Évaluation du rendement

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Rapport de vérification des établissements résidentiels communautaires

Secteur de l'évaluation du rendement

Service correctionnel du Canada

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TABLE DES MATIÈRES

Sommaire

Introduction

 

Sommaire

Conformément au Plan de vérification interne du Secteur de l'évaluation du rendement pour 2004-2005, la vérification des établissements résidentiels communautaires (ERC) a été effectuée en octobre et novembre 2004.

Les objectifs établis pour cette vérification étaient les suivants :

  1. Déterminer si les ERC sont financés selon la stratégie en matière de ressources approuvée par le Comité de direction.
  2. Déterminer si des contrôles financiers et opérationnels sont en place pour assurer la conformité aux exigences relatives aux ententes contractuelles de même qu'aux politiques du Conseil du Trésor (CT) et du Service correctionnel du Canada (SCC).
  3. Évaluer la conformité des ERC aux normes établies par le SCC (Annexe B de l'Instruction permanente (IP) 700-06).

La portée de la vérification se limitait à l'examen des processus liés à l'entente contractuelle entre le SCC et l'organisme en question. De plus, l'équipe de vérification a évalué dans les ERC sélectionnés le taux de conformité à l'Instruction permanente du SCC (Annexe B de l'IP 700-06) pour ce qui est des critères les plus importants.

L'équipe de vérification a également saisi l'occasion d'examiner avec le SCC et les ERC toutes les questions qui étaient considérées comme des obstacles ou des moyens d'améliorer la relation de travail dans son ensemble entre le SCC et les ERC. Cette partie de la vérification comprenait également une discussion générale sur les points courants ayant trait aux normes de fonctionnement du SCC pour les ERC.

Les résultats de cette vérification peuvent se résumer comme suit :

  • Le cadre de financement des ERC approuvé à l'échelle nationale n'est pas appliqué uniformément dans toutes les régions;
  • Des processus sont en place dans toutes les régions pour déterminer les places requises et leur utilisation;
  • Certains ERC facturent le SCC pour les places non visées par les ententes contractuelles en vigueur;
  • Des examens réguliers des opérations courantes des ERC en fonction des normes ne sont pas effectués de manière uniforme dans toutes les régions;
  • Les établissements résidentiels communautaires sont généralement bien administrés. Cependant, la vérification a relevé certains problèmes (p.ex. la formation du personnel, un plan d'intervention et la documentation sur les dossiers des résidents et du personnel, etc.) qui exigent une plus grande attention afin d'améliorer la conformité des ERC aux normes établies par le SCC;
  • Il est nécessaire d'examiner les normes actuelles des ERC, étant donné que le dernier grand examen a été effectué en 1991. L'examen permettrait de s'assurer que les normes répondent aux besoins opérationnels courants et de régler certains des problèmes opérationnels soulevés par les ERC.

L'équipe de vérification a examiné la gestion du programme offert par les ERC dans son ensemble et est d'avis que les contrôles et les systèmes de gestion nécessaires sont en place pour assurer l'intégrité du programme des ERC. De plus, nous avons constaté que le SCC et les ERC respectaient les exigences de la politique et des normes liées à l'administration dans son ensemble ainsi que les obligations contractuelles entre les deux parties. La mise en ouvre des recommandations de la vérification par le secteur des OPC et les régions, surtout en ce qui a trait aux outils d'autoévaluation, contribueront grandement à assurer ou à améliorer le respect des normes établies. Ce pourquoi, les mesures suivantes ont été recommandées :

  • Il faut veiller à assurer l'uniformité dans toutes les régions lors du calcul des indemnités quotidiennes avec les ERC et à ce que ce processus prenne en considération les facteurs prévus dans la stratégie de 2002;
  • Il faut déterminer s'il existe des circonstances où les ERC doivent être remboursés pour les places non utilisées et les régions doivent veiller à ce que les contrats décrivent clairement toutes ces circonstances, s'il y a lieu;
  • Il faut créer des outils d'autoévaluation pour les ERC qui complèteront le cycle de vérification réalisé par le SCC;
  • Il faut établir un processus pour qu'il y ait des examens périodiques des opérations de l'ERC afin d'assurer le respect des normes du SCC;
  • Il faut qu'au cours du processus annuel de négociation de contrat, chaque ERC soumette un sommaire des activités de formation pour l'année précédente et un plan de formation détaillée pour l'année suivante;
  • Il faut examiner la répartition des agents de libération conditionnelle affectés à la surveillance des résidants de l'ERC pour déterminer l'approche la plus efficace;
  • Il faut évaluer la politique en place (Annexe B des IP 700-06) relative aux ERC pour s'assurer qu'elle reflète bien les exigences opérationnelles actuelles et qu'elle réponde à certaines des questions soulevées dans le rapport auxquelles les ERC sont confrontés.

Il importe de souligner que ce rapport est un regroupement des principales constatations de la vérification. Les résultats des visites effectuées auprès des divers ERC ont été transmis aux établissements de façon à ce qu'ils puissent examiner les principales lacunes ayant trait à leur opération.

Le Secteur de l'évaluation du rendement estime que les travaux de vérification nécessaires ont été effectués et qu'une quantité suffisante de pièces justificatives ont été examinées pour appuyer les conclusions énoncées dans le présent rapport de vérification. Les membres de l'équipe de vérification ont tenu des séances de discussion au cours desquelles les conclusions ont été examinées. Les éléments particuliers nécessitant des améliorations ont été examinés à l'échelle locale ou régionale, selon le cas, ou sont en train d'être examinés.

Introduction

Les établissements résidentiels communautaires (ERC) collaborent avec le SCC depuis un certain nombre d'années en fournissant aux délinquants les services suivants : logement, repas, aide, conseils, structure, surveillance et programmes. Ces établissements sont généralement exploités par des organismes sans but lucratif et ils sont guidés par leur entente respective de même que par l'Annexe B de l'IP 700-06 du SCC sur la surveillance dans la collectivité. En résumé, ces normes couvrent les rôles et les responsabilités de l'organisme, les exigences administratives, l'évaluation des nouveaux résidants lors de l'admission, la surveillance et les comptes rendus du comportement et des déplacements du délinquant de même que la question des ressources humaines de l'organisme. La dernière révision importante de ces normes a eu lieu en 1991.

Un des objectifs corporatifs du Service correctionnel du Canada est d'« optimiser le potentiel de réinsertion sociale en toute sécurité des délinquants » . Pour ce faire, le Service continuera de veiller à bien préparer les délinquants à la remise en liberté en toute sécurité au moment voulu et à rehausser leurs possibilités de réussir dans la collectivité. Le SCC incitera les citoyens à contribuer davantage aux efforts qu'il déploie afin de renforcer la sécurité publique et le bien-être des collectivités.

Contexte

Les ERC partout au pays contribuent à la réalisation du mandat, énoncé dans la LSCMLC, de la mission et des objectifs corporatifs du SCC en l'aidant lors de la mise en liberté graduelle des délinquants dans la collectivité. Contrairement aux centres correctionnels communautaires (CCC) qui sont dirigés par des employés du SCC, les ERC sont exploités par des organismes qui ont signé un contrat avec le SCC pour la prestation de services. Il existe plus de 175 établissements au Canada, ce qui représente 33 % des dépenses du SCC dans la collectivité.

