Vérification des activités de formation

Vérification Interne

378-1-274

11 mai 2012

Table of Contents

 

SOMMAIRE

Contexte

La Vérification des activités de formation est effectuée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques de 2011 2014 du Service correctionnel du Canada (SCC) et est liée à de nombreuses initiatives du SCC telles que le Profil de risque du SCC, le Rapport sur les plans et les priorités ainsi que le Plan stratégique de gestion des ressources humaines.

Malgré le budget limité qui est accordé à la formation par rapport à l'ensemble des dépenses du Service, celle-ci est très importante car la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement joue un rôle crucial dans l'atteinte des objectifs du SCC en matière de sécurité publique. Les initiatives et les activités de formation ayant trait à l'apprentissage et au perfectionnement (AP) présentent un intérêt particulier pour la direction du SCC en raison de l'augmentation anticipée du personnel et des exigences en matière de formation découlant de modifications législatives comme la Loi sur l'adéquation de la peine et du crime, et de l'augmentation subséquente du nombre de délinquants pris en charge par le système de justice pénale.

Comme on l'a souligné dans le Plan de vérification axé sur les risques, la présente vérification vise à :

  • fournir l'assurance qu'un cadre de gestion des activités de formation est en place, et qu'il est mis en œuvre et surveillé;
  • fournir l'assurance que le SCC respecte les dispositions législatives, les politiques et les directives pertinentes concernant les Normes nationales de formation (NNF).

Pour atteindre ces objectifs, l'équipe de vérification a passé en revue les politiques et les documents clés, a mené des entrevues avec des employés travaillant en établissement ainsi qu'aux niveaux régional et national, et a procédé à un examen de dossiers. La vérification avait une portée nationale et était axée sur la conformité du SCC aux Normes nationales de formation, y compris à celles de la formation obligatoire du Conseil du Trésor, de la formation réglementée et de la formation offerte par le SCC.

Conclusion

De manière générale, la vérification a permis de constater que le SCC dispose d'un cadre de gestion pour appuyer les activités de formation. Les employés du SCC reçoivent la formation obligatoire prévue dans les NNF, et les activités de formation font l'objet d'une surveillance régulière au moyen de rapports de conformité présentés à la haute direction. La vérification a également permis de constater que le SCC respecte les lois et les politiques relatives aux NNF.

Cela dit, notre examen a révélé que les cours liés aux NNF sont administrés de façon non uniforme au sein du SCC. Il faudrait mettre à jour les Lignes directrices et l'outil de surveillance de la gestion pour la formation du personnel du SCC de manière à refléter la structure de gouvernance actuelle et à définir les rôles et les responsabilités du personnel clé afin d'assurer la répartition équitable des tâches et des responsabilités. Il y a un chevauchement des systèmes de surveillance au niveau des établissements et les processus de production de rapports varient d'une région à l'autre, ce qui se traduit par des pertes d'efficacité dans l'ensemble de l'organisation et une gestion non uniforme des documents à l'échelle nationale.

Selon ces constatations, le SCC exerce un contrôle administratif limité sur certains cours visés par les NNF et il ne met pas à profit les possibilités d'uniformiser la mise en œuvre des cours et de réduire les coûts. En outre, les cours essentiels devraient faire l'objet d'une gestion du risque en raison du nombre important de cours liés aux NNF. Le manque d'uniformité dans les méthodes de documentation rend difficile la surveillance de la conformité individuelle des employés du SCC en ce qui a trait à la formation.

Le rapport présente des recommandations au sujet des domaines à améliorer. La direction a examiné les constatations et les approuve, et un PAG a été élaboré pour donner suite aux recommandations (consultez l' annexe F).

ÉNONCÉ D'ASSURANCE

Le mandat a été réalisé avec un niveau modéré d'assurance.

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification appropriées et suffisantes ont été suivies, et les éléments de preuve recueillis appuient l'exactitude de l'opinion énoncée dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors, avec les critères de vérification convenus par la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées. Les données ont été compilées en conformité avec les politiques, les directives et les normes du Conseil du Trésor applicables à la vérification interne et avec les procédures utilisées pour satisfaire aux normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes. Les données compilées étaient suffisantes pour fournir à la haute direction une preuve d'opinion fondée sur la vérification interne.

__________________________________ Date: __________________
Sylvie Soucy, DPV
Dirigeante principale de la vérification

1.0 INTRODUCTION

Contexte

Selon la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (1992), « Le système correctionnel vise à contribuer au maintien d'une société juste, vivant en paix et en sécurité »1. Le principe en matière de formation qui permet au SCC d'atteindre son objectif est indiqué à l'alinéa 4 j) de la Loien vertu duquel le commissaire doit veiller « à la bonne sélection et à la bonne formation de ses agents, et leur offr[ir] de bonnes possibilités de perfectionnement professionnel [...] »2.

La Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor établit des exigences additionnelles en matière de formation et octroie aux administrateurs généraux le pouvoir de « déterminer les exigences en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement des personnes employées dans la fonction publique et fixer les conditions de mise en œuvre de cet apprentissage, de cette formation et de ce perfectionnement», aux termes de l'alinéa 12.(1)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Conformément à ce pouvoir, le SCC a élaboré les Lignes directrices sur l'apprentissage, la formation et le perfectionnement (2007), ce qui démontre la motivation du SCC à offrir un apprentissage, une formation et un perfectionnement continus à ses employés. Les lignes directrices énoncent les priorités organisationnelles, comme la conformité aux NNF approuvées par le SCC et à la formation obligatoire de la fonction publique.

Normes nationales de formation (NNF) – Formation obligatoire

Le SCC a mis sur pied un ensemble de cours de formation, auparavant connu sous le nom de normes nationales de formation (NNF) et renommé « formation obligatoire » par la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement. Aux fins de la présente vérification, ces cours seront désignés par l'acronyme NNF.

Les cours permettent à l'employé de répondre aux exigences fondamentales en matière d'apprentissage et de perfectionnement nécessaires à l'accomplissement de certains aspects de son rôle et de ses responsabilités. Les activités de formation doivent être terminées avant la date limite indiquée sur le plan de formation individualisé afin de satisfaire aux diverses exigences légales.

Il convient de noter que même si les cours compris dans les NNF sont obligatoires, cet ensemble de cours ne comprend pas toute la formation obligatoire prévue par la réglementation et la législation, telle que la formation sur le SIMDUT (Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail).

Le nombre de cours visés par les NNF s'élevait à 62 au moment de la vérification, par rapport à 39 en 2005-2006.

Il existe trois sortes de cours compris dans les NNF :

  1. la formation dirigée par le SCC, et élaborée par le SCC, comme le Programme de formation correctionnelle (PFC), qui s'adresse aux agents correctionnels;
  2. la formation réglementée qui comprend les cours de premiers soins et de RCR;
  3. la formation du gouvernement du Canada, qui comprend le cours Orientation à la fonction publique offert par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC).

Les cours sont donnés à divers endroits par des formateurs à l'interne ou à l'externe, notamment dans les établissements, les collèges du personnel ou les locaux de l'École de la fonction publique du Canada. Dans les cas où la disponibilité des ressources pose un problème (par exemple lorsqu'un établissement n'a pas de champ de tir), la formation est offerte à l'extérieur, dans des emplacements privés.

Chaque employé3 du SCC a un plan de carrière indiquant les cours liés aux NNF qu'il doit suivre pour être en mesure d'accomplir son travail, en fonction de sa classification, de son poste et de son lieu de travail. Au moins une compétence est octroyée pour chaque cours. Les compétences sont fixées et assignées par le SCC et sont propres à l'organisation; elles permettent de s'assurer que les employés se conforment aux exigences obligatoires en matière de formation à l'aide du Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Les plans de carrière des employés sont établis et entrés manuellement dans le SGRH par les coordonnateurs de la formation du personnel (CFP), qui assurent la surveillance de toutes les activités de formation relatives aux NNF à l'échelle de l'établissement, de l'unité opérationnelle ou du district.

Structure organisationnelle

Le CFP travaille généralement sur place, à l'établissement, et il relève du gestionnaire des Services de gestion du Collège régional du personnel, qui à son tour relève du directeur du Collège régional du personnel.

Les cinq directeurs des collèges régionaux du personnel relèvent du directeur général, Apprentissage et perfectionnement (AP) à l'AC, qui relève du commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines (CAGRH). La Direction de l'AP comprend également trois divisions à l'AC : Politiques, planification et rendement; Conception et développement de formation; et Implantation nationale des programmes d'apprentissage, du partenariat et de l'infrastructure4.

Détermination et analyse du risque

L'équipe de vérification a effectué une analyse du risque visant à cerner les risques les plus importants qui touchent la formation au SCC. L'évaluation a été fondée sur un examen de l'outil de surveillance de la gestion et de la structure de gouvernance organisationnelle, une analyse de vérifications antérieures et des entrevues avec des employés de l'AP.

