Rapport annuel, Loi sur la protection des renseignements personnels 2011-2012

INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l'utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. Du reste, en vertu de cette loi, les personnes ont le droit d'accéder à ces renseignements et de rétablir tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la Loi sur la protection des renseignements personnels régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi durant l'exercice. Le présent rapport décrit la façon dont le Service correctionnel du Canada (SCC) s'est acquitté de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport, soit l'exercice 2011-2012.

Le responsable des rapports, le Ministre de la Sécurité publique, a délégué l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y comprisle rapport annuel, au Commissaire du SCC.

CHAPITRE I — Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

ORGANISATION ET MANDAT DU SCC

Le Service correctionnel du Canada a été créé en 1979, par la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada. Le SCC a l'obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Il s'acquitte de cette responsabilité en respectant la primauté du droit, tout particulièrement la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), qui lui sert de cadre législatif. Le commissaire du SCC a le pouvoir, en vertu de la LSCMLC, de transmettre des directives, des procédures et des lignes directrices régissant les opérations de l'organisation.

Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines imposées par les tribunaux aux délinquants condamnés à un emprisonnement de deux ans ou plus. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) de divers niveaux de sécurité et la surveillance des délinquants bénéficiant d'une forme de mise en liberté sous condition dans la collectivité, tout en aidant ces délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois. Le SCC assure également la surveillance postpénale des délinquants à qui le tribunal a imposé une ordonnance de surveillance de longue durée pour une période pouvant aller jusqu'à dix ans.

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CCLC), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et trois organismes d'examen, dont le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

En raison de la nature de son mandat, le SCC recueille et conserve une grande quantité de renseignements personnels.

DIVISION DE L'ACCÈS À L'INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions du Secteur des politiques, est chargée de l'application générale de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). En outre, tous les secteurs, les régions, les établissements, les bureaux de libération et de centres correctionnels communautaires ont un agent de liaison de l'AIPRP, qui aide la Division de l'AIPRP nationale à s'acquitter de ses responsabilités globales. La Division de l'AIPRP comprend :

  • 1 Directrice
    • 1 support administratif
  • 2 gestionnaires aux opérations – Accès à l'information
    • 8 analystes principaux
  • 1 gestionnaire politique et formation – Accès à l'information
    • 1 analyste principal
  • 1 gestionnaire politique et formation – Vie privée
    • 3 conseillères en Politique
    • 1 analyste – Vie privée
  • 5 chef d'équipe – Vie privée
    • 29 agents – Vie privée
    • 5 agents juniors à l'information
  • 1 gestionnaire de bureau
    • 10 commis

La Division a un total de 71 positions à temps plein.

Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l'AIPRP a des responsabilités à l'endroit des entités suivantes :

Le public : Offre des lignes directrices se rattachant aux demandes d'accès à l'information détenue par le SCC; répond aux demandes faites en vertu de la LPRP; offre des clarifications sur les types de dossiers sous la responsabilité du SCC; et présente des explications relatives aux processus et aux délais prévus dans la LPRP. Le SCC a également l'obligation de prêter assistance aux gens qui cherchent à obtenir des renseignements personnels.

Le SCC : Répond aux demandes officielles et non officielles présentées en vertu de la LPRP; offre des conseils liés à l'interprétation et à l'application de la Loi; élabore et met en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices afin de s'assurer que la Loi est bien appliquée; et promeut la sensibilisation et la compréhension en ce qui concerne la Loi en offrant de la formation.

Les autres institutions fédérales : Offre des recommandations et des consultations liées à l'éventuelle communication de dossiers du SCC faisant l'objet d'une demande.

Les commissariats à l'information et à la protection de la vie privée : Coopère avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) afin de résoudre des plaintes déposées par les auteurs d'une demande.

L'AIPRP a aussi les responsabilités suivantes :

Séances de formation et d'information : L'AIPRP a livré des sessions de formation conçues pour familiariser les employés du SCC avec les exigences de la LPRP; par exemple, comment bien gérer les renseignements personnels, comment prévenir et signaler les atteintes à la vie privée et comment mener une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Rapport annuel au Parlement : L'AIPRP prépare et soumet deux rapports, un sur la LAI et l'autre sur la LPRP, à l'intention du Commissaire, qui les présentera à son tour au Parlement.

Info Source : L'AIPRP doit transmettre au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) des données à jour au sujet de la structure organisationnelle du SCC et des fichiers de renseignements destinés à la publication dans Info Source.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée : L'AIPRP aide à déterminer si un projet, un système, une initiative ou un service particulier aura une incidence ou risque d'avoir une incidence sur les droits de la protection des renseignements personnels d'un individu.

DÉLÉGATION de POUVOIRS

Les responsabilités découlant de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme l'avis de prorogation aux auteurs de demande ou le transfert de demandes à d'autres institutions, sont déléguées au coordonnateur de l'AIPRP du Service par l'intermédiaire d'un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique. L'approbation de toutes les exceptions relève de la directrice, des sous-directeurs et des chefs d'équipe. La délégation de pouvoirs pour les publications d'intérêt public ainsi que la recherche et les statistiques relève du commissaire, du sous-commissaire principal et du commissaire adjoint, Politique.

Un instrument de délégation détaillé figure à l'Annexe A.

