Directive sur les services internes

Gestion du parc automobile

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

  1. Établir les exigences relatives à la gestion du cycle de vie des véhicules automobiles et autres équipements mobiles (AEM) du Service correctionnel du Canada (SCC) dans l'ensemble du Canada et réduire au minimum le coût du cycle de vie tout en satisfaisant aux besoins opérationnels.
  2. La présente Directive sur les services internes (DSI) porte sur les véhicules automobiles et les AEM fournis pour mener les activités du SCC et du gouvernement fédéral.

INSTRUMENTS HABILITANTS

  1. Loi sur les carburants de remplacement, ministère de la Justice
    Règlement sur les carburants de remplacement, ministère de la Justice
    Guide de gestion du matériel, Secrétariat du Conseil du Trésor
    Directive sur les marchandises contrôlées
    Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers
    Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction
    Guide sur la gestion du parc automobile, Chapitre 1 : Véhicules légers, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
    Directive sur l'aliénation du matériel en surplus
    Directive sur l'utilisation des véhicules automobiles, Conseil national mixte
    Directive sur les réclamations et les paiements à titre gracieux, Secrétariat du Conseil du Trésor
    Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux, Secrétariat du Conseil du Trésor
    Programme de coordination de l'image de marque, Secrétariat du Conseil du Trésor
    Publications de l'Agence du revenu du Canada relatives aux avantages imposables
    Dispositions législatives provinciales sur les véhicules automobiles, le cas échéant
    Loi sur le transport des marchandises dangereuses et Règlement connexe, Transports Canada
    Directive sur les voyages, Conseil national mixte
    Protocole de suivi des gaz à effet de serre du gouvernement fédéral, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
    Loi fédérale sur le développement durable, Environnement Canada
    Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale, Bibliothèque et Archives Canada
    Politique sur la gestion du matériel, Secrétariat du Conseil du Trésor
    Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis, Secrétariat du Conseil du Trésor

CHAMP D'APPLICATION

  1. La présente Directive sur les services internes s'applique à toutes les personnes qui conduisent des véhicules automobiles/AEM du SCC.

RESPONSABILITÉS

  1. Le gestionnaire du parc automobile national, Services techniques à l'administration centrale (AC), doit :
    1. fournir aux gestionnaires des parcs automobiles régionaux et des parcs automobiles des unités opérationnelles des conseils et des directives sur les véhicules automobiles/AEM, y compris des directives sur la mise en application de la Loi sur les carburants de remplacement et du Règlement sur les carburants de remplacement;
    2. élaborer et tenir à jour, en collaboration avec les régions, une directive sur les services internes exhaustive portant sur les véhicules automobiles/AEM du SCC, afin d'assurer une utilisation sécuritaire et efficace des véhicules/AEM tout en réduisant au minimum les répercussions sur l'environnement, conformément aux directives et aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor;
    3. mettre en œuvre et tenir à jour un Système d'information sur la gestion du parc automobile national (SIGPA) incluant une carte de crédit pour chaque véhicule automobile et équipement;
    4. commander toutes les cartes de crédit du parc automobile.
  2. Le sous-commissaire régional :
    1. approuvera les demandes d'ajout au parc automobile régional qui sont appuyées par des documents officiels;
    2. attribuera des fonds pour la gestion du parc automobile régional, y compris l'examen et la rectification de tout problème ayant trait à l'utilisation des véhicules automobiles/AEM.
  3. L'administrateur régional, Services techniques/ directeur régional, Ressources matérielles :
    Nota : Toute référence au « gestionnaire du parc automobile régional » dans la présente DSI désigne la personne responsable du parc automobile relevant de l'administrateur régional, Services techniques. Dans la région du Québec, cette responsabilité incombe au directeur régional, Ressources matérielles.
    1. assurera la liaison avec le gestionnaire du parc automobile national à l'AC et fournira des conseils et son appui aux gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles à l'égard de l'acquisition de véhicules automobiles/AEM, de leur aliénation et d'autres questions connexes;
    2. vérifiera les données du SIGPA afin de s'assurer qu'elles sont exactes et complètes;
    3. inspectera le parc automobile régional afin de s'assurer qu'il est bien entretenu et qu'il satisfait aux normes;
    4. recevra les nouveaux véhicules automobiles/AEM et les mettra en service au sein du parc automobile local;
    5. autorisera tout transfert de véhicules/AEM entre les établissements ou les bureaux de libération conditionnelle;
    6. s'assurera que les images de marque sont bien apposées sur tous les véhicules/AEM du SCC.
  4. Le directeur de l'établissement/du district (ou son délégué) :
    1. accordera ou suspendra, au besoin et si la situation le justifie, l'autorisation à un détenu de conduire un véhicule automobile/AEM sur les terrains de l'État;
    2. vérifiera et validera les propositions de remplacement au parc automobile régional se rapportant à son unité opérationnelle;
    3. fournira une évaluation préliminaire de l'ampleur de tout accident faisant l'objet d'un Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046) et/ou réglera les réclamations si des responsabilités découlent de l'accident.
  5. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle (ou son délégué) :
    1. enregistrera et immatriculera tous les véhicules automobiles du SCC faisant partie du parc automobile de l'unité opérationnelle dans la province où les véhicules se trouvent et effectuera le transfert de l'enregistrement au besoin;
    2. déterminera les besoins opérationnels locaux en ce qui a trait aux véhicules automobiles/AEM et en assurera la coordination;
    3. s'assurera que toutes les transactions internes sont consignées dans le SIGPA en ce qui concerne l'utilisation (journal du véhicule), la consommation de carburant, l'entretien et les réparations;
    4. justifiera les remplacements de véhicules automobiles/AEM afin de satisfaire aux besoins opérationnels locaux et amorcera le processus de remplacement;
    5. signalera et remplacera toute carte de crédit du parc automobile qui est perdue ou endommagée;
    6. s'assurera que les véhicules automobiles/AEM de l'unité opérationnelle qui lui sont attribués sont entretenus et réparés comme il faut;
    7. demandera chaque année confirmation de la validité de leur permis de conduire à tous les conducteurs de véhicule et/ou du certificat de formation opérationnelle aux conducteurs d'AEM. Le gestionnaire est autorisé à se renseigner auprès du ministère des Transports sur les antécédents de conduite automobile de tout conducteur avant que celui-ci n'utilise un véhicule/AEM pour la première fois ainsi que sur demande. Les frais seront à la charge de l'unité opérationnelle.
  6. Chaque conducteur de véhicule automobile/AEM du SCC :
    1. montrera, preuve à l'appui, chaque année qu'il possède un permis de conduire valide délivré par une autorité provinciale et/ou le certificat de formation opérationnelle pour AEM;
    2. signalera à son gestionnaire/superviseur la perte ou la suspension de son permis de conduire, ou encore l'ajout de toute restriction à ce dernier;
    3. fera preuve de prudence lorsqu'il est en possession d'un véhicule automobile/AEM;
    4. sera tenu responsable de toute infraction au code de la route (p. ex., vitesse excessive ou stationnement interdit) et des dommages causés par des accidents attribuables à sa conduite inappropriée et/ou à sa négligence pendant qu'il est en possession ou au volant d'un véhicule automobile/AEM.