On s'attend à ce que les besoins en formation augmentent de façon importante car un processus d'embauche est en cours en réponse à l'augmentation prévue du nombre de délinquants en raison de la nouvelle loi qui a été adoptée. Ainsi, l'équipe de vérification a conclu que le risque principal du SCC est le respect des exigences relatives à la formation obligatoire pour les employés travaillant directement avec les délinquants.

On a également porté à l'attention de l'équipe de vérification que la consignation des renseignements concernant la formation pouvait être incohérente et peu fiable.

Ces risques ont été pris en compte lors de l'établissement des objectifs de la vérification et de l'élaboration des outils de vérification aux fins de l'examen et de la cueillette des éléments de preuve.

2.0 OBJECTIFS ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

2.1 Objectifs de la vérification

La vérification visait à :

  • fournir l'assurance qu'un cadre de gestion des activités de formation est en place, qu'il est mis en œuvre et qu'on en effectue la surveillance;
  • fournir un degré d'assurance raisonnable que le SCC respecte les dispositions législatives, les politiques et les directives pertinentes concernant les Normes nationales de formation (NNF). Les critères particuliers liés à chacun des objectifs sont présentés à l'annexe A.

2.2 Portée de la vérification

La vérification avait une portée nationale et était axée sur la conformité du SCC aux NNF, y compris à celles de la formation obligatoire du Conseil du Trésor, de la formation réglementée et de la formation offerte par le SCC. Elle portait également sur les employés occupant un poste d'attache de classification CX, WP et AS5, puisque ces catégories d'employés représentent plus de 60 % des employés du SCC et sont tenues de suivre les cours obligatoires visés par chaque type de NNF.

La formation non obligatoire, la formation de perfectionnement, et les certifications et titres professionnels, qui ne font partie des NNF, ont été considérés hors portée de la présente vérification, tout comme la façon dont les cours obligatoires individuels sont préparés, tenus à jour ou donnés. En outre, la vérification n'a pas pris en compte la qualité de ces cours, ni leur conformité aux exigences énoncées dans les lois et les politiques.

La vérification s'est penchée sur les contrôles en place pour assurer que la formation est conforme aux Normes nationales de formation et que cette conformité est surveillée et fait l'objet de rapports exacts. La vérification a porté sur les activités de formation prévues dans les NNF pour douze cours sélectionnés, au 30 septembre 2011, et pour certains plans de carrière d'employés, au 6 janvier 2012. Ces cours ont été choisis parce qu'ils font partie de la formation de l'EFPC, de la formation offerte par le SCC et de la formation réglementée.

La vérification a également étudié la manière dont la gamme des NNF est approuvée, mise à jour et modifiée.

3.0 APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE DE LA VÉRIFICATION

TL'approche utilisée comprenait des visites d'établissements dans trois régions, des entrevues avec des membres du personnel des établissements, des régions et de l'AC, et un examen des politiques, des lois et des documents pertinents tels que les plans stratégiques et les rapports de conformité. L'approche comprenait également l'analyse d'un échantillon de 372 dossiers d'employés provenant de toutes les régions.

L'annexe B énumère et décrit les techniques utilisées pour compiler les données nécessaires à l'exécution de cette vérification.

4.0 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DÉCOULANT DE LA VÉRIFICATION

4.1 Cadre de gestion pour les activités de formation

L'équipe de vérification a évalué dans quelle mesure il existe un cadre de gestion pour les activités de formation. À cette fin, l'équipe de vérification a examiné les directives et les lignes directrices, les structures organisationnelles, et les rôles et responsabilités. L'équipe de vérification a également examiné les processus de planification ainsi que les systèmes de production de rapports et de surveillance qui sont en place pour appuyer les activités de formation.

4.1.1 Cadre de politiques et cadre législatif

Nous nous attendions à ce que les politiques et les lignes directrices du SCC soient conformes à la législation et aux politiques du gouvernement en matière de formation, et à ce que ces politiques et lignes directrices soient communiquées et mises en œuvre de façon cohérente dans l'ensemble du SCC.

Les politiques et les lignes directrices du SCC ayant trait aux activités de formation sont conformes aux politiques du CT et aux lois; toutefois, il serait nécessaire de mettre à jour les Lignes directrices sur l'apprentissage, la formation et le perfectionnement ainsi que la liste de vérification de l'outil de surveillance de la gestion pour la formation du personnel du SCC.

En vertu des pouvoirs conférés par la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du Conseil du Trésor , le SCC a élaboré les Lignes directrices sur l'apprentissage, la formation et le perfectionnement(2007)(the Guidelines) (les Lignes directrices). Les Lignes directrices visent à décrire l'engagement du SCC envers l'apprentissage continu et à préciser les rôles, tout en reconnaissant que l'apprentissage est une responsabilité partagée.

La vérification indique que la formation est conforme aux politiques du CT et aux lignes directrices du SCC. Le SCC dispose d'un outil de surveillance de la gestion pour la formation du personnel, mais l'outil renvoie encore à la Politique pour l'apprentissage continu dans la fonction publique du CT, qui a cessé d'être en vigueur en décembre 2005. Les Lignes directrices présentement en place énoncent les objectifs, les priorités, les rôles et les responsabilités de certains représentants du SCC, de même que les exigences en matière de surveillance et de production de rapports. Les rôles et les responsabilités, ainsi que les exigences en matière de surveillance et de production de rapports, devraient toutefois être clarifiés et mis à jour afin d'assurer l'application et la mise en œuvre uniformes des activités de formation et des responsabilités au sein du SCC.

Plus précisément, les Lignes directrices ne mentionnent pas les rôles des autres personnes clés chargées des activités d'apprentissage et de perfectionnement, notamment : les directeurs de l'AP de l'AC; les employés des collèges régionaux du personnel (coordonnateurs de la formation du personnel et gestionnaires des services de gestion); les directeurs d'établissement et le gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement (poste non financé). En outre, les Lignes directrices n'ont pas été mises à jour afin de tenir compte de la fermeture du Centre d'apprentissage en gestion correctionnelle et de l'établissement du comité national et des comités régionaux de l'apprentissage et du perfectionnement, qui ont été formés à la suite d'un examen effectué en 2008 et ont été intégrés au Programme de transformation du SCC.

Le mandat du comité national et des comités régionaux de l'AP définit clairement les exigences relatives à leur objectif, à leur composition et à la tenue de leurs réunions. Afin de renforcer le rôle de gestion centralisée de la fonction de l'AP, le comité national et les comités régionaux, de même que le Comité de gouvernance de l'AP, devraient également être mentionnés dans les Lignes directrices.

La nécessité de préciser davantage les rôles et les responsabilités ainsi que les exigences en matière de surveillance est examinée en détail aux sections 4.1.2 et 4.1.3 du présent rapport.

Les politiques et les lignes directrices relatives à la formation sont communiquées et mises en œuvre dans l'ensemble du SCC; il faudrait toutefois préciser quels sont les employés visés pour certains cours liés aux NNF.

Tous les employés interviewés connaissaient les politiques et les lignes directrices qui sont utilisées pour diriger les activités de formation du SCC. L'information concernant ces politiques et lignes directrices est communiquée par divers moyens à l'échelle nationale et régionale et au niveau des établissements (communiqués généraux, site Web de l'AP, réunions de gestion, téléconférences, séances d'information à l'intention du personnel).

Lorsqu'on a demandé, lors des entrevues, si les politiques et les procédures liées aux NNF étaient claires, 83 % des répondants (79 sur 95) ont répondu dans l'affirmative. Plus de la moitié des employés interviewés (58 %) ont indiqué que des améliorations pourraient être apportées aux NNF, principalement en ce qui a trait à la participation de certains employés à certains cours. Plus précisément, les répondants ne savaient pas, dans certains cas, quels employés devaient être inclus dans le groupe cible d'un cours donné. Outre la nécessité de préciser les groupes cibles de certains cours liés aux NNF qui a été exprimée par 54 % des répondants, les préoccupations suivantes ont été formulées lors des entrevues :

  • 38 % des répondants ont de la difficulté à suivre les modifications apportées aux NNF d'année en année, comme celles visant les groupes cibles ou les cycles de renouvellement de la certification;
  • 34 % des répondants estiment qu'il y a trop de cours liés aux NNF;
  • 27 % des répondants se sont dits préoccupés par des questions touchant les formateurs (p. ex. la disponibilité);
  • 20 % des répondants ont dit que le cycle ou le processus de planification des NNF a besoin d'être amélioré;
  • 16 % des répondants ont exprimé le besoin d'avoir une approche plus centralisée à l'égard de l'établissement des calendriers, par exemple en ayant recours à une formation modulaire plutôt qu'à une approche individuelle dans chaque établissement.

