Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2013-2014

Chapitre I – Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.0 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l'utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. Du reste, en vertu de cette loi, les personnes ont le droit d'accéder à ces renseignements et de rétablir tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la Loi sur la protection des renseignements personnels régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi durant l'exercice. Le présent rapport décrit la façon dont le Service correctionnel du Canada (SCC) s'est acquitté de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport, soit l'exercice 2013‑2014.

Le responsable des rapports, le ministre de la Sécurité publique, a délégué l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris le rapport annuel, au commissaire du SCC.

2.0 Organisation

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Le Service correctionnel du Canada a été créé en 1979, par la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada. Le SCC a l'obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Il s'acquitte de cette responsabilité en respectant la primauté du droit, tout particulièrement la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), qui lui sert de cadre législatif. Le commissaire du SCC a le pouvoir, en vertu de la LSCMLC, de transmettre des directives, des procédures et des lignes directrices régissant les opérations de l'organisation.

Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines imposées par les tribunaux aux délinquants condamnés à un emprisonnement de deux ans ou plus. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) de divers niveaux de sécurité et la surveillance des délinquants bénéficiant d'une forme de mise en liberté sous condition dans la collectivité, tout en aidant ces délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois. Le SCC assure également la surveillance postpénale des délinquants à qui le tribunal a imposé une ordonnance de surveillance de longue durée pour une période pouvant aller jusqu'à dix ans.

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et trois organismes d'examen, dont le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

2.2 Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) se compose d'un (1) directeur et de huit (8) équipes, dont l'Unité administrative, deux équipes responsables de l'accès à l'information, quatre équipes chargées de la protection des renseignements personnels et l'Unité des politiques et de la formation. Il incombe à l'Unité administrative de traiter les demandes reçues, de s'occuper de la correspondance courante, de confier la récupération des documents aux établissements dans le cadre des demandes de renseignements personnels, de veiller au contrôle de la qualité, de préparer la série de documents finaux à communiquer aux fins d'envoi par courrier, et de fournir un appui général au bureau de l'AIPRP. Les équipes responsables de l'accès à l'information et les équipes chargées de la protection des renseignements personnels examinent et analysent les documents, fournissent des conseils, mènent des consultations, traitent les plaintes reçues de la part des Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée concernant leurs dossiers, et fournissent une orientation et un appui aux secteurs de programmes en ce qui touche l'application des deux lois. De surcroît, il incombe aux équipes responsables de l'accès à l'information de confier la récupération des documents aux directions et aux régions. L'Unité des politiques et de la formation élabore des politiques, des lignes directrices, des outils et des procédures en appui aux exigences en matière d'AIPRP au sein du Service correctionnel du Canada (SCC), surveille le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), gère les cas d'atteinte à la vie privée, traite les plaintes sur l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels en provenance du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), et donne de la formation aux employés du SCC.

On comptait cinquante-huit (58) équivalents temps plein (ETP) et dix (10) employés occasionnels au cours de l'exercice 2013‑2014.

La Division de l'AIPRP fait partie intégrante du Secteur des politiques et relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions. Celle-ci est responsable de l'application générale de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l'AIPRP, qui aide la Division de l'AIPRP à s'acquitter de ses obligations générales.

Au cours de la prochaine période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP entreprendra un remaniement en vue d'améliorer et de rationaliser l'acheminement du travail dans le but général d'accroître l'efficacité du bureau.

2.3 Enjeux opérationnels

La Division de l'AIPRP continue de recevoir un volume important de demandes officielles et non officielles de renseignements personnels, notamment en réponse :

  • aux demandes des délinquants pour copie de leurs dossiers;
  • aux demandes d'indemnisation relatives aux pensionnats indiens;
  • aux demandes non officielles de renseignements personnels de la part des employés, aux plaintes déposées à la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) et au ministère de la Justice;
  • aux demandes en vertu des alinéas 8(2)( e) et 8(2)( f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels émanant de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), des bureaux du procureur général du Canada, Ministère du Revenu et des services de police;
  • aux rapports disciplinaires et harcèlement;
  • aux rapports d'enquêtes.

