Vérification de la gestion des médicaments

Vérification Interne

378-1-277

13 novembre 2012

SOMMAIRE

Contexte

La vérification de la gestion des médicaments a été menée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2011 2014 de la Direction de la vérification interne du Service correctionnel du Canada (SCC). Elle est liée aux priorités organisationnelles du SCC; « la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements et dans la collectivité » et « des pratiques de gestion efficientes et efficaces qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». La présente vérification est aussi liée aux risques organisationnels relatifs aux « soins de santé essentiels pour les délinquants » et à la « sécurité ». La vérification est importante parce que fournir aux délinquants des services de santé efficients et efficaces est une obligation législative prévue par la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC). Le SCC a également l'obligation de contribuer pleinement à la réinsertion sociale des délinquants et de réaliser les objectifs de sa mission.

En 2011 2012, le SCC a dépensé 18 millions de dollars en médicaments. Ces fonds, gérés par le Secteur des services de santé, ont servi à acquitter le coût des médicaments fournis aux délinquants. Afin de réduire les coûts rattachés aux médicaments, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a établi une offre à commandes principale et nationale avec un fournisseur national de produits liés à la santé afin de distribuer des médicaments et des produits médicaux au SCC et à d'autres ministères du gouvernement du Canada. Cette offre à commandes sert de « magasin multi-services » pour le gouvernement fédéral, y compris le SCC, pour l'achat de produits pharmaceutiques à un prix réduit en raison du grand volume d'achats. Les pharmacies régionales du SCC commandent habituellement leurs médicaments auprès de ce fournisseur, et la majorité des établissements utilisent d'ordinaire les services des pharmacies régionales, quand ces dernières sont disponibles, pour obtenir les médicaments d'ordonnance dont ils ont besoin.

La vérification de la gestion des médicaments avait une portée nationale et était axée sur les médicaments fournis par les Services de santé du SCC aux délinquants pendant leur incarcération dans un établissement fédéral.

La vérification visait à :

  • fournir l'assurance raisonnable que le cadre de gestion en place soutient la gestion efficace des médicaments;
  • fournir l'assurance raisonnable que le SCC se conforme aux dispositions législatives et aux politiques pertinentes liées à la gestion des médicaments.

Conclusion

En général, la vérification a constaté qu'il y avait un cadre en place afin d'aider la gestion des médicaments. Plusieurs DC et lignes directrices sont en place et ces dernières respectent les critères que l'on retrouve dans les différentes lois applicables ainsi que dans les standards professionnels. Également, le rôle et la responsabilité clinique étaient bien compris par les employés à travers les régions. Finalement, il y avait un suivi formel et documenté des diverses exigences législatives.

Il y a cependant des aspects où un suivi additionnel serait nécessaire afin d'améliorer le cadre de gestion. Il s'agit notamment de :

  • rendre les processus plus formels afin de s'assurer que les politiques et lignes directrices concernant les services de santé sont communiquées aux employés des opérations correctionnelles;
  • s'assurer que les employés des opérations correctionnelles sont au courant de leurs responsabilités spécifiques quant à la gestion des médicaments, plus particulièrement pour ce qui est de la nécessité de remplir le formulaire d'évaluation du risque pour les délinquants possédant des EpiPens ainsi que des aiguilles pour les injections d'insuline;
  • s'assurer que les établissements rédigent tous les rapports nécessaires au suivi des opérations.

Par ailleurs, le SCC respectait les critères que l'on retrouve dans les lois et les normes professionnelles, plus particulièrement pour ce qui est de l'éducation des délinquants par rapport à leur médication, la protection des renseignements personnels des délinquants et l'élimination des médicaments. Cependant, il y a certains critères de la gestion des médicaments que le SCC pourrait améliorer, dont les suivants :

  • s'assurer que les informations sur les allergies sont à jour dans le système des pharmacies;
  • préparer les médicaments et signer le RAM au moment approprié;
  • livrer les médicaments directement aux employés des services de santé et faire une réconciliation des livraisons et des commandes une fois ces dernières reçues;
  • maintenir des stocks de réserve de médicaments appropriés.

Réponse du bureau de première responsabilité

Le secteur des Services de santé est d'accord avec les constatations et les recommandations découlant de la vérification qui sont présentées dans le rapport. Pour y donner suite, nous avons préparé un plan d'action détaillé. À chaque recommandation sont fournis des détails sur les mesures à prendre, qui doivent toutes être mises en œuvre d'ici octobre 2013.

ÉNONCÉ D'ASSURANCE ET DE CONFORMITÉ

Le présent mandat a été réalisé avec un niveau élevé d'assurance.

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification appropriées et suffisantes ont été suivies, et les éléments de preuve recueillis appuient l'exactitude de l'opinion énoncée dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors, avec les critères de vérification convenus par la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

Les données ont été compilées selon les normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les données compilées étaient suffisantes pour fournir à la haute direction une preuve d'opinion fondée sur la vérification interne.

__________________________________ Date: __________________
Sylvie Soucy, vérificatrice interne autorisée
Dirigeante principale de la vérification

1.0 INTRODUCTION

1.1 Contexte

La vérification de la gestion des médicaments a été menée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2011 2014 de la Direction de la vérification interne du Service correctionnel du Canada (SCC). Elle est liée aux priorités organisationnelles du SCC; « la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements et dans la collectivité » et « des pratiques de gestion efficientes et efficaces qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». La présente vérification est aussi liée aux risques organisationnels relatifs aux « soins de santé essentiels pour les délinquants » et à la « sécurité ». La vérification est importante parce que fournir aux délinquants des services de santé efficients et efficaces est une obligation législative prévue par la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC). Le SCC a également l'obligation de contribuer pleinement à la réinsertion sociale des délinquants et réaliser les objectifs de sa mission.

En 2011 2012, le SCC a dépensé 18 millions de dollars en médicaments. Ces fonds, gérés par le Secteur des services de santé, ont servi à acquitter le coût des médicaments fournis aux délinquants. Afin de réduire les coûts rattachés aux médicaments, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a établi une offre à commandes principale et nationale avec un fournisseur national de produits liés à la santé afin de distribuer des médicaments et des produits médicaux au SCC et à d'autres ministères du gouvernement du Canada. Cette offre à commandes sert de « magasin multi-service » pour le gouvernement fédéral, y compris le SCC, pour l'achat de produits pharmaceutiques à un prix réduit en raison du grand volume d'achats. Les pharmacies régionales du SCC commandent habituellement leurs médicaments auprès de ce fournisseur, et la majorité des établissements utilisent d'ordinaire les services des pharmacies régionales, quand ces dernières sont disponibles, pour obtenir les médicaments d'ordonnance dont ils ont besoin.

Le SCC compte actuellement quatre pharmacies régionales qui fournissent la majorité des établissements, et il prévoit ouvrir une pharmacie régionale dans la région du Québec à l'automne 2012. Au moment de la vérification, la grande majorité des unités opérationnelles situées dans les quatre autres régions recevaient leurs médicaments directement d'une pharmacie régionale. Au Québec, les établissements possédaient leurs propres pharmacies sur place, ou avaient pris des dispositions avec une pharmacie extérieure pour l'approvisionnement en médicaments dédiés aux délinquants du SCC.

1.2 Cadre législatif et stratégique

La prestation de services de santé au sein du SCC doit respecter la disposition de la LSCMLC1 selon laquelle le Service veille à ce que chaque détenu reçoive les soins de santé essentiels et qu'il ait accès, dans la mesure du possible, aux soins qui peuvent faciliter sa réadaptation et sa réinsertion sociale. La LSCMLC prévoit également que la prestation des soins de santé doit satisfaire aux normes professionnelles reconnues2.

Les politiques du SCC relatives à la gestion des médicaments doivent respecter les règlements fédéraux, comme la Loi réglementant certaines drogues et autres substances et la Loi sur les aliments et drogues et son règlement d'application, quand vient le temps d'entreposer3, de préparer, de transporter, de consigner des médicaments et de signaler des incidents relatifs aux médicaments4.

Puisque les pharmacies et les établissements du SCC sont situés dans différentes provinces, le personnel des soins de santé, y compris celui des pharmacies, est également assujetti aux normes de pratique professionnelles, aux lois, aux politiques et aux règlements provinciaux et territoriaux applicables.

Directive du commissaire no 805 – Administration des médicaments

L'objectif de la Directive du commissaire no 805 est de veiller à ce que les médicaments soient gérés, entreposés, consignés, préparés et administrés de façon efficiente et conformément à la loi et aux principes de sécurité afin de répondre à l'obligation du Service de fournir des soins de santé en respectant la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC).

La DC contient les définitions et les responsabilités liées aux services pharmaceutiques, plus particulièrement, au sujet de l'administration, de la remise et de la préparation des médicaments, et des ordonnances. Elle décrit les responsabilités du Secteur des services de santé concernant l'élaboration et la tenue à jour d'un formulaire des médicaments (nomenclature des médicaments), les responsabilités des établissements et des régions à l'égard de la vérification et de la surveillance de tous les éléments du processus pharmaceutique d'un établissement, la validité du permis du personnel et les responsabilités du personnel infirmier et non médical concernant la gestion et l'administration des médicaments, y compris la méthadone, les stupéfiants et les substances contrôlées. La politique fournit des précisions sur les médicaments d'ordonnance, sur les médicaments que les délinquants prennent eux mêmes, sur la consignation nécessaire et sur la distribution de médicaments par du personnel non médical.

Services offerts par les pharmacies régionales - Guide sur les opérations et les normes

Le SCC a adopté les Normes de pratiques modèles pour les pharmaciens canadiens qui ont été élaborées par l'Association nationale des organismes de réglementation de la pharmacie (ANORP). Les normes visent à fournir une ligne directrice aux pharmaciens lorsqu'ils entreprennent des activités qui exigent une pratique pharmaceutique sécuritaire et efficace. Bien que les pharmaciens remplissent plusieurs rôles professionnels variés, ce ne sont pas tous ces rôles qui sont exercés au quotidien par chaque pharmacien dans le cadre de son travail; cependant, lorsqu'ils exerceront un rôle couvert par les normes, on s'attendra à ce qu'ils respectent ces dernières. Ainsi, peu importe le contexte ou l'autorité réglementaire, les attentes à l'égard des soins associés à un rôle particulier sont cohérentes.

Guide de distribution et d'administration de médicaments

Ces lignes directrices, élaborées par le SCC, visent à ce que les professionnels des soins de santé suivent des pratiques exemplaires concernant la distribution et l'administration de médicaments et à réduire les incidents relatifs aux médicaments. Les lignes directrices décrivent également une approche adoptée à l'échelle nationale à l'égard de la distribution de médicaments aux détenus se trouvant dans des établissements du SCC et fournissent une orientation en ce qui concerne la gestion des médicaments fournis par les Services de santé du SCC dans le cadre d'une distribution de médicaments à doses multiples. Les lignes directrices fournissent également une orientation au personnel des services de santé relativement à la gestion et à la distribution d'un ÉpiPen et d'insuline. En outre, elles visent à s'assurer que les délinquants qui ont besoin d'un ÉpiPen ou d'insuline reçoivent des consignes sur l'utilisation des médicaments et comprennent leurs responsabilités.

Formulaire national du SCC

L'objectif du formulaire national du SCC est de fournir un outil aux médecins et aux pharmaciens qui encourage la sélection de pharmacothérapie optimale et rentable. Tous les établissements du SCC doivent se soumettre au formulaire national.

1.3 Vérifications précédentes

Même si la Direction de la vérification interne n'a pas effectué auparavant une vérification de la gestion des médicaments, l'administration des médicaments délivrés sur ordonnance faisait partie des éléments examinés dans le cadre de la vérification de 2009 des centres régionaux de traitement et du Centre psychiatrique régional.

L'un des critères de cette vérification avait trait à l'administration des médicaments aux centres de traitement. La vérification a permis de conclure que, dans trois des cinq centres de traitement visités, le personnel infirmier avait signé le registre d'administration des médicaments au moment où le médicament avait été préparé, plutôt qu'au moment où il avait été administré, comme l'exige la politique. La vérification portait également sur des questions concernant la conservation des médicaments contrôlés dans le lieu d'entreposage des médicaments et le transport des médicaments entre le lieu d'entreposage des médicaments et d'autres secteurs de l'établissement.

On a recommandé que les sous commissaires régionaux veillent à ce que les politiques sur l'administration des médicaments soient suivies quand des médicaments sont administrés à des détenus. Dans le cadre de cette vérification, on faisait un suivi du plan d'action pour veiller à ce que ces préoccupations soient abordées.

1.4 Initiatives pour l'amélioration de la qualité des services de santé

Agrément - Le Secteur des services de santé du SCC a demandé à Agrément Canada d'effectuer une visite d'agrément nationale de l'administration centrale, des cinq administrations régionales et des 57 établissements du SCC. À la suite de la visite, Agrément Canada a décerné au SCC un agrément conditionnel. Agrément Canada a cerné des aspects à améliorer et s'est engagé à soutenir l'organisation afin qu'elle continue à améliorer la qualité des soins et des services qu'elle offre à ses clients et à la collectivité.

Dans son rapport national, Agrément Canada a conclu que toutes les régions devaient se pencher sur la gestion des médicaments, puisqu'on a découvert que de nombreux critères à risque élevé n'étaient pas respectés, y compris les suivants :

  • le besoin d'obtenir des systèmes informatiques plus modernes;
  • le besoin de recenser les médicaments dès leur réception à l'établissement;
  • le besoin d'étiqueter les tablettes servant à l'entreposage des médicaments;
  • le besoin d'améliorer l'espace physique et les installations, dans certaines régions et unités opérationnelles;
  • le besoin d'exercer une surveillance accrue des lieux d'entreposage des médicaments dans les établissements;
  • le besoin d'adopter des méthodes de préparation des médicaments plus sécuritaires; et
  • le besoin de former le personnel infirmier.

On a tenu compte de bon nombre de ces préoccupations dans le cadre de la présente vérification.

1.5 Gouvernance des Services de santé

Rôles et responsabilités des Services de santé

Le 4 septembre 2007, la Direction des services de santé a été transformée en secteur, dirigé par un commissaire adjoint, Services de santé, relevant directement du commissaire du SCC.

