Vérification des heures supplémentaires

Vérification Interne

Le 22 octobre 2014

Sommaire

La vérification des heures supplémentaires au Service correctionnel du Canada (SCC) a été réalisée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2013-2016. La vérification est liée aux priorités du SCC que sont « des pratiques de gestion efficaces qui reflètent un leadership axé sur les valeurs » et « la sécurité du personnel et des délinquants dans nos établissements et dans la collectivité ». Le recours aux heures supplémentaires est également lié au Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC et à sa capacité de planifier et de gérer les niveaux de dotation en personnel au sein de l'organisation.

Contexte

L'incidence des heures supplémentaires au SCC est considérable tant au niveau des coûts qu'elles engendrent que de la complexité de leur gestion et représentent des zones de risque pour le SCC. Premièrement, les dépenses en heures supplémentaires sont substantielles; en 2013-2014 elles totalisaient 50 600 000 $. Ce montant a atteint le seuil de signification déterminéNote de bas de page 1 conformément aux normes comptables applicables, ce qui signifie qu'une erreur majeure dans les dépenses du SCC en heures supplémentaires pourrait entraîner une inexactitude importante dans les états financiers annuels du SCC. Deuxièmement, la gestion des heures supplémentaires au SCC est étroitement liée aux priorités et au programme de transformation de l'organisation et, par conséquent, elle est essentielle pour que le SCC accomplisse son mandat avec succès. Troisièmement, le SCC doit s'assurer qu'il respecte les exigences prévues par la loi ainsi que les exigences de la politique et des conventions collectives. Quatrièmement, les contrôles internes à l'égard du processus de gestion des heures supplémentaires font partie d'une procédure de paye complexe qui implique l'utilisation de divers systèmes financiers, et les données sont transférées électroniquement et manuellement d'un système à l'autre. Enfin, une partie du processus de paiement des heures supplémentaires est en transition, car les conseillers en rémunération, qui vérifient toutes les transactions de paie incluant les heures supplémentaires avant de procéder au paiement, sont en voie d'être transférés à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).    

L'objectif global de cette vérification était de déterminer si les systèmes et les contrôles utilisés par le SCC pour la gestion des heures supplémentaires et des congés compensatoires sont adéquats pour s'assurer que les transactions de paiement des heures supplémentaires sont exemptes d'inexactitudes importantes, et de dégager des moyens d'améliorer l'efficacité et l'efficience de ces systèmes.

La vérification était de portée nationale et comportait des visites à l'administration centrale (AC) et dans les régions, où les vérificateurs ont analysé le cadre de gestion des heures supplémentaires, procédé à des entrevues avec les principaux employés concernés par le processus puis examiné et testé les contrôles clés de tous les processus relatifs aux heures supplémentaires. Tous les types d'indemnités relatives aux heures supplémentaires ont été testés. Les tests de transactions ont été effectués non pas pour les contrôles de paye ordinaire relevés dans le processus, mais bien pour les contrôles clés liés à chacun des quatre processus de paiement des heures supplémentaires (annexe C). Une évaluation du risque de fraude a aussi été effectuée dans le cadre d'un processus de planification de la vérification, comme c'est toujours le cas dans le cadre d'une vérification. Les vérificateurs ont sélectionné un échantillon aux fins des tests en fonction d'éléments inhabituels, comme les paiements en double, un grand volume de transactions par employé, plusieurs paiements à un employé ayant eu lieu au cours de la même période ou d'autres types d'erreurs. Par conséquent, on s'attendait à ce que le taux d'erreurs soit plus élevé comparé à celui de l'ensemble des transactions. Cette analyse visait à déterminer si les contrôles détecteraient, ou pourraient détecter ces anomalies.

Conclusion

La vérification a révélé que d'importants progrès ont été réalisés depuis les dernières vérifications des heures supplémentaires effectuées par le Bureau du vérificateur général en 2008 et par le Secteur de la vérification interne du SCC en 2006. 

Tout d'abord, on a constaté qu'à tous les échelons, la direction porte une attention accrue à la gestion des heures supplémentaires. De plus, les vérificateurs ont constaté qu'il existe des contrôles internes efficaces pour la gestion transactions de paiement des heures supplémentaires. Un test de détail de 2 792 transactions relatives aux heures supplémentaires a été effectué et, à l'exception de 5 transactions qui consistaient en des paiements en double, toutes les transactions ont été préautorisées, enregistrées dans le système financier et correspondent à des transactions qui se sont produites au cours de la période visée par la vérification. Ces transactions étaient également exactes et complètes. Aucune preuve d'inexactitudes importantes n'est ressortie à la lumière des travaux de vérification. Il convient de souligner que les vérificateurs n'ont pas déterminé si les raisons pour lesquelles on a eu recours aux heures supplémentaires étaient justifiées.

Malgré ces progrès considérables, il existe des possibilités de renforcer le cadre de contrôle de la gestion des heures supplémentaires. D'abord, pour aider à maximiser l'utilisation des ressources dans les établissements, où la majeure partie des heures supplémentaires se produisent, un poste clé, celui de gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement (GCHD), responsable de l'établissement des horaires des agents correctionnels, doit être réévalué. Les responsabilités et les rôles de ce poste ne sont pas définis à l'échelle nationale, la formation n'est pas uniforme, le roulement de personnel est considérable et le poste est financé au niveau de l'organisation au titre des budgets affectés aux salaires et aux heures supplémentaires. De plus, le budget national d'heures supplémentaires est inférieur aux dépenses réelles, puisqu'il a été établi non pas en fonction d'inducteurs de coûts actualisés, mais plutôt en fonction d'un niveau de dépenses préétablis en heures supplémentaires datant de 2005, rajusté chaque année pour tenir compte des événements qui peuvent avoir une incidence sur le nombre d'heures supplémentaires - le renouvellement de conventions collectives, la mise en place de lois, le Plan d'action pour la réduction du déficit et l'allocation pour l'examen stratégique, par exemple. Ensuite, on a relevé des situations dans lesquelles des employés du SCC ont travaillé un nombre particulièrement élevé d'heures supplémentaires. Ces cas ont été communiqués à la direction afin qu'elle les examine et qu'elle prenne les mesures requises, au besoin. Enfin, les contrôles entourant certains soldes dans le Système des horaires de travail et du déploiement (SHD) des agents correctionnels font état de certains problèmes, ce qui peut exposer le SCC au risque d'une accumulation importante d'heures qui lui sont dues et entraîner d'autres dépenses en heures supplémentaires. Soulignons néanmoins que la direction est consciente des problèmes et qu'elle a mis en place des processus pour corriger la situation.

En ce qui concerne le travail du SCC vers l'accomplissement de ses engagements par rapport aux recommandations des vérifications internes et externes sur les heures supplémentaires, le SCC a satisfait à ces exigences.

En conclusion, en ce qui a trait à la présente vérification, des recommandations ont été formulées afin d'appuyer le travail que le SCC effectue actuellement au sujet des heures supplémentaires et de donner suite aux constatations énoncées dans le rapport.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec les conclusions de la vérification et les recommandations connexes, telles qu'elles sont présentées dans le rapport de vérification. La direction a préparé un Plan d'action de la gestion détaillé afin de régler les problèmes soulevés dans la vérification et les recommandations connexes. La mise en œuvre complète du Plan d'action de la gestion est prévue pour le 1er avril 2015.

Sigles et abréviations

Sigle et Terme

                                    
AC
administration centrale
AR
administration régionale
BVG
Bureau du vérificateur général du Canada
CGTI
contrôles généraux de la technologie de l'information
CHP
Calculatrice - horaire personnel
CRG
Cadre de responsabilisation de gestion
CT
Conseil du Trésor
CX
agent correctionnel
DC
directive du commissaire
ECFI
 
équipe de contrôle financier interne
GCHD
gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement
JFDP
jour férié désigné payé
OGR
Outil de gestion des ressources
SCC
Service correctionnel du Canada
SHD
Système des horaires de travail et du déploiement
SVI
Secteur de la vérification interne
TAN
Transaction - appel nominal
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Classification et Terme

AR
Architecture et urbanisme
AS
Services administratifs
CS
Systèmes d'ordinateurs
CR
Commis aux écritures et règlements
CX
Services correctionnels
DD
Dessin et illustration
EC
Économique et services de sciences sociales
ED
Enseignement
EG
Soutien technologique et scientifique
EL
Électronique
EN
Génie
FI
Gestion financière
GL
Manœuvres et hommes de métier
GS
Services divers
HP
Chauffage, force motrice et opération de machines fixes
HS
Services hospitaliers
IS
Services d'information
MD
Médecine
NU
Sciences infirmières
OP
Ergothérapie et physiothérapie
PC
Sciences physiques
PE
Gestion du personnel
PG
Achats et approvisionnements
PH
Pharmacie
PM
Administration des programmes
PR
Services d'imprimerie
PS
Psychologie
SW
Bien-être social
WP
Programmes de bien-être social

1.0 Introduction

1.1 Contexte

La vérification des heures supplémentaires au SCC a été réalisée dans le cadre du Plan de vérification axé sur les risques 2013-2016. La vérification est liée aux priorités du SCC que sont « des pratiques de gestion efficaces qui reflètent un leadership axé sur les valeurs » et « la sécurité du personnel et des délinquants dans nos établissements et dans la collectivité ». Le recours aux heures supplémentaires est également lié au Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines du SCC et à sa capacité de planifier et de gérer les niveaux de dotation en personnel au sein de l'organisation.

L'essentiel de la mission du SCC, qui est de « contribuer à la sécurité publique en incitant et en aidant activement les délinquantes et délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois tout en assurant une surveillance raisonnable, sûre, sécuritaire et humaine », est influencé par un environnement complexe d'établissements qui sont continuellement en fonction, soit 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par année. En vertu de ce contexte opérationnel particulier, le personnel doit être disponible pour intervenir en cas d'incidents de sécurité, répondre aux besoins opérationnels et pourvoir aux postes vacants. Afin de gérer ce risque, le SCC se sert des heures supplémentaires pour gérer les besoins en ressources dans un établissement, lorsque nécessaire. Les heures supplémentaires sont utilisées également dans d'autres secteurs du SCC pour combler les besoins opérationnels urgents.