Établissements résidentiels communautaires
Dépenses liées à l'utilisation des places *
Région Total
2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004

Atlantique

2 693 041

2 843 874

3 714 443

4 135 117

Québec

9 146 861

9 936 815

11 751 222

12 434 314

Ontario

9 563 107

9 653 564

11 585 668

11 101 911

Prairies

9 471 476

10 192 164

11 443 029

10 889 335

Pacifique

6 319 420

6 379 518

8 801 079

9 365 623

Total

37 193 905

39 005 936

47 295 441

47 926 300

* Rapport du SRGI (système d'information financière du SCC) - Juin 2004

L'augmentation au chapitre des dépenses en 2002-2003 provient principalement de la décision du Comité de direction appuyée par le Conseil du Trésor dans le Plan national d'immobilisations, de logements et d'opérations (PNILO) pour approuver la stratégie en matière de ressources (NCAOP) à l'appui d'une nouvelle méthode de financement pour les services résidentiels communautaires, laquelle est entrée en vigueur le 1 er  avril 2002. Cette stratégie en matière de ressources a été présentée dans le PNILO de 2002-2003 et approuvée par le Conseil du Trésor. À la suite de cette décision, le sous-commissaire des Opérations et des programmes correctionnels (CAOPC) a fourni aux régions un cadre servant à négocier avec les organismes exploitant des maisons de transition (c.-à-d. les indemnités quotidiennes). Ce cadre se compose des trois éléments clés suivants :

« les coûts réels et raisonnables de services résidentiels de grande qualité (évalués par rapport à un cadre national); une nouvelle méthode de paiement pour faire entrer en ligne de compte les questions de viabilité (couverture améliorée des coûts fixes durant les périodes d'utilisation variable); la prise en charge par le SCC des coûts réels, éliminant ainsi l'élément d'autofinancement de l'organisme ».

Cette nouvelle formule de financement fait part également des critères dont il faut tenir compte dans le processus de négociation, y compris la capacité de l'ERC d'attirer et de conserver du personnel hautement qualifié ainsi que des dépenses relativement élevées en matière de formation et de perfectionnement du personnel. Elle met donc l'accent sur ce qui est nécessaire pour établir et maintenir une capacité de fournir des services résidentiels de haute qualité.

Objectifs de la vérification

Les trois objectifs de la vérification sont les suivants :

  1. Déterminer si les établissements résidentiels communautaires sont financés selon la stratégie en matière de ressources approuvée par le Comité de direction.
  2. Déterminer si des contrôles financiers et opérationnels sont en place pour assurer la conformité aux exigences relatives aux ententes contractuelles de même qu'aux politiques du Conseil du Trésor (CT) et du Service correctionnel du Canada (SCC).
  3. Évaluer la conformité des ERC aux normes établies par le SCC (Annexe B de l'Instruction permanente (IP) 700-06).

Portée de la vérification

La vérification portait sur les différents processus liés à l'entente contractuelle entre le SCC et l'organisme en question qui exploite ces ERC. Voici les différentes questions qui ont été abordées au cours de cet examen :

  • L'utilisation des places et l'analyse des besoins dans les régions;
  • Le processus de soumission et d'approbation des contrats;
  • Le contenu des contrats de service, y compris la portée des travaux, les produits livrables et les conditions de paiement;
  • Les contrôles financiers et opérationnels relatifs à ces ententes;
  • Le processus de contrôle et d'évaluation des contrats.

De plus, l'équipe de vérification a évalué le taux de conformité des ERC à l'Instruction permanente du SCC (700-06B), Normes régissant les établissements résidentiels communautaires, pour ce qui est des problèmes les plus importants.

Méthodologie de vérification

La vérification a été effectuée conformément à la politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne en tenant compte des Normes pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et menée de manière à fournir une assurance raisonnable que les objectifs ont été atteints. La vérification comprenait des analyses au moyen d'entrevues, de recherche documentaire et d'échantillons de documents à l'appui, mais sans s'y limiter.

Chaque région a été consultée et la sélection a été fondée sur les ERC qui n'avaient pas fait l'objet d'une vérification régionale au cours des dernières années, provenant de différents districts, exploités par différents organismes et ayant au moins huit résidants. En tout, 21 ERC ont été sélectionnés (trois dans chacune des régions de l'Atlantique et du Pacifique et cinq dans chacune des régions du Québec, de l'Ontario et des Prairies). La liste détaillée des ERC sélectionnés pour cet examen se trouve à l'Annexe A.

Les membres de l'équipe de vérification ont effectué l'examen des dossiers de contrat et des finances des ERC sélectionnés; ils ont eu des entrevues avec le personnel de l'AR ainsi que des bureaux de district et de secteur; ils ont également effectué l'examen des lieux de chaque ERC.

L'équipe de vérification a évalué la conformité aux Normes régissant les établissements résidentiels communautaires établies par le SCC (Annexe B de l'IP 700-06). Cette partie de la vérification a porté principalement sur les critères les plus importants déterminés en consultation avec le secteur des Opérations et Programmes correctionnels (OPC) (divisions des programmes de réinsertion sociale et de la sécurité), ainsi qu'avec la Direction des enquêtes sur les incidents.

L'équipe de vérification a également profité de l'occasion pour discuter avec le SCC et les ERC d'autres questions considérées comme des obstacles ou de points qui pouvaient améliorer leur relation de travail en général. Cette partie de la vérification comprenait également une discussion générale sur les sujets liés aux normes de fonctionnement du SCC relatives aux ERC.

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Le Secteur de l'évaluation du rendement estime que les travaux de vérification nécessaires ont été effectués et qu'une quantité suffisante de pièces justificatives ont été examinées pour appuyer les conclusions énoncées dans le présent rapport de vérification. Les membres de l'équipe de vérification ont tenu des séances de discussion au cours desquelles les conclusions ont été examinées. Les éléments particuliers nécessitant des améliorations ont été examinés à l'échelle locale ou régionale, selon le cas, ou sont en train d'être examinés.

Résultats des vérifications et conclusion

Objectif no 1   : Déterminer si les établissements résidentiels communautaires sont financés selon la stratégie en matière de ressources approuvée par le Comité de direction.

Afin d'évaluer cet objectif, l'équipe de vérification a examiné les processus en place dans les régions pour déterminer et offrir le nombre de places requises aux délinquants qui ont besoin d'un logement lorsqu'ils sont mis en liberté dans la collectivité. De plus l'équipe de vérification a examiné la soumission régionale des contrats de service et vérifié si elle était conforme au cadre national de financement des ERC établi par le SCC en 2002. Enfin, l'équipe a examiné le processus de soumission et d'approbation de contrat à l'échelle régionale pour évaluer la conformité aux politiques du Conseil du Trésor et du SCC sur les marchés.

Détermination des places requises

Constatation no1 : Les régions ont des processus en place pour déterminer et offrir le nombre de places requises.

L'équipe de vérification a examiné le processus pour déterminer les places requises dans les différentes collectivités.

Selon les exigences opérationnelles, toutes les régions disposent d'un processus qui prévoit la présentation par les districts d'un rapport mensuel sur l'utilisation des places des ERC. Les régions fournissent un résumé au secteur des OPC (réinsertion sociale) à des fins d'analyse, de détermination des tendances et du financement à venir. Le suivi de l'utilisation des places est également effectué dans les régions pour les centres correctionnels communautaires (CCC), et il existe des processus à l'échelle locale et régionale pour surveiller l'utilisation de ces établissements et faire correspondre le profil des délinquants aux établissements appropriés.

En fonction des chiffres antérieurs et actuels, l'AC est en mesure de planifier ses budgets chaque année et de répartir les fonds prévus pour l'utilisation quotidienne des places dans chaque région.

La seule exception que nous avons relevée est la région du Pacifique où il n'y a qu'un CCC dont les services offerts visent précisément les délinquants âgés et handicapés. Cette région a donc besoin d'améliorer deux ERC qui répondent aux besoins de délinquants qui se trouveraient normalement dans un CCC. Ces deux établissements ont signé des contrats qui garantissent le paiement d'un nombre minimal de places, car ils doivent répondre aux besoins d'une population plus spécifique.

Notre examen a montré que toutes les régions déployaient des efforts pour tenir compte des groupes minoritaires (p. ex. les délinquants autochtones et les délinquantes) lorsqu'elles planifiaient des ententes contractuelles de logement avec des organismes. Cependant, il faut souligner que le SCC est aux prises avec des difficultés lorsqu'il essaie de conclure des contrats de logement pour les groupes minoritaires dans des régions rurales où des localités dont le nombre d'habitants potentiels est faible. Dans ces cas, les organismes préfèrent ne pas conclure d'entente sans une garantie dans les contrats que les ERC dépendent des recommandations du SCC pour leur survie financière.