3.0 Faits saillants et réalisations

3.1 Formation et sensibilisation

L'Unité des politiques et de la formation joue un rôle fondamental lorsqu'il s'agit d'élaborer et d'offrir des séances de formation au personnel de l'administration centrale, des administrations régionales et des établissements à l'échelle du Canada, ainsi qu'aux employés de la Division de l'AIPRP en ce qui concerne les enjeux liés à l'accès à l'information et aux renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l'AIPRP s'est concentrée sur la prestation de séances de sensibilisation sur l'AIPRP afin que les employés du SCC se familiarisent à cet égard, et sur l'importance de leur rôle dans le cadre du processus. En outre, les agents de liaison régionaux de l'AIPRP ont offert des séances de formation au sein de leurs régions. Le personnel des différents secteurs du SCC a reçu une formation, notamment :

  • Services de santé
  • Gestionnaires correctionnels
  • Engagement communautaire
  • Adjoints administratifs
  • Service aux victimes
  • Chefs des Services administratifs
  • Secrétariat exécutif
  • Finances
  • Aumônerie
  • Gestionnaires, Évaluation et interventions
  • Directeurs et sous-directeurs
  • Agents de libération conditionnelle
  • Centre national de surveillance
  • Relations de travail
  • Gestion du rendement
  • Coordonnateurs de la formation du personnel
  • Analystes du renseignement de sécurité
  • Personnel de l'administration des peines
  • Secteur des Politiques
  • Personnel de la gestion des cas

Au total, 315 employés ont bénéficié d'une formation en matière d'AIPRP à l'administration centrale et dans les régions au cours de la période visée par le présent rapport.

L'Unité des politiques et de la formation continue d'offrir de la formation aux agents de liaison régionaux de l'AIPRP. Elle prodigue également des conseils concernant la formation, les politiques, les lignes directrices, les interprétations de la Loi, etc., par l'entremise de son compte courriel GEN‑NHQ de l'Unité des politiques et de la formation, en plus de répondre aux questions et aux préoccupations connexes. Cette façon de faire s'est avérée très utile.

3.2 Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la dernière année, l'Unité des politiques et de la formation a :

  • mis à jour les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée et l'Évaluation des risques relatifs à la protection des renseignements personnels (ERPRP) du SCC afin de s'assurer que les employés connaissent bien les éléments requis au moment de signaler une atteinte à la vie privée, et qu'ils savent évaluer adéquatement le niveau de risque et l'importance de mettre en œuvre des mesures correctives;
  • préparé de nouveaux bulletins sur le « principe du « besoin de savoir » et le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), lesquels ont été envoyés à tous les employés du SCC afin de les sensibiliser à cet égard;
  • créé des procédures et des outils pour le traitement des demandes en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin d'assurer l'uniformité du processus;
  • élaboré et mis en œuvre de nouvelles procédures sur les atteintes à la vie privée à l'intention du bureau de l'AIPRP pour garantir la fiabilité au chapitre du signalement, de la surveillance et du suivi des cas d'atteinte à la vie privée au sein de l'organisme;
  • rédigé les procédures relatives au suivi des listes de vérification sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des EFVP en vue de centraliser tous les documents pertinents et les comptes rendus de décisions.

3.3 Vérification sur les atteintes à la vie privée au sein du SCC

Comme énoncé dans le Rapport annuel 2012‑2013, le commissaire du SCC a demandé une vérification de la protection des renseignements personnels des délinquants au sein des établissements suite à de nombreux cas d'atteinte à la vie privée ayant eu lieu au cours des années passées. Au cours du présent exercice, le Secteur de la vérification interne a mené à bien la Vérification de la protection des renseignements personnels des délinquants. Cette vérification d'envergure nationale était axée sur la protection générale des renseignements personnels des délinquants ainsi que sur la prévention et le signalement des atteintes à la vie privée.

