Vérification de la procédure de règlement des griefs des employés

Vérification Interne

378-1-279

January 11, 2013

Table des matières

SOMMAIRE

CONTEXTE

La vérification du processus de règlement des griefs des employés du Service correctionnel du Canada (SCC) a été effectuée dans le cadre du Plan de vérification fondé sur le risque, 2011-2014. La vérification est liée aux priorités du SCC que sont « la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements et dans la collectivité » et « des pratiques de gestion efficace qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». Elle est également liée au Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC à l'Énoncé des valeurs du SCC et au Code de valeurs ou d'éthique de la fonction publique.

Les activités en cours au SCC, combinées à la présence de groupes professionnels particuliers et de divers agents négociateurs, créent des milieux de travail exigeants qui complexifient les relations patronales-syndicales, comme en témoignent les 3307 griefs présentés par des employés du SCC au cours du dernier exercice financier (d'avril 2011 à mars 2012).

La vérification de la procédure de règlement des griefs des employés avait une portée nationale et concernait le processus mis en place pour la gestion des griefs présentés par les membres du personnel.

Comme le précise le Plan de vérification fondé sur le risque, les objectifs de la présente publication étaient les suivants :

  • obtenir l'assurance qu'un cadre de gestion est en place au sein du SCC en appui à la procédure de règlement des griefs des employés;
  • obtenir l'assurance que le traitement des griefs des employés du SCC est conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes.

Conclusion

La vérification a révélé que des éléments d'un cadre de gestion étaient en place en appui à la procédure de règlement des griefs. Les conventions collectives et l'entente globale fournissent des orientations sur des questions concernant les griefs, les rôles et les responsabilités des personnes et des comités qui interviennent dans la procédure sont généralement compris, et il y a certaines activités de surveillance et de production de rapports à l'échelle locale, régionale et nationale.

Cela dit, l'équipe de vérification a relevé des aspects où des mesures pouvaient être prises afin de renforcer l'administration générale de la procédure de règlement des griefs des employés.

Premièrement, les rôles et les responsabilités au sein de la Direction des relations de travail ou de la rémunération doivent être mis à jour, et les rôles et les responsabilités rattachés à certains postes fondés de pouvoir pour répondre à des griefs ne sont pas clairs. Deuxièmement, les réunions du comité des griefs n'ont pas lieu une fois par mois dans les établissements de toutes les régions. Troisièmement, les activités de surveillance et de production de rapports ne comportent pas d'analyse approfondie des tendances permettant de favoriser une gestion efficace de la procédure de règlement des griefs des employés.

La vérification a également révélé que le traitement des griefs des employés était conforme à la législation, aux conventions collectives et aux politiques du gouvernement du Canada. Selon les besoins, la procédure de règlement des griefs du SCC comporte trois paliers la plupart des griefs sont présentés dans les délais prescrits et un système de gestion informelle des conflits est à la disposition de tous les employés.

Cependant, l'équipe de vérification a relevé des aspects à améliorer. Le respect du délai prescrit pour la réponse au grief présente, à tous les paliers, des difficultés sur lesquelles le SCC n'a pas toujours de prise, et il n'y a pas de documents internes d'orientation sur la procédure ni de systèmes d'assurance de la qualité permettant de garantir le respect des exigences et l'efficacité dans le traitement des griefs.

L'incidence de ces constatations est que le contrôle administratif qu'a le SCC de la procédure de règlement des griefs des employés n'est pas aussi rigoureux qu'il pourrait l'être, et qu'il est possible que des occasions de prévoir les problèmes, de trouver des possibilités d'accroître l'efficience et de relever les aspects à améliorer soient perdues.

Réponse du bureau de première responsabilité

Le Secteur de la gestion des ressources humaines approuve les constatations découlant de la vérification et les recommandations présentées dans le rapport. Nous avons préparé un plan d'action détaillé pour donner suite aux points soulevés. Des détails supplémentaires sur les mesures qui seront prises ont été fournis pour chacune des recommandations. Toutes les mesures prises à l'égard de ces recommandations seront mises en œuvre d'ici au mars 2013.

ÉNONCÉ D'ASSURANCE ET DE CONFORMITÉ

Le présent mandat a été réalisé avec un niveau élevé d'assurance.

Selon mon avis professionnel de dirigeante principale de la vérification, nous avons procédé à une vérification suffisante et appropriée et recueilli des éléments de preuve qui établissent le bien-fondé de l'opinion que contient le présent rapport. L'opinion repose sur une comparaison des conditions en vigueur au moment de la vérification et de critères de vérification préétablis que la direction a approuvés. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme l'indiquent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les éléments de preuve recueillis ont suffi à justifier aux yeux de la haute direction l'opinion tirée de la vérification interne.

__________________________________ Date: __________________
Sylvie Soucy, vérificatrice interne autorisée
Dirigeante principale de la vérification

1.0 INTRODUCTION

1.1 Contexte

La vérification du processus de règlement des griefs des employés du Service correctionnel du Canada (SCC) a été effectuée dans le cadre du Plan de vérification fondé sur le risque, 2011-2014. La vérification est liée aux priorités du SCC que sont « la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements et dans la collectivité » et « des pratiques de gestion efficace qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». Elle est également liée au Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC à l'Énoncé des valeurs du SCC et au Code de valeurs ou d'éthique de la fonction publique.

Les activités en cours au SCC, combinées à la présence de groupes professionnels particuliers et de divers agents négociateurs, créent des milieux de travail exigeants qui complexifient les relations patronales-syndicales, comme en témoignent les 3 307 griefs présentés par des employés du SCC au cours du dernier exercice financier (d'avril 2011 à mars 2012). Voici le nombre de griefs présentés au cours des trois derniers exercices :

Nombre d'employés au 31 mars 2011 Griefs présentés en 2009­2010 Griefs présentés en 2010­2011 Griefs présentés en 2011­2012 Total des griefs présentés entre 2009 et 2012 Total des griefs non réglés au 31 mars 2012 Total de l'échantillon de vérification

19 018*

2 971

2 846

3 307

9 124**

5 015

369***

*7 272 des 19 018 employés sont membres du groupe CX = 38,2 %
**6 602 des 9 124 griefs ont été présentés par des membres du groupe CX = 72,3 %
***276 des 369 griefs compris dans l'échantillon ont été présentés par des membres du groupe CX = 74,7 %

La procédure de règlement des griefs est essentielle à l'organisation, car elle contribue à la réalisation des objectifs du SCC en favorisant la création d'un milieu de travail sain, puisqu'elle fournit aux membres du personnel l'accès à un mécanisme grâce auquel ils peuvent régler des différends concernant leurs conditions d'emploi.

Le SCC a une procédure en place pour le règlement des griefs des employés, laquelle est régie par des dispositions législatives, par les politiques pertinentes et par les conventions collectives.

1.2 Cadre legislatif et cadre de politiques

Legislation

La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique1 (LRTFP) est une des composantes de la Loi sur la modernisation de la fonction publique2, qui énonce les diverses exigences que doivent respecter les administrateurs généraux, dont l'obligation d'établir « un système de gestion informelle des conflits3 » (SGIC) et d'aviser le fonctionnaire de la disponibilité de celui-ci4.

La LRTFP précise aussi que l'administrateur général doit établir « un comité consultatif composé de ses représentants et des représentants des agents négociateurs en vue de l'échange […] d'opinions et de conseils sur des questions liées au milieu de travail qui touchent les fonctionnaires5. »

Le Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (RCRTFP) énonce d'autres exigences et orientations pour l'établissement d'une procédure de règlement des griefs, y compris les paliers de règlement, le recours au SGIC et les délais prescrits pour la présentation des griefs.

Politiques du Conseil du Trésor

Le Conseil du Trésor (CT) a élaboré plusieurs politiques sur lesquels s'appuie la procédure de règlement des griefs des employés :

  • les Lignes directrices sur les comités consultatifs patronaux-syndicaux;
  • le Guide des principaux éléments d'un SGIC dans l'administration publique centrale;
  • le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

Le CT est également chargé de l'ensemble des négociations collectives et autres négociations dans l'administration publique centrale, laquelle comprend tous les ministères et organismes mentionnés à l'annexe I et à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques6 (LGFP), dont le SCC.

Conventions collectives

Une convention collective est une convention écrite et conclue entre l'employeur et l'agent négociateur, qui renferme des dispositions sur les conditions d'emploi et autres questions connexes7. Un certain nombre d'agents négociateurs sont représentés au sein du SCC, notamment :

  • le Syndicat des agents correctionnels du Canada (UCCO-SACC-CSN);
  • le Syndicat des employés du Solliciteur général (SESG);
  • l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC);
  • l'Association canadienne des agents financiers (ACAF);
  • l'Association canadienne des employés professionnels (ACEP);
  • la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (FIOE).

Les deux agents négociateurs qui représentent le plus grand nombre d'employés du SCC sont l'UCCO-SACC-CSN et le SESG, qui représentent respectivement 38,2 % et 45,9 % des employés. Les autres membres du personnel sont des employés exclus ou sont représentés par d'autres agents négociateurs.

L'UCCO-SACC-CSN est l'agent négociateur qui représente les agents correctionnels (CX); il n'est donc présent qu'au SCC. En plus de la convention collective, le SCC a négocié une entente globale avec l'UCCO-SACC-CSN, afin de « clarifier certaines dispositions de la convention collective des agent-e-s correctionnels8 (CX). »

Le SESG est un syndicat affilié à l'Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) qui regroupe des employés de la fonction publique de tout le système de justice fédéral du Canada9. C'est le SCC qui compte le plus grand nombre de membres du SESG au sein du gouvernement du Canada. Il représente des employés de nombreux groupes professionnels, comme ceux des Services administratifs (AS), des Manœuvres et hommes de métier (GLT), des Services hospitaliers (HS) et des Programmes de bien-être social (WP), dont font partie les agents de libération conditionnelle.

Directives, stratégies et procédures du SCC

En plus des lois, des conventions collectives et de l'entente globale, le SCC dispose des documents suivants pour orienter la procédure de règlement des griefs des employés :

  • l'Instrument de délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines;
  • le Bulletin de la GRH no 2006­10, Directive nationale – Comités de griefs;
  • les Rôles et responsabilités – Relations de travail (2007).

De plus, le Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC fait état de la mise en œuvre d'une stratégie de réduction des griefs, en collaboration avec le syndicat, afin de favoriser le règlement des griefs au palier le plus bas possible et de réduire le nombre de griefs transmis au dernier palier ou renvoyé à l'arbitrage.

