Loi sur la protection des renseignements personnels, 2007-2008

INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de conférer aux personnes un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent.

Aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi durant chaque exercice. Le présent rapport décrit la façon dont le Service correctionnel du Canada ( SCC) s'est acquitté de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport, soit l'exercice 2008-2009.

ORGANISATION

Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines imposées par les tribunaux aux délinquants condamnés à un emprisonnement de deux ans ou plus. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) de divers niveaux de sécurité et la surveillance des délinquants mis en liberté sous condition sous divers régimes, tout en aidant ces délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois. Le SCC assure également la surveillance postpénale des délinquants à qui le tribunal a imposé une ordonnance de surveillance de longue durée pour une période pouvant aller jusqu'à dix ans.

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada, la Commission nationale des libérations conditionnelles, l'Agence des services frontaliers du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité et trois organismes d'examen, dont le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

En raison de la nature de son mandat, le SCC recueille et conserve une grande quantité de renseignements personnels.

DIVISION DE L'ACCÈS ÀL'INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le SCC comporte trois niveaux de gestion : les opérations nationales, régionales et locales. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève du directeur général de Droits, recours et résolutions du Secteur des politiques, est chargée de l'administration générale de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, toutes les régions et tous les établissements ont un agent de liaison de l'AIPRP, qui aide la Division de l'AIPRP nationale à s'acquitter de ses responsabilités globales.

Les responsabilités de la Division de l'AIPRP sont les suivantes :

  • répondre aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, y compris les demandes de consultation d'autres institutions gouvernementales et les demandes de renseignements non officielles;
  • répondre aux demandes du Service et du public concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • promouvoir la sensibilisation et offrir de la formation concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les politiques et les lignes directrices connexes;
  • élaborer, à l'échelle du Service, des politiques et des pratiques afin d'encadrer l'accès à l'information et la protection de renseignements personnels;
  • surveiller et gérer les atteintes à la vie privée;
  • coordonner et superviser le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
  • passer en revue Info Source et modifier les fonds de renseignements et les banques de renseignements personnels au besoin;
  • établir une liaison et coordonner les efforts avec les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée ainsi qu'avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux et d'autres intervenants clés;
  • analyser les pratiques en matière de protection des renseignements personnels par rapport aux programmes et aux politiques du SCC.

À la suite d'une analyse de rentabilisation approuvée qu'elle a effectuée au cours de l'exercice 2006-2007, la Division de l'AIPRP a reçu des ressources permanentes additionnelles qui lui ont permis de doter six postes administratifs, trois postes d'analyste subalterne de l'AIPRP, sept postes d'analyste de l'AIPRP, six postes d'analyste principal de l'AIPRP, deux postes de chef d'équipe et deux postes de sous-directeur durant la période visée par le présent rapport.

En raison des renseignements de nature délicate que la Division de l'AIPRP du SCC traite quotidiennement, le recrutement de professionnels de l'AIPRP bien informés et expérimentés demeure un défi permanent. On s'attend à ce que la dotation des nouveaux postes d'analyste principal de l'AIPRP et des deux postes de sous-directeur additionnels favorise le maintien en poste du personnel, car ces postes constituent des possibilités d'avancement professionnel pour les analystes d'expérience qui, autrement, devraient aller dans une autre institution gouvernementale pour avoir des possibilités d'avancement. Le maintien en poste d'analystes de l'AIPRP compétents leur permet d'acquérir des connaissances spécialisées très utiles dans le domaine de la sécurité publique. Le maintien en poste de ces analystes est primordial pour accroître le taux de conformité du SCC et améliorer l'administration globale de la législation.

La Division de l'AIPRP du SCC compte en tout 54 ETP.