Dans toutes les régions, les districts ont indiqué aux membres de l'équipe que l'examen lié à l'assignation d'un délinquant à un établissement résidentiel s'appuyait en premier lieu sur l'évaluation du risque et des besoins. Les personnes interrogées ont indiqué qu'en plus de cette analyse, la majorité des régions ont indiqués que la priorité était accordée à un CCC quand un tel établissement et un ERC se trouvaient dans la même localité.

Financement des ERC

Constatation no 2 : Le cadre de financement tel que prescrit par le Commissaire adjoint des Opérations et des programmes correctionnels lors de la négociation des contrats avec leurs ERC respectifs n'est pas appliqué uniformément dans toutes les régions.

En 2002, le Comité de direction a approuvé la stratégie en matière de ressources pour appuyer un nouveau cadre de financement des services résidentiels communautaires. Ce cadre se compose de trois éléments suivants :

  1. des coûts réels et raisonnables de services résidentiels de grande qualité;
  2. une nouvelle méthode de paiement pour faire entrer en ligne de compte les questions de viabilité;
  3. la prise en charge par le SCC des coûts réels, éliminant ainsi l'élément d'autofinancement de l'organisme.

À la suite de cette stratégie, le secteur des OPC a élaboré un cadre à utiliser par les régions lors des négociations avec les organismes exploitant les maisons de transition (des indemnités quotidiennes pour des organismes typiques de même taille). Dans le cadre de cette stratégie en matière de ressources, le document fournissait des critères à prendre en considération dans le processus de négociation, dont la capacité de l'ERC d'attirer et de retenir du personnel qualifié et de permettre des dépenses assez importantes en matière de formation et de perfectionnement du personnel, mettant ainsi l'accent sur ce qu'il faut pour établir et maintenir la capacité de fournir des services résidentiels de haute qualité.

Cette stratégie propose deux méthodes de paiement; le concept d'indemnités quotidiennes progressives a été mis au point en réaction à des préoccupations en matière de viabilité, surtout pour les petites maisons lorsque la clientèle fluctue. Le calcul se fonde sur des hypothèses concernant des recettes d'exploitation minimales, où les huit premières places ont un prix plus élevé, et les autres places utilisées sont payées à un taux marginal. Un calcul au prorata doit être effectué afin de déterminer l'écart entre le taux élevé et le taux marginal. La deuxième méthode de paiement est fondée sur le calcul selon un taux fixe, où toutes les places utilisées ont le même prix. Cette option pourrait être utilisée dans les cas où le SCC est une source de renvoi secondaire, lorsque peu de places sont utilisées de façon intermittente ou lorsque les taux de renvoi sont très élevés, la viabilité n'est pas un problème et une méthode de paiment plus simple est préférable.

L'équipe de vérification a constaté que trois régions (les régions de l'Atlantique, du Québec et de l'Ontario) donnaient suite à la stratégie en matière de ressources en ce qui concerne le financement négocié (indemnités quotidiennes) avec les ERC. Par exemple, la région de l'Atlantique compte un employé de Finances et un autre de la Division des programmes de réinsertion sociale responsables du calcul des indemnités quotidiennes et de la négociation avec les maisons individuelles. Ce processus, qui commence en novembre, accorde assez de temps aux deux parties pour le processus de négociation, la préparation des soumissions à l'intention des comités d'examen des contrats et la signature des contrats par les deux parties avant le début de l'exercice financier.

Pour sa part, la région du Québec utilise un comité « tripartite » composé de représentants du SCC et des services correctionnels provinciaux qui rencontrent l'Association des services de réhabilitation sociale du Québec pour négocier un taux d'indemnité quotidienne général qui sera accordé aux ERC pour la durée de leurs contrats respectifs. Le « modèle » utilisé par la région du Québec est assez normatif et tient compte de tous les facteurs associés aux coûts pour déterminer les indemnités quotidiennes qui permettront aux ERC d'être viables.

La région de l'Ontario utilise le même cadre national et les mêmes lignes directrices pour le calcul des indemnités quotidiennes de chaque maison. Toutefois, les directeurs généraux des ERC visités ont indiqué qu'il n'y avait eu ni consultation ni négociation financière avec eux avant le processus de renouvellement du contrat. Ils ont précisé que les contrats étaient soumis près de la date d'entrée en vigueur, ce qui laissait peu de temps à des changements ou à la négociation et qu'ils n'avaient d'autres choix que d'accepter ce que le SCC leur offrait.

Les régions des Prairies et du Pacifique utilisent également la méthode d'indemnité quotidienne progressive où on attribue une indemnité plus élevée aux huit premières places et une indemnité « marginale » aux autres places. Toutefois, les membres de l'équipe de vérification dans ces régions n'ont pu confirmer que le calcul des indemnités quotidiennes prenait en considération tout autre élément du budget des ERC, notamment les coûts liés au personnel, les coûts de fonctionnement et les facteurs immobiliers, selon la stratégie en matière de ressources approuvée par le Comité de direction au début de 2002. Les ERC dans ces deux régions reçoivent une indemnité plus élevée pour les huit premières places par rapport aux établissements des autres régions, mais sans justification apparente ni documentation quant à la manière dont ces indemnités différentes ont été justifiées ou décidées.

Dans la région du Pacifique, l'équipe de vérification a examiné deux contrats qui comprenaient des places garanties. Les deux ERC acceptent des délinquants dont les risques et les besoins sont élevés et chaque établissement reçoit une garantie de paiement de l'indemnité quotidienne pour huit places. Ces contrats ne sont pas conformes au Plan national d'immobilisations, de logements et d'opérations (PNILO) de 2002-2003 du SCC, qui a été approuvé par le Conseil du Trésor et qui porte sur le financement et la viabilité des ERC : « Cette méthode tiendrait compte plus fidèlement des coûts fixes, malgré les fluctuations du nombre de délinquants adressés. L'indemnité versée ne s'applique qu'aux places utilisées (les services rendus), mais l'entrepreneur est ainsi incité à accueillir le nombre maximal de délinquants, les indemnités marginales versées pour les autres places correspondant aux coûts marginaux de ces places. »

Par ailleurs, le cadre proposé et approuvé par le Comité de direction en 2002 recommandait une « indemnité quotidienne calculée à deux niveaux », les huit premières places étant financées à un taux plus élevé que les autres places en fonction de différents facteurs, une mesure à l'égard de la viabilité des ERC. Il permettait aussi une indemnité quotidienne uniforme (sans toutefois aborder les garanties). Ce modèle d'indemnité journalière calculée à deux niveaux représentait une réponse créative aux préoccupations de viabilité et permettait d'éliminer le besoin d'une garantie, ce qui, sans être souhaitable, est légal.

Un des objectifs de ce nouveau cadre de financement consistait à donner aux organismes un moyen d'attirer et de retenir plus facilement des employés qualifiés et de permettre des dépenses assez importantes en matière de formation et de perfectionnement du personnel, mettant ainsi l'accent sur les ressources nécessaires pour établir et maintenir la capacité de fournir des services résidentiels de haute qualité. La région du Québec (grâce à son « système d'agrément » annuel) surveille cet aspect par les rapports annuels d'autoévaluation soumis par les ERC au SCC et aux services correctionnels provinciaux (au cours des années où ils ne font pas l'objet d'un examen de leur emplacement selon le cycle). Quant à la région de l'Atlantique, les ERC doivent soumettre aux divisions Programmes de réinsertion sociale et Finances une copie du curriculum vitae des nouveaux employés embauchés au cours de la dernière année; cela se fait habituellement lorsque l'ERC soumet le rapport de fin d'année et le budget proposé pour l'année à venir.

