Rapport annuel Loi sur la protection des renseignements personnels Du 1er avril 2015 au 31 mars 2016

Chapitre I – Rapport sur la loi sur la protection des renseignements personnels

1.0 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des citoyens et des résidents permanents du Canada contre l’utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales. Du reste, en vertu de cette loi, les personnes ont le droit d’accéder à ces renseignements et de rétablir tout renseignement personnel inexact les concernant. En outre, la Loi sur la protection des renseignements personnels régit la façon dont le gouvernement recueille, entrepose, élimine, utilise et communique des renseignements de cette nature.

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi durant l’exercice. Le ministre de la Sécurité publique a délégué l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris le rapport annuel, au commissaire du SCC.

Le présent rapport décrit la façon dont le SCC s'est acquitté de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport, soit l'exercice 2015-2016.

2.0 Organisation

2.1 À propos du Service correctionnel du Canada

Le Service correctionnel du Canada a été créé en 1979, par la fusion du Service canadien des pénitenciers et de la Commission des libérations conditionnelles du Canada. Le SCC a l’obligation fondamentale de contribuer à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Il s’acquitte de cette responsabilité en respectant la primauté du droit, tout particulièrement la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), qui lui sert de cadre législatif. Le commissaire du SCC a le pouvoir, en vertu de la LSCMLC, de transmettre des directives, des procédures et des lignes directrices régissant les opérations de l’organisation.

Le SCC contribue à la sécurité publique en administrant les peines imposées par les tribunaux aux délinquants condamnés à un emprisonnement de deux ans ou plus. Cette responsabilité comprend la gestion des établissements (pénitenciers) de divers niveaux de sécurité et la surveillance des délinquants bénéficiant d’une forme de mise en liberté sous condition dans la collectivité, tout en aidant ces délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois. Le SCC assure également la surveillance postpénale des délinquants à qui le tribunal a imposé une ordonnance de surveillance de longue durée pour une période pouvant aller jusqu’à dix ans.

Le SCC travaille en étroite collaboration avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, y compris la Gendarmerie royale du Canada (GRC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et trois organismes d'examen, incluant le Bureau de l'enquêteur correctionnel.

2.2 Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Division de l’AIPRP fait partie intégrante du Secteur des politiques et relève du directeur général de la Direction des droits, des recours et des résolutions. La Division est responsable de l’application générale de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, chaque secteur, région, établissement, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire compte un agent de liaison de l’AIPRP, qui aide la Division de l’AIPRP à s’acquitter de ses obligations générales.

Au cours de l’exercice 2015-2016, la Division de l’AIPRP a subi un remaniement en vue d’améliorer et de rationaliser l’acheminement du travail dans le but général d’accroître l’efficacité du bureau.

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) compte un directeur, deux directeurs adjoints, cinq chefs d’équipe, un conseiller principal en politiques et sept équipes : une unité de traitement de l’information et de production de rapports formée de deux équipes, cinq équipes d’analystes traitant les demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, et une unité de politiques et de formation. L’unité de traitement de l’information et de production de rapports voit au traitement des nouvelles demandes, à la production de la correspondance routine, à l’attribution des tâches aux établissements correctionnels afin de récupérer les dossiers liés aux demandes de renseignements personnels, au contrôle de la qualité, à la préparation de l’envoi par la poste des renseignements à communiquer et au soutien général du bureau de l’AIPRP. Les équipes d’AIPRP révisent et analysent les documents, donnent des conseils, mènent des consultations, traitent les plaintes des commissariats à l’information et à la protection de la vie privée concernant leurs dossiers, et encadrent et aident les secteurs de programmes en vue de l’application des lois. De plus, pour récupérer des dossiers, les équipes d’AIPRP attribuent des tâches aux directions et aux régions. L’unité de politiques et de formation élabore des rapports, des politiques, des lignes directrices, des outils et des processus pour assurer le respect des exigences relatives à l’AIPRP au SCC, supervise le processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, gère les atteintes à la vie privée, traite les plaintes du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) relatives à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, réalise les activités de liaison pour la Division concernant les plaintes, et dispense de la formation aux employés du SCC.

Au cours de l’exercice 2015‑2016, on comptait 26 équivalents temps plein (ETP) et cinq employés occasionnels dont le temps était consacré aux activités liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, il y avait sept ETP ont congé prolongé.

2.3 Gouvernance en matière de protection des renseignements personnels au sein du SCC

Le Comité de la protection des renseignements personnels, créé en 2008, offre au SCC la possibilité de remplir son engagement, en s’assurant que la protection des renseignements personnels soit une considération de base dans ses responsabilités liées à la gestion des renseignements personnels concernant ses employés, les délinquants et le public.

