Audit des contrôles de gestion de base

Secteur de la vérification interne

4 novembre 2014

Sommaire

L'audit des contrôles de gestion de base s'inscrit dans le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2013-2016 du SCC, et s'appuie sur la priorité « Des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». L'audit visait à fournir une assurance raisonnable que les contrôles internes du SCC en matière de rapports financiers (CIRF) atténuaient efficacement le risque d'inexactitudes importantes et aidaient le Comité ministériel de vérification (CMV) au titre de la surveillance des états financiers. En outre, parce que le SCC gère un budget de 2,3 milliards de dollars (Budget principal des dépenses de 2014-2015) et 18 600 employés, l'atteinte de ses objectifs passe nécessairement par la gérance financière et une gestion financière efficace, d'autant plus qu'il a subi des restrictions budgétaires importantes au cours des dernières années.

Contexte

Au cours des dernières années, de nombreuses initiatives gouvernementales ont été entreprises afin de raffermir la gestion financière et la production de rapports dans la fonction publique. Plus particulièrement, la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor (CT), en vigueur depuis avril 2009, exige des administrateurs principaux des ministères et organismes qu'ils signent chaque année une Déclaration de responsabilité de la direction, selon laquelle un système efficace de contrôles internes sert à la préparation des rapports financiers. Les ministères et organismes doivent donc veiller à ce que les principaux contrôles en matière de gestion financière soient correctement documentés, surveillés et mis à l'essai sur une base continue.

Le présent audit avait pour objectif de déterminer si les principaux contrôles appliqués aux états financiers du SCC arrivaient efficacement à atténuer le risque d'inexactitudes importantes.

L'audit était de portée nationale et englobait la totalité des transactions comptabilisées dans les états financiers pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013. Huit domaines essentiels de contrôle ont été cernés :

  1. Traitement de factures – Comptes créditeurs
  2. Gestion des cartes d'achat
  3. Données de base fournisseur
  4. Immobilisations corporelles (y compris les actifs en construction)
  5. Amortissement
  6. Processus de règlements interministériels
  7. Ventes et comptes débiteurs
  8. Inventaire

Considérant que les domaines de contrôle pour les salaires et les approvisionnements ont récemment été examinés par les vérificateurs du SVI, ils n'ont pas été inclus dans cet audit (voir section 6.2. pour plus amples détails). Les transactions de CORCAN[1] ont aussi été incluses pour certains domaines essentiels de contrôle déterminés au moyen d'un échantillonnage aléatoire.

Les processus révisés de l'audit ont englobé la totalité des transactions financières effectuées entre le 1er avril 2013 et le 31 août 2013, ce qui comprend les transactions du SCC (toutes les régions) et de CORCAN.  En ce qui a trait aux essais qui concernent uniquement les rapports de fin d'année et les états financiers, l'audit comprend l'exercice se terminant le 31 mars 2013.

Conclusion

De façon générale, les résultats de l'audit indiquent que le SCC fait des progrès sur le plan de la documentation et de la mise en œuvre de contrôles clés sur l'information financière; on n'a décelé aucun signe de fraude, ni d'acquisition ou de paiement inapproprié.

En ce qui a trait au traitement des factures, aux règlements interministériels, à l'amortissement et aux ventes/comptes débiteurs, l'audit  a constaté que les contrôles clés sont appliqués de façon uniforme et efficace.

Dans certains domaines précis, comme la vérification après paiement, la gestion des cartes d'achat, les données principales du fournisseur et la prise de l'inventaire, la vérification a permis de constater que la mise en œuvre de processus complet ou l'apport d'amélioration pratique de documentation sont nécessaires pour démontrer l'application efficace et constante des contrôles clés.

Dans le domaine des immobilisations, la vérification a constaté que des efforts supplémentaires sont requis pour la mise en œuvre et la documentation des processus afin de veiller à ce que les rapports sur les immobilisations soient exacts, et effectués selon les politiques et les directives applicables.

Le rapport contient des recommandations en appui aux travaux continus du SCC sur les contrôles financiers internes, afin d'assurer à l'administrateur général que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes

Réponse de la gestion

La gestion est d'accord avec les conclusions et recommandations de l'audit tel que présenté dans le rapport de l'audit.   La direction a préparé un plan d'action de la gestion détaillé pour répondre aux questions soulevées dans l'audit et les recommandations connexes.  La mise en œuvre complète du plan d'action de la gestion est prévue pour le 31 mars 2015.

Acronymes & abréviations

AC
Administration centrale
AOG
Autres organismes gouvernementaux
AR
Administration régionale
ARF
Autorité des rapports financiers
BPR
Bureau de première responsabilité
CAFE
Créditeurs à la fin de l'exercice
CCR
Coordonnateur des cartes à l'échelle régionale
CIRF
Contrôles internes en matière de rapports financiers
CMV
Comité ministériel de vérification
CT
Conseil du Trésor
GCR
Gestionnaire de centre de responsabilité
IEC
Immobilisations en cours
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
PCI
Politique sur le contrôle interne
PVAR
Plan de vérification axée sur les risques
SCC
Service correctionnel du Canada
SIFM
Système intégré des finances et du matériel

1.0 Introduction

1.1 Contexte

L'audit des contrôles de gestion de base s'inscrit dans le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) de 2013-2016 du SCC, et s'appuie sur la priorité « Des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». L'audit visait à fournir une assurance raisonnable que les contrôles internes du SCC en matière de rapports financiers atténuaient efficacement le risque d'inexactitudes importantes et aidaient le Comité ministériel de vérification (CMV) au titre de la surveillance des états financiers. En outre, puisque le SCC gère un budget de $2,3 milliards de dollars (Budget principal des dépenses de 2014-15) et 18 600 employés, l'atteinte de ses objectifs passe nécessairement par la gérance financière et une gestion financière efficace. Le présent audit a été réalisée à contrat par une entreprise de services professionnels, sous la supervision du Secteur de la vérification interne du SCC.

