Audit de la gestion des biens

Vérification Interne

Le 1 juin 2016

Sommaire

Qu'avons-nous examiné?

L'audit de la gestion des biens s'inscrivait dans le Plan d'audit axé sur les risques de 2014-2017 du Secteur de la vérification interne (SVI) du Service correctionnel du Canada (SCC).

Au SCC, il existe trois types de biens meubles :

  • les immobilisations réunissent tous les biens achetés, construits ou mis au point pour être utilisés dans le cours normal des activités, ne devant pas être revendus, coûtant chacun au moins 10 000 $ à l'achat et ayant une durée de vie utile de plus d'un an;
  • les articles attrayants sont achetés à l'aide des fonds d'exploitation, coûtent de 1 000 $ à 10 000 $ à l'achat (taxes en sus) et ont une durée de vie utile de plus d'un an. Ces articles servent couramment dans leur forme actuelle ou légèrement modifiée et, normalement, peuvent être transportés à la main, facilement convertis à un usage personnel et peuvent être dérobés. Dans certains cas, les articles de moins de 1 000 $ peuvent aussi être classés parmi les articles attrayants;
  • les stocks, qui sont hors de la portée du présent audit, sont des articles pouvant être utilisés qui sont conservés dans une unité opérationnelle ou une installation d'entreposage. Il existe deux catégories de stocks, à savoir ceux dont les articles sont destinés à la revente et ceux dont les articles ne le sont pas.

Le présent audit visait à fournir l'assurance que :

  • un cadre de gestion conforme aux exigences législatives et à celles du Conseil du Trésor est en place;
  • le SCC observe les politiques et les directives pertinentes sur la gestion des biens;
  • le SCC a donné suite aux recommandations du Bureau du vérificateur général qui concernent les audits des comptes publics du Canada de 2011-2012 et de 2012-2013.

De portée nationale, l'audit comprenait une vérification physique et des tests de contrôle des immobilisations et articles attrayants détenus dans chacune des cinq régions et à l'administration centrale (AC). Diverses unités opérationnelles et les bureaux régionaux du SCC ont fait l'objet d'une visite.

L'audit a permis d'examiner le cadre de gestion des biens et d'évaluer la conformité aux directives et lignes directrices connexes. Il a évalué l'exactitude des données tenues à jour afin de rendre compte et de faire le suivi des immobilisations et des articles attrayants, depuis leur achat jusqu'à leur aliénation. Il s'agissait à la fois de surveiller les immobilisations et les articles attrayants inscrits à la liste des biens immobilisés, et l'exactitude des données financières du SIGFM sur les immobilisations. L'exactitude et la méthode utilisée pour procéder à la vérification complète des biens, achevée peu avant que l'équipe d'audit visite les unités opérationnelles, ont été révisées et évaluées. Enfin, l'audit s'est aussi penché sur les mesures de protection mises en place pour réduire au minimum les risques de mauvaise utilisation, de perte ou de vol des immobilisations et des articles attrayants.

Pourquoi est-ce important?

L'audit était lié à la priorité organisationnelle du SCC visant « des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs » et au risque de l'organisation « que le SCC ne puisse être en mesure de gérer d'importants changements découlant de la transformation, des modifications législatives et des compressions budgétaires ».

Au gouvernement fédéral, les activités de gestion du matériel sont tournées vers la gestion durable et financièrement responsable des biens meubles par les ministères et les organismes, afin de favoriser l'exécution rentable et efficiente des programmes gouvernementaux.

Au 31 mars 2015, le SCC assurait le suivi de 64 687 articles attrayants et de 13 402 biens immobilisés, ce qui représentait un coût total de plus de trois milliards de dollars.

Ce que nous avons constaté

Compte tenu des constatations tirées de l'audit, l'équipe d'audit a conclu que même si des aspects d'un cadre de gestion liés à la gestion des biens étaient en place, certains éléments devaient être raffermis. Voici quelques lacunes signalées :

  • les problèmes de clarté de la Directive financière et des instructions sur la vérification annuelle des biens augmentent les risques que les unités opérationnelles n'enregistrent pas ni ne comptabilisent toutes les immobilisations et tous les articles attrayants selon les méthodes prescrites;
  • la délimitation des rôles et des responsabilités incombant aux coordonnateurs des biens des BPR par rapport à ceux incombant aux coordonnateurs des biens d'une unité de fonctionnement locale n'est pas bien comprise ni mise en œuvre de façon uniforme et a semé la confusion. Cela engendre le risque que les renseignements relatifs à certaines catégories précises de biens ne soient pas toujours inscrits correctement à la liste des biens immobilisés ou qu'ils soient inscrits en double;
  • le manque de séances de formation ou de sensibilisation offertes aux coordonnateurs des biens et aux gardiens des biens, afin de leur expliquer leurs rôles respectifs, augmente les risques que les immobilisations et les articles attrayants ne soient pas totalement protégés contre la perte, le vol ou la mauvaise utilisation.

Au chapitre de la conformité, l'audit a permis de cerner des aspects du portefeuille de la gestion des biens pour lesquels les unités opérationnelles se plient aux exigences. Toutefois, l'audit a cerné de nombreux problèmes de conformité, entre autres :

  • les inexactitudes relevées à l'issue de la vérification des biens de l'exercice 2014-2015 nuisent à la qualité, à la justesse et à l'utilité des renseignements utilisés pour rendre compte des immobilisations et des articles attrayants, et en assurer le suivi;
  • l'absence de mesures de protection des articles attrayants augmente le risque et la probabilité qu'ils soient perdus ou détournés, et que l'organisation ne soit pas en mesure d'en étudier et d'en déterminer la cause;
  • le manque de processus uniforme et de documentation à l'appui de l'aliénation des immobilisations et des articles attrayants augmente le risque que les biens ne fassent pas l'objet d'un suivi complet et qu'ils ne soient pas comptabilisés, et que les aliénations ne se fassent pas selon des méthodes appropriées.

En ce qui a trait aux recommandations formulées dans les audits des comptes publics des exercices 2011-2012 et 2012-2013 du Bureau du vérificateur général, l'audit a révélé que, grâce aux mesures mises en œuvre par la Direction générale du contrôleur visant le rapprochement du grand livre auxiliaire et du grand livre général, le SCC suit la première partie de la recommandation présentée par le Bureau du vérificateur général. Au bout du compte, l'écart entre les immobilisations figurant dans le grand livre auxiliaire et celles figurant dans le grand livre général continue de diminuer au fur et à mesure que les divergences sont cernées puis corrigées. Toutefois, le SCC n'a pas atteint la cible visant à éliminer l'écart avant le 31 mars 2015. Pour ce qui est de la deuxième recommandation présentée par le Bureau du vérificateur général, l'équipe d'audit a conclu que le SCC était en mesure de comptabiliser et d'amortir de façon appropriée les immobilisations acquises. Cependant, comme cela a été observé tout au long du présent audit de la gestion des biens, le SCC a encore beaucoup de travail à faire relativement à la gestion continue des immobilisations, y compris en matière de protection et d'aliénation de ces dernières.

De façon générale, certains risques, qui ont été soulevés par l'audit, comprennent la possibilité que des immobilisations et articles attrayants soient détournés et, en fin de compte, que des données inexactes saisies dans le système financier puissent compromettre l'exactitude des états financiers. Afin d'atténuer ces risques, des recommandations ont été soumises à la haute direction.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations et les recommandations présentées dans le rapport d'audit. Elle a préparé un plan d'action de la gestion détaillé en réponse aux points soulevés dans le cadre de l'audit et aux recommandations connexes. Le plan d'action de la gestion sera entièrement mis en œuvre d'ici le 31 juillet 2016.

Acronymes, sigles et abréviations

AC :
Administration centrale
AR :
Administration régionale
BPR :
Bureau de première responsabilité
CCB :
Comités de contrôle des biens
CEB :
Comité d'examen des biens
CCC :
Centres correctionnels communautaires
CEDB :
Comité d'étude sur la disposition des biens
CMV :
Comité ministériel de vérification
CT :
Conseil du Trésor
DC :
Directives du commissaire
DF :
Directive financière
PCI :
Politique sur le contrôle interne
SCC :
Service correctionnel du Canada
SCGM :
Services de contrats et de gestion du matériel
SCR :
Sous-commissaire régional
SIGFM :
Système intégré de gestion des finances et du matériel
SVI :
Secteur de la vérification interne

1.0 Introduction

1.1 Contexte

L'audit de la gestion des biens s'inscrivait dans le Plan d'audit axé sur les risques de 2014-2017 du Secteur de la vérification interne (SVI) du Service correctionnel du Canada (SCC). Il était lié à la priorité organisationnelle du SCC visant « des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs » et au risque de l'organisation « que le SCC ne puisse être en mesure de gérer d'importants changements découlant de la transformation, des modifications législatives et des compressions budgétaires ».

Au gouvernement fédéral, les activités de gestion du matériel sont tournées vers la gestion durable et financièrement responsable des biens meubles par les ministères et les organismes, afin de favoriser l'exécution rentable et efficiente des programmes gouvernementaux.

Au SCC, les biens meubles sont répartis entre les catégories suivantes : immobilisations, articles attrayants et stocks. Les immobilisations réunissent les biens corporels et incorporels acquis, construits ou mis au point en vue d'être utilisés dans le cours normal des activités, et qui ne sont pas destinés à la revente. Ces biens sont acquis au coût de 10 000 $ ou plus, excluant les taxes, les frais d'intérêts ou le financement et toute pénalité de retard, et ils ont une durée de vie utile de plus d'un an. Comme l'indiquent les états financiers de 2014-2015 du SCC, les immobilisations coûtaient à l'origine 3,5 milliards de dollars, et leur valeur comptable nette se chiffrait à 2,1 milliards. Le tableau 1 qui suit montre le coût à l'origine et la valeur comptable nette des diverses catégories d'immobilisations.