1.3 Procédure de règlement des griefs

Au sein du gouvernement du Canada, la procédure de règlement des griefs est un mécanisme administratif officiel grâce auquel les employés peuvent tenter de régler des différends concernant leurs conditions d'emploi10.

Aux termes de l'article 208 de la LRTFP, le fonctionnaire a le droit de présenter un grief individuel lorsqu'il s'estime lésé :

a) par l'interprétation ou l'application à son égard :
(i) soit de toute disposition d'une loi ou d'un règlement, ou de toute directive ou de tout autre document de l'employeur concernant les conditions d'emploi,
(ii) soit de toute disposition d'une convention collective ou d'une décision arbitrale;
b) par suite de tout fait portant atteinte à ces conditions d'emploi11.
 

La LRTFP prévoit trois types de griefs courants : les griefs individuels, les griefs collectifs et les griefs de principe.

La procédure de règlement des griefs du SCC compte trois paliers à l'interne pour les griefs courants, lesquels sont définis dans l'Instrument de délégation des pouvoirs du SCC. Si le grief n'est pas réglé à l'interne, il peut être renvoyé à l'arbitrage, en vertu de la LRTFP.

Le grief peut également être entendu par la Cour fédérale, la Cour d'appel fédérale et, en dernière instance, par la Cour suprême du Canada.

Les délais applicables au dépôt du grief, à sa présentation au palier suivant et à la réponse à chaque palier sont déterminés par la convention collective du plaignant. Il est important de souligner que, pour cette raison, les délais peuvent varier.

Griefs relevant du Conseil national mixte

Le Conseil national mixte (CNM) de la fonction publique du Canada est une tribune pour l'élaboration conjointe, la consultation et l'échange d'information entre le gouvernement, à titre d'employeur (représenté par le CT), et les agents négociateurs de la fonction publique12.

Les membres du CNM ont convenu que l'employé qui s'estime lésé par l'interprétation ou l'application d'une directive ou d'une politique du CNM doit soumettre son grief dans le cadre de la procédure du CNM. Voici des exemples de directives du CNM : la Directive sur la prime au bilinguisme, la Directive sur les voyages et la Directive sur le réaménagement des effectifs.

La procédure de règlement des griefs du CNM diffère de la procédure normale de règlement des griefs, parce qu'il n'existe que deux paliers au sein du ministère ou de l'organisme auquel le membre appartient. Si le grief n'est pas réglé dans le cadre du processus régi par le CNM, l'employé, avec l'accord et le soutien de son agent négociateur, peut soumettre le dossier à l'arbitrage conformément à la LRTFP.

1.4 Structure organisationnelle

Administration centrale (AC)

Au SCC, c'est le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines (CAGRH), qui est responsable de l'ensemble de la procédure de règlement des griefs. L'administration du processus est confiée au directeur général, Direction des relations de travail et de la rémunération. La Direction, dont le budget était de 3,9 millions de dollars pour l'exercice 2011­2012, est composée de quatre sections : les Services stratégiques et corporatifs, la Rémunération ministérielle, les Services stratégiques et corporatifs et les Opérations. Ce sont les deux dernières sections qui sont responsables de la procédure de règlement des griefs des employés.

Les conseillers nationaux en relation de travail (RT) sont responsables de fournir directives et conseils aux régions sur l'application et l'interprétation des politiques du CT et des conventions collectives. Ils doivent assurer un appui aux paliers régional et local et assument la responsabilité directe du dernier palier de la procédure de règlement des griefs et du deuxième palier de la procédure du Conseil national mixte.

Le directeur, Opérations, est responsable de la gestion de l'ensemble de la procédure de règlement des griefs, ce qui comprend la prestation de formation, de conseils et d'orientations aux régions, et la préparation de réponses aux griefs présentés au troisième et dernier palier, à l'AC. Quatre personnes relèvent du directeur, Opérations : le surveillant, Gestion des griefs, et trois chefs d'équipe, soit un pour les régions de l'Ontario et de l'Atlantique, un pour celle du Québec et l'AC et un pour la région du Pacifique et des Prairies. Les chefs d'équipe sont soutenus par à quatre à six conseillers en RT. Le surveillant, Gestion des griefs, dont l'équipe compte au total 22 employés, a l'appui d'un adjoint en RT.

Le gestionnaire, Services stratégiques et corporatifs, est chargé du soutien à la procédure de règlement des griefs et doit, notamment, coordonner les réunions du Comité national de consultation patronale-syndicale, appuyer les négociations relatives aux conventions collectives et interpréter les politiques. Le gestionnaire est épaulé par 11 employés répartis en équipes de conseillers et d'agents en RT.

Administrations régionales (AR) et établissements

Les conseillers et les adjoints régionaux en RT doivent soutenir la procédure de règlement des griefs à l'échelle locale et régionale en conseillant la direction, en obtenant les documents nécessaires pour prendre la décision relative au grief et en s'assurant que les réponses respectent les politiques du SCC. Les adjoints sont chargés d'inscrire toutes les données sur le grief dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et de transmettre un avis de grief à l'employé, à l'agent négociateur et au gestionnaire qui doit y répondre. Selon la région, les membres du personnel des RT sont centralisés à l'AR ou dans un établissement. Les bureaux régionaux des RT comptent de 6 à 21 employés.

Tous les employés régionaux des RT relèvent du gestionnaire régional, Relations de travail (GRRT), qui est lui-même rattaché au sous-commissaire adjoint, Services corporatifs.

2.0 OBJECTIFS ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

2.1 Objectifs de la vérification

Comme le précise le PVFR, les objectifs de la présente vérification étaient les suivants :

  • obtenir l'assurance qu'un cadre de gestion est en place en appui à la procédure de règlement des griefs des employés;
  • obtenir l'assurance que le traitement des griefs des employés du SCC est conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes.

Le cadre qui régit la procédure de règlement des griefs a été évalué selon les objectifs et les critères d'évaluation, qui avaient été définis en fonction des exigences énoncées dans la loi et les conventions collectives, d'une analyse du risque ainsi que des contrôles de gestion de base.

Les critères associés à chacun des objectifs sont fournis à l'Annexe A.

2.2 Portée de la vérification

La vérification, de portée nationale, s'est faite dans les cinq régions ainsi qu'à l'AC. Elle comportait un examen des griefs courants, individuels et collectifs, déposés à l'AC par les agents négociateurs de l'UCCO-SACC-CSN, du SESG, de l'IPFPC et de l'ACAF entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2012.

L'équipe de vérification a examiné des griefs des trois paliers de la procédure normale de règlement des griefs de même que des griefs des premier et deuxième paliers de la procédure qui relève du CNM. Elle s'est penchée sur la procédure de règlement des griefs dont le SCC est responsable, ce qui veut dire que le processus d'arbitrage, qui est administré par le CT, n'était pas couvert.

Les processus et les responsabilités des syndicats n'ont pas été examinés dans le cadre de la vérification. Cependant, des dirigeants des syndicats mentionnés précédemment ont été interrogés dans le but d'obtenir leur opinion sur la manière dont le SCC gère la procédure de règlement de griefs de ses employés.

Le Bureau de gestion des conflits (BGC) du SCC a fait l'objet d'un examen en ce qui a trait au rôle qu'il joue afin de fournir aux employés une autre approche, informelle et fondée sur les intérêts, pour la résolution des conflits, contrairement à la procédure de règlement des griefs, qui est une approche officielle et fondée sur les droits.

Pour la vérification, la nature des dossiers de griefs de l'échantillon et les décisions rendues n'ont pas été examinées. L'échantillon de vérification ne comportait pas de griefs de principe ni de griefs portant sur la dotation ou la classification, puisqu'il existe des mécanismes distincts pour le traitement de ces griefs. L'équipe de vérification n'a pas examiné de plaintes de harcèlement ni de plaintes présentées en application des articles 127 et 128 du Code canadien du travail, de plaintes à la Commission canadienne des droits de la personne ni de plaintes relatives à l'Entente globale, parce qu'elles s'écartent des paramètres de la procédure de règlement des griefs.

3.0 APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE DE LA VÉRIFICATION

L'approche adoptée comportait des visites d'unités opérationnelles des cinq régions, des entrevues avec des membres du personnel des RT des établissements, des régions et de l'AC ainsi que l'examen de 369 dossiers de grief présentés entre l'exercice 2009-2010 et l'exercice 2011-2012. Elle prévoyait aussi un examen des politiques, des lois, des conventions collectives et des ententes globales pertinentes de même que des documents comme des organigrammes et des comptes rendus de décision de comités.

Une évaluation préliminaire du risque a été effectuée en fonction d'entrevues auprès du bureau de première responsabilité et des membres de la Direction des relations de travail et de la rémunération (AC) et d'un examen des politiques et d'autres documents liés aux griefs des employés. De plus, il y a eu des discussions avec des vérificateurs d'autres organisations gouvernementales qui ont soumis leur procédure de règlement des griefs des employés à un travail d'assurance du même genre. Dans l'ensemble, notre analyse du risque nous a amené à la conclusion que le principal risque auquel s'expose le SCC concernait l'incidence que les griefs pourraient avoir sur le milieu de travail et, par conséquent, sur la sécurité du personnel et des délinquants dans les établissements.

Ces risques ont été pris en considération au moment de définir les objectifs de la vérification et d'élaborer les outils de vérification qui serviraient à contrôler et à recueillir les éléments probants. En raison de la complexité des dossiers, on a fait appel à un spécialiste en la matière pour faciliter et accélérer les processus de contrôle de vérification et la collecte des éléments probants. L'Annexe B fournit la liste des techniques utilisées pour recueillir les éléments probants nécessaires à l'atteinte des objectifs de la vérification, y compris des détails sur les échantillons sélectionnés en vue de l'examen.

4.0 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS DÉCOULANT DE LA VÉRIFICATION

4.1 Cadre de gestion pour la procédure de règlement des griefs des employés

L'équipe de vérification a évalué dans quelle mesure un cadre de gestion était en place en appui à la procédure de règlement des griefs des employés. Pour ce faire, elle a notamment examiné la législation, les conventions collectives et les ententes globales, les politiques et les lignes directrices. L'équipe de vérification a également examiné les rôles et les responsabilités, les structures organisationnelles, de même que les activités de surveillance, de production de rapports et de planification.

4.1.1 Politiques et cadre législatif

Nous nous attendions à ce que les directives et les lignes directrices du SCC soient conformes aux politiques du Conseil du Trésor et à d'autres documents de référence comme la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) et à ce que ces lignes directrices et ces procédures soient communiquées aux employés.