PROCÉDURES

  1. Le gestionnaire du parc automobile national procède annuellement à la coordination et au regroupement des propositions de remplacement aux parcs automobiles régionaux selon le budget national en vue de l'acquisition de véhicules automobiles/AEM. Pour ce faire :
    1. il examine et évalue les besoins en matière de véhicules automobiles/AEM;
    2. il entame le processus d'achat et gère l'achat de tous les véhicules automobiles/AEM;
    3. il supervise le parc de véhicules automobiles/ AEM et veille au respect de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers et de la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction du Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi que de la présente Directive sur les services internes.
  2. L'administrateur régional, Services techniques, élabore les propositions de remplacement au parc automobile régional, de concert avec les gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles, puis les soumet au gestionnaire du parc automobile national à l'AC. Pour ce faire :
    1. il examine les besoins en véhicules automobiles/AEM et formule des recommandations;
    2. il analyse les ajouts aux plans d'activités en matière de véhicules automobiles/AEM soumis par les unités opérationnelles avant de demander l'approbation du sous-commissaire régional;
    3. il coordonne la livraison, le transfert et l'aliénation des véhicules automobiles/AEM du parc automobile régional suivant les propositions de remplacement au parc automobile régional;
    4. il attribue les véhicules automobiles/AEM de replacement et répartit les véhicules/AEM existants entre les unités opérationnelles afin de satisfaire aux exigences et aux besoins régionaux.
  3. Le directeur de l'établissement/du district examine les besoins de son unité opérationnelle en véhicules automobiles/AEM, puis en fait rapport. à€ cette fin :
    1. il analyse et évalue toutes les demandes d'ajouts au parc de véhicules automobiles/AEM de l'unité opérationnelle et obtient l'approbation du sous-commissaire régional;
    2. il recommande le remplacement de véhicules/ AEM par le biais de propositions de remplacement au parc automobile régional;
    3. il coordonne et assure la livraison des véhicules/ AEM à l'unité opérationnelle, y compris les nouvelles acquisitions, les transferts et les aliénations;
    4. il attribue les véhicules/AEM de replacement et répartit les véhicules/AEM existants afin de satisfaire aux exigences et aux besoins de l'unité opérationnelle;
    5. il vérifie les données du SIGPA afin de s'assurer qu'elles sont exactes et complètes;
    6. il inspecte le parc automobile de l'unité opérationnelle afin de s'assurer qu'il est bien entretenu et qu'il satisfait aux normes.
  4. Le directeur de l'établissement/du district peut :
    1. permettre à des détenus ayant un permis de conduire valide délivré par une autorité provinciale, ou un certificat de formation opérationnelle pour AEM qui satisfait aux exigences prescrites par les lois provinciales, de conduire des véhicules automobiles/AEM sur les terrains de l'État uniquement;
    2. pré-autoriser des passagers, autres que des détenus et des membres du personnel, à voyager dans des véhicules automobiles;
    3. suspendre l'autorisation d'une personne de conduire des véhicules automobiles/AEM lorsque les circonstances le justifient.
  5. Les gestionnaires des parcs automobiles s'assurent que les travaux d'entretien et de réparation des véhicules automobiles qui sont effectués dans les garages des établissements sont consignés dans le SIGPA au moins une fois par mois, et ils :
    1. ajoutent dans le SIGPA les renseignements manquants sur les véhicules automobiles/AEM (p. ex., numéro d'immatriculation et utilisation);
    2. consignent dans le SIGPA la quantité de carburant provenant des réservoirs des établissements qui est utilisée par les véhicules automobiles/AEM;
    3. consignent dans le SIGPA le kilométrage/ nombre d'heures d'utilisation indiqué sur les odomètres/compteurs des véhicules automobiles/AEM à la fin de chaque mois;
    4. prennent des dispositions afin que les travaux de réparation et d'entretien nécessaires soient effectués conformément aux exigences de la garantie du fabricant, et ce, pour tous les véhicules/AEM du parc automobile local (toute réparation couverte par une garantie doit être effectuée par un concessionnaire);
    5. tiennent à jour le dossier papier et le dossier électronique de chaque véhicule/AEM du parc automobile local et exécutent les rapprochements, selon les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale, et les attestations à l'égard des factures relatives à la gestion du parc automobile;
    6. prennent des dispositions pour l'aliénation des véhicules automobiles/AEM dans les 30 jours suivant la réception du véhicule/AEM de remplacement (une copie du formulaire d'aliénation de biens doit être envoyée par courriel ou télécopieur au gestionnaire du parc automobile national);
    7. transmettent tous les rapports d'accident au directeur de l'établissement/du district pour obtenir des directives et régler l'affaire promptement, avec copies au gestionnaire du parc automobile régional et à l'agent régional des réclamations (voir l'annexe D ’ Rapport d'accident de véhicule automobile/AEM et réclamations).
  6. Les gestionnaires des parcs automobiles doivent transférer les enregistrements lorsque les véhicules automobiles proviennent d'une autre province ou d'un autre territoire (voir l'annexe B).
  7. Les conducteurs de véhicules automobiles/AEM inspecteront le véhicule avant chaque utilisation et au moment où il est rapporté, et ils noteront tout dommage ou problème lié à la sécurité (voir l'alinéa 2a portant sur l'inspection du véhicule à l'annexe C). De plus :
    1. ils garderont dans le véhicule automobile/AEM qui leur est assigné le journal du véhicule et les documents connexes (voir le paragraphe 3 à l'annexe C);
    2. justifieront toutes les dépenses engagées pendant l'utilisation du véhicule/AEM;
    3. signaleront sans tarder les travaux d'entretien nécessaires, les accidents survenus et autres renseignements pertinents au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle.
    Nota : La personne à qui les clés sont remises a l'entière responsabilité du véhicule automobile pendant toute la période où le véhicule lui est assigné. Si un constat d'infraction est émis à l'égard du véhicule, il revient à cette personne de payer la contravention ou de révéler l'identité de la personne qui était au volant au moment où l'infraction a été commise et de s'assurer que la contravention est payée.

