  4. Lorsqu'un délinquant a été expulsé vers les États-Unis ou transféré dans une prison des États-Unis, l'adresse de ce dernier peut être obtenue au moyen du numéro de repérage des délinquants du Bureau of Prisons des États-Unis, soit le 202‑307‑3198.
  5. Une réclamation doit être considérée comme traitée à la date à laquelle le Service envoie une réponse au requérant. Lorsqu'une réponse ne peut pas être transmise au requérant, la date de traitement de la réclamation doit être la date à laquelle la décision concernant la réclamation a été rendue.

Document de renonciation (Quittance)

  1. Lorsque le règlement d'une réclamation a été autorisé, le paiement ne doit pas être versé à moins que le requérant ne signe un avis de renonciation à tout droit d'action qu'il peut exercer contre l'État par suite de l'incident qui a donné lieu à la réclamation. Toutefois, une renonciation n'est généralement pas nécessaire dans le cas des paiements à titre gracieux ou lorsqu'il n'est pas indiqué sur le plan administratif d'obtenir le document. Le document de renonciation du Service intitulé « Quittance » (CSC/SCC 0536) doit être utilisé, sauf si les Services juridiques ministériels au SCC prescrivent une autre façon de procéder.
  2. Le document de renonciation doit clairement indiquer l'incident pour lequel le requérant renonce à son droit d'action concernant toute réclamation future contre l'État, y compris les griefs.
  3. Lorsqu'un règlement a été autorisé à l'égard de tous les effets personnels faisant l'objet d'une réclamation et du montant total demandé, le requérant doit :
    1. recevoir un document de renonciation (s'il y a lieu) ainsi que la décision relative à sa réclamation
    2. être informé, par écrit, que le paiement de la réclamation sera effectué au moment de la réception du document de renonciation dûment signé, sauf lorsqu'une renonciation n'est pas requise.
  4. Le document de renonciation signé devrait être retourné à l'employé qui a envoyé au requérant la décision concernant la réclamation.
  5. Lorsqu'un règlement a été autorisé à l'égard d'une partie seulement des effets personnels faisant l'objet d'une réclamation ou que le montant demandé a été réduit et que le requérant accepte le règlement partiel, le Service peut régler la réclamation en préparant un document de renonciation qui doit :
    1. indiquer clairement les effets personnels pour lesquels le requérant a accepté de renoncer à son droit d'action contre l'État
    2. indiquer le droit du requérant d'engager des poursuites, y compris des griefs, concernant les effets personnels pour lesquels une indemnisation a été refusée.

Paiement des réclamations

  1. Le paiement des réclamations des employés doit généralement se faire par chèque, et celui des réclamations des détenus doit être effectué conformément aux exigences prévues dans la DC 860 – Argent des délinquants.

Griefs

  1. Lorsqu'une réclamation est refusée ou réduite, l'employé ou le délinquant visé peut contester la décision au moyen du processus de règlement des griefs approprié.

Rapports sur les réclamations non réglées

  1. Les réclamations non réglées et les raisons du retard dans leur traitement doivent être déclarées dans le Système de gestion des règlements de réclamations, au moyen du Rapport trimestriel – Réclamations des détenus non réglées dans les 90 jours, et du Rapport trimestriel – Réclamations des employés non réglées dans les 90 jours.
  2. La responsabilité de signaler les « raisons du retard » dans le traitement d'une réclamation incombe à l'unité opérationnelle du SCC chargée de la réclamation à la fin du trimestre.
  3. Une réclamation figurant dans le rapport trimestriel antérieur doit figurer dans le rapport suivant si la décision rendue n'a pas été envoyée au requérant, par écrit, avant la fin de la période visée par le rapport trimestriel.
  4. Le contrôleur doit transmettre les rapports au cadre supérieur compétent avec les observations concernant les rapports de chaque région. Une copie de tous ces documents doit également être transmise aux sous-commissaires régionaux et, en ce qui a trait au rapport portant sur les réclamations des détenus, au Bureau de l'enquêteur correctionnel.

PARTIE II

RÉCLAMATIONS (autres que celles mentionnées à la partie I) PRÉSENTÉES PAR UNE TIERCE PARTIE CONCERNANT DES EFFETS PERSONNELS PERDUS OU ENDOMMAGÉS

  1. Les réclamations présentées par une tierce partie doivent être traitées conformément à la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux et à la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor ou à la Loi sur la responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif. Cependant, la présente partie ne s'applique pas aux réclamations autrement couvertes, par exemple :
    1. les marchés
    2. la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et du Conseil national mixte
    3. la DSI 335 – Gestion du parc automobile (concernant les accidents de véhicules automobiles).