Les lignes directrices du SCC concernant la procédure de règlement des griefs sont conformes aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor et à la LRTFP, et elles sont communiquées aux employés.

L'équipe de vérification a également examiné les lignes directrices ainsi que les documents d'orientation et ces derniers ont démontrés qu'ils sont conformes à la législation et aux politiques. Ces documents incluaient les conventions collectives, les Ententes globales, des bulletins des RH, (GENCom) envoyés par courriel, et l'Instruments de délégation des pouvoirs pour les ressources humaines. De plus, lors des entrevues effectuées par l'équipe de vérification, l'équipe de la vérification a demandé à toutes les personnes interrogées de quels documents, autant les politiques que les directives, elles se servaient en ce qui a trait à la procédure de règlement des griefs. Les employés ont répondu que les principaux documents utilisés étaient les conventions collectives. Les autres documents mentionnés étaient l'Instrument de délégation des pouvoirs, les politiques du Conseil du Trésor et les Directives du commissaire (DC) et les bulletins des RH pertinents. Ces documents sont transmis aux employés sur le site intranet du SCC et dans des communiqués généraux (GENCom) envoyés par courriel.

Instrument de délégation des pouvoirs

Conformément au Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (RCRTFP), la procédure de règlement des griefs ne peut comporter plus de trois paliers. Au SCC, il y a trois niveaux de délégation des pouvoirs pour la procédure de règlement des griefs :

  • premier palier – surveillant/gestionnaire
  • deuxième palier – directeur d'établissement/directeur général/directeur de district
  • troisième palier – CAGRH

Conformément aux exigences énoncées dans le RCRTFP et dans les conventions collectives, tous les employés ont accès à l'Instrument de délégation des pouvoirs sur le site intranet du SCC, et l'équipe de vérification a remarqué des avis dans certaines des unités opérationnelles qu'elle a visitées.

Au cours de son mandat, l'équipe de vérification a appris que la répartition actuelle des niveaux de délégation des pouvoirs faisait l'objet d'un examen. En janvier 2008, le deuxième palier est passé des sous­commissaires régionaux aux directeurs d'établissement, directeurs de district et autres gestionnaires ayant des responsabilités similaires afin de « résoudre les conflits au palier le plus bas possible et de renforcer davantage la responsabilité de la gestion13. »

Compte tenu de la portée et de l'objectif de la présente vérification, il ne serait pas indiqué de formuler des recommandations au sujet des changements dans les paliers, mais les résultats de la vérification ont permis de constater que la structure actuelle présentait certaines lacunes. Par conséquent, afin d'aider la direction dans la prise de décisions, l'information présentée fournira aux cadres supérieurs plus de détails sur le fonctionnement du système actuel.

4.1.2 Gouvernance

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités soient clairement définis et à ce que les réunions du Comité de consultation patronale­syndicale soient tenues comme il se doit.

Au SCC, les rôles et les responsabilités relatives à la procédure de règlement des griefs des employés sont généralement clairs et bien compris, et des différences mineures ont été observées; certains aspects nécessitent cependant des clarifications.

Rôles et responsabilités du personnel des Relations de travail

Les rôles et les responsabilités sont définis dans le document Rôles et responsabilités – Relations de travail, produit par le SCC en 2007, et ils sont bien compris à l'échelle nationale, régionale et locale. Les employés des Relations de travail (RT) ont répondu que leur rôle était clair, et tous les employés des RT ont dit avoir une formation et une expérience professionnelle considérable qui les aident dans l'exercice de leurs fonctions.

Cependant, les rôles du directeur, Opérations, et du gestionnaire, Services stratégiques et corporatifs, et de leurs sections respectives ne sont pas clairement définis dans le document Rôles et responsabilités – Relations de travail.

À l'échelle des régions et des établissements, les rôles des RT sont en général uniformes et bien compris. Certains conseillers et adjoints en RT sont centralisés à l'AR, alors que d'autres travaillent dans les établissements et, selon la région, sont responsables d'une ou deux unités opérationnelles. Dans les régions où les employés des RT se trouvent à l'AR, la responsabilité d'entrer les données à l'échelle de l'unité opérationnelle revient à un de ses employés, par exemple un adjoint au directeur de l'établissement. Le risque associé au fait que l'inscription des données concernant le grief soit effectuée par des adjoints qui ne font pas partie de l'équipe des RT est que des données comme les types de codes de grief et les dates des mesures soient établies et inscrites incorrectement, ce qui aurait une incidence sur l'intégrité des données et les chiffres présentés dans les rapports. Cet aspect est important, puisque la direction se sert de l'information contenue dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) pour définir les priorités et élaborer des initiatives. Il sera davantage question de l'inscription et de l'intégrité des données dans la section 4.3 du présent rapport.

Les rôles et les responsabilités des employés fondés de pouvoir pour répondre aux griefs ne sont pas toujours clairs.

La majorité des personnes interrogées (32 sur 37), soit 86 %, ont indiqué que les rôles et les responsabilités des fondés de pouvoir qui répondaient à des griefs étaient clairs, mais certaines d'entre elles estimaient qu'il était nécessaire de mieux définir les postes de surveillant/gestionnaire qui intervenaient au premier palier. D'autres personnes ont dit qu'il fallait orienter davantage les personnes qui n'avaient jamais répondu à des griefs. Les employés des RT ont indiqué que les rôles et les responsabilités des fondés de pouvoir pour répondre aux griefs étaient moins clairs à l'AC que dans les établissements. L'équipe de vérification a interrogé 19 membres du personnel qui occupaient des postes autorisés à répondre à un grief au premier et au deuxième palier, et 16 (84 %) d'entre eux ont signalé qu'ils avaient reçu de la formation sur leur rôle dans la procédure de règlement des griefs. La formation Relations de travail pour les gestionnaires et superviseurs est un cours obligatoire de cinq jours prévu à tous les gestionnaires et les superviseurs qui sont une étape dans le processus de règlement des griefs. L'an dernier, 32 séances de formation ont été offertes à 649 participants au sein de l'organisation. Considérant que l'équipe de vérification n'a pas porté sur la convenance ou la livraison de cette formation, l'équipe de vérification a constaté que l'organisation possède 1 355 postes exclus. Ces exclusions sont basés sur le motif que ces postes sont une étape dans le processus de règlement des griefs.

Bonne pratique

Dans la région de l'Atlantique, des séances conjointes de formation animées par des représentants du syndicat et du SCC ont été organisées pour clarifier la procédure de règlement des griefs, y compris les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des superviseurs des Services de santé.

Afin de confirmer dans quelle mesure les rôles et les responsabilités des fondés de pouvoir pour répondre aux griefs n'étaient pas clairs, comme l'indiquaient les résultats des entrevues, l'équipe de vérification a sélectionné de manière aléatoire 21 dossiers de l'échantillon de vérification, qui en contenait 369, pour vérifier si les personnes interrogées avaient reçu leur lettre d'autorisation au moment de répondre à un grief au premier ou au deuxième palier. En ce qui concerne, les superviseurs et les gestionnaires qui répondaient au premier palier à titre d'employeur, 11 des 21 personnes interrogées (52 %) avaient la lettre d'autorisation au dossier alors que 6 sur 11 (54 %) des gestionnaires qui ont répondu à un grief au deuxième palier avaient une lettre au dossier.

L'Instrument de délégation des pouvoirs précise que la responsabilité de remettre une lettre à un employé l'autorisant à répondre au grief à un palier donné revient aux fonctionnaires des niveaux de délégation 1, 2 et 314, et, par conséquent, ce processus n'est pas centralisé. L'équipe de vérification a constaté que, bien que les Lignes directrices sur les postes de direction ou de confiance exclus du CT offrent des orientations sur ce processus, aucun document interne ne fournit d'orientations ou de procédures supplémentaires pour le SCC. Il y a un risque que les personnes qui répondent à des griefs sans en avoir le pouvoir délégué ne possèdent pas suffisamment de connaissances pour répondre avec cohérence et avec efficacité.

Ce risque est particulièrement présent au SCC, parce que l'organisme compte 1355 postes exclus, en raison du fait que la personne qui occupe ce genre de poste peut intervenir à un palier de la procédure de règlement des griefs.

Si les rôles et les responsabilités sont clairement consignés et communiqués au sein de la fonction des RT et en ce qui concerne la remise des lettres d'autorisation, il sera plus facile de traiter les griefs avec cohérence et avec efficacité.

Les réunions du Comité de consultation patronale-syndicale sont tenues comme il se doit; cependant, les réunions des comités de griefs n'ont pas lieu régulièrement.

Conformément aux exigences de la LRTFP, le SCC a créé, à l'échelle nationale et régionale, des comités de consultation patronale­syndicale (CCPS) qui comprennent des agents négociateurs. L'examen des procès-verbaux et des mandats confirme qu'il y a des réunions régulièrement à l'échelle nationale et régionale.

Comme le prévoit l'Entente globale entre le SCC et l'UCCO-SACC-CSN et conformément au concept du système de gestion informelle des conflits, chaque établissement doit tenir des réunions du comité de griefs une fois par mois ou selon l'accord des deux parties. L'objectif de ces réunions est de permettre aux représentants des agents négociateurs et à la direction des établissements de discuter des problèmes de relations de travail avant qu'ils ne deviennent officiellement des griefs ainsi que des griefs déposés à l'établissement.

Au cours de la vérification, la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) a rendu une décision sur la répartition équitable des heures supplémentaires, où elle faisait part de ses préoccupations au sujet de la mise en commun de l'information au SCC et des communications concernant sa politique nationale sur les heures supplémentaires. À la suite de cette décision, le SCC a décidé que les comités de griefs seraient l'occasion, pour la direction et les représentants syndicaux, de discuter de la question de la répartition des heures supplémentaires une fois par trimestre et une fois par mois.

Selon les données fournies à l'AC par chacune des régions, les réunions des comités de griefs n'ont pas lieu régulièrement. Les raisons invoquées sont, notamment, un manque de disponibilité chez les membres dans certains établissements et l'absence de besoins, dans d'autres établissements où il y a régulièrement des discussions informelles.

L'équipe de vérification a analysé les rapports trimestriels des comités de griefs et en est arrivé à la conclusion qu'il n'y avait pas nécessairement moins de griefs déposés lorsque les réunions étaient plus fréquentes. Cependant, ces réunions permettent d'avoir des discussions constructives sur des sujets comme la question des heures supplémentaires et d'assurer un suivi.