Tableau 1 : Coût et valeur comptable nette par catégorie d'immobilisations (au 31 mars 2015 Note de bas de page 1)

Catégorie d'immobilisations Coût des biens Amortissements cumulés Valeur comptable nette
Terrains 14 288 000 $ 0 $ 14 288 000 $
Bâtiments 2 325 058 000 $ 944 312 000 $ 1 380 746 000 $
Travaux et infrastructure 639 283 000 $ 406 990 000 $ 232 293 000 $
Machines et matériel 216 498 000 $ 133 293 000 $ 83 205 000 $
Véhicules 62 587 000 $ 39 518 000 $ 23 069 000 $
Améliorations locatives 23 209 000 $ 12 356 000 $ 10 853 000 $
Immobilisations en cours 431 103 000 $ 0 $ 431 103 000 $
TOTAUX 3 712 026 000 $ 1 536 469 000 $ 2 175 557 000 $

Les articles attrayants composent une deuxième catégorie de biens. La Directive financière du SCC sur la gestion des biens (ci-après appelée la Directive financière) définit les articles attrayants comme étant des articles pouvant être transportés à la main et facilement convertis à un usage personnel et ayant un coût d'achat habituel qui se situe entre 1 000 $ et 10 000 $, taxes non comprises. De plus, toutes les armes et armes à feu, tout l'équipement de protection personnelle et tout l'équipement audio et vidéo sont considérés comme étant des articles attrayants, sans égard à leur valeur. À des fins de contrôle, un dossier est créé dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM) du SCC pour tous les articles attrayants, car ils sont particulièrement exposés à la perte, à la fraude ou au vol. Contrairement aux immobilisations, ces articles sont achetés à l'aide de capitaux d'exploitation et ne sont ni immobilisés, ni compris dans les états financiers en tant que biens. D'après les données du SIGFM, le SCC comptait plus de 65 000 articles jugés attrayants au 31 mars 2015. Ces 65 000 articles attrayants représentaient environ 83 % de tous les biens du SCC, mais seulement 3,1 % du coût total au moment de l'achat. Le tableau 2 présente le nombre et le coût des articles attrayants, par comparaison aux immobilisations.

Tableau 2 : Comparaison du coût total des immobilisations et des articles attrayantsNote de bas de page 2

Type de bien Nombre d'articles de matériel au SCC % des biens totaux Coût total à l'achat % du coût total
Articles attrayants dont le coût unitaire est de moins de 1 000 $ 39 311 50,3 % 20 649 336 $ 0,6 %
Articles attrayants dont le coût unitaire se situe entre 1 000 $ et 9 999 $ 25 376 32,5 % 81 062 443 $ 2,5 %
Immobilisations
13 402 17,2 % 3 165 963 546 $* 96,9 %
TOTAUX 78 089   3 267 675 325 $  

* Les immobilisations en cours ne sont pas comprises dans ce total.

Les stocks constituent la troisième grande catégorie de biens meubles. Ayant été écartés du présent audit, ils se définissent comme le matériel conservé dans les unités opérationnelles ou les installations d'entreposage en vue d'être utilisé, notamment le matériel en réparation ou enregistré dans le SIGFM. Le SCC est responsable des stocks destinés à la revente (y compris les matières premières de CORCAN, les travaux en cours et les inventaires des produits finis) et des stocks non destinés à la revente (comme les vêtements, la nourriture et d'autres articles consommables). Au 31 mars 2015, les stocks du SCC valaient 45 millions de dollars, soit environ 10 millions de stocks destinés à la revente, et 35 millions de stocks non destinés à la revente.

1.2 Cadre législatif et de politique

Une foule d'exigences législatives, internes ou imposées par l'organisme central encadrent la gestion des biens au sein du gouvernement et au SCC.

Exigences législatives

La Loi sur la gestion des finances publiques établit le fondement juridique de la gestion des biens et des charges du gouvernement du Canada.

La Loi sur les biens de surplus de la Couronne établit le fondement juridique et le cadre de gestion des biens de surplus de la Couronne que détiennent les ministères et les organismes fédéraux.

La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux établit le fondement juridique de l'acquisition, de l'administration et de l'aliénation de biens meubles et immeubles par le gouvernement du Canada.

Politique de l'organisme central

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré plusieurs instruments de politique qui fournissent des directives, déterminent les principales lois, et établissent des exigences et des normes professionnelles particulières en vue de la gestion et du contrôle efficaces des biens fédéraux. Ils précisent également l'ultime responsabilité et la saine gérance du matériel confié aux organismes fédéraux ou utilisé par eux. Voici certaines des politiques pertinentes :

  • Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis du CT;
  • Politique sur la gestion du matériel du CT;
  • Directive du CT sur l'aliénation du matériel en surplus;
  • Politique sur le contrôle interne (PCI) du CT.

Exigences internes

Le SCC applique les principales directives internes suivantes à la gestion de ses biens :

Directive financière (DF) 350 Marchés et gestion du matériel – Directive financière générale du SCC pour la gestion du matériel, exception faite du contrôle financier des immobilisations et de la gestion du parc automobile du SCC.

DF 350-1 Gestion des biens - Accompagne la DF 350 et expose le cadre de gestion des biens du SCC. Elle définit aussi les domaines de responsabilité de certains bureaux de première responsabilité (BPR) au titre de la gestion du processus de vérification et de prise d'inventaire de certaines catégories de biens, comme le matériel de technologie de l'information, l'équipement audio et vidéo, les véhicules du parc automobile, les terrains et les bâtiments, l'équipement lié à la santé et les produits consommables (p. ex. services alimentaires).

CMS-INST-2014-005 Instructions relatives à la vérification physique des biens – Accompagne la DF 350-1, et fournit des instructions détaillées pour la planification et la réalisation de vérifications physiques annuelles et périodiques des immobilisations et articles attrayants, sauf quelques exceptions établies par les BPR concernés, comme il a été question plus tôt.

DF FOps-DIR-2014-333 Comptabilisation des immobilisations – Expose le traitement budgétaire et comptable que le SCC réserve à toutes les transactions liées aux immobilisations.

Manuel de comptabilité du SCC, chapitre 4, Actifs – Expose le traitement comptable et leur présentation dans les états financiers des stocks, des immobilisations et des contrats de location-acquisition du SCC.  Le directeur, Imputabilité et rapports financiers, a avisé l'équipe d'audit que, en cas de divergence, les exigences énoncées dans la DF FOps-DIR-2014-333 (voir le paragraphe précédent) ont préséance sur celles contenues dans le Manuel de comptabilité du SCC.

1.3 Organisation du SCC

Puisque la Politique sur le contrôle interne (PCI) du CT exige que les rapports financiers soient soumis à un système efficace de contrôles internes, le Secteur des services corporatifs a chargé une équipe dirigée par la Direction de l'imputabilité et des rapports financiers de documenter et de tester les principaux processus financiers. À mesure que les aspects clés du contrôle sont terminés, l'équipe rédige des rapports qui résument les constatations et les recommandations visant à remédier aux faiblesses,  et soumet au Comité ministériel de vérification (CMV) un bilan des progrès accomplis. Le CMV a reçu le dernier bilan le 3 février 2015.

Même si la majorité des processus financiers ayant trait à la gestion des biens relève des Services corporatifs à l'administration centrale (AC), certaines responsabilités à l'égard de la mise en œuvre des processus sont déléguées aux régions. Au nombre de ces responsabilités (mais sans s'y restreindre), notons : l'inscription dans le Module sur les immobilisations et sa tenue à jour; le dénombrement annuel des immobilisations et des stocks; et le maintien des systèmes et listes d'inventaire.

Niveau national

La Commissaire adjointe, Services corporatifs, fournit des directives nationales et des conseils spécialisés et, en consultation avec les régions, voit à l'élaboration du cadre de politique et de responsabilisation applicable à la gestion des biens au SCC.

La Direction des services de contrats et de gestion du matériel (SCGM) de la Direction générale du contrôleur à l'AC travaille avec des intervenants et divers BPR à l'élaboration et au maintien de directives générales sur la gestion des biens au SCC.

La Direction de l'imputabilité et des rapports financiers de la Direction générale du contrôleur à l'AC est avant tout chargée de voir à ce que toutes les immobilisations soient correctement inscrites dans les comptes publics, et de constamment évaluer l'efficacité opérationnelle et conceptuelle des contrôles internes appliqués aux rapports financiers.

La Directive financière attribue également aux BPR du Service la responsabilité d'instaurer un processus acceptable de vérification et de prise d'inventaire pour chaque catégorie de biens dont ils sont responsables. Chaque BPR doit nommer un coordonnateur des biens qui, entre autres responsabilités, gère tous les renseignements pertinents et les inscrit à la liste des biens immobilisés du SIGFM. Les BPR comprennent le Directeur général, Services techniques et installations (véhicules du parc automobile, terrains et bâtiments, et équipement de surveillance audio et vidéo), la Dirigeante principale de l'information (matériel de technologie de l'information et équipement audio et vidéo ne servant pas à des fins de sécurité) et le Directeur général, Services de santé (équipement associé à la santé).

Niveau régional ou local

Dans les régions, les gestionnaires régionaux des SCGM font bénéficier le personnel de première ligne de leur expertise et de leurs conseils, travaillent avec les coordonnateurs des biens à la planification des vérifications physiques des biens et supervisent la structure régionale de gouvernance constituée des trois comités d'examen des biens abordés plus loin.

Les coordonnateurs des biens sont les principaux intervenants de première ligne au titre de la gestion des biens. Ils veillent à ce que toutes les immobilisations et tous les articles attrayants de leur unité opérationnelle soient identifiés, classés, documentés et enregistrés, et à ce que tout changement du statut de ces biens (transfert, aliénation, perte ou autre) soit correctement saisi dans le SIGFM.

Les gestionnaires de budget s'assurent que les acquisitions faites sous leur autorité sont justifiées, nécessaires et correctement inscrites au SIGFM. Ils sont aussi responsables de la saine gestion des fonds publics qui leur sont confiés, et de la protection et de la garde en lieu sûr des biens assignés à leur personnel.

Les gardiens des biens sont tous les employés du SCC ayant en leur possession des biens du SCC. Ils doivent s'assurer que leurs biens sont adéquatement protégés, et que tout changement du statut de ces biens (perte, vol, bris, transfert ou autre) est signalé, de sorte que les données du SIGFM demeurent exactes.

Conformément à la Directive financière, trois comités différents surveillent plusieurs des activités de gestion des immobilisations et biens attrayants du SCC, exception faite du parc automobile.

  • les comités d'examen des biens (CEB) sont établis localement (unité opérationnelle) et procèdent à une évaluation indépendante des pertes et des autres ajustements proposés à l'inventaire (des biens) entre 1 000 $ et 25 000 $. Pour toute radiation de moins de 10 000 $, le Comité d'examen des biens présentera une recommandation au gestionnaire de budget, tandis que le Comité présentera des recommandations au contrôleur régional pour toute radiation entre 10 000 $ et 25 000 $;
  • les comités de contrôle des biens (CCB) font une évaluation indépendante des pertes et des autres ajustements proposés à l'inventaire des biens de 100 000 $ ou moins, que leur a soumis le Comité d'examen des biens;
  • les comités d'étude sur la disposition des biens (CEDB) examinent et critiquent les stratégies d'aliénation proposées, et veillent au respect des politiques du SCC en matière d'aliénation. Les comités d'étude sur la disposition des biens sont de portée régionale, mais chaque administration régionale (AR) peut centraliser ce comité ou déléguer les pouvoirs d'approbation aux unités opérationnelles.