POINTS SAILLANTS ET ACCOMPLISSEMENTS POUR 2011‑2012

Formation et sensibilisation

L'Unité des politiques et de la formation joue un rôle fondamental lorsqu'il s'agit d'élaborer et d'offrir des séances de formation au personnel de l'administration centrale, des administrations régionales et des établissements à l'échelle du Canada en ce qui concerne les enjeux liés à l'accès à l'information et la vie privée. Durant l'exercice en cours, l'Unité des politiques et de la formation de l'AIPRP a offert un total de 12 séances de formation à 184 personnes. Voici certains exemples de la formation à l'appui de ces chiffres :

  1. Séances de formation à l'intention du personnel de l'AIPRP : L'Unité des politiques et de la formation de l'AIPRP (UPF) a continué à offrir une série de déjeuners-conférences à l'intention du personnel de l'AIPRP. Ces séances de formation portaient sur l'application de diverses exceptions et ont été couronnées de succès. À la fin du dernier exercice, l'Unité des politiques et de la formation a offert une formation à son personnel de l'AIPRP concernant plusieurs articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le présent rapport, l'Unité des politiques et de la formation a mis l'accent sur l'article 26 (renseignements personnels) de la LPRP étant donné que la majorité de notre travail est axé sur les renseignements personnels des délinquants.

    Le personnel de l'AIPRP a démontré un intérêt à apprendre davantage sur le SCC en général afin de fournir un aperçu des dossiers qu'ils examinent et de la ou des raisons de l'application de certaines exceptions. L'UPF a donc organisé un jour de formation professionnelle durant lequel des présentations ont été offertes par les Services aux victimes, la Division des recours des délinquants, liaison du Bureau de l'Enquêteur correctionnel et les agents du renseignement de sécurité. Cette initiative a eu beaucoup de succès et d'autres séances seront organisées au cours de l'exercice 2012-2013. Le personnel de l'AIPRP a également visité deux établissements en novembre, soit l'Établissement de Collins Bay et l'Établissement Frontenac. L'Unité des politiques et de la formation organise ces visites chaque année afin de mieux faire comprendre les enjeux inhérents au travail dans un environnement carcéral. Une visite est planifiée au cours de l'exercice 2012-2013.

    En outre, l'équipe de gestion a bénéficié d'une présentation donnée par les Services juridiques concernant le secret professionnel des avocats. Cette séance a été très instructive et a permis de communiquer les renseignements aux équipes respectives.
  2. Séances de formation à l'intention du personnel du SCC : Au cours de cet exercice, de nombreuses séances de formation ont été offertes au personnel du SCC à l'administration centrale et dans les régions, notamment des séances d'information à l'intention des employés suivants :
    • nouveaux directeurs et sous-directeurs
    • analystes et agents du renseignement de sécurité
    • employés des Services juridiques
    • personnel des Services de gestion de l'information et personnel administratif
    • employés du Bureau des dossiers, Services de gestion de l'information
    Les responsables de la Division de l'AIPRP ont assuré la liaison avec le personnel chargé de la gestion de l'information (GI) et de la sécurité à l'AC pour veiller à ce que l'AIPRP fasse partie du Programme d'orientation des nouveaux employés du SCC.
  3. Formation à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP : Les agents régionaux de liaison de l'AIPRP ont été invités à une séance de formation individuelle de trois jours avec le personnel de l'AIPRP, laquelle leur a fourni une orientation concernant le processus d'examen des lois sur l'AIPRP, le système de signalement des atteintes à la vie privée du SCC et le caviardage des rapports disciplinaires. Ils ont également eu l'occasion de poser leurs questions concernant l'AIPRP et d'obtenir des réponses.

    Les agents de liaison régionaux de l'AIPRP ont également offert des séances de formation dans leurs régions à l'intention du personnel et des partenaires dans la collectivité, notamment des adjoints aux agents du renseignement de sécurité, du personnel de soutien dans la collectivité, des employés chargés de la gestion des renseignements, des employés chargés de la formation afférente au Programme d'orientation des nouveaux employés (PONE), des adjoints administratifs et des employés travaillant au Centre psychiatrique régional et lors de la conférence à l'intention des agents chargés de la sécurité préventive et du renseignement. Les agents régionaux de l'AIPRP ont offert 17 séances de formation auxquelles ont participé 427 employés.

    L'Unité des politiques et de la formation continue de fournir des conseils concernant la formation, les politiques et les lignes directrices, les interprétations de la Loi, etc., au moyen de son compte de courriel GEN-NHQ, et de répondre aux questions et aux préoccupations. Cette façon de faire s'est avérée très utile.

Politiques, lignes directrices et procédures

Cette année, l'Unité des politiques et de la formation de l'AIPRP a examiné ses politiques et ses procédures pour s'assurer de leur conformité. L'examen a permis de vérifier que les politiques et les procédures tenaient compte des renseignements les plus récents. Pour ce faire, l'Unité des politiques et de la formation de l'AIPRP a révisé son guide de processus et de conformité qui sert à orienter le personnel de l'AIPRP et le reste du SCC sur la façon de répondre aux demandes d'AIPRP et de gérer et protéger correctement les renseignements personnels. Le guide a été affiché sur le site InfoNet de l'AIPRP auquel tous les employés du SCC peuvent avoir accès.

L'Unité des politiques et de la formation a terminé le modèle d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Conseil du Trésor. Ce modèle est un document exhaustif qui sert à s'assurer que tous les principaux facteurs relatifs à la vie privée sont pris en compte et respectent les exigences du SCT. Il a été approuvé par le Comité sur la protection de la vie privée du SCC et affiché sur le site InfoNet de l'AIPRP.