Le Comité de la protection des renseignements personnels se réunit une fois par trimestre. Voici ses responsabilités :

  • établir les processus et les procédures pour que les principes liés à la protection des renseignements personnels se reflètent dans l’élaboration des politiques et des programmes;
  • examiner les répercussions, sur le SCC, des enjeux liés à la protection des renseignements personnels soulevés par la recherche ainsi que le milieu lié à la protection des renseignements personnels, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée;
  • organiser l’examen, par la haute direction, des enjeux et des défis liés à la protection des renseignements personnels qui se posent au niveau opérationnel et rendre des décisions au besoin; et
  • examiner des enjeux particuliers liés aux risques, transmis aux échelons supérieurs pour y être étudiés (p. ex., graves atteintes à la vie privée) et assurer un suivi de la mise en œuvre des politiques du Conseil du Trésor.

Bien que la Division de l'AIPRP fasse office de centre de liaison pour la politique sur la protection des renseignements personnels auprès du SCC en orientant l’élaboration de politiques et de lignes directrices liées à la protection des renseignements personnels, le Comité de la protection des renseignements personnels est le principal mécanisme qui assure la mise en œuvre du Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels selon une approche axée sur la collaboration avec les secteurs et les régions. Le CGPRP du SCC représente son engagement à l’égard de la protection des renseignements personnels, décrit les processus en place pour obtenir des pratiques de gestion des renseignements personnels saines et établit des objectifs et des normes clairs concernant la collecte, l’exactitude, la sécurité, l’utilisation, la divulgation, la transmission, la consultation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels au SCC.

2.4 Enjeux opérationnels

Le Service correctionnel du Canada conserve une foule de renseignements personnels et, par conséquent, les plus grandes difficultés de la Division de l’AIPRP demeurent le volume des demandes fondées sur la Loi sur la protection des renseignements personnels qu’elle reçoit, et le respect des délais prescrits. En voici des exemples :

  • La Division de l’AIPRP continue de recevoir des demandes routine de la part de délinquants voulant accéder à leurs renseignements personnels contenus dans les 10 fichiers de renseignements personnels identifiés. Étant donné que les demandeurs ne restreignent pas la portée de leurs demandes et ne précisent pas l’information qu’ils souhaitent recevoir en priorité, il demeure difficile pour la Division de l’AIPRP de respecter les délais prescrits pendant que nous traitons un grand nombre de demande et une quantité importante d’information. Cela contribue à créer un arriéré des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  • La Division de l’AIPRP a constaté que les délinquants ont tendance à soumettre de multiples demandes. Étant donné que la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) ne contient pas d’article concernant les demandes futiles et vexatoires, l’AIPRP est forcés à traiter ces demandes.
  • La Division de l’AIPRP continue de recevoir des demandes de la part des employés. Bon nombre d’entre elles portent sur la discipline, des cas de harcèlement, des griefs et des cessations d’emploi. Le SCC doit composer avec l’arriéré des audiences de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP), ce qui a une incidence sur la Division de l’AIPRP étant donné que les employés qui comparaîtront devant la CRTFP soumettent habituellement des demandes pour s’y préparer.
  • La GRC, les bureaux du procureur général, l’Agence du revenu du Canada et les services de police continuent de présenter à la Division de l’AIPRP une multitude de demandes fondées sur les alinéas 8(2)(e) et 8(2)(f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes habituellement urgentes doivent être traitées au plus tôt.
  • La Division de l’AIPRP contrôle les enquêtes du SCC portant sur des infractions disciplinaires, des cas de harcèlement et l’établissement des faits. Ces enquêtes ont aussi tendance à exiger un traitement rapide, soit généralement deux semaines (parfois elles sont exigées plus tôt).

3.0 Faits saillants et réalisations

3.1 Amélioration des efficiences

Au cours de l’exercice 2015-2016, les responsables de l’AIPRP du SCC ont dégagé et mis en œuvre de nouvelles pratiques dans un souci d’accroître l’efficience des activités. Il s’agit des réalisations suivantes :