Au cours des dernières années, de nombreuses initiatives gouvernementales ont été entreprises afin de raffermir la gestion financière et la production de rapports dans la fonction publique. Plus particulièrement, la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor en vigueur depuis avril 2009, exige des administrateurs principaux des ministères et organismes qu'ils signent chaque année une Déclaration de responsabilité de la direction, selon laquelle un système efficace de contrôles internes sert à la préparation des rapports financiers. Par conséquent, les organismes doivent veiller à ce que les principaux contrôles en matière de gestion financière soient correctement documentés, surveillés et mis à l'essai sur une base continue, conformément au cadre législatif et stratégique.

1.2 Cadre législative et de politique

Un ensemble de lois, de politiques et de directives guident le SCC dans ce domaine.

Loi sur la gestion des finances publiques

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) établit les règles financières à suivre par les responsables de la gestion des finances au Gouvernement du Canada. Les administrateurs généraux, en qualité d'administrateurs des comptes de leur organisation, doivent rendre compte de l'organisation des ressources de façon à ce que les objectifs ministériels soient réalisés conformément aux politiques et aux directives gouvernementales, veiller à ce que des systèmes efficaces de contrôle interne soient en place, signer les comptes ministériels et s'acquitter d'autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l'administration de leur ministère.

Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor précise que les organisations doivent mettre en œuvre et tenir à jour de grands mécanismes de contrôle interne. Elle stipule que l'administrateur général doit veiller à l'établissement, au maintien, à la surveillance et à l'examen du système de contrôle interne ministériel afin d'atténuer les risques dans les grandes catégories suivantes :

  • l'efficacité et l'efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs;
  • la fiabilité des rapports financiers;
  • la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les pouvoirs délégués.

1.3 Organisation du SCC

Au SCC, le Secteur des services corporatifs est responsable de fournir l'assurance suffisante à l'administrateur général que les principaux contrôles en matière de gestion financière fonctionnent de façon efficace. Plus précisément, l'équipe de Responsabilités et rapports financiers est responsable de la documentation et des essais des principaux processus financiers.

Bien que la plupart des processus financiers relèvent du Secteur des services corporatifs à l'administration centrale (AC), certaines responsabilités ont été déléguées aux régions. Ces responsabilités comprennent entre autres :

  • enregistrement et entretien du Module des immobilisations;
  • dénombrement annuel des immobilisations et des stocks;
  • entretien des systèmes et des inventaires;
  • certaines approbations liées aux articles de la LGFP sur la délégation des pouvoirs (32, 33, 34).

Ainsi, l'administration centrale et les administrations régionales ont des responsabilités en ce qui a trait à veiller à ce que le cadre de contrôle de la gestion financière soit efficace et appliqué de façon uniforme.

Plus précisément, sous les directives de la Direction générale du contrôleur, le Groupe des contôles financiers internes  (GCFI) de la Direction de l'Imputabilité et rapports financiers est responsable de la documentation ainsi que l'évaluation des contrôles financiers.  Les contrôles financiers en place actuellement sont évalués régulièrement pour aider la gestion à s'améliorer, au moyen d'évaluations continues du risque ainsi que d'examens et de la conception et de l'efficacité opérationnelle.

1.4 Évaluation des risques

Le présent audit fait partie des audits prioritaires et porte sur un domaine à risques élevés pour le SCC selon le PVAR 2013-2016. Une évaluation du risque a été effectuée en fonction des entrevues menées des bureaux de première responsabilité (BPR), des membres de la haute direction du SCC à l'administration centrale et aux administrations régionales, ainsi que des directeurs de CORCAN. De plus, l'examen des politiques, des audits antérieures, de la vérification antérieure sur le risque de fraude, et d'autres documents liés aux contrôles financiers a été effectué. De façon générale, l'évaluation a permis de relever que le principal risque au SCC est lié aux transactions et aux paiements non autorisés ou frauduleux.

2.0 Objectifs et portée

2.1 Objectifs de l'audit

Le présent audit avait pour objectif de déterminer si les principaux contrôles appliqués aux états financiers du SCC arrivaient efficacement à atténuer le risque d'inexactitudes importantes.

Les critères précis sont inclus à l'Annexe A.

2.2 Portée de l'audit

Le SCC a relevé 21 domaines essentiels de contrôle, en fonction de la Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers, qui figure dans les états financiers annuels.

Au départ, l'équipe de l'audit a réduit à 15 le nombre de domaines de contrôle à examiner, en fonction d'une évaluation de travaux récents de vérification par le SVI effectués sur les domaines de contrôle (voir section 6.2. pour plus amples détails). Au cours de l'étape de planification, un seuil de signification[2] a été appliqué aux soldes de fin d'exercice (en date du 31 mars 2012). L'équipe de l'audit et les consultants externes ont tenu compte de ce calcul et d'autres facteurs, notamment :

  • changements aux politiques;
  • niveau du risque;
  • faisabilité de la mise à l'essai des contrôles;
  • résultats des travaux de préparation en cours réalisés en vertu de la PCI.