2.0 Objectifs et portée

2.1 Objectifs de l'audit

Le présent audit visait à fournir l'assurance que :

  • un cadre de gestion conforme aux exigences législatives et à celles du Conseil du Trésor est en place;
  • le SCC observe les politiques et directives pertinentes sur la gestion des biens;
  • le SCC a donné suite aux recommandations du Bureau du vérificateur général qui concernent les audits des comptes publics du Canada de 2011-2012 et de 2012-2013.

Les critères à l'égard de chaque objectif sont précisés à l'annexe A.

2.2 Portée de l'audit

De portée nationale, l'audit comprenait une vérification physique et des tests de contrôle des immobilisations et des articles attrayants détenus dans chacune des cinq régions et à l'AC. Diverses unités opérationnelles et les bureaux régionaux du SCC ont fait l'objet d'une visite.

L'audit a permis d'examiner le cadre de gestion des biens et d'évaluer la conformité aux directives et aux lignes directrices connexes. Il a évalué l'exactitude des données tenues à jour afin de rendre compte et de faire le suivi des immobilisations et des articles attrayants, depuis l'achat jusqu'à l'aliénation. Il s'agissait à la fois de surveiller les immobilisations et les articles attrayants inscrits à la liste des biens immobilisés, et l'exactitude des données du SIGFM sur les immobilisations. L'exactitude et la méthode utilisée pour procéder à la vérification complète des biens, achevée peu avant que l'équipe d'audit visite les unités opérationnelles, ont été révisées et évaluées. Enfin, l'audit s'est aussi penché sur les mesures de protection mises en place pour réduire au minimum les risques de mauvaise utilisation, de perte ou de vol des immobilisations et des articles attrayants.

Puisque l'audit se concentrait sur les biens meubles, les biens immobiliers (entre autres les terrains et les bâtiments) en ont été écartés. Par ailleurs, même s'il abordait aussi l'équipement de gestion de l'information, il ne permettait pas d'examiner et de tester les mesures de suivi et de protection des ordinateurs, qui n'entrent pas dans la définition des articles attrayants. Enfin, la vérification physique des produits consommables, à la fois du SCC et de CORCAN, n'avait pas été soumise au présent audit, car ce dernier ne visait que les articles attrayants et les immobilisations.

3.0 Constatations et recommandations découlant de l'audit

3.1 Cadre de gestion

L'objectif premier consistait à fournir l'assurance raisonnable qu'un cadre de gestion conforme aux exigences législatives et à celles du Conseil du Trésor était en place.

Le cadre de gestion des biens du SCC a été examiné selon quatre angles, soit le cadre de politique, les rôles et responsabilités, la formation, et la surveillance effectuée pour assurer la justesse du processus de suivi et de protection des immobilisations et des articles attrayants.

3.1.1 Cadre de politique

Nous nous attendions à constater que les politiques, les directives et les lignes directrices du SCC en matière de gestion des biens concordent avec les exigences du Conseil du Trésor et aient été communiquées à tous les employés concernés.

La Directive financière sur la gestion des biens concordait avec les politiques connexes du Conseil du Trésor, mais de nombreux utilisateurs se préoccupaient de son manque de clarté.

La Directive financière sur la gestion des biens a été mise à jour en octobre 2014. De manière générale, nous avons conclu que la Directive financière mise à jour concorde avec les exigences du Conseil du Trésor.

L'équipe d'audit a constaté que les principales personnes interrogées, dont les coordonnateurs locaux des biens, connaissaient la nouvelle politique et les instructions connexes qui décrivent le processus de vérification des biens. Même si les coordonnateurs des biens ont reconnu que les consultations se sont déroulées après la mise à jour de la Directive financière, des préoccupations ont été soulevées par les utilisateurs dans les unités de fonctionnement locales, qui ont mentionné qu'ils ne comprenaient pas certains éléments de cette Directive financière mise à jour. Bon nombre de personnes se préoccupaient du fait que la Directive financière n'était pas assez précise à certains égards, et laissait trop de place à l'interprétation. La définition mise à jour des articles attrayants en est un exemple, puisque ces personnes ne la trouvaient pas claire. Il est aussi ressorti de cela que la Directive financière ne fournissait pas de directive sur le traitement des articles qui ne sont plus considérés comme satisfaisant aux critères des articles attrayants. Comme autre préoccupation soulevée par les personnes interrogées, notons le manque de clarté de la politique quant à la répartition des responsabilités entre chacun des BPR et les coordonnateurs locaux des biens. Les préoccupations portaient entre autres sur la responsabilité ultime des immobilisations et articles attrayants, y compris du processus à instaurer pour la saisie des renseignements dans le Module des immobilisations du système financier et le dénombrement des biens.

L'équipe d'audit a aussi conclu qu'il y avait de la confusion au sein des unités de fonctionnement locales à l'égard de l'exigence de procéder à ce dénombrement des immobilisations et des articles attrayants. Cette confusion supplémentaire découlait de la publication d'instructions précises qui différaient des exigences exposées dans la Directive mise à jour. Les instructions ont été adoptées à quelques mois de la mise en œuvre de la Directive financière actualisée. Ayant préséance sur la Directive, les instructions exposent des processus particuliers qui s'appliquent à la vérification complète exigée de tous les biens, peu importe le processus présenté par le BPR désigné dans la Directive.

L'absence d'une compréhension claire de la Directive par tous les utilisateurs et les diverses approches individuelles utilisées localement pour observer les exigences préoccupent l'organisation. Entre autres préoccupations, notons la possibilité qu'un nombre accru d'unités opérationnelles ne se conforment pas entièrement aux instructions relatives aux dénombrements annuels, et rendent ainsi difficiles la gestion comptable complète et la vérification des immobilisations et des articles attrayants.

3.1.2 Rôles et responsabilités

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités des intervenants de la gestion des biens soient clairement définis et bien compris.

Les rôles et les responsabilités des divers intervenants de la gestion des biens étaient exposés dans la Directive financière.

La Directive financière 350-1, Gestion des biens, définit les rôles et les responsabilités de tous les employés participant à la gestion des biens. Ces employés proviennent notamment du Secteur des services corporatifs de l'AC et de la Direction générale du contrôleur à l'échelle régionale. Des rôles particuliers sont aussi expliqués au personnel local, nommément les coordonnateurs des biens, les gardiens des biens, les gestionnaires de budget et les inventoristes qui participent au dénombrement annuel des stocks. Même si la Directive financière énonce les rôles, l'audit a révélé l'existence de certaines préoccupations concernant la façon dont certains employés s'en acquittent.

En règle générale, les coordonnateurs des biens des unités de fonctionnement locales connaissaient leurs rôles et leurs responsabilités; toutefois, l'exercice de ces responsabilités varie largement d'une unité opérationnelle à l'autre.

Selon la Directive financière, les coordonnateurs des biens sont responsables de veiller à ce que toutes les immobilisations et tous les articles attrayants relevant de leur responsabilité soient identifiés, étiquetés, documentés, enregistrés et régulièrement mis à jour dans le Module des immobilisations du SIGFM. Parmi d'autres responsabilités incombant à ces personnes, mentionnons la supervision des dénombrements annuels et périodiques des stocks et la prestation de conseils aux gestionnaires de budget sur les questions concernant les biens, les stocks et les vérifications.

De manière générale, l'audit a permis de conclure que les coordonnateurs locaux des biens comprenaient très bien leurs rôles et s'étaient pour la plupart acquittés des tâches imposées; cependant, leur façon d'exécuter leur rôle variait. Dans certaines unités opérationnelles, par exemple, le coordonnateur des biens se chargeait à la fois de remplir le formulaire Enregistrement et transaction de biens et d'entrer les données dans le Module des immobilisations du SIGFM, tandis qu'à d'autres, le coordonnateur des biens exigeait du gestionnaire de budget qu'il remplisse la fiche d'enregistrement des biens et la lui remette. De profonds écarts ont été enregistrés dans la participation des coordonnateurs des biens au dénombrement de fin d'exercice. À certains endroits, les coordonnateurs des biens participaient directement au dénombrement, mais à d'autres, ils s'attendaient à ce que les gardiens des biens s'en chargent et rendent compte des stocks de leur domaine de responsabilité. Cette façon de faire peut mettre en doute l'indépendance de l'enregistrement des biens et de la vérification annuelle concernant le fait de savoir si les biens ou les articles attrayants ont été enregistrés adéquatement au moment où ils ont été acquis ou si le dénombrement physique des articles a réellement eu lieu.

En général, les gardiens des biens ne connaissaient pas leur rôle en matière de gestion des biens.

La Directive financière précise que les gardiens des biens demeurent responsables des biens qu'ils utilisent et doivent s'assurer que des mesures raisonnables sont prises pour protéger les biens et que les biens déplacés ou perdus soient signalés au coordonnateur des biens en temps opportun.

L'équipe d'audit a conclu que les gardiens locaux des biens ignoraient souvent qu'ils étaient responsables des biens. Dans bien des cas, ils croyaient que leur rôle premier était de dénombrer les biens au cours de la prise d'inventaire de fin d'exercice. L'équipe d'audit a aussi constaté que, souvent, les gardiens des biens ne croyaient pas qu'ils étaient responsables de ces biens ou même qu'ils ignoraient quels biens leur étaient assignés. À titre d'exemple, l'équipe d'audit a relevé nombre de cas où le nom du gardien des biens qui figurait à la liste était celui d'un titulaire précédent du poste. L'équipe d'audit a de plus constaté que, la plupart du temps, les gardiens des biens ne vérifient pas l'existence des biens leur étant assignés lorsqu'ils intègrent un nouveau poste. Si les biens ne sont pas trouvés à l'occasion du dénombrement de fin d'exercice, il est difficile d'en déterminer le responsable, que ce soit le titulaire actuel du poste ou son prédécesseur, et ce qui devrait être fait pour y remédier. Cette situation est particulièrement problématique en ce qui a trait aux gardiens responsables d'un grand nombre de biens, comme le chef, Services de santé et le chef, Gestion des installations.

Le rôle des BPR responsables des catégories particulières de biens crée de la confusion dans la gestion des biens au niveau local.

La Directive financière 350-1, Gestion des biens, précise que certaines catégories de biens ont un BPR attitré qui est responsable d'instaurer des mécanismes de contrôle appropriés, afin de cerner et de gérer les biens qui s'inscrivent dans leur catégorie de biens. À titre d'exemple, la Direction générale des services techniques et des installations est le BPR responsable de tous les véhicules du parc automobile, la Direction générale des services de santé s'occupe de tout l'équipement lié aux soins de santé, et la Dirigeante principale de l'information assume la responsabilité de tout le matériel de technologie de l'information et de l'équipement audio et vidéo ne servant pas à des fins de sécurité. La Directive précise aussi que ces BPR doivent nommer un coordonnateur des biens nationaux qui, entre autres responsabilités, enregistre les données sur les biens dans le Module des immobilisations du SIGFM, et instaure et communique un processus de vérification des biens axé sur le risque propre à leur catégorie de biens, qui doit être appliqué uniformément à la grandeur du SCC.