La vérification a révélé que le cadre de gestion de la gestion de la protection des renseignements personnels doit être renforcé afin de garantir le maintien de la protection de la vie privée des délinquants. Des recommandations à l'intention du SCC ont été formulées et incluses dans un plan d'action de la gestion (PAG). La Division de l'AIPRP collabore étroitement avec les cadres supérieurs de l'AC et des régions, afin d'élaborer et d'instaurer des mesures visant à donner suite à ces recommandations.

3.4 Sites Web interne et externe de l'AIPRP

Dans le but de contribuer à l'éducation de l'ensemble du personnel du SCC en ce qui concerne les questions liées à l'AIPRP, la Division de l'AIPRP du SCC continue de veiller à ce que son site Web interne de l'AIPRP contienne les renseignements les plus récents. Le site comprend de l'information liée aux politiques et aux procédures, aux directives, à la prévention des atteintes à la vie privée et aux rapports connexes, aux procédures d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), ainsi qu'une liste de conseils et de bulletins sur l'AIPRP.

Dans le cadre du présent exercice financier, le site Internet externe de l'AIPRP a été passé en revue et mis à jour pour garantir sa conformité aux Règles sur l'accessibilité des contenus Web du SCT. Le site Web mis à jour est convivial et comprend des pages de directives sur la façon de présenter une demande de renseignements personnels et une demande de correction des renseignements personnels, de l'information sur l'obligation de prêter assistance, une liste actualisée des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées et une foire aux questions. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site Internet de la Division de l'AIPRP.

3.5 Info Source

Le SCC est chargé de présenter des descriptions exhaustives, exactes et à jour de ses fonctions, programmes, activités et fichiers de renseignements personnels (FRP), visant à décrire la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels dans Info Source. Tous les ans, le SCC procède à la mise à jour de ses FRP. En outre, il s'assure que les FRP tiennent compte des catégories de documents appropriées.

Le chapitre sur l'Info Source du SCC est mise à jour lorsqu'il y a des révisions d'effectuées sur celui-ci et est accessible sur notre site Web externe.

3.6 Cadre de responsabilisation de gestion (CRG)

Il n'y a aucun cadre de responsabilisation de gestion (CRG) pour l'exercice 2013-2014

3.7 Activités en cours

Tout au long de l'exercice 2013‑2014, les représentants de la Division de l'AIPRP ont appuyé l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par l'entremise de ses nombreuses autres activités, lesquelles consistaient notamment à :

  • Donner des conseils en matière de protection des renseignements personnels aux responsables de différents secteurs de programmes concernant les nouvelles initiatives, par exemple :
  • Services aux victimes;
  • Direction de la réinsertion sociale dans la collectivité;
  • Direction de la santé publique;
  • Direction de la recherche;
  • Politiques, planification et amélioration de la qualité;
  • Programmes de réinsertion sociale;
  • Gestion de l'information;
  • Partage de l'information avec les partenaires externes.
  • Passer en revue les formulaires du SCC pour veiller à ce qu'ils renferment les énoncés de confidentialité requis.
  • Participer à titre de membre du Forum du gouvernement du Canada concernant l'AIPRP. Ce forum sert de lien direct à la collectivité de l'AIPRP où les membres discutent de questions, notamment les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, l'élaboration des politiques et les initiatives de formation.
  • Prendre part à des activités de réseautage avec d'autres collègues de l'AIPRP comme les rencontres de la collectivité de l'AIPRP présidées par le SCT, la conférence annuelle de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (ACAP), le déjeuner annuel du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée, et la séance d'information annuelle concernant l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée organisée par le Commissariat à la protection de la vie privée.
  • Renforcer les communications et les relations avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).
  • Assister les secteurs de programmes quant à l'achèvement de la liste de vérification sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour ce qui est des nouvelles initiatives et des récents projets, et les passer en revue afin de déterminer si une EFVP complète est nécessaire.
  • Préparer les ébauches des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), les ententes de partage de renseignements ainsi que les protocoles d'ententes dans le cas de nouvelles initiatives.
  • Prodiguer des conseils à l'endroit des employés du SCC sur les questions de protection des renseignements personnels, y compris la manière de signaler et d'empêcher les atteintes à la vie privée en ce qui touche les renseignements personnels, faire en sorte que des mesures correctives soient mises en place, et répondre aux questions générales en matière d'AIPRP provenant de nos collègues des secteurs et des régions.
  • Assurer la fonction de secrétariat pour le Comité de la protection des renseignements personnels du SCC, présidé par la commissaire adjointe, Secteur des politiques.