En fonction de l'analyse ci-dessus, les domaines de contrôle à mettre à l'essai suivants ont été relevés :

  1. Traitement de factures – Comptes créditeurs
  2. Gestion des cartes d'achat
  3. Données de base fournisseur
  4. Immobilisations corporelles (y compris les actifs en construction)
  5. Amortissement
  6. Processus de règlements interministériels
  7. Ventes et comptes débiteurs
  8. Inventaire
  9. Acquisition

Le domaine de contrôle pour les salaires ont récemment été examinés par le SCC dans la Vérification des salaires et examen des plans d'action de la gestion concernant l'accueil 2012-2013) et donc exclus de cet audit.   De plus, les résultats de l'audit du SCC de la passation de marchés et des processus d'approvisionnement ainsi que de l'audit des contrats de faible valeur ont permis de retirer l'acquisition du présent audit (voir section 6.2. pour plus amples détails).

Pour les domaines essentiels de contrôle précité, et en se fondant sur les risques, des critères de vérification et des contrôles essentiels connexes visant la mise à l'essai ont été mis au point et s'appliquent particulièrement aux rapports financiers.

Les processus révisés de l'audit ont englobé la totalité des transactions financières effectuées entre le 1er avril 2013 et le 31 août 2013, ce qui comprend les transactions du SCC (toutes les régions) et de CORCAN.  En ce qui a trait aux essais qui concernent uniquement les rapports de fin d'année et les états financiers, l'audit comprend l'exercice se terminant le 31 mars 2013.

L'audit portait sur un nombre suffisant d'échantillons afin de fournir les renseignements à la direction sur l'état actuel des principaux contrôles financiers des rapports financiers; cependant, cela ne représente pas le suivi continu aux fins de conformité à la PCI.

3.0 Constatations et recommandations de l'audit

3.1 Premier Objectif

Le présent audit avait pour objectif de déterminer si les principaux contrôles appliqués aux états financiers du SCC arrivaient efficacement à atténuer le risque d'inexactitudes importantes.  Les domaines de contrôle essentiels pour les salaires et les approvisionnements n'ont pas été inclus dans cet audit puisqu'ils ont récemment été examinés par les audits du SVI.  Pour plus amples détails, consultez la section 6.2.

Des contrôles étaient en place et les documents associés étaient remplis dans plusieurs domaines essentiels de contrôle; cependant, certains domaines essentiels demandent une attention particulière.

Les sections ci-dessous soulignent les domaines exigeant l'attention de la direction.

3.1.1 Comptes créditeurs

Bien que des mesures de contrôle adéquates étaient en place pour veiller à ce que les factures traitées et payées soient approuvées par la personne dûment autorisée et qu'elles représentent les biens/services reçus, peu d'éléments ont été fournis pour démontrer que le programme de vérification après paiement soit suivi, et des faiblesses ont été relevées en ce qui a trait à l'entretien des documents à l'appui des approbations relatives à l'article 33 et aux transactions des CAFE[3].

3.1.1.1 Des programmes de vérification avant sont en place; cependant, aucune preuve de mise en place complète d'un programme de vérification après paiement n'a été soumise.

Des éléments disponibles ont montré qu'un programme officiel d'assurance de la qualité pour la vérification avant paiement sur les transactions à risque élevé était en place et fonctionner efficacement, et ce, dans les 47 échantillons sélectionnés dans toutes les régions.

En ce qui a trait la vérification après paiement, les éléments de preuve ont indiqué qu'un programme officiel fondé sur les risques était en place le 1er juillet 2013; avant cette date, la vérification après paiement n'était pas fondée sur les risques et était toujours effectuée pour toutes les transactions. Par conséquent, les essais se sont limités aux vérifications après paiement effectuées entre le 1er juillet 2013 et le 31 août 2013. Les éléments fournis pour cette période étaient limités à un résumé des erreurs du mois de novembre 2013 fournies par l'AC. La portée des travaux effectués pour le mois de novembre 2013 n'était pas documentée, et aucune preuve d'activités de vérification après paiement et de suivi n'a été fournie pour la période après novembre 2013.

On a indiqué à l'équipe de l'audit que des progrès avaient été effectués dans le domaine; toutefois, sans preuve d'un programme de vérification après paiement entièrement opérationnel, le SCC ne peut pas démontrer qu'il se conforme à la directive du CT sur la vérification des comptes, ni prouver que l'assurance de la qualité est effectuée selon l'article 34.

Recommendation 1

Le commissaire adjoint, Services corporatifs, devrait veiller à ce que tous les éléments du programme de vérification après paiement soient entièrement mis en œuvre dans toutes les régions, y compris les activités de vérification après paiement indiquées dans la directive financière Fops-DIR-2013-325, ainsi que les rapports et suivis des résultats qui y sont liés, afin de prouver qu'il se conforme à la politique du CT sur le contrôles interne.



Réponse de la direction

Nous sommes d'accord avec cette recommandation.  Des mesures supplémentaires seront prises d'ici le 31 mars 2015 afin de démontrer la pleine conformité avec la Politique du CT sur le contrôle interne.

3.1.2 Cartes d'achat

Des faiblesses ont été relevées dans le cadre de contrôle en place pour veiller à ce que les transactions effectuées au moyen des cartes d'achat soient autorisées de façon appropriée, un suivi soit effectué.

3.1.2.1 Généralement, les approbations appropriées ont été obtenues pour demander les cartes d'achat, et la vérification par le gestionnaire de centre de responsibilité que les marchandises ont été reçues pour le prix exact a été effectuée de manière cohérente, en vertu de l'article 34. Cependant, contrairement à l'article 32 de la LGFP, l'approbation des transactions effectuées au moyen de cartes d'achat n'était pas uniforme dans toutes les régions.