1.2 Cadre législatif et de politique

Les heures supplémentaires sont régies par plusieurs directives, lignes directrices et documents stratégiques du gouvernement fédéral. La Politique sur les conditions d'emploidu Conseil du Trésor (CT) [la Politique] découle de la Loi sur la gestion des finances publiques. La Directive sur les conditions d'emploi du CT, qui est liée à la Politique, définit les heures supplémentaires comme les « heures autorisées durant lesquelles une personne travaille en sus des heures de travail quotidiennes ou hebdomadaires et pour lesquelles elle pourrait avoir droit à une rémunération, conformément aux dispositions de la convention collective pertinente ou aux conditions d'emploi applicablesNote de bas de page 2. » Le SCC compte différentes classifications d'employés et doit gérer les heures supplémentaires conformément aux conventions collectives propres à chaque classification.

La Directive sur les conditions d'emploi du CT indique trois exigences de base pour qu'un employé effectue des heures supplémentaires :

  • la personne ayant le pouvoir délégué a ordonné à la personne de faire des heures supplémentaires;
  • la personne ne contrôle pas la durée de la période durant laquelle sont effectuées les heures supplémentaires;
  • la personne ayant le pouvoir délégué a confirmé la durée des heures supplémentaires et en a autorisé la rémunérationNote de bas de page 3.

Comme complément aux lois et aux politiques du gouvernement du Canada et pour aider à gérer le recours aux heures supplémentaires, le SCC a élaboré deux documents d'orientation, Gestion des heures supplémentaires - Rôles et responsabilités (2006) et Directive nationale - Politique sur la gestion des heures supplémentaires effectuées par les agents correctionnels (mise à jour en novembre 2013). Ces documents énoncent les principes des heures supplémentaires; ils les définissent notamment comme une option que les gestionnaires doivent utiliser uniquement lorsqu'ils ont épuisé toutes les autres options opérationnellesNote de bas de page 4 et énoncent les procédures opérationnelles normalisées pour l'utilisation des heures supplémentaires et déterminent les rôles et les responsabilités des parties concernées dans les transactions relatives aux heures supplémentaires.

Un troisième document, la Directive du commissaire - Normes nationales de déploiement des agents de correction (DC 004), a été mis en œuvre en 2009 afin de simplifier et de normaliser les pratiques de gestion du SCC relativement au déploiement des agents correctionnels.

1.3 La gestion des heures supplémentaires au SCC

Le SCC, en tant qu'organisme du ministère de la Sécurité publique, dispose d'un vaste effectif qui soutient son mandat. Bon nombre de ces employés ont des tâches plutôt administratives et, par conséquent, la plupart du temps, ils travaillent selon un horaire hebdomadaire normal, soit du lundi au vendredi, à raison de 37,5 heures par semaine. Toutefois, les établissements du SCC sont en fonction de manière continue, ce qui nécessite la présence de certains employés en tout temps. Les heures supplémentaires comptent parmi les outils auxquels le SCC a recours pour gérer certains des besoins en dotation les plus difficiles à combler afin de s'assurer qu'un nombre approprié et suffisant d'employés soit disponible de façon à ce que les établissements fonctionnent comme il se doit. 

La nécessité d'avoir recours à 9 différents types d'indemnités, de respecter les 7 conventions collectives des employés du SCC et de gérer plus de 109 000 transactions dans une année moyenneNote de bas de page 5 complique davantage le processus de gestion des heures supplémentaires.

Malgré les progrès substantiels réalisés au cours des dernières années, l'incidence du nombre d'heures supplémentaires au SCC demeure considérable pour ce qui est des coûts qu'elles engendrent et de la complexité de leur gestion. De plus, les heures supplémentaires présentent des risques pour le SCC. Premièrement, la gestion des heures supplémentaires au SCC est étroitement liée aux priorités et au programme de transformation de l'organisation. Comme des membres du personnel doivent être présents en nombre suffisant en tout temps, le recours aux heures supplémentaires est l'un des moyens utilisés pour s'assurer que cette exigence est respectée. Étant donné son lien étroit avec les principaux objectifs organisationnels, s'il n'est pas géré de façon appropriée, le processus relatif aux heures supplémentaires peut avoir une incidence directe sur la capacité de l'organisme à atteindre ses objectifs.

Deuxièmement, les contrôles internes à l'égard du processus de gestion des heures supplémentaires font partie d'une procédure de paye complexe qui implique l'utilisation de divers systèmes, et les données sont transférées (électroniquement et manuellement) d'un système à l'autre. Cette complexité et les usages multiples augmentent le risque que les transactions ne soient pas toutes enregistrées adéquatement dans les systèmes financiers, ce qui rend d'autant plus difficile la surveillance et la gestion des heures supplémentaires ainsi que la production de rapports et d'analyses.

Troisièmement, les conseillers en rémunération, qui vérifient actuellement toutes les transactions de paie (incluant les heures supplémentaires) avant de procéder au paiement, sont en voie d'être transférés à TPSGC. Le risque que des erreurs se produisent pendant cette période de transition pourrait augmenter. Par conséquent, il est essentiel que les contrôles soient appliqués comme prévu avant que ce transfert ne soit pleinement concrétisé.

Quatrièmement, le SCC a élaboré plusieurs documents d'orientation et un système interne d'information à l'appui des politiques et des directives du CT qui sont essentiels à l'administration du processus relatif aux heures supplémentaires. Étant donné le rapport complexe entre les documents et les systèmes, il se pourrait que les politiques, les directives, les lignes directrices et les systèmes ne soient pas harmonisés.

Enfin, les dépenses en heures supplémentaires sont substantielles; en 2013-2014 elles totalisaient 50 600 000 $. Ce montant dépasse le seuil de signification déterminé conformément aux normes comptables applicables, ce qui signifie qu'une erreur majeure dans les dépenses salariales du SCC pourrait entraîner une inexactitude importante dans les états financiers annuels du SCCNote de bas de page 6. Par conséquent, il se pourrait que les états financiers de l'organisme soient erronés de façon substantielle si des erreurs se glissent dans la rémunération des heures supplémentaires. Le tableau A montre les dépenses liées aux heures supplémentaires au cours des six derniers exercices.

Heures supplémentaires

graphique à barres - montre les dépenses liées aux heures supplémentaires au cours des six derniers exercices.
Source : Outil de gestion des ressources (OGR) en date du 25 avril 2014, n'a pas fait l'objet d'une vérification

Cette figure est un graphique à barres qui représente les dépenses en heures supplémentaires du SCC pour les six derniers exercices, soit de l'exercice 2008-2009  à  l'exercice 2013-2014. L'axe des Y (vertical ) représente les montants sont en dollars canadiens, et augmente par tranches de 10 millions $, commence à partir de 10 millions $ et se termine à 90 millions de dollars. L'axe des X (horizontal) représente les exercices, et commence à partir de l'exercice 2008-2009 et se termine au cours de l'exercice 2013-2014. Les dépenses en heures supplémentaires associés à chaque exercice sont les suivantes :

  • 2008-2009 - $83,022,535
  • 2009-2010 - $51,740,507
  • 2010-2011 - $47,143,332
  • 2011-2012 - $43,418,636
  • 2012-2013 - $38,495,257
  • 2013-2014 - $50,593,330

Comme le montre le tableau ci-dessus, les coûts des heures supplémentaires ont diminué, passant de 83 millions de dollars pour l'exercice 2008-2009 à 50,6 millions de dollars à l'exercice 2013-2014. Le SCC a déployé de grands efforts afin de réduire les heures supplémentaires au cours des 6 derniers exercices. Parmi les mesures mises en place, citons notamment :

  • la mise en œuvre des Normes nationales de déploiement des agents correctionnels en 2009 afin de simplifier et de normaliser les pratiques de gestion en lien avec le déploiement des agents correctionnels;
  • la mise en œuvre en 2009 d'un système électronique des horaires de travail et du déploiement (SHD), qui facilite l'établissement des horaires des agents correctionnels;
  • l'augmentation de l'attention accordée aux heures supplémentaires par les membres de la direction à l'échelle nationale, régionale ainsi que dans les établissements.

Par ces mesures, les dépenses liées aux heures supplémentaires ont diminué de 32,4 millions de dollars entre 2008-2009 et 2012-2013.

Comme l'explique la direction, l'augmentation d'environ 12,2 millions de dollars enregistrée en 2013-2014, par rapport à l'exercice 2012-2013, est en partie le résultat de la fermeture de certains établissements et d'une augmentation des congés de maladie. La fermeture des établissements a généré des heures supplémentaires notamment parce qu'il a fallu escorter les délinquants lors de leur transfèrement vers d'autres établissements.

Recours aux heures supplémentaires par classification

Les dépenses du SCC en heures supplémentaires peuvent également être ventilées par groupe d'employés. Le SCC compte 29 classifications des employés (veuillez consulter la section Sigles et abréviations pour de plus amples renseignements). Le tableau B indique les dépenses en heures supplémentaires par classification.

graphique à barres - indique les dépenses en heures supplémentaires par classification.
Source : OGR en date du 25 avril 2014, non vérifié

Cette figure est un graphique à barres qui représente les dépenses en heures supplémentaires du SCC par groupe de classification pour l'exercice 2013-2014. L'axe des Y (vertical) représente les montants en dollars canadiens, et augmente par tranches de 5 millions $, commence à partir de $ 0 et se termine à 35 millions de dollars. L'axe des X (horizontal) représente les 29  groupes de classification des employés, ainsi que les déepnses en heures supplémentaires associées à chaque groupe de classification pour l'exercice 2013-2014  et qui sont les suivantes :

Tableau B - Heures supplémentaires par classification pour l'exercice 2013-2014
Groupe de classification Dépenses en heures supplémentaires Groupe de classification Dépenses en heures supplémentaires
WP $979,580 GL $1,546,597
SW $5,380 FI $59,347
PS $227,000 CX $33,969,737
PR $1,564 EN $6,828
PM $751 AS $1,102,359
PH $3,147 EL $808
PG $16,968 EG $16,371
PE $50,762 ED $19,185
PC $85 EC $1,648
OP $3,584 DD $1,039
NU $4,090,833 CS $184,069
MD $499,321 CR $256,907
IS $19,745 AR $3,212
HS $216,248    
HP $429,106    
GS $1,539,987    

La classification pour laquelle les coûts en heures supplémentaires sont les plus élevés au SCC, soit 80 % des coûts totaux, est celle des agents correctionnels (CX).