Administration centrale (AC)

Ce schéma représente la structure de gouvernance du secteur des services de santé au niveau national.

À l'échelle nationale, la gouvernance des services de santé relève du commissaire adjoint, Services de santé, et est soutenue par quatre directeurs généraux (DG) qui exercent une autorité fonctionnelle pour la Direction de la santé publique, la Direction de la santé mentale, la Direction des politiques, de la planification et de l'amélioration de la qualité et la Direction des services cliniques. C'est le directeur général, Services cliniques, qui est responsable de l'orientation fonctionnelle des questions touchant les médicaments dans les établissements et les pharmacies régionales.

Administration régionale (AR)

Ce schéma illustre la structure de gouvernance du secteur des services de santé au niveau régional.

Chacun des portefeuilles des soins de santé des cinq régions est administré par un directeur régional, Services de santé, qui relève directement du commissaire adjoint, Services de santé, à l'administration centrale. Le directeur régional est soutenu par quatre gestionnaires. Tous les chefs des services de santé des établissements du SCC relèvent directement du directeur régional, Services de santé, par l'entremise du gestionnaire, Services cliniques. Les pharmaciens régionaux relèvent du gestionnaire, Planification, programmes pharmaceutiques et amélioration de la qualité.

Établissements du SCC

Ce schéma illustre la structure de gouvernance du secteur des services de santé au niveau institutionnel.

Tous les membres du personnel infirmier qui fournissent des soins de santé physique dans les établissements relèvent en dernier ressort de leur chef des Services de santé respectif, qui, à son tour, s'assure que des niveaux de service appropriés sont fournis et que les interventions en santé sont normalisées. Il convient de souligner que les responsables des Services de santé dans les établissements relèvent du gestionnaire régional, Services cliniques, et non du directeur d'établissement.

2.0 OBJECTIFS ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

2.1 Objectifs de la vérification

La vérification visait à :

  • fournir l'assurance raisonnable que le cadre de gestion en place soutient la gestion efficace des médicaments;
  • fournir l'assurance raisonnable que le SCC se conforme aux dispositions législatives et aux politiques pertinentes liées à la gestion des médicaments.

Les critères de vérification dans le cadre du présent engagement, qui nous aideront à atteindre les objectifs de la vérification, proviennent du Comité des hauts fonctionnaires chargés du personnel de direction dans la fonction publique pour ce qui est du premier objectif, et de la DC no 805 ainsi que de certaines lignes directrices rédigées par le Secteur des services de santé pour ce qui est du second objectif. Des critères précis liés à chacun des objectifs sont compris dans l'Annexe A.

2.2 Portée de la vérification

La vérification de la gestion des médicaments avait une portée nationale et était axée sur les médicaments fournis par les Services de santé du SCC aux délinquants pendant leur incarcération dans un établissement fédéral. Dans le cadre de la vérification, on a visité chaque pharmacie régionale ainsi qu'un échantillon d'établissements de tous les niveaux de sécurité et de tous les types dans les cinq régions. Les sites visités sont énumérés à l'Annexe C.

La vérification visait à déterminer si le cadre de gestion, y compris les contrôles adéquats, était en place pour soutenir la gestion efficace des médicaments afin d'assurer la conformité avec les normes professionnelles et les politiques et procédures pertinentes du SCC. Pour ce faire, on s'est penché sur le processus qui s'étend du moment où les médicaments sont à la pharmacie régionale jusqu'au moment où ils sont administrés au délinquant dans les établissements. La présente vérification portait également sur les procédures touchant la gestion de l'inventaire, l'entreposage, le transport et l'élimination des médicaments.

La présente vérification ne portait pas sur les contrôles relatifs aux médicaments que les délinquants sont en mesure de se procurer par l'intermédiaire de la cantine. En outre, elle ne portait pas sur la validité des médicaments délivrés sur ordonnance par le médecin. Enfin, la gestion des médicaments pour les délinquants dans la collectivité n'était pas comprise dans la portée de la présente vérification parce que, même si ces médicaments sont généralement payés par les Services de santé du SCC, ils ne sont habituellement pas préparés ou administrés par le personnel du SCC.

3.0 APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE DE LA VÉRIFICATION

L'équipe de vérification a examiné des politiques, des procédures et des dispositions législatives en place liées à la gestion des médicaments, les rôles et les responsabilités du personnel dans les établissements et les pharmacies régionales à l'égard du processus de gestion des médicaments, et la surveillance et la production de rapports qui avaient lieu à ces endroits.

L'équipe de vérification a également évalué la conformité avec les dispositions législatives, les politiques et les lignes directrices clés liées à la gestion des médicaments. Parmi les documents clés qui ont été examinés, mentionnons de nombreuses normes professionnelles provinciales pour le personnel infirmier et les pharmaciens, la Directive du commissaire no 805 - Administration des médicaments, les lignes directrices sur la distribution et l'administration des médicaments et le document Services offerts par les pharmacies régionales — manuel sur les opérations et les normes. On a évalué la conformité au moyen d'observations, d'examens des documents et d'entrevues menées auprès du personnel tant des établissements que des pharmacies régionales.

L'Annexe B énumère et décrit les techniques utilisées pour compiler les données aux fins de la présente vérification.

4.0 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DÉCOULANT DE LA VÉRIFICATION

4.1 Cadre pour la gestion des médicaments

Nous avons évalué la mesure dans laquelle le cadre de gestion était en place pour soutenir la gestion efficace des médicaments. À cette fin, nous avons examiné les dispositions législatives, les normes professionnelles, les politiques et les lignes directrices ainsi que la structure organisationnelle des services de santé et les rôles et les responsabilités des personnes qui prennent part à la gestion des médicaments. Nous avons également examiné les mécanismes de surveillance et de production de rapports qui se rattachent à la gestion des médicaments au sein du SCC.

4.1.1 Politiques et procédures

Nous nous attendions à découvrir l'existence de politiques et de procédures particulières concernant la gestion des médicaments, que ces politiques et ces procédures étaient comprises et qu'elles avaient été mises en œuvre. Nous nous attendions en outre à découvrir que ces politiques et ces procédures s'harmonisaient avec les dispositions législatives pertinentes.

Des politiques et des procédures liées à la gestion des médicaments existent et sont comprises par le personnel des soins de santé.

La Directive du commissaire no 805 - Administration des médicaments existe pour assurer la gestion, l'entreposage, la consignation, la préparation et l'administration des médicaments conformément à la loi et aux principes de sécurité. En plus de la DC, nous avons également remarqué que le Secteur des services de santé a formulé un certain nombre de lignes directrices stratégiques qui comprennent, sans s'y limiter, les suivantes :

  • le document Services offerts par les pharmacies régionales — manuel sur les opérations et les normes du SCC (qu'on appellera désormais « manuel sur les pharmacies régionales »);
  • les lignes directrices sur la distribution et l'administration des médicaments du SCC (qu'on appellera désormais les « lignes directrices sur les médicaments »);
  • le formulaire national du SCC.

La majorité du personnel des Services de santé interviewé avait lu la DC (78 % — 42 personnes sur 54). Les répondants ont également mentionné qu'aucun élément majeur mentionné dans la DC n'était impossible ou irréalisable. En outre, 80 % (12 personnes sur 15) des personnes interrogées dans les pharmacies avaient lu le manuel sur les pharmacies régionales, et 65 % (26 personnes sur 40) du personnel des soins infirmiers et des chefs des soins de santé ont affirmé dans les entrevues qu'ils avaient lu les lignes directrices concernant les médicaments. Le fait que certaines personnes n'avaient pas lu les manuels qui se rattachent à leurs fonctions pourrait en partie expliquer certains des problèmes de conformité qui sont relevés dans le présent rapport au sujet de l'objectif 2.

Aucun processus officiel n'était en place pour garantir la communication des changements en matière de politiques ou de procédures ayant trait à la gestion des médicaments au personnel opérationnel dans les établissements.

À la suite du processus d'agrément en septembre 2011, le SCC a lancé de nouvelles lignes directrices stratégiques, y compris le manuel sur les pharmacies régionales et les lignes directrices sur les médicaments. Au cours des entrevues qui se sont déroulées dans la plupart des unités opérationnelles, on nous a dit que, lorsque de nouvelles lignes directrices sont adoptées ou que des changements stratégiques sont apportés, le chef des Services de santé a la responsabilité de communiquer ceux-ci au personnel opérationnel. L'équipe de vérification a remarqué que, en août 2011, une exigence a été ajoutée aux lignes directrices sur les médicaments selon laquelle le directeur adjoint, Opérations, ou une personne occupant un poste équivalent, veillerait à ce qu'une évaluation de la menace et des risques soit effectuée avant qu'on autorise un délinquant à porter sur lui des aiguilles à insuline ou un EpiPen. Cela dit, nous avons découvert que 9 des 11 établissements visités où des délinquants portaient sur eux des aiguilles à insuline ou un EpiPen ne respectaient pas cette politique. Nombre des membres du personnel opérationnel interviewés semblaient ignorer cette exigence.

Les DC et les lignes directrices du SCC concernant la gestion des médicaments qui ont été vérifiées sont conformes aux normes professionnelles qui s'appliquent au personnel infirmier et aux pharmaciens.

L'équipe de vérification a comparé le contenu des DC, des lignes directrices et des normes professionnelles nationales et provinciales concernant divers sujets, y compris la signature des registres d'administration des médicaments, la préparation des médicaments et l'échange d'information. Dans l'ensemble, l'équipe de vérification n'a relevé aucun élément de préoccupation ni aucune contradiction entre les divers documents écrits.

4.1.2 Rôles et responsabilités

Nous nous attendions à ce que la structure organisationnelle des Services de santé ainsi que les rôles et les responsabilités des personnes qui prennent part à la gestion des médicaments soient clairement documentés et compris.

Tous les membres du personnel infirmier auxquels nous avons parlé disaient clairement comprendre leurs rôles et leurs responsabilités cliniques; cependant, des observations ont permis de constater qu'ils ne comprenaient peut-être pas toujours leur rôle à l'égard de la sécurité.

Au cours des entrevues menées auprès du personnel des soins de santé et grâce aux observations effectuées lors des visites sur place, l'équipe de vérification a constaté que les pharmaciens, les membres du personnel infirmier et les chefs des Services de santé comprenaient généralement leurs rôles cliniques. Bon nombre des pharmaciens et des membres du personnel infirmier ont affirmé au cours des entrevues que leurs rôles différaient légèrement selon qu'ils travaillaient pour le SCC ou dans la collectivité.

L'équipe de vérification a remarqué que, dans certains cas, même si les membres du personnel infirmier comprenaient leur rôle en tant qu'infirmiers et infirmières, certains ne saisissaient pas complètement leurs rôles relativement au travail dans un pénitencier. La plupart des membres du personnel infirmier interviewés ont affirmé qu'ils avaient reçu une formation officielle du SCC très minime et que leur formation s'était surtout déroulée en cours d'emploi. Les Services de santé ont élaboré un Programme d'orientation pour les nouveaux membres du personnel infirmier qui vise à aider les membres du personnel infirmier à comprendre leur rôle au sein du SCC. Cela dit, l'équipe de vérification a constaté que très peu d'infirmiers et d'infirmières interviewés avaient reçu ce cours de formation et que, dans certaines régions, ce cours n'était pas encore offert.

Les membres du personnel opérationnel sentent qu'ils comprennent leurs rôles et leurs responsabilités à l'égard de la gestion des médicaments, mais ignorent l'exigence de mener des évaluations de la menace et des risques pour les délinquants qui portent sur eux des aiguilles à insuline ou un EpiPen.

Au cours des entrevues, les directeurs d'établissement et les directeurs adjoints, Opérations, ont dit à l'équipe de vérification que, selon leur opinion, les rôles et les responsabilités associés à la gestion des médicaments sont clairs. Plusieurs ont affirmé que leurs responsabilités à l'égard des médicaments ne sont pas officiellement documentées; toutefois, ils savent qu'ils doivent jouer un rôle en matière de sécurité et soutenir les responsables des soins de santé concernant l'administration des médicaments, y compris assurer la sécurité pendant la distribution des médicaments et observer les délinquants pendant 20 minutes après l'administration de méthadone.

Comme cela a été mentionné dans la section 4.1.1, les directeurs adjoints, Opérations, sont tenus de mener une évaluation de la menace et des risques pour chaque délinquant à qui un médecin prescrit un EpiPen ou de l'insuline et qui portera sur lui des aiguilles. Cela dit, puisque la vérification a permis de démontrer un degré élevé de non conformité avec cette exigence, on peut conclure que le personnel opérationnel n'était pas entièrement au courant de son rôle officiel dans la gestion des médicaments.

4.1.3 Surveillance et rapports

Nous nous attendions à ce qu'il y ait un processus établi pour rendre compte du rendement lié à la gestion des médicaments à l'échelle du pays, des régions et des établissements.

Les établissements n'effectuent pas toutes les mesures requises de surveillance et de production de rapports.

La Directive du commissaire no 805 - Administration des médicaments indique que le chef des Services de santé de l'établissement est responsable de la vérification et de la surveillance de tous les éléments du processus pharmaceutique de l'établissement. Notre vérification a porté sur des mesures particulières de surveillance et de production de rapports, y compris les autovérifications des lieux d'entreposage des médicaments, les vérifications ponctuelles des médicaments et les incidents relatifs aux médicaments, et a permis de constater que les rapports requis ne sont pas toujours produits comme l'exige la politique.

Les autovérifications des lieux d'entreposage des médicaments de l'établissement et de la pharmacie régionale permettent d'assurer la conformité avec les règlements actuels en matière de pratiques pharmaceutiques et pour veiller à ce que des normes de pratique acceptables soient maintenues en ce qui concerne l'entreposage et la manipulation des produits pharmaceutiques dans tous les établissements et toutes les pharmacies régionales. Ces autovérifications doivent être menées chaque mois. Dans les 13 unités opérationnelles visitées, l'équipe de vérification a demandé des exemplaires de l'autovérification pour les deux mois précédant la visite afin d'évaluer la conformité. Elle a constaté que 10 des unités opérationnelles étaient conformes.