Lors des entrevues, les CFP ont indiqué que lorsqu'ils font face à des questions particulières concernant les NNF, ils sollicitent et obtiennent des conseils auprès de plusieurs sources différentes (p. ex. réunions avec le collège régional du personnel ou AP à l'AC). Certains CFP ont dit avoir utilisé un système électronique nommé Sharepoint pour afficher des questions et recevoir des réponses, mais il semblerait que ce système n'a pas été utilisé et surveillé de façon cohérente au cours des derniers mois. À cause de l'incapacité des CFP à obtenir de l'information à partir d'un point d'accès central, le SCC court le risque que les Normes nationales de formation ne soient pas interprétées et appliquées de manière uniforme dans l'ensemble des régions et des établissements.

Pour cette raison, la Direction de l'AP devrait promouvoir l'utilisation d'un point d'accès central, tel que SharePoint, pour s'assurer que les questions sont bien reçues, traitées et surveillées afin de favoriser le partage de pratiques exemplaires parmi les employés du SCC et l'application uniforme des Normes nationales de formation dans l'ensemble du SCC.

Processus de planification

Nous nous attendions à ce qu'il y ait en place des processus de planification permettant au SCC de combler ses besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement.

Des processus de planification appuyés par des comités sont en place à l'échelle nationale et régionale et au niveau des établissements; cependant, il y a une coordination nationale limitée dans certains secteurs clés.

Planification – Établissements

Tous les établissements disposent de plans et de processus de formation, qui sont élaborés par divers comités comme le comité du personnel de l'établissement et l'équipe de gestion de l'établissement. Dans quatre-vingt-dix pour cent des établissements visés par la vérification, ces plans sont officiellement documentés et sont communiqués uniquement à la direction régionale.

L'équipe de vérification a constaté que 18 parmi les 28 unités opérationnelles (64 %), y compris des collèges du personnel et des établissements, avaient tenu compte des risques associés à la mise en vigueur de nouvelles lois, comme la Loi sur l'adéquation de la peine et du crime, dans leur processus de planification; les besoins des autres unités opérationnelles en matière d'apprentissage et de perfectionnement n'avaient pas encore été touchés par la nouvelle loi.

Planification – Régions

Conformément aux Lignes directrices, les directeurs des collèges régionaux du personnel sont chargés d'élaborer, d'exécuter et de faire respecter un plan de formation régional annuel pour satisfaire aux exigences liées aux NNF. La vérification a permis de constater que chaque collège régional du personnel élabore un plan et un calendrier de formation annuels fondés sur le nombre d'employés ciblés et le nombre de séances de formation requises. L'une des principales fonctions du comité régional de l'AP est d'établir ou d'approuver le plan de formation régional. Ce plan est ensuite transmis aux gestionnaires régionaux pour approbation supplémentaire; les plans régionaux ne sont toutefois pas présentés aux gestionnaires nationaux pour qu'ils les approuvent

Planification – Secteurs

À l'échelle nationale, la Direction de l'AP travaille en collaboration avec tous les secteurs du SCC en vue de répondre à l'ensemble des besoins du SCC en matière d'apprentissage et de perfectionnement. Le Plan intégré des activités d'apprentissage et de perfectionnement de 2011-2012 présente ces activités opérationnelles continues. Il comprend des objectifs stratégiques et un plan de RH pour l'AC et les collèges régionaux du personnel. Les besoins en AP sont également pris en compte dans le plan stratégique du SCC pour la gestion des ressources humaines.

En ce qui a trait à la planification des cours visés par les NNF, le Comité de gouvernance de l'AP est chargé d'approuver, chaque année, la gamme de cours liés aux NNF. À l'appui de ce processus d'approbation, la Direction de l'AP fait parvenir chaque automne une lettre d'appel à tous les responsables de secteur leur demandant de soumettre les modifications et les ajouts à apporter aux NNF pour l'exercice à venir. Toute demande visant une nouvelle formation doit obtenir l'approbation du responsable de secteur et doit indiquer une source de financement ainsi que les répercussions des jours de formation; dans le cas de changements aux NNF existantes, les modifications touchant les groupes cibles et la fréquence des cours doivent être indiquées. Ce processus de demande et d'approbation a été instauré à titre de mesure de contrôle afin de traiter la question du nombre croissant de cours ajoutés chaque année aux NNF.

Planification – Programme de formation correctionnelle (PFC)

Contrairement aux cours liés aux NNF qui sont offerts en établissement, le Programme de formation correctionnelle (PFC) est géré par la Direction de l'AP, par l'intermédiaire des collèges régionaux du personnel. Le PFC est le principal cours d'initiation des NNF qui est administré par tous les collèges régionaux du personnel. Pour assurer une planification et un suivi efficaces du cours, la Direction de l'AP établit un calendrier de formation national pour toutes les séances du PFC données dans toutes les régions, ce qui facilite le processus général de planification et de gestion.

Conclusion

À l'exception des rapports de conformité, l'équipe de vérification n'a relevé aucune preuve de liens entre les plans des établissements et la Direction de l'AP. Ce manque de coordination entre les établissements qui gèrent certaines formations liées aux NNF, comme celle ayant trait sur les armes à feu, et la Direction de l'AP, qui est chargée de rendre compte de la conformité aux NNF, crée des lacunes en matière d'information. Par conséquent, la Direction de l'AP est incapable de déterminer facilement comment, où et quand les cours sont offerts dans les établissements, ainsi que les coûts et le niveau d'efficacité des cours. Une méthode centralisée de planification et de gestion des cours liés aux NNF renforcerait les mesures de contrôle et de responsabilisation de la structure de gouvernance centralisée déjà en place.

La surveillance et les exigences en matière de production de rapports sont examinées plus en détail dans la section 4.1.3.

4.1.2 Rôles et responsabilités

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités en matière de formation soient clairement définis et conformes aux politiques et aux lignes directrices du SCC. Nous nous attendions également à ce que les rôles et les responsabilités soient uniformes dans l'ensemble des régions.

Les rôles et les responsabilités du personnel chargé de la formation sont documentés et compris; toutefois, la clarification des tâches et l'harmonisation des descriptions de travail favoriseraient l'équité des fonctions à l'échelle nationale.

La majorité des employés interviewés ont indiqué qu'il existe des descriptions de travail pour leurs postes et qu'ils comprennent leurs rôles et leurs responsabilités sur le plan de la formation.

La description de travail générique des coordonnateurs de la formation du personnel (CFP – AS-02) a été créée en avril 2006. Les CFP sont responsables de la coordination et de la surveillance de toutes les activités de formation dans les établissements, dont les suivantes : établir les plans de carrière des employés; organiser les activités de formation; consigner les données sur la formation dans le SGRH; et surveiller la conformité.

La plupart des CFP travaillent non pas dans les collèges, mais dans les établissements ou les bureaux de district; ils collaborent étroitement avec les gestionnaires correctionnels, Horaires et déploiement (GCHD), et relèvent du directeur d'établissement. Les entrevues ont révélé que cet environnement de travail peut présenter certaines difficultés car les CFP doivent équilibrer les priorités et répondre aux exigences opérationnelles à la fois du collège régional du personnel et de l'établissement, et ce, même s'ils relèvent uniquement du collège du personnel. Les entrevues ont aussi permis de constater que cet environnement de travail peut se révéler encore plus difficile lorsqu'un CFP est responsable de plusieurs établissements ou travaille en région éloignée.

Parmi les 23 CFP interviewés :

  • 7 offrent un soutien à plus d'un établissement; 2 tiennent le rôle supplémentaire de registraire;
  • 6 offrent des services à distance à un établissement;
  • le nombre moyen d'employés dont ils sont responsables, par établissement, est de 344 (de 200 à 520);
  • leur nombre moyen d'années d'expérience est de 2,1;
  • 8 occupent leur poste depuis moins d'un an.

Les entrevues ont également établi que les responsabilités et la charge de travail des CFP varient selon la région et l'établissement, ce qui entraîne un manque d'uniformité manifeste dans les tâches à l'échelle nationale, par exemple : dans deux régions, les CFP doivent gérer les budgets de formation des établissements; dans certains établissements, les CFP assistent à toutes les réunions de gestion ayant trait à la formation, tandis que dans d'autres établissements, les CFP n'assistent pas à ces réunions; et l'équipe de vérification a noté que dans quelques établissements, les CFP effectuent en outre des tâches opérationnelles, comme l'établissement des horaires de formation des employés dans le Système des horaires de travail et du déploiement (SHD).

Les rôles et les responsabilités des CFP varient également en fonction du type de cours offert. À titre d'exemple, les inscriptions, les activités de suivi et les rapports de l'EFPC sont gérés par le coordonnateur national de la formation indispensable à l'AC, et les cours d'initiation, comme le Programme de formation correctionnelle et le Programme d'orientation des nouveaux employés, sont gérés par les collèges régionaux du personnel et coordonnés par les registraires. Étant donné que les employés des établissements participent aux cours offerts par l'EFPC et les collèges du personnel, les CFP doivent surveiller des activités de formation qu'ils ne gèrent pas. De ce fait, il leur est difficile d'assurer le suivi de toutes les activités de formation prévues dans les NNF.