PARTIE III

RÉCLAMATIONS PRÉSENTÉES PAR L'ÉTAT POUR DES BIENS PERDUS OU ENDOMMAGÉS

Généralités

  1. Les réclamations présentées par le Service pour des biens perdus ou endommagés doivent être traitées conformément à la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux et à la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor. Toutefois, la présente partie ne s'applique ni aux réclamations autrement couvertes, telles que les contrats, ni aux réclamations concernant la perte et le recouvrement d'argent.
  2. Il faut déployer tous les efforts raisonnables pour régler les réclamations formulées par l'État, tout en tenant compte de la rentabilité et de l'efficacité du processus sur le plan administratif. Par exemple, une réclamation pourrait être présentée par l'État contre un transporteur commercial pour récupérer le montant versé à un délinquant par suite de la perte d'effets personnels ou de dommages causés à ceux-ci pendant un transfèrement.
  3. La procédure décrite dans la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Conseil du Trésor doit être suivie en ce qui concerne le recouvrement des créances de l'État.
  4. Les procédures décrites dans la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux et la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor doivent être suivies lorsque :
    1. le Service a formulé une réclamation contre un fonctionnaire pour laquelle celui-ci n'est pas indemnisé aux termes de la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation du Conseil du Trésor
    2. un décideur entend autoriser la retenue du montant de la réclamation en le déduisant ou en l'affectant en compensation de tout montant qui peut être dû ou payable par l'État au fonctionnaire.
  5. Les réclamations de l'État ne doivent être radiées qu'aux termes du Règlement sur la radiation des créances (1994) et conformément à la Directive sur la gestion des comptes débiteurs du Conseil du Trésor.
  6. Les fonctionnaires du SCC qui sont autorisés à radier les réclamations de l'État sont désignés dans l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC.
  7. Les titulaires de postes qui sont autorisés à présenter les réclamations de l'État peuvent signer un avis de renonciation en tant que condition du paiement effectué pour régler une réclamation de l'État.

Dommages résultant de la négligence d'employés, de contractuels ou de détenus

Employés

  1. Lorsque, en raison de la négligence d'un employé du SCC,
    1. des dommages sont causés à des biens du SCC
    2. une réclamation a été présentée au SCC par suite de la perte d'effets personnels d'un tiers ou des dommages causés à ceux-ci (p. ex., ceux d'un détenu ou d'un autre employé), ou
    3. le SCC doit effectuer des paiements à un tiers,

    il faut déterminer si l'employé qui a fait preuve de négligence peut être protégé contre une réclamation formulée par le Service d'après la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation du Conseil du Trésor en ce qui concerne le remboursement des dommages causés à ses biens ou le montant du règlement de la réclamation du tiers.

  2. La Politique sur les services juridiques et l'indemnisation ne s'applique qu'aux fonctionnaires. Les bénévoles, les travailleurs détenus et les personnes engagées par voie de contrat ne sont pas visés par cette politique.

Contractuels

  1. Lorsqu'une personne engagée par voie de contrat est responsable de dommages causés à des biens du SCC (p. ex., par suite d'un accident avec un véhicule du SCC), une réclamation pourrait être présentée par l'État contre le contractuel pour récupérer la perte subie par le SCC au moment de l'incident.

Détenus

  1. Le Service peut accepter la responsabilité des dommages que les détenus causent pendant qu'ils participent à un programme de travail en établissement, car ils relèvent de la garde, du contrôle et de la surveillance de celui-ci. (Le Service n'assumerait probablement aucune responsabilité si, par exemple, un détenu prenant part à un programme de placement à l'extérieur causait des dommages après avoir suivi les directives de l'employeur.) Selon les circonstances, le Service peut présenter, mais n'est pas tenu de le faire, une réclamation contre un détenu qui, pendant qu'il participe à un programme de travail en établissement, cause des dommages aux biens du SCC ou d'un tiers.
  2. Lorsqu'un détenu détruit volontairement ou avec malveillance des biens de l'État, le Service peut demander une indemnisation en formulant une réclamation contre ce dernier ou l'inculper d'une infraction disciplinaire et essayer d'obtenir une ordonnance de dédommagement en guise de sanction.

Demandes de renseignements

  1. Aux fins de l'évaluation ou du règlement d'une réclamation, on peut obtenir l'avis des agents régionaux et nationaux responsables des réclamations.

Avis juridiques

  1. Le Service devrait obtenir un avis juridique des Services juridiques ministériels à l'administration centrale si l'une ou l'autre des conditions suivantes s'applique :
    1. il soupçonne un fonctionnaire de l'État de ne pas satisfaire aux critères figurant dans la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation en ce qui concerne les exemptions en matière de réclamation
    2. pour déterminer – lorsqu'un bénévole ou un détenu participant à un programme de travail cause des dommages aux biens du SCC ou d'un tiers – si une personne doit être tenue de rembourser au SCC les coûts des dommages causés à ses biens et/ou le montant du règlement accordé par le SCC à un tiers
    3. lorsque des montants élevés sont en jeu, ou encore lorsque les faits pertinents ou les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.

PARTIE IV

DEMANDES D'INDEMNITÉ PRÉSENTÉES PAR DES DÉLINQUANTS EN CAS D'ACCIDENT

Demandes de renseignements

  1. Toutes les demandes de renseignements concernant une demande d'indemnité ou le Programme d'indemnisation des délinquants en cas d'accident doivent être adressées à Emploi et Développement social Canada (EDSC) ou au coordonnateur national des réclamations.

