Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels figurant ci-dessous décrivent des types de dossiers de programmes qui, de par leur nature, sont plus susceptibles que d'autres de renfermer des renseignements personnels concernant des délinquants, des membres du personnel ou du public qui ont subi des blessures, dont les biens personnels ou appartenant au Service ont été endommagés ou perdus, ou encore qui ont été victimes d'un incident inhabituel, tel un incendie, alors qu'ils se trouvaient dans un établissement du SCC et qui pourraient entraîner une réclamation contre l’État. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le lieu de l'incident et la date approximative de la tenue de l'enquête. Les renseignements de cette catégorie servent à traiter les réclamations de la Couronne et à son encontre, à établir la nature et la durée de l'invalidité et à déterminer s'il est nécessaire d'établir de nouvelles procédures opérationnelles internes ou de réviser celles qui sont déjà en place. On conserve les documents pendant 25 ans. Les documents historiques sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. Les délais de conservation sont conformes aux calendriers de conservation relatifs aux documents désignés.

Enquêtes administratives

Il s'agit de dossiers relatifs à des incidents pour lesquels des fonctionnaires de l'AC et de l'AR ont demandé une enquête. Certains renseignements communiqués par des personnes ou concernant des personnes peuvent être versés dans des dossiers administratifs, par exemple, dossiers de correspondance générale et de planification organisationnelle, qui ne se trouvent pas dans les fichiers de renseignements décrits plus haut. Ces renseignements ne sont accessibles que si des précisions sont fournies au sujet de l'enquête et de l'activité de programme connexe. Les délais de conservation sont conformes aux calendriers de conservation relatifs aux documents désignés.

Remerciements, plaintes et demandes de renseignements

Il s'agit de documents provenant de membres du public ou du personnel, notamment de lettres de remerciement, de plaintes et de demandes de renseignements. Les renseignements contenus dans ces documents ne sont utilisés qu'à des fins administratives pour donner suite à une plainte ou à une demande de renseignements. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer la date approximative de la lettre de remerciement, de la plainte ou de la demande de renseignements. On conserve les documents pendant cinq ans.

Plaintes et critiques

Il s'agit de documents relatifs aux plaintes ou aux critiques reçues du personnel concernant les conditions d'emploi, y compris celles de la Commission canadienne des droits de la personne et de la Direction anti-discrimination de la Commission de la fonction publique. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer la date approximative à laquelle la plainte ou la critique a été formulée. Ces documents sont utilisés pour consigner des renseignements relatifs aux plaintes ou aux critiques des membres du personnel et pour prendre des décisions particulières en vue de résoudre la situation. On conserve les documents pendant deux ans.

Documents sur les enquêtes menées par l'enquêteur correctionnel

Il s'agit de documents portant sur des enquêtes lancées par l'enquêteur correctionnel. On utilise ces renseignements pour analyser et faire des recommandations de mesures découlant des enquêtes de l'enquêteur correctionnel. On conserve les documents pendant 25 ans. Les documents historiques sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. On communique les renseignements à l'enquêteur correctionnel.

Audiences du tribunal disciplinaire

Documents concernant les audiences du tribunal disciplinaire. Les enregistrements des audiences du tribunal disciplinaire contiennent la transcription des audiences des délinquants ayant fait l'objet d'une accusation pendant leur incarcération dans un établissement. Ces documents servent à prendre des décisions concernant les mesures disciplinaires à imposer aux délinquants à la suite de l'audience disciplinaire et pendant la procédure de règlement des griefs. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le nom de l'établissement où l'accusation a été portée et la date de l'audience disciplinaire. Il convient également de souligner que les délinquants peuvent obtenir ces documents en en faisant la demande par écrit auprès du directeur de l'établissement où l'audience disciplinaire a eu lieu. Les documents sont conservés pendant deux ans suivant la suspension de toutes les mesures découlant de l'audience disciplinaire.