L'équipe d'audit a trouvé des cas d'erreurs en lien avec la saisie, le transfert ou l'assignation de biens appartenant aux BPR. Les coordonnateurs des biens des unités de fonctionnement locales ayant été interrogés ont dit qu'il était difficile de déterminer qui, entre le coordonnateur des biens du BPR et le coordonnateur des biens de l'unité de fonctionnement locale, était chargé d'entrer les données sur les biens dans le SIGFM tout au long du cycle de vie des biens. À titre d'exemple, l'équipe d'audit a relevé des cas où le BPR attribuait dans le SIGFM les véhicules du parc automobile à la mauvaise institution ou au mauvais gardien des biens. L'équipe d'audit a aussi constaté que, dans certains cas, des biens en soins de santé avaient vu leur marque d'inventaire de l'unité opérationnelle être retirée et remplacée par une marque d'inventaire des soins de santé, sans que le coordonnateur local des biens en soit informé. Puisque ce changement ne se reflétait pas dans le SIGFM, la marque d'inventaire du bien ne concordait plus avec le numéro d'inventaire inscrit dans le système, ce qui permettait difficilement de confirmer l'existence du bien en question.

Les coordonnateurs locaux des biens ont par ailleurs dit craindre que le manque de clarté du rôle des divers BPR interfère avec leur rôle principal, car il rend floue la détermination de la personne responsable des biens à l'échelle locale. Cette approche décousue à la saisie des données par les BPR a causé un dédoublement d'efforts, puisque de multiples parties étaient tenues responsables de l'exactitude des données. Dans un des établissements visités, par exemple, l'équipe d'audit a constaté qu'un appareil de vidéoconférence figurait deux fois dans le système, et que le dénombrement de la fin de l'exercice précédent ne l'avait pas signalé. Dans ce cas précis, la Direction de l'information et des technologies avait procédé à un achat national pour de nombreuses unités opérationnelles et avait inscrit les appareils de vidéoconférence dans le SIGFM depuis l'AC; lorsque l'unité opérationnelle avait reçu son appareil, elle l'avait inscrit une deuxième fois.

Puisque la majeure partie des biens se trouvent dans les établissements, les directions des établissements craignaient de ne pas avoir le contrôle des renseignements associés aux biens dont elles sont responsables. Elles s'inquiétaient entre autres des difficultés à procéder à un dénombrement fiable si divers BPR peuvent formuler des directives différentes pour leur catégorie de biens. De plus, la confusion et le dédoublement des efforts des coordonnateurs locaux des biens et des personnes travaillant auprès des BPR augmentaient les risques d'erreur dans l'acquisition et l'aliénation ultime des biens. S'ils ne sont pas fiables et à jour, ces renseignements inscrits à la liste des biens immobilisés risquent de gêner la préparation des états financiers et la capacité du SCC de veiller, au besoin, à la protection et à la comptabilisation de toutes les immobilisations et de tous les articles attrayants.

3.1.3 Formation et sensibilisation

Nous nous attendions à ce que les employés aient reçu la formation nécessaire et qu'ils disposent des ressources et des renseignements dont ils ont besoin pour gérer les biens.

Même si certaines régions ont offert une formation ponctuelle aux coordonnateurs locaux des biens, aucune formation uniforme et structurée n'était prévue pour les personnes directement responsables de la gestion des biens.

Les bureaux des contrôleurs des régions de l'Atlantique et du Québec ont régulièrement offert une formation ponctuelle aux coordonnateurs locaux des biens. Dans ces régions, les coordonnateurs des biens ont reçu des instructions sur leur rôle, sur la création et l'aliénation d'immobilisations et d'articles attrayants, et sur la manière de veiller à ce que des renseignements exacts soient inscrits dans le système financier. Les coordonnateurs des biens de ces deux régions estimaient avoir reçu en temps opportun une certaine formation. Le personnel d'autres régions a signalé que le SCC leur avait donné une formation ou des séances de sensibilisation limitées sur ce sujet. L'équipe d'audit a conclu que la formation n'était pas structurée et n'avait pas été vérifiée par l'autorité fonctionnelle, ni entièrement adaptée à la nouvelle Directive financière.

La direction du Secteur des services corporatifs prépare actuellement une formation à l'intention des membres du personnel qui sont responsables des biens à l'échelle locale. On prévoit que le Secteur des services corporatifs mettra cette formation au point afin de communiquer un message uniforme aux employés concernés de tout le pays, de leur fournir des renseignements clairs sur les rôles et les responsabilités, et de donner des directives sur la façon de faire le suivi des immobilisations et des articles attrayants, d'en faire l'aliénation et d'en rendre compte.

3.1.4 Surveillance et rapports

Nous nous attendions à ce que des pratiques de surveillance soient en place pour assurer la conformité aux politiques et aux directives sur la gestion des biens.

À l'administration centrale, la Direction générale du contrôleur a instauré une surveillance constante de l'exactitude des données financières inscrites concernant les immobilisations, après leur acquisition.

Pour s'assurer de l'exactitude des renseignements sur les immobilisations figurant dans les états financiers, en fonction des recommandations formulées par le Bureau du vérificateur général du Canada dans les audits des comptes publics de 2011-2012 et de 2012-2013, le Secteur des services corporatifs surveille constamment le traitement financier approprié des immobilisations acquises. Il s'agit entre autres de passer en revue chaque article pour veiller à ce qu'il corresponde à la définition d'une immobilisation et à ce que le codage de l'article dans le système financier soit bon. La mise à l'essai de ce nouveau processus a révélé qu'il fonctionne adéquatement (pour obtenir plus de détails à cet égard, veuillez consulter la section 3.3 du présent document).

À part une lettre d'attestation annuelle signée par la direction à divers échelons, aucune mesure régionale de surveillance uniforme n'est associée à la gestion des biens.

Au moyen d'un examen de la documentation et d'entrevues menées auprès de diverses personnes aux échelons local, régional et national, l'équipe d'audit a relevé peu de preuves de la surveillance des biens. Plus particulièrement, l'équipe d'audit a découvert que deux régions surveillaient les achats faits au moyen du Module des approvisionnements ou des cartes d'achat de l'État dans le système financier et effectuaient un suivi auprès de chaque unité opérationnelle afin de s'assurer que toutes les immobilisations et tous les articles attrayants avaient été ajoutés à la liste des biens immobilisés.

Dans une région, l'équipe d'audit a constaté que la surveillance de l'aliénation des immobilisations et des articles attrayants permettait de reconfirmer le retrait des données de la liste des biens immobilisés, une fois les biens ou les articles attrayants aliénés.

La Directive financière exige que le directeur d'établissement, le directeur de district ou le SCR, selon le cas, produise annuellement des lettres attestant l'exactitude des chiffres. En général, l'équipe d'audit a constaté que, même si les gestionnaires attestaient le caractère complet des dénombrements, l'exactitude des chiffres restait douteuse, bien que des lettres d'attestation soient produites, comme il en sera question à la section 3.2.3.

L'absence de mesures de surveillance uniformes dans les régions réduit la possibilité de relever les problèmes et les préoccupations que génère le suivi constant des immobilisations et des articles attrayants.

Conclusion

En général, l'audit a permis de déterminer que des éléments du cadre de gestion étaient en place pour soutenir la gestion des biens. En effet, une directive financière sur la gestion des biens et des instructions précises sur la façon de réaliser la vérification annuelle des biens ont été élaborées et communiquées à tout le personnel concerné. En outre, l'AC a instauré des outils de surveillance, afin de contrôler la qualité du traitement comptable des immobilisations.

Quoi qu'il en soit, l'audit a permis de relever un certain nombre d'aspects du cadre de gestion qui doivent être améliorés, de sorte que les risques associés aux immobilisations et aux articles attrayants soient mieux gérés. Ces lacunes sont exposées ci-après :

  • les problèmes de clarté de la Directive financière et des instructions sur la vérification annuelle des biens augmentent les risques que les unités opérationnelles n'enregistrent pas ni ne comptabilisent toutes les immobilisations et tous les articles attrayants selon les méthodes prescrites;
  • la délimitation des rôles et des responsabilités incombant aux coordonnateurs des biens des BPR par rapport à ceux incombant aux coordonnateurs des biens d'une unité de fonctionnement locale n'est pas bien comprise ni mise en œuvre de façon uniforme et a semé la confusion. Cela engendre le risque que les renseignements relatifs à certaines catégories précises de biens ne soient pas toujours inscrits correctement à la liste des biens immobilisés ou qu'ils soient inscrits en double;
  • le manque de séances de formation ou de sensibilisation offertes aux coordonnateurs des biens et aux gardiens des biens, afin de leur expliquer leurs rôles respectifs, augmente les risques que les immobilisations et les articles attrayants ne soient pas totalement protégés contre la perte, le vol ou la mauvaise utilisation.

Puisque les problèmes précités illustrent la nécessité d'améliorer à la fois le cadre et la conformité globale de sa mise en œuvre, la rubrique Conclusion de la section 4.0 du présent rapport fournit des recommandations.

3.2 Conformité à la Directive financière et aux instructions

Le deuxième objectif du présent audit était de fournir l'assurance raisonnable que le SCC observe les politiques et les directives pertinentes sur la gestion des biens.

La conformité a surtout été évaluée en fonction de la Directive financière 350-1, Gestion des biens, et des Instructions relatives à la vérification physique des biens (CMS-INST-2014-005).  L'équipe d'audit a évalué le traitement et la comptabilisation des biens et des articles attrayants, depuis l'acquisition jusqu'à l'aliénation ultime, en passant par la vérification physique des immobilisations et par les mesures continues de protection.

3.2.1 Acquisition des biens

Nous nous attendions à ce que les unités opérationnelles se conforment à la Directive financière, de sorte que, une fois acquis par le SCC, toutes les immobilisations et tous les articles attrayants soient classés dans la bonne catégorie et correctement suivis.

Les unités opérationnelles comprenaient l'importance du suivi des immobilisations et des articles attrayants, mais ont tout de même signalé le risque qu'ils soient enregistrés incorrectement.