4.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

À la fin de la période visée par le présent rapport, on comptait trois (3) évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) en cours, lesquelles devraient être terminées durant la prochaine période visée par le rapport.

5.0 Atteintes à la vie privée

Le SCC figure parmi l'un des dix (10) ministères et organismes fédéraux qui recueillent et traitent la quantité la plus importante de renseignements personnels. Au cours de la période de référence 2013‑2014, la Division de l'AIPRP a traité 156 cas d'atteinte à la vie privée, soit une diminution de 22 pour cent par rapport à l'exercice 2012‑2013. Cette baisse peut être attribuée à l'éducation continue du personnel concernant l'importance du signalement des cas d'atteinte à la vie privée. Il convient de noter que la plupart des atteintes à la vie privée sont de faible risque.

Bien que le SCC a amélioré ses résultats, un certain nombre de cas d'atteinte à la vie privée sont toujours signalés. Le SCC prend cette question très au sérieux et poursuit l'éducation du personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

  • Notre formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée;
  • On rappelle continuellement au personnel ses obligations de protéger les renseignements personnels et d'adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail;
  • La Division de l'AIPRP continue de travailler avec tous les agents de liaison de l'AIPRP pour déterminer la façon de signaler les atteintes à la vie privée, de mettre en œuvre des mesures correctives et de prévenir les atteintes à la vie privée dans le futur, en vue de favoriser une culture de sensibilisation à l'égard de l'importance de la protection des renseignements personnels;
  • Les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée et l'Évaluation des risques relatifs à la protection des renseignements personnels (ERPRP) ont fait l'objet d'une mise à jour. Les Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCC donnent aux employés une orientation sur les mécanismes de signalement des atteintes à la vie privée du Service. Cet outil procure des renseignements sur les responsabilités, les types d'atteinte, les rapports et les avis. De plus, les Lignes directrices contiennent des renseignements sur la façon de mener une ERPRP au niveau opérationnel où l'incidence et les circonstances de l'atteinte sont mieux connues. Le SCC continue de signaler toutes les atteintes comportant un risque modéré et élevé au Commissariat à la protection de la vie privée au Canada (CPVP);
  • La Directive du commissaire (DC) 568‑1, Consignation et signalement des incidents de sécurité, a été mise à jour afin d'englober l'exigence voulant que tous les cas d'atteinte à la vie privée soient signalés quotidiennement dans le rapport de situation (RAPSIT) sur les incidents de sécurité. Ce rapport est diffusé aux employés en fonction de leur « besoin de savoir ». La Division de l'AIPRP reçoit un exemplaire du RAPSIT afin de s'assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.

6.0 Délégation de pouvoirs

Les responsabilités découlant de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme l'avis de prorogation aux auteurs de demande ou le transfert de demandes à d'autres institutions, sont déléguées au coordonnateur de l'AIPRP du Service par l'intermédiaire d'un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique. L'approbation de toutes les exceptions relève du directeur, des sous-directeurs et des chefs d'équipe. La délégation de pouvoirs pour les publications d'intérêt public ainsi que la recherche et les statistiques relèvent du commissaire, de la sous-commissaire principale et du commissaire adjoint, Secteur des Politiques.

Un instrument de délégation détaillé figure à l'annexe A.