4.1.3 Surveillance et 4.1.4 Production de rapports

Nous nous attendions à ce qu'une surveillance soit exercée pour dégager les tendances et les enjeux dans la procédure de règlement des griefs des employés et à ce que des indicateurs du rendement existent en appui à la mise en œuvre de la stratégie de réduction des griefs. Nous nous attendions aussi à ce que les renseignements pertinents soient relevés et à ce que des procédures soient établies pour que la direction soit informée des griefs des employés, à l'échelle nationale, régionale et locale.

Les griefs des employés sont soumis à une surveillance et font l'objet de rapports destinés à la direction, à l'échelle locale, régionale et nationale.

Échelle locale

Les établissements visités pendant la vérification exerçaient une surveillance des griefs et se servaient de leurs propres tableurs pour entrer les données, comme la date à laquelle le grief a été déposé, le type de grief et l'état du traitement. L'équipe de vérification a constaté que les méthodes utilisées pour établir les rapports différaient d'un établissement à l'autre, mais que tous les établissements visités fournissaient des rapports au responsable de l'établissement comme il se doit, et que cette information est présentée lors des réunions de la direction de l'établissement et des réunions du comité du personnel au besoin. L'équipe de vérification a aussi constaté que les tableaux de bord des ressources humaines n'étaient pas utilisés régulièrement pour la surveillance des griefs.

Comme l'indiquait la réaction du SCC aux préoccupations soulevées par la CRTFP au sujet de la présentation de rapports dans la décision susmentionnée, les établissements doivent maintenant conserver des comptes rendus des réunions, y compris les rapports qui concernent la répartition des heures supplémentaires. L'équipe de vérification n'a pas fait de travail d'assurance pour déterminer si la surveillance avait commencé, car la mesure a été mise en œuvre à la fin de l'étape consacrée à la rédaction de son rapport.

Échelle régionale

Toutes les régions exercent une surveillance des griefs, et se servent de leurs propres tableurs pour entrer des données comme la date à laquelle le grief a été déposé, le type de grief et l'état du traitement.

Les rapports diffèrent d'une région à l'autre, comme c'était le cas avec les établissements, car certaines d'entre elles fournissent une analyse portant sur le type de grief et d'autres fournissaient une ventilation par groupe professionnel. Certains des rapports produits par les régions contiennent des indicateurs du rendement comme le nombre de jours, par grief, où le dossier n'est pas réglé, tandis que d'autres régions indiquent si une réponse a été fournie dans les délais prescrits au premier et au deuxième paliers.

Les rapports préparés dans les régions sont fournis aux membres de la haute direction lors des réunions du comité régional de gestion ou sont transmis directement au SCASC ou au SCR et ils sont également communiqués aux agents négociateurs dans le cadre des réunions du comité régional de consultation patronale-syndicale.

Bonne pratique

Dans la région de l'Ontario, les méthodes utilisées actuellement pour assurer la surveillance sont, entre autres, le suivi des griefs par établissement, accompagné des dates et des résultats du règlement, un classement chronologique constant des griefs non réglés et un suivi distinct des griefs au troisième palier.

Échelle nationale

L'AC surveille les activités liées aux griefs tous les trois mois en se servant des renseignements suivants :

  • la fréquence des réunions du comité des griefs de chaque établissement;
  • le type de griefs déposé à chacun des niveaux, comme les heures supplémentaires, les jours fériés payés et les descriptions de travail;
  • le type et le nombre de griefs renvoyés à l'arbitrage;
  • l'état du traitement des griefs au dernier palier : présenté au palier suivant, réglé ou non réglé.

En utilisant le système de gestion des ressources humaines (SGRH), l'AC transmet cette information à tous les trois mois lors des réunions du Comité national de consultation patronale-syndicale, et elle fournit des rapports d'étape à la CRTFP au sujet de la stratégie de réduction des griefs du SCC et de l'UCCO-SACC-CSN, s'il y a lieu.

En ce qui concerne les activités de surveillance et de production de rapports déjà en place, l'équipe de vérification a constaté que les rapports concernant les questions comme le classement chronologique des dossiers et le respect des délais pour les réponses aux griefs et leur présentation au palier suivant n'étaient pas suffisamment réguliers.

L'équipe de vérification a constaté l'existence de rapports spéciaux qui n'étaient pas pris en compte lors des activités de surveillance en place. Ces rapports fournissaient un compte rendu détaillé des renseignements suivants :

  • le nombre de griefs à chaque palier;
  • le nombre de griefs à chaque palier par agent négociateur;
  • le nombre de types de griefs renvoyés à l'arbitrage.

La prise en compte de cette information dans le cadre des activités trimestrielles de surveillance en cours permettrait d'améliorer la qualité de l'information fournie actuellement dans les rapports et le travail d'analyse des tendances accompli pour l'élaboration des initiatives de réduction des griefs.

L'équipe de vérification a également constaté que l'information concernant l'état du traitement des griefs n'était pas claire. Par exemple, le nombre total de griefs considérés comme « réglés » au cours de l'exercice 2011-2012 s'élevait à 3 090, mais il est difficile de savoir exactement dans quelle mesure un grief a été réglé, parce que la définition d'un grief réglé englobe les termes suivants :

  • renvoyé
  • rejeté
  • réglé
  • accueilli
  • retiré

Bien que ces renseignements soient inscrits dans le SGRH, ils ne figurent pas dans les rapports trimestriels actuellement. L'équipe de vérification a aussi remarqué des lacunes dans la régularité des rapports sur l'information concernant les coûts rattachés à la procédure de règlement des griefs, comme les dépenses liées à la médiation et à l'arbitrage ou les coûts salariaux qu'entraîne le règlement des griefs. La communication de renseignements détaillés permet à la haute direction de procéder à des analyses coûts­avantages en vue de déterminer comment réaliser des économies et de déceler les aspects à améliorer dans les stratégies de réduction des griefs. Sans mesures de surveillance rigoureuses et bien définies, il existe un risque que la direction perde des occasions de dégager les tendances et de s'attaquer aux nouveaux problèmes avant qu'ils ne fassent augmenter le nombre de griefs.

4.1.5 Planification

Nous nous attendions à ce que des plans soient en place tant à l'échelle nationale, régionale et locale, afin d'appuyer la conformité et l'efficacité de la procédure de règlement des griefs des employés, ce qui inclus les initiatives de réduction des griefs.

Même s'il existe des activités de planification pour la réduction du volume des griefs, il n'y a rien qui démontre qu'il y a soit un document officiel ou des documents d'orientation sur la procédure du ministère qui décrit une stratégie globale pour l'organisme.

À l'AC, le directeur, Opérations, planifie et priorise les charges de travail des chefs d'équipe des RT et des conseillers en RT tous les trois mois en attribuant des listes de priorités. Selon la nature des griefs et l'expérience du personnel des RT, les chefs d'équipe assignent des griefs prioritaires à leurs conseillers (environ 20 à 30 dossiers par trimestre). Certains des exemples des griefs prioritaires attribués au personnel des RT à l'AC concernaient des employés non représentés et des dossiers renvoyés à l'arbitrage, mais l'équipe de vérification n'a pu détecté aucune démarche préétablie d'évaluation des risques présentés par chacun des griefs en fonction de facteurs comme leur complexité ou les conséquences possibles pour l'organisme sur le plan financier.

Une stratégie de réduction des griefs est en place afin de répondre à la quantité de griefs qui est dans l'attente à l'arbitrage.

La stratégie de réduction des griefs, élaborée conjointement avec les agents négociateurs, englobe les activités entreprises par le SCC pour élaborer des initiatives destinées à réduire le nombre de griefs et à « permettre de résoudre les problèmes plus rapidement et à des paliers inférieurs ». Un exemple d'activités menées dans le cadre de ces initiatives est l'organisation de cinq séances de médiation dans les régions afin de résoudre 203 griefs non réglés d'avant 2009, concernant la répartition des heures supplémentaires, qui étaient en attente d'arbitrage.

Bonne pratique

En vertu du Plan de réduction de l'arriéré des griefs, les partenaires du SCC avec la CRTFP, le CT et UCCO-SACC-CSN on dut identifier et de regrouper les griefs qui était et ayant un enjeu important à l'étape de l'arbitrage. Une cause dont la solution ferait jurisprudence est entendue par la CRTFP en vue d'obtenir une décision qui peut être appliquée à des griefs se rapportant à la même question, ce qui réduit le nombre de griefs à l'arbitrage. Une décision récente (2012 CRTFP 57) a apporté des éclaircissements sur les questions relatives aux jours fériés désignés payés et sera appliquée pour réduire les 358 griefs à l'arbitrage.

Le SCC, la CRTFP et UCCO-SACC-CSN ont un plan en cours de développement pour répondre aux griefs regroupés à l'arbitrage qui sera dorénavant mis en application et qui représentera les enjeux pré-identifiés tels que: les heures supplémentaires; jours fériés désignés payés, les indemnités de repas, et les rémunérations intérim.

S'il est vrai que les mesures mentionnées ci-dessus ont réussi à résoudre des séries de griefs du même type en attente d'un règlement par arbitrage, l'équipe de vérification n'a pas réussi à trouver d'indication qu'il existait une démarche de planification concertée, proactive et documentée pour faire face aux nouvelles priorités et aux griefs imminents, et ce, à tous les paliers de la procédure. Le renforcement des activités de surveillance et d'analyse des tendances permettra au SCC de mieux évaluer l'efficacité des initiatives actuelles et d'élaborer et de mettre en œuvre de nouvelles initiatives.

Conclusion

En ce qui concerne le premier objectif, la vérification a révélé qu'un cadre de gestion était en place, plus précisément :

  • les lignes directrices du SCC concernant la procédure de règlement des griefs sont conformes aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor et à la LRTFP, et elles sont communiquées aux employés;
  • les réunions du Comité de consultation patronale-syndicale ont lieu comme il se doit;
  • les rôles et les responsabilités sont généralement clairs et compris;
  • certaines activités de surveillance, de production de rapports et de planification sont en place à tous les paliers;
  • plans d'action, dont des initiatives de réduction des griefs ont été élaborées en collaboration avec les agents négociateurs.

Cependant, la vérification a révélé qu'il y avait certains aspects à améliorer, dans la mesure où :

  • les rôles et les responsabilités des différentes sections du personnel de la Direction des relations de travail et de la rémunération doivent être mis à jour;
  • les rôles et les responsabilités des personnes auxquelles le pouvoir de répondre aux griefs a été délégué doivent être précisés;
  • les réunions des comités de griefs doivent procéder tel que convenues par toutes les parties;
  • un exercice préétablies du classement du risque des griefs courants fondé sur le facteur de complexité ou leur incidence financière éventuel pour l'organisation doit être développée;
  • les méthodes utilisées pour la surveillance et la production de rapports doivent être améliorées afin d'inclure une analyse approfondie des tendances;
  • une stratégie d'ensemble concernant la réduction des griefs à l'échelle locale, régionale et nationale doit être documentée et communiquée.