L'Unité des politiques et de la formation continue d'examiner tous les formulaires du SCC pour s'assurer qu'ils contiennent les énoncés de confidentialité exigés.

À la suite de la rétroaction du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les responsables de l'AIPRP du SCC cherchent des moyens d'informer les demandeurs de notre obligation de prêter assistance. Notre site Internet comporte une page consacrée aux principes afférents à l'obligation de prêter assistance. Nous cherchons toutefois d'autres façons de transmettre cette information.

Cette année, une des priorités du SCC en matière d'AIPRP consistait à renforcer sa relation avec le Commissariat à la protection de la vie privée. Par conséquent, un document a été créé pour guider les enquêteurs du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). Le Guide pour comprendre les documents du SCC fournit une explication détaillée des documents conservés par le SCC, des exceptions les plus courantes appliquées à ces documents et des raisons de l'application de ces exceptions.

En raison du très grand nombre de renseignements personnels gérés par le SCC, la Division de l'AIPRP continue de sensibiliser activement les employés à la protection de ses fonds de renseignements.

Mises à jour et entretien des sites InfoNet et Internet

Dans le but de contribuer à l'éducation de l'ensemble du personnel du SCC en ce qui concerne des questions liées à l'AIPRP, la Division de l'AIPRP du SCC continue de veiller à ce que son site Web interne sur l'AIPRP contienne les renseignements les plus récents. Le site comprend de l'information liée aux politiques et aux procédures, aux directives, à la prévention des atteintes à la vie privée et aux rapports connexes, aux procédures d'évaluations des facteurs de risques à la vie privée (EFVP, ainsi qu'une liste de conseils et de bulletins sur l'AIPRP.

Durant l'exercice en cours, le site Internet externe sur l'AIPRP a été révisé et mis à jour pour faire en sorte qu'il réponde aux exigences du SCT, pour assurer sa conformité à l'exigence visant à réduire le contenu RPS (redondant, périmé et superflu) sur les sites Web des ministères et organismes et, plus important encore, pour mieux sensibiliser le public au processus d'AIPRP. Le site Web mis à jour est convivial et comprend des pages de directives sur la façon de présenter une demande d'AIPRP et une demande de correction des renseignements personnels, de l'information sur l'obligation de prêter assistance, une liste mise à jour des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) effectuées et une foire aux questions. Pour voir les changements apportés au site Internet de la Division de l'AIPRP, consulter le site suivant :

INFO SOURCE

Le SCC est chargé de présenter des descriptions exhaustives, exactes et à jour de ses fonctions, programmes, activités et fichiers de renseignements personnels (FRP), qui décrivent la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels dans Info Source. Le SCC s'engage continuellement à la mise à jour de ses FRP chaque année. En outre, il s'assure que les FRP tiennent compte des catégories de documents appropriées.

Voici la liste des FRP mis à jour par le SCC au cours de l'année visée par le présent rapport :

  • Éducation et formation
  • Fonds de fiducie des détenus – compte d'épargne courant
  • Système d'affectation aux programmes et de rémunération des détenus
  • Médiation entre la victime et le délinquant
  • Victimes

Les fonds de renseignements de la Division de l'AIPRP peuvent être consultés à l'adresse suivante :

Le SCC fera parti du groupe de travail sur l'Info Source en septembre 2012 ayant trait à la décentralisation de l'Info Source.

ACTIVITÉS EN COURS

Tout au long de l'exercice 2011-2012, les représentants de la Division de l'AIPRP ont également appuyé l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par l'entremise de ses nombreuses autres activités, notamment :

  • Siéger à un comité de travail avec des responsables de la sécurité, de la sécurité de la technologie informatisés (TI) et de la gestion de l'information pour créer un programme de formation en ligne visant à tenir compte de tous aspects liés à la protection et à la gestion des renseignements personnels, y compris des modules consacrés à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • Siéger à un groupe de travail concernant la surveillance électronique (SE) et fournir des conseils continus au personnel chargé de la SE, au besoin;
  • Fournir des conseils continus aux responsables de la gestion de l'information concernant la vérification afférente à la protection des documents sur les délinquants;
  • Participer à titre de membre au Forum du gouvernement du Canada concernant l'AIPRP. Ce forum sert de lien direct à la collectivité de l'AIPRP où les membres discutent de questions, notamment les EFVP, l'élaboration des politiques et les initiatives de formation;
  • Participer à des activités de réseautage avec d'autres collègues de l'AIPRP tel que les rencontres de la communauté AIPRP présidées par le Conseil du Trésor, la conférence annuelle de l'Association canadienne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (l'ACAP), le déjeuner annuel du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée et la séance d'information annuelle concernant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée organisée par le Commissariat à la protection de la vie privée;
  • Coordonner une nouvelle approche de formation avec les partenaires de la gestion de l'information et de la sécurité du SCC. Lorsque la Division de l'AIPRP donne une séance de formation à un grand groupe, les équipes d'AIPRP collaborent avec les responsables de la GI et de la sécurité pour veiller à ce que les nouveaux employés obtiennent un aperçu global de la façon dont la Division de l'AIPRP travaille en tandem avec les responsables de la gestion de l'information et de la sécurité. L'approche coordonnée s'est avérée très efficace;
  • Renforcer nos communications et nos relations avec le Commissariat à la protection de la vie privée. La Division de l'AIPRP a invité les enquêteurs à participer à une séance d'apprentissage pour comprendre la façon dont la Division de la sécurité préventive travaille avec le SCC et les établissements carcéraux. On espère que ces séances d'apprentissage permettront aux enquêteurs de se familiariser avec les défis et enjeux particuliers du SCC; et
  • Fournir des conseils concernant les questions afférentes à la protection des renseignements personnels des employés du SCC, notamment la façon de signaler et de prévenir les atteintes à la vie privée et de s'assurer d'appliquer les mesures correctives qui s'imposent.