Pratique exemplaire
Le Collège régional du personnel du Québec a établi des protocoles d'entente entre le Collège du personnel et les établissements afin de définir clairement les rôles et les responsabilités des CFP.

La description de travail générique des gestionnaires des services de gestion (GSG) (AS-04) a été créée en décembre 2005. Le GSG, qui travaille au Collège régional du personnel, supervise les CFP et agit comme trait d'union entre les CFP et le collège. Le GSG gère aussi les services d'administration, les locaux et les travaux d'entretien au collège du personnel.

Le GSG gère en moyenne neuf CFP. Deux parmi les quatre GSG interviewés occupaient leur poste depuis moins d'un an.

À l'instar des CFP, les responsabilités des GSG varient d'une région à l'autre. Dans la région de l'Atlantique, par exemple, l'immeuble du collège du personnel est loué; le GSG a donc la responsabilité de gérer des contrats avec TPSGC, ce qui n'est pas le cas dans les régions où le SCC est propriétaire du bâtiment.

Les rôles et les responsabilités du personnel de formation devraient être définis de façon uniforme dans toutes les régions pour assurer l'équité des tâches et des responsabilités.

4.1.3 Surveillance et rapports

Nous nous attendions à ce qu'il y ait des pratiques de surveillance et de production de rapports en place pour s'assurer que le SCC puisse satisfaire à ses obligations en matière de rapports conformément aux politiques du CT, et que la direction dispose de renseignements exacts et en temps opportun.

Il existe des pratiques de surveillance et de production de rapports à l'échelle nationale et régionale et au niveau des établissements; toutefois, la fréquence et la nature de la surveillance n'est pas uniforme dans l'ensemble des établissements et des régions, et la production de rapports est redondante dans la plupart des unités opérationnelles.

Conformément à la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnementdu Conseil du Trésor, le SCC transmet à l'École de la fonction publique du Canada l'information nécessaire pour satisfaire à ses obligations annuelles en matière de surveillance de la formation.

Selon les Lignes directrices le SCC doit assurer la surveillance et rendre compte du respect des exigences en matière de formation obligatoire, cette responsabilité étant déléguée au directeur général de l'AP et aux directeurs des collèges régionaux du personnel. Les Lignes directrices ne précisent pas à quelle fréquence la surveillance doit être effectuée, ni à qui les rapports doivent être présentés. Malgré l'absence de directives officielles, des pratiques de surveillance et de production de rapports sont en place dans toutes les unités opérationnelles visées par la vérification. Parmi les 23 CFP interviewés, 21 tiennent leurs propres feuilles de calcul, qu'ils comparent aux rapports de conformité générés par le SGRH. La raison la plus souvent invoquée pour tenir une feuille de calcul distincte est la perception selon laquelle les données du SGRH sont périmées ou incomplètes en raison des mouvements des employés. Le deuxième objectif du présent rapport porte sur les données du SGRH en lien avec les exigences de formation.

L'équipe de vérification a observé qu'on utilise également des feuilles de calcul pour surveiller les dates d'anniversaire des employé pour certains cours liés aux NNF qui exigent un renouvellement de certification. Bien que certains cours des NNF ne sont donnés qu'une seule fois (par exemple Créer un milieu de travail exempt de harcèlement), d'autres cours, comme ceux portant sur le maniement des armes à feu, exigent un renouvellement annuel de la certification. À ce titre, on a signalé que la surveillance de nombreuses dates d'anniversaire et dates d'expiration, pour de multiples NNF et des centaines d'employés, représente une tâche difficile et accaparante pour les CFP. L'équipe de vérification a constaté que dans la région du Pacifique, les dates d'anniversaire sont plus faciles à gérer depuis la mise en place du programme pilote de formation par modules6.

Non seulement le contenu des rapports n'est-il pas uniforme, mais la fréquence de la production des rapports varie grandement entre les établissements et les régions, tout comme la chaîne de communication des rapports. Les directeurs d'établissement reçoivent des rapports du CFP chaque semaine ou deux semaines; les gestionnaires régionaux reçoivent des rapports chaque semaine, mois ou trimestre, selon la région. À titre d'exemple de ce manque d'uniformité, l'équipe de vérification a constaté que dans une certaine région, l'AR fournit des rapports de conformité au collège du personnel et aux établissements à des fins de vérification, mais que dans d'autres régions, le CFP de chaque établissement fournit des données au collège du personnel, qui transmet à son tour des rapports de conformité à l'AR.

La production de rapports qui s'adressent à des destinataires différents et qui comportent des échéanciers et des formats variés exige beaucoup de temps de la part des CFP et donne lieu à de multiple rapports ayant des résultats parfois contradictoires, ce qui force davantage les CFP à tenir un système de suivi distinct.

Au moment de la vérification, l'AP était en train d'élaborer un « tableau de bord » de la formation qui permettra aux gestionnaires du SCC à tous les niveaux d'accéder aux rapports de formation requis, ce qui réduira le fardeau lié à la production de rapports et la surveillance en double pour les CFP. Afin d'assurer des résultats uniformes et fiables, l'AC devrait mettre en place un processus normalisé ou centralisé de surveillance et de production de rapports, tel que le tableau de bord susmentionné. La réussite de ce tableau de bord dépendra toutefois de l'exactitude et de la disponibilité en temps voulu des données dans le SGRH, ainsi que de la volonté du personnel du SCC d'utiliser le SGRH comme système unique de suivi des activités de formation.

Pratiques exemplaires
Le Collège du personnel de l'Atlantique a créé plusieurs rapports, dont un rapport d'annulation des séances de formation, pour faciliter la saisie et l'analyse des données de formation.

Selon les Lignes directrices, la Direction de l'AP est chargée de produire des rapports sur la conformité aux NNF. À cette fin, la Direction génère des rapports de suivi de mi-exercice et de fin d'exercice sur la conformité aux NNF, qu'elle présente à la haute direction.

Au cours de l'exercice 2010-2011, la Direction de l'AP a mis en œuvre une nouvelle méthode de compte rendu de la conformité afin de fournir à la haute direction une vue plus précise de la conformité des employés aux exigences de formation. Selon la méthode précédente, si un employé n'avait pas suivi une certaine formation mais y était inscrit, il était considéré comme étant conforme et possédant les compétences exigées. La conformité est désormais représentée par le nombre d'employés actifs qui possèdent les compétences exigées divisé par le nombre d'employés actifs qui ne les possèdent pas, par conséquent, les employés en attente d'une formation sont maintenant considérés non conformes. Cette nouvelle méthode illustre le taux de conformité réel au niveau opérationnel. Le plus récent rapport de conformité que l'AP a présenté à la haute direction est le rapport d'examen de mi-exercice de 2011-2012 (janvier 2012).

Le SCC vise à obtenir un taux de conformité de 100 % pour tous les cours liés aux NNF et pour les compétences qui leur sont associées. Parmi les personnes interviewées, 89 % ont indiqué qu'il existait un taux de conformité déclaré ou attendu pour les NNF, et 78 % ont dit que le taux de conformité attendu était de 100 %. L'équipe de vérification a noté que le personnel en établissement était plus susceptible de répondre que le taux de conformité était de 100 % que le personnel des administrations régionales et de l'AC. Dans les cas où les employés ont indiqué un taux inférieur à 100 %, ceux-ci ont généralement mentionné la nécessité d'équilibrer le risque entre l'atteinte d'une disponibilité opérationnelle et l'atteinte d'un taux de conformité global.

Afin d'appuyer la mise en œuvre de la nouvelle méthode de compte rendu de la conformité, la Direction de l'AP a entrepris, en juillet 2011, une analyse des risques relativement aux cours liés aux NNF. L'analyse a mis l'accent sur les cours opérationnels ayant la plus forte incidence sur l'organisation par rapport aux risques opérationnels, aux risques de disponibilité opérationnelle et aux risques juridiques. Cet exercice a révélé que 14 NNF ont une incidence plus forte sur la disponibilité opérationnelle que les 48 autres NNF. L'équipe de vérification a cependant constaté qu'un taux de conformité de 100 % est attendu pour les 62 cours, quel que soit le niveau de risque qui leur est associé.

Conclusion

  • La formation offerte est conforme aux politiques du SCC, et ces politiques respectent les lois du gouvernement du Canada et les politiques du CT; les Lignes directrices de l'AP et l'outil de surveillance de la gestion du SCC doivent toutefois être mis à jour.
  • Une planification officielle des activités de formation est effectuée à tous les échelons; toutefois, la planification et la gestion générales des NNF ne sont pas centralisées comme le prévoit la structure de gouvernance actuelle.
  • Les rôles et les responsabilités sont pour la plupart bien compris; cependant, les responsabilités liées à des postes clés comme ceux du CFP et du GSG varient entre les régions et les établissements.
  • Des processus de surveillance et de production de rapports sont établis à l'échelle nationale et régionale et au niveau des établissements; toutefois, il y a un dédoublement des systèmes de surveillance dans les établissements ainsi qu'un manque général de coordination entre les trois niveaux.
  • Les NNF ne sont pas officiellement classées en fonction des risques, de manière à s'assurer que les cours liés aux risques opérationnels les plus élevés sont planifiés et surveillés en conséquence et font l'objet de rapports adéquats.