Certaines de ces préoccupations seront étayées et accompagnées de recommandations dans la section 4.2.

Recommandation 1 15

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait renforcer les activités actuelles de surveillance et de production de rapports et veiller à ce qu'elles soient centralisées et normalisées afin d'ajouter des exigences précises en ce qui a trait aux renseignements requis, à tous les paliers de la procédure de règlement des griefs, comme l'état du traitement, le respect des délais et les coûts pour l'organisme, et ce, dans le but de faciliter l'analyse des tendances et de favoriser la mise en place d'un processus de planification éclairé, exhaustif, proactif et coordonné.

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous approuvons la recommandation. D'ici le 31 mars 2013, le CAGRH doit:

  • revoir et réviser les exercices de surveillance actuels, pour traiter les problèmes qui peuvent exister avec le processus actuel de traitement des griefs, tel qu'indiqué dans le Plan d'action de gestion (PAG);
  • continuer à développer et mettre en œuvre des plans d'action, sur une base continue, afin de traiter les questions portées en griefs, avec une attention particulière sur la présente initiative de réduction des griefs de la part de l'UCCO-SACC-CSN. Il est à noter qu'une liste de priorités, concernant les griefs, a été élaborée et soumise à la direction pour examen et approbation.

4.2 Traitement et conformité

L'équipe de vérification a vérifié si le traitement des griefs des employés était conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives du gouvernement du Canada. Cette évaluation comportait également un examen des dossiers des griefs, des méthodes d'inscription des données, des contrôles d'assurance de la qualité et une vérification de l'exactitude des données entrées dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH).

4.2.1 Traitement

Nous nous attendions à ce que le traitement des griefs des employés soit conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes du gouvernement du Canada.

Le SCC traite les griefs conformément à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes; cependant, il y a des problèmes de respect des délais à tous les paliers.

Conformément au RCRTFP, la procédure de règlement des griefs du SCC comporte trois paliers, et le traitement des griefs respecte cette structure. Les conventions collectives prévoient des délais pour le dépôt des griefs, leur présentation au palier suivant et les réponses. Pour que l'on considère qu'un grief a été déposé dans le délai prescrit, l'employé doit l'avoir présenté à un représentant de la direction du SCC au plus tard le 25e jour16 qui suit la date des circonstances qui ont donné lieu au grief. S'il est présenté après les 25 jours, le SCC répond en fonction du bien-fondé du grief, mais il note dans la réponse donnée à l'employé que le délai n'a pas été respecté. Les griefs ne peuvent être rejetés pour non-respect d'un délai qu'à l'étape de l'arbitrage, s'il a été rejeté à un palier inférieur pour la même raison.

Parmi les 361 dossiers examinés, 47 griefs avaient été présentés après le délai de 25 jours. On avait inscrit dans le dossier que le grief n'avait pas été présenté dans le délai prescrit dans 6 sur 47 des cas (13 %).

Le plaignant doit présenter son grief au palier suivant de la procédure dans les 10 jours qui suivent la date à laquelle il reçoit la décision, ou encore, à défaut d'une réponse, dans les 15 jours suivants. L'équipe de vérification a vérifié si les délais de présentation au palier suivant avaient été respectés, et les résultats obtenus sont les suivants :

  Présentation dans
le délai prescrit
au premier palier
Présentation dans
le délai prescrit
au deuxième palier
Présentation dans
le délai prescrit
au troisième palier
2009 à 2012 314 sur 361
(87%)
216 sur 267
(81%)
173 sur 194
(89%)

Selon les diverses conventions collectives, « l'Employeur répond normalement à un grief dans les dix (10) jours qui suivent la date de présentation du grief17. » et normalement entre 20 et 30 jours après la présentation au dernier palier, sauf dans le cas des griefs pour lesquels une prolongation du délai a été octroyée pour permettre des consultations ou des griefs mis en suspens conformément à des ententes conjointes conclues avec les agents de négociation concernés.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'AC assure une surveillance et présente des rapports à tous les trois mois sur les griefs, selon le type de grief et l'état du traitement. Comme les données sur le respect des délais pour les réponses n'étaient pas disponibles à tous les paliers et pour toutes les régions, l'équipe de vérification a recueilli cette information en examinant l'échantillon de dossiers de griefs. Le respect du délai a été déterminé en calculant le nombre de jours entre la date de la signature du représentant de la direction sur les formulaires de présentation et la date à laquelle la direction a signé la lettre de réponse. Les prolongations accordées et les périodes où le grief était en suspens ont été pris en considération si les dossiers contenaient des confirmations. Le tableau suivant fait état du respect des délais pour les réponses au premier, au deuxième et au troisième palier.

  Réponse
dans les 10 jours
au premier palier
Réponse
dans les 10 jours
au deuxième palier
Réponse
dans le délai de 20/30 jours
au troisième palier
2009 à 2012 233 sur 361
(65%)
149 sur 267
(59%)
96 sur 194
(49%)

Un grand nombre des personnes interrogées qui travaillent dans les établissements ont indiqué qu'il était souvent difficile de respecter le délai de dix jours en raison de réalités propres au contexte opérationnel, comme les horaires par quarts et les changements constants dans les priorités quotidiennes. Les ententes de suspension conclues avec les agents négociateurs, par lesquelles le SCC ne rend pas de décision avant qu'il y ait eu consultation, ont également été mentionnées comme cause de retard dans les réponses.

Les retards au dernier palier peuvent également être attribués à la complexité de certaines questions, comme les griefs concernant les descriptions de travail, pour lesquelles des comités formés de représentants du SCC et du syndicat doivent se pencher sur les descriptions de travail génériques nationales (DTGN). Bien qu'on ait signalé que les progrès aient été lents à cet égard, l'entente conclue entre le SCC et le SESG pour faire passer tous les griefs relatifs aux DTGN directement au troisième palier témoigne d'une volonté de prioriser certains types de dossiers de grief et, en conséquence, de simplifier leur traitement.

En ce qui concerne la question de l'établissement de priorités et du triage, l'équipe de vérification a constaté que tous les griefs courants étaient soumis au même processus et au même délai, quel que soit le type de grief. Par exemple, un grief de nature disciplinaire est traité de la même manière qu'un grief concernant la répartition des heures supplémentaires jusqu'au troisième palier, pour lequel le directeur, Opérations, priorise certains dossiers au cas par cas.

Il n'y a pas de documents d'orientation internes au SCC à l'échelle nationale sur les procédures permettant d'assurer le respect des exigences et l'efficacité dans le traitement des griefs.

L'équipe de vérification a examiné, à l'échelle nationale et régionale, les documents qui orientent le traitement des griefs des employés au SCC, comme les listes de vérification des dossiers et les manuels de procédures. Le document intitulé « A Guide to Correctional Services Canada's Grievance Procedures [guide des procédures de règlement des griefs au Service correctionnel du Canada] » (2006) (2006) contient les étapes de la procédure de règlement des griefs et les délais établis pour y répondre ainsi que des modèles, cependant, il n'a pas été mis à jour pour rendre compte des niveaux actuels de délégation des pouvoirs du SCC, il ne définit pas la totalité des rôles et des responsabilités des personnes qui interviennent dans le processus et il n'a pas été distribué de manière à fournir l'information aux gestionnaires délégataires et aux conseillers en relation de travail, comme on l'avait prévu au moment de la création du guide.

Pendant l'examen, l'équipe de vérification a constaté que, contrairement à la procédure de règlement des griefs des délinquants, qui s'appuie sur la Directive du commissaire 081 et sur le Manuel sur le règlement des plaintes et des griefs des délinquants, la procédure de règlement des griefs des employés n'est expliquée dans aucun document du même genre produit par l'organisme. L'équipe de vérification a constaté lors des entrevues et en examinant les dossiers, que les régions avaient créé leurs propres documents pour pallier au manque d'orientations à l'échelle nationale. Par exemple, la région de l'Ontario a créé et appliqué un guide sur les procédures courantes qui présente les étapes à suivre pour présenter un grief et y répondre, la région du Québec a transmis des bulletins des RH afin de fournir des orientations sur le traitement des griefs au deuxième palier.

En l'absence de documents d'orientation nationaux sur le traitement des dossiers, il y a un risque que le traitement des griefs ne respecte pas les exigences et soit inefficace. La section 4.23, qui concerne la documentation, corrobore cette affirmation.

Description du processus

Le processus de gestion utilisé pour déposer un grief, le présenter au palier suivant et y répondre a été schématisé par la direction des Relations de travail et de la rémunération. L'ébauche de diagramme d'acheminement (voir l'Annexe E) décrit le processus pour les griefs courants et de ceux qui relèvent du CNM, et il indique les délais, les points de décision et les niveaux de délégation des pouvoirs. Cependant, ce processus n'a pas été encore communiqué à grande échelle au sein du personnel.

Afin d'obtenir une meilleure idée du temps requis et des coûts des ressources humaines affectées à la procédure de règlement des griefs, l'équipe de vérification a demandé des données confirmant ce type d'information concernant la gestion. Cependant, il ne lui a pas été possible d'en obtenir.

L'équipe de vérification a constaté en réalisant des entrevues et en examinant des organigrammes et des diagrammes d'acheminement qu'il y avait des postes vacants en RT dans toutes les régions, ainsi qu'à la Direction des relations de travail et de la rémunération à l'AC. Selon les rôles et les responsabilités rattachés aux postes vacants, il y a un risque que certaines tâches soient interrompues et que les charges de travail soient assumées par le titulaire d'un autre poste. La situation devient problématique sur le plan de l'efficience si le remplaçant occupe un poste de niveau plus élevé ou si le personnel doit faire des heures supplémentaires pour faire face à la charge de travail normale.

Il y a également un risque que, si la direction n'a pas l'information fournie par le travail de description du processus dont il est question, sa capacité d'évaluer les coûts de traitement par grief et par processus, de cerner d'éventuelles lacunes sur le plan de l'efficience et de mieux prévoir les ressources dont elle aura besoin pour répondre aux nouvelles exigences opérationnelles soit limitée.

4.2.2 Système de gestion informelle des conflits

Nous nous attendions à ce qu'un système de gestion informelle des conflits soit à la disposition de tous les employés du SCC.