Des vérifications aléatoires des médicaments administrés aux détenus doivent être effectuées mensuellement par le personnel infirmier pour 10 % des détenus jusqu'à un maximum de 20 vérifications. Les vérifications aléatoires des médicaments administrés aux détenus ont trois objectifs principaux. Le premier est de cerner des occasions d'instruire les patients à l'égard de l'administration des médicaments. Le deuxième est de renforcer des pratiques positives chez les détenus en ce qui concerne l'auto administration des médicaments. Le troisième est de reconnaître les pratiques d'auto administration non thérapeutiques et les cas d'utilisation abusive de médicaments afin de déterminer s'il conviendrait d'adopter d'autres méthodes de distribution des médicaments. À l'aide des données fournies par la Direction des services de santé, l'équipe de vérification a examiné la conformité dans les 13 unités opérationnelles visées par la présente vérification où des délinquants s'administraient eux mêmes leurs médicaments pour déterminer leur conformité au cours d'une période de sept mois, de septembre 2011 à mars 2012. Seulement une des 13 unités opérationnelles effectuait des vérifications aléatoires, comme l'exige la politique. À de nombreuses autres unités opérationnelles, même si la politique était respectée pendant certains mois, il se trouvait des mois où aucune vérification aléatoire n'était effectuée.

L'équipe de vérification a également examiné le signalement des incidents relatifs aux médicaments. Les incidents relatifs aux médicaments sont tout incident indésirable qui suppose la prise de médicaments pouvant contribuer à causer des souffrances à un délinquant. Le signalement des incidents relatifs aux médicaments fait partie d'un processus global d'amélioration de la qualité qui vise à fournir des renseignements utiles, même pour les incidents qui n'ont causé aucun préjudice. Le but général du signalement des incidents relatifs aux médicaments est de prévenir et de réduire les erreurs liées aux médicaments. Le signalement de ces incidents n'entraîne pas de mesures disciplinaires et peut se faire sous le couvert de l'anonymat. Les incidents relatifs aux médicaments sont répartis en trois grandes catégories, dont les incidents « évités de justesse » qui n'ont pas atteint le délinquant, les incidents relatifs aux médicaments qui ont atteint des délinquants et qui peuvent ou non leur avoir causé des préjudices, et les réactions indésirables, qui ont atteint des délinquants, qui étaient inévitables et qui ont causé certains préjudices.

Au cours des entrevues menées auprès des membres du personnel infirmier et des chefs des soins de santé, l'équipe de vérification a constaté que tous les répondants étaient à l'aise avec le processus, comprenaient que le signalement permettait d'améliorer le processus et ne craignaient pas de représailles. Les répondants nous ont dit qu'ils signaleraient, le cas échéant, les incidents relatifs aux médicaments. Cela dit, à l'aide des données fournies par la Direction des services de santé, l'équipe de vérification a examiné le nombre d'incidents relatifs aux médicaments qui ont été signalés au cours du processus s'étalant sur une période de sept mois, de septembre 2011 à mars 2012. Même s'il est difficile de déterminer combien d'incidents relatifs aux médicaments une unité opérationnelle devraient signaler , l'analyse des données démontre que certaines unités opérationnelles n'ont signalé qu'un seul incident relatif aux médicaments au cours de cette période, tandis que d'autres en ont signalé jusqu'à 79. Au total, sept des 15 unités opérationnelles examinées ont signalé chacune moins de 10 incidents relatifs aux médicaments au cours de la période de sept mois, tandis que cinq ont signalé au moins 20 incidents relatifs aux médicaments. En conséquence, il semble que certaines unités opérationnelles ne signalent pas avec assiduité tous leurs incidents relatifs aux médicaments.

Les membres du personnel des services de santé interviewés ne percevaient pas les avantages découlant des exercices de surveillance et de production de rapports qu'ils effectuent. Même si le personnel sait que l'on fait le suivi de cette information à l'échelle nationale et régionale, les répondants ont affirmé qu'ils ne recevaient aucune rétroaction ni aucune analyse au sujet des rapports de la part des échelons supérieurs.

CONCLUSION

Dans l'ensemble, le cadre de gestion en place soutenait la gestion efficace des médicaments.

La vérification a permis de conclure que :

  • les politiques et les lignes directrices étaient en place pour soutenir la gestion des médicaments et que ces politiques et ces lignes directrices s'harmonisaient avec les dispositions législatives et les normes professionnelles applicables;
  • les rôles et les responsabilités cliniques du personnel des services de santé au sein des régions étaient bien compris;
  • des exigences officielles en matière de surveillance et de production de rapports étaient documentées.

Même si un certain nombre d'aspects vérifiés répondent entièrement ou partiellement aux attentes dans le cadre de la vérification, nous avons également constaté les faits suivants :

  • il n'existe aucun processus officiel permettant d'assurer la communication des politiques et des lignes directrices des services de santé au personnel opérationnel;
  • le personnel opérationnel ignore certaines responsabilités particulières liées à son rôle dans la gestion des médicaments, notamment l'exigence de mener des évaluations de la menace et des risques pour tout délinquant qui porte sur lui des aiguilles à insuline ou des EpiPen;
  • les unités opérationnelles ne produisent pas tous les rapports de surveillance requis.

Recommendation 1 5

La commissaire adjointe des Services de santé devrait s'assurer qu'un processus formel est en place afin de communiquer tout changement de politique ou de procédure lié à la gestion des médicaments aux autres parties intéressées au niveau régional et des établissements.

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous sommes d'accord avec la recommandation no 1 et nous allons adopter des lignes directrices pour favoriser une communication cohérente lors de changements apportés aux politiques et aux procédures. Cela se fera d'ici le 5 octobre 2012.

Recommendation 2 6

La commissaire adjointe des Services de santé, avec l'aide des sous-commissaires régionaux, devrait s'assurer que les employés des opérations correctionnelles remplissent le formulaire d'évaluation de la menace et du risque pour les délinquants qui ont eu l'approbation des services de santé d'avoir en leur possession des EpiPens ou des aiguilles pour les injections d'insuline.

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous sommes d'accord avec la recommandation no 2 et nous allons veiller à ce qu'il y ait un formulaire valide d'évaluation de la menace et des risques au dossier des détenus autorisés à avoir en leur possession des EpiPens ou des aiguilles pour leurs injections d'insuline. Chaque région enverra un plan avec la date à laquelle elle prévoit achever cette tâche à la commissaire adjointe, Services de santé et au commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels. Cela sera fait d'ici le 20 septembre 2012.

Recommendation 3 7

La commissaire-adjointe des Services de santé devrait s'assurer que les établissements exécutent les activités de surveillance et produisent les rapports requis, notamment :

  • incidents relatifs aux médicaments
  • vérifications aléatoires des médicaments
  • autovérifications des salles d'entreposages des médicaments.

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous sommes d'accord avec la recommandation no 3 et nous allons établir un processus officiel pour rendre compte des incidents relatifs aux médicaments, des vérifications aléatoires et des autovérifications des salles d'entreposage. Cela sera fait d'ici le 19 octobre 2012.

4.2 Conformité avec les politiques et les lignes directrices

Nous avons évalué la mesure dans laquelle le SCC se conformait à la directive du commissaire et aux lignes directrices stratégiques pertinentes concernant la gestion des médicaments. Nous avons procédé principalement au moyen d'entrevues et d'observations sur place.

4.2.1 Accès aux pharmacies régionales et aux lieux d'entreposage des médicaments en établissement

Nous nous attendions à ce qu'il y ait des contrôles en place pour s'assurer que seules les personnes autorisées avaient accès aux pharmacies régionales et aux lieux d'entreposage des médicaments en établissement.

Aucun problème particulier n'a été relevé relativement à l'accès aux pharmacies régionales ou aux lieux d'entreposage des médicaments en établissement.

Selon la Directive du commissaire no 805 - Administration des médicaments, l'accès aux lieux réservés à la préparation des médicaments et aux réserves de médicaments du Centre des services de santé doit être restreint et contrôlé par le personnel des Services de santé. Au cours des observations, l'équipe de vérification n'a relevé aucune préoccupation à l'égard des contrôles d'accès en place. Nous avons constaté que le personnel de la pharmacie et les membres du personnel infirmier des établissements avaient le contrôle des clés pour ces zones d'accès restreint. De plus, nous avons observé que les pharmacies régionales et les lieux d'entreposage des médicaments en établissement étaient munis de portes et de fenêtres à verrous pour faire en sorte que seules les personnes autorisées puissent entrer dans ces lieux. L'équipe de vérification n'a pas relevé de situations où des personnes n'étant pas membres du personnel des services de santé se trouvaient dans les lieux d'entreposage des médicaments.

Au cours des entrevues, tant dans les pharmacies régionales que dans les établissements, la plupart des répondants n'ont soulevé aucune préoccupation à l'égard de l'accès à ces lieux d'entreposage des médicaments, même si, d'autres préoccupations ont été soulevées. Par exemple, dans un cas, des membres du personnel infirmier étaient préoccupés par le fait que les lieux d'entreposage des médicaments s'ouvraient directement sur une zone où les délinquants se réunissaient fréquemment.

Nous avons remarqué que, dans les centres de traitement visités dans le cadre de la présente vérification, les lieux d'entreposage des médicaments étaient situés au même endroit que les bureaux de sécurité des agents correctionnels. Cette disposition rend difficile pour un délinquant d'accéder aux lieux d'entreposage des médicaments, mais elle permet aux agents correctionnels d'y accéder facilement si le personnel infirmier omet de verrouiller les salles en quittant.

4.2.2 Inventaire

Nous nous attendions à ce que des procédures soient en place et soient suivies pour s'assurer que les niveaux d'inventaire des médicaments ont fait l'objet d'une réconciliation et respectent les limites permises par la DC et les lignes directrices pertinentes.

Toutes les unités opérationnelles ont respecté l'exigence de tenir un système d'inventaire permanent pour les même si ces registres d'inventaire n'étaient pas toujours cosignés.

On indique dans le manuel sur les pharmacies régionales qu'un système d'inventaire permanent doit être en place pour les stupéfiants, les médicaments contrôlés et les substances ciblées pour assurer des contrôles adéquats et pour prévenir les pertes, y compris les détournements à l'interne. En ce qui concerne les pharmacies, on indique dans le manuel que l'inventaire des stupéfiants doit être réalisé au moins tous les trois mois conjointement avec des réconciliations aléatoires concernant des stupéfiants particuliers. En ce qui a trait aux établissements, on indique dans le manuel que la vérification de cet inventaire permanent doit s'effectuer à la fin de chaque quart de travail, quand le personnel infirmier qui quitte le travail et celui qui arrive contresigne la réserve disponible.

Dans toutes les pharmacies régionales, la vérification a permis de constater qu'un inventaire permanent existait pour chaque stupéfiant et substance contrôlée. L'équipe de vérification a également constaté que des vérifications régulières de chaque substance et drogue contrôlée étaient menées. Dans certaines pharmacies, nous avons observé que les vérifications régulières étaient faites aussi souvent qu'une fois par mois, puisque les répondants ont affirmé qu'il était beaucoup moins long, une fois les erreurs notées, de faire une recherche seulement dans le mois précédent de l'inventaire permanent.

Au niveau des établissements, on a confirmé que chaque lieu d'entreposage des médicaments tenait un inventaire permanent pour les substances et les médicaments contrôlés.

En outre, l'équipe de vérification a constaté que, même si les unités opérationnelles visitées possédaient un système d'inventaire permanent en place, les dénombrements n'étaient pas toujours cosignés par deux membres du personnel infirmier, comme cela est requis. Même si dans certains cas, les dénombrements ne pouvaient être cosignés parce qu'un seul membre du personnel infirmier travaillait dans l'unité à ce moment, on a observé que, dans certaines unités opérationnelles, les dénombrements étaient rarement cosignés.

Moins de la moitié des établissements visités tenaient à jour les niveaux d'inventaire approuvés du stock de réserve.

Le stock de réserve est une réserve de médicaments qui ne sont pas destinés à des patients en particulier et qui sont gardés aux centres de santé des établissements. Ces médicaments comprennent habituellement les médicaments PRN couramment utilisés et des médicaments à donner aux délinquants comme « première dose » jusqu'à ce qu'ils reçoivent leur ordonnance de la pharmacie. Il est indiqué dans la DC no 805 que la quantité de médicaments conservés dans la réserve ne doit pas excéder les niveaux de réserve requis pour une semaine type. Le manuel sur les pharmacies régionales indique que chaque unité opérationnelle, en collaboration avec le pharmacien régional, doit créer une liste afin de définir un niveau d'inventaire hebdomadaire pour cet établissement particulier.

L'équipe de vérification a constaté que 10 des 13 unités opérationnelles visitées avaient une liste des stocks de réserve. Cela dit, dans quatre de ces 10 unités opérationnelles, la liste fournie ne comprenait que le nombre maximal de médicaments pouvant être commandés, et non le nombre maximal qui peut être disponible dans les lieux d'entreposage des médicaments. Les trois unités opérationnelles qui n'ont pas été en mesure de fournir une liste des stocks de réserve ont invoqué diverses raisons, y compris le fait que, à leur avis, il est difficile de déterminer quel peut être le besoin pour ces médicaments en une semaine, puisque les situations changent constamment.

Dans toutes les unités opérationnelles visitées, l'équipe de vérification a dénombré un échantillon de médicaments de la réserve pour déterminer les niveaux actuels d'inventaire et les a comparés aux listes des médicaments de la réserve en place dans les établissements. L'équipe de vérification a constaté que, dans quatre des dix établissements qui avaient cette liste, les niveaux d'inventaire des stocks de réserve pour certains des médicaments étaient plus élevés que le nombre figurant sur la liste approuvée.

Aucun contrôle n'existe pour assurer l'utilisation exacte et appropriée de la réserve et pour s'assurer que seules les quantités approuvées des stocks de réserve sont gardées à l'établissement.