Surveillance électronique

Il s'agit de documents contenant des renseignements sur le Programme de surveillance électronique (PSE). Le PSE consiste en une stratégie de surveillance supplémentaire qui était en vigueur de 2008 à 2011 et dans le cadre de laquelle certains délinquants portaient un bracelet permettant de s'assurer du respect des conditions de leur mise en liberté. Les documents incluent les procès-verbaux des comités de programme, les notes relatives aux renvois et des photocopies des renseignements sur les délinquants contenus dans le fichier de l'équipe de gestion des cas. Ces documents servent à prendre des décisions liées à la mise en œuvre du Programme et à faciliter la prestation de celui-ci. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer la date à laquelle elles ont participé au Programme. À l'heure actuelle, on conserve les documents à l'AC, mais cela pourrait changer. Les méthodes de conservation et de destruction de ces documents ne sont pas encore définies, car il s'agit d'un projet pilote.

Services d'information – demandes de renseignements

Il s'agit de documents relatifs aux diverses demandes de renseignements du public, d'organismes de l'extérieur et d'autres ministères du gouvernement relativement aux services fournis par SCC. Ces documents sont utilisés pour répondre aux demandes d'entrevues avec des fonctionnaires et des délinquants présentées, notamment, par les médias et des organismes provinciaux. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer la date approximative à laquelle la demande a été présentée. On conserve les documents pendant cinq ans.

Menaces à la sécurité des établissements

Il s'agit de documents sur des groupes, des organisations et des criminels canadiens et étrangers. Ils fournissent des renseignements généraux sur les menaces à la sécurité des établissements et servent à préparer des rapports sur toutes les enquêtes de sécurité en vue de prévenir une autre menace. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le lieu et la date approximative de la menace ou de l'enquête. On conserve les documents pendant 10 ans. Les documents historiques sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. On communique les renseignements à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), aux organismes d'application de la loi et aux autorités provinciales.

Outil de gestion des ressources

Il s'agit de documents contenant des renseignements extraits des modules grand livre, comptes créditeurs, comptes débiteurs et fabrication de l’Outil de gestion des ressources (OGR) visant à donner aux utilisateurs internes du Service un aperçu intégré des données financières. Cette catégorie de documents contient également des prévisions tirées du Système de gestion des salaires (SGS), qui ne sont pas facilement identifiables par un code d'identification. Les gestionnaires de budget à tous les échelons utilisent ces documents tous les jours pour rendre compte de renseignements financiers sommaires et détaillés ainsi que pour surveiller et entrer des prévisions. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent fournir la description des renseignements financiers demandés. L’OGR conserve les données des sept dernières années.

Enquêtes

Il s'agit de documents relatifs à des enquêtes portant sur diverses questions opérationnelles. Le mandat de l'enquête, les faits recueillis et des recommandations font partie des rapports d'enquête. On utilise ces documents pour résoudre des incidents concernant des délinquants ou des employés et modifier, le cas échéant, les façons de faire et les procédures internes. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le nom, le lieu et la date approximative de l'enquête. On conserve les documents pendant 25 ans. Les documents historiques sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

Demandes de renseignements ministériels

Il s'agit de demandes de renseignements du public, d'organismes externes et d'autres ministères au sujet de questions parlementaires et de décisions et ordres du jour importants du Cabinet. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le sujet et la date approximative de la demande. On conserve les documents pendant cinq ans.

Recherche et recherches sur l'opinion publique

Il s'agit de documents produits dans le cadre de recherche ou découlant de la participation des délinquants ou du personnel à des recherches, notamment des recherches sur l'opinion publique, menées par SCC sur divers sujets. Les outils de cueillette des données peuvent être consultés, notamment les questionnaires, qui contiennent des renseignements personnels révélant le sujet de la recherche. Les données de ces documents ne sont pas utilisées à des fins administratives. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le titre du projet de recherche auquel elles ont participé, le lieu et la date de la recherche, ainsi que fournir d'autres renseignements pouvant aider à trouver les renseignements demandés.

Demandes de renseignements relatives à la sécurité

Il s'agit de documents portant sur des incidents de sécurité graves. Pour chaque incident, le cadre de référence, les faits recueillis et des recommandations font partie du rapport. Les documents comprennent également des rapports de police et des évaluations du renseignement qui servent à prévenir d'autres incidents de sécurité. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent indiquer le type, le lieu et la date approximative de l'incident. On conserve les documents pendant 25 ans. Les documents historiques sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. On communique les renseignements à la CLCC, aux organismes d'application de la loi et aux autorités provinciales.