L'équipe de vérification a constaté que les trois autres régions ne disposaient d'aucun processus courant pour envisager « la présence d'un personnel hautement qualifié » (selon le cadre de financement) comme les procédures des ERC pour embaucher de nouveaux employés (entre autres déterminer si le personnel satisfait ou non à l'énoncé de qualités pour le poste qu'il occupe) ou si la formation du personnel requise est assurée au cours de l'année afin d'améliorer la qualité des services résidentiels. Il faut signaler que deux de ces régions (la région de l'Ontario et celle du Pacifique) surveillent très peu la formation du personnel lorsqu'elles vérifient la conformité des ERC aux exigences minimales en matière de formation pendant leurs vérifications, et ce même si certains membres du personnel en sont alors à leur deuxième ou troisième année d'emploi s'ils ont été embauchés au début du cycle d'examen des ERC.

Par conséquent, l'équipe de vérification n'est pas en mesure d'attester que toutes les régions respectent les objectifs et les principes de la stratégie nationale de financement des ERC.

Il convient de souligner qu'au cours des étapes de planification et de vérification du présent exercice, le secteur des OPC a été consulté et qu'il a fait part aux régions de plusieurs de ses préoccupations au sujet des incohérences dans l'application de leurs processus de négociation et de calcul des indemnités quotidiennes. Certaines de ces incohérences semblent être liées directement aux rôles et aux responsabilités en matière de gestion qui varient d'une région à l'autre à cet égard. Le secteur entreprend l'élaboration d'autres directives pour s'attaquer à cette question avec les régions en vue d'obtenir des pratiques plus uniformes et de meilleurs résultats.

Recommandation 1 : Que le secteur des OPC assure l'uniformité dans toutes les régions lors du calcul des indemnités quotidiennes avec les ERC et que ce processus prenne en considération les facteurs prévus dans le cadre de financement de 2002. Suivi par : le CAOPC int.

Enfin, au cours de nos discussions sur le financement, un grand nombre d'ERC ont exprimé des préoccupations sur le coût élevé de leurs primes d'assurance. Bien que ce problème ne soit pas limité aux ERC, ces derniers ont vu le coût de l'assurance s'accroître de manière considérable. Par exemple, un ERC dans la région de l'Atlantique a vu ses primes annuelles passer de 7 000 $ à 33 000 $ (cela comprend les biens, la responsabilité professionnelle et la responsabilité générale). D'autres ERC ont indiqué aux membres de l'équipe qu'ils avaient de la difficulté à obtenir une couverture de la garantie au moment de renouveler leur police. Ce point a été soulevé au cours d'une réunion régionale entre le personnel du SCC et des représentants des ERC de même qu'avec le Conseil national des directeurs de district. Un résumé des tarifs à l'échelle nationale présenté par le secteur des OPC a démontré que ce sujet était complexe du fait que le type et l'étendue de la couverture d'assurance variaient grandement et qu'une clarification était nécessaire avant d'être en mesure de poursuivre l'analyse. Des travaux avec les représentants des organismes sont prévus pour examiner cette question.

Exigences liées au contrat

Constatation no 3 : La plupart des ententes contiennent les éléments exigés par les politiques du Conseil du Trésor et du SCC.

Les contrats examinés contenaient les principaux éléments requis par le Conseil du Trésor. Cela comprenait les modalités de paiement (indemnités quotidiennes, limites et somme totale du contrat, instructions relatives à la facturation), un énoncé des travaux, un énoncé des produits livrables et les exigences en matière de rapport.

L'équipe de vérification a remarqué des lacunes dans certains contrats de la région des Prairies en ce qui a trait à la description des éléments essentiels que les ERC sont tenus de fournir au SCC et à leurs résidants. Deux des contrats examinés ne contenaient pas de disposition ou d'énoncé indiquant le droit du SCC de procéder à une évaluation conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les marchés.

Les membres de l'équipe de vérification ont été en mesure de confirmer que les contrats sélectionnés dans chaque région avaient été approuvés par le comité d'examen des contrats et que les signatures se trouvaient sur les contrats avant les dates d'entrée en vigueur comme l'exige la politique du SCC et du Conseil du Trésor.

Il faut signaler que les ERC dans les régions de l'Atlantique, du Québec et du Pacifique sont maintenant reliés électroniquement au Système de gestion des délinquants (SGD) du SCC. Les membres de l'équipe de vérification ont constaté que tous les contrats respectifs des ERC contenaient des dispositions indiquant le besoin d'effectuer une évaluation de la menace de risque à l'établissement (Annexe - Guide de sécurité) avant d'avoir accès au système.

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En se fondant sur les résultats de l'examen effectué pour cette partie de la vérification, l'équipe de vérification est d'avis que des mesures supplémentaires sont nécessaires afin d'assurer, au sein du SCC, l'uniformité du financement des ERC, conformément à la stratégie de financement approuvée par le Comité de direction et le CT.

Objectif no 2 : Déterminer si des contrôles financiers et opérationnels sont en place pour assurer la conformité aux exigences relatives aux ententes contractuelles de même qu'aux politiques du Conseil du Trésor (CT) et du Service correctionnel du Canada (SCC).

Au moment d'évaluer cet objectif, l'équipe de vérification s'est assurée que des processus étaient en place pour :

  1. surveiller l'utilisation quotidienne des places;
  2. déterminer si les factures soumises par les entrepreneurs répondaient aux exigences relatives aux contrats pour établir l'attestation visée aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ;
  3. vérifier si des contrôles financiers étaient en place et conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques ;
  4. examiner les processus de contrôle et d'évaluation des contrats en place pour les opérations des ERC dans chaque région pour assurer le respect des objectifs de ces ententes.

L'équipe de vérification a examiné les dossiers de contrat de tous les ERC sélectionnés pour cette partie de la vérification et tenu des entrevues avec le personnel des bureaux de libération conditionnelle, des districts et de l'AR.

Constatation no 4 : Les districts ont des systèmes en place pour surveiller l'utilisation quotidienne des places.

La présente vérification a permis de constater que toutes les régions possédaient des mécanismes de suivi pour surveiller l'utilisation quotidienne des places. Pour certaines régions, c'est la section des Finances qui compile l'utilisation des places par rapport à la capacité d'accueil des ERC et des CCC, alors que dans d'autre cas c'est la Division des programmes de réinsertion sociale ou les deux qui s'en chargent.

De même, les quinze districts qui ont été examinés disposent de processus pour surveiller l'utilisation des places de façon à ce qu'ils puissent vérifier l'exactitude des factures soumises par les organismes. Des factures mensuelles présentées par les ERC sont examinées par le bureau de libération conditionnelle local pour s'assurer que la certification en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) est conforme aux ententes contractuelles. De plus, tous les contrats examinés contenaient une disposition indiquant que le SCC devait être facturé pour la première journée du séjour des délinquants à l'ERC, mais pas pour la journée de leur départ. L'équipe de vérification a été en mesure de confirmer la conformité à cette exigence en vérifiant un échantillon de la facturation reçue à chaque emplacement pour s'assurer que c'était bien le cas.

Finalement, l'équipe de vérification a signalé que les factures mensuelles soumises par les ERC contenaient assez d'information pour que les gestionnaires puissent effectuer la vérification exigée en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP (nom des résidants, y compris leur numéro SED, le nombre de jours, le type de mise en liberté, les dates d'arrivée et de départ).

Les districts ont indiqué que les places servaient principalement aux délinquants en semi-liberté ou en libération d'office ou en liberté conditionnelle totale faisant l'objet d'une assignation à résidence imposée par la Commission nationale des libérations conditionnelles. Dans la plupart des districts, les agents principaux de libération conditionnelle examineront ces derniers cas pour s'assurer que les risques et les besoins sont évalués régulièrement; souvent, des conférences de cas ont lieu avec les agents de libération conditionnelle pour déterminer le besoin continu de résidence.