ENJEUX OPÉRATIONNELS

Charge de travail

La Division de l'AIPRP continue de traiter un grand nombre de demandes de renseignements personnels.

En plus de gérer les demandes de renseignements personnels officielles, la Division de l'AIPRP est également responsable d'offrir de l'aide à l'interne aux représentants du SCC en menant à bien des examens non officiels des documents pour les établissements, les régions et l'administration centrale. La Division de l'AIPRP traite des demandes de renseignements personnels non officielles y compris les rapports d'enquête, les enquêtes sur des cas de harcèlement et d'infractions à la discipline et des demandes de la province (y compris les enquêtes des coroners et les examens des avocats de la Couronne). Ces demandes peuvent prendre énormément de temps et sont souvent urgentes. La charge de travail de la Division de l'AIPRP est telle que les examens non officiels en grande partie sont gérés par l'Unité des politiques et de la formation et par l'équipe de gestion.

La Division de l'AIPRP continue également à examiner les demandes liées au règlement relatif aux pensionnats indiens qui a été prolongé pour une année supplémentaire.

Jusqu'à l'exercice en cours, la Division de l'AIPRP du SCC était l'une des rares organisations responsables de l'AIPRP qui continuait de caviarder l'information à la main. Pour améliorer l'efficacité, la Division a déployé un système de gestion des cas et de filtrage électronique, AccessPro, en mai 2011. Ce système s'est avéré un outil de travail fort utile et nous continuerons d'apporter des modifications à notre processus dans le cadre de sa mise en œuvre intégrale.

La Division de l'AIPRP du SCC cherche à éliminer son arriérage. Pour le réduire et répondre à l'augmentation future des demandes, la Division de l'AIPRP a reçu des ressources supplémentaires au cours de l'exercice.

CHAPITRE II — RAPPORT STATISTIQUE SUR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Rapport statistique pour l'année 2011‑2012

En 2011-2012, le SCC a reçu 10 685 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il y a eu 3 042 demandes reportées de l'année précédente, totalisant 13 727 demandes exigeant un traitement en 2011-2012. Un total de 961 356 pages ont été traitées. De plus, la Division a traité 1 978 demandes non officielles pour un total de 59 894 pages visant à obtenir des renseignements personnels découlant de rapports d'enquête sur des cas de harcèlement, d'infractions à la discipline et de demandes de dossiers correctionnels dans le cadre d'une demande de règlement relatif aux pensionnats indiens. Ainsi que 49 consultations d'autres institutions gouvernementales et 14 demandes diverses de renseignements personnels. Pour le Rapport Statistique, veuillez réfère au Annexe B.

Figure 1 : Rapport statistique pour l'année 2011‑2012

En 2009-2010 le SCC a traité 12 579 de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en 2010-2011 le SCC a traité 13 864, et en 2011-2012 le SCC a traité 13 727. Ces numéros inclus les demandes non officielles, les consultations d’autres institutions gouvernementales et les demandes diverses de renseignements personnels.

Rapport statistique pour l'année 2011‑2012

Traitment des demandes

Des 9 099 demandes traitées au cours de la période 2011-2012, 1 169 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 4 519 ont donné lieu à une communication partielle; dans 92 cas, les renseignements ont été entièrement retenus; dans 2 730 cas, la demande n'a pas pu être traitée pour cause de dossiers non existants; et 589 demandes ont été abandonnées par l'auteur.

Figure 2 : Traitement des demandes

Des 9 099 demandes traitées au cours de la période 2011-2012, 1 169 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 4 519 ont donné lieu à une communication partielle; dans 92 cas, les renseignements ont été entièrement retenus; dans 2 730 cas, la demande n'a pas pu être traitée pour cause de dossiers non existants; et 589 demandes ont été abandonnées par l'auteur.

Traitement des demandes

Exceptions

Voici une ventilation des exceptions appliquées au cours de la période visée par le présent rapport :

Description de l'exception Nombre d'applications
Renseignements obtenus à titre confidentiel 1 192
Affaires fédéro‑provinciales 0
Affaires internationales et défense 13
Application de la loi et enquête 3 685
Services de police 0
Autorisations de sécurité 2
Personne condamnée pour une infraction 964
Sécurité des individus 86
Renseignements sur une autre personne 3 932
Secret professionnel des avocats 50
Dossier médical 2
Renseignements devant être publiés 0
Documents de bibliothèque ou de musée 0

Délai de traitement

Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 3 998 demandes en moins de 30 jours; 1 974 dans un délai de 31 à 60 jours; 1 038 dans un délai de 61 à 120 jours; et 2089 dans un délai de plus de 121 jours.

Mode de communication

Lorsqu'il était possible de communiquer des renseignements, des copies ont été fournies dans 7 666 cas, incluant des copies papiers, électronique, disque compact et examen.

Corrections et remarques

Le SCC a reçu un total de 7 demandes de correction de renseignements personnels. Au total, on a apporté 1 correction et joint 2 remarques. Les 4 restants n'ont pas été traités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels mais plutôt en vertu de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition.