Chapitre II – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et exigences supplémentaires en matière de production de rapports pour 2013‑2014

7.0 Rapport statistique

Voir l'annexe B pour prendre connaissance du Rapport statistique du SCC concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8.0 Interprétation du rapport statistique de 2013‑2014

8.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2013‑2014, le SCC a reçu 8 508 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il y a eu 4 860 demandes reportées de l'année précédente, totalisant 13 368 demandes exigeant un traitement en 2013‑2014. Pour le Rapport statistique, veuillez consulter l'annexe B.

8.2 Disposition des demandes

Des 8 255 demandes traitées au cours de la période visée de 2013‑2014, 1 155 demandes ont donné lieu à une communication intégrale et 4 095 ont donné lieu à une communication partielle, tandis que dans 75 cas, les renseignements ont été entièrement retenus, dans 1 611 cas, la demande n'a pas pu être traitée pour cause de dossiers non existants, et enfin, 1 319 demandes ont été abandonnées par l'auteur. Un total de 913 213 pages ont été traitées.

8.3 Exceptions

Voici une ventilation des exceptions appliquées au cours de la période visée par le présent rapport :

Description de l'exception Nombre d'applications
Renseignements obtenus à titre confidentiel 1515
Affaires fédéro-provinciales 0
Affaires internationales et défense 5
Application de la loi et enquête 3446
Services de police 0
Autorisations de sécurité 1
Personnes condamnées pour une infraction 616
Sécurité des personnes 20
Renseignements sur une autre personne 4055
Secret professionnel des avocats 41
Dossier médical 1
Renseignements devant être publiés 1
Documents de bibliothèque ou de musée 0

8.4 Délai de traitement

Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 2 293 demandes en moins de 30 jours, 1 959 demandes dans un délai de 31 à 60 jours, 921 demandes dans un délai de 61 à 120 jours, et 3 082 demandes dans un délai de plus de 121 jours.

8.5 Demandes non officielles

La Division de l'AIPRP a traité un nombre important de demandes non officielles. Au cours de la période visée par le présent rapport, 1 661 demandes informelles ont été traitées, notamment :

  • la divulgation de l'information par des moyens informels, dans la mesure du possible;
  • l'examen de rapports d'enquête en ce qui touche la recherche des faits, le harcèlement, la discipline et les rapports des comités d'enquête;
  • l'examen des demandes liées aux Règlement relatif aux pensionnats indiens.

8.6 Mode de communication

Dans le cas où les renseignements étaient accessibles aux fins de publication, des exemplaires ont été fournis dans 5 250 cas, incluant des copies papier et électroniques, des CD et des examens.

8.7 Corrections et remarques

Le SCC a reçu un total de deux demandes de correction de renseignements personnels.

8.8 Consultations d'autres institutions

Une proportion importante de la charge de travail de la Division de l'AIPRP tient à sa participation à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d'autres institutions. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), le Bureau de l'enquêteur correctionnel (BEC) ainsi que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable.

Au cours de la période 2013‑2014, la Division de l'AIPRP a reçu un total de 57 demandes de consultations d'autres institutions et organisations.

Le tableau suivant présente le type et le nombre de consultations entreprises durant l'exercice 2013‑2014 :

Type de consultation Nombre de consultations reçues en 2012-2013
Autres institutions du gouvernement fédéral 43
Gouvernements ou institutions étatiques de l'étranger 14
Total 57

9.0 Exigences supplémentaires en matière de production de rapports

9.1 Plaintes et enquêtes

Les demandeurs sont en droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et peuvent exercer ce droit en tout temps au cours du traitement de leur demande. À la fin de la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu au total 314 plaintes et 208 conclusions ont été émises pour lesdites plaintes.

La plupart des plaintes liées à la protection des renseignements personnels reçues au cours de la période visée portent sur le refus d'accès à l'information, l'utilisation et la divulgation, ainsi que sur le non-respect des délais prescrits. Le SCC a traité au-delà de 8 255 demandes et reçu 314 plaintes représentant 3.7 per cent des demandes traitées.