 

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Recommandation 1 7

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait mettre à jour les documents de base liés aux activités de formation prévues dans les NNF de manière à ce qu'ils reflètent avec exactitude la structure de gouvernance actuelle, et il devrait définir les rôles et les responsabilités des employés clés.


Recommandation 2 8

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait examiner le modèle de prestation de services actuel de l'AP et cerner des moyens de centraliser entièrement les processus de planification, de surveillance et de production de rapports afin d'assurer l'uniformité de l'exécution et de la gestion des cours liés aux NNF dans l'ensemble du SCC.


Recommandation 3 9

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait évaluer et coter la gamme complète des cours liés aux NNF en vue de déterminer les cours qui sont essentiels à la mission du SCC, afin de s'assurer que les cours visés par les NNF tiennent compte des risques opérationnels, satisfont aux exigences législatives et assurent la disponibilité opérationnelle du SCC de façon efficace et efficiente.

4.2 Conformité avec les politiques et les lignes directrices relatives aux NNF

L'équipe de vérification a évalué la conformité du SCC aux lois, aux politiques et aux directives ayant trait aux Normes nationales de formation. L'évaluation comprenait un examen de dossiers d'employés et de documents de formation ainsi qu'une vérification des données provenant du Système de gestion des ressources humaines (SGRH), des pratiques de saisie des données et des contrôles d'assurance de la qualité.

4.2.1 Assurance et contrôle de la qualité

Nous nous attendions à ce qu'il y ait des contrôles en place pour s'assurer que les données liées à la formation sont saisies dans le SGRH avec exactitude, de manière uniforme et en temps opportun.

Les données consignées et les rapports générés sont soumis à un contrôle de la qualité; toutefois, il y aurait lieu d'effectuer une surveillance et une analyse périodiques pour assurer la correction des divergences et l'amélioration continue.

Sur le plan national, la Direction de l'AP a mis en œuvre dernièrement un processus opérationnel de validation et de contrôle ponctuel des plans de carrière aux fins de la surveillance mensuelle des plans de carrière. Les plans de carrière sont la base de référence à partir de laquelle la conformité des employés aux NNF est mesurée. Tous les employés, à l'exception de ceux qui occupent un poste d'une durée déterminée de moins de quatre mois et des étudiants, doivent avoir un plan de carrière qui s'harmonise avec leur classification, le titre de leur poste et leur plan d'apprentissage personnel.

Au début de chaque exercice, le CFP fixe un plan de carrière pour chaque employé et le consigne dans le SGRH. Même si l'AP fournit des documents d'orientation pour faciliter le processus (tableau croisé dynamique et liste de vérification des exigences obligatoires en matière de formation), il exige beaucoup de temps car chaque plan de carrière doit être entré manuellement. Le plan de carrière moyen d'un employé CX, par exemple, comporte entre 13 et 16 compétences essentielles, et un CFP doit en moyenne effectuer le suivi des activités de 344 employés.

Le processus opérationnel de validation et de contrôle ponctuel des plans de carrière comprend des rapports sur les plans de carrière manquants, les compétences en double et les séances de formation ouvertes, qui sont envoyés à chaque collège du personnel afin que le CFP concerné y donne suite. À titre de suivi, l'AC procède à des vérifications ponctuelles des plans de carrière visés afin de confirmer si les mesures correctives ont bien été prises.

L'équipe de vérification a demandé à 37 employés (y compris des employés des collèges du personnel et de l'AP) si les données saisies dans le SGRH faisaient l'objet d'un contrôle de la qualité. Parmi le 37 employés interrogés, 25 (68 %) ont répondu par l'affirmative; les autres ont soit répondu par la négative (27 %), soit répondu qu'ils ne le savaient pas (5 %), ce qui donne à penser que le processus d'assurance-qualité actuel n'est pas communiqué clairement aux employés concernés ou encore bien compris par ces derniers.

L'équipe de vérification n'a trouvé aucune indication de l'existence d'un processus officiel permettant d'assurer le suivi des problèmes relevés en matière d'assurance qualité, et par conséquent, il n'est pas en mesure de déterminer si le processus d'AQ permet d'améliorer la saisie des données liées aux plans de carrière d'un mois à l'autre. Bien que les données soient soumises à un contrôle de la qualité, l'AC devrait inclure un cycle officiel de suivi et de production de rapports dans le processus opérationnel d'AQ existant afin de pouvoir améliorer de façon continue l'information sur les plans de carrière et les rapports de conformité.

4.2.2 Documentation

Nous nous attendions à ce que les dossiers de formation des employés montrent que la formation obligatoire prévue dans les NNF a été suivie, et à ce que ces renseignements soient consignés dans le SGRH.

Les documents d'appui sont versés dans les dossiers; toutefois, les dossiers ne sont pas gérés de manière uniforme.

L'équipe de vérification prévoyait examiner 108 dossiers de formation d'employés; toutefois, les établissements ne tiennent pas tous des dossiers individuels sur la formation des employés. Bien que la plupart des CFP gèrent les activités de formation pour chaque employé, certains CFP gèrent les activités de formation en fonction des titres de cours et des dates de prestation. Par conséquent, il a été plus difficile que prévu d'obtenir la documentation permettant de déterminer si des documents d'appui sont conservés pour 12 NNF choisies (voir l'annexe E).

Les entrevues ont permis de confirmer qu'il n'existe pas de lignes directrices officielles relativement à la conservation des documents ou la gestion des dossiers. L'examen des documents a démontré que les CFP obtiennent et conservent divers documents liés aux cours. L'examen des documents a également révélé des incohérences dans l'entreposage des documents; certains documents sont conservés sur place par le CFP, tandis que d'autres documents sont conservés dans des registres centraux ou par les registraires des collèges du personnel, ou encore par le coordonnateur national à l'AC.

Parmi les 108 dossiers d'employés examinés, 31 % renfermaient tous les documents d'appui attestant que la formation avait bien été fournie pour les 12 NNF sélectionnées. Ce nombre a considérablement augmenté lorsque l'équipe de vérification a passé en revue des documents liés aux cours donnés en établissement. Ainsi, 92 % (54 sur 59) des dossiers d'employés CX examinés comportaient tous les documents permettant de confirmer que la formation sur les armes à feu avait été fournie.

Lors des entrevues, on a demandé aux CFP quelle devrait être la durée de conservation des documents sur la formation. Les réponses ont varié grandement entre les établissements et les régions, allant de deux ans à une période indéfinie.

Un dossier de formation complet devrait toujours être tenu pour chaque employé afin de pouvoir transférer les documents relatifs à la formation lorsqu'un employé est affecté à un autre établissement. Qui plus est, l'absence de dossiers de formation complets pourrait compliquer la récupération des documents par les employés ainsi que la confirmation des antécédents de formation si l'information était requise dans le cadre d'un incident ou d'une enquête.

Pour garantir une gestion uniforme des documents de formation, il y aurait lieu d'élaborer des procédures opérationnelles normalisées à l'échelle nationale qui comprendraient des processus opérationnels détaillés concernant la gestion des dossiers et l'entreposage, la conservation et l'emplacement des documents, en particulier en ce qui a trait aux cours requis pour satisfaire aux exigences législatives et assurer la disponibilité opérationnelle.

Consignation des renseignements dans le SGRH

Nous nous attendions à ce que les activités de formation obligatoires prévues dans les NNF soient consignées dans le SGRH, conformément aux Lignes directricesde l'AP.

Les renseignements sont saisis dans le SGRH (de légères incohérences ont été décelées).

Conformément aux Lignes directrices, toutes les activités d'apprentissage font l'objet d'un suivi dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH).

L'équipe de vérification a examiné un échantillon aléatoire statistiquement valide de 372 plans de carrière d'employés et a déterminé que 99 % des employés visés par l'examen avaient un plan de carrière. L'équipe de vérification a effectué un examen secondaire de 108 plans de carrière afin de vérifier leur exactitude et a déterminé que 70 % des plans de carrière renfermaient les cours NNF requis pour répondre aux exigences du poste.

Cet examen secondaire a également révélé qu'entre le 30 septembre 2011 et le 6 janvier 2012, huit pour cent des employés (29 sur 372) faisant partie de l'échantillon de la vérification avaient changé de classification. Dans trente-huit pour cent des cas (11 sur 29), la modification a été inscrite dans le système plus d'un mois plus tard. Cela est important car des membres du personnel ont indiqué qu'ils croyaient que les renseignements d'un nombre important d'employés n'étaient pas consignés avec exactitude en raison de modifications apportées à leur classification.