Les membres de l'équipe de vérification ont été informés que les ERC étaient également utilisés dans des circonstances exceptionnelles par les délinquants en liberté d'office ou en liberté conditionnelle totale qui vivent dans la collectivité. Ce sont des cas qui ont généralement besoin d'un logement temporaire pour répondre à un besoin particulier ou dont le risque de récidive est mieux géré dans ce milieu contrôlé (que l'on appelle communément retrait temporaire de la collectivité). Des évaluations courantes de ces cas sont nécessaires afin d'assurer une utilisation efficace des places dans les ERC. Dans la plupart des cas, les membres ont cependant remarqué que la documentation était absente pour indiquer que ces cas étaient surveillés dans le cadre de la vérification des comptes effectuée par les bureaux de libération conditionnelle ou de district. Les gestionnaires responsables de l'article 34 doivent s'assurer que des documents sont disponibles pour indiquer que ces cas spéciaux en résidence sont périodiquement examinés et que l'utilisation de ces places par le SCC est toujours justifiée.

Pour les ERC qui fournissent une indemnité quotidienne aux résidants, l'équipe de vérification a pu constater qu'il existait un système en place pour veiller à ce que le SCC prenne part à l'examen des besoins financiers du résidant. La vérification des factures par l'équipe de vérification a confirmé que celles-ci contenaient le nom du résidant, la durée de son séjour et sa signature indiquant qu'il avait reçu une indemnité quotidienne, ce qui permet donc le remboursement des ERC par le SCC. L'équipe de vérification est d'avis que les procédures financières et administratives sont en place pour fournir un contrôle efficace de ces allocations.

Constatation no 5 : Des paiements ont été versés pour des services qui ne figuraient pas dans les ententes contractuelles.

L'équipe de vérification a constaté deux anomalies au cours d'un examen des dépenses engagées pour la prestation de services résidentiels. Dans la région du Québec, l'équipe de vérification a noté des cas où les ERC avaient facturé le SCC pour l'utilisation de places alors que le délinquant était en suspension dans l'attente d'une décision de la part du SCC (soit pour annuler ou recommander la révocation d'une suspension). Dans ces cas, le SCC a informé l'ERC de conserver la place du résidant et il a été facturé pour cinq jours tout au plus. Comme cette pratique n'apparaît pas dans les ententes contractuelles conclues avec le SCC, il semblerait que les gestionnaires ne soient pas tenus, du point de vue légal, d'approuver le paiement de ces journées réservées. Les autres régions ont indiqué que ces cas s'étaient présentés, mais dans des circonstances exceptionnelles; ainsi des indemnités quotidiennes ont été payées alors que le résidant n'était pas encore sur les lieux. Par exemple, lorsqu'un délinquant est suspendu, que l'ERC est complet et qu'il y a une liste d'attente, le SCC a demandé à l'ERC de conserver la place en attendant l'examen du cas pour permettre une annulation de la suspension dans un délai raisonnable. L'équipe de vérification n'était pas en mesure d'évaluer les répercussions financières réelles de la situation susmentionnée étant donné qu'elle ne disposait pas des informations qui permettraient de déterminer le nombre des cas dans lesquels le SCC avait été facturé pour ces places.

Dans la région de l'Atlantique, l'équipe de vérification a constaté qu'un ERC avait facturé le SCC pendant quatre jours pour l'utilisation d'une place avant l'arrivée d'un résidant sur les lieux. L'information recueillie indique qu'il s'agit là d'une pratique courante depuis un certain nombre d'années à la suite d'une entente verbale entre un bureau de libération conditionnelle précis du SCC et cet ERC. Au cours de la période allant d'avril 2003 à août 2004, l'équipe de vérification a constaté que le SCC avait été facturé pour ces jours supplémentaires dans au moins 13 nouveaux cas de mise en liberté. Peu après la séance d'information tenue par l'équipe de vérification, le directeur du district a apporté des correctifs immédiats pour mettre fin à cette pratique et veiller à ce que la facturation de cet organisme soit conforme aux conditions de l'entente en cours.

Recommandation 2  a) Que le secteur des OPC détermine s'il existe des circonstances où les ERC doivent être remboursés pour les places non utilisées chaque jour et b) que les régions veillent à ce que les contrats décrivent clairement toutes ces circonstances, s'il y a lieu. Suivi par : le CAOPC int. et les SCR

L'équipe de vérification est d'avis que chaque établissement du SCC dispose de contrôles suffisants pour assurer la conformité aux exigences contractuelles du Conseil du Trésor. Toutefois, une surveillance plus serrée est nécessaire pour s'assurer que tous les frais soumis par les ERC sont prévus par les ententes contractuelles conclues avec ces organismes.

Objectif no 3 : Évaluer la conformité des ERC aux normes établies par le SCC (Annexe B de l'Instruction permanente (IP) 700-06).

En ce qui a trait au présent objectif, l'équipe de vérification a visité les ERC sélectionnés pour évaluer leur taux de conformité aux Normes régissant les établissements résidentiels communautaires du SCC (Annexe B de l'Instruction permanente (IP) 700-06). La vérification portait principalement sur les éléments les plus critiques des normes, dont notamment : la consignation des activités des résidants, les plans initiaux d'intervention, les dossiers des résidants, les compétences du personnel (y compris le programme d'orientation, la formation et le perfectionnement du personnel) et la sécurité des opérations dans son ensemble.

Les visites des établissements ont compris l'examen des dossiers du personnel et des résidants, l'examen des registres et des documents administratifs, des entrevues avec le personnel ainsi que l'observation et l'inspection des installations et des opérations quotidiennes.

L'équipe de vérification a également examiné les procédures en place dans les régions pour surveiller la conformité des ERC aux normes du SCC et s'assurer que ces normes répondaient aux besoins opérationnels du SCC et des ERC.

Organisation et administration

Constatation no 6 : Les ERC font clairement la promotion de leur mission, de leurs objectifs, de leurs programmes, de leurs services et de la population à desservir.

L'équipe de vérification a constaté que tous les ERC visités observaient ces normes. L'information qui décrit le niveau de sécurité, les critères d'admission et les programmes disponibles se retrouve dans les guides sur les activités des ERC, les bulletins de promotion, les enquêtes communautaires préalables à l'admission ainsi que dans les pages Web régionales respectives, ce qui la rend accessible au SCC et à la Commission nationale des libérations conditionnelles.

Les membres de l'équipe de vérification ont également remarqué que les responsabilités et les pouvoirs hiérarchiques à l'intérieur de l'organisme étaient clairement définis dans les manuels de politiques et de procédures des ERC. Les membres du personnel interrogés au cours de cette vérification ont confirmé avoir été clairement informés de leurs rôles et de ce que l'on attendait d'eux au moment de l'embauche; de plus, tout changement leur était communiqué par écrit ou pendant les réunions du personnel.

Règlements de l'établissement

Cette partie de la vérification portait sur l'examen des processus au moyen d'entrevues avec les membres du personnel et de l'examen détaillé de cinq dossiers de résidants à chaque ERC.

Constatation no 7 : Pour certains ERC, les renseignements sur les nouveaux résidants ne comportaient pas tous les éléments requis dans les normes du SCC.

La vérification de l'équipe a montré que les résidants recevaient normalement une copie des règlements de l'établissement au moment de leur admission. De plus, les dossiers contenaient une copie signée de la liste de vérification indiquant que les éléments qui se trouvaient dans les normes de l'ERC avaient été abordés avec les résidants. Cependant, l'équipe de vérification a constaté que des éléments requis étaient absents de la plupart des trousses transmises aux nouveaux résidants dans les régions du Pacifique, des Prairies et du Québec, notamment :

  • le rapport sur le comportement du résidant au SCC;
  • la copie de la politique et des procédures de grief de l'organisme.

Documents standard fournis par le SCC

Comme nous l'avons indiqué plus tôt, trois régions (les régions de l'Atlantique, du Québec et du Pacifique) ont branché les ERC au Système de gestion des délinquants (SGD), ce qui permet à ces établissements d'avoir accès à des documents précis du SCC. Les deux autres régions continuent de dépendre du SCC pour fournir aux ERC les documents relatifs au dossier du délinquant conformément aux normes des ERC.