Le tableau suivant présente une ventilation du type de plaintes portées devant le CPVP :

Type de plainte Reçue Conclusion En cours
Accès 55 41 100
Délais prescrits 226 133 102
Collecte 2 1 2
Utilisation et divulgation 22 29 29
Conservation et élimination 2 0 3
Corrections et remarques 0 0 0
Prolongement 5 4 3
Langue 2 0 3
Total 314 208 242

Certains principaux enjeux ont été soulevés et des mesures ultérieures ont été prises par suite des plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues par le SCC. Voici les enquêtes et les recommandations du CPVP au cours de la période visée par le présent rapport :

  • Au cours de la dernière année, le CPVP a formulé à notre intention de nombreuses recommandations concernant la gestion des renseignements personnels au sein des établissements. On a par la suite discuté des procédures de base sur le traitement des renseignements personnels avec les cadres supérieurs des établissements. De nouvelles procédures ont été mises en œuvre en vue d'assurer le traitement adéquat des renseignements personnels.
  • De nombreuses plaintes ont été déposées durant la dernière année, lesquelles portaient sur l'accès aux renseignements personnels des employés et des délinquants ainsi que sur leur transmission ou leur diffusion aux personnes n'ayant pas un « besoin de savoir ». De ce fait, le bureau de l'AIPRP a élaboré et distribué un bulletin sur le principe du « besoin de savoir » pour favoriser la sensibilisation à cet égard et fournir des conseils sur son application.

La Division de l'AIPRP continue d'offrir de la formation et de concevoir des outils afin d'éduquer les employés sur la protection des renseignements personnels. Selon l'optique du SCC, les produits livrables établis dans le plan d'action de la gestion (PAG), qui est tiré de la Vérification de la protection des renseignements personnels des délinquants,contribueront également à favoriser la sensibilisation et à renforcer le cadre de gestion des renseignements personnels, en vue d'œuvrer à l'atteinte de l'objectif commun, c'est‑à‑dire la réduction du nombre de cas d'atteinte à la vie privée.

9.2 Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « la communication des renseignements personnels qui relèvent d'une institution fédérale est autorisée » sans le consentement de l'intéressé dans certaines circonstances précises.

Dans le cadre de son mandat, le SCC est régulièrement appelé à échanger des renseignements personnels avec d'autres entités du milieu de la justice pénale et des organismes d'application de la loi (ce qui comprend les services de police municipaux, provinciaux, internationaux et fédéraux ainsi que d'autres organes d'application de la loi) pour veiller à ce que les délinquants soient correctement gérés dans un environnement sûr, sécuritaire et humain et pour assurer la sécurité du délinquant concerné, des autres délinquants, du personnel et de la collectivité.

Voici une ventilation statistique des communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Alinéa Description Demandes reçues et traitées
8(2)(b) Des renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ». 2
8(2)(c) La communication de renseignements personnels peut être exigée « par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements ». 1
8(2)(d) Des renseignements personnels peuvent être communiqués « au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral ». 4
8(2)(e) Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites ». 72
8(2)(f) Des renseignements personnels peuvent être communiqués « aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada […] et, d'autre part, le gouvernement d'une province [ou d'un territoire] en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites… ». 353
8(2)(l) Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de […] et de recouvrer ou d'acquitter la créance… » 0
8(2)(m) Les renseignements personnels peuvent être communiqués dans le cas où « …des raisons d'intérêt public [le] justifieraient » ou « l'individu concerné en tirerait un avantage certain. » Cela peut comprendre de l'information limitée sur le délinquant en lien avec les commissions d'enquête, les dates de transfèrement, les emplacements et les renseignements médicaux. Remarque : La Commissaire à la protection de la vie privée a été avisée avant la divulgation des renseignements personnels dans tous les cas.

9.3 Cour fédérale

Le SCC a été nommé comme répondant dans l'instance de trois demandes de revue à la Cour fédérale ayant trait à des demandes de renseignements personnels.

9.4 Ressources

La Division de l'AIPRP a dépensé un total de 2 757 009$ - 2 735 332$ ont été dépensés en salaires, 1 495$ en heures supplémentaires et 20 182$ en coûts d'exploitation.