Facteurs générateurs de coûts en heures supplémentaires des agents correctionnels

Le recours aux heures supplémentaires pour les CX - qui travaillent dans un environnement qui est opérationnel tous les jours 24 heures sur 24 - est souvent justifié par diverses raisons, les principales étant les incidents de sécurité dans les établissements, les employés qui ne se présentent pas au travail pour cause de blessure, de maladie ou autre type de congé et les autres exigences opérationnelles, comme escorter les détenus, qui augmentent les besoins en personnel. Le tableau C montre le nombre d'heures supplémentaires effectuées par les CX apparaissant dans le SHD pour l'exercice 2013-2014, réparti selon la raison justifiant ces heures supplémentaires. Précisons que les vérificateurs n'ont pas examiné la validité ni l'exactitude des données.

graphique à barres - montre le nombre d'heures supplémentaires effectuées par les CX apparaissant dans le SHD pour l'exercice 2013-2014, réparti selon la raison justifiant ces heures supplémentaires.
Source : SHD

Cette figure est un graphique à barres qui représente les heures supplémentaires par raison justifiant le recours aux heures supplémentaire pour le groupe de classification CX pour l'exercice 2013-2014. L'axe des Y (vertical) représente heures supplémentaires utilisées (présentées en heures de temps supplémentaire), et augmente par incrémentation de 20 000 heures, commence à partir de 0 heure et se termine 120 000 heures. L'axe des X (horizontal) représente la raison pour laquelle on a eu recours aux heures supplémentaires. Il existe au total 22 raisons pour lesquelles on a eu recours aux heures supplémentaires. Les heures supplémentaires associées à chaque raison pour l'exercice 2013-2014 sont les suivantes :

Tableau C
Raisons de recours aux heures supplémentaires Total du temps supplémentaire en heures
Opérationnel - sécurité renforcé 38,097
Incident de sécurité - Intervention et rétablissement 14,014
Escorte Médicale (même jour) 23,404
Surveillance particulière - renforcée 28,257
Transférement (interrégionaux et internationaux) 37,615
Surveillance hospitalière (jusqu'au lendemain) 40,159
Autre types d'escorte 9,802
Refus de travail/Plainte  (127/128) 8,626
Réunions 7,181
Surveillance  d'un entrepreneur 12,881
Déplacement hors de l'hôpital 9,170
Activité supplémentaires 35,799
Plages vacantes 30,206
Congé sans solde 68,786
Congé pour accident de travail 23,019
Congé annuel 17,740
Congé de maladie 118,855
Rendez-vous médicaux 576
Obligation familiales 26,456
Affaires syndicales 1,559
Formation 33,232
Autres 855

Processus d'attribution des heures supplémentaires au SCC

Le processus d'attribution des heures supplémentaires pour les employés du groupe CX diffère de ceux pour les autres groupes. Dans le cas des CX, le processus d'attribution est automatisé par le SHD du SCC. Les employés y entrent leur nom afin d'indiquer leur désir de faire des heures supplémentaires. Le SHD génère ensuite une liste de priorité des CX disponibles pour faire des heures supplémentaires. Lorsqu'il est nécessaire de recourir à des heures supplémentaires, le gestionnaire correctionnel offre les heures à un CX en fonction de la liste de priorité. Le CX effectue le quart de travail, puis le gestionnaire correctionnel recommande le paiement des heures supplémentaires. Chaque mois, toutes les heures supplémentaires recommandées sont vérifiées par le directeur de l'établissement, approuvées aux termes de l'article 34, puis acheminées aux services de rémunération aux fins de paiement. Les services de rémunération vérifient le rapport et traitent le paiement des heures supplémentaires.

Dans le cas des employés autres que les CX, le processus est différent puisque l'attribution des heures supplémentaires se fait de façon ponctuelle, comme c'est le cas dans d'autres ministères et organismes du gouvernement du Canada. Le gestionnaire doit préautoriser les heures supplémentaires par écrit ou verbalement avant qu'elles soient effectuées. Il n'existe aucun système électronique de gestion des heures supplémentaires semblable au SHD; le processus est manuel. Une fois que les heures supplémentaires sont effectuées, l'employé remplit un formulaire papier et le soumet aux fins de recommandation et d'approbation aux termes de l'article 34. Le formulaire est ensuite envoyé aux services de rémunération où les renseignements sont saisis dans le Système de gestion des ressources humaines, si l'employé demande que les heures supplémentaires lui soient payées en temps, ou traité aux fins de paiement, s'il demande que les heures supplémentaires lui soient payées en espèces.

Récemment, le gouvernement du Canada a décidé de centraliser les transactions d'administration de la paye au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC). Au moment de la production du rapport de vérification, le transfert à TPSGC du processus de paiement, incluant le paiement des heures supplémentaires, était en cours.

1.4 Évaluation du risque

L'équipe de vérification a réalisé une évaluation des risques approfondie au cours de la phase de planification de la vérification.

Voici les principaux secteurs de risque recensés : 

  1. Priorités du SCC : gestion des horaires de travail du personnel et répercussions potentielles sur le respect des priorités du SCC.
  2. Gestion financière : coûts exceptionnels ou imprévus pour les heures supplémentaires.
  3. Conformité : manquement aux règles.
  4. Éléments administratifs : complexité du processus, particulièrement si l'on tient compte de la constante répartition des services entre le SCC et TPSGC.

Une évaluation des risques de fraude a également été réalisée dans le cadre du processus de planification de la vérification; cette activité n'a permis de cibler aucun risque additionnel en lien avec les heures supplémentaires.

Les résultats des évaluations des risques ont été pris en compte lors de la création du programme de vérification.

2.0 Objectifs et portée

2.1 Objectifs de la vérification

L'objectif global de la vérification, tel qu'il a été énoncé dans le Plan de vérification axé sur les risques 2013-2016, était de déterminer si les systèmes et les contrôles utilisés par le SCC pour la gestion des heures supplémentaires et des congés compensatoires sont adéquats pour s'assurer que les transactions de paiement d'heures supplémentaires sont exemptes d'inexactitudes importantes, et de dégager des moyens d'améliorer l'efficacité et l'efficience de ces systèmes. La vérification avait pour but d'établir si les contrôles en place permettaient de détecter et de corriger les erreurs et d'éliminer le risque de fraudes. Voici les trois objectifs de la vérification :

  1. Évaluer la pertinence du cadre de gestion du SCC en ce qui concerne les heures supplémentaires;
  2. Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes liés aux heures supplémentaires;
  3. Veiller à ce que les plans d'action de la gestion établis pour donner suite aux recommandations découlant des vérifications internes et externes concernant les heures supplémentaires aient été mis en œuvre comme prévu.

Les critères associés à chacun des objectifs sont fournis à l'annexe A.  L'évaluation globale faite par les vérificateurs quant au respect des critères est également présentée à cette annexe.

2.2 Portée de la vérification

La vérification, de portée nationale, comprenait des visites à l'administration centrale (AC) et dans les régions, où les vérificateurs ont analysé le cadre de gestion des heures supplémentaires, procédé à des entrevues avec les principaux employés concernés par le processus, puis examiné et testé les contrôles clés de tous les processus relatifs aux heures supplémentaires. Toutes les indemnités relatives aux heures supplémentaires ont été testées.

Les tests n'ont pas été effectués pour les contrôles de paye ordinaire relevés dans le processus, mais uniquement pour les contrôles clés liés à chaque processus de paiement des heures supplémentaires. Les contrôles généraux relatifs aux technologies de l'information ont été exclus de la vérification, car ils sont en processus de documentation par les Services corporatifs et que l'efficacité de leur conception n'a pas été évaluée ni testée.

3.0 Constatations et recommandations de la vérification

De façon générale, l'équipe de vérification a constaté qu'un cadre de contrôle était en place pour gérer les heures supplémentaires et pour veiller au respect des politiques. Dans l'ensemble, les rôles et les responsabilités ont été établis et compris, de la formation a été offerte et des mesures de surveillance et d'établissement de rapports sont assurées de façon continue.

Toutefois, des possibilités d'amélioration de même que des risques ont été relevés. Tout d'abord, un poste clé dans la gestion des heures supplémentaires doit être clarifié. Ensuite, les pratiques de surveillance et d'établissement de rapports ne sont pas uniformes et doivent être renforcées dans certains secteurs. Finalement, sous un angle plus technique, les soldes en heures supplémentaires des CX dans le système de déploiement doivent faire l'objet d'une attention continue. Les détails figurent ci-dessous.

3.1 Premier objectif - Cadre de gestion des heures supplémentaires

3.1.1 Cadre de politique

Nous nous attendions à ce que le SCC ait mis en place un processus de gestion des heures supplémentaires conforme aux lois, aux règlements, aux politiques du CT, aux conventions collectives et à ses propres politiques.

Le SCC a mis en place un processus de gestion des heures supplémentaires conforme aux lois, aux règlements, aux politiques du CT de même qu'aux conventions collectives pertinentes.

La vérification a révélé que le SCC avait une série de directives financières, de guides, de manuels, d'instructions et de bulletins qui sont conformes aux politiques et aux directives du CT. Le personnel peut consulter ces documents sur InfoNet du SCC. L'AC communique par voie électronique toute modification aux administrations régionales (AR) et aux établissements.

3.1.2 Rôles et responsabilités en matière d'heures supplémentaires

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités se rattachant à la gestion des heures supplémentaires soient définis, consignés et communiqués.

Les rôles et les responsabilités du personnel concerné par les heures supplémentaires ont été définis et consignés, et l'information est affichée sur InfoNet. Il y a cependant des possibilités d'amélioration.

L'équipe de vérification a examiné la documentation relative au personnel du SCC concerné par la gestion des heures supplémentaires. Elle a également mené 83 entrevues auprès de gestionnaires et d'employés dont les niveaux de responsabilité quant à la gestion des heures supplémentaires variaient. Ces entrevues, réalisées dans 14 unités opérationnelles, avaient pour but de déterminer si les rôles et les responsabilités étaient définis, consignés et communiqués au personnel.

La vérification a révélé que les rôles et les responsabilités étaient définis et consignés et que tous les membres du personnel peuvent avoir accès à ces renseignements sur InfoNet. Dans la majorité des cas, les responsabilités des employés en matière d'heures supplémentaires étaient consignées dans leur description de travail ou dans les ententes de rendement. Les superviseurs ou les employés qui occupaient précédemment le poste communiquaient également aux employés leurs responsabilités.  