Tous les ERC visités ont indiqué un taux de satisfaction élevé par rapport à l'information fournie par le SCC sur les délinquants avant son admission. Tous ont indiqué qu'ils recevaient l'information avant l'arrivée de la personne, sauf dans quelques cas où l'information avait été reçue durant les quelques jours suivant l'admission du résidant.

Constatation no 8 : Les dossiers des résidants ne contenaient pas tous les documents requis par le SCC.

Au cours de la visite des établissements, l'équipe de vérification a constaté de manière constante que les dossiers des résidants des ERC qui avaient accès au SGD ne contenaient pas les quatre documents suivants : la feuille SED, les décisions de la CNLC, une photographie récente et le nom des personnes à contacter en cas d'urgence . Certains de ces ERC utilisent la technologie disponible pour obtenir une photographie récente (photocopie d'une pièce d'identité, photo polaroid) et certains disposent d'un formulaire interne pour signaler les personnes et les numéros de téléphone des personnes à contacter en cas d'urgence.

L'équipe de vérification a également observé l'absence de certains documents requis par le SCC dans les établissements non branchés au SGD ou bien un certain manque d'organisation dans les dossiers, ce qui rendait plus difficile la tâche de confirmer si tous les documents requis s'y trouvaient.

Les normes exigent aussi que l'organisme soit doté d'un système qui avertit son personnel des cas signalés par le SCC afin que des mesures appropriées soient entreprises sans délai. L'IP 700-06 précise ces cas :

  • les résidants qui ont été reconnus coupables d'une ou de plusieurs infractions ayant causé la mort ou un dommage grave à une autre personne;
  • les résidants qui présentent un risque élevé de comportement violent ou suicidaire;
  • les résid a nts qui ont besoin d'une attention particulière, compte tenu de leurs antécédents médicaux ou psychiatriques;
  • les résida nts dont les dossiers renferment des renseignements que l'on ne peut pas divulguer;
  • les résidants dont la condamnation a beaucoup r etenu l'attention du public;
  • les résidants qui purgent actuellement des peines pour des infractions mentionnées à l'annexe I de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition .

Bien que tous les organismes soient dotés d'un système qui avertit le personnel, l'équipe de vérification a constaté que la signalisation de ces cas se faisait bien souvent par le personnel des ERC et non par le SCC conformément aux normes.

Enfin, dans la région de l'Atlantique, l'équipe a remarqué que le SCC continuait de fournir des copies sur papier à deux des trois ERC visités, même si les deux avaient accès au SGD. Par conséquent, les ERC n'utilisent pas le SGD à sa pleine capacité, et le personnel des bureaux de libération conditionnelle doit faire un travail superflu.

Les régions dans lesquelles l'accessibilité au SGD fut donnée aux ERC, on doit continuer à s'assurer que les bureaux de libération conditionnelle fournissent les documents nécessaires auxquels ces établissements n'ont pas accès.

Mesures de sécurité et d'urgence

Constatation no 9 : Les ERC n'ont pas satisfait à toutes les normes relatives aux mesures de sécurité et d'urgence.

L'équipe de vérification a parfois trouvé difficile d'obtenir des organismes les documents nécessaires montrant qu'ils respectaient les codes et les règlements du SCC relatifs au zonage, à la santé, à la construction et à la protection contre les incendies. Dans certains cas, les ERC n'ont pu les trouver dans leurs dossiers; dans d'autres cas, ils ont dû prendre des dispositions avec la Ville pour les obtenir.

De plus, certains organismes n'avaient pas (ou n'affichaient pas dans la zone publique) leur permis ou certificat d'exploitation. Bien que certains aient indiqué être exempts de certaines exigences relatives au permis, ils devaient tout de même posséder les documents écrits des administrations gouvernementales locales ou provinciales indiquant de telles exemptions.

Les plans rédigés en prévision des mesures d'urgence se trouvaient dans les manuels de politique et procédures des organismes. Toutefois, l'équipe de vérification a permis de constater que les plans de deux ERC dans chacune des régions de l'Atlantique, du Pacifique et des Prairies étaient désuets ou que certains éléments requis ne s'y trouvaient pas. Ces plans devront être mis à jour pour refléter les procédures opérationnelles courantes. En général, les manuels sont facilement accessibles et les ERC exigent que leurs employés se familiarisent avec leur contenu au cours du programme d'orientation.

Tous les ERC avaient une trousse de premiers soins et un inventaire des produits médicaux qu'elle contenait approuvés par l'Ambulance Saint-Jean, la Croix-Rouge ou tout autre organisme équivalent. Cependant, un ERC dans chacune des régions du Pacifique, de l'Ontario et du Québec et deux dans la région des Prairies n'avaient pas la documentation indiquant que les inspections mensuelles obligatoires du contenu de ces trousses étaient réellement effectuées.

Comme il a été mentionné précédemment, les ERC doivent posséder une assurance de responsabilité civile et une assurance automobile (s'il y a lieu). L'équipe de vérification a confirmé que tous les ERC avaient l'assurance requise. Cependant, bon nombre d'organismes ont soulevé la question du coût élevé des primes d'assurance au cours de cette vérification, une question qui a fait l'objet de discussions soutenues par les ERC auprès de différents intervenants au cours des dernières années.

Finalement, l'équipe de vérification a remarqué que dans l'ensemble, les ERC visités veillaient à ce que leur établissement soit propre et bien entretenu.

Sécurité passive et active

Pour cette partie de la vérification, les membres de l'équipe ont examiné les registres, les feuilles de sortie et tout autre document utilisé par les organismes pour documenter les activités des résidants.

Constatation no 10 : Les mesures de sécurité passive et active sont appliquées selon les normes du SCC.

La vérification a permis de constater que tous les organismes utilisaient des registres et autres moyens pour s'assurer que les éléments requis (p. ex. les activités, les incidents, les déplacements du résidant, son comportement, etc.) dans les normes étaient dûment inscrits dans des registres ou mentionnées dans d'autres manuels d'enregistrement. Les données inscrites portaient la signature ou les initiales de l'auteur. Des documents existaient également sur les cas de sortie suspecte remis en question et notés dans les registres puis discutés avec l'agent de libération conditionnelle du résidant.

L'équipe de vérification a constaté que les organismes utilisaient le registre pour documenter le fait qu'une séance d'information officielle avait eu lieu avant que le personnel n'entreprenne les tâches de son quart de travail. À certains endroits, l'équipe a remarqué que l'on utilisait une liste de vérification pour s'assurer que le personnel achevait les activités requises avant de commencer son quart de travail (p. ex. séance d'information, vérification des clés, vérifications de sécurité, etc.). Une exception a été signalée à l'un des ERC dans la région du Québec où les séances d'information avaient lieu mais n'étaient pas consignées conformément aux normes.

Dans certains établissements de la région de l'Ontario, l'équipe a relevé un manque d'uniformité sur la façon de détailler les activités dans le registre principal. Tous disposent d'un système pour décrire les activités, mais le registre principal n'est pas toujours utilisé pour consigner cette information.

Dénombrement des résidants

L'équipe de vérification a observé que le dénombrement des résidants dans les établissements visités dépassait le nombre quotidien requis. Selon les normes, il faut procéder au dénombrement des résidents immédiatement après l'heure de rentrée et après avoir activé le système d'alarme. Par la suite, au moins deux autres dénombrements doivent être effectués pendant le quart de nuit. L'équipe du matin et celle de l'après-midi/de la soirée doivent aussi vérifier périodiquement où se trouve chacun des résidants. L'équipe de vérification a observé que des dénombrements quotidiens, allant de 10 à 12 fois par jour, étaient régulièrement effectués dans la plupart des ERC. De plus, elle a noté que dans un certains nombre d'organismes on faisait des appels téléphoniques aux résidants qui se rendaient dans des lieux bien précis pour vérifier s'ils s'y trouvaient même si ce n'est pas une exigence de la politique.