Normes relatives aux véhicules automobiles/AEM et au parc automobile

  1. Les modalités de gestion du parc automobile du SCC doivent réduire au minimum le coût du cycle de vie de chaque véhicule automobile/AEM tout en satisfaisant aux exigences opérationnelles. Ces exigences sont définies par l'administrateur régional, Services techniques, et indiquées dans les propositions de remplacement au parc automobile régional préparées en collaboration avec les établissements.
  2. Il revient au gestionnaire du parc automobile national d'acheter tous les véhicules dont le SCC a besoin dans son parc automobile. En présence de besoins opérationnels immédiats et à court terme (moins de 60 jours) qui ne peuvent être satisfaits à l'aide du parc automobile existant, les gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles peuvent envisager de louer un véhicule lorsqu'il est rentable de le faire et que cela permet de minimiser les risques. Ils pourraient également emprunter un véhicule d'une autre unité opérationnelle ou d'un autre ministère, ou encore autoriser les employés à utiliser leur propre véhicule.
  3. Une trousse de secours doit être placée dans chaque véhicule. Le directeur de l'établissement/du district décidera du contenu de la trousse en tenant compte de la géographie et de l'éloignement du secteur. La trousse de secours devrait comprendre notamment les articles suivants ou des articles équivalents : trousse de premiers soins, couverture, fusées éclairantes et lampe de poche.
  4. Tous les déplacements de véhicules automobiles doivent être préalablement approuvés par écrit par l'administrateur régional, Services techniques. Les bureaux administratifs des services correctionnels communautaires peuvent répartir les véhicules entre leurs différents bureaux selon les besoins. Tout déplacement de véhicule doit faire l'objet d'un suivi et être consigné dans le SIGPA et le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM).
  5. Il faut justifier le remplacement d'un véhicule automobile en indiquant la façon dont le véhicule servira à temps plein (selon les propositions de remplacement au parc automobile régional). Le kilométrage prévu et réel par véhicule automobile devrait dépasser un minimum annuel de 20 000 km. Cette exigence ne s'applique pas aux véhicules de patrouille du périmètre ou aux véhicules spécialisés dont le nombre d'heures de fonctionnement est très élevé ou qui servent à l'exécution de travaux lourds.
  6. Les normes relatives aux véhicules utilisés par le personnel des libérations conditionnelles de chaque district ou bureau de libération conditionnelle doivent respecter le critère suivant :
    1. les bureaux de libération conditionnelle en région rurale doivent disposer d'au moins un véhicule à traction intégrale dans leur parc automobile, conformément au Guide de commande des véhicules automobiles du gouvernement publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Les besoins supplémentaires en véhicules à quatre roues motrices seront évalués au cas par cas, et les recommandations seront envoyées au gestionnaire du parc automobile national.
  7. Tous les véhicules/AEM seront identifiés en conformité avec la politique relative au Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) (voir le Manuel du Programme de coordination de l'image de marque du Secrétariat du Conseil du Trésor). Le marquage vise à identifier les véhicules automobiles/AEM du gouvernement qui sont utilisés dans l'ensemble du Canada. Le mot-symbole « Canada » constitue le principal repère d'identification de tous les véhicules/AEM. Des dispositions doivent être prises au niveau local pour apposer des repères d'identification du PCIM dès la réception de tout nouveau véhicule automobile. Voir l'annexe B pour des précisions particulières au SCC.
Carburants de remplacement
  1. Les véhicules automobiles du SCC doivent satisfaire aux normes applicables sur les émissions d'échappement de gaz à effet de serre, établies en vertu de la Loi sur les carburants de remplacement et de la Loi fédérale sur le développement durable, afin de réduire les émissions de gaz à effet de serre provenant des véhicules/AEM du SCC.
    1. Soixante-quinze pour cent de tous les véhicules automobiles achetés doivent être en mesure d'utiliser des carburants de remplacement conformément à la Loi sur les carburants de remplacement.
    2. Lorsque cela est faisable, il faut utiliser des carburants de remplacement (y compris le biodiésel, l'éthanol (E85), le méthanol, le gaz propane, le gaz naturel, l'hydrogène ou l'électricité) et se servir de véhicules automobiles bicarburant conformément à la Loi sur les carburants de remplacement.
  2. Selon la Loi sur les carburants de remplacement, chaque fois que le SCC fait l'acquisition d'un nouveau véhicule (achat ou location de plus de 12 mois), il faut effectuer une estimation de la consommation annuelle de carburant du véhicule en fonction de l'utilisation prévue et déterminer s'il serait rentable et possible du point de vue opérationnel d'utiliser un carburant de remplacement.
  3. Suivant la Loi fédérale sur le développement durable, le SCC doit réduire ses émissions de gaz à effet de serre de 10 à 17 % sous les niveaux de 2005-2006 d'ici 2020-2021. Les résultats doivent être indiqués dans le Rapport sur les plans et les priorités du SCC et le Rapport ministériel sur le rendement.
  4. Les considérations dont on tiendra compte par rapport à la faisabilité doivent comprendre l'accessibilité du carburant de remplacement à l'unité opérationnelle (à l'établissement) ou sur le marché local.
  5. Il revient aux gestionnaires des parcs automobiles régionaux de déterminer quels carburants de remplacement peuvent être utilisés afin de satisfaire aux lignes directrices gouvernementales dans leur région et d'en faire part au gestionnaire du parc automobile national.
Planification du parc automobile
  1. Le gestionnaire du parc automobile national élaborera les propositions de remplacement au parc automobile régional pour l'ensemble du pays à partir des demandes régionales envoyées par les administrateurs régionaux, Services techniques, qui font état des besoins et des exigences en matière de véhicules/AEM.
  2. Les gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles doivent établir l'ordre de priorité des véhicules/AEM requis pour répondre aux besoins locaux dans les propositions de remplacement au parc automobile régional. Ces propositions sont envoyées aux gestionnaires des parcs automobiles régionaux aux fins d'approbation et doivent comprendre les renseignements suivants :
    1. l'établissement où le véhicule automobile/AEM sera envoyé;
    2. le destinataire ou l'emplacement;
    3. l'utilisation prévue;
    4. les caractéristiques techniques;
    5. la justification pour l'acquisition du véhicule automobile/AEM.
  3. L'administrateur régional, Services techniques, doit envoyer les plans d'acquisition approuvés au gestionnaire du parc automobile national à l'AC afin qu'il puisse formuler des recommandations et/ou l'approuver.
  4. Le gestionnaire du parc automobile national à l'AC préparera les plans d'acquisition finaux pour approbation par le SCC et envoi au Service des finances de l'AC.
  5. Le gestionnaire du parc automobile national à l'AC enverra les plans d'acquisition approuvés par le SCC à l'administrateur régional, Services techniques.
  6. Les gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles et les gestionnaires des parcs automobiles régionaux surveilleront les changements qui surviennent au cours du processus. Les gestionnaires des parcs automobiles régionaux enverront les demandes au gestionnaire du parc automobile national à l'AC aux fins d'examen, d'établissement des priorités et d'approbation. Ce dernier retournera les plans approuvés aux gestionnaires des parcs automobiles régionaux.
  7. Le gestionnaire du parc automobile national à l'AC s'informera sur le déroulement des acquisitions au deuxième trimestre de l'exercice afin de déterminer si des modifications sont nécessaires.
Acquisition
  1. L'acquisition de tous les nouveaux véhicules automobiles/AEM se fera par l'intermédiaire de TPSGC, et l'achat sera effectué par le biais de propositions de remplacement au parc automobile régional.
  2. Le gestionnaire du parc automobile national à l'AC fournira des rapports trimestriels à l'administrateur régional, Services techniques.
  3. Tout achat supplémentaire justifié (p. ex., pour un remplacement après un accident) doit se faire au moyen d'une analyse de rentabilité qui est envoyée au gestionnaire du parc automobile national à l'AC.
  4. Tous les véhicules automobiles achetés doivent satisfaire aux spécifications contenues dans la version en vigueur du Guide de commande des véhicules automobiles du gouvernement de TPSGC.
    1. Véhicules administratifs : fourgonnette, 7 passagers, 6 cylindres; petite berline, 4 passagers, 4 cylindres; berline compacte, 5 passagers, 4 ou 6 cylindres.
    2. Véhicules de sécurité : fourgonnette, 7 passagers, 6 cylindres.
    3. Véhicules de transfèrement et d'escorte : grosse fourgonnette ou fourgon grand volume.
    4. Véhicules des Services techniques : grosse fourgonnette ou autres véhicules automobiles selon les besoins opérationnels.
  5. Si, aux fins d'approvisionnement ou d'instruction, il est nécessaire d'acheter d'autres véhicules que ceux susmentionnés, le gestionnaire du parc automobile régional doit fournir une justification exhaustive au gestionnaire du parc automobile national à l'AC.
  6. Tous les véhicules seront de couleur bleue, argent ou gris (nacré-anthracite). Si aucune de ces couleurs n'est disponible, le gestionnaire du parc automobile national déterminera une autre couleur ne permettant aucune identification personnalisée.

    NOTA : Les peintures personnalisées doivent être évitées.
  7. Il faut généralement compter entre 90 et 120 jours pour la livraison du véhicule automobile à partir du moment où le marché est attribué au constructeur par TPSGC.
  8. Les véhicules automobiles seront envoyés chez un concessionnaire local. Le concessionnaire pourra les livrer à un emplacement ou une unité opérationnelle donné, moyennant des frais.
  9. L'annexe B contient des renseignements sur l'enregistrement, l'assurance, l'immatriculation et le marquage des véhicules automobiles/AEM.
  10. Les véhicules automobiles/AEM spéciaux, de taille moyenne ou lourds sont achetés séparément afin de répondre aux besoins particuliers du SCC. Toutes les exigences devraient être communiquées au gestionnaire du parc automobile national à l'AC.
  11. Tous les véhicules d'escorte doivent être remis dans l'état où ils étaient à leur livraison par le constructeur lorsqu'ils ne sont plus requis pour effectuer des escortes ou au moment de leur aliénation.