FORMATION ET SENSIBILISATION

Durant la période visée par le présent rapport, une formation sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels a été offerte à une centaine d'employés de divers secteurs de l'administration centrale ainsi qu'à environ 300 employés de la région du Pacifique. La Division de l'AIPRP a offert de la formation dans toutes les régions au cours des deux derniers exercices, sauf dans la région du Québec où l'agent de liaison de l'AIPRP offre de la formation générale sur l'AIPRP de façon régulière. Au cours de l'exercice 2009-2010, la Division de l'AIPRP se rendra dans toutes les régions pour faire la promotion des lignes directrices sur les atteintes à la vie privée qui viennent d'être élaborées et pour offrir des séances de sensibilisation à tous les secteurs de l'AC.

Une unité des politiques et de la formation a été créée durant la période visée par le présent rapport; celle-ci jouera un rôle fondamental dans l'élaboration d'un plan d'apprentissage et de formation complet destiné aux diverses parties de l'organisation sur les questions relatives à l'AIPRP, comme le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les atteintes à la vie privée, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi que d'autres politiques et lignes directrices connexes. Même si cette unité n'était constituée que d'un seul ETP durant la période visée par le présent rapport, elle sera agrandie au cours de l'exercice 2009-2010.

CHARGE DE TRAVAIL

Comme on l'indique dans le Rapport annuel de 2007-2008 sur l'AIPRP, le recrutement et la formation de nouveaux analystes de l'AIPRP combiné au volume important de demandes continuent de rendre difficile le respect de la conformité. La formation et l'encadrement accrus ainsi que l'augmentation du taux de maintien en poste du personnel affecté à l'AIPRP devraient permettre d'améliorer le taux de conformité au cours des prochaines années.

STATISTIQUES

En 2008-2009, le SCC a reçu 6 809 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit une légère diminution par rapport à l'exercice 2007-2008. Comme 1 925 demandes ont été reportées de cet exercice, les demandes à traiter totalisaient 8 734. Au total, 860 107 pages ont été traitées, En outre, la Division a traité 179 demandes informelles de renseignements personnels concernant des rapports d'enquête sur des cas de harcèlement et d'infractions à la discipline ainsi que 67 demandes de consultation présentées par d'autres institutions gouvernementales et 2 146 demandes diverses de renseignements personnels figurant dans les dossiers correctionnels pour les demandes d'indemnisation relatives aux pensionnats indiens.

La Division a traité 5 410 demandes durant la période visée par le présent rapport, soit 1 334 demandes de moins qu'au cours de l'exercice 2007-2008. Cette diminution est attribuable au fait que plusieurs des analystes de l'AIPRP les plus expérimentés qui traitaient les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice précédent ont été promus à des postes d'analyste principal de l'AIPRP, qui sont principalement chargés de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Les nouveaux analystes chargés du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels nécessitaient une formation et un encadrement continus de la part de leurs gestionnaires. D'autres difficultés sont survenues en raison des multiples processus de sélection effectués durant l'année, lesquels ont éloigné les gestionnaires de leurs responsabilités régulières.

Sur les 5 410 demandes traitées durant la période visée par le présent rapport, 1 090 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 3 207 demandes ont donné lieu à une communication partielle des renseignements demandés; dans 39 cas, les renseignements demandés ont été entièrement retenus; 666 demandes ont été impossibles à traiter en raison de l'absence de dossiers, 396 demandes ont été abandonnées par le demandeur et 12 demandes ont été transférées à d'autres institutions gouvernementales fédérales.

Exceptions

Voici comment se répartissent les exceptions et les exclusions invoquées durant la période visée par le présent rapport.

Description de l'exception ou de l'exclusion Nombre d'applications
Renseignements obtenus à titre confidentiel 757
Affaires fédérales-provinciales 1
Affaires internationales et défense 2
Application de la loi et enquête 2 078
Personne condamnée pour une infraction 818
Sécurité des individus 43
Renseignements sur une autre personne 3 011
Secret professionnel des avocats 22
Documents confidentiels du Cabinet 1

Mode de communication

Dans les cas où des renseignements pouvaient être communiqués, des copies ont été fournies à 4 055 demandeurs; des examens ont eu lieu dans 16 cas et, dans 226 cas, un examen des documents a été demandé ainsi qu'une copie.