La seule exception à ce qui est mentionné ci-dessus a été relevée dans la région du Québec où l'équipe de vérification n'a pu confirmer le nombre de dénombrements officiels effectués. Les mentions de dénombrement étaient inscrites dans le registre, mais il n'y avait aucune mention du nombre actuel de résidants.

L'équipe de vérification a observé plusieurs pratiques exemplaires dans toutes les régions. Dans des cas où les résidants avaient obtenu des privilèges de sortie les fins de semaine, certains organismes exigeaient qu'ils téléphonent à l'ERC à l'heure de rentrée prescrite; de même, des appels téléponiques étaient effectués au hasard par le personnel pendant la fin de semaine. Ces appels permettent de vérifier que les résidants se comportent bien et qu'ils respectent les conditions des privilèges qui leur sont accordés les fins de semaine.

Dans les régions du Québec et des Prairies, certains ont lancé un système de jumelage où l'employé d'un ERC téléphone à un autre ERC avant d'entreprendre le dénombrement durant le quart de nuit, puis téléphone de nouveau une fois la tâche terminée.

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En général, les résultats de nos visites des établissements indiquent un taux élevé de conformité aux normes des ERC. Cependant, compte tenu des lacunes relevées, l'équipe de vérification est d'avis que le SCC et les organismes pourraient bénéficier d'un processus d'autoévaluation. Ceci permettrait aux établissements de vérifier leur conformité aux normes du SCC en se servant d'un outil d'autoévaluation.

Recommandation 3 : Que le secteur des OPC, en consultation avec les ERC, mette en place un processus d'autoévaluation, qui complètera le cycle de vérification réalisé par le SCC. Suivi par : le CAOPC int.

Surveillance de la conformité des ERC aux normes du SCC

Pour cette partie de l'exercice, les membres de l'équipe de vérification ont effectué des entrevues avec le personnel du SCC et obtenu des exemples d'examens entrepris par les régions pour surveiller la conformité des ERC aux normes du SCC.

Constatation no 11 : Trois des cinq régions disposent de processus de vérification de la conformité des ERC aux normes du SCC.

Il faut signaler que l'équipe de vérification n'a pas relevé de politique précise qui exige à l'heure actuelle ce genre de surveillance des régions. Selon la politique du CT, les établissements doivent préparer des évaluations postérieures au marché. Ces évaluations qui doivent être effectuées avant la date d'expiration des contrats sont davantage une fonction qui relève de l'administration et de la gestion pour s'assurer que l'entrepreneur a satisfait à la prestation de services pour la période du contrat. Cependant, cette partie de la vérification visait principalement à déterminer jusqu'à quel point les régions surveillaient la conformité aux normes des ERC.

La vérification a permis de constater que la région du Québec disposait d'un « système d'agrément » selon lequel chaque ERC est évalué par une équipe composée de représentants du SCC et des services correctionnels provinciaux. Tous les ERC de cette région doivent fournir chaque année de l'information pour s'assurer qu'ils répondent toujours aux normes communes établies par le SCC et la province du Québec, et les évaluations des établissements sont effectuées au cours d'un cycle de quatre ans. Les outils utilisés par l'équipe de vérification dans cette région couvrent la majorité des normes des ERC de même que les normes établies par la province.

Dans la région du Pacifique, la division des services correctionnels communautaires a confié ce service à un entrepreneur. Au cours de ces examens, l'entrepreneur reçoit l'aide d'un employé du district où se trouve l'ERC. Les examens sur place s'appuient sur un cycle de trois ans et couvrent toutes les normes de l'ERC. De plus, l'équipe de vérification a été informée que les étudiants en stage au bureau de libération conditionnelle de Vancouver effectuaient des vérifications au hasard dans les ERC de leur région. Le district est responsable de toute question de suivi.

La région de l'Ontario est dotée d'un processus dans le cadre duquel un contrôleur de la qualité situé dans la région coordonne cette activité. L'examen des ERC s'appuie sur un cycle de trois ans; toutefois, l'équipe de vérification a été informée que les ERC de la région ne faisaient l'objet d'un examen qu'à des intervalles d'environ six ans. La région de l'Ontario utilise des outils d'évaluation semblables à ceux utilisés dans la région du Pacifique.

Les régions de l'Atlantique et des Prairies ont cessé d'effectuer la vérification des ERC lorsque les vérificateurs du Secteur de l'évaluation du rendement régional ont été réaffectés à l'AC en 2002. Comme il est indiqué plus tôt, les ERC dans la région de l'Atlantique doivent continuer d'envoyer l'information relative aux nouveaux employés (sur les compétences et la formation) à ceux qui participent au processus de négociation.

Recommandation 4 : Que le secteur des OPC établisse des exigences et des processus précis pour qu'il y ait des examens périodiques des opérations de l'ERC afin d'assurer le respect des normes du SCC. Suivi par : le CAOPC int.

DOTATION ET FORMATION DU PERSONNEL

Pour cette partie de la vérification, l'équipe de vérification a examiné les processus par des entrevues avec le personnel et l'examen détaillé de cinq dossiers du personnel à chaque ERC.

Contenu des dossiers

Un des problèmes relevés dans toutes les régions au cours de cette partie de la vérification est l'absence de documentation à l'appui d'un ou d'un certain nombre d'exigences ayant trait au processus de dotation ou de formation du personnel :

  • les documents signés par les employés, confirmant leur participation à un programme d'orientation, et les éléments qui ont été abordés;
  • la date à laquelle les formulaires relatifs à l'orientation ont été signés;
  • les copies de la formation et de l'accréditation des employés;
  • le certificat et le renouvellement du certificat de secourisme;
  • la preuve que des vérifications de sécurité ont été effectuées avant l'embauche de nouveaux employés;
  • une attestation selon laquelle le nouvel employé a travaillé au moins une semaine avec un agent chevronné chargé des cas.

Bien que les directeurs généraux et les employés interrogés aient indiqué avoir pris part au programme d'orientation ou avoir suivi la formation requise, plusieurs ERC ont été incapables de fournir les documents dans les dossiers du personnel attestant que ces exigences avaient été satisfaites.

L'équipe de vérification est d'avis qu'il faut une plus grande rigueur dans ce secteur et propose de l'améliorer en mettant en place les outils d'autoévaluation dont il est question dans le présent rapport à la recommandation 3.

Compétences du personnel

Constatation no 12 : Le personnel des ERC a les compétences nécessaires pour effectuer ses tâches.

En général, l'équipe de vérification a constaté que les ERC visités avaient élaboré des énoncés de qualités précis décrivant les tâches et les responsabilités de chaque poste de leur organisme (surveillants, conseillers, agents de liaison) conformément aux normes.

L'examen des dossiers du personnel a permis de constater que la plupart des employés possédaient un diplôme postsecondaire en services sociaux, en psychologie et/ou en services correctionnels. Ces diplômes sont plus répandus chez les employés engagés à titre de conseillers, de surveillants et d'agents de liaison, ce qui leur assure les compétences et les habiletés nécessaires pour comprendre la dynamique du comportement des délinquants et pour conseiller ces personnes. L'équipe a constaté que ces critères faisaient partie des exigences du processus d'embauche.

Au cours de la visite des établissements, l'équipe de vérification a constaté que le personnel des ERC était bien intentionné et qu'il croyait fermement à sa mission et à celle du SCC, qui est d'aider les délinquants dans leur réinsertion sociale.

Orientation du personnel

Constatation no 13 : Les ERC disposent d'un processus d'orientation pour les nouveaux employés, mais certains n'ont pas toute la documentation nécessaire pour confirmer que tous les domaines requis du processus d'orientation ont été abordés.