Toutefois, d'après les résultats des entrevues, l'équipe de vérification a constaté que le poste de GCHD, essentiel à l'évaluation et à la planification des heures supplémentaires, n'est pas bien défini, plus particulièrement : 

  • les rôles et les responsabilités du GCHD varient d'un établissement à l'autre;
  • il arrive souvent que des tâches supplémentaires soient assignées à ce poste de manière ponctuelle;
  • le poste afficherait un taux de roulement élevé;
  • le financement de ce poste n'est pas prévu dans les indicateurs de ressources de l'établissement, mais il devrait être couvert dans les budgets des salaires et des heures supplémentaires.

Le GCHD joue un rôle essentiel dans la gestion des heures supplémentaires au sein de l'établissement, puisqu'il s'agit du poste responsable des horaires de travail et du déploiement des CX. Il incombe au GCHD de veiller à ce que tous les employés du groupe CX effectuent les heures de travail requises aux termes de leur convention collective et de minimiser et d'optimiser le recours aux heures supplémentaires.

Lorsqu'un GCHD chevronné utilise efficacement le SHD, il en ressort une gestion plus efficace des heures supplémentaires et une diminution des soldes d'heures, puisque le GCHD est responsable de la saisie des données dans le SHD ainsi que de l'offre d'heures supplémentaires aux CX pour l'exécution de tâches en heures supplémentaires. Ainsi, ce poste, d'une grande importance pour la gestion des établissements, permet d'aider à rentabiliser les ressources.

3.1.3 Formation en matière d'heures supplémentaires

Nous nous attendions à ce que le SCC fournisse à ses employés de la formation pour gérer les heures supplémentaires, de même que des outils et des ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion des heures supplémentaires.

Le SCC fournit à ses employés la formation, les outils et les ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs tâches quotidiennes.

L'équipe de vérification a constaté que de la formation était offerte aux employés sous diverses formes. La forme la plus courante était la formation informelle en cours d'emploi ou encore le mentorat assuré par les superviseurs. Dans certains cas, un programme de formation officiel était offert aux employés.  

3.1.4 Surveillance et rapports

3.1.4.1 Rapports

Nous nous attendions à ce que les gestionnaires responsables examinent périodiquement les rapports et l'information sur les heures supplémentaires, et que des mesures correctives soient prises et signalées à la haute direction au besoin.

L'analyse des tendances a été de portée limitée.

Dans les unités opérationnelles, des rapports sur les heures supplémentaires des CX ont été préparés et examinés périodiquement par les gestionnaires de budget. Les rapports mensuels et trimestriels ont été transmis aux AR aux fins d'examen, et des mesures correctives ont été prises au besoin. Toutefois, les discussions et les mesures correctives concernaient seulement deux enjeux en matière d'heures supplémentaires. Ils s'appliquaient soit à des cas particuliers de déploiement opérationnel d'employés pour faire des heures supplémentaires, ou ils avaient pour but de régler des difficultés budgétaires dans les établissements. Aucun des types de rapports étudiés ne tenait compte du recours systématique aux heures supplémentaires ni des tendances à cet égard à l'échelle régionale, conséquemment les causes sous-jacentes du recours aux heures supplémentaires n'ont pas été prises en considération.

L'équipe de vérification a constaté que les gestionnaires de budget examinent régulièrement les rapports sur les heures supplémentaires préparés par le chef des finances. Des rapports mensuels et trimestriels sont transmis aux AR aux fins d'examen. À l'échelon de la haute direction, le Comité de direction examine régulièrement le budget alloué aux salaires et aux heures supplémentaires par rapport aux dépenses. Les Services corporatifs préparent un dossier de présentation sur le recours aux heures supplémentaires, lequel est présenté périodiquement à la haute direction aux fins de discussion.

Bien que le SHD fournisse des rapports sur les motifs des heures supplémentaires, ces renseignements n'ont pas été pris en considération pour trouver des moyens de réduire les heures supplémentaires. Notons par ailleurs qu'aucune occurrence répétée de travail excessif ou d'heures de travail anormalement longues n'a été observée.

Des mesures correctives ont été prises au besoin afin d'équilibrer le budget de l'établissement ou de l'administration régionale. Après s'être penchée sur les trois derniers exercices, l'équipe de vérification a remarqué que les budgets annuels des dépenses en heures supplémentaires (voir le tableau D), conformément à l'OGRNote de bas de page 7, étaient inférieurs aux dépenses réelles. Les gestionnaires de budget et les chefs des finances interrogés ont indiqué que, selon eux, l'allocation budgétaire initiale pour les heures supplémentaires, préparée par l'AC, ne tient pas compte des antécédents en matière d'heures supplémentaires des établissements ni de leurs exigences opérationnelles particulières. Les entrevues réalisées à l'AC ont confirmé que le budget des heures supplémentaires n'est pas établi en fonction des inducteurs de coûts actuels, mais plutôt en fonction d'un niveau budgétaire préétabli datant de 2005, lequel est ajusté pour tenir compte de circonstances particulières, comme le renouvellement des conventions collectives, la mise en place de lois, le Plan d'action pour la réduction du déficit et l'allocation pour l'examen stratégique.

En outre, des entrevues menées auprès de 23 gestionnaires en établissement et dans les AR ont révélé qu'il est d'usage dans les établissements de compenser les déficits du budget des heures supplémentaires en prenant diverses mesures, notamment en transférant des fonds à partir du budget salarial ou des budgets d'autres programmes.

Tableau D
Budget des heures supplémentaires par rapport au budget actuel
Heures supplémentaires 2011-2012
(000) $
2012-2013
(000) $
2013-2014
(000) $
Budget révisé 33 423 28 228 33 845
Budget actuel 43 418 38 495 50 593
Écart -9 994 -10 266 -16 748

Source : OGR en date du 16 juin 2014, n'a pas fait l'objet d'une vérification

Cette figure est un tableau qui représente une analyse du budget des heures supplémentaires du SCC par rapport aux dépenses réelles en heures supplémentaires (en milliers de dollars) pour les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014. Pour l'exercice 2011-2012, les dépenses réelles en heures supplémentaires étaient de  $43,418,637 alors que le budget révisé était $33,423,780, soit une variation négative de $9,994,856. Pour l'exercice 2012-2013, les dépenses réelles en heures supplémentaires étaient de $38,495,258, alors que le budget révisé était $28,228,624, soit une variation négative de $10,266,634. Pour l'exercice 2013-2014, les dépenses réelles en heures supplémentaires étaient $50,593,331, alors que le budget révisé était $33,845,284, soit une variation négative de $16,748,047.

Tableau E
Budget des salaires et des heures supplémentaires par rapport aux dépenses réelles
Heures supplémentaires 2011-2012
(000) $
2012-2013
(000) $
2013-2014
(000) $
  Salaires Heures supplémentaires Salaires Heures supplémentaires Salaires Heures supplémentaires
Budget révisé 1 581 633 33 423 1 546 658 28 228 1 520 040 33 845
Dépenses réelles 1 436 744 43 418 1 387 054 38 495 1 510 078 50 593
Écart 144 889 -9 994 159 603 -10 266 10 461 -16 748

Source : OGR en date du 16 juin 2014, n'a pas fait l'objet d'une vérification

Cette figure est un tableau qui représente une analyse du budget des salaires et du temps supplémentaires  par rapport aux dépenses réelles (en milliers de dollars) pour les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014. Pour l'exercice 2011-2012 , les dépenses réelles des salaires étaient de $1,436,744,293 alors que le budget révisé était $1,581,633,638, qui a entraîné variation positive de $144,889,344 alors que pour le même exercice, les dépenses réelles du temps supplémentaires étaient de $43,418,637 comparativement à un budget révisé de $33,423,780, soit une variation négative de $9,994,856.

Pour l'exercice 2012-2013 , les dépenses réelles de salaires étaient de $1,387,054,542 alors que le budget révisé était $1,546,658,445, soit une variation positive de $159,603,903 alors que pour le même exercice  les dépenses réelles du temps supplémentaires étaient $38,495,258 comparativement à un budget révisé de  $28,228,624, soit une variation négative de $10,266,634.

Enfin pour l'exercice 2013-2014, les dépenses réelles des salaires étaient de $1,510,078,698, alors que le budget révisé était $1,520,540,535, soit une variation négative de $10,461,836 alors que les dépenses réelles du temps supplémentaire étaient $50,593,331 comparativement à un budget révisé de $33,845,284, soit une variation négative de $16,748,047.

Comme l'illustre le tableau E ci-dessus, une analyse de la corrélation entre les salaires et les dépenses liées aux heures supplémentaires au cours de la période de 2011-2012 à 2012-2013 démontre que le déficit généré par les heures supplémentaires a été épongé par l'excédent budgétaire provenant du budget des salaires. Or, au cours de l'exercice 2013-2014, les excédents salariaux n'ont pas pu compenser la totalité des dépenses liées aux heures supplémentaires. En effet, si les dépenses salariales ont donné lieu à un surplus de 10,5 millions de dollars, les heures supplémentaires ont quant à elles enregistré un déficit de 16,75 millions de dollars, ce qui a entraîné un déficit global de 6,25 millions de dollars.

En outre, même lorsque les fonds sont transférés de l'enveloppe salariale régulière, il peut en résulter que ces derniers, destinés à payer des salaires consacrés à la réalisation d'interventions correctionnelles, soient alors utilisés pour payer des heures supplémentaires. Au moment d'examiner la question plus en détail afin de mieux comprendre la provenance des fonds utilisés pour payer les soldes d'heures supplémentaires, sans toutefois examiner chaque transfert effectué dans chaque unité opérationnelle et entre les centres de coûts, les vérificateurs ne disposaient pas de mécanisme systématique et direct pour procéder à une analyse claire. Cela a été confirmé par le secteur des Services corporatifs.

Un budget fondé sur des données financières robustes est un outil de gestion essentiel. Si le budget est inexact et irréaliste, il est difficile pour les gestionnaires de planifier, de surveiller et de contrôler les dépenses sans perturber d'autres services.

3.1.4.2 Surveillance

Nous nous attendions à ce que les heures supplémentaires fassent l'objet d'une surveillance dans les établissements, de même qu'à l'échelle régionale et nationale, et que des processus soient mis en place afin de surveiller et d'étudier le recours excessif aux heures supplémentaires et les tendances inhabituelles à cet égard.