Utilisation et entretien des véhicules du parc automobile

Conducteurs de véhicule automobile/AEM et passagers autorisés
  1. Les employés du SCC qui conduisent des véhicules automobiles doivent posséder un permis de conduire valide délivré par une autorité provinciale/territoriale et un certificat de formation opérationnelle pour l'AEM visé. Certains véhicules/AEM, comme les autobus, peuvent nécessiter un permis de catégorie spéciale selon les lois provinciales. Au besoin, le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle se renseignera sur les antécédents de conduite automobile du conducteur auprès des autorités provinciales/territoriales.
  2. Les bénévoles inscrits doivent obtenir l'autorisation du directeur de l'établissement/du district pour utiliser un véhicule automobile/AEM afin d'accomplir les tâches qui leur sont assignées par le SCC. Ces bénévoles doivent :
    1. fournir au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle une copie de leur permis de conduire valide délivré par le ministère provincial/territorial des Transports (ou un organisme équivalent);
    2. par la suite, être autorisés par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle à utiliser un véhicule automobile/AEM, selon la disponibilité, afin d'exécuter des services de bénévolat pour le compte du SCC, et jouir d'une couverture d'assurance comparable à celle accordée aux employés du SCC;
    3. être officiellement reconnus ou inscrits à titre de bénévoles et posséder un document du SCC les identifiant comme bénévole inscrit, sans quoi ils ne seront pas autorisés à utiliser des véhicules automobiles/AEM.
    Nota : Les conducteurs autorisés qui ont une raison valable de ne pas posséder d'assurance pour un véhicule personnel peuvent être autorisés à utiliser des véhicules automobiles/AEM par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle.
  3. Les contractuels peuvent utiliser des véhicules automobiles/AEM pour effectuer les travaux liés à leur contrat :
    1. si les modalités du contrat n'interdisent pas une telle utilisation et que les modalités de paiement du contrat prévoient la fourniture des véhicules automobiles/AEM nécessaires à l'exécution des travaux;
    2. si l'utilisation des véhicules automobiles/AEM par les contractuels a été approuvée par le directeur de l'établissement/du district;
    3. si, lorsqu'ils utilisent des véhicules automobiles/ AEM du SCC pour s'acquitter de leurs responsabilités contractuelles, ils :
      1. fournissent au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle une copie de leur permis de conduire valide délivré par les autorités provinciales,
      2. obtiennent une assurance de responsabilité civile, dans les endroits où les lois provinciales le permettent (minimum de 2 000 000 $),
      3. utilisent les véhicules automobiles/AEM conformément à ce qui est précisé dans les modalités du contrat et dans l'approbation accordée par le directeur de l'établissement/ du district et ne se servent pas des véhicules/AEM pour se rendre à leur domicile ni pour tout autre usage personnel.
    Nota : Dans ce cas, les contractuels respecteront toute disposition relative à l'utilisation de véhicules automobiles/AEM du SCC qui est précisée dans les contrats de services par les agents de négociation des contrats. Ces agents s'assureront que les contractuels utilisent les modes de transport les plus rentables. à€ moins d'indication contraire dans le contrat, ils peuvent demander à un contractuel d'utiliser son propre véhicule ou de louer un véhicule (y compris la location à bail) et de facturer le Service pour les frais engagés lors de l'exécution des activités pour le SCC.
  4. Le directeur de l'établissement/du district peut autoriser des détenus/délinquants à conduire des véhicules automobiles/AEM sur les terrains de l'État entourant l'établissement.
  5. On peut permettre à des détenus/délinquants de conduire sur les routes publiques dans le cadre des tâches qui leur sont normalement assignées dans les établissements à sécurité minimale et, à l'occasion, à sécurité moyenne, à condition d'adopter de bonnes pratiques de gestion du risque et de respecter toutes les lois et tous les règlements provinciaux.
  6. Les détenus/délinquants doivent posséder un permis de conduire valide délivré par une autorité provinciale et un certificat de formation opérationnelle pour le véhicule/AEM visé, n'avoir à leur casier aucune infraction au Code criminel relative à la conduite d'un véhicule qui soit à l'origine de leur peine actuelle et avoir reçu une formation adéquate pour conduire le véhicule automobile.
  7. Ils peuvent conduire des équipements non routiers sans permis de conduire là où la loi le permet. Nota : L'assurance de responsabilité civile n'a pas besoin de couvrir les délinquants comme passagers, puisque ceux-ci sont visés par le programme d'auto assurance de l'État.
  8. En règle générale, le personnel du SCC et les détenus/délinquants constituent les seuls passagers qui sont autorisés à circuler dans des véhicules automobiles/AEM. En raison des risques et des responsabilités éventuels en cas d'accident, seul le directeur de l'établissement/du district peut autoriser d'autres passagers (p. ex., des contractuels ou des enfants dans le cadre du Programme mère-enfant).
  9. Le SCC remboursera tous les frais engagés par les bénévoles afin d'obtenir et de fournir leur dossier actuel de conduite automobile.
Utilisation des véhicules automobiles/AEM
  1. Toute utilisation d'un véhicule automobile/AEM, y compris le kilométrage/nombre d'heures d'utilisation, la consommation de carburant, les travaux d'entretien effectués et tout incident ou accident, doit être consignée dans le journal du véhicule, sur lequel le conducteur indiquera la date et apposera ses initiales. (Pour de plus amples renseignements, voir l'annexe C.)
  2. Les conducteurs de véhicule automobile/AEM effectueront une inspection visuelle chaque fois qu'ils signent afin d'obtenir un véhicule automobile/AEM, conformément à l'annexe C.
  3. Les conducteurs signaleront rapidement au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle tout dommage physique ainsi que tout problème mécanique (p. ex., bas niveau d'huile ou température élevée du moteur) afin que les mesures correctives appropriées soient prises.
  4. Il faut conduire tous les véhicules automobiles/AEM de façon responsable, en respectant toujours les limites de vitesse indiquées tout en tenant compte de l'état de la route, de la circulation, des conditions météorologiques et de la visibilité ainsi qu'en respectant les lois et les règlements fédéraux, provinciaux, territoriaux ou municipaux applicables.
  5. Il est strictement interdit en tout temps :
    1. de conduire un véhicule automobile/AEM sous l'influence de toute substance pouvant affecter l'habileté à conduire;
    2. de fumer dans les véhicules automobiles/AEM;
    3. d'utiliser un téléphone cellulaire ou tout autre dispositif électronique à main au volant d'un véhicule automobile. Pour faire ou prendre un appel avec un téléphone cellulaire ou tout autre dispositif électronique, le conducteur devrait s'arrêter ou se garer dans un endroit sûr conformément aux lois et règlements applicables. L'utilisation d'appareils mobiles à mains libres est permise au volant d'un véhicule du SCC aux endroits où les lois provinciales le permettent, mais cette pratique est déconseillée dans les recommandations du Conseil du Trésor et pour des raisons de sécurité. Le SCC peut chercher à recouvrer les frais des accidents de voiture attribuables à l'utilisation par le conducteur d'un téléphone cellulaire ou autre dispositif électronique et à son défaut de respecter toute loi ou tout règlement fédéral ou provincial applicable.
  6. Lorsque les véhicules automobiles/AEM du SCC sont stationnés, leurs portières doivent toujours être verrouillées. Dans la mesure du possible, aux établissements, les véhicules automobiles/AEM devraient être stationnés dans une enceinte sûre.
  7. Les frais de stationnement à l'égard des véhicules automobiles/AEM utilisés dans la conduite des activités officielles et autorisées du gouvernement seront remboursés au conducteur qui présentera une Demande d'indemnité de déplacement (GC 073). Lorsqu'un employé est autorisé à utiliser son véhicule personnel pour le compte du SCC, les frais de stationnement liés au travail doivent également être remboursés.
  8. Les deniers publics ne serviront pas à payer les contraventions. Les infractions au code de la route, comme les excès de vitesse et le stationnement interdit, sont de mauvaises habitudes de conduite et ne constituent pas un usage responsable d'un véhicule automobile du SCC. Les conducteurs sont donc responsables des frais et des coûts découlant de ces infractions.
  9. Le directeur de l'établissement/du district peut suspendre les privilèges de conduite de véhicules automobiles/AEM de tout conducteur qui possède un mauvais dossier de conduite automobile, a manifesté de mauvaises habitudes de conduite, a fait preuve de négligence, et/ou n'a pas respecté la présente Directive sur les services internes lors de la conduite de véhicules automobiles/AEM du gouvernement.
Usage personnel
  1. Il est interdit en tout temps d'utiliser un véhicule automobile du SCC à des fins personnelles. Le commissaire est le seul représentant du SCC autorisé à se servir d'un véhicule du Service à des fins personnelles, conformément à la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction du Secrétariat du Conseil du Trésor. De plus, en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, l'utilisation d'un véhicule automobile de fonction pour des raisons autres que des fonctions officielles constitue normalement un avantage imposable et doit être déclarée en tant que rémunération à l'Agence du revenu du Canada.
  2. Un déplacement dans un véhicule gouvernemental qui n'est pas autorisé ou qui ne vise pas à mener des activités pour le compte du gouvernement constitue une utilisation non autorisée. Selon les ministères, l'usage de véhicules gouvernementaux à des fins personnelles peut être considéré comme une utilisation non autorisée ou être permis, mais il demeure un avantage imposable pour le conducteur.
  3. Les véhicules automobiles doivent suivre le trajet direct le plus pertinent entre l'emplacement du parc automobile et l'endroit où le conducteur ou les passagers entameront le travail assigné ou autorisé. Une fois la tâche terminée, il faut retourner le véhicule à l'emplacement du parc automobile du SCC en parcourant le trajet le plus direct sans aucun détour ou arrêt non autorisé ou personnel en cours de route.
  4. Les conducteurs ne peuvent pas se rendre à leur domicile avec un véhicule automobile à moins qu'ils ne soient autorisés à le faire dans le cadre d'un déplacement officiel, que leur domicile soit situé sur leur trajet pour se rendre à destination ou pour en revenir et que le détour soit autorisé par le directeur de l'établissement/du district.
  5. Lorsqu'aucun véhicule de location n'est disponible dans un secteur, il est possible d'utiliser un véhicule automobile avec l'autorisation du directeur de l'établissement/du district.
Rapports d'accident
  1. Les conducteurs et les passagers dans les véhicules automobiles/AEM agiront conformément aux lois et règlements provinciaux/territoriaux en ce qui concerne le signalement d'accidents de véhicules automobiles aux autorités policières compétentes (fédérales, provinciales, territoriales ou municipales).
  2. à€ la suite de tout accident ou incident impliquant un véhicule automobile/AEM du SCC, un Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046) doit être rempli dans les 24 heures suivant l'accident ou l'incident. Ce rapport doit être rempli immédiatement, de préférence sur les lieux de l'accident, puis transmis au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle, qui l'acheminera au directeur de l'établissement/du district et au gestionnaire du parc automobile régional. (Pour de plus amples renseignements, voir l'annexe D.)
  3. Le conducteur d'un véhicule automobile/AEM impliqué dans un accident ne doit pas admettre qu'il est responsable de l'accident. C'est l'enquête qui permettra d'établir à qui l'accident est attribuable.
  4. Le directeur de l'établissement/du district déterminera la gravité des dommages causés par tout incident ou accident impliquant un véhicule automobile/AEM. Pour être en mesure de faire son évaluation, il doit avoir en main un rapport de police et/ou un Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046). En cas de réclamation, il faut faire appel à l'agent régional des réclamations ou à l'agent national des réclamations.
    1. Les incidents mineurs (p. ex., des bosses ou des égratignures n'impliquant pas d'autres véhicules automobiles ou n'ayant pas causé de dommages matériels ni de blessures à quiconque) seront consignés dans le dossier du véhicule automobile/AEM.
      1. Le conducteur du véhicule automobile/AEM consignera tous les incidents dans le journal du véhicule.
      2. Toute réparation subséquente doit être coordonnée par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle.
    2. Dans le cas d'accidents plus graves, le directeur de l'établissement/du district, de concert avec les gestionnaires du parc automobile régional et du parc automobile de l'unité opérationnelle :
      1. mènera une enquête sur l'accident,
      2. fera réparer ou remplacera promptement le véhicule automobile/AEM endommagé,
      3. fournira à l'agent régional ou national des réclamations et au ministère de la Justice tous les renseignements pertinents lorsqu'il y a possibilité de réclamation, et transmettra aux autorités compétentes les réclamations soumises pour que les mesures appropriées soient prises (examen juridique, paiement, etc.),
      4. constituera un dossier complet sur l'accident en vue de l'établissement des rapports nécessaires. (Pour de plus amples renseignements, voir l'annexe D.)
  5. Les gestionnaires des parcs automobiles régionaux établiront une liste de tous les accidents ayant fait l'objet d'un rapport dans leur région, dans un format qui convient au gestionnaire du parc automobile national à l'AC. Ils présenteront cette liste une fois par année sous forme de rapport annuel régional d'accidents de véhicules automobiles.
  6. Ce rapport indiquera tout au moins le numéro du bien/parc automobile, le nom du conducteur, le type de véhicule automobile/AEM, l'estimation des dommages causés au véhicule automobile/AEM ou des dommages matériels, l'estimation des dommages causés aux biens d'autrui (le cas échéant), s'il y a eu des blessés ou des morts et si le véhicule automobile/AEM a été réparé et remis en service ou s'il a été déclaré perte totale et envoyé à la récupération.
  7. Les gestionnaires des parcs automobiles régionaux examineront les rapports d'accident de véhicules automobiles du gouvernement qui leur sont envoyés et informeront immédiatement le gestionnaire du parc automobile national à l'AC de tout rapport qui peut présenter un intérêt au niveau national ou justifier la tenue d'une enquête spéciale ordonnée par le gestionnaire du parc automobile national à l'AC.
  8. Le gestionnaire du parc automobile national à l'AC combinera les rapports régionaux dans un rapport national afin de le présenter aux membres de la haute direction du SCC, avec des recommandations pertinentes.
Entretien des véhicules automobiles/AEM à l'établissement
  1. Les gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles doivent veiller à ce que tous les véhicules automobiles/AEM soient toujours propres, en ordre et en bon état de marche. De plus, ils :
    1. s'assureront de faire périodiquement exécuter, par un mécanicien qualifié, tous les travaux d'entretien, d'inspection et de réparation;
    2. s'assureront que l'entretien (y compris la vidange d'huile, le graissage, la permutation et le changement des pneus ainsi que le lavage) est effectué par l'établissement et consigné dans un système interne d'entretien des véhicules/AEM;
    3. consigneront chaque mois, dans le SIGPA, tous les travaux d'entretien et de réparation effectués à l'établissement. Lorsque ces services ne peuvent être obtenus à l'établissement, on aura recours à un concessionnaire ou un garage autorisé de la localité et on consignera toutes les réparations faites par ces derniers dans le SIGPA.