Le SCC a créé un système de gestion informelle des conflits qui est à la disposition de tous les employés.

Conformément à l'engagement qu'a pris le SCC de promouvoir le recours, dans les interactions quotidiennes, à des méthodes de communication et de résolution de problèmes fondées sur les intérêts dès que possible et à l'échelon le plus bas, la majorité des personnes interrogées ont convenu que des mécanismes informels étaient à la disposition des employés, dans le cadre de la procédure de règlement des griefs et en dehors de cette procédure.

Le SCC a établi des Lignes directrices concernant l'utilisation des services du système de gestion informelle des conflits et présente chaque année des rapports sur les activités et les services offerts.

L'équipe de vérification a constaté que des comités consultatifs sur la gestion des conflits ont été formés et qu'ils se réunissent régulièrement dans les régions. Les entrevues ont confirmé que les employés de toutes les régions sont au courant des activités du Bureau de gestion des conflits (BGC) et que la majorité d'entre eux ont suivi des formations ou assisté à des exposés offerts par le BGC.

4.2.3 Documentation

Nous nous attendions à ce que les dossiers des griefs contiennent des documents confirmant que les griefs avaient été présentés dans le délai prescrit et qu'une réponse avait été donnée dans le délai prescrit et au niveau de délégation des pouvoirs approprié.

Les dossiers de grief du SCC contiennent des documents nécessaires à la procédure; cependant, certaines informations pertinentes ne figurent pas toujours dans le dossier et il y a souvent du travail répété inutilement et un manque d'organisation dans les dossiers.

L'équipe de vérification a examiné un échantillon aléatoire national statistiquement significatif de 369 griefs, et il y avait de la documentation dans 99 % des dossiers des griefs examinés.

Les dossiers vérifiés dans chacune des régions contenaient des documents essentiels. Par exemple, 97 % (351 sur 361) de tous les dossiers contenaient des lettres de présentation signées et datées. La plupart des dossiers contenaient d'autres documents utiles, comme les procès-verbaux de l'audience de grief, et des politiques et des horaires.

L'équipe de vérification a constaté que les dossiers n'étaient pas toujours présentés de la même manière et qu'ils n'étaient pas structurés de manière systématique, ce qui a rendu l'examen des dossiers fastidieux. Les listes de vérification des documents étaient différentes d'une région à l'autre, et ces listes n'étaient pas toujours utilisées. L'équipe de vérification a également constaté qu'il pouvait y avoir des copies papier d'un dossier de grief à l'établissement, au bureau régional et à l'AC, ce qui représente une répétition inutile du travail.

La nécessité de fournir l'information pertinente augmente lorsque le grief est renvoyé en arbitrage. En raison de l'arriéré important de dossiers en attente d'arbitrage, une longue période peut s'écouler entre la date du dépôt du grief et la date à laquelle il est entendu par la CRTFP. Les entrevues ont confirmé que la situation est problématique et que le personnel des RT doit consacrer beaucoup de temps à la recherche et à l'obtention des documents, parce que, dans l'intervalle, les employés ont changé de poste et ont été transférés au sein de l'établissement ou ailleurs, et il n'est pas toujours possible de trouver les documents nécessaires comme les horaires et les feuilles de disponibilité.

Bonne pratique

Les régions des Prairies et du Pacifique ont, par le passé, réalisé leurs propres vérifications des dossiers de grief pour s'assurer qu'ils contenaient les documents requis, que les délais étaient respectés et que leur traitement respectait les politiques et la législation.

Comme tous les griefs peuvent être renvoyés à l'arbitrage, il faudra veiller davantage à ce que les dossiers contiennent les documents nécessaires en cas d'arbitrage, tout en réduisant au maximum le nombre de tâches administratives faites en double.

4.2.4 Intégrité des données

Nous nous attendions à ce que tous les griefs soient inscrits dans le SGRH, et à ce que les données entrées soient soumises à un processus d'assurance de la qualité.

Tous les griefs dont le dossier a été examiné étaient inscrits dans le SGRH, mais il y avait des erreurs mineures.

Tous les dossiers de l'échantillon qui ont été examinés dans le cadre de la vérification avaient été inscrits dans le SGRH. Le système crée automatiquement un numéro de grief pour chacun des nouveaux dossiers ouverts, ce qui fait que chacun des griefs possède un indicateur unique.

En collaboration avec un spécialiste en la matière, l'équipe de vérification a déterminé quels champs d'entrée des données étaient importants pour la gestion de la procédure de règlement des griefs des employés. Il y a 153 codes de type de grief, et il est crucial que le codage soit correct, parce que la direction dépend de cette information pour définir les priorités et déterminer les initiatives à prendre. Si les codes attribués sont incorrects, les griefs mal codés risquent d'être exclus de certaines initiatives ou inclus par erreur, ou encore on pourrait avoir recours à la mauvaise procédure pour certains griefs, étant donné que les niveaux de délégation des pouvoirs et les paliers de réponse sont différents pour ceux qui relèvent du CNM.

Dans la plupart des cas le code de type de grief attribué était correct. Pour vérifier si ce qui était inscrit dans le SGRH correspondait à ce qui figurait au dossier de grief, l'équipe de vérification a examiné les codes de grief, leur description, les dates et l'état du traitement.

Le tableau suivant présente les données du SGRH qui ont été examinées par l'équipe de vérification et la mesure dans laquelle elles étaient exactes :

Code du type de grief Description du grief Date du grief Date de la mesure Règlement (état du traitement)
318 sur 361
(88%)
355 sur 361
(98%)
301 sur 361
(83%)
242 sur 361
(67%)
291 sur 361
(81%)

L'erreur de codage la plus courante signalée concernait les dates, car il semble qu'on ne sait pas très bien si la « date de la mesure » devrait correspondre à la date à laquelle le grief a été présenté ou à celle à laquelle les données ont été entrées.

L'assurance de la qualité se fait de façon ponctuelle.

Les entrevues ont confirmé que l'assurance de la qualité se faisait de façon ponctuelle, lorsque les dossiers étaient examinés et transmis dans le cadre de la procédure. Cependant, aucun processus officiel n'est actuellement en place.

En l'absence d'orientations sur les procédures et de programme officiel d'assurance de la qualité permettant de garantir la validité des données sur les griefs, il existe un risque que la qualité des données ne soit pas suffisante pour permettre une surveillance rigoureuse des griefs des employés et la production de rapports exacts à ce sujet. De plus, le SCC doit être en mesure de remédier aux situations où des mesures correctives sont requises.

Conclusion

En ce qui concerne le deuxième objectif, la vérification a révélé que le traitement des griefs par le SCC était conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives. Par exemple :

  • la procédure de règlement des griefs du SCC comprend trois paliers, conformément aux dispositions législatives;
  • les griefs sont inscrits dans le SGRH, les données sont généralement exactes et les dossiers contiennent des documents nécessaires à la procédure;
  • un système de gestion informelle des conflits est à la disposition de tous les employés.

Cependant, l'équipe de vérification a relevé des aspects à améliorer :

  • le respect des délais prévus pour les réponses constitue un problème à tous les paliers de la procédure de règlement des griefs;
  • il n'y a pas de documents d'orientation internes sur les procédures ni de systèmes d'assurance de la qualité permettant de garantir le respect des exigences et l'efficacité dans le traitement des griefs;
  • les dossiers n'ont pas tous le même aspect, ce qui nuit à l'efficacité.

Recommandation 2 18

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait élaborer et distribuer des documents d'orientation et des documents de procédure pour l'ensemble de l'organisme, notamment, une mise à jour des rôles et des responsabilités, un diagramme d'acheminement, des lignes directrices qui comprennent un processus de triage fondé sur les risques, des listes de vérification des dossiers et une méthode d'assurance de la qualité afin de favoriser l'efficacité du traitement des griefs des employés et le respect des exigences.

Réponse du bureau de première responsabilité

Nous approuvons la recommandation. D'ici le 31 mars 2013, le CAGRH doit:

  • élaborer, mettre au point et partager avec le personnel du SCC des documents d'orientation sur la procédure du ministère tel qu'indiqué dans le Plan d'action de gestion (PAG),
  • développer et mettre en œuvre un système d'assurance de la qualité permettant de garantir le respect des exigences et l'efficacité dans le traitement des griefs des employés tel qu'indiqué dans le Plan d'action de gestion (PAG).

5.0 CONCLUSION GÉNÉRALE

En ce qui concerne le premier objectif de la vérification, cette dernière a révélé que des éléments d'un cadre de gestion étaient en place en appui à la procédure de règlement des griefs. Les conventions collectives et l'entente globale fournissent des orientations sur des questions concernant les griefs, les rôles et les responsabilités des personnes et des comités qui interviennent dans la procédure sont généralement compris, et il y a certaines activités de surveillance et de production de rapports à l'échelle locale, régionale et nationale.

Cela dit, l'équipe de vérification a relevé des aspects où des mesures pouvaient être prises afin de renforcer l'administration générale de la procédure de règlement des griefs des employés.

Premièrement, les rôles et les responsabilités au sein de la Direction des relations de travail ou de la rémunération doivent être mis à jour, et les rôles et les responsabilités rattachés à certains postes fondés de pouvoir pour répondre à des griefs ne sont pas clairs. Deuxièmement, les réunions du comité des griefs n'ont pas lieu une fois par mois dans les établissements de toutes les régions. Troisièmement, les activités de surveillance et de production de rapports ne comportent pas d'analyse approfondie des tendances permettant de favoriser une gestion efficace de la procédure de règlement des griefs des employés.

En ce qui a trait au deuxième objectif de la vérification, cette dernière a révélé que le traitement des griefs des employés était conforme à la législation, aux conventions collectives et aux politiques du gouvernement du Canada. Selon les besoins, la procédure de règlement des griefs du SCC comporte trois paliers, la plupart des griefs sont présentés dans les délais prescrits et un système de gestion informelle des conflits est à la disposition de tous les employés.

Cependant, l'équipe de vérification a relevé des aspects à améliorer. Le respect du délai prescrit pour la réponse au grief présente, à tous les paliers, des difficultés sur lesquelles le SCC n'a pas toujours de prise, et il n'y a pas de documents internes d'orientation sur la procédure ni de systèmes d'assurance de la qualité permettant de garantir le respect des exigences et l'efficacité dans le traitement des griefs.