  • Constituer la composante des ressources humaines de la Division de l’AIPRP – au dernier exercice, un certain nombre de mesures de dotation visaient à constituer l’effectif de la Division, notamment des postes PM‑04, PM‑03 et PM‑02. Cinq analystes (de PM‑02 à PM‑04) ont ainsi été embauchés afin de travailler sur les demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels. Dans la mesure du possible, la Division de l’AIPRP du SCC continue de proposer des affectations intérimaires à son personnel.
  • Dans la mesure du possible, la Division de l’AIPRP du SCC continue de proposer des affectations intérimaires à son personnel.
  • Les unités opérationnelles des régions, y compris les établissements, numérisent maintenant les documents qu’elles envoient à la Division de l’AIPRP au moyen d’un lecteur sécurisé, si bien que les dossiers parviennent à la Division pour traitement plus rapidement et sans papier.
  • Le chiffrement de courriels permet l’échange plus rapide d’information Protégé B avec nos partenaires gouvernementaux, en particulier les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée.
  • Le processus de gestion des plaintes demeure un moyen efficace de travailler en étroite collaboration avec le CPVP à l’élaboration de plans d’action visant à achever le traitement des demandes.
  • L’unité administrative (maintenant l’unité de traitement de l’information et de production de rapports) a été restructurée, et de nouvelles façons de faire ont été adoptées dans l’optique d’accroître l’efficacité du processus d’admission. Ce travail s’est révélé très fructueux.

3.2 Arriéré

Au dernier exercice, le SCC a continué de s’attaquer en priorité à l’élimination de son arriéré. Dans la première moitié de l’exercice, trois de nos cinq équipes d’analystes ont travaillé à tous les dossiers en souffrance avec des équipes affectées à des années précises de l’arriéré, soit 2012, 2013 et 2014. Les deux autres équipes ont poursuivi le traitement des dossiers courants.

Compte tenu du volume des demandes reçues, et dans le but d’empêcher tout autre retard, la Division de l’AIPRP a réorganisé les équipes de manière à accroître le nombre d’analystes travaillant aux dossiers courants au cours de la deuxième moitié de l’exercice – une équipe se consacre maintenant à l’arriéré, tandis que les trois autres s’occupent des dossiers courants.

3.3 Projet de litiges

Pendant l’exercice en cours, la Division de l’AIPRP du SCC a travaillé avec le ministère de la Justice à un projet de litiges. Elle a créé une équipe chargée de recueillir et d’indexer des documents se rapportant à une affaire en instance. Cette équipe a indexé plus de 20 000 pages et mené à bien le projet avant sa date de fin officielle.

3.4 Équipe de justification consensuelle

Sur les recommandations du personnel, la Division de l’AIPRP a formé une équipe de justification consensuelle au cours de la période visée. Il s’agit d’un forum où les membres du personnel de l’AIPRP peuvent discuter et échanger leurs points de vue sur l’examen des demandes de l’AIPRP, par exemple l’application d’exemptions, afin d’uniformiser nos pratiques. L’équipe se réunit toutes les deux semaines, et à la suite de chaque réunion, l’équipe de direction de la Division de l’AIPRP donne un compte rendu qui renforce davantage la cohérence dans la façon dont les analystes examinent les demandes liées à la protection des renseignements personnels.

3.5 Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la dernière année, et selon les besoins, l’unité de politiques et de formation a poursuivi la mise à jour des politiques et procédures internes, produisant entre autres un nouveau bulletin sur l’AIPRP qui explique aux employés le protocole à suivre, les conseille sur la messagerie instantanée et les informe des procédures d’examen des rapports sur les enquêtes de harcèlement.

3.6 Formation et sensibilisation

L’Unité des politiques et de la formation joue un rôle fondamental lorsqu’il s’agit d’élaborer et d’offrir des séances de formation au personnel de l’administration centrale, des administrations régionales et des établissements à l’échelle du Canada, ainsi qu’aux employés de la Division de l’AIPRP, en ce qui concerne les enjeux liés à l’accès à l’information et aux renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, la Division de l’AIPRP s’est concentrée sur la prestation de séances de sensibilisation sur l’AIPRP afin que les employés du SCC se familiarisent à cet égard, et sur l’importance de leur rôle dans le cadre du processus. En outre, les agents de liaison régionaux de l'AIPRP ont offert des séances de formation au sein de leurs régions. Le personnel des différents secteurs du SCC a reçu une formation, notamment :

  • Gestionnaires correctionnels
  • Adjoints administratifs
  • Chefs des Services administratifs
  • Gestionnaires, Évaluation et interventions
  • Agents de libération conditionnelle
  • Relations de travail
  • Coordonnateurs de la formation du personnel
  • Personnel de l’administration des peines
  • Personnel de la gestion des cas
  • Services de santé
  • Engagement communautaire
  • Politiques stratégiques
  • Aumônerie
  • Directeurs d’établ. et sous-directeurs
  • Évaluation
  • Gestion du rendement
  • Analystes du renseignement de sécurité
  • Agents de liaison de l’AIPRP

Au total, 14 séances de formation ont été données au cours de la période visée par le présent rapport – 118 employés ont bénéficié d’une formation en matière d’AIPRP à l’administration centrale et dans les régions.