Documents relatifs aux véhicules automobiles/AEM

Carte de crédit du parc pour véhicule automobile/AEM
  1. Chaque véhicule automobile/AEM sera doté de sa propre carte de crédit du parc fournie par le fournisseur de service de soutien chargé de la gestion du parc automobile. La carte doit être gardée avec le journal du véhicule et prêtée contre signature au conducteur autorisé.
    1. Dans le cas des véhicules automobiles dont le plein et l'entretien sont effectués régulièrement dans une station-service commerciale, il faut utiliser la carte de crédit du parc.
    2. Dans le cas des véhicules/AEM de l'établissement dont, en règle générale, le plein est effectué avec du carburant provenant des réservoirs de l'établissement et l'entretien est fait au garage de l'établissement, la carte sera normalement conservée dans un endroit sûr déterminé par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle et fournie avec le véhicule automobile/AEM au besoin.
  2. La carte de crédit du parc servira à payer les entreprises commerciales pour l'huile, l'essence et les travaux d'entretien du véhicule automobile ainsi qu'à acquitter les autres frais d'utilisation.
    1. Les reçus de carte de crédit du parc seront conservés avec le journal du véhicule et remis au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle au moins une fois par semaine.
    2. Les employés ne peuvent adhérer ou participer à aucun programme de fidélisation offert par les fournisseurs lorsqu'ils utilisent la carte de crédit du parc selon les principes du Code de valeurs et d'éthique.
Dossier du véhicule automobile/AEM
  1. Il revient au bureau ou à l'agent qui remet les clés d'un véhicule automobile de consigner à quelle personne il les remet.
  2. Il revient à la personne qui reçoit les clés au retour d'un véhicule automobile de s'assurer que le journal du véhicule a bien été rempli et que tous les reçus d'achat de carburant pendant le déplacement sont remis en même temps que le journal.
  3. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle examinera chaque journal de véhicule au moins une fois par mois et il comparera les reçus et les données dans le SIGPA, fera effectuer l'entretien nécessaire, conservera les reçus pour les dépenses engagées et consignera les renseignements électroniques sur chaque véhicule. Dans le cas des AEM, il faut conserver les reçus et procéder aux rapprochements avec le SIGPA une fois par mois.
  4. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle consignera dans le SIGPA le kilométrage ainsi que l'essence pris à l'établissement et l'entretien effectué à l'établissement. Il faut consigner au moins une fois par mois le kilométrage/nombre d'heures d'utilisation de chaque véhicule automobile/AEM du parc automobile de l'unité opérationnelle.
Rapports et correspondance sur le véhicule
  1. Les pages du journal du véhicule doivent être conservées pendant un an après l'aliénation du véhicule. Les factures, les bordereaux et les relevés de carte de crédit doivent être conservés pendant six années financières à partir de la date de la transaction. Toute la correspondance courante portant sur le véhicule doit être conservée pendant trois ans. Tous les documents et toute la correspondance portant sur les accidents doivent être conservés dans le dossier pendant une période de six ans conformément aux Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale.
  2. Il revient au gestionnaire du parc automobile régional de s'assurer que les gestionnaires des parcs automobiles des unités opérationnelles de sa région consignent tous les renseignements pertinents dans le SIGPA.