Consultations d'autres institutions

Une proportion importante de la charge de travail de la Division de l'AIPRP exige de répondre participation à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d'autres institutions. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme la GRC, CCLC, l'ASFC, le SCRS ainsi que Citoyenneté et Immigration afin de donner suite aux consultations dans un délai convenable.

Au cours de la période 2011-2012, la Division de l'AIPRP a reçu un total de 58 demandes de consultations d'autres institutions traitant des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le tableau suivant présente le type et le nombre de consultations entreprises durant l'année 2011-2012 :

Type Nombre
Autres ministères fédéraux 48
Institutions provinciales ou administrations municipales 10
Gouvernements, institutions ou États étrangers 0
Total 58

PLAINTES ET ENQUÊTES

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a avisé le SCC de 262 plaintes en ce qui a trait aux réponses aux demandes de renseignements personnels traitées par le SCC. À la fin de la période visée par le présent rapport, 170 conclusions ont été publiées pour ces plaintes.

La majorité des plaintes de vie privée reçu durant l'année étaient des plaintes de délai et de refus. SCC a complété plus de 9099 demandes et reçu 262 plaintes, 4% du nombre total de demandes traitées par le SCC.

Le tableau suivant présente une ventilation du type de plaintes portées devant le CPVP :

Raison de la plainte Nombre
Refus 125
Retard/Prorogation 100
Collection 1
Usage et communication 33
Conservation et Exactitude 1
Correction/Mention 2

Les conclusions pour les plaintes fermées pour cette période sont :

Conclusion Nombre
Abandonnée 16
Non fondée 46
Fondée 83
Résolue 2
Non résolue 0
Réglée 23

Le reste des plaintes sont sous enquête.

COMMUNICATION des RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN APPLICATION DU PARAGRAPHE 8(2)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » sans le consentement de l'intéressé dans certaines circonstances précises.

Dans le cadre de son mandat, le SCC est régulièrement appelé à partager des renseignements personnels avec d'autres entités du milieu de la justice pénale et des organismes d'application de la loi (ce qui comprend les services de police municipaux, provinciaux, internationaux et fédéraux ainsi que d'autres organismes d'application de la loi) pour veiller à ce que les délinquants soient correctement gérés dans un environnement sûr, sécuritaire et humain et pour assurer la sécurité du délinquant concerné, des autres délinquants, du personnel et de la collectivité.

Voici une ventilation statistique des communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Alinéa 8(2)b)

Les renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, 2 demandes on été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)c)

La communication de renseignements personnels peut être exigée « par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, 2 demandes on été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)d)

Les renseignements personnels peuvent être communiques « au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, 2 demandes on été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)e)

Il est possible de communiquer des renseignements personnels « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, 104 demandes ont été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)f)

Il est possible de communiquer des renseignements personnels « aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada […] et, d'autre part, le gouvernement d'une province [ou d'un territoire] […] en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites ».

En vertu de cet alinéa de la Loi sur la protection des renseignements personnels, 389 demandes ont été reçues et traitées.

Alinéa 8(2)m)

Le SCC a communiqué des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi [c.-à-d. pour des raisons d'intérêt public ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain] dans 11 cas.

Nature des communications en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Par exemple, des renseignements personnels ont été communiqués en rapport avec des rapports d'enquêtes, des dates et destination de transfèrements, et renseignements médicaux.

Le Commissaire à la vie privée n'a été notifié après la communication de renseignements personnels que dans un cas.

ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP)

Il n'y a pas eu d'EFVP au cours de l'année visée par le rapport. Par compte, à la fin de la période visée par le rapport, il y avait 4 EFVP en cours, lesquelles devraient être menées à bon terme durant la prochaine période visée par le rapport.

LISTES DE VÉRIFICATION POUR L'EFVP — 2011‑2012

Le SCC dispose actuellement d'un mécanisme qui permet l'examen systématique de toute initiative ou de tout projet susceptible d'exiger une EFVP. La liste de vérification pour l'EFVP est un outil rempli par les secteurs de programmes, examiné par l'Unité des politiques et de la formation et approuvé par la directrice de l'AIPRP. Au fil de la dernière année, la Division de l'AIPRP a examiné un total de 11 listes de vérification pour l'EFVP, comme indiqué ci-dessous :

Communication de renseignements avec Revenu Québec

Revenu Québec a besoin d'obtenir des renseignements concernant les délinquants incarcérés dans les établissements fédéraux dans la région du Québec. Ces renseignements aideront Revenu Québec à gérer les nouvelles dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu du Québec

Un nouveau crédit d'impôt est entré en vigueur en juillet 2011, lequel est calculé au début de chaque mois. Les personnes incarcérées ne sont pas admissibles à ce nouveau crédit d'impôt. 

Un protocole d'entente est déjà en place entre le SCC et Revenu Québec pour recueillir d'autres renseignements pertinents concernant l'impôt sur le revenu, lesquels sont fournis chaque année. Par conséquent, l'accord actuel doit être modifié pour inclure l'adresse des délinquants ainsi que les dates de début et de fin de leur incarcération. Le transfert de renseignements sera fourni chaque mois par l'entremise d'un fichier électronique chiffré.