Délais

  1. Les dispositions du RSCMLC se rapportant aux indemnités de décès et d'invalidité, ainsi que le Guide d'indemnisation des délinquants sous responsabilité fédérale, établissent les délais et les exigences concernant les rapports d'accident et la présentation des demandes d'indemnisation.

Avis juridiques

  1. Les requêtes visant à obtenir un avis juridique au sujet d'une demande d'indemnité ou de tout aspect des dispositions du RSCMLC lié aux indemnités de décès ou d'invalidité doivent être adressées aux Services juridiques ministériels au SCC.

Décisions relatives aux réclamations

  1. Il revient au ministre de la Sécurité publique, ou à une personne autorisée par celui-ci, de prendre les décisions concernant le Programme d'indemnisation des délinquants en cas d'accident. La liste des personnes autorisées est dressée dans l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC.
  2. En procédant cas par cas, le coordonnateur national des réclamations ou EDSC doit informer le requérant, par écrit, de la décision qui a été prise au sujet de sa demande d'indemnité.

PARTIE V

SYSTÈME DE GESTION DES RÈGLEMENTS DE RÉCLAMATIONS

  1. Dès que possible après la réception d'une réclamation contre l'État ou lorsqu'une réclamation est présentée par l'État, l'administrateur des réclamations de l'unité opérationnelle doit :
    1. introduire les données pertinentes dans le Système de gestion des règlements de réclamations (SGRR), ou
    2. faire parvenir à cette fin une copie de la réclamation au coordonnateur régional des réclamations lorsqu'il n'a pas accès au SGRR.
  2. Seul le coordonnateur national des réclamations peut enregistrer dans le SGRR les demandes d'indemnité en cas d'accident.
  3. Le renvoi de la réclamation à une autre unité opérationnelle, aux fins d'enquête, doit également être enregistré dans le SGRR.
  4. On peut générer au moyen du SGRR divers rapports concernant les réclamations de délinquants et d'employés, notamment pour s'assurer que les délais de traitement des réclamations sont respectés et relever les réclamations qui ne sont pas réglées dans les délais prescrits.

La Commissaire adjointe, Services corporatifs

Original signé par :

Liette Dumas-Sluyter

ANNEXE A

DÉFINITIONS

Cellule : aire délimitée par des murs ou des cloisons et conçue pour loger un ou deux détenus.

Objets interdits : a la même signification qu'à l'article 2 de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition.

Objet non autorisé : a la même signification qu'à l'article 2 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition.

Réclamation : signifie un montant dû, ou que l'on prétend être dû, ou encore une mesure qui est prise relativement à des dommages aux effets personnels subis par l'État ou par un requérant. En outre, le terme s'entend des réclamations pour des pertes, des dépenses ou des dommages aux effets subis par l'État ou un requérant, y compris les demandes ou suggestions pour que l'État fasse un paiement à titre gracieux, mais ne comprend pas ce qui suit :

  1. les réclamations ou les demandes de paiement à titre gracieux ayant trait à des circonstances abordées dans un autre document de l'État (p. ex., la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et du Conseil national mixte);
  2. les réclamations soumises conformément aux dispositions du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (RSCMLC) ayant trait aux indemnités de décès et d'invalidité.

ANNEXE B

RENSEIGNEMENTS SUR LA PRÉSENTATION DES RÉCLAMATIONS

Réclamations contre l'état autres que des demandes d'indemnité présentées par des délinquants en cas d'accident

  1. Pour obtenir de l'information sur la présentation d'une réclamation, les requérants doivent communiquer avec les services suivants :

    1. dans les établissements et les bureaux de district et de libération conditionnelle : l'Unité des services administratifs

    2. aux administrations régionales :

      Atlantique – le chef régional de l'Administration et de la gestion de l'information

      Québec – le directeur régional des Communications et des Services à la haute direction

      Ontario – le gestionnaire régional de l'Administration et de la gestion de l'information

      Prairies – le chef régionale, Administration et gestion de l’information

      Pacifique – le gestionnaire régional de l'Administration et de la gestion de l'information

    3. à l'administration centrale : le coordonnateur national des réclamations.
  2. Le requérant peut examiner les documents de politique du Service concernant les réclamations ainsi que la Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux et la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor. Il peut les obtenir des services ou des représentants indiqués au paragraphe 1.
  3. Les réclamations doivent être préparées par écrit et présentées sans délai de la façon suivante :
    1. réclamations d'employés :
      1. dans les établissements autres que les centres correctionnels communautaires – au directeur de l'établissement
      2. dans les centres correctionnels communautaires – au directeur de district
      3. dans les bureaux de libération conditionnelle – au directeur de district
      4. aux administrations régionales – au sous-commissaire régional
      5. à l'administration centrale – au directeur des Opérations financières
    2. réclamations de délinquants :
      1. dans les établissements, autres que les centres correctionnels communautaires – au directeur de l'établissement
      2. dans les centres correctionnels communautaires – au directeur de district
      3. dans les établissements résidentiels communautaires (lorsqu'on croit que le Service est responsable de la perte des effets personnels des délinquants ou des dommages causés à ceux-ci) – au directeur de l'établissement où le délinquant a été mis en liberté.