Prorogations

Au total, 894 prorogations ont été demandées pour les raisons indiquées dans le graphique présenté ci-après.

Prorogations
Catégorie 2
Interférence 706
Consultation 184
Traduction 4

Délai de traitement

Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 1 656 demandes dans un délai de 30 jours ou moins, 1 306 demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 969 demandes dans un délai de 61 à 120 jours et 1 479 demandes dans un délai de plus de 121 jours.

PLAINTES

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a informé le SCC de la réception de 177 plaintes concernant les réponses aux demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées par le SCC. À la fin de la période visée par le présent rapport, 79 de ces plaintes avaient été traitées : 64 plaintes ont été jugées fondées, mais la majorité d'entre elles portaient sur les délais de traitement; cinq plaintes ont été abandonnées, cinq ont été jugées non fondées, trois ont été réglées en cours d'enquête et deux ont été résolues en cours d'enquête. Les plaintes restantes sont toujours sous enquête.

En outre, 177 plaintes reportées depuis l'exercice 2003-2004 ont été réglées : six d'entre elles ont été jugées non fondées, 76 ont été jugées fondées, 21 ont été réglées en cours d'enquête, 17 ont été abandonnées et trois ont été résolues.

Le SCC a aussi reçu 10 plaintes concernant l'usage et la divulgation non appropriés de renseignements personnels (atteintes à la vie privée). Quatre plaintes ont été déposées à la suite d'une enquête du CPVP : deux d'entre elles ont été jugées fondées, une d'entre elles a été abandonnée et une autre a été réglée en cours d'enquête. Les plaintes restantes sont toujours sous enquête.

COMMUNICATIONS AUX TERMES DU PARAGRAPHE 8(2)

Durant la période visée par le présent rapport, dans 115 cas, le SCC a communiqué des renseignements personnels à un organisme d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il a aussi communiqué des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)f) [communication aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada ou l'un de ses organismes et, d'autre part, le gouvernement d'une province] et de l'alinéa 8(2)g) [communication à un parlementaire fédéral en vue d'aider l'individu concerné par les renseignements à résoudre un problème].

Le SCC a communiqué des renseignements personnels en vertu l'alinéa 8(2)m) de la Loi [des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée; l'individu concerné en tirerait un avantage certain] dans 14 cas. Dans tous les cas, il s'agissait de demandes de renseignements qui figuraient dans des rapports d'enquête concernant des incidents impliquant des blessures graves ou le décès d'un délinquant, habituellement présentées par des membres de la famille. Dans tous les cas, le CPVP a été avisé avant la communication des renseignements et aucune préoccupation n'a été soulevée.

POLITIQUES ET PROCéDURES RELATIVES à LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Durant la période visée par le présent rapport, un cadre de gestion de la protection des renseignements personnels (CGPRP) a été approuvé à la suite d'une vérification interne sur la protection des renseignements personnels menée en 2006 et d'une vérification effectuée par le CPVP concernant les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Le CGPRP vise à aider le SCC à déterminer les améliorations à apporter au processus de traitement des renseignements personnels sur le plan opérationnel et au processus d'élaboration de nouveaux programmes. Il vise également à :

  • promouvoir la collaboration au sein du SCC dans le domaine de la gestion des renseignements personnels;
  • inciter les secteurs, les régions, les établissements et les bureaux de libération conditionnelle à participer à la gestion des renseignements personnels;
  • permettre au SCC de respecter les obligations qui lui incombent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • montrer aux intervenants (membres du public, victimes, partenaires du système de justice pénale, etc.) que les fonds de renseignements personnels du SCC sont gérés de façon efficace, ce qui contribue à la sécurité publique.

Conforme à la priorité du SCC axée sur le renforcement des pratiques de gestion, le CGPRP garantira que la vie privée constitue un élément fondamental du processus de gestion des renseignements personnels, de façon à ce que l'élaboration des politiques et des programmes, les pratiques de gestion et la prestation de services reflètent l'esprit et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et assurent le respect des obligations légales du SCC dans un environnement de changements constants.