La politique du Conseil du Trésor sur la gestion des biens exige que les ministères conservent des données quantitatives et qualitatives sur le cycle de vie des biens. Pour que la totalité des immobilisations et des articles attrayants soit saisie dans le système financier au moment de l'acquisition, la Directive financière précise que le coordonnateur des biens, de concert avec le gestionnaire de budget, doit inscrire les données pertinentes à la liste des biens du SIGFM. Cette liste importante constitue le seul mécanisme de suivi des immobilisations et des biens attrayants.

Pour s'assurer du suivi et de l'enregistrement, au besoin, des immobilisations et des articles attrayants acquis par le SCC, leur inscription exacte à la liste des biens doit suivre leur réception à l'unité opérationnelle locale. L'équipe d'audit a constaté que les coordonnateurs des biens des unités opérationnelles connaissaient l'importance de voir à l'enregistrement de toutes les immobilisations et de tous les articles attrayants. Dans la majorité des établissements visités, des procédures exigeaient que toutes les immobilisations et tous les articles attrayants soient livrés à leur entrepôt. Le coordonnateur des biens peut ainsi s'assurer que les biens sont inscrits à la bonne liste avant leur mise en service. Toutefois, en ce qui a trait aux unités opérationnelles dépourvues d'entrepôt (y compris ailleurs que dans les établissements) ou aux biens directement envoyés à leur gardien, les acquisitions risquaient davantage d'échapper aux coordonnateurs des biens. Même si des processus ont été établis pour éviter de telles situations, les coordonnateurs des biens à tous les échelons ont déclaré que lorsque la vérification des biens a lieu, ils trouvent souvent des biens additionnels qui sont utilisés, mais qui ne figurent pas encore à la liste des biens immobilisés.

Pour mieux aider les coordonnateurs des biens à inscrire des données exactes dans le Module des immobilisations, il convient de remplir un formulaire Enregistrement et transaction de biens pour chaque bien et article attrayant. Ce formulaire fournit au coordonnateur des biens tous les renseignements qu'il doit inscrire à la liste des biens immobilisés. Il s'agit notamment de la description de l'article, du nom du gardien, du numéro de série et du coût initial. La Directive financière exige la tenue à jour du formulaire de chaque bien et article attrayant, et sa modification lorsqu'un bien est transféré ou ultimement aliéné. En général, l'équipe d'audit n'a pas réussi à évaluer la pertinence de ce processus ni la conformité à celui-ci, puisque de nombreuses unités opérationnelles n'appliquaient aucune méthode à l'organisation de leurs formulaires et n'étaient pas en mesure de fournir tous les formulaires associés aux biens formant l'échantillon de vérification. Pour ce qui est des coordonnateurs des biens, le manque de facilité d'accès aux formulaires en rendrait difficile la mise à jour exigée par la politique lorsque des biens sont aliénés ou transférés. Même s'il s'est avéré que toutes les unités opérationnelles produisaient ces formulaires lorsqu'un bien était ajouté au système, l'audit n'a pu valider l'existence des formulaires Enregistrement et transaction de biens que pour 397 des 856 biens (46 %) de l'échantillon.

Dans l'ensemble, les immobilisations et les articles attrayants étaient assortis d'un code correspondant à la bonne catégorie de la liste des biens.

Lorsque les immobilisations et les articles attrayants sont inscrits à la liste des biens immobilisés du SIGFM, ils doivent être classés dans une des catégories préétablies. Parmi les 10 catégories, une seule (catégorie 09 – Articles entreposés) s'applique aux articles attrayants. Les articles attrayants incluent les articles dont le coût d'achat se situe entre 1 000 $ et 10 000 $ (taxes non comprises) ainsi que d'autres articles préétablis dont le coût d'achat est inférieur à 1 000 $. Dans le cas des articles saisis en tant qu'articles attrayants, ceux-ci sont automatiquement imputés à l'exercice et ne sont pas enregistrés en tant que biens dans les états financiers. Les autres catégories concernent les immobilisations et établissent le taux d'amortissement en fonction de la durée de vie utile.

L'équipe d'audit a validé l'utilisation de la catégorie 09 pour tous les articles attrayants mis en service entre avril 2012 et décembre 2014. En ce qui a trait aux 5 074 articles attrayants des unités de fonctionnement locales visitées inscrits dans le système financier durant cette période, l'équipe d'audit a découvert que tous ont été correctement affectés à la catégorie 09, et ne sont donc pas amortis du point de vue financier. L'équipe d'audit a aussi vérifié la catégorie attribuée aux 258 immobilisations acquises à la même période par les unités opérationnelles visitées pendant l'audit. En tout, l'équipe d'audit a constaté que 6 (2 %) des 258 immobilisations de l'échantillon avaient été inscrites dans une mauvaise catégorie. Plus particulièrement, trois de ces biens étaient des appareils de vidéoconférence achetés par l'administration centrale et enregistrés à titre d'articles attrayants dans la catégorie 09, plutôt que dans la bonne catégorie d'immobilisations. Dans ce cas précis, l'erreur aurait fait en sorte que les appareils n'auraient pas été amortis, ce qui en aurait empêché un traitement comptable adéquat.

3.2.2 Protection des biens

Nous nous attendions à ce que les procédures en place fournissent une protection adéquate aux immobilisations et aux articles attrayants, de façon à minimiser les risques de perte, de vol ou de mauvaise utilisation.

Il y avait, au sein des unités de fonctionnement locales, peu de mesures en place pour protéger les immobilisations et les articles attrayants.

La Directive financière signale qu'un des principaux rôles des gardiens des immobilisations consiste à veiller à la protection des biens et des articles attrayants et à la prise de mesures raisonnables pour les protéger. L'équipe d'audit a constaté que, pour de nombreux articles et immobilisations plus importants parmi ceux ayant été vérifiés, les unités opérationnelles possédaient des mesures de protection. À titre d'exemple, bon nombre de ces biens étaient fixés en permanence ou seraient autrement impossibles à déplacer. Toutefois, à de nombreuses occasions, l'équipe d'audit n'a pu trouver des immobilisations, ce qui a soulevé la question de savoir si tous les biens étaient convenablement protégés. En ce qui a trait aux articles attrayants qui sont des plus transportables et utiles à une personne, l'équipe d'audit a constaté que peu de mesures de protection étaient en place. Pendant les entrevues, l'équipe d'audit a découvert que les utilisateurs ne sentaient bien souvent pas le besoin de mettre en place des mesures de sécurité parce que, à leur avis, ils le remarqueraient si ces articles d'utilisation courante manquaient. Dans les faits, par contre, avant que l'absence d'un bien ou d'un article attrayant soit constatée, il pourrait être trop tard pour bien mener une enquête, car personne ne saurait à quand remonte la disparition ni qui aurait été le dernier utilisateur. Dans bien des cas, les gardiens des biens ne se croyaient pas responsables de la protection de ces biens, estimant que les articles manquants seraient relevés au cours de la prise d'inventaire de fin d'exercice. L'absence de mesures constantes de protection des immobilisations et des articles attrayants augmente le risque que ceux-ci soient égarés ou autrement perdus, ce qui entraîne des dépenses pour l'organisation. Par ailleurs, vu la nature des activités du SCC, cela pourrait aussi, dans certains cas, causer un risque pour la sécurité.

3.2.3 Vérification des biens

Nous nous attendions à découvrir que toutes les unités opérationnelles avaient procédé à une vérification des biens en fin d'exercice, de la manière prescrite par la Directive financière.

Toutes les unités opérationnelles ont procédé au dénombrement exigé en fin d'exercice; toutefois, la plupart des unités opérationnelles n'ont pas suivi toutes les instructions fournies.

La Directive financière exige qu'une vérification annuelle des immobilisations et des articles attrayants soit réalisée au 31 mars. L'objectif de la vérification annuelle est de valider les renseignements inscrits à la liste des biens immobilisés, afin de repérer les immobilisations et les articles attrayants nouveaux qui n'y figurent pas encore, et de signaler les biens manquants, perdus ou volés. Une série d'instructions ont été élaborées et adoptées, en plus de la Directive financière, dans le but d'expliquer les procédures entourant la planification et le déroulement de la vérification annuelle.

La Directive financière permet aux unités opérationnelles de choisir la stratégie de vérification de l'inventaire qui leur convient. Elles peuvent recourir à un inventaire aléatoire, complet ou hybride (qui combine l'inventaire complet et l'inventaire aléatoire). Cependant, pour la vérification des biens de l'exercice se terminant le 31 mars 2015, une lettre d'appel publiée en janvier 2015 exigeait de toutes les unités opérationnelles qu'elles réalisent un inventaire complet. L'équipe d'audit a été en mesure de confirmer que toutes les unités opérationnelles visitées connaissaient cette exigence; malheureusement, elles n'ont pas toutes procédées à la vérification en suivant les instructions. En particulier, les instructions précisaient que l'inventaire devait être pris en utilisant une liste vierge pour y noter toutes les immobilisations et tous les articles attrayants relevés. Une fois remplie, cette liste devait être comparée à la liste des biens immobilisés, afin de repérer les biens non encore inscrits, perdus ou depuis aliénés. Dans bien des unités opérationnelles visitées, l'équipe d'audit a constaté que les coordonnateurs des biens fournissaient aux inventoristes concernés une liste produite à partir du Module des immobilisations, aux fins de la prise d'inventaire. Un inventaire des biens fondé sur cette méthode non conforme risquait davantage d'être incomplet, car il était possible de simplement trouver les biens figurant à la liste, plutôt que de rechercher tous les biens existants non encore inscrits.

Les instructions exigeaient aussi la création d'équipes d'inventaire indépendantes pour enregistrer et valider les immobilisations et les articles attrayants. Dans bien des unités opérationnelles visitées, par contre, l'équipe d'audit a constaté que les gardiens des biens inscrits à la liste procédaient à la vérification des biens dont ils étaient responsables. Ce manque d'indépendance fait craindre que la vérification des biens puisse avoir été partielle et que les immobilisations et les articles attrayants n'aient pas tous été physiquement vérifiés. L'équipe d'audit a constaté, dans certains cas, que les gardiens des biens n'ont pas effectué un examen des biens figurant à la liste fournie et ont simplement signé le formulaire indiquant la présence de tous les biens. Comme il en a été question à la section 3.1.2, l'équipe d'audit a conclu que de nombreux gardiens des biens ne comprenaient pas pleinement l'importance du suivi et de la protection des biens, ni l'effet de ces renseignements sur la représentation des immobilisations dans les états financiers.

L'équipe d'audit n'a pu valider l'exactitude de la vérification des biens.