Demandes d'indemnité présentées par des délinquants en cas d'accident

  1. Pour obtenir des renseignements au sujet de la présentation d'une réclamation, les requérants doivent communiquer avec Emploi et Développement social Canada au 855-535-7299.
  2. Une fois remplie, la Demande d'indemnisation du détenu (LAB 1076) doit être envoyée à l'adresse suivante :

    Service fédéral d'indemnisation des accidentés du travail
    Emploi et Développement social Canada
    Ottawa (Ontario)  K1A 0J2

ANNEXE C

ENQUÊTES SUR LES RÉCLAMATIONS

GÉNÉRALITÉS

  1. Le rapport d'enquête doit, selon le cas, aborder les questions sous la rubrique « enquêtes », à la section 6 de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor.
  2. Le processus d'enquête sera tenu selon les principes énoncés dans le Cadre stratégique de gestion du risque du Conseil du Trésor.
  3. La portée de l'enquête dépend du montant réclamé ou du montant qui peut être offert pour le règlement de la réclamation.
  4. L'enquête sera tenue par une personne non impliquée dans l'incident qui a donné lieu à la réclamation.
  5. Lorsqu'elle recueille des renseignements et formule une recommandation, la personne responsable de la tenue de l'enquête doit s'assurer que les renseignements sur lesquels elle se fonde sont sûrs et convaincants (se reporter au paragraphe 8 pour des exemples).

ENQUÊTE OFFICIEUSE

  1. On devrait envisager de procéder à une enquête officieuse (c.-à-d. une enquête préliminaire visant à établir les faits) avant de préparer un rapport global d'enquête sur les circonstances d'une réclamation (c.-à-d. ordonner une enquête administrative). Cette enquête officieuse vise à déterminer les circonstances de base relatives à la réclamation, par exemple confirmer :
    1. que le requérant possède ou possédait les effets faisant l'objet de la réclamation
    2. qu'une perte ou que des dommages ont été subis
    3. si le Service peut être tenu responsable de la perte ou des dommages.

ENQUÊTE ADMINISTRATIVE

  1. Il n'y a lieu d'ordonner une enquête administrative que dans les cas suivants :
    1. l'enquête officieuse n'a pas révélé de renseignements suffisants pour justifier une décision, ou
    2. il est opportun et rentable d'ouvrir une enquête administrative.

    La Liste de vérification pour la tenue d'une enquête (ci-dessous) donne des directives concernant le type de renseignements devant être recueillis à l'égard d'une réclamation présentée par un détenu.

  2. Les résultats de l'enquête administrative doivent être consignés par écrit et devraient inclure les renseignements suivants :
    1. un court énoncé résumant les circonstances qui sont à l'origine de la réclamation (il s'agit d'offrir au lecteur une vue d'ensemble de la réclamation avant d'entrer dans les détails)
    2. un exposé chronologique complet des faits qui ont immédiatement précédé et suivi l'incident qui a donné lieu à la réclamation, par exemple :
      1. le lieu où se trouvait le requérant et ce qu'il faisait au moment de l'incident, et
      2. les mesures prises, ou qui auraient dû être prises, par le personnel pour assurer en toutes circonstances la protection des effets du requérant
    3. à compter de l'incident qui a donné lieu à la réclamation, un récit chronologique détaillé :
      1. de ce qu'il est advenu des effets personnels du requérant
      2. des occasions où les employés ou le requérant ont eu accès aux effets en question
      3. des déplacements successifs de ces effets (c.-à-d. les traces écrites des effets faisant l'objet de la réclamation)
    4. des commentaires concernant la question de savoir si le Service est responsable de la perte ou des dommages en cause et les motifs s'y rapportant
    5. les efforts consacrés à l'obtention des renseignements essentiels qui s'avéraient manquants.

PREUVES ADMISSIBLES

  1. Les faits présentés dans le rapport d'enquête doivent se rapporter à l'incident en cause et être étayés, non pas par des ouï-dire, mais plutôt par des preuves documentaires. Par exemple, ils peuvent être fondés sur :
    1. des entrées dans un journal (registre)
    2. la liste des effets trouvés dans la cellule du requérant, c.-à-d. les Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (SCC/SCC 0872)
    3. le Relevé des effets personnels du détenu (Effets gardés en cellule et entreposés) (CSC/SCC 0514)
    4. des reçus d'achat
    5. des rapports du SCC
    6. des déclarations écrites d'employés.

LISTE DE VÉRIFICATION POUR LA TENUE D'UNE ENQUÊTE

L'objet de la présente liste de vérification est d'aider un enquêteur à déterminer les circonstances ayant poussé un détenu à présenter une réclamation contre l'État pour des effets personnels perdus ou endommagés. Les questions ne sont pas exhaustives et ne s'appliquent pas à tous les cas. Toutefois, elles devraient guider l'enquêteur quant aux renseignements dont il aura besoin pour en arriver à une décision concernant une réclamation.