Aliénation et remplacement

  1. Pour déterminer le moment optimal de remplacer un véhicule automobile/AEM du SCC, il faut se référer aux lignes directrices établies à l'annexe E.
  2. Les échanges de véhicules ne seront pas autorisés. Tous les véhicules automobiles du SCC dont l'aliénation est prévue seront vendus par l'intermédiaire d'un service de revente de véhicules de parc automobile. Les employés du SCC peuvent présenter une offre à une vente aux enchères, mais ne jouiront d'aucun traitement préférentiel, comme l'achat anticipé.
  3. L'aliénation d'un véhicule automobile/AEM du SCC sera menée à bien dans les 30 jours suivant la réception du véhicule/AEM de remplacement. Le formulaire d'aliénation de biens doit être rempli et envoyé aux Services de revente des véhicules du parc automobile et au gestionnaire du parc automobile national. Toute vente de véhicule/AEM à d'autres organismes gouvernementaux, y compris CORCAN, doit d'abord être approuvée par le gestionnaire du parc automobile national. Toute aliénation se fera conformément aux exigences du Conseil du Trésor et de TPSGC.
  4. Avant de procéder à l'aliénation des véhicules/AEM qui ne satisfont plus aux besoins opérationnels du SCC, il faut évaluer la possibilité de les réaffecter à d'autres unités opérationnelles ou ministères.
  5. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle annulera la carte de crédit du parc de chaque véhicule automobile/AEM faisant l'objet d'une aliénation en avisant le fournisseur de service de soutien chargé de la gestion du parc automobile et le gestionnaire du parc automobile national.
  6. Toutes les mesures relatives à l'aliénation des véhicules automobiles/AEM seront prises par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle de concert avec le gestionnaire du parc automobile régional.
  7. Avant l'aliénation, il faut enlever toutes les indications et tous les éléments de sécurité qui identifient l'État comme étant le propriétaire du véhicule automobile/ AEM, en prenant soin de ne pas diminuer la valeur du véhicule ou de l'équipement.
  8. Les recettes provenant de l'aliénation des véhicules automobiles sont envoyées directement au gestionnaire du parc automobile national à l'AC. Lorsque ce dernier reçoit ces fonds, les gestionnaires des parcs automobiles régionaux et des parcs automobiles des unités opérationnelles sont avisés de la date de la vente, du prix de vente et du montant des recettes provenant de l'aliénation de tous les véhicules/AEM afin qu'ils puissent fermer les dossiers des véhicules dans le SIGFM du SCC.
  9. Pendant une période de cinq ans après l'aliénation d'un véhicule automobile/AEM du SCC, un dossier papier ou électronique complet sur le véhicule/AEM ainsi qu'un dossier sur son cycle de vie seront conservés dans le SIGPA. On y précisera le prix d'achat ainsi que les frais d'utilisation, d'entretien et de réparation du véhicule/AEM, de même que les recettes provenant de son aliénation. Le dossier comprendra tous les renseignements justificatifs concernant le véhicule ou l'équipement.

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

  1. Division de la politique stratégique
    Administration centrale
    Courriel : Gen-NHQPolicy-Politi@csc-SCC.gc.ca

    La Commissaire adjointe,
    Services corporatifs

Original signé par :

Liette Dumas-Sluyter

ANNEXE A - RENVOIS ET DÉFINITIONS

RENVOIS

DC 566-13 - Programme de chiens détecteurs

Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046)

DÉFINITIONS

Véhicule automobile : véhicule conçu ou adapté et immatriculé en vue de permettre le transport de biens, de matériel ou de passagers sur les routes ou les chemins (p. ex., berlines, familiales, fourgonnettes, autobus, camions et véhicules automobiles spécialisés dont l'immatriculation permet la conduite).

Autre équipement mobile (AEM) : équipement mobile ayant une valeur capitalisée de 10 000 $ ou plus, ou tout autre équipement désigné par le gestionnaire du parc automobile national. Parmi les exemples d'AEM donnés dans le Protocole de suivi des gaz à effet de serre du gouvernement fédéral, on retrouve :

  1. l'équipement agricole;
  2. les engins de construction;
  3. les véhicules de plaisance;
  4. l'équipement pour pelouses et jardins;
  5. les groupes électrogènes mobiles.

(Voir l'annexe F pour la classification des véhicules automobiles/AEM.)

ANNEXE B - ENREGISTREMENT, ASSURANCE, IMMATRICULATION ET INDICATIONS EN FONCTION DU PROGRAMME DE COORDINATION DE L'IMAGE DE MARQUE (PCIM)

Enregistrement et immatriculation

  1. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle enregistrera et immatriculera les véhicules du SCC faisant partie du parc automobile de son unité opérationnelle, dans la province où se trouvent les véhicules. Ceux-ci seront enregistrés conformément aux lois et règlements provinciaux, à l'adresse de l'établissement ou du bureau où le véhicule sera affecté. Le transfert d'un véhicule d'une province à une autre nécessite le transfert de l'enregistrement et de l'immatriculation de celui-ci. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle est responsable du transfert de l'enregistrement.
  2. La première ligne de toutes les adresses sur les enregistrements des véhicules devrait comprendre l'appellation du titre d'usage de « sa Majesté la reine du chef du Canada ».
  3. L'original de l'enregistrement du véhicule sera conservé dans un dossier à l'unité opérationnelle par le gestionnaire du parc automobile. Une photocopie de ce document sera conservée dans le véhicule automobile avec le journal du véhicule.

Assurance

  1. Le gouvernement du Canada est doté d'un programme d'auto-assurance dont la responsabilité est restreinte à l'usage autorisé des véhicules automobiles du gouvernement par des conducteurs et des passagers autorisés. De plus amples renseignements sur les conducteurs et passagers autorisés sont fournis à la section portant sur l'utilisation et l'entretien des véhicules du parc automobile de la présente Directive sur les services internes.
  2. Tous les véhicules automobiles fournis aux ministres, aux ministres d'État, aux secrétaires d'État, aux sous-ministres et aux hauts fonctionnaires admissibles doivent être entièrement protégés par une assurance commerciale pour usage tant officiel que personnel. TPSGC souscrira le montant d'assurance approprié.
  3. Un certificat d'assurance-responsabilité automobile sera joint au journal du véhicule de tous les véhicules automobiles et AEM du SCC qui sont utilisés sur les voies publiques.
  4. On doit contracter une assurance spéciale pour conduire un véhicule automobile du SCC aux États-Unis. Lorsqu'il faut se rendre aux États-Unis, le véhicule du SCC doit être couvert par une assurance de responsabilité civile dans le cadre de la police commerciale du gouvernement négociée annuellement par TPSGC. (Pour de plus amples renseignements, consultez la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.)
  5. Pour tous les autres voyages d'affaires, les employés du SCC doivent se servir d'un véhicule automobile de location et acquitter les frais avec leur carte AMEX fournie par le gouvernement. Dans les situations où l'agence de location se trouve à 50 km ou plus de l'établissement, il faut obtenir l'approbation de l'administrateur régional, Services techniques, pour utiliser un véhicule du SCC.
  6. Lorsque le SCC loue des véhicules automobiles à court terme, l'assurance-collision de la compagnie de location devrait normalement comprendre la clause habituelle de franchise. En cas d'accident, le montant de la franchise serait assumé par le SCC. Par contre, lorsqu'un véhicule automobile est loué par un employé en déplacement, la clause de franchise devrait être exclue et le coût de location devrait être porté au compte de la carte AMEX fournie par le gouvernement. Lorsqu'un employé loue un type de véhicule automobile qui n'est pas couvert par l'assurance fournie par la carte AMEX, il devrait prendre l'assurance-responsabilité standard en cas d'accident offerte par l'agence de location.

Indications en fonction du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) au SCC

  1. Les gestionnaires des parcs automobiles régionaux sont chargés de veiller à la bonne pratique d'installer l'image de marque sur tous les véhicules/AEM du SCC en noir ou en blanc. Les indications noires ou blanches sont utilisées afin de contraster avec la couleur de la carrosserie des véhicules/AEM.
  2. Le numéro du bien doit apparaître à l'arrière du véhicule automobile (côté du passager).
  3. La bande horizontale blanche ne fait plus partie de l'image de marque du SCC.
  4. L'ordre des langues officielles dans la signature est établi en fonction de l'emplacement du véhicule concerné. Ainsi, le français apparaît à gauche sur les véhicules/AEM qui se trouvent au Québec, et l'anglais est placé à gauche sur les véhicules/AEM situés dans les autres provinces et les territoires.
  5. Aux établissements à sécurité minimale, tous les véhicules/AEM seront identifiés comme des véhicules administratifs et porteront l'inscription de la signature du gouvernement et le mot-symbole « Canada ». Aux autres établissements, veuillez suivre les indications suivantes :
    • véhicules administratifs ’ utilisation de la signature du gouvernement et du mot-symbole « Canada » seulement;
    • véhicules de patrouille du périmètre, véhicules de service, véhicules de transfèrement de détenus et AEM ’ utilisation de la signature de l'organisme et du mot-symbole « Canada »;
    • véhicules du personnel des libérations conditionnelles et véhicules pour les chiens détecteurs de drogue ’ aucun repère d'identification pour des raisons de sécurité.
  6. Lorsqu'on reçoit un nouveau véhicule automobile, il faut prendre sur place les mesures nécessaires pour faire apposer les indications du PCIM.

Système d'information sur la gestion du parc automobile et cartes de crédit du parc

  1. Afin d'assurer une bonne gestion du cycle de vie, les données sur les véhicules doivent être consignées dans le système financier du SCC (SIGFM) et le système relatif aux cartes de crédit du parc (SIGPA).
  2. Le gestionnaire du parc automobile national à l'AC attribue à chaque véhicule automobile/AEM un numéro de bien/parc automobile, qui est consigné dans les deux systèmes (SIGFM et SIGPA). Le gestionnaire du parc automobile régional fournit le numéro de bien/parc automobile à l'unité opérationnelle en même temps que l'avis indiquant que le véhicule est arrivé chez le concessionnaire et qu'il est prêt à être livré. Il revient à l'unité opérationnelle d'immatriculer les véhicules automobiles/AEM et d'envoyer une copie des documents d'enregistrement à l'AC. Tous les renseignements sur le véhicule automobile doivent être consignés dans le journal du véhicule.