Pratique exemplaire
En ce qui a trait à la saisie des données en temps opportun, le Collège du personnel de l'Ontario est la seule région ayant un délai de service pour la saisie des données (dans les cinq jours ouvrables suivant la fin de la formation). Les autres régions ont répondu que les données devaient être consignées « dès que possible ».

Pour ce qui est des données de formation saisies dans le SGRH, l'équipe de vérification a vérifié si les documents de formation tenus par les CFP, comme ceux ayant trait aux dates de formation et aux compétences accordées, correspondaient aux données entrées dans le SGRH. Comme l'équipe de vérification n'a décelé que des différences mineures avec les données apparaissant dans le SGRH, les préoccupations du personnel du SCC concernant la qualité des données dans le SGRH semblent, d'après la présente vérification, non fondées.

CONCLUSION

  • Les données consignées et les rapports générés sont soumis à un contrôle de la qualité. Toutefois, un cycle officiel de suivi et de production de rapports est requis pour assurer l'amélioration continue.
  • Des documents d'appui sont conservés aux dossiers, mais il y a certaines incohérences par rapport aux types de documents conservés et les documents ne sont pas gérés de façon uniforme. Le maintien des antécédents de formation de chaque employé du SCC, et l'accès à ceux-ci en cas de nécessité, présentent de ce fait un défi particulier.
  • Les renseignements sont consignés correctement dans le SGRH, et seules quelques incohérences mineures ont été décelées. Il n'y a pas de raison claire pour laquelle les employés du SCC ne peuvent pas se fier à ces données.
Recommandation 4 10

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait inclure un cycle officiel de suivi et de production de rapports dans le processus opérationnel d'AQ existant afin de pouvoir améliorer de façon continue l'information sur les plans de carrière et les rapports de conformité.


Recommandation 5 11

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, en consultation avec le sous-commissaire principal, devrait élaborer et mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées à l'échelle nationale qui comprendraient des processus détaillés concernant l'entreposage et la conservation des documents ainsi que la gestion des dossiers, en particulier en ce qui a trait aux cours requis pour satisfaire aux exigences législatives et assurer la disponibilité opérationnelle.

5.0 CONCLUSION GÉNÉRALE

Les résultats de cette vérification ont permis de démontrer que, dans l'ensemble, les employés du SCC reçoivent la formation obligatoire prévue dans les NNF et que ces activités de formation sont surveillées régulièrement au moyen de rapports de conformité fournis à la haute direction. La vérification a aussi permis de conclure que le SCC respecte les lois et les politiques visant les Normes nationales de formation examinées dans le cadre de la présente vérification.

Les résultats de la vérification démontrent qu'un cadre de gestion appuyant les activités de formation est en place. Plus précisément, l'équipe de vérification a constaté ce qui suit :

  • la formation offerte est conforme aux politiques du SCC, et ces politiques respectent les lois du gouvernement du Canada et les politiques du CT;
  • une planification officielle est effectuée à tous les échelons;
  • les rôles et les responsabilités sont pour la plupart bien compris;
  • des processus de surveillance et de production de rapports sont établis à l'échelle nationale et régionale et au niveau des établissements, et il existe des structures de gouvernance à l'appui de ces processus;
  • les activités de formation sont documentées et consignées dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et elles sont soumises à des processus d'assurance-qualité.

Voici les points exigeant une attention particulière qui ont été relevés dans le contexte de la vérification :

  • les Lignes directrices de l'AP et l'outil de surveillance de la gestion du SCC doivent être mis à jour;
  • la planification et la gestion générales des NNF ne sont pas centralisées comme le prévoit la structure de gouvernance actuelle;
  • les rôles et les responsabilités liés à certains postes clés doivent être clarifiés car ils varient entre les régions et les établissements, ce qui entraîne des inégalités dans les tâches et les responsabilités;
  • il y a un dédoublement des systèmes de surveillance dans les établissements ainsi qu'un manque général de coordination entre les trois niveaux;
  • les NNF ne sont pas officiellement classées en fonction des risques, de manière à s'assurer que les cours liés aux risques opérationnels les plus élevés sont planifiés et surveillés en conséquence et font l'objet de rapports adéquats;
  • les documents de formation sont gérés différemment selon les régions et les établissements, ce qui pourrait donner lieu à une mauvaise organisation des transferts de dossiers et des antécédents de formation;
  • les activités de contrôle de la qualité des données ne comprennent pas un processus de suivi officiel permettant d'assurer l'amélioration continue.

ANNEXE A

OBJECTIFS ET CRITÈRES DE LA VÉRIFICATION

OBJECTIFS CRITÈRES
1. Fournir l'assurance qu'un cadre de gestion des activités de formation est en place, qu'il est mis en œuvre et qu'on en effectue la surveillance. 1.1 Cadre politique et législatif

i) Les lignes directrices et les normes du SCC sont en harmonie avec les politiques et les lois du gouvernement concernant la formation;

ii) Il existe un processus visant à s'assurer que le SCC satisfait à ses besoins en matière d'apprentissage et de perfectionnement découlant des nouvelles lois comme la Loi sur l'adéquation de la peine et du crime.
1.2 Rôles et responsabilités

La structure organisationnelle du SCC, ainsi que ses rôles et ses responsabilités à tous les niveaux (AC, AR), sont clairement définis, bien compris et consignés par écrit.
1.3 Surveillance et rapports

Des pratiques de surveillance de la conformité et de production de rapports sont en place pour s'assurer que la direction dispose de renseignements exacts en temps opportun, au besoin.
2. Fournir un degré d'assurance raisonnable que le SCC respecte les dispositions législatives, les politiques et les directives pertinentes concernant les Normes nationales de formation (NNF). 2.1 Assurance de la qualité et contrôle

Les contrôles sont en place pour assurer que les données sont adéquatement, systématiquement et rapidement saisies dans le SGRH afin de vérifier que les employés se conforment aux Normes nationales de formation.
2.2 Documentation

i) Les dossiers comprennent les données faisant foi que la formation obligatoire a été achevée;

ii) Les données sont saisies dans le SGRH.

ANNEXE B

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

Les techniques décrites ci-dessous ont servi à recueillir des preuves dans le cadre du processus de vérification.

Afin de prévenir la vérification excessive des établissements et d'assurer une équité parmi les régions et les établissements, les établissements ont été sélectionnés en fonction du document Analyse de la répartition des sites de vérification interne/d'engagement d'examen pour les années 2007-2008 à 2010-2011 de la Direction de la vérification interne du SCC.

Entrevues : Il y a 97 entrevues qui ont été menées en personne, par vidéoconférence ou par téléconférence avec le personnel de la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement (AC), avec celui des cinq collèges régionaux du personnel et avec celui des établissements sélectionnés (l'annexe D présente la liste des personnes rencontrées en entrevue).

Examen des documents : Des documents pertinents ont été examinés, comme les plans stratégiques, les procès verbaux, les documents concernant les processus, les rapports sur le rendement, les rapports de conformité, les dossiers de formation, les manuels de procédures et les documents servant à la formation.

Examen : Un examen des dossiers a été effectué afin de s'assurer que les données sur la conformité de la formation sont saisies, surveillées et rapportées avec exactitude. Un échantillon aléatoire statistiquement valide a été choisi (selon un seuil de confiance de 95 % et un intervalle de confiance de 5 %) à partir d'un rapport du SGRH portant sur tous les employés CX, WP et AS à l'échelle du Canada, pour en arriver à 372 plans de carrière. De cet échantillon, un sous-échantillon de 20 dossiers par région (10 de l'AC) a été choisi aux fins d'un examen documentaire secondaire des plans de carrière et des documents d'appui relatifs à 12 cours liés aux NNF (voir l'annexe E).

ANNEXE C

ÉTABLISSEMENTS VISÉS PAR L'EXAMEN ET AYANT PARTICIPÉ AUX ENTREVUES PAR VIDÉOCONFÉRENCE

RÉGION UNITÉS OPÉRATIONNELLES
AC
  • Apprentissage et perfectionnement
Atlantique
  • Collège régional du personnel – Moncton
  • Établissement de l'Atlantique
  • Établissement Westmorland
  • Établissement Nova pour femmes
  • Bureau de district de la région de l'Atlantique
Québec
  • Collège régional du personnel – Laval
  • Établissement de Donnacona
  • Établissement de Cowansville
  • Établissement de La Macaza
  • Établissement Montée Saint-François
  • Bureau de district du Montréal métropolitain
Ontario
  • Collège régional du personnel – Kingston
  • Établissement de Millhaven
  • Centre régional de traitement
  • Établissement Fenbrook
  • Établissement de Beaver Creek
  • Établissement de Grand Valley pour femmes
Prairies
  • Collège régional du personnel – Saskatoon
  • Établissement d'Edmonton
  • Pavillon de ressourcement Pê Sâkâstêw
  • Établissement de Bowden
  • Centre Grierson
  • Centre psychiatrique régional
Pacifique
  • Collège régional du personnel – Abbotsford
  • Établissement de Mission
  • Établissement de William Head
  • Établissement de la vallée du Fraser
  • Bureau de district de la région du Pacifique