Le manuel sur les pharmacies régionales indique que tous les médicaments de la réserve qui ont été administrés à un délinquant doivent correspondre à une ordonnance, soit l'ordonnance signée par le médecin qui prescrit le médicament. On indique également dans le manuel que le membre du personnel infirmier inscrira le médicament et les raisons de son utilisation dans le dossier des soins de santé du délinquant et enverra cette information par télécopieur à la pharmacie régionale afin qu'elle soit ajoutée au profil pharmaceutique du délinquant.

Au cours des visites sur place, l'équipe de vérification s'est dite préoccupée par le peu de contrôles concernant les réserves. Des membres du personnel infirmier et des chefs des Services de santé ont dit à l'équipe de vérification au cours des entrevues qu'ils inscrivaient dans le dossier des délinquants et le registre d'administration des médicaments (RAM) tout médicament de réserve administré à un délinquant et que ces médicaments n'étaient administrés que s'il y avait une ordonnance à cet effet. Cela dit, nous n'avons trouvé qu'une seule région où des membres du personnel infirmier informaient la pharmacie de tout médicament de réserve fourni à des délinquants et où la pharmacie régionale ajoutait cette information au profil pharmaceutique du délinquant.

L'équipe de vérification a souligné certaines préoccupations à l'égard du fait que, tandis que des établissements reçoivent l'ordre de ne commander que l'équivalent d'une semaine de réserve, aucun contrôle n'était en place pour s'assurer que les niveaux d'inventaire actuels disponibles correspondaient avec ce qui figurait sur la liste approuvée. En outre, on a également soulevé certaines préoccupations à l'égard du fait qu'il n'y avait aucun processus en place permettant de surveiller les niveaux d'inventaire de la réserve, puisqu'aucune réconciliation n'était effectuée entre les médicaments commandés et les médicaments administrés aux délinquants. Puisqu'il n'existe aucune forme d'inventaire permanent ni méthode de réconciliation pour l'inventaire du stock de réserve, il serait impossible pour les services de santé de valider la quantité du stock de réserve qui a été donnée aux délinquants par rapport à la quantité qui a été préparée ou éliminée. En outre, en raison de ces manques de contrôle, il serait difficile pour les établissements de s'apercevoir d'un possible détournement des médicaments de la réserve dans les établissements et d'y mettre fin. Les directeurs de certains établissements ont soulevé des préoccupations supplémentaires à l'égard du fait que, en l'absence d'un inventaire précis de la réserve actuelle, il serait difficile de déterminer la quantité de médicaments auxquels des délinquants auraient accès s'ils entraient par effraction dans les lieux d'entreposage des médicaments.

Des médicaments réservés à des patients étaient conservés dans la réserve et n'étaient pas retournés à la pharmacie dans cinq des établissements visités.

Un bulletin de politique de 2009 concernant la DC no 805 indique que, quand un délinquant est transféré ou mis en liberté, le reste des médicaments prévus pour ce patient sera retourné à la pharmacie régionale et ne sera pas gardé et ajouté au stock de réserve. On indique dans les normes de gestion des médicaments d'Agrément Canada que le fait de séparer ces médicaments des autres dans la zone d'entreposage des médicaments prévient la confusion et favorise la sécurité des patients. Dans cinq des établissements visités, l'équipe de vérification a observé que des médicaments réservés à des patients étaient ajoutés à la réserve.

4.2.3 Entreposage

Nous nous attendions à ce que les médicaments soient entreposés en conformité avec les politiques et les procédures du SCC, les normes professionnelles et toute exigence imposée par la loi.

La plupart des lieux d'entreposage des médicaments étaient bien organisés et disposés de manière à respecter la politique.

Le manuel sur les pharmacies régionales indique que le stock de réserve devrait être gardé dans une zone distincte de celle des plaquettes alvéolaires destinées à des patients en particulier, et que les médicaments devant être éliminés devraient être entreposés séparément des autres médicaments. Cette pratique vise à prévenir des erreurs liées aux médicaments. En outre, les armoires pour l'entreposage des médicaments doivent être construites de façon à ce que leur contenu ne soit pas visible pour les délinquants. Le manuel indique également que ces lieux doivent être propres, bien éclairés, organisés, dégagés, correctement aérés et que leur température doit être contrôlée.

L'équipe de vérification a observé que des médicaments qui se ressemblaient et des médicaments à risque élevé n'étaient pas toujours entreposés séparément. Dans de nombreuses unités opérationnelles, on a observé que cela était attribuable à des contraintes d'espace au sein des lieux d'entreposage des médicaments. Pour atténuer ces lacunes, les pharmacies régionales utilisaient habituellement des caractères de grande taille pour indiquer le nom du produit pouvant poser problème ou apposaient des étiquettes complémentaires sur l'emballage. Ces pratiques visent à fournir une indication supplémentaire aux membres du personnel infirmier à l'égard du moment où ils doivent administrer ces médicaments afin de s'assurer qu'il s'agit des bons médicaments.

On indique dans le manuel sur les pharmacies régionales que chaque centre des soins de santé en établissement doit entreposer, en tout temps, tous les stupéfiants, y compris la méthadone, les médicaments contrôlés et les substances ciblées, dans un coffre fort conçu à cet effet.

Tous les médicaments ayant besoin d'être réfrigérés étaient toujours entreposés dans le réfrigérateur, mais de nombreuses unités opérationnelles ne se conformaient pas à l'obligation de remplir les registres de température.

Selon les Lignes directrices sur la manipulation et l'entreposage des vaccins et des médicaments réfrigérés, les médicaments réfrigérés et les vaccins doivent être entreposés dans le réfrigérateur à une température constante de deux à huit degrés Celsius. On exige également que la température soit évaluée deux fois par jour — une fois le matin et une fois à la fin de la journée — et qu'elle soit consignée dans un registre qui sera conservé sur place pendant un an.

Alors qu'elle se trouvait aux pharmacies régionales et aux établissements, l'équipe de vérification a examiné les médicaments disponibles et a constaté que tous les médicaments qui avaient besoin d'être réfrigérés se trouvaient dans le réfrigérateur. Elle a également examiné la température de tous les réfrigérateurs et n'a trouvé aucun cas où la température se situait en dehors de la fourchette acceptable. Cela dit, lorsque nous avons examiné les registres de température pour les 60 jours précédant la visite de vérification, nous avons constaté que huit unités opérationnelles ne s'étaient pas conformées à l'obligation de tenir un registre des réfrigérateurs et de le remplir deux fois par jour. À certains établissements, l'équipe de vérification a constaté que la responsabilité de remplir le registre était attribuée à une personne particulière, comme l'infirmier ou l'infirmière en santé mentale. Ainsi, quand la personne particulière qui avait pour fonction de remplir les registres des réfrigérateurs s'absentait de l'établissement, personne ne s'occupait de remplir le registre. Cela a créé un risque pour l'établissement, puisqu'il n'y avait aucune façon de montrer combien de temps la température du réfrigérateur s'était située en dehors des niveaux acceptables.

Ce ne sont pas toutes les unités opérationnelles qui se sont conformées aux procédures visant à fournir aux délinquants l'accès à leurs médicaments en dehors des heures normales de travail.

Les lignes directrices sur les médicaments définissent la marche à suivre quand des personnes qui ne sont pas des professionnels des soins de santé fournissent à des délinquants l'accès à des médicaments et leur donnent la possibilité de s'administrer eux mêmes des médicaments qu'ils ne pourraient pas autrement recevoir. La marche à suivre indique que les médicaments doivent être préparés à l'avance par un professionnel des soins de santé autorisé et placés dans une boîte verrouillée dont le délinquant a la clé. Les lignes directrices sur les médicaments indiquent que la responsabilité des personnes qui ne font pas partie du personnel des services de santé se limite à déverrouiller les endroits désignés où l'on a placé les médicaments des délinquants afin que ceux-ci puissent retirer leurs propres médicaments et se les administrer eux mêmes. Le manuel indique clairement que les personnes qui ne sont pas des professionnels des soins de santé ne doivent pas manipuler ni délivrer les médicaments aux délinquants.

L'équipe de vérification a constaté que seulement trois établissements permettaient à des personnes ne faisant pas partie du personnel des soins de santé, habituellement des agents correctionnels ou des gestionnaires correctionnels, de fournir des médicaments à des délinquants. Cependant, l'équipe de vérification a entendu dire que, dans ces trois établissements, des personnes ne faisant pas partie du personnel des soins de santé manipulaient les médicaments et les donnaient aux délinquants plutôt que de simplement leur donner accès aux médicaments. Dans la plupart des cas, les médicaments se trouvaient dans une enveloppe et étaient remis au délinquant habituellement par un agent correctionnel ou un gestionnaire correctionnel. Seulement une unité opérationnelle visitée disposait de boîtes postales qui permettaient aux délinquants d'accéder à leurs médicaments; cependant, on ne les utilisait pas, parce que l'on considérait qu'il était plus facile que les gestionnaires correctionnels fournissent les médicaments directement aux délinquants.

Au cours des entrevues, l'équipe de vérification a eu écho de préoccupations concernant des agents correctionnels n'étant pas à l'aise avec le fait de donner des médicaments à des délinquants après les heures normales de travail. Cela dit, si les unités opérationnelles qui fournissent des médicaments aux délinquants après les heures normales de travail utilisaient le processus prescrit, la responsabilité des agents serait réduite, puisqu'ils ne fourniraient aux délinquants que l'accès aux médicaments et ne s'acquitteraient en réalité d'aucune tâche pouvant être confondue avec l'administration de médicaments aux délinquants.

4.2.4 Préparation des médicaments

Nous nous attendions à ce que les pharmaciens et les techniciens en pharmacie dans les pharmacies régionales respectent les dispositions législatives fédérales et provinciales pertinentes, les DC et les lignes directrices du SCC concernant la préparation des médicaments.

Aucun système de pharmacie n'est utilisé à l'échelle nationale.

Une préoccupation constante soulevée par les pharmaciens régionaux interviewés était qu'aucun système de pharmacie à l'échelle nationale n'était utilisé au sein du SCC. Chaque région utilise un système différent pour gérer ses pharmacies. Il est donc plus difficile pour les pharmaciens de mettre en œuvre des procédures puisque chaque système de pharmacie a des capacités différentes. Par exemple, dans certaines régions, le système de pharmacie autorise le pharmacien à tenir un inventaire permanent à jour pour chaque médicament, tandis que d'autres régions ne peuvent utiliser leur système pour la gestion de l'inventaire. L'équipe de vérification a également eu écho de nombreuses préoccupations dans certaines régions à l'égard du fait que le système utilisé était obsolète et n'était plus soutenu par l'entreprise qui l'avait créé. Dans une région, le personnel de la pharmacie a soulevé des préoccupations à l'égard du fait que l'information relative à l'interaction des médicaments, qui était une composante du système, n'était plus mise à jour. Les pharmaciens utilisent cette information comme un contrôle supplémentaire pour s'assurer qu'il n'y aura aucune interaction de médicaments. Toutefois, les pharmaciens de cette région ont affirmé qu'ils ne pouvaient pas se fier à cette information, puisqu'elle était obsolète.

Tous les pharmaciens possédaient un permis de pharmacie valide.

Selon les normes professionnelles pour les pharmaciens, tous les pharmaciens doivent détenir un permis valide délivré par l'ordre des pharmaciens de la province où ils travaillent. Grâce à la base de données en ligne des pharmaciens dans chaque province, l'équipe de vérification a été en mesure de confirmer que tous les pharmaciens qui étaient employés ou engagés par le SCC et qui travaillaient dans les régions détenaient un permis de pharmacie valide. L'équipe de vérification a remarqué qu'il n'existait aucune procédure ni aucun processus national ou régional de suivi pour veiller à ce que tous les pharmaciens conservent un permis valide. Dans la plupart des régions, cette tâche est la responsabilité du pharmacien régional.

L'information relative aux allergies n'était pas toujours entrée dans le système de pharmacie ou ne correspondait pas toujours à l'information figurant dans le dossier du délinquant.

Selon le manuel sur les pharmacies régionales, toutes les allergies aux médicaments et les réactions indésirables aux médicaments doivent être entrées dans le système de pharmacie. Le système de pharmacie devrait automatiquement alerter les pharmaciens quand un de ces médicaments est délivré. Quand un délinquant arrive à un nouvel établissement, le personnel infirmier doit effectuer une évaluation préliminaire exhaustive, y compris remplir le formulaire de réconciliation (bilan comparatif) des livraisons et des commandes des médicaments, dans les 24 heures. Ce formulaire, qui décrit tous les médicaments du délinquant, doit comprendre une partie réservée à la consignation de toute allergie connue. L'information recueillie, y compris celle concernant les allergies connues du délinquant, est ensuite envoyée à la pharmacie et entrée dans le système de la pharmacie.

L'équipe de vérification a vérifié un total de 143 dossiers de délinquants et a comparé l'information relative aux allergies figurant dans le dossier des soins de santé du délinquant à l'information figurant dans le système de la pharmacie. Dans 38 % des cas (55 dossiers sur 143), l'équipe de vérification a constaté que, même si le dossier du délinquant indiquait que celui-ci n'avait aucune allergie connue aux médicaments, le système de la pharmacie, pour sa part, ne contenait aucune information. À ce titre, un pharmacien qui examine le système de pharmacie ne pourrait savoir avec exactitude si le délinquant a une allergie connue à un médicament, ou si on a oublié d'entrer l'information dans le système. Préoccupation plus importante encore, l'équipe de vérification a constaté que, dans 7 % des cas (10 dossiers sur 143), une allergie était consignée dans le dossier du délinquant, mais le système de pharmacie indiquait que le délinquant n'avait aucune allergie connue aux médicaments, ou ne contenait aucune information à ce sujet. Par exemple, pour deux dossiers, l'équipe de vérification a remarqué que les délinquants étaient allergiques à la pénicilline, mais que le système de pharmacie ne contenait aucune information à ce sujet.

Des pharmaciens nous ont informés que le système constitue la mesure de contrôle en place puisqu'il les avertit de toute allergie possible à des médicaments. Si l'information figurant dans le système n'est pas à jour, des pharmaciens pourraient éventuellement délivrer à un délinquant des médicaments constituant un danger de mort.