PREUVE DE PROPRIÉTÉ

  1. Obtenir des copies des titres de propriété du requérant afin d'établir une preuve de propriété, par exemple :
    1. Relevé des effets personnels du détenu (Effets gardés en cellule et entreposés) (CSC/SCC 0514)
    2. Effets personnels du détenu (Conditions et responsabilités) (CSC/SCC 0514-4)
    3. Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872)
    4. Relevé des effets personnels du détenu (Effets de valeur et documents importants) (CSC/SCC 0513)
    5. Relevé des effets personnels du délinquant (Argent et titres) (CSC/SCC 0502)
    6. Permis d'artisanat

II. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

1. Requérant

  1. À quelle date et à quelle heure le présumé incident s'est-il produit?

  2. Si la date et l'heure précises ne peuvent être déterminées, à quel moment et à quel endroit le requérant a-t-il vu les articles pour la dernière fois?

  3. Quand et à qui le requérant a-t-il signalé l'incident?

  4. Selon le requérant, quels événements sont à l'origine de la réclamation?

  5. Le requérant connaît-il les personnes qui sont mêlées à l'incident, leurs noms et dans quelle mesure elles y sont mêlées? (p. ex., des agents correctionnels ou d'autres détenus)

    __ Oui  __ Non  Dans l'affirmative, obtenir des déclarations écrites.

  6. Quelle est la version des faits du requérant relativement à la perte ou aux dommages allégués?

  7. Sur quoi le requérant appuie-t-il ces allégations?

  8. Y a-t-il des témoins?

    __ Oui  __ Non  Dans l'affirmative, obtenir des déclarations écrites.

  9. Si un transporteur commercial (engagé par le Service relativement à un transfèrement) est responsable de la perte ou des dommages causés, le requérant a-t-il présenté une réclamation contre le transporteur? (Note : Le délinquant n'est pas tenu de présenter une telle réclamation.)

    __ Oui  __ Non  Dans l'affirmative, quel a été le résultat de la réclamation?

2. Personnel

  1. A-t-on essayé de trouver les articles en cause avant de procéder à l'enquête?

    __ Oui   Dans l'affirmative, préciser quelles tentatives ont été faites ou quelles mesures ont été prises en vue de trouver les articles manquants.

    __ Non   Dans la négative, pourquoi?

  2. Quand le requérant a-t-il été admis à l'établissement où le présumé incident s'est-il produit (date et heure)?

  3. Le requérant partageait-il sa cellule avec un autre détenu?   __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, un contenant avait-il été fourni au requérant pour ranger en toute sécurité ses effets personnels avant que se produise l'incident à l'origine de la réclamation?   __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, lui avait-on fourni un cadenas?   __ Oui __ Non

  4. L'autre détenu se trouvait-il dans la cellule à partir du moment où le requérant est sorti jusqu'au moment où ses effets de cellule ont été consignés sur le formulaire Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872) et empaquetés?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, L'autre détenu a-t-il été fouillé?  __ Oui __ Non

    A-t-on fouillé la cellule?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, indiquer la date, l'heure et les résultats de la fouille.

    Dans la négative, Pourquoi?

  5. Si la réclamation concerne des bijoux, peut-on prouver que ces bijoux ont disparu avant que le détenu soit sorti de sa cellule?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, Expliquer.

  6. Où se trouvait le requérant au moment où s'est produit l'incident à l'origine de la réclamation?

    Par exemple :

    • __ Le détenu était au travail.
    • __ En permission de sortir.
    • __ Au sein de la population carcérale générale.
    • __ En voie d'être placé en isolement.
    • __ En situation de transfèrement.
    • __ Hospitalisé.
    • __ En comparution devant un tribunal.
    • __ Illégalement en liberté.
    • __ En permission de sortir sans escorte.
SI LE DÉTENU N'ÉTAIT PAS AU SEIN DE LA POPULATION CARCÉRALE GÉNÉRALE

Fournir les renseignements indiqués ci-après, selon le cas.

  1. Une description détaillée des déplacements du détenu après l'incident qui a donné lieu à la réclamation.

  2. Des copies des registres de l'établissement concernant les déplacements du détenu et des effets personnels qui l'accompagnaient.

  3. La durée de l'absence du requérant de sa cellule, avec les registres de l'établissement à l'appui.

    La cellule du requérant était-elle verrouillée pendant ce temps?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, Indiquer la date et l'heure, et obtenir les documents à l'appui (p. ex., les entrées dans les registres).

    Dans la négative, pourquoi?

    Si la cellule du détenu n'était pas verrouillée, les effets du détenu ont-ils été protégés d'une autre façon?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, Comment?

  4. Les effets du détenu ont-ils été empaquetés et entreposés pendant son absence?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, Indiquer qui a empaqueté les effets et joindre une copie du formulaire Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872).

    Dans la négative, pourquoi?