L'incidence de ces constatations est que le contrôle administratif qu'a le SCC de la procédure de règlement des griefs des employés n'est pas aussi rigoureux qu'il pourrait l'être, et qu'il est possible que des occasions de prévoir les problèmes, de trouver des possibilités d'accroître l'efficience et de relever les aspects à améliorer soient perdues.

Réponse du bureau de première responsabilité

Le Secteur de la gestion des ressources humaines approuve les constatations découlant de la vérification et les recommandations présentées dans le rapport. Nous avons préparé un plan d'action détaillé pour donner suite aux points soulevés. Des détails supplémentaires sur les mesures qui seront prises ont été fournis pour chacune des recommandations. Toutes les mesures prises à l'égard de ces recommandations seront mises en œuvre d'ici au mars 2013.

ANNEXE A

OBJECTIVES ET CRITÈRES DE LA VÉRIFICATION

OBJECTIFS CRITÈRES
1. Obtenir l'assurance qu'un cadre de gestion est en place au sein du SCC en appui à la procédure de règlement des griefs des employés. 1.1 Politiques et procédures
  • Le SCC a des politiques et des procédures en place qui sont conformes aux politiques, à la législation et aux conventions collectives du gouvernement;
  • les politiques et les procédures sont communiquées aux employés.
1.2 Gouvernance
  • Les rôles et responsabilités de la Direction des relations de travail et des employés du SCC au niveau national, régional et local sont définis et consignés;
  • les réunions des comités ont lieu comme il se doit; des documents connexes sont produits, y compris le mandat et la composition des comités de consultation patronale-syndicale et du comité des griefs, à l'échelle nationale, régionale et locale.
1.3 Surveillance
  • Une surveillance est exercée pour dégager les tendances et les enjeux dans la procédure de règlement des griefs des employés;
  • des indicateurs du rendement existent en appui à la mise en œuvre d'une stratégie de réduction des griefs.
1.4 Rapports
  • Les renseignements pertinents sont relevés et des procédures sont établies pour que la direction soit informée des griefs des employés, à l'échelle nationale, régionale et locale (établissements).
1.5 Plannification
  • Le SCC dispose de plans au niveau national, régional et local (établissements) en appui à la gestion efficace et efficiente de la procédure de règlement des griefs des employés, dont la stratégie de réduction des griefs.
2. Obtenir l'assurance que le traitement des griefs des employés du SCC est conforme à la législation, aux politiques et aux conventions collectives pertinentes. 2.1 Traitement
La réponse aux griefs des employés :
  • est donnée dans les délais prescrits dans les politiques, la législation et les conventions collectives du gouvernement, conformément aux processus et procédures du SCC;
  • est donnée par les fondés de pouvoir autorisés en vertu des politiques, de la législation et des conventions collectives du gouvernement, conformément aux processus et procédures du SCC.
2.2 Gestion informelle des conflits
  • Conformément à la politique du Conseil du Trésor, un système de gestion informelle des conflits (SGIC) est à la disposition des employés, dont ceux engagés dans une procédure de règlement des griefs.
2.3 Documentation
conformément aux procédures du SCC, les dossiers de griefs des employés comprennent des documents qui confirment que les griefs :
  • on été présentés dans les délais prescrits;
  • ont été réglés dans les délais prescrits;
  • ont été approuvés par les fondés de pouvoir autorisés.
2.4 Entrée et intégrité des données
Les données sur les griefs entrées dans le SGRH sont :
  • exactes;
  • entrées en temps opportun;
  • soumises au processus d'assurance de la qualité.

ANNEXE B

APPROCHE ET MÉTHODE ADOPTÉES POUR LA VÉRIFICATION

Les éléments probants ont été recueillis à l'aide de diverses méthodes :

Entrevues : des entrevues ont été menées auprès du personnel de la Direction des relations de travail et de la rémunération, de la haute direction à l'AC et aux AR, et du personnel affecté à la gestion et à l'administration de la procédure de règlement des griefs dans les régions et les établissements sélectionnés. Il y a aussi eu des entrevues avec des dirigeants syndicaux et du personnel du BGC.

Examen de la documentation : les documents pertinents, comme la législation, les conventions collectives, les documents produits par l'organisme et les documents de procédure comme les diagrammes sur le processus, les rapports et les travaux de planification ont été examinés.

Contrôle : un examen des dossiers a été effectué pour fournir l'assurance que le traitement des griefs se faisait conformément à la législation, aux politiques, aux conventions collectives et aux procédures du SCC, ce qui comprend le respect des délais, la collecte des documents requis et l'approbation au niveau approprié de délégation des pouvoirs.

Observation : des processus et des procédures ayant trait à la gestion de l'information, à l'entrée des données, à la surveillance et à la production de rapports ont été observés dans les établissements, dans les districts, à l'AR et à l'AC.

Spécialiste en la matière : en raison de la complexité des dossiers, l'équipe de vérification a eu recours à un spécialiste en la matière afin de faciliter et d'accélérer le processus de contrôle et la collecte des éléments probants.

Sélection des unités opérationnelles : afin d'assurer une répartition équitable entre les régions et les établissements, les unités opérationnelles ont été sélectionnées à partir d'une analyse de certains éléments d'information, notamment, le nombre de griefs reçus en 2011-2012, et de l'Analyse de la répartition des sites de vérification interne/d'engagements d'examen pour les années 2007-2008 à 2010-2011, effectuée par la Direction de la vérification interne du SCC. (Voir l'Annexe D).

Échantillon : aux fins de la vérification, un échantillon aléatoire a été sélectionné dans les cinq régions et à l'AC, avec un niveau de confiance de 95 % et un intervalle de confiance de 5 % sur un total de 9124 griefs déposés entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2012.

Le tableau 1 de l'Annexe C présente le nombre d'employés qu'il y avait au SCC en 2011­2012, le nombre de griefs présentés entre l'exercice 2009­2010 et l'exercice 2011­2012 ainsi que le nombre représentatif de griefs dans l'échantillon.

ANNEXE C

RENSEIGNEMENTS STATISTIQUES

Tableau 1 : Nombre total de griefs par rapport au nombre total d'employés et par région
(nombre total d'employés et ensemble de l'échantillon examiné)

RÉGION Nombre d'employés Nombre total de griefs % Total sélectionné pour l'échantillon % +/- %
AC 1 649 17 0,001 1 0,002 +0,001
Atlantique 2 025 952 10,4 26 7,0 -3,4
Québec 4 161 2 850 31,2 116 31,4 +0,2
Ontario 4 214 2 395 26,2 101 27,3 +1,1
Prairies 4 167 1 466 16 60 16,2 +0,2
Pacifique 2 802 1 444 15,8 65 17,6 +1,8
Total 19 018* 9124** 99,6 369*** 99,5  

*7272 des 19 018 employés sont membres du groupe CX = 38,2 %
**6602 des 9124 griefs ont été présentés par des membres du groupe CX = 72,3 %
***276 des 369 griefs compris dans l'échantillon ont été présentés par des membres du groupe CX = 74,7 %

Tableau 2 : Nombre de griefs présentés selon le groupe professionnel
(groupes pour lesquels il y a eu plus que 100 griefs)

Nombre de griefs présentés selon le groupe professionnel
(groupes pour lesquels il y a eu plus que 100 griefs)
AS – Services administratifs CR - Commis aux écritures et aux règlements
CX – Agents correctionnels GSFOS – Services alimentaires
GSS – Services de magasins NUH – Personnel infirmier
WP – agents de libération conditionnelle  

Tableau 3 : Nombre de griefs selon l'état du traitement – nombre total de griefs (9124) – année fiscale 2009-2010 à 2011-2012

État du traitement Nombre total de griefs
Renvoyé (arbitrage seulement) 90
En suspens 4 026
Rejeté 2 158
Réglé 654
Accueilli 622
Retiré 1 574
Total 9 124

Tableau 4 : Les dix types de griefs les plus souvent présentés sur les 153 codes possibles – nombre total de griefs (9124)

Code du type de grief Description Total
101 Jour férié payé 2 331
162 Répartition équitable des heures supplémentaires 540
142 Description de travail 538
150 Rémunération : autre 409
126 Rémunération : intérim 377
148 Rémunération : salaire rétroactif 341
108 Horaire des quarts de travail 328
163 Heure supplémentaire : indemnité de repas 265
105 Horaire : pauses-repas 238
123 Rémunération : taux de salaire 222

ANNEXE D

UNITÉS OPÉRATIONNELLES QUI ONT FAIT L'OBJET D'UN EXAMEN

RÉGION Unités opérationnelles
AC
  • Direction des relations de travail
  • Bureau de gestion des conflits
Atlantique
  • AR
  • Établissement Westmorland
  • Centre de rétablissement Shepody
Québec
  • AR
  • Établissement de Joliette
  • Bureau du district Est/Ouest du Québec
Ontario
  • AR
  • Établissement de Collins Bay
  • Établissement Frontenac
Prairies
  • AR
  • Pénitencier de la Saskatchewan
  • Établissement Riverbend
Pacifique
  • AR
  • Établissement de Kent
  • Établissement du Pacifique

ANNEXE E

DIAGRAMME D'ACHEMINEMENT DE LA PROCÉDURE DE RÈGLEMENT DES GRIEFS

La figure est une représentation schématique du processus de gestion des griefs au SCC.

La figure est une représentation schématique du processus de gestion des griefs au SCC.

La représentation schématique a deux procédures de règlement des griefs; Griefs courants et griefs du Conseil national mixte (CNM).

Griefs courants

La première boîte indique que l'action ou inaction de l'employeur.

La procédure de règlement des griefs du SCC compte trois paliers à l'interne pour les griefs courants, lesquels sont définis dans l'Instrument de délégation des pouvoirs du SCC.

  • La boîte suivante indique que dans les 25 jours, l'action est présentée au 1er palier (direction).
  • La boîte suivante indique que la direction a 15 jours pour répondre et 10 jours pour présenter au 2e palier (directeur d'établissement),
  • La boîte suivante indique que le directeur d'établissement a 15 jours pour répondre et 10 jours pas présenté au dernier palier (DP). Une entente a été négociée ave le SESG, l'IFPC, l'ACAF ou l'ACEPT afin de mettre le grief en suspens jusqu'aux présentations. Le DP a alors 20 jours pour répondre.
  • La boîte suivante indique que le DP, Gestionnaire délégataire (CAGRH) a 30 jours pour répondre.
  • Prochaine boîte c'est la RÉPONSE : soit Accord ou Désaccord.
    • Si accord : Grief est réglé – fin de la procédure
    • Si désaccord : boîte suivante indique que l'action va en arbitrage (CRTFP).
  • Les prochaines quatre boîtes sont, si l'action est rejetée par la CRTFP, elle peut être entendue par la Cour fédérale (CF), si elle est rejetée, elle peut être entendue par la Cour d'appel fédérale (CAF), et si elle est encore rejetée, la Cour suprême du Canada pour entendre la cause.