L'Unité des politiques et de la formation continue d’offrir de la formation aux agents de liaison régionaux de l’AIPRP. Elle prodigue également des conseils concernant la formation, les politiques, les lignes directrices, les interprétations de la Loi, etc., par l’entremise de son compte courriel GEN-NHQ Policy and Training, en plus de répondre aux questions et aux préoccupations connexes. Cette façon de faire s'est avérée très utile.

3.7 Vérification sur les atteintes à la vie privée au sein du SCC

Comme le signalait le Rapport annuel de 2014-2015, la Vérification de la protection des renseignements personnels des délinquants a été achevée à l’exercice 2013‑2014. De portée nationale, la vérification traitait de la protection générale des renseignements personnels des délinquants, et de la prévention et du signalement des atteintes à la vie privée.

L’équipe responsable de la vérification a constaté que le cadre de gestion de la protection des renseignements personnels devait être raffermi pour que la protection des renseignements personnels des délinquants soit maintenue. Les recommandations adressées au SCC ont été cernées et intégrées à un Plan d'action de la gestion (PAG).

La Division de l’AIPRP a suivi toutes les recommandations contenues dans le PAG, y compris la création d’une série de messages « éclair » rappelant au personnel du SCC ses responsabilités à l’égard de la protection des renseignements personnels. Ces messages seront utilisés à partir de l’exercice 2016‑2017.

3.8 Sites Web interne et externe de l’AIPRP

Au cours de la deuxième moitié de l’exercice en cours, la Division de l’AIPRP du SCC a travaillé avec ses collègues des Communications électroniques au Projet de renouvellement de l’intranet. Le nouveau site continuera d’informer la collectivité élargie du SCC sur la protection des renseignements personnels (p. ex. lois, politiques et procédures concernant l’AIPRP), les directives, la prévention des atteintes à la vie privée, les rapports et les procédures d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, en plus de lui fournir une liste de trucs et de bulletins sur l’AIPRP.

Le site Internet externe du SCC continue d’être convivial. Il comprend des pages réservées aux instructions à suivre pour présenter des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels, ou encore de correction des renseignements personnels, à l’obligation de prêter assistance, ou encore fournissant une liste à jour des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et une foire aux questions. Vous pouvez consulter le site Internet de la Division de l’AIPRP à l’adresse suivante : http://www.csc-scc.gc.ca/aiprp/index-fra.shtml

3.9 Info Source

Le SCC est chargé de présenter des descriptions exhaustives, exactes et à jour de ses fonctions, programmes, activités et fichiers de renseignements personnels (FRP), visant à décrire la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels dans Info Source. Tous les ans, le SCC procède à la mise à jour de ses FRP. En outre, il s’assure que les FRP tiennent compte des catégories de documents appropriées.

Le chapitre sur l’Info Source du SCC est accessible sur son site Web externe en cliquant sur le lien suivant : http://www.csc-scc.gc.ca/info-source/index-fra.shtml

3.10 Activités en cours

Tout au long de l'exercice 2015-2016, les représentants de la Division de l'AIPRP ont appuyé l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels par l'entremise de ses nombreuses autres activités, lesquelles consistaient notamment à :

  • Donner des conseils en matière de protection des renseignements personnels aux responsables de différents secteurs de programmes concernant les nouvelles initiatives, par exemple :
    • Services aux victimes
    • Réinsertion sociale dans la collectivité
    • Services de santé
    • Engagement communautaire
    • Gestion des ressources humaines
    • Gestion de l’information
    • Apprentissage et perfectionnement
    • Politiques
    • Finances
    • Citoyenneté et engagement
    • Services corporatifs
    • Délinquantes
    • Sous-commissaire principal
  • Passer en revue les formulaires du SCC pour veiller à ce qu’ils renferment les énoncés de confidentialité requis.
  • Participer en tant que membre de GCconnex. Ce forum sert de lien direct à la collectivité de l'AIPRP où les membres discutent de questions, notamment les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, l’élaboration des politiques et les initiatives de formation.
  • Participer à des activités de réseautage avec des collègues de l’AIPRP, notamment aux réunions de la collectivité de l’AIPRP présidées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et à ses ateliers.
  • Entretenir notre relation avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) – le SCC rencontre régulièrement le CPVP et discute avec lui, afin d’examiner les problèmes actuels qui ressortent des plaintes et de les régler rapidement.
  • Aider les secteurs de programmes quant à l’achèvement de la liste de vérification sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour ce qui est des nouvelles initiatives et des récents projets, et les passer en revue afin de déterminer si une EFVP complète est nécessaire.
  • Aider à préparer les ébauches des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), les ententes d’échange de renseignements, les énoncés de confidentialité ainsi que les protocoles d’ententes dans le cas de nouvelles initiatives.
  • Prodiguer des conseils à l’endroit des employés du SCC sur les questions de protection des renseignements personnels, y compris la manière de signaler et d’empêcher les atteintes à la vie privée en ce qui touche les renseignements personnels, faire en sorte que des mesures correctives soient mises en place, et répondre aux questions générales en matière d’AIPRP provenant de nos collègues des secteurs et des régions.
  • Assurer la fonction de secrétariat pour le Comité de la protection des renseignements personnels du SCC, présidé par la commissaire adjointe, Secteur des politiques.