  5. Qui a empaqueté les effets personnels du détenu? __ Le détenu __  Un employé

    S'il s'agit d'un employé

    Le formulaire Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872) a-t-il été rempli?  __ Oui __ Non

    S'il été rempli,

    Le formulaire a-t-il été signé par le détenu et l'employé?  __ Oui __ Non

    S'il n'a pas été rempli,

    Pourquoi?

  6. Les effets ont-ils été renvoyés à l'Unité d'admission et de libération?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, Par qui, à quelle date et à quelle heure? (Obtenir les entrées dans les registres.)

    Dans la négative, pourquoi et où les effets ont-ils été envoyés?

  7. L'Unité d'admission et de libération a-t-elle vérifié les effets à leur réception, afin de s'assurer que tous les articles inscrits sur le formulaire Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872) s'y trouvaient?  __ Oui __ Non

  8. S'il y avait des articles inscrits sur le formulaire CSC/SCC 0872 qui ne l'étaient pas dans le Relevé des effets personnels du détenu (Effets gardés en cellule et entreposés) (CSC/SCC 0514), le détenu a-t-il été accusé de possession d'objets interdits ou non autorisés?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    1. Obtenir des copies des dossiers du SCC sur les accusations et sur l'aliénation des effets.

    2. Le requérant a-t-il été déclaré coupable d'une infraction disciplinaire concernant ces articles?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, Les articles ont-ils été confisqués?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative, La confiscation a-t-elle par la suite été annulée?  __ Oui __ Non

  9. S'il y a eu transfèrement entre établissements, le formulaire Transfert des biens personnels du détenu (CSC/SCC 0175) a-t-il été rempli par les établissements qui ont envoyé et reçu les effets?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    Obtenir les documents suivants, selon le cas :

    1. des copies du formulaire intitulé « Transfert des biens personnels du détenu »;
    2. les reçus applicables;
    3. le nom des personnes et des établissements qui ont envoyé et reçu les effets;
    4. les renseignements concernant le transport des effets (p. ex., le type de transport et le nom de la personne ou de la compagnie qui les a transportés);
    5. une copie de la lettre de transport du transporteur commercial. (S'il n'y en a pas, expliquer pourquoi.)

  10. Lorsque les effets personnels du détenu lui ont été remis, l'Unité d'admission et de libération de l'établissement d'arrivée et le détenu ont-ils examiné le contenu des colis afin de vérifier si tous les articles étaient en bon état et reçus conformément aux bordereaux d'expédition, au relevé des effets personnels du détenu ou à la liste de l'Unité d'admission et de libération de l'établissement de départ?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    1. Joindre une copie de la liste de vérification utilisée au cours de cet examen et portant la signature du détenu et de l'agent d'admission et de libération.
    2. S'il n'existe pas de liste de vérification, en indiquer la raison.

    Dans la négative,

    Expliquer pourquoi.

  11. Si les effets ont été endommagés au cours du transport,

    • indiquer la nature des effets et décrire les dommages subis.
    • Les articles endommagés ont-ils été réparés ou ont-ils fait l'objet d'une estimation en vue de leur réparation?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative

    Joindre les factures et les estimations et indiquer le coût de remplacement des articles endommagés.

    Dans la négative,

    Expliquer pourquoi.

III. RÉCLAMATIONS PORTANT SUR DES OBJETS D'ARTISANAT

  1. Lorsque le détenu présente une réclamation portant sur des objets d'artisanat inachevés qui ont été endommagés ou perdus, a-t-on obtenu une estimation du prix des matériaux utilisés dans la fabrication ou du coût de réparation?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    Obtenir une copie de l'estimation.

    Dans la négative,

    expliquer pourquoi

  2. Lorsque le détenu présente une réclamation portant sur des objets d'artisanat terminés qui ont été endommagés ou perdus, les articles avaient-ils été enregistrés dans le relevé des effets personnels du détenu avant d'être endommagés ou perdus?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    Obtenir une copie du relevé.

  3. Ce détenu avait-il déjà vendu un objet semblable ou identique?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    Indiquer le nom de l'acheteur et le prix d'achat de l'objet et obtenir les documents à l'appui.

  4. Le détenu avait-il acheté des outils et des matériaux pour fabriquer des objets d'artisanat?  __ Oui __ Non

    Dans l'affirmative,

    Obtenir des copies du permis d'artisanat.

GÉNÉRALITÉS

Est-ce que les directives du SCC ont été suivies en ce qui a trait à la manipulation des effets personnels du détenu?  __ Oui __ Non

Dans la négative,

Expliquer.

RECOMMANDATIONS

La réclamation devrait-elle être accueillie?  __ Yes __ No.

Pourquoi?

Dans l'affirmative,

Quelle somme devrait être offerte ou quel article devrait être offert au délinquant en dédommagement? Pourquoi?

Comment peut-on empêcher que d'autres incidents semblables se reproduisent?