*Les rétrogradations et les licenciements sont portés directement au dernier palier.

Griefs du CNM

La première boîte indique que l'action ou inaction de l'employeur.

La procédure de règlement des griefs relevant du CNM compte deux au sein du ministère ou de l'organisme auquel le membre appartient.

  • La boîte suivante indique que dans les 25 jours, l'action est déposée et présentée au 1er palier (direction).
  • La boîte suivante indique que la direction a 10 jours pour présenter au 2e palier (AC).
  • La boîte suivante indique que l'agent de liaison ministériel répond.
  • Prochaine boîte c'est la RÉPONSE : soit Accord ou Désaccord.
    • Si accord : Grief est réglé – fin de la procédure
    • Si désaccord : boîte suivante indique que l'action va au 3e palier (CNM)
  • La boîte suivante indique que CNM rend une décision.
  • La prochaine boîte indique que l'action va en arbitrage (CRTFP).
  • Les prochaines quatre boîtes sont, si l'action est rejetée par la CRTFP, elle peut être entendue par la Cour fédérale (CF), si elle est rejetée, elle peut être entendue par la Cour d'appel fédérale (CAF), et si elle est encore rejetée, la Cour suprême du Canada pour entendre la cause.

PLAN D'ACTION DE LA GESTION

VÉRIFICATION DE LA PROCÉDURE DE RÈGLEMENT DES GRIEFS DES EMPLOYÉS

Recommandation: Recommandation 119
Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait renforcer les activités actuelles de surveillance et de production de rapports et veiller à ce qu'elles soient centralisées et normalisées afin d'ajouter des exigences précises en ce qui a trait aux renseignements requis, comme l'état du traitement, le respect des délais et les coûts pour l'organisme, et ce, à tous les paliers de la procédure de règlement des griefs, dans le but de faciliter l'analyse des tendances et de favoriser la mise en place d'un processus de planification éclairé, exhaustif, proactif et coordonné.
Position/Réponse de la direction : __x__ Acceptée ___ Acceptée en partie ___ Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

Le groupe des opérations, relations de travail feront un rapport sur la période 'de durée' de tous les griefs, par syndicat à chaque niveau de la procédure de grief. Le groupe des opérations, relations de travail examinera de plus près l'information actuelle et déterminera si des indicateurs supplémentaires devront être suivies ou rapporter.

Des rapports trimestriels présentés au Directeur général, Direction des relations de travail et de la rémunération et du mieux-être, et le Comité national de consultation patronale­syndicale (CNCPS), et le Comité national de la gestion des ressources humaines (CNGRH).

Cette approche se penchera sur les questions relatives à la surveillance et la déclaration de la rapidité d'exécution des réponses aux griefs.  De plus, cette approche permettra au groupe des opérations, relation de travail, de surveiller la période de temps nécessaire pour qu'un grief demeure dans le système. Ceci aidera les relations de travail (RT) avec l'identification de tous les problèmes qui peuvent exister avec la méthode actuelle de traitement des griefs et si des modifications sont nécessaires au processus.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le groupe des opérations, relations de travail continuera à développer et voir à la mise en application des plans d'action afin de traiter les questions qui sont contestées en mettant l'accents sur la présente stratégie de réduction des griefs des agents négociateurs de l'UCCO-SACC-CSN.

Le Directeur, relations de travail, opérations continuera à fournir des rapports au Directeur général, Direction des relations de travail et de la rémunération et du mieux-être. Les rapports seront aussi distribués au CNCPS et CNGRH.

Cette démarche continuera de fournir un service dynamique ainsi qu'une planification conjointe.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Recommandation: Recommandation 220
Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait élaborer et distribuer des documents d'orientation et des documents de procédure pour l'ensemble de l'organisme, notamment, une mise à jour des rôles et des responsabilités, un diagramme d'acheminement, des lignes directrices qui comprennent un processus de triage fondé sur les risques, des listes de vérification des dossiers et une méthode d'assurance de la qualité afin de favoriser l'efficacité du traitement des griefs des employés et le respect des exigences.
Position/Réponse de la direction : __x__ Acceptée ___ Acceptée en partie ___ Rejetée
Mesures Réalisations attendues Approche Responsabilité Délai de mise en œuvre
Quelles mesures ont été ou seront prises à l'égard de cette recommandation? Réalisations attendues/ indicateurs qui confirment que les mesures ont été prises De quelle façon cette approche permet elle de mettre en œuvre la recommandation? Qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures? Quand les mesures seront-elles prises pour donner entièrement suite à la recommandation?

Le groupe des opérations, relations de travail fournira des directives aux régions en ce qui a trait aux dossiers de règlement de griefs ainsi qu'à leur contenu.

Des lignes directrices écrites aux régions en plus d'être affichées sur le site intranet.

Cette démarche confirmera que les orientations ministérielles sont fournies dans le cadre du contenu des dossiers de règlement des griefs. Aussi, cette approche s'assurera que le contenu de tous les dossiers de règlement des griefs est consistant dans toutes les régions.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le groupe des opérations, relations de travail, élaborera et distribuera aux régions une liste de vérification des dossiers, relativement à différents types de griefs.

Liste de vérification des dossiers.

Cette méthode abordera l'aspect d'avoir une liste de vérification des dossiers standardisée et s'assurera que le contenu des dossiers des règlements des griefs sont consistants dans toutes les régions. Cette démarche permettra également que tous les dossiers est une présentation uniforme.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le groupe des opérations, relations de travail effectuera un exercice de vérification d'un échantillon de dossiers de règlement de griefs prélevé de chaque région ainsi que de l'administration centrale (AC), d'où le contenu des dossiers sera évalué sur son intégralité. De plus, la rapidité d'exécution du premier et deuxième niveau sera réexaminée. Les régions seront avisées de cet exercice et les résultats seront transmis au Sous-commissaire régional (SCR) de chaque région.

Rapport annuel au Directeur général, Direction des relations de travail et de la rémunération et du mieux-être, ainsi qu'au CNCPS et CNGRH.

Cette démarche garantira qu'une pratique de la qualité d'assurance est en place afin d'appuyer la conformité et l'efficacité de la procédure de règlement des griefs des employés.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le module 8 de la formation Relations de travail pour les gestionnaires fournit des lignes directrices concernant la procédure du règlement des griefs et la réponse à la demande de procédure de règlement de grief. De plus, ce document contient de l'information sur les rôles et responsabilités des personnes qui interviennent dans le processus. Une copie du document Relations de travail pour les gestionnaires et superviseurs est transmise à chacun des gestionnaires lors de leur formation obligatoire. En complément, le groupe des opérations des relations de travail distribuera à tous les employés en relation de travail dans les régions le document Relations de travail pour les gestionnaires et superviseurs que l'on pourra aussi retrouver sur le site Intranet du SCC.

Distribution et affichage du cours Relations de travail pour gestionnaires sur le site intranet du SCC.

Cette démarche attestera que les orientations ministérielles ainsi que les lignes directrices en ce qui a trait à la procédure de règlement des griefs sont bien distribués à toutes les personnes qui interviennent dans le processus et assurera la cohérence ainsi que l'efficacité du processus de règlement des griefs des employés.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le groupe des opérations, relations de travail finalisera et acheminera à la collectivité des relations de travail le diagramme d'acheminement du processus du règlement des griefs qui est à l'Annexe E.

Une version finale du diagramme d'acheminement du processus du règlement des griefs. Le diagramme d'acheminement sera aussi affiché sur le site intranet du SCC.

Cette démarche assurera que le diagramme d'acheminement du processus du règlement des griefs des employés soit distribué à la collectivité des relations de travail et assurera la cohérence ainsi que l'efficacité du processus de règlement des griefs des employés

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le groupe des opérations, relations de travail ont élaboré une liste des priorités concernant le règlement des griefs. Cette liste a été présentée à la haute gestion aux fins d'approbation.

Rapport

Cette démarche contribuera à un processus de règlement des griefs des employés cohérent et efficace.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

Le groupe des opérations, relations de travail, examinera et mettra à jour le document Rôles et responsabilités – Relations de travail, produit par le SCC (juin 2007).

La version actualisée du document sera affichée sur le site intranet.

Cette démarche permettra d'assurer que les rôles et responsabilités des personnes qui interviennent dans le processus est claire, mise à jour et conforme avec l'Instrument de délégation des pouvoirs du SCC.

Directeur, Relations de travail, Opérations

2013-03-31

1 Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, L.C., ch. 22

2 Loi sur la modernisation de la fonction publique, L.C. 2003, ch. 22

3 SGIC : « ensemble de politique, de procédures et de structures qu'une organisation intègre à son infrastructure en soutien d'une culture de gestion et des résolutions efficaces des conflits. Il englobe la formation et les processus informels, il comprend les liens nécessaires avec les processus formels et s'intègre complètement à tous les autres aspects de la gestion des effectifs. » Guide des principaux éléments d'un SGIC dans l'administration publique centrale.

4 LRTFP (article 207)

5 LRTFP (article 8)

6 L.R.C., 1985, ch. F-11

8 Entente globale

9 Site Web du SESG – Aperçu général

10 CT, Lignes directrices sur la procédure de griefs (ébauche archivée), p. 1

11 LRTFP (2003), article 208

13 Infonet, Changements au processus de règlement des griefs du SCC, décembre 2007.

14 Au SCC, les niveaux de délégation des pouvoirs attribués aux gestionnaires sont les suivants : 1 = commissaire 2 = sous-commissaire principal; sous-commissaires régionaux; sous-commissaire pour les femmes; commissaires adjoints; commissaires adjoints associés; directeur et avocat général, Services juridiques; président-directeur général, CORCAN; chef de la vérification interne; directeur exécutif, Secrétariat exécutif 3 = sous-commissaires adjoints, Opérations en établissement; directeur général, Services de gestion de l'information; directeur général, Apprentissage et perfectionnement; sous-commissaire adjoint, Services corporatifs.

15 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

16 Le calcul des délais a été fait en fonction des jours ouvrables (du lundi au vendredi), sans tenir compte des week­ends et des jours fériés.

17 CC AFPC, art. 18.17, CC CX, art. 20.11.

18 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

19 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.

20 Cette recommandation exige l'attention de la direction, ainsi que des mesures de surveillance et de contrôle.