Mise à niveau du Système intégré des finances et du matériel

La plate-forme actuelle du SCC qui héberge le Système intégré des finances et du matériel atteindra sa fin de vie utile d'ici décembre 2011 et ne sera plus prise en charge par le fournisseur. Une mise à niveau à une version ultérieure d'Oracle est requise. Le SCC s'engage à assurer le soutien continu des systèmes et services de finances et de matériel essentiels à sa mission afin de répondre aux besoins opérationnels et aux besoins de l'organisation. Par conséquent, le SCC a décidé de terminer la mise à niveau d'ici janvier 2012. Le type de renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par le SCC ne sera pas touché.

Comptabilisation en vue de la vérification interne

La Direction de la vérification interne du SCC doit obtenir, gérer et suivre efficacement le temps de travail des employés. Le logiciel automatisé de feuilles de temps permettra au secteur de programmes de suivre efficacement le temps requis pour mener à bien un projet ainsi que l'information afférente sur les coûts pour veiller à ce que les gestionnaires de la Direction puissent prendre des décisions opérationnelles opportunes et judicieuses. Le logiciel est un site Web où chaque employé entre un mot de passe et comptabilise ses heures, les dates, les projets auxquels il travaille et ses frais de déplacement. Les gestionnaires peuvent mieux comprendre l'acheminement du travail et pourront réaffecter des ressources s'il y a lieu. Les gestionnaires pourront seulement consulter les renseignements concernant le projet qui leur a été attribué. L'information recueillie ne pourra pas être utilisée pour évaluer le rendement individuel d'un employé. La communication des renseignements recueillis dans le système sera fondée sur le projet, pas sur un employé en particulier.

Cadre de gestion du rendement des centres de traitement

Dans le but de se conformer à la Politique d'évaluation du Conseil du Trésor et à la suite d'une vérification des centres de traitement régionaux et du Centre régional psychiatrique, la Direction de la santé mentale a créé un cadre de gestion du rendement (CGR). Le CGR permettra de surveiller les tâches et les processus essentiels à la prestation des services cliniques aux patients admis dans les centres afin de déterminer de meilleures façons d'atteindre les objectifs cliniques, et d'établir des rapports sur ceux-ci. Tous les renseignements personnels seront remplacés par des identificateurs uniques qui peuvent être communiqués aux fins d'établissement des rapports. Seuls les employés ayant un besoin de savoir auront accès à la liste maîtresse.

Solutions Somum

Le SCC a une exigence opérationnelle d'obtenir et de mettre en œuvre un système de messagerie d'urgence pour améliorer sa capacité de préparation aux situations d'urgence lorsque l'organisation doit répondre et assurer la gestion de tout type d'incident d'urgence ayant une incidence sur la sécurité et la sûreté du personnel, la sécurité de ses clients et la protection de ses établissements et de ses biens de grande valeur. Aucun changement n'est apporté à la façon de recueillir, d'utiliser, de conserver, d'éliminer ou de communiquer les renseignements personnels.

Outil de gestion organisationnelle Nakisa

L'outil de gestion organisationnelle Nakisa est un logiciel qui permet à l'utilisateur d'obtenir un aperçu centralisé de la structure et des renseignements sur l'effectif d'une organisation. Cet outil a été adopté par le gouvernement du Canada et est utilisé par les ressources humaines pour analyser des renseignements sur l'effectif. Puisque l'information concerne le poste des employés et la structure des organisations, il n'est pas considéré comme de l'information personnelle.

Suivi du parc automobile

L'initiative de suivi du parc automobile servira à identifier les véhicules qui ont besoin d'être réparés. Les véhicules, comme les véhicules de patrouille affectée au périmètre et les véhicules de transfert des prisonniers, sont indispensables aux activités quotidiennes des établissements du SCC. Un enregistreur de données routières sera installé sur l'ordinateur du véhicule qui enregistrera le numéro d'identification du véhicule. L'enregistreur de données routières transmettra un signal au site Web externe pour signaler tout problème mécanique qui survient. Aucun renseignement personnel n'est recueilli à la suite de cette initiative.

Formation en ligne de sensibilisation à la sécurité et à l'information

La Division de la sécurité du ministère retiendra les services d'une tierce partie par l'entremise du processus d'acquisition de TPSGC afin d'offrir un module de formation sur le Web concernant la sensibilisation à la sécurité et à l'information. La formation sera obligatoire pour tous les employés du SCC afin de répondre aux exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité du SCT. Le fournisseur élaborera tout le contenu et fournira au SCC un système pour suivre son achèvement.

Questionnaire informatisé sur la toxicomanie pour les hommes (QIT-H) – Version 2

Le Questionnaire informatisé sur la toxicomanie pour les hommes a été créé en 2006. Le QIT-H fournit des renseignements liés à la gravité des problèmes de consommation d'alcool et de drogues et au niveau de dépendance d'un délinquant ainsi qu'aux aspects de la vie qui sont touchés par la toxicomanie. Ces renseignements s'avèrent utiles pour la gestion efficace des peines et pour la recherche qui appuie et étaye la planification correctionnelle appropriée, l'établissement des profils des délinquants, les prévisions, l'élaboration des politiques et la désignation des pratiques exemplaires. La nouvelle conception intégrera la fonction de « synthèse de la parole à partir du texte ». Aucun changement n'est apporté à la collecte, à l'utilisation, à la communication, à la conservation ou à l'élimination des renseignements personnels. La nouvelle conception fournit simplement une plate-forme informatique mise à niveau qui tient compte de la technologie et des protocoles de sécurité actuels.