Selon la Directive sur le contrôle des engagements (FD-350-4), nous nous attendions à trouver des preuves d'application uniforme de l'article 32 sur les approbations pour toutes les transactions au moyen de cartes sélectionnées dans le cadre des essais.  Ces preuves avaient comme but de  " s'assurer qu'il y avait un solde suffisant et inutilisé disponibles avant de conclure les transactions par carte d'acquisition, ou de fournir par écrit un engagement des dépenses, d'engagement et /ou une autorisation de la transaction au détenteur de la carte "[4].

Certaines régions ont signalé que l'article 32 n'était pas l'approbation nécessaire pour les achats de moins de 10 000 $ effectué avec les cartes d'achat.  D'autres régions ont fourni des preuves de l'approbation des dépenses de plus de 500 $.  Cette variation a été reflétée dans les résultats des tests, soit 17 des 41 achats (41%) de plus de 500 $ ont obtenu l'approbation de l'article 32 avant la date de la transaction par carte d'achat.

Sans approbation appropriée relative à l'article 32 avant la transaction effectuée au moyen d'une carte d'achat, il y a un risque que l'acquisition soit effectuée sans que les fonds soient disponibles dans le budget du CRG.

3.1.2.2 Les principaux contrôles visant à assurer l'harmonisation avec les lignes directrices et les directives du CT et du SCC n'étaient pas toujours en place.

Dans un échantillon de 15 cartes d'achat attribuées, la preuve que le formulaire Cartes d'achat – Consentement est accusé de réception avait été signé par l'employé avant la remise de la carte était disponible pour un détenteur de carte. Si l'employé ne reconnaît pas ses restrictions et ses responsabilités en ce qui a trait à l'utilisation d'une carte d'achat, il existe un risque accru d'abus potentiel.

Récemment, l'AC a mis en œuvre la politique sur la carte d'achat du gouvernement et les instructions et un module de formation en ligne, qui s'applique à tous les employés du SCC qui utilisent ou sont responsables des cartes d'achat.  La réussite de la formation garantit que les employés reconnaissent leur compréhension des politiques et procédures du SCC en ce qui a trait aux cartes d'achat, ce qui devrait atténuer le risque que les employés sont peu ou mal informés de leurs responsabilités concernant l'utilisation des cartes d'achat.

Aucune preuve n'a été fournie selon laquelle un processus officiel d'examen ou de suivi était en place pour faire le suivi de l'utilisation et de la possibilité d'abus des cartes d'achat. On se fonde sur l'approbation relative à l'article 34 pour les transactions individuelles et le programme de vérification après paiement, qui comprend les transactions effectuées au moyen d'une carte d'achat. Bien que certaines mesures de suivi ponctuel des transactions effectuées au moyen de cartes d'achat soient effectuées dans certaines régions, l'absence d'un programme officiel visant toutes les régions entraîne l'augmentation du risque que les abus ou les erreurs relatives aux cartes d'achat ne soient pas remarqués.

Recommendation 2

Le commissaire adjoint, Services corporatifs, devrait mettre en place un programme officiel d'assurance de la qualité de la surveillance des transactions par cartes d'achat afin de veiller :

  • à l'enregistrement d'élément de preuve visant à démontrer l'engagement des fonds (article 32 de la LGFP) pour toutes les transactions effectués au moyen d'une carte d'achat;
  • À ce que le formulaire Cartes d'achat – Consentement et accusé de réception soit signé avant la remise d'une carte d'achat à un employé.


Réponse de la direction

Nous sommes en accord avec cette recommandation. Des mesures seront prises pour résoudre les problèmes identifiés par le 31 mars 2015.

3.1.3 Gestions des données du fournisseur

La division des tâches entre les personnes et qui traitent et paient les factures et les personnes qui ont la possibilité de créer ou de modifier les données principales sur le fournisseur n'est pas uniforme dans les régions. De plus, les documents d'appui ne sont pas maintenus de façon uniforme afin de justifier la modification des données sur les fournisseurs, ou n'indiquent pas que les changements ont été passés en revue et approuvés avant le traitement.

3.1.3.1 La séparation adéquate des tâches n'a pas été intégrée au système financier en ce qui a trait aux données principales sur le fournisseur.

En réponse aux questions des vérificateurs, certains bureaux régionaux ont indiqué qu'il n'y avait pas de séparation des tâches entre les personnes qui participent à la gestion des données principales sur les fournisseurs dans le système financier, et les personnes qui traitent les factures des fournisseurs. On se fonde sur la séparation des tâches associées à l'article 33 pour les agents qui émettent les paiements; cependant, les approbations relatives à l'article 33 dans le SIFM sont effectuées en lots, et ne nécessitent pas l'examen de chaque transaction, sauf si les transactions répondent aux critères de vérification avant paiement, ou sont sélectionnées dans le cadre d'un échantillonnage de vérification après paiement.

Dès que les essais n'ont pas décelé de preuve de fraude, sans séparation adéquate des tâches entre les personnes autorisées à effectuer des changements dans les données principales des fournisseurs et les personnes participant au traitement des factures, il existe un risque que des fournisseurs fictifs soient créés dans le SIFM et que des factures frauduleuses soient traitées sans être détectées.

3.1.3.2 Les changements effectués aux données principales des fournisseurs n'étaient pas soutenus de façon adéquate par les documents.