Annexe A – Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Annexe
Article Mesure Commissaire Sous-commissaire principal Commissaire adjoint Politiques Directeur AIPRP Directeur adjoint AIPRP Chefs d'équipe AIPRP Sous-commissaires régionaux Directeur et Directeurs de districts
8(2)(j) communiquer des renseignements personnels à des fins de recherche          
8(2)(m) communiquer des renseignements personnels dans l'intérêt public ou celui de l'individu          
8(4) conserver une copie des demandes reçues et des renseignements communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e)
8(5) informer le Commissaire à la protection de la vie privée d'une communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)          
9(1) conserver un relevé des cas d'usage
9(4) aviser le Commissaire à la protection de la vie privée d'un usage compatible et modifier le Répertoire      
10 verser des renseignements dans des fichiers de renseignements personnels      
14 répondre dans les 30 jours à une demande de communication          
15 proroger le délai pour répondre à la demande de communication          
17(2)(b) juger s'il est nécessaire de traduire les renseignements demandés          
18(2) refuser de communiquer des renseignements personnels qui sont versés dans des fichiers inconsultables    
19(1) refuser la communication de renseignements qui ont été obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements    
19(2) communiquer des renseignements prévus au paragraphe 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publics    
20 refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risque de porter préjudice à la conduite des affaires fédérales-provinciales    
21 refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risque de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense    
22 refuser de communiquer des renseignements préparés par un organisme d'enquête s'ils risquent de nuire à l'application d'une loi ou à la sécurité des établissements pénitentiaires    
23 refuser de communiquer des renseignements préparés par un organisme d'enquête lors des enquêtes de sécurité    
24 refuser de communiquer des renseignements obtenus par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles et la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que l'individu était sous le coup d'une condamnation si les dispositions de l'article sont satisfaites    
25 refuser de communiquer des renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus    
26 refuser de communiquer des renseignements qui portent sur un autre individu et en refuser la communication si elle est interdite en vertu de l'article 8    
27 refuser de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client    
28 refuser la communication de renseignements sur l'état physique ou mental d'un individu dans les cas où la prise de connaissance par l'individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci    
31 recevoir des avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée
33(2) présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête
35(1) recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente les conclusions de son enquête et donner avis des mesures prises
35(4) donner communication des renseignements au plaignant en vertu de l'alinéa 35(1)b)
36(3) recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente ses conclusions au sujet d'une enquête sur un fichier inconsultable
37(3) recevoir du Commissaire à la protection de la vie privée un rapport où il présente ses conclusions à la suite d'une vérification portant sur l'observation générale de la Loi
51(2)(b) demander qu'une audition en vertu de l'article 51 ait lieu dans la région de la Capitale nationale      
51(3) demander et obtenir le droit de présenter des arguments lors des auditions en vertu de l'article 51
72(1) préparer le rapport annuel destiné au Parlement            
77 les responsabilités attribuées au responsable de l'institution par règlement fait en vertu de l'article 77 qui ne sont pas incluses ci-dessus    

 

Daté, en la ville d'Ottawa, ce

_ième jour de ____, 2013

 

___________________ 
L'honorable Steven Blaney, P.C., M.P.
Ministre de la Sécurité publique

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Service correctionnel Canada

Période visée par le rapport :

2013-04-01 au

2014-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

Demandes en vertu de la LPRP Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 8508
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 4860
Total 13368
Fermées pendant la période visée par le rapport 8255
Reportées à la prochaine période de rapport 5113