Dans les établissements, les gestionnaires surveillent étroitement les dépenses globales en heures supplémentaires, tout comme on le fait dans les AR et à l'AC. Les dépenses en heures supplémentaires sont présentées et font l'objet d'une discussion lors des réunions de la haute direction (Comité de direction). Toutefois, il n'y a actuellement aucune analyse formelle et détaillée des causes premières du recours aux heures supplémentaires permettant de trouver des solutions pouvant être mises en œuvre à l'échelle du SCC qui permettraient de réduire les dépenses en heures supplémentaires.

L'équipe de vérification a constaté que les heures supplémentaires font l'objet d'une étroite surveillance à tous les niveaux pour les CX. Dans les établissements, les heures supplémentaires des CX font l'objet d'une discussion lors des séances d'information matinales, et les gestionnaires correctionnels, le GCHD et les directeurs examinent et remettent en question les raisons justifiant le recours aux heures supplémentaires. L'ensemble des 23 gestionnaires interrogés a confirmé que la haute direction surveille étroitement les dépenses en heures supplémentaires.   

L'équipe de vérification a constaté que les rapports sur les heures supplémentaires ont été produits et examinés par les gestionnaires sur une base quotidienne ou mensuelle. Les rapports mensuels sont transmis aux AR et les rapports trimestriels sont transmis à l'AC aux fins d'examen. Les rapports sont principalement axés sur les coûts.

Pratique exemplaire

Dans les établissements visités, l'équipe de vérification a observé que les dépenses en heures supplémentaires font l'objet d'un examen quotidien lors des séances d'information matinales.

À l'échelle nationale, les heures supplémentaires retiennent la plus haute attention. En effet, les membres du Comité de direction examinent régulièrement des rapports portant sur les heures supplémentaires et les situations qui les rendent nécessaires, dont les congés pour accidents de travail, les congés de maladie et les soldes de congés de maladie négatifs, par exemple. Ils veillent également à l'amélioration de l'administration et à la planification des formations requises.

Comme il a été mentionné précédemment, une analyse du recours aux heures supplémentaires a révélé que les dépenses en heures supplémentaires des CX représentent 80 % des dépenses totales en heures supplémentaires du SCC. Il était possible de consulter des rapports détaillés sur le recours aux heures supplémentaires dans le SHD. Dans ces rapports, nous avons constaté que dans les exercices de 2011 à 2014, les deux principales raisons du recours aux heures supplémentaires étaient la sécurité (42 %) et divers types de congé pour raisons personnelles, comme les congés de maladie, les vacances annuelles, les congés pour obligations familiales et les congés non payés (40 %). Le tableau F présente le recours aux heures supplémentaires réparties par activité, et le tableau G en présente le recours par raison.

graphique à barres - présente le recours aux heures supplémentaires réparties par activité
Source : SHD (non vérifié)

Cette figure est un graphique à barres qui représente les dépenses en heures supplémentaires du SCC par activité SCC pour les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014. L'axe des Y (vertical) représente les montants en dollars canadiens, et augmente par tranches de 5 millions de dollars, commence à partir de  0 dollars et se terminant à 40 millions de dollars. L'axe des X (horizontale) représente les 14 activités du  SCC.

Les dépenses en heures supplémentaires associées à chaque activité SCC pour chacune des 2011-2012, 2012-2013, 2013-2014 et les exercices sont les suivants:

Le tableau F présente le recours aux heures supplémentaires réparties par activité
Activités du SCC 2011-2012 2012-2013 2013-2014
Service correctionnels - Prestation et surveillance $31,674,861.00 $27,794,259.00 $35,280,976.00
Services cliniques $2,331,828.00 $2,275,326.00 $2,373,464.00
Santé mentale $2,346,234.00 $2,083,938.00 $2,364,247.00
Ingénierie et entretien $1,570,259.00 $1,613,062.00 $1,580,561.00
Service d'alimentation $1,148,636.00 $1,127,335.00 $1,476,364.00
Transférement des détenus $840,476.00 $978,894.00 $1,426,500.00
Gestion des cas, coordination et réinsertion sociale des délinquants $701,865.00 $582,430.00 $570,534.00
Ressources humaines $274,771.00 $149,015.00 $526,617.00
Psychologie $418,010.00 $332,344.00 $328,703.00
Santé publique $134,778.00 $129,261.00 $201,974.00
Service de technologie de l'information $377,481.00 $194,257.00 $189,860.00
Services financiers $159,686.00 $118,874.00 $156,504.00
Réinsertion socials des délinquants dans la collectivité $125,034.00 $116,581.00 $140,026.00
Autres $1,406,253.00 $1,128,637.00 $1,101,619.00

Tableau G
Recours aux heures supplémentaires réparties selon la raison - en heures
Exercices 2011-2012, 2012-2013, 2013-2014

graphique à barres - en présente le recours par raison.
Source : SHD (non vérifié)

Cette figure est un graphique à barres qui représente les dépenses en heures supplémentaires du SCC par raison de recours aux heures supplémentaires pour les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014. L'axe des Y (vertical) représente les montants en heures de temps supplémentaire, et augmente par incrémentation de 50 000 heures, commence à partir de 0 heure et se termine  à  250,000 heures. L'axe des X (horizontal) représente les 9 raisons du recours aux heures. Les dépenses en heures supplémentaires associés à chaque raison de recours aux heures supplémentaires pour chacun  des exercices 2011-2012, 2012-2013, 2013-2014  sont comme suit :

Le tableau G en présente le recours par raison
Recours aux heures supplémentaire pas raison 2011-2012 2012-2013 2013-2014
Congé 219,156 179,909  233,977
Accident de travail 14,730 21,374 23,019
Incident de sécurité 31,763 20,924 14,014
Sécurité autre 151,380 173,077 229,595
Tâches modifiées 12,597  4,597
Formation 70,895 39,494 33,232.25
Autres 11,526 13,148 52,458.25
À l'extérieur du groupe 13,888 11,498 -  
Au sein du groupe 5,800 5,021 -  

Considérant que le « congé » est l'explication pour justifier le recours aux heures supplémentaires et qu'elle demeure relativement constante au fil des exercices, il est donc concevable d'utiliser cette information pour établir le budget des heures supplémentaires. Comme cela est indiqué dans la section 4.2.1 du rapport de 2012 de la vérification de la mise en œuvre des normes de déploiement, le SHD permet des postes de relève dans les plages des horaires qui existent pour couvrir les CX en congé prévu, imprévu ou en formation sans recours aux heures supplémentaires. Fait intéressant, les gestionnaires et le personnel en établissement ont mentionné aux vérificateurs que le congé est souvent utilisé comme code pour justifier les heures supplémentaires, et ce, même lorsque d'autres codes préétablis refléteraient plus fidèlement le motif du recours aux heures supplémentaires. À titre d'exemple, disons qu'un employé du groupe CX se porte malade. Un remplaçant est alors affecté à son poste en raison du congé de maladie. Supposons maintenant qu'on ait besoin d'une escorte au même moment dans l'établissement. Étant donné que le remplaçant est déjà occupé, on demande à un autre CX de faire des heures supplémentaires. Dans le système SHD, on saisit le congé de maladie pour justifier les heures supplémentaires, alors qu'il aurait fallu saisir la tâche d'escorte.

À l'échelle nationale, peu d'analyses sont effectuées sur les causes profondes des heures supplémentaires. Les membres du Comité de direction ont certes consacré des efforts à examiner les congés - tout particulièrement les accidents de travail -, mais malgré l'attention qu'ils ont portée au niveau d'absentéisme, le recours aux heures supplémentaires a augmenté l'année dernière. La recommandation 3 traite de cette préoccupation. D'ailleurs, une vérification des congés est prévue afin d'examiner plus en profondeur la façon dont l'organisation analyse les causes premières des congés et sa gestion subséquente.

Recours aux heures supplémentaires pour chaque employé

La vérification a permis de constater que les mécanismes et les contrôles officiels visant à surveiller le recours excessif aux heures supplémentaires au cas par cas sont limités. Au cours de la période de vérification, certains employés ont travaillé régulièrement pendant de longues périodes, et les heures supplémentaires couvraient le premier et le deuxième jour de repos. Les heures de travail excessives peuvent non seulement se traduire par une utilisation abusive des heures supplémentaires, mais également provoquer des problèmes de santé et soulever des questions en matière de relations de travail si ces heures supplémentaires contreviennent aux conventions collectives ou à d'autres lois. Dans cette optique, les vérificateurs ont remis une liste d'employés comptant un nombre important d'heures supplémentaires aux cadres supérieurs, de manière à ce que ces derniers vérifient l'exactitude et la pertinence des heures supplémentaires déclarées. Par la suite, les gestionnaires avaient convenu de donner suite aux dossiers comportant des erreurs de paiement, le cas échéant.

Le Système des horaires de travail et du déploiement pour les agents correctionnels

En plus de sa capacité d'établir des horaires, le SHD permet d'effectuer des analyses de données et de produire des rapports. Au cours de la phase d'examen de la vérification, l'équipe de vérification a examiné deux autres outils et rapports offerts dans le SHD, à savoir Transaction - appel nominal (TAN) et Calculatrice - horaire personnel (CHP). 

L'outil TAN (Transaction - appel nominal) permet de consigner des changements relatifs aux appels nominaux ou au niveau de quart qui engendrent du temps de rattrapage (p. ex., les échanges de quarts de travail, les jours fériés désignés payés ou les retards au travail). Il faut recourir au temps de rattrapage dans les situations où un employé n'a pas effectué suffisamment d'heures de travail dans le cadre de son horaire de travail variable pour atteindre le seuil des 40 heures, lequel représente la moyenne établie aux fins de rémunération. Habituellement, de 12 à 16 heures de temps de rattrapage peuvent être reportées jusqu'à ce qu'elles soient récupérées à la fin du trimestre (en travaillant les heures requises ou en utilisant des congés non payés et des congés annuels). Lorsqu'un employé ne récupère pas les heures non travaillées, les écarts deviennent des heures dues si aucune mesure relative à la paye n'est prise.

La CHP, quant à elle, permet de consigner les modifications apportées à l'horaire qui génèrent des écarts (plus ou moins) à la suite de changements d'horaire dans le cycle de travail normal de l'employé (c.-à-d. des semaines de travail de plus ou moins 40 heures de travail prévues). Dans le cycle des divers horaires de travail, l'écart d'un employé pourrait varier entre 12 à 60 heures, selon l'horaire travaillé.