ANNEXE D

LISTE DES PERSONNES INTERVIEWÉES

RÉGION UNITÉS OPÉRATIONNELLES
AC
  • Directeur général, Apprentissage et perfectionnement
  • Directeur, Politiques, planification et rendement
  • Coordonnateur, Formation et apprentissage des employés
  • Coordonnateur national, Formation indispensable (CNFI)
Atlantic
  • Collège du personnel
    Directeur; CFP/registraire
  • Établissement de l'Atlantique
    Sous-directeur; DAO; GCHD; CFP
  • Établissement Westmorland
    Directeur; GCHD; CFP
  • Établissement Nova pour femmes
    Sous-directeur; DASG; CFP* (services partagés avec le bureau de district)
  • Bureau de district de la région de l'Atlantique
    Directeur de district; directeur adjoint de district, Services de gestion; CFP* (services partagés avec l'établissement Nova)
Québec
  • Bureau régional / Collège régional du personnel – Laval
    Directeur, Collège du personnel; GSG; registraire; CFP
  • Établissement de Donnacona
    DAO; DASG; GCHD; CFP
  • Établissement de Cowansville
    Sous-directeur; DAO; GCHD; CFP
  • Établissement de La Macaza
    DAO; GCHD; CFP
  • Établissement Montée Saint-François
    Directeur; DASG; GCHD; CFP
  • Bureau de district du Montréal métropolitain
    Directeur de district; DASG; CFP
Ontario
  • Bureau régional / Collège régional du personnel – Kingston
    Directeur, Collège du personnel; GSG; registraire; CFP
  • Établissement de Millhaven
    Sous-directeur; DAO; GCHD; CFP
  • Centre régional de traitement
    Directeur exécutif; DAO; GCHD; CFP
  • Établissement Fenbrook
    Directeur; DAO; GCHD; CFP* (services partagés avec Beaver Creek
  • Établissement de Beaver Creek
    Directeur; gestionnaire, Opérations; gestionnaire correctionnel; CFP* (services partagés avec l'Établissement Fenbrook)
  • Établissement de Grand Valley pour femmes
    Sous-directeur p. i./DAO; GCHD; CFP
Prairies
  • Bureau régional / Collège régional du personnel – Saskatoon
    Directeur, Collège du personnel; GSG; CFP
  • Établissement d'Edmonton
    Directeur; DAO; GCHD; CFP* (services partagés avec le Centre Grierson)
  • Pavillon de ressourcement Pê Sâkâstêw
    Directeur exécutif; DASG; CFP* (services partagés avec l'Établissement de Bowden)
  • Établissement de Bowden
    Directeur; DAO; GCHD; CFP* (services partagés avec le pavillon de ressourcement Pê Sâkâstêw)
  • Centre Grierson
    Directeur exécutif; gestionnaire correctionnel; CFP* (services partagés avec l'Établissement d'Edmonton)
  • Centre psychiatrique régional
    Directeur exécutif; DAO; GCHD; CFP
Pacifique
  • Bureau régional / Collège régional du personnel – Abbotsford
    Directeur, Collège du personnel; GSG; CFP/registraire
  • Établissement de Mission
    Sous-directeur; DAO; GCHD; CFP
  • Établissement de William Head
    Sous-directeur; DASG; GCHD; CFP* (services partagés avec l'Établissement de la vallée du Fraser)
  • Établissement de la vallée du Fraser
    Directeur; DAO; GCHD; CFP* (services partagés avec l'Établissement de William Head)
  • Bureau de district de la région du Pacifique
    Directeur de district; DDASG; CFP

ANNEXE E

COURS OBLIGATOIRES (NNF) COMPRIS DANS L'EXAMEN DOCUMENTAIRE SECONDAIRE

Les cours ci-dessous ont été choisis parce qu'ils s'appliquent à un plus grand nombre d'employés CX, WP et AS :

Cours offerts par le SCC :
Programme de formation correctionnelle (PFC), 2008
Programme d'orientation des agents de libération conditionnelle
Programme d'orientation des nouveaux employés
Armes à feu 9 mm – initiale
Armes à feu 9 mm – remise à niveau
Armes à feu 9 mm – transition
Formation réglementée :
Premiers soins/RCR – formation de base
Premiers soins/RCR – formation générale
Programme d'apprentissage conjoint sur la lutte contre le harcèlement – pour les employés
Programme d'apprentissage conjoint sur la lutte contre le harcèlement – pour la direction
Formation requise :
EFPC – Orientation à la fonction publique
EFPC – Principes fondamentaux de la gestion dans la fonction publique

ANNEXE F

AUDIT OF TRAINING ACTIVITIES MANAGEMENT ACTION PLAN (MAP)

** PLEASE NOTE THAT THE ABOVE ACTION PLAN IS BASED ON PROPOSED L&D MODEL FUNDING LEVEL**
Recommandation: Recommandation 112

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait mettre à jour les documents de base liés aux activités de formation prévues dans les NNF de manière à ce qu'ils reflètent avec exactitude la structure de gouvernance actuelle, et il devrait définir les rôles et les responsabilités des employés clés.
Réponse ou position de la direction checked-box Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesure(s) Élément(s) à réaliser Approche Responsable Calendrier de mise en œuvre

Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation?

Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises

En quoi cette approche répond-elle à la recommandation?

Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures?

Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées?

1. Simplifier et communiquer les procédures administratives du Comité de gouvernance.

1. Processus opérationnels plus précis mis en place et communiqués grâce au Comité de gouvernance, à Infonet et à des documents officiels.

1. Des procédures opérationnelles bien documentées et accessibles permettent de s'assurer que les clients comprennent les rôles et les responsabilités de chaque intervenant, et elles les guident à travers le processus de gouvernance.

1. DG, AP

1. 31 décembre 2012

2. Revoir la directive des RH sur l'AP, y compris les rôles et les responsabilités des intervenants clés (AP, responsables de la formation, Comité de gouvernance, régions et établissement/districts).

2. Directive des RH sur l'AP approuvée et communiquée.

2. Une directive des RH bien documentée et accessible définit clairement les rôles et les responsabilités.

2. DG, AP

2. 1er juin 2013

 

Recommandation: Recommandation 213

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait examiner le modèle de prestation de services actuel de l'AP et cerner des moyens de centraliser entièrement les processus de planification, de surveillance et de production de rapports afin d'assurer l'uniformité de l'exécution et de la gestion des cours liés aux NNF dans l'ensemble du SCC.
Réponse ou position de la direction checked-box Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesure(s) Élément(s) à réaliser Approche Responsable Calendrier de mise en œuvre

Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation?

Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises

En quoi cette approche répond-elle à la recommandation?

Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures?

Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées?

1. Centraliser l'inscription des recrues au PFC

1. Processus centralisé de soutien et d'inscription des recrues au PFC, fondé sur une surveillance et des processus opérationnels nationaux.

1. Meilleure gestion du recrutement des CX, maximisation des classes de PFC à l'étape 3. Recrues mieux informées et appuyées. Les mécanismes de surveillance amélioreront la communication et la proactivité.

1. CAGRH

1. Terminé
mars 2012

2. Centraliser l'inscription des recrues au POALC.

2. Processus centralisé de soutien et d'inscription des recrues au POALC, fondé sur une surveillance et des processus opérationnels nationaux.

2. Meilleure gestion du recrutement des ALOC. Reliée au nouveau modèle de POALC.

2. CAGRH

2. Avril 2013

3. Analyser des possibilités d'intégration et de centralisation des cours d'initiation clés (PFC/POALC).

3. Option de centralisation et recommandation – à présenter au Comité de gouvernance de l'AP.

3. Prestation d'une formation plus efficiente et efficace aux recrues, exécution uniforme des cours d'initiation. Résultat final : employés CX et agents de libération conditionnelle mieux formés et accomplis, ayant un solide attachement aux valeurs du SCC.

3. CAGRH

3. Juin 2012

4. On mène présentement un programme pilote centralisé de formation par modules dans la région du Pacifique, ainsi qu'un examen visant à évaluer l'efficacité de cette approche et l'expansion du modèle.

4. Rapport renfermant des options et des recommandations visant à élargir, à l'échelle nationale, la mise en œuvre du programme centralisé de formation par modules – à présenter au Comité de gouvernance de l'AP.

4. Selon les résultats préliminaires de l'évaluation, le modèle de formation par modules semble avoir augmenté la participation, diminué les heures supplémentaires et amélioré la qualité de la prestation. Le modèle a aussi éliminé le fardeau lié à la coordination et à l'établissement des calendriers de formation dans les établissements.

4. CAGRH

4. Octobre 2012.

5. Réviser le modèle actuel de formation des formateurs en fonction des compétences requises et des besoins des formateurs.

5. Rapport sur le modèle proposé, accompagné de recommandations et d'options visant l'adoption d'un modèle permanent pour les formateurs et l'expansion de la formation par modules – à présenter au Comité de gouvernance de l'AP.