4.0 Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Il n’y a eu aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au cours de la période de rapport 2015‑2016. À la fin de la période visée par le rapport, il y avait quatre EFVP en cours, lesquelles devraient être terminées pendant la prochaine période de rapport.

5.0 Atteintes à la vie privée

Le SCC figure parmi l’un des dix (10) ministères et organismes fédéraux qui recueillent et traitent la quantité la plus importante de renseignements personnels. Au cours de la période de référence 2015-2016, la Division de l’AIPRP a traité 158 cas d’atteinte à la vie privée, ce qui représente une légère augmentation par rapport à l'exercice précédent (en 2014-2015, il y a eu 170 atteintes déclarées). Il convient de noter que la plupart des atteintes à la vie privée sont de faible risque.

Le SCC prend très au sérieux les atteintes à l’information personnel et poursuit l’éducation du personnel sur la protection des renseignements personnels comme suit :

  • Notre formation comprend toujours un volet exhaustif sur les atteintes à la vie privée;
  • On rappelle continuellement au personnel ses obligations de protéger les renseignements personnels et d’adopter des approches qui tiennent compte de la vie privée au travail;
  • La Division de l’AIPRP continue de travailler avec tous les agents de liaison de l’AIPRP pour déterminer la façon de signaler les atteintes à la vie privée, de mettre en œuvre des mesures correctives et de prévenir les atteintes à la vie privée dans le futur, en vue de favoriser une culture de sensibilisation à l’égard de l’importance de la protection des renseignements personnels;
  • La Division de l’AIPRP continue d’assurer un suivi du rapport quotidien (RAPSIT) sur les incidents de sécurité concernant les atteintes à la vie privée qui touchent les renseignements personnels afin de s’assurer que toutes les atteintes à la vie privée ont été signalées conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée.

6.0 Délégation de pouvoirs

Les responsabilités découlant de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme l’avis de prorogation aux auteurs de demande ou le transfert de demandes à d’autres institutions, sont déléguées au coordonnateur de l’AIPRP du Service par l’intermédiaire d’un instrument de délégation signé par le ministre de la Sécurité publique. L’approbation de toutes les exceptions relève du directeur, des sous-directeurs et des chefs d’équipe. La délégation de pouvoirs pour les publications d'intérêt public ainsi que la recherche et les statistiques relèvent du commissaire, de la sous-commissaire principale et du commissaire adjoint, Secteur des politiques.

Un instrument de délégation détaillé figure à l’annexe A.

Chapitre II – Rapport statistique sur la loi sur la protection des renseignements personnels et exigences supplémentaires en matière de production de rapports pour 2015‑2016

7.0 Rapport statistique

Voir l’annexe B pour prendre connaissance du Rapport statistique du SCC concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8.0 Interprétation du rapport statistique de 2015-2016

8.1 Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2015-2016, le SCC a reçu 7 502 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il y a eu 6 912 demandes reportées de l'année précédente, totalisant 14 414 demandes exigeant un traitement en 2015‑2016. Pour le Rapport statistique, veuillez consulter l'annexe B.

Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Details

8.1 Ce graphique montre que pour l'exercice 2013-2014, il y avait 13 368 demandes exigeant un traitement. En 2014-2015, il y avait 12 489 demandes and pour 2015-2016 il y avait 14,414 demandes.

8.2 Disposition des demandes

Des 6 690 demandes traitées au cours de la période visée de 2015-2016, 1 177 demandes ont donné lieu à une communication intégrale, 3 528 demandes ont donnés lieu à une communication partielle, 31 demandes ont été entièrement retenues, 843 demandes n'ont pas pu être traitées pour cause de dossiers non existants, et 1 102 demandes ont été abandonnées par l'auteur. Un total de 753 577 pages a été traité.

Disposition des demandes

Details

8.2 Ce graphique montre que pour l'exercice 2015-2016, 1 177 demandes ont été entièrement divulguées; 3 528 demandes ont été partiellement divulguées; 31 demandes ont été entièrement retenues; 843 demandes n'ont pas pu être traitées; 1 102 demandes ont été abandonnées; et 9 ont été ni confirmé ni démenti.