Les essais sur un échantillon de 60 modifications de données principales sur les fournisseurs sélectionnés dans tout le pays ont révélé que 17 (28 %) changements étaient appuyés par des éléments appropriés, y compris une autorisation avant le traitement. Sept autres changements (11 %) étaient soutenus par des courriels.

Sans attente normalisée selon laquelle des preuves suffisantes et une autorisation sont requises avant la modification des données principales au dossier d'un fournisseur, il existe un risque accru que les données principales sur de nouveaux fournisseurs ou sur les fournisseurs actuels soient créées ou modifiées sans détection, ce qui pourrait entraîner des paiements frauduleux ou des erreurs qui ne seraient pas remarquées.

Les discussions avec la direction de la Direction générale du contrôleur ont indiqué qu'un processus est mis en œuvre pour officialiser la demande et l'approbation des changements aux données principales des fournisseurs dans le cadre d'un plan d'action visant à répondre aux recommandations d'un examen interne du SCC sur les résultats de test sur l'efficacité de la conception pour les processus des sommes à payer et de paiement.  Par conséquent, aucune recommandation additionnelle ne sera formulée dans le présent rapport. Toutefois, ce domaine sera inclus dans les prochains audits interne.

3.1.4 Immobilisations

Peu de documents étaient disponibles pour appuyer le cadre de contrôle actuel afin de veiller à ce que les immobilisations indiquées dans les états financiers. Il y avait des documents pour démontrer que les coûts historiques des immobilisations étaient consignés, et qu'une fois les immobilisations retirées, elles étaient retirées du registre des immobilisations corporelles, et que les immobilisations en construction représentaient tous les coûts associés à la construction d'immobilisations et non aux coûts d'immobilisations déjà utilisées.

3.1.4.1 Peu de documents ont été fournis pour démontrer l'approbation et le reflet fidèle des immobilisations dans le grand livre auxiliaire des biens immobilisés.

Des contrôles préliminaires en audit ont révelé que 9/55 (16%) des transactions ont été enregistrés dans le grand livre auxiliaire des biens immobilisés, et des preuves (formulaire SCC 0958) fournis pour 3/55 (5%) des transactions.  Une vérification secondaire a indiqué que 34 des 55 transactions étaient des opérations dans le compte (donc ne nécessitant pas l'apposition de l'étiquette de bien sur le bien), de plus deux échantillons étaient à l'extérieur de la période de portée de cet audit.  Pour les 19 transactions restantes, toutes ont été enregistré dans le grand livre auxiliaire des biens immobilisés et 17 de ces 19 transactions comportaient des preuves de l'apposition de l'étiquette de bien sur le bien.  La preuve (formulaire SCC 0958 pour les biens et formulaire SCC 1464 pour les biens de la flotte) afin de démontrer que le GCR avait obtenu les immobilisations était disponible pour 8/19 des actifs.

3.1.4.2 Peu de processus officiels étaient en place pour faire le suivi et le rapprochement liés à chaque compte de projet individuel d'immobilisations en cours afin de veiller à leur entière exactitude, et que les immobilisations incomplètes demeurent dans ce compte à la fin de l'exercice.

Selon les entrevues effectuées par les vérificateurs et les analyses d'appui obtenu, lors de l'exercice 2012-2013, la Direction générale du contrôleur n'a pas fait les rapprochements de façon uniforme pour les transactions des comptes créditeurs dans le grand livre auxiliaire des biens immobilisés et des comptes des immobilisations en cours liés à l'infrastructure et aux logiciels. Cet exercice n'était effectué que pour les édifices. L'objectif est que tous les rapprochements seront effectués pour tous les comptes d'immobilisations en cours à la fin de l'exercice 2013-2014. Par conséquent, dans le cadre du présent audit, il n'a pas été possible de démontrer que les rapprochements ont été effectués pour tous les soldes dans les comptes d'immobilisations en cours.

Dans le cadre des essais généraux des immobilisations en cours, un échantillon de 10 projets d'immobilisations en cours a été prélevé pour vérifier si des examens réguliers étaient effectués en ce qui a trait à l'exactitude des soldes complets des immobilisations en cours, et pour veiller à ce que tous les biens complétés soient transférés dans le grand livre des immobilisations. Dans l'échantillon des projets sélectionnés, seuls 3 projets (30 %) comportaient des preuves selon lesquelles le gestionnaire de projet avait passé en revue le solde d'immobilisations en cours. 

Le Bureau du contrôleur a confirmé qu'un processus officiel et mis en place suite à la recommandation du processus sur les résultats de test sur l'efficacité de la conception pour les immobilisations en cours.  Ce processus demandera aux gestionnaires de projets de passer en revue et approuver les soldes des immobilisations en cours de chaque projet afin de vérifier qu'ils soint complets et exacts, et devront noter l'état de chaque projet.  Cette fonction servira à s'assurer que les représentants de la Direction générale du contrôleur reçoivent suffisamment de détails pour appuyer les montants des immobilisations en cours et ceux  transférés dans le grand livre des immobilisations.

Sans les rapprochements des transactions des comptes créditeurs dans le grand livre des immobilisations ainsi que des comptes des immobilisations en cours, il existe un risque accru que les inexactitudes du grand livre et des comptes des immobilisations en cours ne soient pas relevées.

3.1.4.3 Les preuves indiquant qu'une prise d'inventaire physique a été effectuée en date du 31 mars 2013 n'ont pas été fournies de façon uniforme.