Système d'arrivée

Ce système sera utilisé par le bureau central des dossiers à l'administration centrale pour faciliter ses capacités de contrôle et de suivi des fonds de renseignements du SCC qui sont régulièrement reçus, créés, prêtés, expédiés et traités par les responsables du traitement du bureau central des dossiers. Le système d'arrivée vise à suivre l'emplacement physique et les déplacements des biens matériels.

Système de gestion des interventions en cas d'urgence et des renseignements de sécurité (SGIURS)

Le SGIURS est un système qui vise à gérer, à tenir à jour et à contrôler les renseignements électroniques et les plans d'intervention d'urgence pour l'administration centrale, les établissements, les agents de libération conditionnelle et les CCC du SCC. Le SGIURS contient des documents et des plans pour les services de sécurité, la planification de la continuité des opérations, la reprise après un sinistre et d'autres services pertinents, y compris les plans gérés par la Division des services techniques et d'autres renseignements exigés aux fins de gestion des crises.

ATTEINTES À LA VIE PRIVÉE

L'AIPRP continue de travailler avec les liaisons pour déterminer la façon de signaler les atteintes à la vie privée, de mettre en œuvre des mesures correctives et de prévenir les atteintes à la vie privée dans le futur, toujours dans le but de favoriser une culture de sensibilisation à l'égard de l'importance de la protection des renseignements personnels. Notre formation comprend toujours un volet exhaustif lié aux atteintes à la vie privée.

On rappelle continuellement au personnel ses obligations de protéger les renseignements personnels et d'adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail.

Durant la période 2011-2012, la Division de l'AIPRP a traité 204 atteintes à la vie privée. Même si le SCC continue d'enregistrer une augmentation du nombre d'atteintes à la vie privée, nous attribuons cette hausse à la sensibilisation continue à l'égard du signalement des atteintes à la vie privée.

Les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCC donnent aux employées une orientation sur les mécanismes de signalement des atteintes à la vie privée du Service. Cet outil d'orientation présente aux BPR des renseignements sur leurs responsabilités, les types d'atteintes, les rapports et les avis. De plus, il contient des renseignements sur la façon de mener une Évaluation des risques relatifs à la protection des renseignements personnels (ERPRP) à l'échelon opérationnel, où l'incidence et les circonstances de l'atteinte sont mieux connues.

Toutes les atteintes sont signalées à l'Unité des politiques et de la formation de l'AIPRP, qui formule des recommandations au besoin, signale l'atteinte au CPVP au besoin et surveille les atteintes pour assurer la mise en place de mesures correctives pour éviter qu'une situation pareille ne se reproduise dans l'avenir. L'Unité détermine aussi les secteurs qui ont besoin d'une formation supplémentaire sur la protection des renseignements personnels.

COUR FÉDÉRALE

Le SCC a été nommé comme répondant dans l'instance d'une demande de revue à la cour fédérale ayant trait à des demandes de renseignements personnels. Le cas a été rejeté avant l'audience.

RESSOURCES

La Division de l'AIPRP a dépensé au total 4 204 410 $. De ceci, 3 940 027 $ ont été dépensés en salaires et un montant additionnel de 105 260 $ en surtemps. Les dépenses opérationnelles totalisent 159 123 $.

ANNEXE A — Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Les points (●) représente les personnes délégués pour exercer les pouvoirs et pour compléter les tâches et les fonctions du ministre sous les articles de la loi.

Annexe
Article Mesure Commissaire Sous-commi-ssaire principal Commissaire adjoint Politiques Directeur AIPRP Directeur adjoint AIPRP Chefs d'équipe AIPRP Sous-commi-ssaires régionaux Directeur et Directeurs de districts
8(2)(j) communiquer des renseignements personnels à des fins de recherche          
8(2)(m) communiquer des renseignements personnels dans l'intérêt public ou celui de l'individu          
8(4) conserver une copie des demandes reçues et des renseignements communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e)
8(5) informer le Commissaire à la protection de la vie privée d'une communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)          
9(1) conserver un relevé des cas d'usage
9(4) aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d'un usage compatible et modifier le Répertoire      
10 verser des renseignements dans des fichiers de renseignements personnels      
14 répondre dans les 30 jours à une demande de communication          
15 proroger le délai pour répondre à la demande de communication          
17(2)(b) juger s'il est nécessaire de traduire les renseignements demandés          
18(2) refuser de communiquer des renseignements personnels qui sont versés dans des fichiers inconsultables    
19(1) refuser la communication de renseignements qui ont été obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements    
19(2) communiquer des renseignements prévus au paragraphe 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publics    
20 refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risque de porter préjudice à la conduite des affaires fédérales-provinciales    
21 refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risque de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense    
22 refuser de communiquer des renseignements préparés par un organisme d'enquête s'ils risquent de nuire à l'application d'une loi ou à la sécurité des établissements pénitentiaires    
23 refuser de communiquer des renseignements préparés par un organisme d'enquête lors des enquêtes de sécurité    
24 refuser de communiquer des renseignements obtenus par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles et la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que l'individu était sous le coup d'une condamnation si les dispositions de l'article sont satisfaites    
25 refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus    
26 refuser de communiquer des renseignements qui portent sur un autre individu et en refuser la communication si elle est interdite en vertu de l'article 8    
27 refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client    
28 refuser la communication de renseignements sur l'état physique ou mental d'un individu dans les cas où la prise de connaissance par l'individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci    
31 recevoir des avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée
33(2) présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête
35(1) recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente les conclusions de son enquête et donner avis des mesures prises
35(4) donner communication des renseignements au plaignant en vertu de l'alinéa 35(1)b)
36(3) recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente ses conclusions au sujet d'une enquête sur un fichier inconsultable
37(3) recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente ses conclusions à la suite d'une vérification portant sur l'observation générale de la Loi
51(2)(b) demander qu'une audition en vertu de l'article 51 ait lieu dans la région de la Capitale nationale      
51(3) demander et obtenir le droit de présenter des arguments lors des auditions en vertu de l'article 51
72(1) préparer le rapport annuel destiné au Parlement            
77 les responsabilités attribuées au responsable de l'institution par règlement fait en vertu de l'article 77 qui ne sont pas incluses ci-dessus