4.2.5 Administration des médicaments

Nous nous attendions à ce que les membres du personnel infirmier suivent les dispositions législatives fédérales et provinciales pertinentes ainsi que les politiques et lignes directrices du SCC pertinentes liées à la distribution et à l'administration des médicaments.

Tous les membres du personnel infirmier dans les établissements visités, sauf deux, détenaient un permis de pratique en soins infirmiers valide et à jour, même s'il n'existe aucun processus officiel pour faire un suivi de cette information.

Selon les normes professionnelles pour les membres du personnel infirmier, ceux ci doivent détenir un permis valide délivré par l'ordre des infirmières et infirmiers de la province où ils pratiquent.

Au moyen d'un examen de l'information sur les permis de pratique en soins infirmiers, accessible au public sur les sites Web provinciaux des ordres des infirmières et infirmiers, l'équipe de vérification a vérifié la validité du permis des membres du personnel infirmier employés par les unités opérationnelles visées par la présente vérification. Là où des écarts ont été relevés, on a reçu une confirmation par les différents ordres de la validité du permis des infirmières et des infirmiers en question. Des 260 membres du personnel infirmier contrôlés, tous, sauf deux, détenaient un permis valide et à jour. Une de ces deux personnes était alors en congé autorisé et ne pratiquait pas les soins infirmiers. Cependant, à un établissement, l'équipe de vérification a constaté qu'un membre du personnel infirmier qui travaillait n'avait pas encore payé les frais requis pour le permis pour l'année en cours, et qu'il travaillait tandis que son permis était échu depuis une semaine. La situation a été rapidement corrigée par l'établissement, et l'employé a été immédiatement mis en congé jusqu'à ce que le permis soit réactivé.

Dans le cadre de la vérification des centres de traitement régionaux et du Centre psychiatrique régional qui a été menée en 2009, on a souligné qu'il n'y avait aucune pratique normalisée permettant de confirmer que les fournisseurs de soins de santé étaient des membres en règle de leur organisme d'attribution des permis respectif. Cette préoccupation existe toujours au moment de la présente vérification, puisque l'équipe de vérification a découvert que, dans la majorité des régions, il incombe aux chefs des Services de santé de s'assurer que les membres du personnel infirmier qui travaillent dans leur établissement détiennent un permis à jour.

Certains établissements préparaient des médicaments trop longtemps à l'avance et ne signaient pas le registre d'administration des médicaments conformément aux normes professionnelles.

Le guide de distribution et d'administration de médicaments indique que les médicaments des délinquants ne doivent pas être versés à l'avance, et que les médicaments administrés par voie orale en dose unitaire doivent rester dans l'emballage de la pharmacie jusqu'à ce qu'ils soient administrés au délinquant. Les normes professionnelles autorisent la préparation de médicaments à l'avance à condition que cela soit fait peu avant l'administration des médicaments, que le membre du personnel infirmier qui les prépare demeure en tout temps près des médicaments et que ce soit lui qui les administre aux délinquants. Aux fins de la présente vérification, l'équipe de vérification a établi des distinctions entre la préparation — qui aurait lieu de une à deux heures à l'avance et où le membre du personnel infirmier demeurerait en tout temps près des médicaments — et le préversement — qui aurait lieu des heures avant l'administration des médicaments et où les médicaments ne seraient pas surveillés par le membre du personnel infirmier qui les a préparés.

Au cours de ses observations de la distribution des médicaments, l'équipe de vérification a constaté que, dans quatre unités opérationnelles, des membres du personnel infirmier préparaient les médicaments seulement au moment où ceux ci étaient administrés. Dans cinq autres unités opérationnelles visitées, l'équipe de vérification a remarqué que les membres du personnel infirmier se conformaient toujours à la politique, puisqu'ils préparaient les médicaments peu avant de les administrer en les plaçant dans des enveloppes ou des gobelets désignés, et qu'ils s'assuraient que les médicaments demeuraient en lieu sûr jusqu'au moment de leur distribution. À ces endroits, les membres du personnel infirmier nous ont dit qu'ils n'aimaient pas verser les médicaments plus longtemps à l'avance parce que cela augmentait le risque qu'un délinquant reçoive les mauvais médicaments. À quatre autres endroits, l'équipe de vérification a constaté qu'il était clair que les membres du personnel infirmier versaient des médicaments des heures avant qu'ils ne soient administrés et les laissaient sans surveillance, parfois toute la nuit. Même si le personnel infirmier a expliqué que cette pratique est attribuable aux contraintes de temps pour la remise des médicaments, on a fait observer que cette pratique va à l'encontre des normes de pratique pour le personnel infirmier et augmente le risque d'une erreur dans l'administration des médicaments.

Selon les normes professionnelles pour les membres du personnel infirmier, ceux ci doivent examiner le Registre d'administration des médicaments (RAM) au moment de préparer les médicaments, mais ne doivent le signer qu'une fois le médicament administré. Le RAM ne devrait être signé qu'au moment de l'administration ou peu après la distribution des médicaments. L'équipe de vérification a cependant constaté que, dans deux unités opérationnelles, les RAM étaient signés au moment où le médicament était préparé. Dans ces cas, les membres du personnel infirmier ont expliqué que, même s'ils signaient le RAM au moment de préparer les médicaments, ils s'assuraient que le RAM était mis à jour en rayant l'entrée correspondant à un délinquant qui n'avait pas reçu ses médicaments ce jour là. Cette pratique va encore une fois à l'encontre des normes de pratique pour le personnel infirmier. Des préoccupations ont été soulevées par l'équipe de vérification, puisqu'on a affirmé que, si les médicaments étaient échappés ou mélangés par accident, il n'y aurait aucune façon de confirmer quels sont les délinquants qui ont reçu leurs médicaments et quels sont ceux qui ne les ont pas reçus.

Les membres du personnel infirmier demandaient toujours la carte d'identité des délinquants avant de fournir ou d'administrer des médicaments.

Selon le guide de distribution et d'administration de médicaments, avant de distribuer ou d'administrer des médicaments, le personnel infirmier doit vérifier l'identité du délinquant au moyen de sa carte d'identité avec photo. Les membres du personnel infirmier ne doivent pas se fier à l'emplacement de la cellule d'un délinquant pour vérifier son identité, puisque celui-ci peut changer de cellule et que le personnel des soins de santé peut ne pas être au courant de ce changement.

Dans toutes les unités opérationnelles visitées, l'équipe de vérification a constaté que des membres du personnel infirmier vérifiaient généralement l'identité des délinquants au moyen de leur carte d'identité. Cela dit, à une unité opérationnelle, l'équipe de vérification a remarqué qu'il fallait demander aux délinquants de fournir leur carte d'identité et que les délinquants semblaient surpris par la demande. Cela a mené l'équipe de vérification à croire que cette pratique, qui consiste à toujours examiner la carte d'identité, n'a peut-être pas lieu de façon régulière. En outre, l'équipe de vérification a noté que bon nombre des délinquants en isolement et se trouvant dans certaines unités des centres de traitement n'avaient pas toujours leur carte d'identité sur eux. Dans ces cas, le personnel infirmier finissait par se fier aux agents correctionnels de l'unité et à l'emplacement de la cellule du délinquant pour déterminer son identité. Cela mène à un risque accru que les délinquants reçoivent les mauvais médicaments.

Les membres du personnel infirmier étaient en mesure de discuter de préoccupations concernant les médicaments avec les délinquants et de s'assurer qu'ils comprennent quels sont les médicaments qu'ils prennent, même s'il peut parfois être difficile de respecter la vie privée des délinquants.

Dans les lignes directrices sur les médicaments, on exige que les membres du personnel infirmier éduquent les délinquants à l'égard de leurs médicaments, particulièrement ceux qui s'administrent eux mêmes des médicaments. Les lignes directrices indiquent que le personnel infirmier devrait fournir aux délinquants toute documentation disponible sur les médicaments et discuter avec eux de tout détail pertinent, y compris le but, la dose et les effets secondaires des médicaments, et qu'il devrait permettre aux délinquants de poser toutes les questions qu'ils souhaitent poser.

Au cours des entrevues menées auprès des membres du personnel infirmier, l'équipe de vérification a constaté que ceux-ci savent qu'ils ont la responsabilité de s'assurer que les délinquants sont renseignés au sujet de leurs médicaments. Dans certaines régions, les pharmacies régionales joignaient à chaque nouvelle ordonnance donnée au délinquant un document qui contenait toute l'information pertinente. Dans d'autres régions, les pharmacies régionales avaient préparé un cartable de feuillets d'information sur les médicaments les plus courants, et le personnel infirmier fournissait cette information au délinquant. Au cours des entrevues menées auprès des membres faisant partie des comités de détenus, l'équipe de vérification a entendu dire que, dans la plupart des cas, les membres du personnel infirmier réussissaient assez bien à fournir aux délinquants l'information relative à leurs médicaments, même si les délinquants devaient parfois demander cette information. Cela dit, tous les membres des comités de détenus interviewés étaient d'accord pour dire que les membres du personnel infirmier acceptaient de répondre aux questions qu'on leur posait concernant les médicaments.

Cependant, au cours des observations, l'équipe de vérification a remarqué que le respect de la vie privée d'un patient pouvait représenter une difficulté dans certaines unités opérationnelles selon la disposition physique de la zone de distribution des médicaments. Par exemple, à certains endroits, les membres du personnel infirmier se rendaient aux cellules des délinquants et discutaient des médicaments à travers la porte de la cellule. Dans une autre unité opérationnelle, on a observé que la zone de distribution se trouvait dans un corridor ouvert où des personnes circulaient. Les membres du personnel infirmier, toutefois, étaient au courant de l'importance de conserver la confidentialité, et, dans bon nombre des unités opérationnelles où on ne pouvait tenir ces discussions au cours de la distribution des médicaments, ils ont affirmé qu'ils ramenaient le délinquant aux soins de santé pour le renseigner au sujet des médicaments.

Les membres du personnel infirmier observaient habituellement les délinquants alors qu'ils prenaient leurs médicaments dans le cas des médicaments devant être administrés dans le cadre d'un traitement sous observation directe. Cela dit, des préoccupations ont été soulevées concernant la période d'observation directe et constante de 20 minutes à la suite de l'administration de méthadone.

Selon le guide de distribution et d'administration de médicaments, quand des membres du personnel infirmier administrent des médicaments dans le cadre de traitements sous observation directe (par rapport à l'auto administration par le délinquant), ils doivent faire l'une des choses suivantes : demander au délinquant d'ouvrir la bouche, de leur parler ou de boire de l'eau. À la suite des observations dans les unités opérationnelles, l'équipe de vérification n'a soulevé aucune préoccupation à l'égard du processus utilisé pour observer directement les délinquants qui prenaient ces médicaments. Dans certains cas, des membres du personnel infirmier ont expliqué à l'équipe de vérification qu'il n'est pas nécessaire d'observer certains délinquants pendant qu'ils prennent leurs médicaments. Parfois, les délinquants ne reçoivent pas de médicament à s'administrer eux mêmes, car on craint qu'ils ne subissent des pressions pour détourner ces médicaments; cependant, en les faisant venir aux soins de santé pour y recevoir leurs médicaments, on diminue cette contrainte de façon importante.

Même si l'équipe de vérification a remarqué que les membres du personnel infirmier qui administraient de la méthadone savaient très bien qu'ils devaient s'assurer que le délinquant ingérait ses médicaments, certaines préoccupations ont été soulevées par l'équipe de vérification relativement à l'observation directe et constante pendant 20 minutes après l'administration des médicaments. L'équipe de vérification a remarqué que, alors que les agents correctionnels étaient habituellement chargés de la surveillance, bon nombre d'entre eux n'assuraient pas une observation constante et directe. Le but visé par l'observation de 20 minutes est de faire en sorte que les délinquants ne détournent pas leur méthadone. À ce titre, en n'effectuant pas une observation constante et directe, il y a un risque accru que la méthadone soit détournée.

4.2.6 Transport des médicaments

Nous nous attendions à ce que le personnel des Services de santé, tant dans les pharmacies régionales que dans les établissements, suivent les politiques du SCC concernant le transport et la réception des médicaments.

Toutes les livraisons de médicaments par les pharmacies régionales aux établissements se faisaient conformément aux méthodes autorisées; tous les médicaments qui étaient entreposés dans des boîtes sécurisées étaient généralement reçus directement par le personnel des soins de santé aux établissements.

Selon le manuel sur les pharmacies régionales, les médicaments doivent être remis aux établissements dans des boîtes de médicaments protégées. Ce manuel indique également que les remises de médicaments doivent se faire directement au personnel des soins de santé. Si cela n'est pas possible, on doit communiquer avec le personnel des soins de santé pour qu'il reçoive la commande.

Au cours des entrevues menées auprès du personnel infirmier et des observations sur place, l'équipe de vérification a constaté que, dans 11 des unités opérationnelles visitées qui recevaient des médicaments d'une pharmacie ne se trouvant pas sur place, il existait une procédure officielle pour la réception des médicaments livrés par la pharmacie. Cette procédure variait d'une unité opérationnelle et d'une région à une autre, mais un conducteur du SCC ou un messager embauché s'occupait habituellement des livraisons. Dans toutes les unités opérationnelles visitées, l'équipe de vérification a constaté que les médicaments étaient envoyés à l'établissement dans des boîtes verrouillées ou protégées à l'aide de languettes numérotées résistantes et inviolables. À un établissement, cette procédure était en œuvre depuis seulement un jour. Lorsqu'un suivi ultérieur a été fait, l'établissement a confirmé que cette procédure avait été entièrement mise en œuvre.

Au cours des observations sur place et des entrevues menées auprès des membres du personnel infirmier, l'équipe de vérification a constaté que deux établissements ne s'assuraient pas que les médicaments étaient donnés directement au personnel des Services de santé. Dans ces unités opérationnelles, on a observé que des médicaments étaient reçus à l'entrepôt ou encore à la grille d'entrée et qu'ils y étaient conservés jusqu'à ce qu'un membre du personnel infirmier soit en mesure d'apporter les boîtes de médicaments jusqu'aux locaux des soins de santé. Au cours des entrevues, l'équipe de vérification s'est aperçue que cette pratique existait parce que le personnel infirmier était trop occupé pour quitter les soins de santé au moment où les médicaments arrivaient ou parce que l'unité opérationnelle ne déplaçait des médicaments que lorsque les délinquants se trouvaient dans leur cellule.