ANNEXE D

FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION POUR L'ÉVALUATION DE LA RÉCLAMATION D'UN DÉTENU

Les facteurs décrits ci-après devraient être pris en considération lorsqu'il s'agit de déterminer si le Service peut être tenu responsable de la perte ou des dommages causés aux effets personnels d'un détenu.

Facteurs justifiant l'acceptation d'une réclamation

  1. Les effets personnels se trouvant dans la cellule du détenu n'ont pas été immédiatement protégés au moment de son départ de la population carcérale générale (sauf si aucun autre détenu ne pouvait avoir accès à la cellule, par exemple pendant un isolement cellulaire dans tout l'établissement).
  2. Il était possible que quelqu'un puisse prendre les effets faisant l'objet de la réclamation dans la cellule du détenu entre le moment où celui-ci a quitté la population carcérale générale et la préparation du formulaire Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872).
  3. Les effets personnels du requérant ont été perdus ou endommagés pendant qu'ils étaient sous la garde du Service.
  4. Les effets personnels du délinquant ont été perdus ou endommagés pendant leur expédition par un transporteur commercial dont les services avaient été retenus par le SCC (sauf si le délinquant a demandé la livraison).
  5. Lorsqu'un détenu se trouve éloigné de sa cellule pour diverses raisons (soit hospitalisation, placement/transfèrement à ou de l’unité d’intervention structurée, évasion, permission de sortir, comparution devant un tribunal ou transfèrement d'urgence), le Service n'a pas suivi les procédures énoncées dans une directive du commissaire ou des directives connexes en ce qui concerne l'emballage, la consignation au registre et le retrait (s'il y a lieu) des effets personnels du détenu.
  6. Lorsqu'un détenu a été exclu de la population carcérale générale ou qu'on apprend qu'il est illégalement en liberté, il faut établir un inventaire détaillé des effets personnels que ce dernier utilisait dans l'établissement (c.-à-d. effets gardés en cellule, objets d'artisanat ou articles destinés à un usage commercial). Si ces effets n'ont pas été détaillés au moment où le Service a emballé les effets personnels pour en assurer la bonne garde [p. ex., en remplissant le formulaire Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (CSC/SCC 0872)], le Service doit pouvoir démontrer qu'il était impossible que des effets aient été perdus ou endommagés avant l'établissement de l'inventaire.

Facteurs justifiant le refus d'une réclamation

  1. Les effets, que le Service n'avait pas demandés et qui avaient été envoyés au détenu par un membre de la collectivité, ont été perdus ou endommagés en cours de transport (p. ex., par un transporteur commercial ou par la Société canadienne des postes).
  2. Lorsque des effets personnels ont, semble-t-il, été perdus ou endommagés pendant l'absence volontaire du détenu de sa cellule, toute réclamation à cet égard devrait être rejetée si le détenu ne se trouvait pas dans une cellule en occupation double et aurait pu en empêcher l'accès (c'est-à-dire que la perte des effets du détenu ou les dommages qu'ils ont subis étaient attribuables à la négligence de celui-ci plutôt qu'à celle du Service).
  3. Lorsque le Service installe, à la demande du détenu, un dispositif sur son bouton de déverrouillage de porte électronique (là où ce système est disponible), le Service ne doit pas être tenu responsable de la perte des effets gardés dans la cellule du détenu ou des dommages qui leur sont causés pendant que le dispositif est en place.

Effets personnels perdus ou endommagés par un transporteur commercial

  1. Lorsque les effets personnels d'un délinquant ont été perdus ou endommagés au cours de leur expédition, sur demande du Service, par un transporteur commercial, l'établissement du SCC qui a reçu les effets aurait dû informer le plus tôt possible, par écrit, l'établissement de départ de la perte ou des dommages et envoyer les documents justificatifs (p. ex., la copie originale de la lettre de transport, les états concernant les dommages causés aux effets, le mode d'emballage et l'état du conteneur des effets endommagés).
  2. Après avoir été informé de la perte ou des dommages, l'établissement qui a expédié les effets perdus ou endommagés devrait :
    1. envisager d'aviser le transporteur commercial, le plus tôt possible et par écrit :
      1. des détails relatifs à la perte ou aux dommages
      2. du fait qu'il peut être tenu de rembourser au Service le montant de l'indemnité à laquelle a droit le propriétaire des effets
    2. si une réclamation a été présentée à l'égard d'une perte ou de dommages, accepter la réclamation, car le transporteur commercial agissait à titre d'agent du Service
    3. envisager de présenter une réclamation contre le transporteur commercial pour récupérer le montant du règlement de la réclamation.

ANNEXE E

APERÇU DU PROCESSUS À SUIVRE DANS LE CAS DE RÉCLAMATIONS D'EMPLOYÉS

CONCERNANT DES EFFETS PERDUS OU ENDOMMAGÉS

concernant des effets perdus ou endommagés
Aperçu du processus à suivre dans le cas de réclamations d'employés concernant des effets perdus ou endommagés

Le processus débute lorsqu’une réclamation est reçue.

Le formulaire CSC/SCC 0585 intitulé Réclamation de l’employé pour les effets perdus ou endommagés devrait être rempli.