Daté, en la ville d'Ottawa, ce
3ème jour de septembre, 2010
L'original a été signé par L'honorable Vic Toews, C.P., député
Ministre de la Sécurité publique

ANNEXE B —Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution :  Service correctionnel Canada

Période visée par le rapport :  2011-04-01 to 2012-03-31

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 10,685
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 3,042
Total 13,727
Fermées pendant la période visée par le rapport 9,099
Reportées à la prochaine période de rapport 4,628

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à 365
jours
Plus de
365 jours
Total
Communication totale 26 376 320 193 104 108 42 1,169
Communication partielle 54 937 1,359 747 445 613 364 4,519
Tous exemptés 2 24 36 14 3 9 4 92
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 2,052 288 208 49 22 55 56 2,730
Demande abandonnée 204 35 51 35 37 35 192 589
Total 2,338 1,660 1,974 1,038 611 820 658 9,099
2.2 Exceptions
Article Nombre
de
demandes
18(2) 0
19(1)(a) 29
19(1)(b) 7
19(1)(c) 300
19(1)(d) 856
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 13
Article Nombre
de
demandes
22(1)(a)(i) 858
22(1)(a)(ii) 47
22(1)(a)(iii) 34
22(1)(b) 818
22(1)(c) 1,928
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
Article Nombre
de
demandes
23(a) 0
23(b) 2
24(a) 101
24(b) 863
26 3,932
27 50
28 2
2.3 Exclusions
Article Nombre
de
demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
Article Nombre
de
demandes
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
Article Nombre
de
demandes
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1,161 0 8
Communication partielle 4,506 2 11
Total 5,667 2 19
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 52,340 50,052 1,169
Communication partielle 869,180 756,614 4,519
Tous exemptés 949 0 92
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 38,887 0 589
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1000
pages traitées
1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 1,064 20,611 92 16,470 10 6,235 3 6,736 0 0
Communication partielle 2,301 74,858 1,671 274,935 362 187,972 185 218,849 0 0
Tous exemptés 89 0 3 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnÉe 529 0 33 0 14 0 13 0 0 0
Total 3,983 95,469 1,799 291,405 386 194,207 201 225,585 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Estimation
des frais
Avis
juridique
Autres Total
Communication totale 7 0 0 0 7
Communication partielle 153 0 0 0 153
Tous exempltés 1 0 0 0 1
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 7 0 0 0 7
Total 168 0 0 0 168
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes dermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
3,769 3,601 168 0 0
2.6.2 Nombre de jours en retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes
en retard où le délai
n'a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai
a été prorogé
Total
1 à 15 jours 390 207 597
16 à 30 jours 269 156 425
31 à 60 jours 220 217 437
61 à 120 jours 371 340 711
121 à 180 jours 196 230 426
181 à 365 jours 223 362 585
Plus de 365 jours 235 353 588
Total 1,904 1,865 3,769
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au fraçais 0 0 0
Du fraçais à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Total
104 11 115

PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Nombre
Demandes de correction reçues 7
Demandes de correction acceptées 1
Demandes de correction refusées 4
Mentions annexées 2

PARTIE 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 445 0 3 0
Communication partielle 2,311 0 57 0
Tous exemptés 36 0 2 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 146 0 4 0
Demande abandonnée 219 0 2 0
Total 3,157 0 68 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 3,157 0 68 0
Total 3,157 0 68 0

PARTIE 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres orgaismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la péiode visée par le rapport 48 3,492 10 206
En suspens à la fin de la période de rapport prÉcédente 1 126 0
Total 49 3,618 10 206
Fermées pendant la période visée par le rapport 46 3,500 10 206
Reportées à la prochaine période de rapport 3 118 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pout les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 4 4 0 0 0 0 0 8
Communiquer en partie 25 6 3 1 0 0 0 35
Exempter en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 1 0 0 0 1 0 0 2
Total 31 10 3 1 1 0 0 46
6.3 Recommandations et délai de traitement pout les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 4 0 0 0 0 0 0 4
Communiquer en partie 4 0 1 0 0 0 0 5
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 1 0 0 1
Total 8 0 1 0 1 0 0 10

PARTIE 7 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PART 8 - Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $3,258,231
Heures supplémentaires $101,914
Biens et services $106,136
  • Marchés pour les EFRVP
$0
  • MarchÉs de services professionnels
$0
  • Autres
$106,135
Total $3,466,280
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP à temps plein Voués à la LPRP à temps partiel Total
Employés à temps plein 42.00 8.00 50.00
Employés à temps partiel et occasionnel 8.00 0.00 8.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 50.00 8.00 58.00