Si les médicaments sont livrés à du personnel qui ne fait pas partie des soins de santé, ils pourraient être laissés sans surveillance et faire l'objet d'un détournement. En outre, il existe le risque que les médicaments dont la température doit être maintenue dans une chaîne frigorifique pour rester efficaces soient laissés à l'extérieur des soins de santé pendant une longue période de temps, ce qui pourrait entraîner un bris de la chaîne du froid. Cela forcerait les établissements à utiliser des médicaments qui auraient été exposés à un bris de la chaîne frigorifique, ce qui les rendrait moins efficaces, ou à éliminer ces médicaments.

Quelques établissements vérifiaient de façon constante les commandes de médicaments reçus des pharmacies régionales.

Selon le manuel sur les pharmacies régionales, les membres du personnel infirmier qui reçoivent des envois de médicaments doivent vérifier que tous les articles sont présents et doivent signaler tout écart aux pharmaciens régionaux afin qu'une enquête soit menée en conséquence.

Grâce à une combinaison d'entrevues et d'observations menées alors qu'elle se trouvait sur place, l'équipe de vérification a constaté que seules six des 13 unités opérationnelles vérifiaient de façon constante le contenu des envois de médicaments par rapport à l'information sur l'emballage fournie par la pharmacie. À trois des établissements visités, on nous a informés qu'on ne procédait pas à cette comparaison parce qu'on jugeait que les avantages obtenus ne valaient pas le temps qu'on y consacrait. Aux quatre autres établissements, nous avons constaté que cette pratique n'avait lieu que de temps en temps, selon le membre du personnel infirmier présent et la charge de travail au moment où la commande arrivait.

Au cours de discussions menées auprès des pharmaciens nationaux et régionaux, l'équipe de vérification a été informée du fait que cette réconciliation n'était pas requise puisqu'il s'agissait d'un chevauchement du travail, car le pharmacien fait déjà une réconciliation avec la commande quand il place les médicaments dans les boîtes en vue de la livraison. Cela dit, si un problème concernant un inventaire manquant n'est pas détecté au moment où la commande est reçue par les services de santé, un délinquant qui viendrait chercher ses médicaments risquerait de ne pas pouvoir les obtenir rapidement. En outre, il pourrait être difficile de déterminer à quel moment le médicament est disparu et pourquoi.

4.2.7 Élimination des médicaments

Nous nous attendions à ce qu'il existe des procédures pour s'assurer que les pharmacies régionales et les établissements procèdent à l'élimination des médicaments conformément aux politiques et aux lignes directrices du SCC et aux dispositions législatives pertinentes.

La majorité des unités opérationnelles visitées retournaient tous les médicaments à éliminer aux pharmacies régionales.

Selon le manuel sur les pharmacies régionales, tous les médicaments périmés d'un délinquant ou les médicaments administrés dans le cadre d'un traitement interrompu doivent être retournés à la pharmacie. Tout médicament qui est toujours dans un emballage scellé et fermé peut être distribué à nouveau par la pharmacie régionale, tandis que tous les autres médicaments doivent être éliminés par la pharmacie.

Dans toutes les unités opérationnelles visitées sauf une, l'équipe de vérification a observé que tous les médicaments qui devaient être éliminés étaient toujours retournés aux pharmacies à cette fin. Nous avons remarqué que l'établissement non conforme recevait ses médicaments d'une pharmacie locale contractuelle, puisque la pharmacie régionale n'avait pas la capacité de fournir les médicaments à cette unité opérationnelle. La pharmacie contractuelle n'acceptait aucun retour de médicaments de cette unité opérationnelle. Au moment de la visite de l'équipe de vérification, nous avons remarqué que, même si cette unité opérationnelle retournait toute la méthadone inutilisée à la pharmacie régionale pour qu'elle soit éliminée. À la suite de discussions avec le pharmacien régional, cette unité opérationnelle a confirmé qu'elle retournerait maintenant tous les stupéfiants à la pharmacie régionale en vue de leur élimination.

Les pharmacies régionales se sont assurées que tous les médicaments devant être éliminés étaient éliminés conformément à la politique.

Selon le manuel sur les pharmacies régionales, la pharmacie régionale doit mettre en œuvre, au moment d'éliminer des stupéfiants et des médicaments contrôlés, des politiques et procédures sécuritaires, légales et respectueuses de l'environnement pour l'élimination des médicaments. Pour ce qui est de l'élimination des stupéfiants et des substances contrôlées, le manuel indique que ces médicaments doivent être rendus inutilisables par la création d'un certain type de substance liquide qui rend inutilisables les médicaments périmés. Avant d'éliminer des stupéfiants et des substances ciblées, on doit obtenir la permission de Santé Canada.

Au cours des observations menées aux pharmacies régionales, l'équipe de vérification a observé que chacune des pharmacies entreposait les médicaments à éliminer séparément des autres médicaments. L'équipe de vérification a également confirmé que tous les stupéfiants et tous les médicaments contrôlés étaient fluidifiés pour les rendre inutilisables. À chaque pharmacie régionale visitée, l'équipe de vérification a vérifié qu'on avait demandé la permission à Santé Canada et qu'une confirmation avait été reçue avant l'élimination des stupéfiants.

4.2.8 Communication

Nous nous attendions à ce que le personnel respecte les dispositions législatives et les règlements fédéraux et provinciaux pertinents, les lignes directrices du SCC et les directives du commissaire relativement à l'échange d'information sur la médication des délinquants.

Il n'existait aucune directive du commissaire relativement à l'échange d'information sur la médication des délinquants, mais le personnel infirmier estimait que la norme de pratique était plutôt claire.

Bien qu'il n'existe aucune DC du SCC ni aucune ligne directrice concernant l'échange d'information sur la médication des délinquants, l'équipe de vérification a constaté que diverses sources de documentation précisaient quelle information personnelle pouvait être communiquée. Par exemple, la DC no 701 - Communication de renseignements indique que les renseignements de santé personnels sont protégés et peuvent être communiqués à d'autres membres du personnel du SCC sans consentement suivant le principe du besoin de savoir. L'information communiquée doit se limiter à ce qui est pertinent pour que le membre du personnel puisse s'acquitter de ses tâches. Parmi les autres sources, mentionnons la Loi sur la protection des renseignements personnels et les diverses lois provinciales, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (Ontario). Les normes professionnelles pour le personnel infirmier en Ontario indiquent que, lorsqu'un membre du personnel infirmier prend connaissance de renseignements qui, s'ils ne sont pas révélés, pourraient causer un préjudice au client ou à d'autres personnes, après consultation avec l'équipe des soins de santé, cette information peut être communiquée à la personne ou aux groupes concernés.

Au cours des entrevues, l'équipe de vérification a demandé si les Services de santé et le personnel opérationnel savaient clairement quelle information pouvait être communiquée concernant la médication d'un délinquant. Dans la plupart des unités opérationnelles, l'équipe de vérification a constaté que les membres du personnel infirmier étaient à l'aise en ce qui concerne l'information relative à la médication des délinquants qu'ils pouvaient échanger avec le personnel opérationnel. La plupart ont affirmé que, même s'il n'existe aucune DC, leurs normes de pratique dans leur province sont plutôt claires concernant l'information qu'ils peuvent échanger avec le personnel ne faisant pas partie des soins de santé. Les membres du personnel opérationnel ont indiqué que, même s'ils préféreraient toujours obtenir plus d'information que ce que le personnel infirmier est prêt à leur transmettre, ils comprennent la confidentialité de l'information médicale des patients.

L'équipe de vérification a remarqué que de l'information particulière communiquée par les Services de santé au personnel opérationnel variait selon les établissements. Par exemple, à certains établissements, on a mentionné à l'équipe de vérification que le personnel infirmier confirmait au personnel opérationnel les médicaments que prenait un délinquant, mais qu'il ne lui disait pas pourquoi celui ci les prenait. À d'autres établissements, on a dit à l'équipe de vérification que, si le personnel opérationnel apportait des comprimés aux membres du personnel infirmier, ceux ci confirmaient qu'il s'agissait des comprimés d'un délinquant précis, mais ne disaient pas de quel médicament il s'agissait.

L'équipe de vérification a observé que, en 2011, le Secteur des services de santé a diffusé des lignes directrices pour la communication de renseignements sur la santé mentale. Cela dit, aucun document similaire n'a été diffusé pour indiquer quels renseignements sur les médicaments pouvaient être communiqués et le moment où il était approprié de le faire. À ce titre, la décision relative à la quantité de renseignements sur les médicaments pouvant être communiqués était à la discrétion de l'équipe des Services de santé de l'établissement et variait beaucoup d'un établissement à un autre.

CONCLUSION

Nous avons constaté que, dans l'ensemble, le SCC se conformait aux dispositions législatives pertinentes et à bon nombre des normes professionnelles existantes concernant la gestion des médicaments.

Nous avons constaté les éléments suivants :

  • des mécanismes de contrôle de l'accès ont été mis en place, et les lieux d'entreposage des médicaments et les pharmacies sont bien organisés et aménagés;
  • tous les pharmaciens et la grande majorité du personnel infirmier détiennent un permis valide, selon les exigences de leur poste;
  • les membres du personnel infirmier s'assurent que les délinquants sont informés et connaissent les médicaments qu'ils prennent, et essaient d'assurer en tout temps la protection de la vie privée des délinquants;
  • les médicaments sont éliminés conformément aux politiques du SCC et aux dispositions législatives applicables.

Cependant, on a remarqué dans certains secteurs ayant fait l'objet d'une vérification que le SCC ne respectait pas certaines exigences énoncées dans des politiques, des dispositions législatives et des normes professionnelles, notamment les suivantes :

  • les renseignements sur les allergies dans les systèmes de pharmacie n'étaient pas exacts;
  • certains établissements préparaient des médicaments trop longtemps à l'avance et ne signaient pas les RAM au bon moment;
  • les livraisons de médicaments ne se faisaient pas toujours directement au personnel des Services de santé, et de nombreux établissements ne faisaient pas la réconciliation des commandes lorsqu'ils les recevaient;
  • l'inventaire du stock de réserve était plus élevé que les niveaux approuvés;
  • de nombreuses unités opérationnelles ne vérifiaient pas les livraisons de médicaments lorsqu'elles arrivaient à l'établissement.

Recommendation 4 8

La commissaire-adjointe des Services de santé devrait s'assurer de la saine gestion et du respect des politiques liées aux niveaux d'inventaire et à l'entreposage des médicaments en :

  1. s'assurant qu'il y a des processus en place afin de suivre et de contrôler l'utilisation des stocks de réserves de médicaments;
  2. s'assurant que les établissements n'ont pas en inventaire des stocks de réserve de médicaments dépassant l'équivalent d'une semaine d'utilisation comme il est permis;
  3. s'assurant que toutes les livraisons de médicaments sont données directement aux employés des services de santé et qu'une réconciliation des livraisons et des commandes est effectuée par l'établissement;

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous sommes d'accord avec la recommandation no 4 et nous allons mettre en place une série de politiques et de procédures pour améliorer le processus et nous allons vérifier la conformité aux politiques. Toutes les mesures à mettre en place seront achevées d'ici le 31 mars 2013 et seront réexaminées le 20 juillet 2013.

Recommendation 5 9

La commissaire-adjointe des Services de santé devrait s'assurer que toutes les allergies aux médicaments des délinquants sont enregistrées dans la base de données des pharmacies de manière précise et en temps opportun.


Réponse du bureau de première responsabilité

Nous sommes d'accord avec la recommandation no 5 et nous allons revoir tous les dossiers de délinquants et veiller à ce que l'information soit entrée correctement dans le système de pharmacie, si cela est nécessaire. Les régions fourniront des rapports d'étape mensuels à la commissaire adjointe des Services de santé et aux sous commissaires régionaux à compter du 31 octobre 2012.

Recommendation 6 10

La commissaire-adjointe des Services de santé devrait s'assurer que les employés des établissements ne préparent pas la médication des délinquants trop en avance par rapport à leur distribution et que le Registre d'administration des médicaments (RAM) est signé au moment approprié.

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous sommes d'accord avec la recommandation no 6 et nous allons voir à ce que les pratiques du personnel infirmier respectent les normes professionnelles d'ici le 9 novembre 2012.

5.0 CONCLUSION GÉNÉRALE

En général, la vérification a constaté qu'il y avait un cadre en place afin d'aider la gestion des médicaments. Plusieurs DC et lignes directrices sont en places et ces dernières respectent les critères que l'on retrouve dans les différentes lois applicables ainsi que dans les normes professionnelles. Également, le rôle et la responsabilité clinique étaient bien compris par les employés de toutes les régions. Finalement, il y avait un suivi formel et documenté des diverses exigences législatives.

Il y a cependant des aspects où un suivi additionnel serait nécessaire afin d'améliorer le cadre de gestion. Il s'agit notamment de :

  • rendre les processus plus formels afin de s'assurer que les politiques et lignes directrices concernant les services de santé sont communiquées aux employés des opérations correctionnelles;
  • s'assurer que les employés des opérations correctionnelles sont au courant de leurs responsabilités spécifiques quant à la gestion des médicaments, plus particulièrement pour ce qui est des exigences concernant le formulaire d'évaluation de risque qu'il faut remplir pour les délinquants possédant des EpiPens ainsi que des aiguilles pour les injections d'insuline;
  • s'assurer que les établissements remplissent tous les rapports nécessaires pour les suivi aux opérations.

Par ailleurs, le SCC respectait les critères que l'on retrouve dans les lois et les normes professionnelles, plus particulièrement pour ce qui est de l'éducation des délinquants par rapport à leur médication, la protection des renseignements personnels concernant les délinquants et l'élimination des médicaments. Cependant, il y a certains critères de la gestion des médicaments que le SCC pourrait améliorer, en voici une liste :

  • s'assurer que les informations sur les allergies sont à jour dans le système des pharmacies;
  • préparer les médicaments et signer le RAM au moment approprié;
  • livrer les médicaments directement aux employés des services de santé et faire une réconciliation des livraisons et des commandes une fois ces dernière reçues;
  • maintenir des réserves de médicaments appropriées.