8.3 Exceptions

Voici une ventilation des exceptions appliquées au cours de la période visée par le présent rapport :

Description de l'exception Nombre d'applications
Renseignements obtenus à titre confidentiel 1 230
Affaires fédérales-provinciales 1
Affaires internationales et défense 5
Application de la loi et enquête 2 097
Autorisations de sécurité 2
Personnes condamnées pour une infraction 230
Sécurité des personnes 15
Renseignements sur une autre personne 3 587
Secret professionnel des avocats 38
Dossier médical 2
Renseignements devant être publiés 2
Documents de bibliothèque ou de musée 1

8.4 Délai de traitement

Durant la période visée par le présent rapport, le SCC a traité 1 660 demandes en moins de 30 jours; 1 375 demandes dans un délai de 31 à 60 jours; 877 demandes dans un délai de 61 à 120 jours; et 2 778 demandes dans un délai de plus de 121 jours.

8.5 Demandes non officielles

Au cours de la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu 922 demandes informelles. En tout, 385 demandes de la période visée précédente ont été reportées, ce qui représente un total de 1 307 demandes informelles exigeant un traitement en 2015-2016, notamment :

  • la divulgation de l'information par des moyens informels, dans la mesure du possible;
  • l'examen de rapports d’enquête en ce qui touche la recherche des faits, le harcèlement, la discipline et les rapports des comités d’enquête;
  • l’examen des demandes liées aux Règlement relatif aux pensionnats indiens.

En tout, 902 demandes informelles ont été réglées en 2015-2016.

8.6 Mode de communication

Dans le cas où les renseignements étaient accessibles aux fins de publication, des exemplaires ont été fournis dans 4 705 cas, incluant des copies papier et électroniques, des CD et des examens.

8.7 Corrections et remarques

Le SCC a reçu un total de deux demandes de correction de renseignements personnels. Des remarques ont été jointes aux documents pertinents.

8.8 Consultations d’autres institutions et organismes

Une proportion importante de la charge de travail de la Division de l'AIPRP tient à sa participation à des consultations en réponse à des demandes officielles reçues par d'autres institutions et organismes. Le SCC collabore étroitement avec ses partenaires du portefeuille de la Sécurité publique, comme l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC) ainsi que Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) afin de donner suite aux demandes de consultation dans un délai convenable.

Au cours de la période 2015-2016, la Division de l'AIPRP a reçu un total de 75 demandes de consultations d'autres institutions et organisations.

Le tableau suivant présente le type et le nombre de consultations entreprises durant l'exercice 2015-2016 :

Type de consultation Nombre de consultations reçues en 2015-2016
Autres institutions gouvernementales 71
Autres organismes 4
Total 75

9.0 Exigences supplémentaires en matière de production de rapports

9.1 Plaintes et enquêtes

Les demandeurs ont le droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et peuvent exercer ce droit en tout temps au cours du traitement de leur demande. À la fin de la période visée par le présent rapport, le SCC a reçu au total 241 plaintes et 226 conclusions ont été émises pour lesdites plaintes. Le nombre de plaintes reçues au cours du présent exercice a légèrement augmenté (230 plaintes reçues en 2014‑2015). Cette hausse peut être attribuée au fait que le SCC a reçu des plaintes sur des sujets précis, dont la mise en œuvre de la Norme sur le filtrage de sécurité du SCT – à ce jour, le SCC a reçu 16 plaintes à ce sujet seulement.

La plupart des plaintes liées à la protection des renseignements personnels reçues au cours de la période visée portent sur le refus d’accès à l’information, l’utilisation et la divulgation, ainsi que sur le non-respect des délais prescrits. Le SCC a traité 6 690 demandes et reçu 241 plaintes représentant moins de quatre pour cent des demandes traitées.

Le tableau suivant présente une ventilation du type de plaintes portées devant le CPVP :

Type de plainte Reçue Conclusion En cours
Accès 15 41 28
Délais prescrits 184 165 69
Collecte 22 1 22
Utilisation et divulgation 13 12 14
Conservation et élimination 1 0 1
Corrections et remarques 0 0 0
Exemptions 1 1 1
Prolongement 5 5 2
Langue 0 1 3
Total 241 226 140

* Veuillez noter que certaines conclusions et plaintes actives ont été reportées d’exercices antérieurs.