L'équipe de vérification a constaté que le SHD effectuait le suivi des soldes des TAN et de la CHP depuis septembre 2009. Au 31 décembre 2013, 117 422 heures étaient dues au SCC dans les soldes de la CHP et, en date du 28 février 2014, 126 942 heures étaient dues au SCC dans les soldes des TAN. Au total, depuis le 28 septembre 2009, la moyenne annuelle des heures dues au SCC par les CX s'élève à 54 303 heures.

Au moment de la rédaction du présent rapport, le Secteur de la gestion des ressources humaines avait commencé la vérification des sommes dues et avait mis en place un plan d'action pour récupérer et recouvrer les heures dues, en proposant plusieurs options aux employés afin qu'ils remboursent au SCC ces heures. Les employés peuvent effectuer des heures additionnelles, utiliser les congés annuels ou les congés non payés ou verser au SCC un montant pour rembourser les heures dues. Le SCC pourrait procéder à une réduction ponctuelle de ses dépenses en heures supplémentaires s'il s'employait à recouvrer le solde à cet égard, soit au moyen du temps de rattrapage ou encore des soldes de jours de congé des employés. Lors des entrevues, le personnel du SCC a indiqué que le SCC avait l'intention de mettre en place des mesures afin que les CX ne puissent accepter un nouvel horaire s'ils ont des soldes dus. On s'attend également à ce que ces soldes fassent l'objet d'une surveillance à l'échelle régionale afin d'éviter que la situation se reproduise. L'AC a publié un bulletin dans lequel elle donne des directives sur la gestion des heures supplémentaires.

Pour le SCC, l'absence de contrôles efficaces pourrait se traduire par l'accumulation de soldes considérables, ce qui pourrait augmenter les dépenses en heures supplémentaires de même que la dette des CX envers le SCC. En améliorant la gestion des horaires dans le SHD, le SCC peut réduire ses dépenses en heures supplémentaires. Plus particulièrement, s'il maintient près de zéro les soldes des TAN et de la CHP, le SCC pourrait réduire ses dépenses en heures supplémentaires; il devra, pour ce faire, intégrer les dépenses liées aux heures excédentaires à celles qui se rattachent aux heures supplémentaires. 

Nous encourageons le Secteur de la gestion des ressources humaines à mettre en œuvre son plan d'action pour régler ce problème.

Conclusion

Pour ce qui est du cadre de gestion des heures supplémentaires, la vérification a révélé qu'un cadre de contrôle est en place, mais que certaines améliorations s'imposent.

D'abord, pour aider à maximiser l'utilisation des ressources dans les établissements, où la majeure partie des heures supplémentaires se produisent, un poste clé, celui de GCHD, responsable de l'établissement des horaires des agents correctionnels, doit être réévalué. Les responsabilités et les rôles de ce poste ne sont pas définis à l'échelle nationale, la formation n'est pas uniforme, le roulement de personnel est considérable et le poste est financé au niveau de l'organisation au titre des budgets affectés aux salaires et aux heures supplémentaires.

De plus, le budget national d'heures supplémentaires est inférieur aux dépenses réelles, puisqu'il a été établi non pas en fonction d'inducteurs de coûts actualisés, mais plutôt en fonction d'un niveau de dépenses préétablis en heures supplémentaires datant de 2005, rajusté chaque année pour tenir compte des événements qui peuvent avoir une incidence sur le nombre d'heures supplémentaires - le renouvellement de conventions collectives, la mise en place de lois, le Plan d'action pour la réduction du déficit et la réaffectation des fonds découlant de l'examen stratégique, par exemple. Ensuite, on a relevé des situations dans lesquelles des employés du SCC ont travaillé un nombre particulièrement élevé d'heures supplémentaires. Ces cas ont été communiqués à la direction afin qu'elle les examine et qu'elle prenne les mesures requises, au besoin. Enfin, les contrôles entourant certains soldes dans le SHD des agents correctionnels font état de certains problèmes, ce qui peut exposer le SCC au risque d'accumuler d'importants soldes de jours de congé et entraîner d'autres dépenses en heures supplémentaires. Néanmoins, la direction est consciente des problèmes et elle a mis en place un processus pour corriger la situation.

En conclusion, en ce qui a trait à la présente vérification, des recommandations ont été formulées afin d'appuyer le travail que le SCC effectue actuellement au sujet des heures supplémentaires et de donner suite aux constatations énoncées dans le rapport.

Recommandation 1

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, en collaboration avec le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, travaillera à consolider le poste de gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement. Pour ce faire, il doit veiller à ce que les rôles, les responsabilités, les tâches et les formations afférents à ce poste soient clairement définis et uniformes dans les établissements et les régions.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. La mise en œuvre d'une nouvelle structure de gestion en septembre 2007, de nouvelles normes de déploiement des agents correctionnels en avril 2009 et du Système des horaires de travail et du déploiement (SHD) en septembre 2009 a mené à la création du poste de gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement (GCHD), dont le titulaire doit suivre une formation obligatoire portant sur la gestion des agents correctionnels et sur le Système des horaires de travail et du déploiement (SHD). D'ici le 31 mars 2015, le CAGRH examinera:

  1. la formation obligatoire (NNF) ayant trait au Système des horaires de travail et du déploiement (SHD);
  2. la formation obligatoire (NNF) ayant trait à la gestion des agents correctionnels;
  3. la description de travail générique nationale du gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement;
  4. la Directive nationale - Politique sur la gestion des heures supplémentaires effectuées par les agents correctionnels en ce qui a trait aux rôles et aux responsabilités du GCHD.

Recommandation 2

Le commissaire adjoint, Services corporatifs, examinera, avec l'aide des sous-commissaires régionaux, la répartition des ressources pour le budget des salaires et des heures supplémentaires afin de veiller à l'affectation d'un financement approprié.

On se penchera également sur l'incidence sur le mandat du SCC du recours à des fonds autres que ceux affectés aux salaires et aux heures supplémentaires pour payer les heures supplémentaires non prévues dans le budget.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. Un examen sera réalisé et, au besoin, des rajustements seront apportés au budget des salaires et des heures supplémentaires en vue des allocations budgétaires de 2015-2016. La mise en œuvre complète de cette recommandation sera faite d'ici le 28 février 2015.

Recommandation 3

Le commissaire adjoint, Services corporatifs, améliorera, en collaboration avec le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, et les sous-commissaires régionaux, les analyses sur les dépenses et les motifs liés aux heures supplémentaires aux échelons national et régional et dans les établissements. Il définira également les améliorations requises pour réduire les heures supplémentaires.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. Des améliorations seront apportées aux mécanismes de surveillance et d'établissement de rapports à l'échelon des cadres supérieurs d'ici le mois de novembre 2014.

Recommandation 4

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, doit, avec l'aide des sous-commissaires régionaux, mettre des mécanismes en place pour cerner et examiner les soldes élevés d'heures supplémentaires effectuées par les employés, ce qui doit comprendre une surveillance régulière de l'utilisation des heures supplémentaires ainsi qu'une façon de déterminer et de corriger l'utilisation inappropriée de ces heures dès que possible.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. Même si la détermination et l'examen des soldes élevés d'heures supplémentaires effectuées par les employés peuvent permettre de répondre aux préoccupations en matière de santé et de sécurité (p. ex. les risques liés au travail pendant un nombre d'heures excessif), il ne s'ensuivra pas nécessairement une réduction de l'attribution totale d'heures supplémentaires, puisque les heures supplémentaires sont parfois inévitables. Pour les agents correctionnels (CX), les décisions relatives au recours aux heures supplémentaires devraient être fondées sur la Directive nationale - Politique sur la gestion des heures supplémentaires effectuées par les agents correctionnels, alors que les gestionnaires correctionnels attribuant des heures supplémentaires doivent prendre en considération dans leur processus décisionnel la santé et la sécurité du personnel, parmi de nombreux facteurs. Il est à noter que le Système des horaires de travail et du déploiement (SHD) a maintenant la capacité de produire des rapports sur les soldes élevés d'heures supplémentaires effectuées par les CX. D'ici le 31 mars 2015, le CAGRH devra:

  1. en ce qui a trait aux CX, établir un mécanisme de surveillance et de production de rapports réguliers;
  2. en ce qui a trait aux autres employés, élaborer et établir un processus de surveillance.

Recommandation 5

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, mettra en place un cadre, des contrôles et un système de rapports de portée nationale à l'intention des sous-commissaires régionaux, ce qui leur permettra de saisir, de surveiller et de maintenir les soldes de la CHP et des TAN dans le SHD au minimum afin de réduire à la fois les dépenses en heures supplémentaires et les heures dues au SCC.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. Le cadre national a été communiqué aux SCR en février et en mars 2014, ce qui comprend le cadre national et le plan d'action et de communication visant à faire concorder les heures dues par les employés selon leur CHP et les soldes des TAN afin de réduire davantage les heures supplémentaires et de les gérer efficacement. Les employés qui doivent plus de 100 heures ont un délai de 2 ans pour faire concorder leurs heures et les employés qui doivent 100 heures ou moins ont un délai de 1 an pour faire concorder leurs heures. D'ici le 31 décembre 2014, le CAGRH devra:

  1. s'assurer que le cadre national est appliqué partout au Canada.

3.2 Deuxième objectif - Pertinence et efficacité des contrôles internes liés aux heures supplémentaires

Nous nous attendions à ce que des contrôles internes clés soient en place et fonctionnent comme prévu pour veiller à ce que : les transactions relatives aux heures supplémentaires soient préautorisées, enregistrées en temps opportun dans le système financier et correspondent à des activités qui se sont produites au cours de la période visée par la vérification; toutes les transactions relatives aux heures supplémentaires soient consignées avec exactitude; toutes les transactions exécutées pendant la période visée par la vérification soient préautorisées, autorisées et consignées.

Dans l'ensemble, l'équipe de vérification est d'avis que des améliorations considérables ont été apportées en ce qui concerne l'efficacité des contrôles internes. Le taux global d'erreurs dans les transactions testées par l'équipe est de 0,2 %. Le taux d'erreur relevé au cours de la vérification de 2012 du SVI était de 12,5 % et, même si l'ensemble d'échantillons n'était pas le même dans les deux vérifications, une baisse spectaculaire du taux d'erreur témoigne des améliorations considérables apportées aux mécanismes de contrôle.