Un échantillon de trois soldes des immobilisations des autorités de rapports financiers a été sélectionné afin d'obtenir des éléments appuyant la prise d'inventaire physique des immobilisations en date du 31 mars 2013. Aucun des soldes étudiés ne contenait d'indications démontrant qu'une prise d'inventaire physique des immobilisations a été effectuée à la fin de l'exercice. Les documents à l'appui fournis étaient un exemplaire de la lettre de déclaration régionale signée par chaque région à la fin de l'exercice. Cette lettre comportait l'annexe B – Certification du dénombrement des stocks, des immobilisations et des biens attrayants, confirmant la prise d'inventaire physique des biens et les modifications effectuées. Dans un cas, la région n'a pas signé l'annexe, puisque le dénombrement n'était pas encore terminé.

Sans preuve, outre la lettre mentionnée ci-dessus, pour appuyer le fait que l'inventaire des biens ait été effectué à la fin de l'exercice, il est impossible de confirmer l'exécution de pratiques exemplaires (p. ex. division des tâches, signature des fiches de dénombrements) ayant une incidence sur la qualité des dénombrements.

3.1.4.4 les renseignements disponibles sont insuffisants pour démontrer que l'examen et l'approbation des biens sont uniformes dans le cas des biens à éliminer, à dévaluer, ou à radier.

L'examen des documents et les entrevues ont permis de confirmer que les comités d'étude sur la disposition des biens et les comités d'examen des biens sont en place pour examiner et approuver la disposition ou la radiation de biens. Puisque aucune preuve n'a été fournie pour appuyer la prise d'inventaire physique complète des biens (voir ci-dessus), aucune conclusion ne peut être énoncée sur l'état des contrôles relatifs à la dévaluation et à la radiation dans le cadre des dénombrements de fin d'exercice.

Conformément aux résultats des dénombrements de fin d'exercice, les renseignements recueillis ont permis de confirmer que les politiques et les procédures sont en place pour relever et approuver les ressources excédentaires et les biens devant être dévalués ou radiés au cours de l'année; toutefois, aucune preuve fournie n'indique que les évaluations ponctuelles des biens ont été effectuées.

Soixante immobilisations ont été sélectionnées aux fins des essais. L'échantillon comprenait notamment des biens de chaque région, tous devant être éliminés. L'équipe de l'audit s'attendait à ce que des documents liés à l'élimination des biens figurent au dossier avant la comptabilisation en vue de l'élimination d'une immobilisation.

La plus importante transaction parmi l'échantillon était pour un véhicule d'une valeur de 59 432 $, et la plus petite, pour un banc de scie de 1 000 $. Un article évalué à 1 024 757 $ a été choisi, mais a par la suite été exclu parce qu'il avait été mal codé. On a reconnu cette erreur, et le personnel responsable des finances l'a corrigée avant l'audit. En tenant compte de cette exclusion, la valeur moyenne des biens a été établie à 12 346 $. Par conséquent, les erreurs de comptabilisation de ces biens ont été considérées comme non importantes.

Des 60 immobilisations de l'échantillon, 31 biens éliminés (52 %) ont fait l'objet d'une approbation en vue d'être supprimés du grand livre auxiliaire des immobilisations. L'échantillon a encore été réduit puisqu'il a été déterminé que l'information relative à cinq biens était erronée. Pour 64 % des biens restants (35/55), les renseignements relatifs à la méthode d'élimination n'avaient pas été fournis. Par conséquent, il a été impossible de déterminer s'il y a eu des produits découlant d'une vente, et dans l'affirmative, si ces produits ont été consignés dans le système financier. Pour six transactions où il a été confirmé que le bien a été éliminé par une vente, aucune preuve n'a été fournie selon laquelle les produits découlant de cette vente ont été consignés de manière appropriée dans le système financier. Par conséquent, l'examen de l'échantillon des transactions a permis de cerner un certain nombre de lacunes administratives comme des approbations manquantes au dossier et un manque de preuves des éliminations.

Le manque de documents est un problème suffisamment inquiétant pour les vérificateurs. Par conséquent, un audit est prévu prochainement.

Recommendation 3

Le commissaire adjoint, Services corporatifs, devrait établir et mettre en œuvre un programme officiel selon lequel :

  • Le gestionnaire de projet est tenu de passer en revue et de mettre à jour l'état de ses projets et des soldes des immobilisations en cours régulièrement afin de permettre la capitalisation rapide des biens terminés et les rapprochements généraux des comptes.
  • Les rapprochements des comptes des immobilisations en cours sont effectués au moins une fois par année;
  • Des preuves sont disponibles pour toutes les transactions de biens à éliminer, à dévaluer ou à radier ayant une incidence sur les immobilisations et sur l'inventaire physique des biens.


Réponse de la direction

Nous sommes en accord avec cette recommandation.  Des mesures ont déjà été prises pour formaliser le processus d'immobilisations.  Les rapprochements des actifs en cours et les exigences des dévaluations et radiations de la preuve sera en place d'ici le 31 mars 2015.

3.1.5 Inventaire

Un cadre était en place et fonctionnelle pour établir la valeur appropriée d'un inventaire permanent dans les états financiers du SCC. Toutefois, aucun élément ne permettait de soutenir l'établissement de la valeur de l'inventaire dans le système d'inventaire périodique à la fin de l'exercice (dénombrement et méthode d'évaluation).

3.1.5.1 Des éléments probants ont permis de confirmer la conformité du système d'inventaire permanent du SCC. Cependant, peu de renseignements étaient disponibles pour confirmer les dénombrements des stocks en fin d'exercice et la division des tâches relatives au système d'inventaire ponctuel du SCC.