En tant qu'organisation axée sur les opérations, le SCC doit trouver un moyen de communiquer à l'interne tous les risques touchant la collecte, l'utilisation et/ou la communication des renseignements personnels. Pour atteindre cet objectif et comme on le recommande dans le CGPRP, le SCC a créé un comité de la protection des renseignements personnels, composé de cadres supérieurs et présidé par le commissaire adjoint, Secteur des politiques. Le rôle du comité est de veiller à ce que la protection de la vie privée constitue un élément fondamental des responsabilités du SCC envers les employés, les délinquants et le public. De façon plus particulière, le mandat du comité consiste à :

  • superviser la mise en œuvre du CGPRP;
  • informer la haute direction des résultats des examens des questions et des défis relatifs à la protection de la vie privée dans le domaine de la gestion des renseignements personnels au niveau opérationnel;
  • faciliter le changement de « culture » de façon à ce que l'administration centrale, les administrations régionales ainsi que les responsables et les employés des établissements contribuent à l'atténuation des risques associés à la gestion des renseignements personnels;
  • examiner des questions particulières en matière de risque (atteintes à la vie privée, évaluations des facteurs relatifs à la vie privée) et surveiller la mise en œuvre de la politique du Conseil du Trésor sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
  • analyser l'incidence des questions relatives à la vie privée soulevées par les responsables de la protection de la vie privée, c'est-à-dire le Commissariat à la protection de la vie privée;
  • faire la promotion des lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.

Le comité a tenu sa première réunion en février 2009 et il a approuvé les lignes directrices intitulées « Interactions », qui décrivent les liens entre la Division de l'AIPRP et les secteurs, les régions, les établissements, les bureaux de district et les bureaux de libération conditionnelle du SCC en ce qui touche l'ensemble des responsabilités et des obligations découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le comité a aussi examiné et commenté les lignes directrices élaborées pour traiter les atteintes à la vie privée au SCC. Ces lignes directrices, qui servent à aider les employés du SCC à traiter les cas d'atteinte à la vie privée, décrivent le processus à suivre en cas d'atteinte à la vie privée, la façon d'en rendre compte et la façon d'effectuer une évaluation du risque d'atteinte à la vie privée. Elles devraient recevoir l'approbation finale du comité d'ici l'été 2009.

ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sur le Projet pilote de surveillance électronique (PPSE). Le PPSE est un projet pilote d'un an qui permettra au SCC de vérifier l'efficacité de la technologie du GPS comme outil de surveillance pouvant faciliter la gestion des délinquants à risque élevé dans la collectivité. En outre, le PPSE permettra au SCC de déterminer les futurs besoins et exigences liés à la mise en œuvre d'un programme de surveillance électronique à l'échelle nationale. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a permis d'examiner les risques potentiels pour la protection des renseignements personnels associés à ce programme et de prendre les mesures appropriées pour y faire face.

À la fin de la période visée par le présent rapport, il y avait trois évaluations des facteurs relatifs à la vie privée en cours; ces évaluations devraient être terminées au cours du prochain exercice.

Système informatisé de dépistage des troubles mentaux à l'évaluation initiale (SIDTMEI) - Le SIDTMEI est un processus de dépistage des troubles mentaux qui comporte une batterie de tests psychométriques informatisés qui permettent d'évaluer objectivement des indicateurs de santé mentale, comme la dépression, les idées suicidaires, l'anxiété ainsi que les troubles obsessifs compulsifs et les troubles psychotiques.

Initiative de couplage de données entre la Direction de la recherche du SCC et l'Institut de recherche en services de santé (IRSS) - L'initiative a pour but d'établir les profils d'utilisation des services médicaux parmi les femmes de l'Ontario, qu'elles aient ou non des problèmes de toxicomanie.

Dotation par voie express - Outil de prestation de service électronique utilisé à l'interne par le SCC pour prendre des mesures de dotation à faible risque.

RESSOURCES

Au total, 2 816 263 $ ont été consacrés aux salaires et 35 310 $ ont été consacrés aux dépenses opérationnelles.