Les réclamations doivent être saisies dans le Système de gestion des règlements de réclamations (SGRR).

Les réclamations des employés concernant des effets personnels perdus ou endommagés doivent être traitées comme des réclamations et non comme des demandes de paiement à titre gracieux.  Une indemnisation peut être autorisée lorsque le décideur est d’avis que les effets étaient raisonnablement liés à l’exercice des fonctions de l’employé au moment où ils ont été perdus ou  endommagés.

Une fois terminée, la réclamation est transmise au gestionnaire aux fins d’examen.  Le gestionnaire s’assure que le requérant fournit de la documentation à l’appui.

La prochaine étape est celle de l’enquête.

A ce stade, on doit décider d’une enquête informelle ou formelle.

Si on doit procéder à une enquête formelle, la division de la sécurité mène l’enquête et prépare un rapport.

On effectue une analyse de la réclamation

Si nécessaire, on demande avis de l’agent régional et ou national responsable des réclamations.  Les réponses de l’agent régional et ou national sont pris en considération dans l’analyse.

C’est à ce moment que l’on détermine si un avis juridique doit être obtenu.  On doit consulter les Services juridiques lorsque la réclamation donne lieu à une procédure judiciaire, lorsque l’on envisage d’effectuer un paiement supérieur à 25 000 $, et dans tout autre cas au besoin.

La recommandation de la décision peut se faire lorsque l’analyse de la réclamation est terminée.   Le gestionnaire prend en considération les exigences de la DC 234 et des LD 234-1, y compris d’autres sources d’indemnisation comme des programmes provinciaux et territoriaux d’indemnisation en cas d’accident du travail (liens ci-dessous), pour les lunettes ou d’autres effets personnels d’un employé; le Régime de soins de santé de la fonction publique, l’assurance personnelle de l’employé et cetera.

La décision concernant la réclamation peut être prise.  Le gestionnaire prend en considération une fois de plus les exigences de la DC 234 et des LD 234-1.  La décision doit être consigné au formulaire CSC/SCC 0585-1 intitulé “Décision concernant la réclamation de l’employé pour les effets perdus ou endommagés ». 

Si on rejette la réclamation, on renvoie le formulaire  CSC/SCC 0585-1 au requérant et la décision est enregistrée dans le SGRR.

Si on accepte la réclamation et l’on doit payer, le formulaire de décision CSC/SCC 0585-1 est envoyé au requérant et la décision est enregistrée dans le SGRR.

On doit déterminer le besoin d’obtenir ou non une quittance.

On procède au traitement du paiement.  Le règlement du paiement est enregistré dans le SGRR.

RENVOIS

Directive du CT sur les réclamations et les paiements à titre gracieux

Ligne directrice du CT sur les réclamations et paiements à titre gracieux

Régime de soins de santé de la fonction publique

Indemnisation des travailleurs

C.-B. – Voir le chapitre 3 sur le remplacement et la réparation de prothèses artificielles, de lunettes, d'appareils auditifs et de prothèses dentaires (3-63).

Alberta – Voir la partie II de la Politique 03-01 – Application 8 relative aux effets personnels.

Saskatchewan - Voir le chapitre 4.0 sur les avantages sociaux des travailleurs ainsi que les sections sur les allocations (4.2), sur les dépenses pour l'achat, le replacement ou la réparation d'orthèses ou de prothèses (4.2.2) et sur les vêtements (4.2.5).

Manitoba – Voir les indemnisations pour les soins de santé.

Ontario – Voir la description des soins de santé concernant les prothèses et les appareils et accessoires fonctionnels.

Québec – Voir le Recueil des politiques d'indemnisation et de réadaptation, Politique 2.08 sur les frais divers, p. ex., vêtements Voir le Recueil des politiques d'indemnisation et de réadaptation, Politique 2.08 sur les frais divers, p. ex., vêtements.

N.-B. – Voir la section 25-007 sur les prothèses, les orthèses et les appareils de réadaptation, la section 25­008 sur les vêtements et les chaussures et la section 25-152.01 sur les lunettes, les prothèses dentaires et les appareils auditifs.

N.-É. – Voir le chapitre 2 sur les soins de santé et la section 2.1 sur les frais des travailleurs.

T.-N.-L. – Voir le chapitre sur les services de soins de santé et les procédures ainsi que la section 58.00 sur les appareils et fournitures de soins de santé.

Î.-P.-É. – Voir la politique POL 04-20 sur les orthèses, les prothèses et les appareils fonctionnels ainsi que la politique POL 04-34 sur les aides visuelles.

T.N.-O. et Nunavut – Voir la section 04.02 sur les réclamations et les indemnisations pour soins médicaux (c.-à-d. vêtements) et la section 04.10 sur les appareils de soins de santé (lunettes, appareils auditifs, orthèses, prothèses, chaussures, etc.).

Pour plus de renseignements

Pour vous renseigner sur les consultations à venir ou en cours au sujet des règlements fédéraux proposés, visitez les sites Web Gazette du Canada et Consultations auprès des Canadiens.