L'équipe de vérification a effectué des tests de détail de 2 792 transactions relatives aux heures supplémentaires traitées au cours de la période du 1er avril au 30 novembre 2013. Ces tests visaient à déterminer si les contrôles financiers et les contrôles de rémunération fonctionnent comme prévu. Les vérificateurs ont sélectionné l'échantillon dans son ensemble aux fins des tests en fonction de transactions inhabituelles comme les paiements en double, un grand volume de transactions par employé, une répétition de dates ou d'autres types d'anomalies. Par conséquent, on s'attendait à ce que le taux d'erreurs soit plus élevé par rapport à celui observé dans l'ensemble des transactions. Ces tests visaient à déterminer si les contrôles détecteraient ou pourraient détecter ces anomalies. Les sections suivantes mettent en évidence les éléments pour lesquels la direction doit porter une attention particulière.

Nous avons testé les quatre contrôles clés (voir l'annexe C) entourant trois assertions financières sur cinq; voici les résultats de notre examen :

Assertion Résultats Précisions
Réalité des transactions Les contrôles internes en place veillent efficacement à ce que les transactions d'heures supplémentaires soient préautorisées, enregistrées en temps opportun dans le système financier et correspondent à des activités qui se sont produites au cours de la période visée par la vérification. L'équipe de vérification a testé 2 792 transactions relatives aux heures supplémentaires et a constaté que toutes les transactions testées avaient été préautorisées lorsqu'elles devaient l'être. Les heures supplémentaires des CX doivent être préautorisées dans le SHD avant d'effectuer le quart de travail et le SHD constitue l'unique mécanisme d'approbation du paiement. Pour ce qui est du personnel d'autres groupes de classification, les heures supplémentaires doivent être préautorisées par le gestionnaire financier. Toutes les transactions, sauf cinq (quatre pour les CX et une pour les autres classifications), ont été consignées enregistrées en temps opportun dans le système financier et correspondaient à des activités qui s'étaient produites durant la période faisant l'objet de la vérification. Parmi ces cinq transactions, trois représentaient des paiements en double et avaient été traitées de façon inappropriée, une correspondait à un trop-payé et une autre n'avait pas été approuvée de façon appropriée. Une fois que ces transactions ont été relevées dans la région, elles ont été signalées au niveau de direction compétent, et des mesures ont été prises pour corriger et récupérer le trop-payé; l'équipe de vérification a jugé que ces transactions étaient des cas isolés.
Exactitude Des contrôles internes sont en place pour veiller à ce que les transactions d'heures supplémentaires soient enregistrées avec exactitude. Les tests de détail ont confirmé que les transactions testées étaient mathématiquement correctes et qu'elles étaient codées correctement à l'exception des cinq cas de trop-payé indiqués à la section précédente.
Intégralité Les contrôles internes en place ont veillé efficacement à ce que les transactions d'heures supplémentaires exécutées pendant la période visée par la vérification soient préautorisées, autorisées et enregistrées. Les tests ont révélé que trois transactions relatives aux heures supplémentaires avaient été traitées et payées deux fois sans que les contrôles internes en place détectent ou corrigent la situation. Une fois ces transactions relevées, elles ont été signalées au niveau de direction compétent en vue de la prise de mesures de recouvrement, et des mesures ont été prises pour corriger et récupérer le trop-payé. L'équipe de vérification a jugé que ces transactions étaient des cas isolés.

Une transaction ne concernant pas les CX a été relevée dans un cas où la feuille de temps n'avait pas été signée conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, mais avait été traitée et payée. La direction a corrigé cette situation et l'équipe de vérification a jugé qu'il s'agissait là aussi d'un incident isolé.

Conclusion

Dans l'ensemble, l'équipe de vérification est d'avis que des améliorations considérables ont été apportées à l'efficacité des contrôles internes. En dépit de la nature anormale des transactions sélectionnées, le taux d'erreurs des transactions testées par l'équipe était de 0,2 %. Les tests visant à vérifier l'exactitude, la véracité et l'intégralité des transactions ont tous produit des résultats positifs; peu d'erreurs ont été relevées. Les travaux de vérification n'ont démontré aucune inexactitude importante pendant la période visée par la vérification.

3.3 Troisième objectif - Mise en œuvre de plans d'action de la gestion pour donner suite aux vérifications antérieures

Nous nous attendions à ce que les plans d'action de la gestion liés aux vérifications des heures supplémentaires au SCC précédentes soient terminés.

Toutes les mesures prévues dans les plans d'action de la gestion ont été prises.

L'équipe de vérification a réalisé une analyse des vérifications, à l'interne et à l'externe, sur les heures supplémentaires au SCC et a cerné deux vérifications importantes. L'équipe de vérification a examiné les plans d'action de la gestion découlant de la vérification de 2008 du BVG et de la vérification des salaires de 2012 du SCC, et a recueilli des données probantes pour déterminer si les mesures avaient bel et bien été mises en œuvre. Les résultats détaillés de ce travail sont présentés à la section 6.2 du présent rapport.

Le SCC a convenu de prendre 16 mesures découlant des recommandations formulées dans les vérifications. L'équipe de vérification a jugé que 12 mesures sur 16 demeuraient pertinentes dans l'environnement opérationnel actuel et a recueilli des données probantes pour déterminer si elles avaient bel et bien été mises en œuvre. En effet, chacune de ces 12 mesures avait été mise en œuvre. Dans le cadre d'une entrevue et en fonction des observations faites durant la vérification, les vérificateurs ont établi que 5 mesures avaient été mises en œuvre relativement au renforcement de la surveillance et à l'augmentation de la fréquence de la formation. En outre, on a jugé que 7 autres mesures avaient été mises en œuvre en fonction de la création de la DC 004 - Normes nationales de déploiement des agents correctionnels, de l'élaboration du SHD et de la création de la Directive nationale - Politique sur la gestion des heures supplémentaires.

Conclusion

L'équipe de vérification a conclu que toutes les recommandations antérieures - ainsi que celles qui demeurent pertinentes - touchant les heures supplémentaires ont été mises en œuvre.

4.0 Conclusion

La vérification a révélé que d'importants progrès ont été réalisés depuis les dernières vérifications des heures supplémentaires effectuées par le Bureau du vérificateur général en 2008 et le Secteur de la vérification interne du SCC en 2006.

Tout d'abord, on a constaté qu'à tous les échelons, la direction porte une attention accrue à la gestion des heures supplémentaires. De plus, les vérificateurs ont constaté qu'il existe des contrôles internes efficaces pour la gestion des transactions de paiement des heures supplémentaires. Une analyse détaillée de 2 792 transactions relatives aux heures supplémentaires a été effectuée et, à l'exception de 5 transactions qui consistaient en des paiements en double, toutes les transactions ont été préautorisées, enregistrées dans le système financier et correspondent à des transactions qui se sont produites au cours de la période visée par la vérification. Ces transactions étaient également exactes et complètes. Les travaux de vérification n'ont démontré aucune exactitude importante. Il convient de souligner que les vérificateurs n'ont pas examiné si les raisons pour lesquelles on a eu recours aux heures supplémentaires étaient justifiées.

Malgré ces progrès considérables, il existe des possibilités de renforcer le cadre de contrôle de la gestion des heures supplémentaires. D'abord, pour aider à maximiser l'utilisation des ressources dans les établissements, où la majeure partie des heures supplémentaires se produisent, un poste clé, celui de gestionnaire correctionnel, Horaires et déploiement (GCHD), responsable de l'établissement des horaires des agents correctionnels, doit être réévalué. Les responsabilités et les rôles de ce poste ne sont pas définis à l'échelle nationale, la formation n'est pas uniforme, le roulement de personnel est considérable et le poste est financé au niveau de l'organisation au titre des budgets affectés aux salaires et aux heures supplémentaires. De plus, le budget national d'heures supplémentaires est inférieur aux dépenses réelles, et il n'a pas été établi en fonction d'inducteurs de coûts actualisés, mais plutôt en fonction d'un niveau de dépenses préétablis en heures supplémentaires datant de 2005. Des rajustements sont effectués chaque année pour tenir compte des événements qui peuvent avoir une incidence sur le nombre d'heures supplémentaires - le renouvellement de conventions collectives, la mise en place de lois, le Plan d'action pour la réduction du déficit et l'allocation pour l'examen stratégique, par exemple. Ensuite, on a relevé des situations dans lesquelles des employés du SCC ont travaillé un nombre particulièrement élevé d'heures supplémentaires. Ces cas ont été communiqués à la direction afin qu'elle les examine et qu'elle prenne les mesures requises, au besoin. Enfin, les contrôles entourant certains soldes dans le Système des horaires de travail et du déploiement (SHD) des agents correctionnels font état de certains problèmes, ce qui peut exposer le SCC au risque d'accumuler d'importants soldes et entraîner d'autres dépenses en heures supplémentaires. Soulignons néanmoins que la direction est consciente des problèmes et qu'elle a mis en place des processus pour corriger la situation.

En ce qui concerne le travail du SCC vers l'accomplissement de ses engagements par rapport aux recommandations antérieures relativement à des vérifications internes et externes sur les heures supplémentaires, le SCC a satisfait à ces exigences.

En conclusion et en ce qui a trait à la présente vérification, des recommandations ont été formulées afin d'appuyer le travail que le SCC effectue de façon continue au sujet des heures supplémentaires et de donner suite aux constatations énoncées dans le rapport.

5.0 Réponse de la direction

La direction est d'accord avec les conclusions de la vérification et les recommandations connexes, telles qu'elles sont présentées dans le rapport de vérification. La direction a préparé un Plan d'action de la gestion détaillé afin de régler les problèmes soulevés dans la vérification et les recommandations connexes. La mise en œuvre complète du Plan d'action de la gestion est prévue pour le 1er avril 2015.

6.0 Précisions sur la vérification

6.1 Approche et méthodologie

Diverses méthodes ont été employées pour recueillir les données de vérification auprès du personnel de l'AC et des régions, notamment un examen de la documentation, des entrevues et des tests de détail.

  • Entrevues : Des entrevues ont été menées auprès des contrôleurs, des chefs des finances, des conseillers financiers, des conseillers en rémunération, des membres de l'ECFI prenant part à la gestion et à l'administration du processus touchant les transactions liées à des payes non conventionnelles (ce qui comprend les heures supplémentaires) dans les régions, de même qu'auprès d'autres membres du personnel visés par le processus des heures supplémentaires à l'AC, dans les AR et dans les établissements.
  • Examen de la documentation : La documentation pertinente, comme les dispositions législatives, les DC et les documents organisationnels (p. ex., les descriptions des processus opérationnels, les rapports et les exercices de planification), a été examinée.
  • Tests : Les plans de tests (y compris les tests, la méthodologie et les procédures) et les outils ont été élaborés en fonction du processus de paye non conventionnel décrit dans le Manuel des contrôles financiers internes du SCC afin d'examiner les fichiers de paye non conventionnels choisis.