Dans le cas des inventaires gérés par un système d'inventaire ponctuel dans toutes les régions, le dénombrement de fin d'exercice est fondé sur ce qui est inscrit dans les états financiers, puisqu'il n'y a pas de registre continu. Un échantillon de soldes d'inventaire ponctuel du 31 mars 2013 a été sélectionné afin d'examiner les preuves selon lesquelles des dénombrements d'inventaire de fin d'exercice ont été effectués. Pour huit des soldes compris dans l'échantillon (relevé dans différentes régions et à différents endroits), les feuilles sommaires du compte de l'inventaire ponctuel approuvées par le directeur furent fournies pour seulement 75% des sites (69 sites sur 92 sites testés).  Aussi, aucun des sites testés n'ont fournis les feuilles de dénombrement des stocks ce qui n'a pas permis à l'équipe de l'audit d'évaluer si la division des tâches fut mis en œuvre ou pas.

Puisque les documents détaillés sur le dénombrement annuel n'ont pas été fournis, l'équipe de l'audit n'a pas été en mesure d'évaluer si l'approche d'évaluation utilisée pour l'inventaire ponctuel est appropriée.

Recommendation 4

Le commissaire adjoint, Services corporatifs, devrait veiller à ce que des éléments soient disponibles afin d'appuyer les dénombrements ponctuels des stocks complets, conformément aux Lignes directrices 350-1 sur la gestion des biens.



Réponse de la direction

Nous sommes en accord avec cette recommandation. Des procédures améliorées seront mises en œuvre pour appuyer une gestion efficace des inventaires avant le 31 mars 2015.

4.0 Conclusion

De façon générale, les résultats de l'audit indiquent que le SCC fait des progrès sur le plan de la documentation et de la mise en œuvre de contrôles clés sur l'information financière; on n'a décelé aucun signe de fraude, ni d'acquisition ou de paiement inapproprié.

En ce qui a trait au traitement des factures, aux règlements interministériels, à l'amortissement et aux ventes/comptes débiteurs, l'audit a constaté que les contrôles clés sont appliqués de façon uniforme et efficace.

Dans certains domaines précis, comme la vérification après paiement, la gestion des cartes d'achat, les données principales du fournisseur et la prise de l'inventaire, la vérification a permis de constater que la mise en œuvre de processus complet ou l'apport d'amélioration pratique de documentation sont nécessaires pour démontrer l'application efficace et constante des contrôles clés.

Dans le domaine des immobilisations, la vérification a constaté que des efforts supplémentaires sont requis pour la mise en œuvre et la documentation des processus afin de veiller à ce que les rapports sur les immobilisations soient exacts, et effectués selon les politiques et les directives applicables.

Le rapport contient des recommandations en appui aux travaux continus du SCC sur les contrôles financiers internes, afin d'assurer à l'administrateur général que les états financiers sont exempts d'inexactitudes importantes.

5.0 Réponse de la gestion

La gestion est d'accord avec les conclusions et recommandations de l'audit tel que présenté dans le rapport de l'audit. La direction a préparé un plan d'action de la gestion détaillé pour répondre aux questions soulevées dans l'audit et les recommandations connexes. La mise en œuvre complète du plan d'action de la gestion est prévue pour le 31 mars 2015.

6.0 Précisions sur l'audit

6.1 Approche et méthodologie

La preuve de l'audit a été recueillis par un certain nombre de méthodes tels que :  l'examen de la documention, mise à l'essai des contrôles essentiels, l'échantillonage des transactions financières ainsi que des entrevues avec le personnel à l'AC et dans certaines régions.

Examen de la documentation : Des documents pertinents, tels que des lois, des diagrammes de processus, des manuels comptables, des directives financières, des directives du commissaire et des lignes directrices, des dossiers et rapports financiers, ainsi que des documents connexes sur les contrôles essentiels ont été étudiés.

Mise à l'essai : À l'étape de la réalisation, les contrôles essentiels (pour les processus sélectionnés indiqués à l'Annexe A) seront soumis à une mise à l'essai détaillée afin d'en évaluer l'efficacité. La méthode de mise à l'essai retenue dépendait de l'application de la démarche d'échantillonnage, laquelle est décrite plus loin.

Échantillonnage : Afin d'élaborer une technique d'échantillonnage qui tient compte des critères de l'audit indiqués à l'Annexe A, un échantillon de transactions financières effectuées dans le cadre des processus retenus a été établi à des fins pour l'audit. La taille de l'échantillon de transactions à sélectionner et à vérifier dépendait de l'évaluation du risque inhérent attribué au domaine de contrôle, et de la valeur monétaire des comptes financiers respectifs ou de la fréquence du contrôle en question, compte tenu d'une méthode d'échantillonnage établie. Nous avons usé de jugement professionnel (c.-à-d., les transactions de grande valeur, transactions en fin d'exercice), et de l'échantillonnage aléatoire pour sélectionner chaque transaction, afin de permettre la sélection d'éléments particuliers ou des transactions qui montraient des signes suspects, inhabituels, particulièrement vulnérables aux risques, qui avaient des antécédents d'erreur. Nous avons déployé tous les efforts possibles afin de sélectionner des échantillons représentant le segment géographique de la population. 

Entrevues : Des entrevues auprès des cadres supérieurs des Finances, des responsables des principaux processus choisis et du personnel affecté à la gestion et à l'administration des processus clés, tant à l'AC que dans certaines régions, ont été menées.

Voyages : aucun déplacement n'a été requis pour cet audit. Les documents examinés par les vérificateurs ont été fournis par les régions et les entretiens ont été effectués par téléphone et par vidéoconférence.