Pour valider l'exactitude de l'inventaire complet qui devait être fait en mars 2015, l'équipe d'audit a pris un échantillon des immobilisations et des articles attrayants de toutes les unités opérationnelles visitées et, au printemps 2015, comparé ces données à celles des inventaires des biens réalisés par les unités opérationnelles. Des 661 biens échantillonnés, l'équipe d'audit n'a pu trouver 175 (25 %) d'entre eux. Plus inquiétante encore était la constatation voulant que, des 175 immobilisations et articles attrayants que l'équipe d'audit n'arrivait pas à repérer, les unités opérationnelles avaient déclaré en avoir trouvé au moins 80 pendant leur vérification. Vous trouverez ci-dessous le tableau 3, qui comprend les résultats, par région, de la vérification des biens ayant été effectuée, suivi du tableau 4, qui illustre la répartition des coûts des 175 articles manquants.

Tableau 3 : Résultats de la vérification des biens effectuée par l'équipe d'audit

Région Nombre d'articles échantillonnés Nombre d'articles trouvés Nombre d'articles manquants
Administration centrale 54 21 (39 %) 33 (61 %)
Région de l'Atlantique 97 68 (70 %) 29 (30 %)
Région du Québec 139 120 (86 %) 19 (14 %)
Région de l'Ontario 161 107 (66 %) 54 (34 %)
Région des Prairies 114 79 (69 %) 35 (31 %)
Région du Pacifique 96 91 (95 %) 5 (5 %)
TOTAUX 661 486 (74 %) 175 (26 %)

Tableau 4 : Répartition des coûts des biens manquants constatés par l'équipe d'audit

Valeur initiale de l'article Nombre d'articles manquants constatés par l'équipe d'audit Coût total Valeur comptable nette
(au 31 mars 2015)
Moins de 999 $ 32 16 930 $ S.O.
Entre 1 000 $ et 9 999 $ 101 283 679 $ S.O.
Plus de 10 000 $ 42 1 211 588 $ 226 466 $
TOTAUX 175 1 512 197 $  

Comme nous l'avons signalé, même si toutes les unités opérationnelles se sont conformées en réalisant une vérification complète des biens, et même si elles s'y sont prêtées peu avant le contrôle de l'audit, l'exactitude de l'inventaire est devenue douteuse. Cet inventaire imprécis pourrait entre autres s'expliquer par la non-conformité des dénombrements, comme il en a été question plus tôt. L'équipe d'audit, comme il a déjà été mentionné, a trouvé des cas où le gardien des biens avait signé le formulaire attestant la vérification de tous les biens quand, en réalité, rien ne démontrait qu'une vérification complète avait eu lieu.

3.2.4 Aliénation des biens

Nous nous attendions à constater que les immobilisations et les articles attrayants étaient relevés et aliénés conformément à la Directive financière.

Faute d'une documentation sur l'aliénation tenue par les unités opérationnelles, l'équipe d'audit n'a pas été en mesure de conclure que la Directive financière avait été observée.

La Directive financière définit l'aliénation comme le fait de soustraire des biens à la garde d'un ministère ou d'un organisme, que ce soit par le transfert de propriété ou le recyclage à titre de rebut. Au gouvernement fédéral, tout bien ayant une valeur, y compris les véhicules du parc automobile, doit être aliéné par l'entremise du site GCSurplus de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ce site revend les biens gouvernementaux au grand public. Tous les produits nets des ventes sont remis au SCC. Quant à l'aliénation de matériel informatique, la méthode approuvée consiste à en faire don au Programme des ordinateurs pour les écoles. Enfin, tout bien jugé sans valeur doit être traité comme un rebut et aliéné en conséquence. Pour ce qui est des immobilisations et des articles attrayants considérés comme manquants après la vérification annuelle des biens, ils doivent aussi être enregistrés et radiés de la liste.

La Directive financière exige que les unités opérationnelles mettent sur pied deux comités chargés de surveiller l'aliénation des biens. Les comités d'examen des biens font une évaluation indépendante des pertes et des autres ajustements proposés après la vérification physique des biens. Les comités d'étude sur la disposition des biens révisent et remettent en question les stratégies proposées d'aliénation, et veillent au respect des politiques du SCC en matière d'aliénation.

Dans l'ensemble, l'audit a permis de constater un manque d'homogénéité dans la façon dont les unités opérationnelles procèdent aux radiations et aux aliénations. Même si les coordonnateurs des biens étaient en mesure d'expliquer la façon dont ils traitaient les aliénations et les radiations, l'équipe d'audit n'a pas réussi à vérifier les comptes rendus de décisions des divers comités, puisque les unités opérationnelles locales n'organisaient pas ces documents de manière utile.

Le processus d'aliénation des biens variait grandement. Toutes les unités opérationnelles visitées se servaient des bons formulaires et pouvaient expliquer leur processus d'aliénation. Les personnes interrogées étaient généralement en mesure d'expliquer où étaient envoyés les biens devant être aliénés, que ce soit en les dirigeant vers GCSurplus, vers le Programme des ordinateurs pour les écoles ou en les détruisant et en les envoyant au rebut. Dans la majorité des unités opérationnelles, toutefois, aucun document ne démontrait l'approbation de la méthode d'aliénation utilisée ni la façon de procéder.

De plus, l'audit a permis de constater que le processus à suivre pour la tenue des CEDB et, ultimement, le retrait des immobilisations et des articles attrayants de la liste des biens immobilisés variait beaucoup d'une unité opérationnelle à l'autre. L'équipe d'audit a découvert que les CEDB de certaines unités se réunissaient régulièrement et vérifiaient l'existence de chaque bien avant l'aliénation, dans le but de confirmer et de remettre en question la méthode d'aliénation proposée. À d'autres endroits, le formulaire portait toutes les signatures requises, mais rien ne démontrait que les renseignements avaient été vérifiés. En outre, l'équipe d'audit a parfois constaté que des documents portant sur la disposition des biens avaient été rédigés; toutefois, les articles avaient déjà été retirés de la liste des biens immobilisés avant que le comité se réunisse, et même si les biens étaient toujours sur place. À l'inverse, l'équipe d'audit a noté, à une unité opérationnelle, qu'un CEDB ne s'était jamais réuni, même si des biens étaient aliénés.

Quant à la radiation de biens, l'équipe d'audit a constaté, au cours des entrevues, que les unités opérationnelles comprenaient mal le processus à suivre pour enregistrer les biens perdus.

Certaines unités organisationnelles ont déclaré qu'elles remplissaient le même formulaire d'aliénation que celui dont se sert un CEDB, tandis que d'autres ont affirmé n'avoir pas besoin de documenter la perte, puisqu'elles retireraient tout simplement les biens perdus de la liste des biens immobilisés du SIGFM après avoir mené une enquête.

En général, l'équipe d'audit a conclu au manque de clarté du processus d'aliénation des immobilisations et des articles attrayants exposé dans le cadre de politique. Le personnel responsable d'instaurer le processus d'aliénation ignorait l'objet et l'utilité des comités d'aliénation des biens et des comités d'étude sur la disposition des biens. Par ailleurs, le formulaire utilisé par les comités d'étude sur la disposition des biens était désuet, et faisait référence à des lois et à des postes qui n'existaient plus. Enfin, le cadre financier n'indiquait pas au personnel local la marche à suivre pour documenter la radiation des biens perdus.

Conclusion

En somme, l'équipe d'audit a relevé des aspects du portefeuille de la gestion des biens pour lesquels les unités opérationnelles se conformaient aux exigences. Parmi ces aspects, notons l'utilisation d'une catégorie appropriée de la liste des biens immobilisés et la connaissance de l'exigence de procéder à une vérification complète pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2015. Tout de même, des problèmes de conformité ont été soulevés, notamment à propos du processus adopté par les unités opérationnelles pour veiller à un dénombrement juste et valide des biens, et du respect du processus d'aliénation. Certains risques pour l'organisation sont ressortis et sont décrits ci-après :

  • les inexactitudes relevées à l'issue de la vérification des biens de l'exercice 2014-2015 nuisent à la qualité, à la justesse et à l'utilité des renseignements utilisés pour rendre compte des immobilisations et des articles attrayants, et en assurer le suivi;
  • l'absence de mesures de protection des articles attrayants augmente le risque et la probabilité qu'ils soient perdus ou détournés, et que l'organisation ne soit pas en mesure d'en étudier et d'en déterminer la cause ou d'être au fait de toute incidence sécuritaire;
  • le manque de processus uniforme et de documentation à l'appui de l'aliénation des immobilisations et articles attrayants augmente le risque que les biens ne fassent pas l'objet d'un suivi complet et qu'ils ne soient pas comptabilisés, et que les aliénations ne se fassent pas selon des méthodes appropriées.

Puisque les problèmes précités auront une incidence sur le besoin d'améliorer à la fois le cadre et la conformité globale à celui-ci, la rubrique Conclusion de la section 4.0 du présent rapport fournit des recommandations.

3.3 Mise en œuvre des recommandations tirées des audits des comptes publics de 2011-2012 et de 2012-2013

Le troisième objectif du présent audit consistait à fournir l'assurance raisonnable que le SCC avait donné suite aux recommandations tirées des audits des comptes publics de 2011-2012 et de 2012-2013 du Bureau du vérificateur général du Canada. Pour évaluer ce critère, l'équipe d'audit a réalisé des entrevues auprès du personnel de la Direction générale du contrôleur du Secteur des services corporatifs, ainsi qu'une analyse des transactions liées aux immobilisations acquises depuis le 1er avril 2012.

Dans l'ensemble, le SCC continue de donner suite aux recommandations formulées dans la lettre de recommandation du Bureau du vérificateur général, au sujet de ses audits des comptes publics des exercices 2011-2012 et 2012-2013.

Au cours des exercices 2011-2012 et 2012-2013, le Bureau du vérificateur général a réalisé un audit des comptes publics du SCC. Cet audit visait à obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers résumés dans les comptes publics du Canada étaient exempts d'anomalies significatives. Durant les audits, il en est ressorti un profond écart entre le grand livre auxiliaire des biens immobilisés et le grand livre général du SCC. L'audit a aussi soulevé la crainte d'une sous-estimation des amortissements, étant donné les erreurs relevées dans la liste des biens immobilisés.

Selon la recommandation contenue dans l'audit de 2013, le « Service correctionnel du Canada devrait continuer de surveiller et rapprocher les deux systèmes et fixer des dates cibles pour la résolution des différences observées […] et faire ce qu'il faut pour comptabiliser, amortir et gérer ces actifs de manière appropriée et suivie ».

Pour donner suite aux recommandations du Bureau du vérificateur général, le SCC compare les grands livres de la machinerie et de l'équipement dans le but de réduire les écarts. En septembre 2015, quatre des sept comptes d'équipement avaient été entièrement comparés. Pour l'avenir, la Direction générale du contrôleur a pris des mesures permanentes afin que toutes les immobilisations acquises soient correctement enregistrées, évitant ainsi d'autres écarts.