Réponse du bureau de première responsabilité

Le secteur des Services de santé est d'accord avec les constatations et les recommandations découlant de la vérification qui sont présentées dans le rapport. Pour y donner suite, nous avons préparé un plan d'action détaillé. À chaque recommandation sont fournis des détails sur les mesures à prendre, qui doivent toutes être mises en œuvre d'ici octobre 2013.

ANNEXE A

OBJECTIFS ET CRITÈRES DE LA VÉRIFICATION

OBJECTIFS CRITÈRES
1. Fournir l'assurance raisonnable que le cadre de gestion en place appuie la gestion efficace des médicaments. 1.1 Politique et procédures – Le SCC dispose de politiques et de procédures liées à la gestion des médicaments et celles ci sont conformes aux dispositions législatives pertinentes et aux normes de l'industrie, en plus d'être communiquées et d'être comprises.
1.2 Rôles et responsabilités – La structure organisationnelle des Services de santé, les rôles et les responsabilités liés à la gestion des médicaments sont clairement définis, compris et documentés.
1.3 Surveillance et rapport – Il existe un processus pour mesurer le rendement aux échelons national, régional et des établissements, et en rendre compte, relativement à la gestion des médicaments. Celui ci porte sur la surveillance de la conformité et l'évaluation de l'amélioration continue.
2. Fournir l'assurance raisonnable que le SCC respecte la loi et les politiques pertinentes liées à la gestion des médicaments. 2.1 Accès aux lieux d'entreposage des médicaments et à la pharmacie – Certains mécanismes de contrôle ont été mis en place et sont utilisés pour s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux pharmacies et aux lieux d'entreposage des médicaments.
2.2 Inventaire – Des procédures sont mises en œuvre pour veiller à la réconciliation des niveaux d'inventaire des médicaments et pour s'assurer que ceux ci se trouvent à l'intérieur de certaines limites acceptables, conformément aux lignes directrices du SCC et aux directives du commissaire.
2.3 Entreposage des médicaments – Les médicaments sont stockés en conformité avec la loi applicable, les normes de l'industrie et les politiques et les procédures du SCC.
2.4 Préparation des médicaments - Le personnel de la pharmacie respecte les lois et les règlements des autorités fédérales et provinciales pertinentes, les lignes directrices du SCC et les directives du commissaire liées à la préparation des médicaments.
2.5 Distribution des médicaments, administration et accès – Les lois et les règlements des autorités fédérale et provinciales et les politiques du SCC liées à la distribution, à l'administration des médicaments et à l'accès à ceux ci sont respectés.
2.6 Transport et réception – Le personnel des Services de santé respectent les politiques du SCC relatives au transport et à la réception des médicaments pour ce qui est des livraisons et des retours entre les pharmacies régionales et les établissements.
2.7 Élimination – Il existe des procédures pour s'assurer que les établissements et les pharmacies du SCC procèdent à l'élimination des médicaments conformément aux lois et aux règlements et aux politiques applicables.
2.8 Échange d'information – Le personnel des Services de santé du SCC respecte les lois et les règlements applicables aux autorités fédérales et provinciales, les lignes directrices du SCC et les directives du commissaire relatives à l'échange d'information sur la médication des délinquants.

ANNEXE B

APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE DE LA VÉRIFICATION

Les techniques décrites ci dessous ont servi à recueillir des données probantes dans le cadre du processus de vérification.

Examen des documents : Des documents pertinents, y compris des dispositions législatives, des règlements d'application, des normes de l'industrie, des politiques, des procédures et des données de mesure du rendement, ont été examinés.

Entrevues : Des entrevues ont été menées auprès de 107 personnes participant à la gestion des médicaments dans les établissements et les pharmacies régionales. Dans les pharmacies régionales, nous avons interviewé les pharmaciens régionaux, les pharmaciens salariés et les techniciens en pharmacie. Dans les établissements, nous avons interviewé les directeurs d'établissement, les directeurs adjoints, Opérations, les agents du renseignement de sécurité, les chefs des Services de santé et le personnel infirmier en établissement. Quand cela a été possible, l'équipe de vérification a également interviewé les comités de détenus des établissements visités.

Observations : Des observations ont été menées à l'égard de l'entreposage, de la préparation, de l'administration, du transport et de l'élimination des médicaments pour déterminer s'il existe des données probantes suffisantes et corroborantes et si celles ci soutiennent le cadre de gestion concernant la gestion des médicaments.

Examen analytique : Des dénombrements physiques des inventaires de médicaments et une validation de l'exactitude de l'information relative aux allergies des délinquants dans le système informatique de pharmacie ont été effectués pour confirmer et valider l'efficacité de ces contrôles.

Sélection des unités opérationnelles : Divers facteurs ont été utilisés pour la sélection des établissements dans le cadre de la présente vérification. On a entre autres tenu compte des niveaux de sécurité et de la capacité des établissements, on a choisi des établissements qui reçoivent des services d'une des pharmacies régionales du SCC, des établissements qui reçoivent des services de pharmacies privées, et on a tenu compte de l'emplacement géographique des établissements pour sélectionner des établissements en milieu urbain et en milieu rural et des établissements présentant des irrégularités.

Les pharmacies régionales et 15 établissements ont été sélectionnés dans le cadre de la présente vérification. L'équipe de vérification a visité 13 établissements et a dirigé des conférences vidéo avec deux autres établissements. Les établissements sélectionnés représentaient un échantillon d'établissements à sécurité moyenne et maximale, d'établissements pour femmes et de centres de traitement. Une liste des unités opérationnelles particulières visitées se trouve à l'annexe C.

ANNEX C

UNITÉS OPÉRATIONNELLES VISÉES PAR L'EXAMEN

RÉGIONS UNITÉS OPÉRATIONNELLES 
Atlantique
  • Pharmacie régionale
  • Pénitencier de Dorchester
  • Établissement Nova pour femmes
Québec
  • Centre Régional de Santé Mentale
  • Établissement La Macaza
  • Établissement Port-Cartier
Ontario
  • Pharmacie régionale
  • Établissement de Collins Bay
  • Établissement pour femmes Grand Valley
  • Pénitencier de Kingston
Prairies
  • Pharmacie régionale
  • Établissement de Bowden
  • Établissement d'Edmonton
  • Centre psychiatrique régional
Pacifique
  • Pharmacie régionale
  • Établissement de Matsqui
  • Établissement William Head

GLOSSAIRE

Administration des médicaments : la remise d'un médicament au délinquant par un professionnel de la santé pour un usage immédiat.

Agrément : le rendement des organisations de soins de la santé est évalué par rapport à des normes nationales d'excellence. Les organisations font l'objet d'une évaluation tous les trois ou quatre ans.

Auto-administration : le procédé par lequel une personne s'administre elle-même un médicament.

Chaîne frigorifique : le processus utilisé pour maintenir des conditions optimales pendant le transport, l'entreposage et la manipulation des médicaments réfrigérés comme les vaccins et l'insuline; cette chaîne commence chez le fabricant et se termine au moment de l'administration du vaccin, du médicament ou de l'insuline au client.

Détournement (à l'interne) : tout acte qui vise à détourner un médicament de sa destination prévue (p. ex. vol de médicaments).

Distribution de doses multiples des médicaments : le pharmacien remet à un patient tous les médicaments qui doivent être pris à une heure précise (p. ex. 8 h) dans une pochette ou un emballage scellé. Le système d'emballage à doses multiples est habituellement utilisé dans la collectivité et les milieux de soins de longue durée.

Distribution des médicaments : comprend au moins l'une des étapes suivantes :

  1. examen de l'ordonnance;
  2. examen du patient, de ses antécédents de santé et de sa fiche de médication;
  3. emballage et étiquetage d'un médicament;
  4. remise d'un médicament à/pour une personne à la suite de l'émission d'une ordonnance.

Erreur de médicament : tout événement évitable qui peut causer ou entraîner une médication inappropriée ou un danger pour le patient, alors que le médicament est sous le contrôle du professionnel de la santé, du patient ou du consommateur. Ces erreurs peuvent être liées à la pratique professionnelle, aux médicaments, aux procédures ou aux systèmes et comprennent la prescription, la communication de l'ordonnance, l'étiquetage, l'emballage et la nomenclature des médicaments ainsi que la préparation, la délivrance, la distribution, l'administration, la sensibilisation, la surveillance et l'utilisation.

Évaluation de la menace et des risques : permet à l'organisation de déterminer rapidement dans quelle mesure le risque que présente le délinquant est géré et si ce risque est acceptable ou non.

Formulaire des médicaments : une liste des médicaments approuvés, dont les médecins doivent se servir pour prescrire un médicament.

Gestion des médicaments : tous les aspects liés au processus d'utilisation des médicaments, de la sélection et de la préparation à l'administration des médicaments et à la surveillance continue des patients.

Incidents relatifs aux médicaments : tout incident indésirable qui peut entraîner ou causer des méfaits à l'endroit d'un délinquant.

Inventaire permanent : un registre d'inventaire, mis à jour de façon continue, en consignant des renseignements détaillés sur tous les médicaments entrants et sortants.

Médicaments PRN : les médicaments distribués aux patients lorsqu'ils en ont besoin. Une ordonnance d'un médicament PRN comprend la fréquence à laquelle le médicament doit être administré, à raison de q4h PRN par exemple.

Normes professionnelles : aide le personnel des soins de santé à offrir des soins de façon sécuritaire et éthique aux patients. Les normes énoncent les attentes et les responsabilités du personnel des soins de santé, comme les pharmaciens et le personnel infirmier.

Préparation des médicaments : la préparation comprend le choix, le calcul, le broyage, le cassage, le mélange, l'étiquetage et le versement du médicament. La préparation des médicaments doit être effectuée le plus près possible du moment de l'administration.

Registre d'administration des médicaments (RAM) : le RAM énonce les attentes relatives à l'administration des médicaments aux patients et est utilisé par les fournisseurs de soins de santé pour consigner l'information sur le moment de l'administration des médicaments.

Réserve : les médicaments de réserve sont des provisions de médicaments destinés à tous et conservés par le centre de soins de santé de l'établissement; il s'agit généralement de médicaments administrés au besoin, p. ex. des analgésiques ou des médicaments d'ordonnance administrés selon les directives médicales ou comme première dose.

Substances ciblées : les substances contrôlées inscrites à l'annexe I du Règlement sur les benzodiazépines et autres substances ciblées (p. ex. codéine, morphine, méthadone, fentanyl).

Substances contrôlées : les substances inscrites aux annexes I, II, III, IV ou V de la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (exemples de substances inscrites à l'annexe I : codéine, morphine, méthadone, fentanyl, à l'annexe II : cannabis, à l'annexe III : amphétamines, à l'annexe IV : barbituriques).

Traitement sous observation directe : l'ingestion d'un médicament par un détenu devant un membre du personnel des soins de santé.

Versement à l'avance : les médicaments devraient être préparés le plus près possible du moment prévu de leur administration aux patients et entreposés dans un endroit sécuritaire jusqu'à l'administration.

Plan d’action de la gestion

Vérification de la gestion des médicaments

Recommandation:

Recommandation 111

La commissaire adjointe des Services de santé devrait s'assurer qu'un processus formel est en place afin de communiquer tout changement de politique ou de procédure lié à la gestion des médicaments aux autres parties intéressées au niveau régional et des établissements.

Position/Réponse de la direction : ___ Acceptée ___ Acceptée en partie ___ Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

1) Actuellement, le Secteur des services de santé envoie des mises à jour fréquentes sur les politiques et les lignes directrices, mais prendra des mesures additionnelles pour veiller à des consultations et des communications uniformes auprès des intervenants.

 

 

 

 

2) Pour renforcer notre approche, nous avons consulté la Direction des opérations de sécurité à l'AC pour identifier les gestionnaires clés qui peuvent veiller à une communication constante avec les autres intervenants de la région et des établissements en ce qui a trait à la gestion des médicaments.

Adoption de lignes directrices sur la consultation, cosignée par la CASS et le CAOPC afin de favoriser des communications uniformes en ce qui a trait aux changements de politiques ou de procédures touchant les deux secteurs.

Établissement d'une méthodologie uniforme en ce qui a trait aux consultations et aux communications entre les Services de santé à l'AC, le Secteur des OPC à l'AC et entre les Services de santé à l'AC et les Operations de sécurité dans les régions.

DGSC

2012-10-05

3) Une note de service sera envoyée aux SCAOE afin qu'ils choisissent une personne qui fera le lien avec les Services de santé pour aider aux consultations et aux communications relatives aux politiques et aux procédures des services de santé qui ont une incidence sur les opérations de sécurité.

Désignation d'une personne-ressource aux Services de santé pour faciliter la communication.

Faciliter la communication rapide entre les Services de santé et les Opérations de sécurité pour les questions liées aux politiques et aux procédures ayant une incidence sur les opérations de sécurité.

DGSC

2012-09-20


Recommandation: Recommandation 212
La commissaire adjointe des Services de santé, avec l'aide des sous-commissaires régionaux, devrait s'assurer que les employés des opérations correctionnelles remplissent le formulaire d'évaluation de la menace et du risque pour les délinquants qui ont eu l'approbation des services de santé d'avoir en leur possession des EpiPens ou des aiguilles pour les injections d'insuline.
Position/Réponse de la direction : ___ Acceptée ___ Acceptée en partie ___ Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

La CASS et le CAOPC ont rédigé une note de service à l'intention des sous-commissaires régionaux et des directeurs régionaux. Le DGSC l'a communiquée aux directeurs régionaux (15 août 2012). La note de service demande aux membres du personnel des Services de santé et des Opérations de travailler en collaboration pour s'assurer qu'une évaluation de la menace et du risque valide est placée au dossier des détenus qui peuvent posséder un EpiPen et des seringues d'insuline, conformément aux Lignes directrices sur l'administration et la distribution des médicaments. Toutes les régions ont indiqué qu'elles ont commencé le processus afin de s'assurer qu'une évaluation de la menace et du risque valide est placée dans les dossiers lorsque nécessaire.

