Directive du commissaire

Gestion de l’information

RESPONSABILITÉS

1. En tant que cadre supérieur délégué responsable de la gestion de l’information, le dirigeant principal de l’information est chargé de s’assurer que les directives, les processus et les outils appropriés sont en place pour gérer efficacement l’information contrôlée par le Service correctionnel du Canada (SCC).
2. Le directeur, Gestion de l’information :
   1. épaulera les responsables des programmes du SCC pour qu’ils puissent s’acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion de l’information
   2. exercera un leadership à l’égard de la planification stratégique, de l’affectation des ressources et de l’exécution des activités de gestion de l’information, y compris la formation et le perfectionnement des employés
   3. contribuera à la détermination et à la tenue à jour continues des ressources documentaires du SCC ayant une valeur opérationnelle (RDVO).
3. Les gestionnaires chargés de la surveillance de la gestion de l’information aux paliers régional et national assumeront la fonction d’autorité compétente pour toutes les ressources documentaires et la gestion des documents administratifs, opérationnels et de délinquants actifs et inactifs.
4. Les spécialistes fonctionnels en gestion de l’information offriront des conseils et du soutien en matière de gestion de l’information aux employés du SCC, afin de respecter les exigences du cycle de vie de l’information liées à l’élaboration et à la mise en œuvre de processus opérationnels, de systèmes, de normes et d’outils à l’appui des besoins en information de l’organisation.
5. Tous les membres de la haute direction :
   1. s’assureront qu’une gouvernance et des structures de reddition des comptes appropriées en matière de gestion de l’information sont en place dans leur domaine de responsabilité
   2. s’assureront que les exigences en matière de gestion de l’information sont prises en compte lors de la planification stratégique, afin de s’acquitter de leurs responsabilités en gestion de l’information/tenue de documents
   3. autoriseront l’élimination de documents dans leur domaine de responsabilité, conformément au Calendrier de conservation et d’élimination des documents.
6. Les gestionnaires :
   1. s’assureront que les RDVO sont déterminées, organisées, gérées et conservées de façon efficace dans un dépôt physique ou électronique officiel du SCC, en conformité avec le Plan de classification de l’information du SCC
   2. s’assureront que les processus de gestion de l’information sont suivis tout au long du cycle de vie de l’information.
7. Tous les employés et les utilisateurs autorisés de l’information contrôlée par le SCC sont chargés de gérer l’information qu’ils recueillent, créent et utilisent comme une ressource précieuse conformément à la Politique sur la gestion de l’information, la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information et la Directive sur la tenue de documents du Conseil du Trésor.

PROCÉDURES

8. Il faut communiquer avec la Division de la gestion de l’information à l’administration centrale ou les responsables de la gestion de l’information à l’administration régionale lorsque l’on compte :
   1. élaborer, modifier ou supprimer un programme, un service, un processus opérationnel, un document de politique ou une activité connexe
   2. créer ou modifier un formulaire du SCC ou en annuler l’utilisation
   3. utiliser une nouvelle application ou un nouveau logiciel ou système de gestion et/ou mettre à niveau ou modifier un système existant
   4. éliminer des RDVO non incluses dans le Calendrier de conservation et d’élimination des documents
   5. demander une formation particulière sur la gestion de l’information ou la tenue de documents au SCC pour vos employés.