L'équipe de vérification s'est servie d'une technologie statistique informatisée pour la réalisation des procédures d'analyse préliminaire afin de comprendre les situations d'exception possibles, de relever les transactions inhabituelles et d'établir les échantillons

6.2 Travaux de vérification antérieurs

Le risque, la fréquence, le seuil de signification et la complexité sont les facteurs qui ont motivé l'analyse des heures supplémentaires par divers organismes d'examen externes et internes au cours de la décennie précédente.

En 2006, le Secteur de la vérification interne du SCC a procédé à la Vérification de la gestion des congés et des heures supplémentaires avec l'aide de conseillers externes. La vérification faisait état de points faibles dans la structure de contrôle interne du SCC concernant l'autorisation, la vérification et d'autres contrôles financiers se rattachant au processus relatif aux heures supplémentaires. Pour faire suite à cette vérification, le SVI a effectué une vérification des congés en 2009 et une vérification des salaires en 2012.

En 2008, dans son examen intitulé L'économie et l'efficience des services - Service correctionnel du Canada, le BVG a constaté que les coûts en heures supplémentaires ont augmenté de façon continue d'année en année et dépassé considérablement les budgets. Il a remarqué également qu'il n'y avait pas de stratégie globale ni de politique visant à contrôler le nombre d'heures supplémentaires. De plus, selon le BVG, il existe peu d'analyses sur les répercussions des heures supplémentaires sur les niveaux de rémunération et des analyses qui permettent de déterminer si l'embauche d'employés supplémentaires serait plus efficienteNote de bas de page 8. En 2009, le Comité des comptes publics du BVG a également publié un rapport à cet égard. 

En outre, on a confirmé de nouveau ces constatations dans l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion de 2009-2010 (ronde VII)Note de bas de page 9 en désignant la planification intégrée des ressources humaines et des activités (charge de travail et heures supplémentaires) comme une possibilité d'améliorationNote de bas de page 10.

Pour toutes les vérifications effectuées par le SVI ainsi que pour les vérification pertinentes du BVG, des recommandations ont été formulées et des plans d'action ont été élaborés pour donner suite à ces recommandations.

6.3 Déclaration de conformité

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeante principale de la vérification, des procédures de vérification adéquates et appropriées ont été suivies, et les éléments probants ont été recueillis pour confirmer l'exactitude de l'opinion énoncée dans le présent rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors, avec les critères de vérification préétablis. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

La vérification respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l'indiquent les résultats du programme d'assurance de la qualité et d'amélioration. Les éléments probants étaient suffisants pour fournir à la haute direction une preuve d'opinion fondée sur la vérification interne.


Date :

Sylvie Soucy, vérificatrice interne certifiée
Dirigeante principale de la vérification

Annexe A : Critères de la vérification

Les critères de vérification sont tirés des Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'attention des vérificateurs internes (mars 2011) publié par le Secteur de la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du contrôleur général.

Objectifs Critères Satisfait / Non Satisfait
1. Évaluer la pertinence du cadre de gestion du SCC en ce qui concerne les heures supplémentaires. 1.1 Cadre de politique
Le SCC a mis en place un processus de gestion des heures supplémentaires conforme à ses propres lignes directrices et directives de même qu'aux politiques, aux lois, aux dispositions législatives et aux conventions collectives du CT.
Satisfait
  1.2 Rôles et responsabilités
Pour tous les membres du personnel concernés par les heures supplémentaires, les rôles et les responsabilités se rattachant à la gestion des heures supplémentaires sont définis, consignés et communiqués.
Partiellement satisfait
  1.3 Formation
Le SCC fournit aux membres du personnel la formation, les outils et les ressources dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion des heures supplémentaires.
Satisfait
  1.4 Surveillance et rapports
Les rapports sur les heures supplémentaires sont produits de façon périodique afin de permettre au SCC de gérer et de surveiller les dépenses en heures supplémentaires.
Les gestionnaires responsables examinent périodiquement les rapports et l'information sur les heures supplémentaires.
Des mesures correctives sont prises et signalées à la haute direction au besoin.
Partiellement satisfait
2. Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes liés aux heures supplémentaires. 2.1 Réalité des transactions
Les transactions relatives aux heures supplémentaires sont préautorisées, consignées rapidement dans le système financier et correspondent à des activités qui se sont bel et bien produites au cours de la période visée par la vérification.
Satisfait
2.2 Exactitude
Toutes les transactions relatives aux heures supplémentaires sont consignées avec exactitude.
Satisfait
2.3 Intégralité
Toutes les transactions exécutées pendant la période visée par la vérification sont préautorisées, autorisées et consignées.
Satisfait
3. Veiller à ce que les plans d'action de la gestion établis en réponse aux recommandations découlant des vérifications internes et externes concernant les heures supplémentaires soient mis en œuvre comme prévu. 3.1 Mise en œuvre
Des plans d'action pour donner suite aux recommandations ont été mis en œuvre.
Des réalisations confirment que les mesures ont été prises.
Satisfait

Annexe B : Emplacement des unités opérationnelles et des vidéoconférences qui ont fait l'objet d'un examen

Région Unités opérationnelles
Administration centrale Horaires et déploiement
Finances
Atlantique Pénitencier de Dorchester
Établissement Nova pour femmes
AR
Québec Établissement Drummond
Centre fédéral de formation
AR
Établissement de Port-Cartier
Établissement de La Macaza
Établissement de Sainte-Anne-des-Plaines
Ontario Établissement de Bath
Établissement Pittsburgh
AR
Établissement Beaver Creek
Établissement de Collins Bay
Prairies Établissement Grierson
AR
Pacifique Établissement de Kent
Établissement de la vallée du Fraser pour femmes
AR
Village de guérison Kwìkwèxwelhp
Établissement Ferndale

Annexe C : Contrôles clés du processus de paiement des heures supplémentaires

Description du contrôle Risque Objectif du contrôle
Le gestionnaire attribue/préautorise les heures supplémentaires dans le SHD (le cas échéant) en vertu de son pouvoir d'engager des dépenses et conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les fonds sont insuffisants pour effectuer le paiement. S'assurer qu'il y a des fonds disponibles pour payer les heures supplémentaires.
Le gestionnaire délégataire s'assure que les heures supplémentaires réclamées correspondent au nombre réel d'heures travaillées et autorise le formulaire conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les heures ne sont pas autorisées ou sont incorrectes. Calculer et enregistrer le paiement de façon précise et complète pour tous les services rendus et approuvés, et seulement pour ces derniers.
Le vérificateur de la paye a un accès limité au SRP afin de lui permettre de procéder à la première partie de la vérification des comptes conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les paiements ne peuvent pas être faits avant d'avoir d'abord été vérifiés. Pour vérifier les paiements, le vérificateur de la paye effectue les étapes suivantes et signe la liste de vérification: Les taux de rémunération ne sont pas autorisés correctement ou sont incorrects. Calculer et enregistrer le paiement de façon précise et complète pour tous les services rendus et approuvés, et seulement pour ces derniers.
Conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'agent financier approuve le paiement dans le SRP en utilisant la liste de vérification appropriée. L'agent financier fournit l'information permettant au responsable de la tâche de mettre à jour le SGS. Il procède à l'assurance de la qualité.  Pour ce faire, il atteste et s'assure qu'il existe des preuves tangibles démontrant que la vérification des comptes a été effectuée et que celle-ci a été certifiée par une personne ayant le pouvoir délégué de signer des documents financiers en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Lorsqu'il exerce le pouvoir de payer, il s'assure que toutes les transactions à risque élevé font l'objet d'un examen complet; qu'un échantillon des transactions à risque moyen et à risque faible est sélectionné selon une méthode de prélèvement de l'échantillon et assujetti à un examen des aspects les plus importants de chaque transaction choisie; et que des mesures correctives sont prises lorsque des erreurs graves sont découvertes au moment du processus d'assurance de la qualité du pouvoir de payer. Le paiement n'est pas effectué à la bonne personne, le montant du paiement n'est pas le bon ou les services n'ont pas été rendus. Le formulaire d'heures supplémentaires a été approuvé conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques par un signataire ayant le pouvoir délégué approprié de signer des documents financiers et les services ont été reçus conformément au contrat d'emploi et aux autres dispositions législatives et politiques du CT.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Le seuil est établi à 0,5 % des dépenses totales; les dépenses du SCC en heures supplémentaires représentent 1,7 % de l'ensemble des dépenses.

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Note de bas de page 2

http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=15772&section=text, Directive sur les conditions d'emploi, Conseil du Trésor du Canada, partie 1 - Définitions

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Note de bas de page 3

http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=15772&section=text, Directive sur les conditions d'emploi, Conseil du Trésor du Canada, partie 2 - Section 9.

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Note de bas de page 4

Directive nationale - Politique sur la gestion des heures supplémentaires effectuées par les agents correctionnels, SCC, février 2012.

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Note de bas de page 5

Ce nombre est tiré du Système régional de paye pour l'exercice 2013-2014 et basé sur les données d'une période de 7 mois. Le total a été extrapolé sur une année entière.

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Note de bas de page 6

Le seuil est établi à 0,5 % des dépenses totales; les dépenses du SCC en heures supplémentaires représentent 1,7 % de l'ensemble des dépenses.

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Note de bas de page 7

Outil de gestion des ressources : l'OGR est l'outil de prévision et d'établissement de rapports financiers du SCC.

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Note de bas de page 8

http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/Francais/parl_oag_200812_07_f_31831.html, chapitre 7 - L'économie et l'efficience des services - Service correctionnel du Canada, Bureau du vérificateur général, 2008

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Note de bas de page 9

Le Cadre de responsabilisation de gestion CRG est une évaluation annuelle de 10 éléments que le Secrétariat du Conseil du Trésor détermine comme attentes à l'égard des fonctionnaires afin d'assurer la gestion efficace de la fonction publique.

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Note de bas de page 10

http://www.tbs-sct.gc.ca/maf-crg/assessments-evaluations/2009/pen/pen-fra.asp, évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion de 2009-2010 du Service correctionnel du Canada, Conseil du Trésor, 2010

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