Au moyen de tests réalisés sur les immobilisations acquises depuis le 1er avril 2012, l'équipe d'audit a confirmé que le SCC est mieux placé pour assurer l'exactitude de ses données. Des 258 immobilisations acquises au cours de la période visée, 252 (98 %) figuraient à la bonne catégorie de la liste des biens immobilisés, ce qui en permet le bon amortissement. Par ailleurs, l'équipe d'audit a vérifié l'exactitude du codage financier de ces 258 immobilisations. Plus particulièrement, l'équipe d'audit souhaitait confirmer que le bon article d'exécution avait été choisi pour placer le bien parmi les immobilisations. Dans l'ensemble, il a été établi que 232 des 258 (90 %) immobilisations de la période visée étaient assorties du bon article d'exécution. Il convient de signaler qu'une seule des erreurs s'est produite à la suite des nouveaux processus de rapprochement instaurés par le Secteur des services corporatifs le 1er avril 2014.

L'équipe d'audit en conclut que, grâce aux mesures que la Direction générale du contrôleur met en place pour rapprocher le grand livre auxiliaire et le grand livre général, le SCC satisfait à la première partie de la recommandation du Bureau du vérificateur général. En définitive, l'écart entre le grand livre auxiliaire des biens immobilisés et le grand livre général continue de diminuer à mesure que des erreurs sont relevées et corrigées. Toutefois, le SCC n'a pas atteint la cible visant à éliminer l'écart avant le 31 mars 2015. Quant à la deuxième recommandation du Bureau du vérificateur général, l'équipe d'audit a conclu que le SCC était en mesure de comptabiliser et d'amortir de façon appropriée les immobilisations acquises. Cependant, comme cela a été observé tout au long du présent audit de la gestion des biens, le SCC a encore beaucoup de travail à faire relativement à la gestion continue des immobilisations, y compris en matière de protection et d'aliénation de ces dernières.

4.0 Conclusion

Compte tenu des constatations tirées de l'audit, l'équipe d'audit a conclu que même si des aspects d'un cadre de gestion liés à la gestion des biens étaient en place, certains éléments devaient être renforcés. Voici quelques lacunes signalées :

  • les problèmes de clarté de la Directive financière et des instructions sur la vérification annuelle des biens augmentent les risques que les unités opérationnelles n'enregistrent pas ni ne comptabilisent toutes les immobilisations et tous les articles attrayants selon les méthodes prescrites;
  • la délimitation des rôles et des responsabilités incombant aux coordonnateurs des biens des BPR par rapport à ceux incombant aux coordonnateurs des biens d'une unité de fonctionnement locale n'est pas bien comprise ni mise en œuvre de façon uniforme et a semé la confusion. Cela engendre le risque que les renseignements relatifs à certaines catégories précises de biens ne soient pas toujours inscrits correctement à la liste des biens immobilisés ou qu'ils soient inscrits en double;
  • le manque de séances de formation ou de sensibilisation offertes aux coordonnateurs des biens et aux gardiens des biens, afin de leur expliquer leurs rôles respectifs, augmente les risques que les immobilisations et les articles attrayants ne soient pas totalement protégés contre la perte, le vol ou la mauvaise utilisation.

Au chapitre de la conformité, l'audit a permis de cerner des aspects du portefeuille de la gestion des biens pour lesquels les unités opérationnelles se plient aux exigences. Cela dit, un certain nombre de problèmes de conformité ont été signalés, entre autres :

  • les inexactitudes relevées à l'issue de la vérification des biens de l'exercice 2015 nuisent à la qualité, à la justesse et à l'utilité des renseignements utilisés pour rendre compte des immobilisations et des articles attrayants, et en assurer le suivi;
  • l'absence de mesures de protection des articles attrayants augmente le risque et la probabilité qu'ils soient perdus ou détournés, et que l'organisation ne soit pas en mesure d'en étudier et déterminer la cause;
  • le manque de processus uniforme et de documentation à l'appui de l'aliénation des immobilisations et des articles attrayants augmente le risque que les biens ne fassent pas l'objet d'un suivi complet et qu'ils ne soient pas comptabilisés, et que les aliénations ne se fassent pas selon des méthodes appropriées.

En ce qui a trait aux recommandations formulées dans les audits des comptes publics des exercices 2011-2012 et 2012-2013 du Bureau du vérificateur général, l'audit a révélé que, grâce aux mesures mises en œuvre par la Direction générale du contrôleur visant le rapprochement du grand livre auxiliaire et du grand livre général, le SCC suit la première partie de la recommandation présentée par le Bureau du vérificateur général. Au bout du compte, l'écart entre les immobilisations figurant dans le grand livre auxiliaire et celles figurant dans le grand livre général continue de diminuer au fur et à mesure que les divergences sont cernées puis corrigées. Toutefois, le SCC n'a pas atteint la cible visant à éliminer l'écart avant le 31 mars 2015. Pour ce qui est de la deuxième recommandation présentée par le Bureau du vérificateur général, l'équipe d'audit a conclu que le SCC était en mesure de comptabiliser et d'amortir de façon appropriée les immobilisations acquises. Cependant, comme cela a été observé tout au long du présent audit de la gestion des biens, le SCC a encore beaucoup de travail à faire relativement à la gestion continue des immobilisations, y compris en matière de protection et d'aliénation de ces dernières.

De façon générale, certains risques, soulevés par l'audit, comprennent la possibilité que des immobilisations et des articles attrayants soient détournés et, en fin de compte, que des données inexactes saisies dans le système financier compromettent l'exactitude des états financiers. Afin d'atténuer ces risques, des recommandations ont été soumises à la haute direction.

Recommandation no 1

La Commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait préciser le cadre de gestion de sorte que tous les aspects de l'acquisition, de l'enregistrement, de la protection, de la vérification annuelle et de l'aliénation des biens soient clairement définis, compris et observés. Il s'agit notamment :

  • de mettre à jour la Directive financière et les instructions sur le dénombrement annuel;
  • d'élaborer une formation adéquate et homogène à l'intention de tout le personnel concerné;
  • d'établir des méthodes de surveillance pour exiger des unités opérationnelles locales et des directions régionales et nationales une mise en œuvre efficace.

Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. D'ici le 31 juillet 2016, la Commissaire adjointe, Services corporatifs :

  • élaborera et mettra en œuvre une formation nationale pour les coordonnateurs des biens, les gestionnaires de budget et les gardiens de la gestion des biens;
  • révisera et mettra à jour la Directive financière 350-1 et CMS-INST-2014-005 Instructions relatives à la vérification physique des biens pour donner suite aux constatations de l'audit;
  • élaborera un document d'instructions des Services de contrats et de gestion du matériel sur les lignes directrices se rapportant aux articles attrayants afin de clarifier la détermination des articles attrayants et les processus s'y rattachant;
  • effectuera un examen et un nettoyage des documents sur les biens dans le Module des immobilisations du SIGFM;
  • élaborera des méthodes de surveillances pour la détermination et le suivi des biens.

Recommandation no 2

Les Sous-commissaires régionaux et la Commissaire adjointe, Services corporatifs, devraient veiller à ce que toutes les unités opérationnelles maintiennent des données exactes et à jour sur les biens dans le Module des immobilisations, réalisent des vérifications complètes, opportunes et précises des biens en conformité avec la Directive financière et s'assurent que des mesures adéquates de protection des biens sont établies en permanence, y compris une aliénation appropriée.


Réponse de la direction

La direction est d'accord avec cette recommandation. D'ici le 31 juillet 2016, les Sous-commissaires régionaux, avec le soutien de la CASC :

  • amélioreront les communications et rappelleront les procédures et les exigences en matière de gestion des biens à tous les employés participant à la gestion des biens;
  • mettront en œuvre un cadre national de surveillance pour veiller à ce que le Module des immobilisations soit exact et à jour.

5.0 Réponse de la direction

La direction approuve les constatations et les recommandations présentées dans le rapport d'audit. Elle a préparé un plan d'action de la gestion détaillé en réponse aux points soulevés dans le cadre de l'audit et aux recommandations connexes. Le plan d'action de la gestion sera entièrement mis en œuvre d'ici le 31 juillet 2016.

6.0 À propos de l'audit

6.1 Approche et méthodologie

Les éléments probants de l'audit ont été recueillis de diverses façons, notamment : examen de documents, tests approfondis et entrevues auprès d'employés de l'AC et des régions.

Entrevues : En tout, 53 entrevues ont été menées auprès de la direction et des employés aux niveaux local, régional et national. Nous avons interrogé des contrôleurs régionaux, des gestionnaires régionaux des contrats et du matériel, des directeurs adjoints d'établissement, des gestionnaires de services, des coordonnateurs locaux des biens, divers gestionnaires de budget et d'autres personnes à l'échelle locale. Divers employés de l'AC ont aussi été interrogés, dont ceux du Secteur des services corporatifs et de la Division de la gestion de l'information.

Examen de documents : Des documents pertinents, dont des politiques du CT et des directives financières et instructions du SCC relatives à la gestion des biens, ont été examinés. L'audit s'est aussi penché sur les données du Système intégré de gestion des finances et du matériel relatives au suivi des biens. Enfin, il comportait un examen des comptes rendus de décisions des comités d'étude sur la disposition des biens, qui sont conservés dans les unités opérationnelles, et d'un échantillon formé de formulaires d'enregistrement et de transaction de biens et de factures.

Observations : Des rondes et des observations réalisées à chacune des unités opérationnelles visitées ont permis de valider l'exactitude de la vérification physique des biens que les unités devaient avoir menée à terme peu avant la visite de l'équipe d'audit.

Examen analytique : Un examen analytique a été mené tout au long de l'audit afin de déterminer les tendances ou anomalies qui nuisent à la capacité du SCC d'assurer efficacement le suivi et la protection de ses biens.

Sélection des unités opérationnelles : L'audit avait une portée nationale et comportait la visite d'unités opérationnelles dans toutes les régions. Les visites étaient réalisées auprès d'un échantillon formé d'établissements de tous les niveaux de sécurité et de bureaux communautaires, dont des bureaux de district, des bureaux sectoriels de libération conditionnelle et des centres correctionnels communautaires, de même que des administrations centrales et régionales. L'annexe B fournit une liste complète des unités opérationnelles visitées dans le cadre du présent audit.

6.2 Audits précédents de la gestion des biens

Le SVI n'a jamais procédé à un audit axé sur la gestion des biens; cependant, un certain nombre d'audits réalisés par le passé renfermaient des composantes qui y sont liées.