Évaluations de la menace et du risque au dossier de tous les détenus qui ont eu l'approbation d'avoir en leur possession des EpiPens ou des aiguilles pour les injections d'insuline.

Cette approche vise à éliminer les lacunes au niveau de la conformité, favorise la collaboration continue et le respect des lignes directrices.

CASS
CAOPC
DRSS
SCR

2012-09-20

 

Chaque région présentera un plan comportant des dates d'échéance proposées à la CASS et au CAOPC d'ici le 20 septembre 2012 afin d'obtenir leur approbation.

Offre une bonne assurance de conformité.

 

 


Recommandation: Recommandation 313
La commissaire adjointe des Services de santé devrait s'assurer que les établissements exécutent les activités de surveillance et rédigent les rapports requis, notamment :
  • incidents relatifs aux médicaments;
  • vérifications aléatoires des médicaments;
  • autovérifications des salles d'entreposage des médicaments.
Position/Réponse de la direction : ___ Acceptée ___ Acceptée en partie ___ Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

1) Il existe des processus nationaux de collecte de données et de rapports sur les incidents relatifs aux médicaments, les vérifications aléatoires des médicaments et l'autovérification des salles d'entreposage des médicaments. Des efforts supplémentaires seront déployés afin de veiller à ce qu'on s'y conforme. Actuellement, les Services cliniques font l'essai d'un processus qui facilite la collecte de données nationales sur les vérifications aléatoires des médicaments (1er novembre 2012).

Poursuite des rapports nationaux sur les incidents relatifs aux médicaments, les vérifications aléatoires des médicaments et les autovérifications des salles d'entreposage.

Cette approche permettra de continuer à connaître l'état national de ces activités.

DGSC

Continu

2) Pour renforcer la collecte de données et le processus de rapport, toutes les données liées aux incidents relatifs aux médicaments, aux vérifications aléatoires des médicaments et à l'autovérification des salles d'entreposage des médicaments seront examinés chaque trimestre par le Comité régional d'amélioration de la qualité des services de santé et de la sécurité des patients et, s'il y a lieu, l'administration des services régionaux de santé (DRSS et DE) mettra en œuvre un plan d'action pour régler les problèmes relevés, y compris les mesures additionnelles de suivi. Les rapports nationaux se poursuivront.

Processus officiel d'examen régional des données recueillies sur les activités mentionnées ci-dessus et élaboration des plans d'action pour régler les problèmes relevés (les données du deuxième trimestre feront l'objet de discussions en octobre 2012).

Cette approche répond à la recommandation au moyen d'un système combiné de rapport national et d'un mécanisme régional de surveillance, de conformité et d'amélioration de la qualité pour régler les problèmes relevés.

DRSS
DE
DGSC

2012-10-19
et après

3) Le taux de conformité sera inclus dans le processus national de rapport.

Le taux de conformité sera inclus dans le processus national de rapport actuel.

Cela assurera le suivi et appuiera la conformité.

DGSC

2012-10-12


Recommandation: Recommandation 414
La commissaire adjointe des Services de santé devrait s'assurer de la saine gestion et du respect des politiques liées aux niveaux d'inventaire et à l'entreposage des médicaments en :
  1. s'assurant qu'il y a des processus en place afin de suivre et de contrôler l'utilisation des stocks de réserve de médicaments;
  2. s'assurant que les établissements n'ont pas en inventaire des stocks de réserve de médicaments dépassant l'équivalent d'une semaine d'utilisation tel que permis;
  3. s'assurant que toutes les livraisons de médicaments sont données directement aux employés des Services de santé et qu'une réconciliation des livraisons et des commandes est effectuée par l'établissement.
Position/Réponse de la direction : Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

1. Le 20 août 2012, une note de service a été envoyée aux directeurs régionaux des Services de santé et aux directeurs exécutifs des centres de traitement pour indiquer les problèmes ci-dessus. Une discussion de suivi a eu lieu lors d'une réunion de l'Équipe de direction des Services de santé (EDSS) le 6 septembre 2012 pour déterminer les stratégies visant à améliorer la conformité. Les directeurs régionaux travaillent à résoudre les préoccupations soulevées. De plus, le DGSC participera à une réunion des directeurs exécutifs des centres de traitement afin de discuter des problèmes et de déterminer les stratégies visant à les régler (26 septembre 2012).

Approche uniforme et vérifiable de la gestion des médicaments dans les centres de soins de santé.

Cette approche permet de résoudre immédiatement les problèmes et de discuter des stratégies visant à améliorer et à maintenir la conformité.

DGSC
DRSS
DE

2012-09-26

2. Points « a » et « b »
Le Guide des opérations et des normes sur les services offerts par les pharmacies régionales sera mis à jour afin de préciser les directives, puis sera distribué à nouveau pour faire le suivi de l'utilisation appropriée de la réserve et pour veiller à ce que l'inventaire de la réserve soit approuvé.

Approche uniforme et vérifiable du suivi et de la gestion de la réserve.

Cette approche élimine les différents systèmes régionaux et locaux de gestion de la réserve au profit d'une norme nationale et comprend un processus de suivi systématique.

DGSC et
DRSS
DE

2012-11-09

 

Au cours des six premiers mois, le chef des Services de santé vérifiera la conformité avec les politiques et en fera rapport aux directeurs régionaux et aux directeurs exécutifs. Après les six premiers mois, la fréquence des vérifications de la conformité sera réévaluée.

 

DGSC et
DRSS
DE

Début octobre 2012 à mars 2013

3.

.

Voir ci-dessus.

L'approche permet d'assurer la conformité.

DGSC et
DRSS
DE

 

.

4. Point « d »
Un sondage sur les mesures de sécurité entourant l'administration de médicaments a été effectué afin de confirmer que les unités opérationnelles entreposent les narcotiques selon les normes établies.

Synthèse de l'état de la conformité aux pratiques d'entreposage requises.

L'approche confirme qu'une stratégie de réduction des risques a été mise en œuvre.

DGSC

2012-09-05

5.

 

L'approche renforcera la responsabilisation.

SCR, région du Québec
et
DRSS, région du Québec

2012-08-31
et après

 

Envoi de rapports d'étape à la CASS et à la SCR, région du Québec, tous les deux mois, à compter du mois d'août 2012.

 

DRSS
DE
Directeurs d'établissement

2012-11-02

6.

 

 

L'approche fournira un processus officiel de gestion de la livraison et de la réception des médicaments et permettra des variantes propres à chacun des établissements.

DRSS
DE

2012-11-30

7. Les membres du personnel infirmier seront avisés qu'ils doivent continuer de réconcilier les commandes de médicaments reçues de la pharmacie régionale du SCC et de la pharmacie de la collectivité. De plus, on rendra plus explicite dans le Guide des opérations et des normes concernant les services de pharmacie régionale, la description de ce qui est exigé (afin de vérifier le contenu des envois de médicaments par rapport à l'information sur l'emballage fournie par la pharmacie).

Exigence déjà prévue dans le Guide des opérations et des normes concernant les services de pharmacie régionale

L'approche permettra de s'assurer que les commandes de médicaments sont réconciliées lorsqu'elles sont reçues à l'établissement.

DGSC

2012-10-31

 

Communication de cette exigence aux directeurs régionaux, Services de santé, à la réunion de l'Équipe de direction des Services de santé (25 sept. 2012), ainsi qu'aux directeurs exécutifs (26 sept. 2012).

 

DGSC

2012-09-26

 

La section pertinente du document décrivant les exigences à l'égard des membres du personnel infirmier et du personnel des pharmacies, incluant la documentation requise et l'analyse ultérieure des données regroupées, seront distribuées de manière séparée aux membres du personnel infirmier et du personnel des pharmacies (par le biais des directeurs régionaux, Services de santé et des directeurs exécutifs).

Cette mesure permettra d'effectuer un examen de l'efficacité de cette pratique.

DE
DRSS

2012-11-12
(début de la collecte des données)

 

Collecte des données sur le nombre et le type d'erreurs décelées, puis examen de ces données après six mois.

 

DE
DRSS

2013-07-20
(examen des données)


Recommandation: Recommandation 515
La commissaire adjointe des Services de santé devrait s'assurer que toutes les allergies aux médicaments des délinquants sont enregistrées dans la base de données des pharmacies de manière précise et en temps opportun.
Position/Réponse de la direction : Acceptée Acceptée en partie Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

1. Le 20 août 2012, une note de service a été envoyée aux directeurs régionaux et aux directeurs exécutifs dans laquelle on soulignait un certain nombre de problèmes soulevés dans le cadre de la vérification, y compris les informations manquantes sur les allergies.

Application d'une première mesure par les directeurs régionaux et directeurs exécutifs pour commencer à corriger le problème.

L'approche favorisera une action immédiate visant à corriger le problème.

DGSC
DE

2012-08-20

2. De plus, une note de service sur les allergies sera envoyée par les directeurs régionaux des Services de santé et les directeurs exécutifs aux pharmaciens et aux membres du personnel infirmier pour rappeler à ces derniers que la consignation et la mise à jour des informations relatives aux possibilités d'allergies est une norme de pratique professionnelle tant pour le personnel infirmier que pour le personnel des pharmacies. Il s'agit également d'une norme qui est conforme aux politiques et aux lignes directrices du SCC ainsi qu'aux normes d'agrément.

Examen de tous les dossiers et, au besoin, enregistrement des données exactes sur les possibilités d'allergies dans le système de pharmacie.

L'approche donne suite à la recommandation en rappelant aux membres du personnel leurs obligations professionnelles et appuie une bonne pratique en favorisant une collaboration interdisciplinaire accrue.

DGSC
DRSS
DE

2012-09-14

3. Les directeurs régionaux des Services de santé et les directeurs exécutifs, CRT, fourniront des rapports d'étape à la CASS et aux SCR au sujet de l'enregistrement de toutes les allergies aux médicaments dans le système de pharmacie.

Envoi de rapports d'étape mensuels à compter d'octobre 2012.

L'approche assurera une responsabilisation accrue au niveau de la haute direction.

DGSC
DE

2012-10-31
et après

4. Les pharmaciens régionaux assisteront périodiquement aux réunions des chefs des Services de santé avec leur personnel pour discuter des enjeux liés à la sécurité des médicaments, y compris la surveillance des données sur les possibilités d'allergies dans le système de pharmacie et la rétroaction sur ces données, et pour collaborer avec eux à ce sujet.

Consignation (dans les comptes rendus des réunions des chefs des Services de santé) de la collaboration interdisciplinaire entre les pharmaciens et les membres du personnel infirmier.

L'approche renforcera la responsabilisation et permettra la vérification de la collaboration interdisciplinaire dans les comptes rendus des réunions des chefs des Services de santé.

DGSC
DE

2012-10-19


Recommandation: Recommandation 616
La commissaire adjointe des Services de santé devrait s'assurer que les employés des établissements ne préparent pas la médication des délinquants trop en avance par rapport à leur distribution et que le Registre d'administration des médicaments (RAM) est signé au moment approprié.
Position/Réponse de la direction : ___ Acceptée ___ Acceptée en partie ___ Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

1. Dans les établissements où un problème a été soulevé, la pratique a été immédiatement modifiée, selon le compte rendu de l'équipe de vérification, afin d'être conforme aux normes professionnelles de pratique et aux politiques du SCC. Toutefois, d'autres mesures ont été mises en place pour assurer le respect continu de ces directives.

Conformité immédiate dans les établissements et les centres de traitement ciblés, où le problème a été soulevé.

L'approche donne suite à la recommandation; on s'assure que les pratiques du personnel infirmier sont conformes aux normes de pratique professionnelle.

DGSC
DRSS

2012-08-31

2. Le 20 août 2012, une note de service faisant état du problème exposé ci-dessus a été envoyée aux directeurs régionaux des Services de santé et aux directeurs exécutifs des centres de traitement. Au cours de la réunion de l'Équipe de direction des Services de santé (6 septembre 2012), on a ensuite tenu une discussion de suivi pour cerner des stratégies permettant de continuer de respecter ces directives.

Dans un même ordre d'idée, le DGSC assistera à une réunion des directeurs exécutifs des centres de traitement pour exposer le problème et cerner une stratégie afin d'y remédier (26 septembre 2012).

Le DRSS et le DE, par l'entremise du gestionnaire du personnel infirmier de l'unité opérationnelle, assureront la conformité immédiate et complète de tous les établissements et centres de traitement. De plus,

  1. lorsqu'un problème de conformité a été soulevé, analyse ciblée de l'unité opérationnelle par le gestionnaire du personnel infirmier de l'unité opérationnelle et l'Équipe pour établir des processus favorisant la conformité immédiate et complète (p. ex., examen des processus et de la charge de travail);
  2. dans chaque établissement, le respect des normes de pratique professionnelle sera un point permanent à l'ordre du jour des réunions du gestionnaire du personnel infirmier de l'unité opérationnelle avec son personnel.

Une analyse ciblée à l'unité opérationnelle permet aux établissements de corriger le problème et de trouver des moyens de mieux surveiller les bonnes pratiques professionnelles et de les soutenir davantage, p. ex., l'élimination d'obstacles qui sont peut-être inhérents à la charge de travail ou aux fonctions.

Un échantillon de comptes rendus de réunion sera examiné périodiquement par le DRSS et le DE.

 

2012-11-09
et après

3. Le directeur régional des Services de santé et le directeur exécutif procéderont à un examen de la conformité pour un échantillon d'établissements après six mois puis, de nouveau, après un an.

Rapport régional de conformité.

L'approche permettra une surveillance directe afin que la conformité soit maintenue.

 

2013-04-05
(6 mois)
2013-10-04
(1 an)

1 LSCMLC, paragr. 86(1).

2 LSCMLC, paragr. 86(2).

3 Loi réglementant certaines drogues et autres substances.

4 Règlement sur les aliments et drogues.

5 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

6 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

7 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

8 Cette recommandation exige l'attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

9 Cette recommandation exige l'attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

10 Cette recommandation exige l'attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

11 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

12 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

13 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

14 Cette recommandation exige l'attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

15 Cette recommandation exige l'attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

16 Cette recommandation exige l'attention immédiate de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.