Carte de crédit du parc pour véhicule automobile/AEM

  1. Il revient au gestionnaire du parc automobile national à l'AC de commander une carte de crédit du parc pour chaque véhicule automobile/AEM. La carte de crédit du parc, contenant le numéro de bien/parc, est envoyée au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle, qui joint celle-ci au journal du véhicule aux fins de conservation et d'utilisation par le ou les conducteurs du véhicule automobile/AEM.
  2. Il revient au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle de commander les cartes de crédit du parc lorsque celles-ci doivent être remplacées.
  3. Toutes les dépenses liées à l'utilisation d'un véhicule automobile/AEM doivent être payées avec la carte de crédit du parc afin de s'assurer que toutes les données pertinentes sont consignées. Dans des circonstances exceptionnelles (lorsqu'un fournisseur refuse d'accepter la carte de crédit du parc), d'autres modes de paiement peuvent être utilisés comme la carte d'achat du ministère (conformément à la Directive sur les cartes d'achat du Secrétariat du Conseil du Trésor, rubrique 6.1.7 portant sur les exigences). Dans de telles circonstances, le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle doit consigner toutes les transactions, effectuées à l'extérieur ou à l'interne, dans le SIGPA.

Consignation dans le SIGPA

  1. Suivant la réception d'un nouveau véhicule automobile/AEM et avant son utilisation, le gestionnaire du parc automobile national remplira les zones de données obligatoires indiquées ci-après (certains éléments seront fournis par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle) pour chaque véhicule/AEM inscrit dans la section de gestion des stocks du SIGPA.
Renseignements généraux sur le client
  1. Code du destinataire
  2. Emplacement
  3. Utilisation prévue
  4. Division du gouvernement
  5. Spécification
Renseignements sur le véhicule/AEM
  1. Numéro d'identification du véhicule
  2. Année modèle
  3. Marque
  4. Modèle
  5. Nombre de cylindres
  6. Taille du moteur
  7. Type de carburant
  8. Poids nominal brut du véhicule (PNBV)
  9. Couleur extérieure
  10. État (province) d'immatriculation
  11. Coût en capital
  12. Date de livraison
  13. Date de mise en service
  14. Véhicule précédent
  15. Véhicule de remplacement
  16. État du remplacement
  17. Numéro de contrat
  18. Numéro de facture
  19. Numéro de bien
  20. Date de vente et renseignements sur la vente
  1. Le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle remplira les zones de données obligatoires indiquées ci-après pour chaque véhicule/AEM inscrit dans la section de gestion des stocks du SIGPA.
Renseignements sur le véhicule/AEM
  1. Numéro d'immatriculation (le cas échéant)
  2. Relevé du compteur kilométrique (mensuel)
  3. Date du compteur kilométrique (mensuel)
  4. Relevé du compteur horaire (mensuel, le cas échéant)
  5. Date du compteur horaire (mensuel, le cas échéant)
  6. État du remplacement
  7. Date de mise hors service

ANNEXE C - JOURNAL DU VÉHICULE

Journal du véhicule

  1. Tous les véhicules automobiles du SCC doivent être pourvus d'un journal du véhicule, qui indique clairement le numéro d'identification du véhicule, le numéro de bien/parc et le numéro d'immatriculation.
  2. Les conducteurs doivent y consigner tous les renseignements pertinents concernant le véhicule automobile, et chaque entrée doit être signée et datée. Ils doivent notamment fournir les renseignements ci-après.
    1. Avant de se servir d'un véhicule automobile, le conducteur doit toujours vérifier l'état du véhicule (pare-brise fissuré, égratignures ou bosses, pneus endommagés, etc.), le niveau des fluides (moteur, radiateur, transmission et lave-glace), le klaxon et les feux (feux avant, feux arrière, feux de freinage et clignotants avant et arrière). Il doit s'assurer que le véhicule est propre et en bon état de fonctionnement.
    2. Il faut indiquer l'utilisation qu'on fait du véhicule automobile, notamment le relevé du compteur kilométrique au départ et à l'arrivée, le lieu de départ et la destination ainsi que la distance parcourue (kilomètres).
    3. Il faut consigner les frais d'utilisation, notamment l'essence, l'huile, le lave-auto et le liquide lave-glace. Tous les reçus pour les frais d'utilisation payés avec la carte de crédit du parc ou autrement doivent être remis avec les reçus de carburant.
    4. Il faut indiquer les frais d'entretien, notamment la vidange d'huile, le changement de filtre à huile et de filtre à essence, le changement et l'installation des pneus et l'entretien prévu. Tous les reçus pour les frais d'entretien payés avec la carte de crédit du parc ou autrement doivent être remis avec les reçus de carburant.
    5. Il faut expliquer brièvement tout problème nécessitant une réparation ou de l'entretien ainsi que les dommages mineurs, notamment les égratignures, les bosses, les éclats dans le pare-brise.
    6. Il faut expliquer tout incident ou accident survenu en plus de le signaler conformément à l'annexe D.
  3. Un cartable/carton résistant doit être conservé en lieu sûr sous la surveillance du gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle lorsque le véhicule automobile n'est pas utilisé. Il sera conservé dans le compartiment à gants lorsque quiconque utilise le véhicule. Il devrait contenir les clés, le journal du véhicule et les articles suivants :
    1. une photocopie de l'enregistrement du véhicule (l'original étant versé dans un dossier tenu par le gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle);
    2. le certificat d'assurance;
    3. la carte de crédit du parc;
    4. les reçus de carte de crédit du parc pour l'essence, l'huile, le lavage du véhicule ainsi que les autres frais d'utilisation et d'entretien (ces reçus seront remis au gestionnaire du parc automobile de l'unité opérationnelle, qui effectuera les vérifications avec les factures);
    5. un formulaire vierge du Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046) qu'il faudra remplir en cas d'accident. (Pour de plus amples renseignements sur les rapports d'accident, voir l'annexe D).

ANNEXE D - RAPPORT D'ACCIDENT DE VÉHICULE AUTOMOBILE/AEM ET RÉCLAMATIONS

Rapport

  1. Pour fournir les renseignements nécessaires au SCC et aux autres autorités afin qu'ils puissent mener l'enquête à la suite d'un accident, le conducteur du véhicule automobile/AEM ou un autre employé du SCC présent sur les lieux de l'accident doit remplir le Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046) et le soumettre dans les 24 heures suivant l'accident ou l'incident. Il faudrait toujours avoir des formulaires vierges avec le journal du véhicule. Le conducteur ne doit jamais accepter la responsabilité d'un accident avant que l'enquête n'ait eu lieu.
  2. Le Rapport d'accident de véhicule automobile (GC 046) dûment rempli comprendra, dans la mesure du possible, les renseignements suivants au sujet de chaque accident impliquant un véhicule automobile du SCC :
    1. nom, numéro du permis de conduire, poste occupé ou titre au sein du SCC, numéro de téléphone au bureau et adresse domiciliaire du conducteur du véhicule/AEM du SCC;
    2. numéro de bien/parc et description du véhicule du SCC (année, marque, modèle, numéro d'immatriculation);
    3. nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire et numéro du contrat d'assurance de l'autre conducteur ou des autres conducteurs, si un autre ou d'autres véhicules automobiles/AEM sont impliqués;
    4. description de l'autre ou des autres véhicules automobiles impliqués (année, marque, modèle, numéro d'immatriculation);
    5. nom, âge, adresse et numéro de téléphone de toute personne blessée et nature des blessures;
    6. description des dommages matériels causés par l'accident et nom, adresse et numéro de téléphone du ou des propriétaires des biens endommagés;
    7. nom, adresse et numéro de téléphone des témoins;
    8. établissement (unité opérationnelle à laquelle le véhicule automobile est habituellement rattaché);
    9. date et heure de l'accident;
    10. description de l'accident (c.-à-d. explication de ce qui est survenu et diagramme);
    11. description visuelle (avec photo si disponible) des dommages causés au véhicule, des blessures subies par les personnes ou des dommages matériels, y compris les dommages qu'auraient pu subir des articles ou des biens personnels transportés dans le véhicule/AEM impliqué dans l'accident;
    12. emplacement géographique de l'accident ainsi que les conditions routières et météorologiques au moment de l'accident;
    13. déclaration du conducteur du véhicule/AEM (incluant les raisons pour lesquelles le véhicule/AEM/conducteur se trouvait à cet endroit au moment de l'accident), indication si l'accident peut donner lieu à des réclamations (oui/non) et la ou les raisons.