5. Grâce à la nouvelle approche de modèle, tous les formateurs auront les compétences requises pour livrer les programmes de formation de base gérés centralement. La prestation des programmes d'initiation et de formation de base sera uniforme et les employés seront mieux formés.

5. DG, AP

5. Octobre 2012.

6. Établir un niveau de service uniformisé qui sera offert aux établissements et districts par les coordonnateurs de la formation du personnel (CFP) et les registraires de l'AP.

6.1 Niveau de service national (CFP) approuvé par le Comité de gouvernance. Le niveau de service sera communiqué et mis en œuvre dans tous les établissements.

6.1 Corrigera les écarts relatifs au niveau de service et aux processus internes liés à la planification et à la surveillance de la formation.

6. DG, AP

6.1 Mise en œuvre du nouveau niveau de service approuvé : avril 2013.

 

6.2 Mise en œuvre, dans toutes les régions (établissements), le tableau de bord de la formation de l'AP afin d'assurer un niveau standard de production de rapports en matière de conformité, conformément à la méthode de surveillance de la conformité récemment approuvée.

6.2 En fournissant à la haute direction et aux gestionnaires des établissements un outil de production de rapports standard et informatisé répondant aux besoins nationaux, nous éliminerons la nécessité de produire des rapports et des feuilles de calcul laborieux au niveau des établissements. Nous éliminerons aussi le risque de produire des rapports incompatibles et portant à confusion.

 

6.2 Version préliminaire du tableau de bord déjà élaborée et mise à l'essai. Automatisation technique d'ici janvier 2013.

 

Recommandation: Recommandation 314

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait évaluer et coter la gamme complète des cours liés aux NNF en vue de déterminer les cours qui sont essentiels à la mission du SCC, afin de s'assurer que les cours visés par les NNF tiennent compte des risques opérationnels, satisfont aux exigences législatives et assurent la disponibilité opérationnelle du SCC de façon efficace et efficiente.
Réponse ou position de la direction checked-box Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesure(s) Élément(s) à réaliser Approche Responsable Calendrier de mise en œuvre

Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation?

Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises

En quoi cette approche répond-elle à la recommandation?

Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures?

Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées?

1. Identification des cours de formation opérationnelle de base relatifs aux NNF dans le cadre d'un exercice d'évaluation des risques réalisé en 2011.

1. La liste des cours de formation opérationnelle de base a été établie.

1. A aidé à déterminer les cours de formation opérationnelle de base et à dresser un plan de formation pour le groupe CX.

1. DG, AP

1. Terminé

2. Examiner la formation opérationnelle de base liée aux NNF pour le groupe CX et déterminer les cours qui pourraient être retirés ou réduits.

2. En mars 2012, une analyse a été entreprise pour examiner le plan de formation du groupe CX et déterminer s'il est possible d'y retirer des cours ou de réduire le groupe cible.

2. Entame le travail visant à réduire les NNF pour 2012 2013. Fixe les bases d'un examen global (voir la mesure 3).

2. DG, AP

2. Juin 2012

3. Former un groupe de travail dont le mandat consistera à examiner toutes les NNF en fonction des besoins en formation, des risques, de leur efficacité et des sources de financement. Ce groupe examinera aussi le groupe cible en vue de cerner les possibilités de le réduire tout en assurant la disponibilité opérationnelle).

3. Rapport officiel présenté au Comité de gouvernance de l'AP afin qu'une décision soit prise quant au retrait ou à la réduction du groupe cible de la formation obligatoire actuelle.

3. Tous les intervenants clés (AP, responsables, personnel opérationnel, syndicats, etc.) y participeront afin d'assurer une représentation adéquate.

3. DG, AP

3. Mars 2013

 

Recommandation: Recommandation 415

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait inclure un cycle officiel de suivi et de production de rapports dans le processus opérationnel d'AQ existant afin de pouvoir améliorer de façon continue l'information sur les plans de carrière et les rapports de conformité.
Réponse ou position de la direction checked-box Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesure(s) Élément(s) à réaliser Approche Responsable Calendrier de mise en œuvre

Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation?

Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises

En quoi cette approche répond-elle à la recommandation?

Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures?

Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées?

1. Revoir le calcul de la conformité et la structure de codage de la formation.

1. Méthode de rapport sur la conformité et structure de codage approuvées et mises en œuvre.

1. Des rapports de conformité plus précis favoriseront l'adoption de nouvelles procédures relativement au SGRH et assureront une saisie plus rigoureuse et rapide des données.

1. DG, AP

1. Terminé

2. Établir un cycle officiel d'AQ comprenant des rapports mensuels sur l'AQ et un examen aléatoire des plans de carrière dans le SGRH.

2. Mise en place et communication du cycle d'AQ afin de contrôler la qualité des données de formation.

2. Grâce à l'introduction de rapports mensuels sur l'AQ, les données sur la formation contenues dans le SGRH se sont nettement améliorées au cours de la dernière année, comme il est mentionné dans le rapport de vérification.

2. DG, AP

2. En cours, date d'achèvement : août 2012.

3. Élaborer une formation officielle sur les procédures du SGRH à l'intention du personnel de première ligne d'AP (CFP, registraires).

3. Trousse de formation complète offerte en ligne aux CFP/registraires et accessible en ligne aux fins de consultation future.

3. Les employés comprendront le comment et le pourquoi de l'AQ ainsi que l'importance de bien consigner les données dans le SGRH. La trousse de formation fournira aussi au personnel des outils de référence en ligne.

3. DG, AP

3. Travail déjà amorcé, date d'achèvement : décembre 2012.

 

Recommandation: Recommandation 516

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, en consultation avec le sous-commissaire principal, devrait élaborer et mettre en œuvre des procédures opérationnelles normalisées à l'échelle nationale qui comprendraient des processus détaillés concernant l'entreposage et la conservation des documents ainsi que la gestion des dossiers, en particulier en ce qui a trait aux cours requis pour satisfaire aux exigences législatives et assurer la disponibilité opérationnelle.
Réponse ou position de la direction checked-box Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesure(s) Élément(s) à réaliser Approche Responsable Calendrier de mise en œuvre

Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation?

Produits livrables / indicateurs démontrant que les mesures ont été prises

En quoi cette approche répond-elle à la recommandation?

Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures?

Quand les mesures permettant de répondre pleinement à cette recommandation auront elles été achevées?

1. Établir des exigences opérationnelles sur le stockage et la conservation des données et sur la gestion des dossiers relatifs à la formation.

1. Exigences établies

1. Paramètres requis pour donner suite à cette recommandation.

1. DG, AP

1. Janvier 2013

2. Élaborer un processus national conforme aux politiques de gestion des dossiers.

2. Exigences et procédures établies et communiquées à tous les employés de première ligne de l'AP et tous les membres de la direction.

2. Les processus officiels assureront l'uniformité.

2. CAGRH
SCP

2. Avril 2013

1 Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (L.C. 1992, ch. 20), article 3.

2 Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (L.C. 1992, ch. 20), article 4.

3 Tous les employés, sauf les étudiants et les employés nommés pour une période déterminée inférieure à 4 mois.

4 Plan d'activités intégré 2011-2012 – Apprentissage et perfectionnement 2011-2012, p 7 : la Division des politiques, de la planification et du rendement est responsable de la gestion financière et de la production des rapports financiers, du secrétariat du Comité de gouvernance de l'AP, des processus stratégiques et opérationnels, de la surveillance des données sur la formation et de la conformité, de l'évaluation des formations et de la gestion des modules de formation sur le SGRH la Division de la conception et du développement de formation mène des consultations avec les clients afin de déterminer les besoins en formation, recommande le bon niveau de formation ainsi que des solutions non liées à la formation pour répondre à ces besoins, et recommande et élabore des solutions d'apprentissage adaptéesla Division de l'implantation nationale des programmes d'apprentissage, du partenariat et de l'infrastructure assure la gestion nationale des programmes d'apprentissage opérationnel et des programmes d'apprentissage requis, établit des partenariats visant à mieux répondre aux besoins d'apprentissage du SCC et évalue l'infrastructure nécessaire pour assurer la mise en œuvre efficace et efficiente des produits et des programmes d'apprentissage.

5 Les employés compris dans ce groupe sont les suivants : agents correctionnels, gestionnaires correctionnels, agents de libération conditionnelle, agents du renseignement de sécurité et adjoints administratifs.

6 Le projet pilote de la formation par modules est un modèle de formation qui a cours dans la région du Pacifique. Dix formateurs ayant reçu une formation spéciale donnent des cours de base destinés aux AC (p. ex. armes à feu, agents chimiques et inflammatoires, recyclage sur la sécurité personnelle). Les cours regroupent 50 participants et sont offerts sur des périodes fixes de 3 plus 2 jours, dans deux unités de formation situées dans des établissements de la région.

7 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

8 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

9 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

10 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

11 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

12 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

13 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

14 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

15 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

16 La recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.