En 2010, le SVI a mené à bien une Vérification de la gestion du cycle de vie du parc automobile. Un des critères de cet audit consistait à déterminer si le dénombrement physique des véhicules du parc automobile se conformait aux normes du CT et aux directives et aux lignes directrices du SCC. De manière générale, l'audit a permis de constater que seulement deux des régions procédaient chaque année au dénombrement physique. Un deuxième critère pertinent de l'audit consistait à examiner le processus d'aliénation des biens composant le parc automobile. Dans l'ensemble, l'audit a déterminé que le processus d'aliénation se conformait aux politiques du CT et aux directives du SCC pertinentes.

En 2012, une Vérification de la gestion des médicaments portait entre autres sur la protection et le suivi de l'inventaire des médicaments des pharmacies régionales et des établissements. L'audit a permis de conclure que même si les établissements se conformaient à l'exigence de tenir à jour un système perpétuel d'inventaire des narcotiques, ils ne disposaient pas toujours de mesures de protection conformes aux politiques. Par ailleurs, l'audit a fait ressortir l'incapacité des pharmacies régionales de tenir un inventaire complet des médicaments non narcotiques, les divers systèmes informatisés des pharmacies du pays ne le permettant pas.

En 2014, une Vérification de la gestion des incidents de sécurité a été réalisée. L'équipe d'audit d'alors a passé en revue les mesures de contrôle de la protection des aérosols capsiques et des munitions, ainsi que les activités entourant l'inventaire des armes à feu. Même si l'audit a soulevé des préoccupations quant à la façon dont les unités opérationnelles font le suivi de l'emplacement et de l'utilisateur d'un article précis à un moment précis, aucune ne portait sur la méthode qu'utilisent les unités pour inventorier et surveiller continuellement ces articles.

En 2014, le SVI a procédé à une Vérification des contrôles de gestion de base. Celui-ci avait pour objectif général de déterminer si les principaux contrôles appliqués aux états financiers du SCC arrivaient efficacement à atténuer le risque d'inexactitudes importantes. Dans l'ensemble, l'audit a permis de constater que les principaux contrôles appliqués à la gestion des immobilisations devaient être améliorés, tant pour la mise en œuvre que pour la documentation des processus, pour voir à ce que les immobilisations soient comptabilisées avec exactitude et conformément aux politiques et aux directives en vigueur. Il est ressorti de l'audit que le manque de documentation était suffisamment préoccupant pour que le Secteur de la vérification interne organise la tenue d'un audit et pousse ainsi l'examen de ces aspects dans un proche avenir. Le présent audit de la gestion des biens donnera suite à cet engagement.

6.3 Énoncé de conformité

Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeante principale de la vérification, des mesures de vérification suffisantes et adéquates ont été observées, et les données recueillies confirment l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. L'opinion repose sur une comparaison entre les conditions qui prévalaient au moment de l'audit, et les critères d'audit convenus au préalable avec la direction. L'opinion formulée ne vaut que pour les questions examinées.

L'audit respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l'indiquent les résultats du programme d'assurance de la qualité et d'amélioration. Les éléments probants étaient suffisants pour fournir à la haute direction une preuve d'opinion fondée sur l'audit interne.

____________________
Date:
____________________
Sylvie Soucy, CIA
Dirigeante principale de la vérification


Glossaire

Aliénation :
Fait de soustraire des biens à la garde d'un ministère ou d'un organisme sous forme de transfert de propriété ou de recyclage à titre de rebut.
Article attrayant (bien imputé à l'exercice) :
Article dont le coût unitaire est supérieur à 1 000 $ et inférieur à 10 000 $ (taxes en sus) et qui est utilisé couramment dans sa forme actuelle ou légèrement modifiée. Habituellement, de tels articles peuvent être transportés à la main, dérobés ou facilement convertis à un usage personnel.
Biens :
Éléments d'actifs corporels ou incorporels du gouvernement du Canada. Ce terme s'applique, sans toutefois s'y limiter, aux renseignements sous toutes leurs formes et quel que soit leur support, aux réseaux, aux systèmes, au matériel, aux biens immobiliers, aux ressources financières, à la confiance des employés et du public, et à la réputation internationale.
Carte d'achat :
Carte de paiement émise en vertu d'un marché conclu entre une société émettrice de cartes de crédit et le gouvernement du Canada pour l'achat et le paiement de biens et de services, qui sont des opérations officielles autorisées pour le compte du gouvernement.
Contrôle :
Toute mesure prise par la direction, l'administrateur général et d'autres parties pour gérer le risque et accroître la probabilité que les buts et les objectifs fixés soient atteints. La direction planifie, organise et dirige la prise de mesures suffisantes afin d'offrir l'assurance raisonnable que les buts et les objectifs seront atteints.
Coordonnateurs des biens :
Personnes qui veillent à ce que toutes les immobilisations et tous les relevant de leur responsabilité soient identifiés, classés, documentés et enregistrés correctement dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel, en plus de superviser les vérifications annuelles et périodiques des biens, et de siéger aux comités d'examen des biens, s'il y a lieu.
Coût :
Tous les frais directement rattachés à l'acquisition, à la construction, à la mise au point ou à l'amélioration d'un bien corporel, et tous les frais engagés directement pour l'acquisition, la construction, la mise au point ou l'amélioration de ce bien, notamment pour amener celui-ci à l'endroit et dans l'état où il doit se trouver aux fins de son utilisation prévue.
Coût d'acquisition :
En plus du prix d'achat, coûts directement attribuables à l'achat, comme les coûts de construction et les frais juridiques, de livraison, d'installation et de transport. D'autres coûts, dont ceux affectés à la planification et à la faisabilité, sont portés aux dépenses. La taxe sur les produits et les services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) ne sont pas capitalisées. Les ministères doivent déterminer de façon constante les coûts des biens et les coûts des dépenses.
Gardiens des biens :
Ces personnes sont responsables des biens qu'elles utilisent dans le cadre de leurs fonctions au SCC. Elles doivent s'assurer que les biens sont protégés et que des mesures raisonnables sont prises à cette fin.
Gestion du matériel :
Toutes les activités nécessaires pour acquérir, posséder, utiliser et aliéner le matériel, y compris l'idée d'atteindre une efficience optimale au cours du cycle de vie des biens matériels.
Immobilisations :
Aux fins du présent rapport, comprennent généralement les biens corporels acquis, construits ou mis au point dans l'intention d'être utilisés de façon continue, et non destinés à être vendus dans le cours normal des activités. Les ministères et les organismes comptabilisent comme des immobilisations les biens qui, en plus de satisfaire aux conditions précitées, ont une durée de vie utile supérieure à un exercice et dont le coût unitaire excède 10 000 $ avant taxes.
Radiation :
Processus documentant l'aliénation des biens. Ce processus s'applique à tous les biens achetés ou acquis par la Couronne, qu'il s'agisse de biens faisant l'objet d'un suivi ou non. L'aliénation ou la perte des biens doit être bien documentée pour ajuster le dossier d'inventaire et étayer l'information fournie aux comptes publics.
Risque :
Ampleur prévue d'un événement qui influencera l'atteinte des objectifs. Le risque se mesure en fonction de l'incidence de l'événement et de la probabilité qu'il se produise.
Stocks :
Articles en stock conservés dans une installation d'entreposage, dont les articles en réparation ou figurant dans le système d'approvisionnement.
Transfert :
Transport d'un bien entre deux ministères ou organismes.
Vie utile :
Période pendant laquelle un bien est censé demeurer en bon état de fonctionnement ou de marche avant qu'il soit nécessaire d'y apporter des modifications ou des améliorations majeures.

Annexe A : Critères de l'audit

Le tableau ci-après expose les critères élaborés afin d'atteindre l'objectif et la portée de l'audit :

Objectif Critère de l'audit Atteint/ Atteint en partie / Non atteint
  1. Fournir l'assurance raisonnable qu'un cadre de gestion est en place et respecte les exigences législatives et les exigences du Conseil du Trésor.
1.1 – Les directives et orientations connexes du SCC sont à jour, claires et conformes aux exigences législatives et à celles du Conseil du Trésor. Atteint en partie
1.2 – La structure organisationnelle du SCC et les rôles et les responsabilités sont clairement définis et bien compris. Atteint en partie
1.3 – La formation et les renseignements nécessaires sont fournis aux employés pour qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités. Non atteint
1.4 – Des pratiques de surveillance et des mesures de contrôle sont mises en place pour assurer la conformité avec les politiques et les directives sur la gestion des biens. Les renseignements sont déclarés et comprennent un mécanisme de suivi formel. Atteint en partie
  1. Fournir l'assurance raisonnable que le SCC se conforme aux politiques et aux directives pertinentes sur la gestion des biens.
2.1 – Des processus existent et ont été mis en œuvre afin de s'assurer que tous les biens et les articles attrayants acquis par le SCC sont classés et traités conformément aux directives pertinentes. Atteint en partie
2.2 – Des mesures de contrôle sont en place pour s'assurer que les biens et les articles attrayants sont bien protégés contre la perte, le vol et la mauvaise utilisation. Atteint en partie
2.3 – Des procédures ont été conçues et mises en œuvre à tous les échelons pour s'assurer que les biens et les articles attrayants sont vérifiés de façon régulière, approfondie et systématique. Atteint en partie
2.4 – Les biens et les articles attrayants faisant l'objet d'une alinéation sont identifiés et aliénés conformément aux exigences. Non atteint
  1. Fournir l'assurance raisonnable que le SCC a donné suite aux recommandations du Bureau du vérificateur général qui concernent l'audit des comptes publics de 2012-2013.
3.1 – Le SCC continue de surveiller et de comparer le Module des immobilisations au grand livre général afin d'éliminer les écarts actuels. Atteint
3.2 – Le SCC met en place des processus qui lui permettent de bien comptabiliser, amortir et gérer les biens immobilisés de manière continue. Atteint en partie

Annexe B : Sélection des unités opérationnelles

Région Unités opérationnelles
Atlantique Administration régionale – Atlantique
Établissement de Dorchester
Bureau de district de l'Atlantique
Bureau de libération conditionnelle de Moncton
Québec Administration régionale – Québec
Centre Fédéral de Formation
Établissement Joliette
Bureau du district Est-Ouest du Québec
Bureau de libération conditionnelle de Gatineau
Ontario Administration régionale – Ontario
Établissement de Millhaven
Établissement de Bath
Bureau du district central
Bureau de libération conditionnelle de l'ouest de Toronto
CCC Keele
Prairies Établissement d'Edmonton
Établissement Grierson
Bureau de district de l'Alberta et des Territoires du Nord-Ouest
Bureau de libération conditionnelle d'Edmonton
Pacifique Administration régionale – Pacifique
Établissement de la vallée du Fraser pour femmes
Établissement du Pacifique
Entrepôt d'approvisionnement régional

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

États financiers de 2014-2015

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Note de bas de page 2

Fondé sur le Module sur les immobilisations du SIGFM au 31 mars 2015.

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