6.2 Travaux des audits antérieurs

Les audits antérieurs effectués par le SCC ont été utilisés pour aider à la portée deu travail de l'audit.

Vérification continue des contrôles internes en matière de rapports financiers

Les audits visaient à examiner et à vérifier de manière indépendante l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles exercés sur l'information financière à l'appui des responsabilités dont s'acquittent le DPF et l'administrateur des comptes.  Les audits permanents suivants ont été effectués par le SVI :

  • Rémunération (2009-2010)
  • Déplacements (2009-2010)
  • Allocations pour comptes clients douteux (2009-2010)
  • Accueil (2011-2012)
  • Rémunération – y compris le suivi de l'audit précédent (2012-2013)
  • Transactions liées à des paies non conventionnelles (2012-2013).

Vérification de la passation de marchés et des approvisionnements et Vérification des contrats de faible valeur

Les audits visaient à vérifier que les contrats d'une valeur supérieure et inférieure à 25 000 $, du 1er avril 2011 au 31 décembre 2012, ont été traités selon les lois, les politiques, et les lignes directrices applicables du gouvernement du Canada.

En plus du travail effectué par les services de vérification interne, d'autres exercices dans le domaine des contrôles financiers ont été effectués par le Groupe des contrôles financiers internes au SCC.

Examen des contrôles au niveau des entités

Le groupe des contrôles financiers internes au SCC a un plan pluriannuel visant à compléter les tests de conception et d'éfficacité de tous les entités de contrôle, les contrôles technologiques de l'information générale, et pour tous les processus importants identifiés, y compris les contrôles financiers clés au sein de ces processus d'affaires importants.  Des recommandations ont été formulées (150 au total) et les responsables des processus organisationnels ont préparé des plans d'action de la gestion. Certaines recommandations, en fonction de leur complexité, n'ont pas été complètement mis en oeuve à compter de la date du présent rapport. Celles qui ont été formulées par le groupe des contrôles financiers internes seront indiquées dans le présent rapport.

6.3 Déclaration de conformité

À titre de dirigeant principal de la vérification, je suis d'avis professionnel que des procédures de vérification suffisantes et adaptées et des données ont été recueillies à l'appui de la conclusion fournie et contenue dans ce rapport. L'opinion repose sur une comparaison des circonstances, tel qu'elles existaient à l'époque, et des critères de vérification préétablis convenus avec la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

Les éléments probants ont été recueillis conformément à la politique du Conseil du Trésor, aux directives et aux normes sur la vérification interne et aux procédures qui permettent de respecter les normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes. Les données recueillies ont permis à la haute direction d'obtenir une preuve de l'avis formulé à la suite de la vérification interne.


Date :

Sylvie Soucy, CVI,
Dirigeante principale de la vérification

 


Annexe A : Critères de l’audit

Le tableau suivant indique les critères de l'audit développés afin d'atteindre l'objectif précité de l'audit tout en respectant la portée :

Processus financier Critères de l'audit Conforme/partiellement conforme/Non conforme
Comptes fournisseurs
Traitement des factures
Le processus des comptes débiteurs et les séries conformément aux lois, politiques et pratiques exemplaires en vigueur. Partiellement conforme
Gestion des cartes d'achat Les cartes d'achat sont gérées conformément aux lois, politiques, et pratiques exemplaires en vigueur. Partiellement conforme
Gestion des données de base fournisseur Le processus de gestion des fournisseurs prévoit une répartition adéquate des tâches. Non conforme
Immobilisations corporelles (y compris les actifs en construction) Les immobilisations corporelles sont gérées conformément aux lois, politiques, et pratiques exemplaires en vigueur. Non conforme
Amortissement Pour les immobilisations pouvant être amorties, une période d'amortissement adéquate est fixée, l'amortissement est calculé et appliqué sur une base mensuelle, et le caractère raisonnable de la dépense mensuelle en amortissement est examiné. Conforme
Processus de règlements interministériels Les approbations et les programmes de surveillance appropriés sont établis, afin de veiller à l'exactitude et à l'exhaustivité des transactions effectuées avec d'autres gouvernements. Conforme
Ventes et comptes débiteurs Les ventes et comptes débiteurs sont gérés conformément aux lois, politiques et pratiques exemplaires en vigueur. Conforme
Inventaire             Les processus liés à l'inventaire sont gérés conformément aux lois, politiques et pratiques exemplaires en vigueur. Partiellement conforme

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

CORCAN est un organisme de service spécial (OSS), ce qui lui permet de fonctionner comme une entreprise dans le respect des politiques et règlements gouvernementaux.  CORCAN, un programme de réadaptation clé du SCC, vise à contribuer à la réinsertion en toute sécurité des délinquants dans la société canadienne en offrant des possibilités d'emploi et de formation aux délinguants pendant leur incarcération dans les péntenciers fédéraux et pendant de brèves périodes, à ceux qui ont été mis en liberté.

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Note de bas de page 2

L'importance se définit comme étant 0,5 % de l'ensemble des dépenses de fonctionnement du SCC, lequel a été calculé à partir des états financiers consolidés au 31 mars 2012; le résultat de ce calcul se chiffrait à 13 millions de dollars, montant qui a servi à déterminer les soldes et domaines de contrôle importants pour la délimitation des domaines essentiels de contrôle.

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Note de bas de page 3

CAFE est les créditeurs à la fin de l'exercice

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Note de bas de page 4

FD-350-4 section 8 e.

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