Certains principaux enjeux ont été soulevés et des mesures ultérieures ont été prises par suite des plaintes en matière de protection des renseignements personnels reçues par le SCC. Voici les enquêtes et les recommandations du CPVP au cours de la période visée par le présent rapport :

  1. La rapidité du traitement des demandes que nous recevons demeure problématique. Cependant, comme l’arriéré diminue, on s’attend à ce que ce problème se règle.
  2. Certaines plaintes découlent d’atteintes à la vie privée. La Division de l’AIPRP a concerté ses efforts pour mettre à jour son matériel didactique au cours du dernier exercice et elle s’est concentrée sur la formation des agents de liaison de l’AIPRP dans les régions afin qu’à leur tour ils puissent donner de la formation aux employés régionaux sur la protection des renseignements personnels.
  3. Au cours de la dernière année, le CPVP a formulé à notre intention de nombreuses recommandations concernant la gestion des renseignements personnels au sein des établissements. On a par la suite discuté des procédures de base sur le traitement des renseignements personnels avec les cadres supérieurs des établissements. De nouvelles procédures ont été mises en œuvre en vue d’assurer le traitement adéquat des renseignements personnels.
  4. Le SCC rencontre régulièrement le CPVP et discute avec lui, afin d’examiner les problèmes actuels qui ressortent des plaintes et de les régler rapidement.

9.2 Communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)

Selon le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, « la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée » sans le consentement de l’intéressé dans certaines circonstances précises.

Dans le cadre de son mandat, le SCC est régulièrement appelé à échanger des renseignements personnels avec d’autres entités du milieu de la justice pénale et des organismes d’application de la loi (ce qui comprend les services de police municipaux, provinciaux, internationaux et fédéraux ainsi que d’autres organes d’application de la loi) pour veiller à ce que les délinquants soient correctement gérés dans un environnement sûr, sécuritaire et humain et pour assurer la sécurité du délinquant concerné, des autres délinquants, du personnel et de la collectivité.

Voici une ventilation statistique des communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Alinéa Description Demandes reçues
8(2)(b) Des renseignements personnels peuvent être communiqués « aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication ». 7
8(2)(c) La communication de renseignements personnels peut être exigée « par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements ». 19
8(2)(d) Des renseignements personnels peuvent être communiqués « au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral ». 13
8(2)(e) Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites ». 132
8(2)(f) Des renseignements personnels peuvent être communiqués « aux termes d'accords ou d'ententes conclus d'une part entre le gouvernement du Canada […] et, d'autre part, le gouvernement d'une province [ou d'un territoire] en vue de l'application des lois ou pour la tenue d'enquêtes licites… ». 309
8(2)(l) Les renseignements personnels peuvent être communiqués « à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de […] et de recouvrer ou d'acquitter la créance… » 5
8(2)(m) Les renseignements personnels peuvent être communiqués dans le cas où « …des raisons d'intérêt public [le] justifieraient » ou « l'individu concerné en tirerait un avantage certain. » 20
  Remarque : Ils découlent des demandes d'accès à l'information de membres de la famille qui cherchent à comprendre les circonstances entourant le décès de leur membre de famille pendant leur incarcération. Remarque : Le Commissaire à la protection de la vie privée a été avisée avant la divulgation des renseignements personnels dans tous les cas.

9.3 Cour fédérale

Aucune requête n’a été déposée à la cour fédérale contre le SCC au cours de cette période.

9.4 Ressources

La Division de l’AIPRP a dépensé en tout 2 185 888 $, dont 2 142 004 $ en salaires et 39 328 $ pour l’indemnisation d’heures supplémentaires. Elle a consacré 4 556 $ aux dépenses d’exploitation.

Annexe A – Délégation de pouvoirs en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Service correctionnel du Canada, investi par les articles de la Loi ou de son règlement mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Article Action Commissaire Sous-commissaire principal Commissaire adjoint Politiques Directeur AIPRP Directeur adjoint AIPRP Chefs d'équipe AIPRP/ Sous-commissaires régionaux Directeurs et Directeurs de districts Administrateurs régionaux des communications et des Services exécutifs
8(2)(e) Divulguer des renseignements personnels à un organisme d'enquête déterminé par règlement de l'application de tout loi du Canada ou d'une province ou d'effectuer une enquête licite
8(2)(f) Divulguer des renseignements personnels en vertu d'un accord ou un arrangement dans le but d'administrer ou d'appliquer une loiou d'effectuer une enquête licite
8(2)(j) Communication à des fins de recherché
8(2)(m) Communication dans l'intérêt public ou d'une personne
8(4) Conservation des copies des demandes en vertu de 8(2)(e)
8(5) Avis de communication en verty de 8(2)(m)
9(1) Conservation d'un relevé des cas d'usage
9(4) Usages compatibles
10 Versement des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
14 Notification lors de demande de communication
15 Prorogation du délai
17(2)(b) Version de la communication
17(3)(b) Communication sur support de substitution
18(2) Exception (fichiers inconsultables) - autorisation de refuser
19(1) Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel d'autres gouvernements
19(2) Exception - Cas où la divulgation est autorisée
20 Exception - Affaires fédéro-provinciales
21 Exception - Affaires internationales et défense
22 Exception - Application de la loi et enquêtes
22.3 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
23 Exception - Enquêtes de sécurité
24 Exception - Individus condamnés pour une infraction
25 Exception - Sécurité des individus
26 Exception - Renseignements concernant un autre individu
27 Exception - Secret professionnel des avocats
28 Exception - Dossiers médicaux
31 Avis d'enquête
35(1) Conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée
35(4) Communication accordée
36(3) Rapport des conclusions et recommandations (fichier inconsultable)
37(3) Rapport des conclusions et recommandations du Commissaire (contrôle d'application)
51(2)(b) Règles spéciales pour les auditions
51(3) Présentations d'arguments en l'absence d'une partie
72(1) Rapport annuel au Parlement
Réglements sur la protection des renseignements personnels
9 Fournir des installations convenables et fixer un moment pour examiner les renseignements personnels
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées
13(1) Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice
14 Le cas échéant, communiquer les renseignements personnels concernant son état physique ou mental à l'individu en la présence d'un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice

Daté, en la ville d'Ottawa, ce

_____ ième jour de ______________, 2015

__________________________________________
L'honorable Steven Blaney, C.P., député

Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution: Service correctionnel Canada

Période d'établissement de rapport : 2015-04-01 au 2016-03-31

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 7502
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 6912
Total 14414
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 6690
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 7724

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 45 241 353 196 84 159 99 1177
Communication partielle 62 472 814 606 244 544 786 3528
Exception totale 1 6 7 6 3 3 5 31
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 320 196 123 31 10 61 102 843
Demande abandonnée 256 60 76 38 18 103 551 1102
Ni confirmée ni infirmée 1 0 2 0 0 4 2 9
Total 685 975 1375 877 359 874 1545 6690
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1) a)(i) 485 23 a) 1
19(1) a) 17 22(1) a)(ii) 91 23 b) 1
19(1) b) 2 22(1) a)(iii) 20 24 a) 19
19(1) c) 794 22(1) b) 546 24 b) 211
19(1) d) 391 22(1) c) 952 25 15
19(1) e) 25 22(2) 0 26 3587
19(1) f) 1 22.1 1 27 38
20 1 22.2 1 28 2
21 5 22.3 1
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1) a) 2 70(1) 0 70(1) d) 0
69(1) b) 1 70(1) a) 0 70(1) e) 0
69.1 0 70(1) b) 0 70(1) f) 0
70(1) c) 0 70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 1157 19 1
Communication partielle 3492 32 4
Total 4649 51 5
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 41013 41266 1177
Communication partielle 684542 568820 3528
Exception totale 286 0 31
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 27736 0 1102
Ni confirmée ni infirmée 0 0 9
Total 753577 610086 5847
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 1081 23788 94 15019 1 543 1 1916 0 0
Communication partielle 1992 68626 1262 225004 176 101741 92 137703 6 35746
Exception totale 31 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 3 0 0 0
Demande abandonnée 1031 0 61 0 7 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4144 92414 1417 240023 184 102284 96 139619 6 35746
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 18 18 36
Communication partielle 30 0 476 476 982
Exception totale 0 0 1 1 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 10 10 22
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 32 0 505 505 1042
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
3878 3864 1 0 13
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 204 239 443
16 à 30 jours 118 77 195
31 à 60 jours 147 150 297
61 à 120 jours 302 139 441
121 à 180 jours 209 89 298
181 à 365 jours 570 269 839
Plus de 365 jours 382 983 1365
Total 1932 1946 3878
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
132 20 20 172

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 2
Demandes de correction acceptées 0
Total 2

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 495 2 1 0
Communication partielle 1904 3 2 1
Exception totale 13 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 116 0 0 0
Demande abandonnée 506 2 3 0
Total 3034 7 6 1
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 1 0 0 0
16 à 30 jours 3033 7 6 1
Total 3034 7 6 1

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 71 2825 4 39
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 4 1269 0 0
Total 75 4094 4 39
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 72 3929 4 39
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 3 165 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 9 1 0 0 0 0 0 10
Communication partielle 28 18 5 1 0 0 0 52
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 3 1 1 0 0 0 0 5
Autre 5 0 0 0 0 0 0 5
Total 45 20 6 1 0 0 0 72
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 0 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 2 0 0 0 0 0 0 2
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 0 0 0 0 0 0 4

PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1  Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
206 0 179 0 385

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 0

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $2,142,004
Heures supplémentaires $39,328
Biens et services $4,556
  • Contrats de services professionnels
$0
  • Autres
$4,556
Total $2,185,888
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 26.00
Employés à temps partiel et occasionnels 5.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 31.00

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.