Protocole de gestion des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle

9. Les mécanismes de protection des RDVO du SCC incluent l’établissement et la mise en œuvre des principales méthodes et des principaux outils visant à appuyer le programme de gestion de l’information du SCC et à satisfaire aux exigences en matière de tenue de documents, et ce, tout au long du cycle de vie de l’information.
10. Tous les utilisateurs autorisés de l’information au SCC sont chargés de gérer le cycle de vie des RDVO dont ils sont responsables, ce qui inclut :
    1. la planification : prévoir les besoins en matière d’information et comment cette information sera générée, utilisée et gérée pour appuyer les programmes, les projets et les services
    2. la collecte, la production, la réception et la saisie : déterminer l’information requise pour répondre aux besoins opérationnels et respecter les exigences prévues par les lois ou les politiques, ainsi que consigner la prise de décisions
    3. l’organisation : déterminer et utiliser la norme de classification préétablie (incluant la convention d’appellation du SCC) lorsque vous sauvegardez des RDVO électroniques
    4. l’utilisation et la diffusion : maintenir une structure commune de dossiers sur les activités pour organiser et stocker/classer l’information, ainsi qu’établir quels types de RDVO doivent être classés dans quels dossiers
    5. la conservation, la protection et la préservation : attribuer des niveaux de protection, puis annoter, transmettre et stocker l’information en conséquence conformément à la DC 564 – Sécurité ministérielle et à la DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère
    6. l’élimination : conserver les RDVO conformément aux calendriers de conservation et d'élimination du SCC et procéder aux éliminations périodiques autorisées en suivant les procédures établies
    7. l’évaluation : mesurer le rendement et les progrès par rapport aux résultats définis.
11. Les exigences en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité seront satisfaites de la façon suivante :
    1. s’assurer que les RDVO sont déterminées, sont organisées, gérées et conservées de façon efficace dans un dépôt physique ou électronique officiel du SCC et sont conformes au Plan de classification de l’information du SCC (numéros de dossiers officiels du SCC), à la DC 564 – Sécurité ministérielle et à la DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère
    2. utiliser les services officiels de gestion de l’information/des documents pour assurer la gestion et l’accès efficaces aux RDVO du SCC tout au long du cycle de vie de l’information
    3. transmettre les ressources documentaires inactives au fichier central/bureau des documents
    4. éliminer, de façon périodique, l’information temporaire après qu’elle n’est plus nécessaire.
12. Les spécialistes fonctionnels en gestion de l’information seront consultés :
    1. pour toute question relative à la gestion du cycle de vie de l’information
    2. lors du transfert, au dépôt ministériel, des RDVO d’un employé qui quitte le Service.

Le Commissaire,

Original signé par :

Don Head

ANNEXE A

RENVOIS ET DÉFINITIONS

RENVOIS

DC 564 – Sécurité ministérielle
DC 564-2 – Sécurité matérielle du Ministère

Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
Loi sur l’accès à l’information
Loi sur la gestion des finances publiques
Loi sur la protection de l’information
Loi sur la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (partie 2)
Loi sur le droit d’auteur
Loi sur les langues officielles
Règlement sur la protection des renseignements personnels

Directive sur la gestion des technologies de l’information du Conseil du Trésor
Directive sur le gouvernement ouvert du Conseil du Trésor
Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor
Politique sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor
Politique sur la gestion des technologies de l’information du Conseil du Trésor
Politique sur la protection de la vie privée du Conseil du Trésor
Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor
Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor
Politique sur les communications et l'image de marque et Directive sur la gestion des communications du Conseil du Trésor

DÉFINITIONS

Cycle de vie de l’information: comprend la planification; la collecte, la production, la réception et la saisie; l’organisation; l’utilisation et la diffusion; la conservation, la protection et la préservation; l’élimination; l’évaluation des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle.

Documents temporaires: documents n’ayant pas de valeur opérationnelle. Il peut s’agir de copies de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, mais les documents temporaires ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes sur les activités du gouvernement.

Plan de classification de l’information: outil de gestion de l’information structuré visant à faciliter et à encourager l’organisation, la récupération, la communication, la protection et l’élimination efficaces des ressources documentaires à valeur opérationnelle du SCC. Il permet de regrouper l’information du SCC de façon systématique et logique selon divers sujets et catégories qui partagent des caractéristiques communes, à laquelle des numéros de fichiers uniques sont attribués. Ce système hiérarchique comprend une série des grandes catégories dont les sujets aux niveaux inférieurs deviennent de plus en plus précis. (Voir le Plan de classification de l’information du SCC.)

Ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle (RDVO) : documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, qui sont créés ou acquis parce qu’ils permettent et consignent la prise de décisions à l’égard de programmes, de services et d’opérations continues, et appuient les exigences de l’organisation en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.

Tenue de documents: cadre de responsabilisation et de régie dans lequel les documents sont créés, saisis et gérés comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l’appui d’un processus décisionnel efficace et de l’obtention de résultats pour les Canadiens.