Réclamations pour blessures corporelles ou dommages matériels

  1. Il faut présenter séparément et officiellement au directeur de l'établissement/du district les réclamations pour blessures corporelles et dommages matériels envoyées par des tiers ou leur assureur. Toutes les réclamations ayant trait à un accident sont transmises au gestionnaire du parc automobile régional aux fins de vérification et d'approbation, puis à l'agent régional ou national des réclamations. Toutes ces réclamations doivent être accompagnées de reçus vérifiables pour les dépenses engagées.
  2. Le directeur de l'établissement/du district assurera la liaison avec le conseiller juridique du Ministère, les autorités policières et d'autres membres du personnel du SCC chargés de la gestion du parc automobile, de la gestion du matériel et des finances dans la région et à l'AC, selon les besoins. Ses fonctions incluent également la coordination de la réparation ou du remplacement du véhicule automobile/AEM, le signalement de l'accident, la préparation d'une réclamation pour le SCC ou la prise de mesures pour régler des réclamations contre l'État et la tenue d'un dossier complet sur l'accident.
  3. Les règles relatives au règlement des réclamations varient d'une province à l'autre. Habituellement, des délais sont prévus pour la présentation des réclamations. L'agent régional ou national des réclamations consultera le conseiller juridique du Ministère pour déterminer la marche à suivre.
  4. Lorsqu'une réclamation est présentée contre l'État à la suite d'un accident impliquant un véhicule automobile du SCC, le directeur de l'établissement/du district doit établir une commission d'enquête. Selon la recommandation de la commission d'enquête, le conducteur peut être tenu responsable et devoir payer les dommages subis s'il ne satisfait pas aux critères prescrits dans la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation publiée par le Conseil du Trésor.

ANNEXE E - LIGNES DIRECTRICES SUR L'ALIÉNATION DES VÉHICULES AUTOMOBILES

Description du véhicule automobile Durée utile prévue
  Années Milles/km
Véhicules utilitaires légers    
Véhicules utilitaires légers de 3 à 5 (maximum) 60 000 / 100 000
Autobus et autocars    
Autocars Selon les besoins, communiquer avec
l'AR et l'AC
S.O.
Autobus 7 (maximum) S.O.
Camions (PNBV = poids nominal brut du véhicule)    
Moins de 12 000 lb ou
de 5 670 kg (PNBV)
6 Communiquer avec l'AC
De 12 000 à 23 500 lb ou
de 5 670 à 10 660 kg (PNBV)
7 Communiquer avec l'AC
24 000 lb ou 10 900 kg ou plus (PNBV) 9 Communiquer avec l'AC
Autres    
Véhicules à 6 roues motrices ou véhicules spécialisés 6 Communiquer avec l'AC
AEM Communiquer avec
l'AR et l'AC
Communiquer avec l'AR et l'AC
  1. On envisagera l'aliénation lorsque le total des réparations ou l'évaluation des coûts de réparation du véhicule (à l'exception de l'entretien courant) équivaut au tiers du coût d'achat initial.
  2. Le remplacement et l'aliénation d'un véhicule sera pris en considération si celui-ci satisfait à un des critères suivants : années de service, kilomètres parcourus ou total des coûts de réparation.

Exceptions

  1. Le remplacement de certains véhicules spécialisés sera laissé à la discrétion du gestionnaire du parc automobile national.
  2. Les véhicules pour chiens détecteurs de drogue font partie des exceptions. Leur remplacement devra être approuvé au cas par cas par les Opérations en matière de sécurité à l'AC et le gestionnaire du parc automobile national.
  3. Les gestionnaires des parcs automobiles peuvent conserver les véhicules/AEM qu'on peut encore utiliser d'une façon sûre et économique, même si les lignes directrices prévoient leur remplacement, pourvu que les coûts d'entretien et d'utilisation ne dépassent pas un tiers du coût d'achat initial. Il est particulièrement souhaitable de conserver des véhicules qui ont nécessité des aménagements importants ou qui possèdent des caractéristiques spéciales.
  4. L'aliénation hâtive peut être envisagée si :
    1. un véhicule automobile a été endommagé et qu'il n'est pas rentable de le faire réparer (il reviendra alors au gestionnaire du parc automobile régional et au gestionnaire du parc automobile national à l'AC d'examiner la question et d'approuver le remplacement);
    2. le gestionnaire du parc automobile national à l'AC prend une décision administrative selon laquelle l'aliénation est requise.

ANNEXE F - CLASSIFICATION DES VÉHICULES

Admin AC : Véhicules du parc destinés à l'AC
Admin AR : Véhicules du parc destinés à l'AR
Admin étab. : Véhicules du parc aux établissements
Prog détenus : Véhicules de soutien aux programmes (p. ex., programme pour Autochtones et programme mère enfant)
Libération conditionnelle : Administration pour libération conditionnelle et visites
Admin CP : Administration pour Collège du personnel et transport des instructeurs et/et des étudiants
Sécurité AF : Sécurité des armes à feu
Sécurité pér. : Sécurité de la patrouille du périmètre
Sécurité esc. : Sécurité pour les escortes de détenus
Sécurité K9 : Sécurité pour chiens détecteurs de drogue
Entretien inst. : Entretien des installations (p. ex., camion de corps de métier, camion à gravier, plateforme et camion à sable pour l'entretien des installations et du terrain)
Service alim. : Services d'alimentation (véhicules pour transporter les mets préparés et les articles de ménage)
Gestion mat. : Gestion du matériel (p. ex., camions et fourgonnettes utilisés pour la réception et la distribution du matériel et des fournitures des établissements)
Déchets : Camion à déchets (ramassage des déchets ou autre programme de gestion des déchets solides comme le recyclage)
Incendie/Sauvetage : Sécurité incendie et sauvetage (camion à incendie ou véhicules pour déploiement rapide du matériel d'urgence pour sauvetages en espace clos, sauvetages après chute, gestion des déversements, évacuations en cas d'incendie, etc.)
Véhicule pour transport de personnes handicapées : Accessible en fauteuil roulant
EQP tracteur : Tracteur SAUF rétrocaveuse
EQP neige : Chasse-neige et balais rotatifs
EQP tondeuse : Tondeuse
EQP élévat. fourche : Chariot élévateur à fourche
EQP utili. : Véhicules utilitaires (VTT, gator)
EQP nivel. : Niveleuse
EQP bouteur : Bouteur
EQP chargeur : Chargeur articulé à 4 roues motrices
EQP rétroc. : Équipement rétrocaveuse
EQP charg. dir. art. : Chargeurs à direction à glissement de type « BobCat » à roues ou à chenilles
EQP remorque : Tous les types de remorques
EQP divers : Tous les types d'outils et d'équipements dont la valeur de remplacement dépasse 10 000 $
EQP nacelle élév. : Nacelle élévatrice à flèche et de type « Snorkel »

ANNEXE G - NORMES RELATIVES AUX VÉHICULES UTILISÉS PAR LE PERSONNEL DES LIBÉRATIONS CONDITIONNELLES

Les normes relatives aux véhicules utilisés par le personnel des libérations conditionnelles des bureaux de district ou autres doivent respecter les critères indiqués ci-après.

  1. Compte tenu des différences qui existent en ce qui concerne l'emplacement géographique des bureaux de libération conditionnelle, le nombre de cas avec lesquels ils doivent composer et les territoires qu'ils doivent couvrir, un ratio minimum de deux agents de libération conditionnelle/véhicule doit être respecté dans tous les bureaux de libération conditionnelle.

Le tableau qui suit illustre cette norme :

Nbre d'ALC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Véhicule(s) alloué(s) 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10
  1. Compte tenu des conditions de terrain variées qui peuvent exister dans les régions rurales, tous les bureaux de libération conditionnelle de ces régions doivent avoir au moins un véhicule à quatre roues motrices. Les demandes de véhicules à quatre roues motrices supplémentaires seront évaluées au cas par cas, et la recommandation sera envoyée au gestionnaire du parc automobile national.
  2. Une trousse de secours sera placée dans chaque véhicule. Le contenu de la trousse sera déterminé par le directeur de l'établissement/du district en tenant compte de la géographie et de l'éloignement des secteurs dans lesquels devront se déplacer les véhicules du parc automobile du SCC. La trousse devrait comprendre notamment les articles suivants : trousse de premiers soins, sac de couchage, couverture, fusées éclairantes, lampe de poche et aliments.