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15
jours
16 à 30
jours
31 à 60
jours
61 à 120
jours
121 à 180
jours
181 à 365
jours
Plus de 365 jours Total
Communication totale 26 269 428 160 108 130 34 1155
Communication partielle 56 629 1209 608 443 614 536 4095
Tous exemptés 5 17 20 15 4 12 1 74
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 1 1
Aucun document n'existe 779 319 225 87 51 33 117 1611
Demande abandonnée 150 43 77 51 35 40 923 1319
Total 1016 1277 1959 921 641 829 1612 8255
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 942 23a) 1
19(1)a) 28 22(1)a)(ii) 9 23b) 0
19(1)b) 2 22(1)a)(iii) 3 24a) 28
19(1)c) 789 22(1)b) 824 24b) 588
19(1)d) 694 22(1)c) 1668 25 20
19(1)e) 2 22(2) 0 26 4055
19(1)f) 0 22.1 0 27 41
20 0 22.2 0 28 1
21 5 22.3 0
2.3  Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 1 70(1)a) 0 70(1)d) 0
69(1)b) 0 70(1)b) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)c) 0 70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1137 13 5
Communication partielle 4089 3 3
Total 5226 16 8
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des
demandes
Nombre de pages traitées Nombre de pages
divulguées
Nombre de demandes
Communication totale 36535 35489 1155
Communication partielle 838147 711972 4095
Tous exemptés 664 0 74
Tous exclus 0 0 19
Demande abandonnée 37867 0 1319
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 1086 23276 67 11146 2 1067 0 0 0 0
Communication partielle 2291 80948 1377 251285 264 154612 162 220082 1 5045
Tous exemptés 72 0 2 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1174 0 100 0 35 0 0 0 0 0
Total 4624 104224 1546 262431 301 155679 162 220082 1 5045
2.5.3  Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 52 0 14 16 82
Communication partielle 0 1 560 580 1141
Tous exemptés 0 0 3 3 6
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 11 13 27
Total 55 1 588 612 1256
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
4195 3752 5 0 438
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes
en retard où le délai n'a pas été prorogé
Nombre de demandes
en retard où le délai a été prorogé
Total
1 à 15 jours 137 267 404
16 à 30 jours 58 188 246
31 à 60 jours 93 297 390
61 à 120 jours 161 490 651
121 à 180 jours 110 275 385
181 à 365 jours 224 388 612
Plus de 365 jours 666 841 1507
Total 1449 2746 4195
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Total
70 9 79

 PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions Nombre
Demandes de correction reçues 2
Demandes de correction acceptées 2
Demandes de correction refusées 0
Mentions annexées 0

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 735 1 0 2
Communication partielle 2846 1 24 4
Tous exemptés 41 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n'existe 343 0 2 1
Demande abandonnée 655 0 3 0
Total 4620 2 29 7
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 4620 2 29 7
Total 4620 2 29 7

 PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 43 3531 14 325
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 43 3531 14 325
Fermées pendant la période visée par le rapport 40 3443 14 325
Reportées à la prochaine période de rapport 3 88 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 11 1 0 0 0 0 0 12
Communiquer en partie 16 3 4 0 0 0 0 23
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 4 0 0 1 0 0 0 5
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 31 4 4 1 0 0 0 40
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 3 0 0 0 0 0 0 3
Communiquer en partie 8 2 0 0 0 0 0 10
Exempter en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 12 2 0 0 0 0 0 14

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Nombre de jours Nombre de réponses reçues Nombre de réponses reçues après l'échéance
1 à 15 0 0
16 à 30 0 0
31 à 60 0 0
61 à 120 0 0
121 à 180 0 0
181 à 365 0 0
Plus de 365 jours 0 0
Total 0 0

PARTIE 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires $2,735,332
Heures supplémentaires $1,495
Biens et services $20,182

Marchés pour les EFRVP

$0  

Marchés de services professionnels

$0  

Autres

$20,182  
Total $2,757,009
8.2 Ressources humaines
Ressources Voués à la LPRP
à temps plein
Voués à la LPRP
à temps partiel
Total
Employés à temps plein 43.00 3.00 46.00
Employés à temps partiel et occasionnels 9.00 0.00 9.00
Employés régionaux 0.00 0.00 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00 0.00 0.00
Étudiants 0.00 0.00 0.00
Total 52.00 3.00 55.00