Selon les normes du SCC, avant que l'employé d'un ERC n'assume la responsabilité de ses tâches, l'organisme doit lui offrir une séance d'orientation relative au poste. De plus, l'employé doit signer un formulaire attestant qu'il a reçu l'orientation qui couvrait au moins les éléments précis établis dans les normes de l'ERC. Comme il est indiqué plus tôt, la plupart des employés interviewés ont indiqué qu'ils avaient bénéficié d'une orientation avant d'occuper leur poste, mais l'équipe de vérification a remarqué une piètre tenue des dossiers chez la majorité des organismes pour déterminer la formation reçue et le contenu de cette formation.

Formation et perfectionnement du personnel

Selon les normes des ERC, les organismes doivent élaborer et mettre en ouvre des plans annuels de formation et de perfectionnement du personnel, ce qui permettra au personnel de recevoir la formation continue requise pour acquérir, maintenir et renforcer le niveau de connaissances, de compétences et d'habiletés essentiel aux tâches et aux responsabilités qui lui sont confiées.

Constatation no 14 : Les ERC n'ont pas de plan annuel de formation et de perfectionnement du personnel ni de documents attestant que cette formation a été donnée.

Bien que tous les ERC aient des budgets destinés à la formation du personnel, l'examen des dossiers du personnel a révélé l'absence de documents pour attester que le personnel avait reçu de la formation. La majorité des directeurs généraux ont indiqué que le personnel avait la possibilité de prendre part à des séances de formation ou à des cours sur des sujets d'intérêt et que l'organisme couvrait l'ensemble ou une partie des coûts pourvu que cela bénéficie à la fois à l'employé et à l'organisme sur le plan du perfectionnement.

De même, l'équipe de vérification a été informée que la formation obligatoire, comme l'intervention en cas de crise, les techniques de counseling et le règlement des situations hostiles, était dispensée au personnel au cours de sa première année d'emploi conformément aux normes, mais que les ERC étaient souvent incapables de fournir la documentation attestant que cela avait bel et bien été reçu. Dans certains cas, les ERC ont remis en question la nécessité d'avoir une formation obligatoire étant donné que certains des nouveaux employés avaient déjà suivi cette formation au cours de leurs études postsecondaires. On a laissé entendre qu'il pourrait être nécessaire de revoir ce que constitue une formation obligatoire pour le personnel des ERC.

Selon les ERC, les cours de secourisme, le renouvellement des certificats et les trois cours de formation obligatoires mentionnés ci-dessus ont priorité. Les ERC ont également mentionné qu'ils obtenaient souvent des places du SCC ou d'autres organismes qui parrainent ces cours et que certaines leur étaient notamment offertes gratuitement. Une fois encore, les documents attestant cette formation se trouvaient rarement dans les dossiers du personnel.

L'équipe de vérification a également constaté l'absence de plans annuels de formation et de perfectionnement du personnel. Par conséquent, il semble que la plupart des ERC ont de la difficulté à établir les besoins particuliers de formation de leur personnel, que ces besoins aient été comblés ou non.

En raison des lacunes susmentionnées, l'équipe de vérification n'était pas en mesure d'évaluer si les ERC réalisaient l'objectif en matière de formation du personnel, établi par le SCC dans le cadre de la nouvelle stratégie de financement.

Recommandation 5 : Que les régions, au cours du processus annuel de négociation de contrat exigent que chaque ERC soumette un sommaire des activités de formation pour l'année précédente ainsi qu'un plan de formation détaillée pour l'année suivante. Suivi par : les SCR.

Relation des ERC avec le SCC et d'autres organismes

Constatation no  15 : Les ERC ont une bonne relation de travail avec le SCC et les services de police locaux et régionaux.

Dans les régions où un ou deux agents de libération conditionnelle ont été affectés à la surveillance de cas, les ERC ont exprimé un taux élevé de satisfaction par rapport au SCC. Ces maisons ont indiqué que le SCC avait adopté une approche plus cohérente et transmettait un message plus uniforme aux résidants et à leur personnel; les agents de libération conditionnelle sont davantage présents à la maison et ont l'impression de faire partie de l'équipe chargée de la surveillance des résidants. Ces ERC ont mentionné que les agents de libération conditionnelle étaient souvent sur place, comme le prouve leur participation régulière aux conférences de cas, aux réunions du personnel des ERC et même parfois leur présence quotidienne afin de vérifier s'il y a des besoins particuliers.

Par contre, dans les ERC où le SCC a confié à de nombreux agents de libération conditionnelle la surveillance de cas, le personnel a indiqué que l'échange d'information et la présence du personnel du SCC dans leur établissement ne répondaient pas toujours aux attentes. L'équipe de vérification a constaté que certains bureaux du SCC comptaient jusqu'à 10 agents de libération conditionnelle chargés de la surveillance de 15 à 20 résidants.

Selon l'information fournie par les ERC, l'équipe de vérification est d'avis que les districts doivent revoir les différentes approches d'affectation du personnel de gestion des cas aux ERC et évaluer les répercussions de ces approches sur l'efficacité des communications et des relations entre le SCC et les ERC.

Recommandation 6 : Que les districts examinent la répartition des agents de libération conditionnelle affectés à la surveillance des résidants de l'ERC pour déterminer l'approche la plus efficace. Suivi : par les SCR.

Au sujet des relations avec d'autres organismes, les entrevues menées auprès du personnel et l'examen de l'équipe de vérification de divers documents ont indiqué que les ERC entretenaient de solides relations de travail avec leurs services de police respectifs. Comme exemples pour appuyer ce fait, mentionnons des agents de police membres actifs de conseils d'administration de l'organisme et participant aux réunions régulières de l'équipe responsable des admissions ou prenant part aux conférences de cas entre le SCC et le personnel de l'ERC.

QUESTIONS LIÉES À LA POLITIQUE

Plans d'intervention et rapports de suivi

Constatation no 16 : Les plans initiaux d'intervention et les rapports de suivi ne sont pas remplis de façon constante.

Selon les normes actuelles de l'ERC, un plan d'intervention par écrit doit être préparé au plus tard 30 jours après l'admission du résidant à l'établissement. Ce plan doit être élaboré en collaboration avec le résidant et le surveillant de libération conditionnelle. Il doit également préciser les éléments qui font partie du programme offert par l'ERC et comprendre, sans s'y limiter, les douze éléments qui se trouvent dans les normes des ERC. Ce plan doit être examiné par l'employé de l'ERC responsable et le résidant au moins une fois par mois, afin d'évaluer les progrès par rapport au plan. Ces examens doivent être discutés avec l'agent de libération conditionnelle et les résultats de ces discussions, documentés.

Notre examen des plans d'intervention et les progrès suivis par le personnel des ERC ont permis les constatations suivantes :

  • À quelques exceptions près, les ERC préparent le plan initial d'intervention dans les premiers 30 jours de l'admission du résidant; par contre, les éléments requis selon les normes ne sont pas uniformément inclus dans ces rapports. Le personnel des ERC a indiqué qu'il avait constaté que ces éléments étaient redondants parce qu'ils étaient semblables à ceux du plan d'intervention déjà fourni par le SCC dans la stratégie communautaire.
  • Les ERC préparent des rapports hebdomadaires de suivi et d'activités qui sont semblables aux registres des interventions du SCC ainsi qu'un rapport détaillé de suivi trois mois après l'admission du résidant au lieu des rapports mensuels requis. Bien que les ERC ne respectent pas les normes établies, certains de ces rapports sont considérés comme étant beaucoup plus pertinents et utiles pour les agents de libération conditionnelle. Ces derniers utilisent les rapports de suivi fournis par les ERC pour leurs propres évaluations à l'intention de la CNLC.
  • L'agent de libération conditionnelle et le résidant ne participent pas toujours à l'élaboration du plan ou des rapports mensuels de suiv; la transmission des plans et des rapports de suivi au résidant ou à son agent de libération conditionnelle n'est pas toujours bien documentée.
  • Un examen limité de la qualité des rapports mensuels de suivi préparés par certains ERC a indiqué que leur présentation n'était pas conforme et que les détails fournis variaient. Dans certains cas, les rapports ne variaient pas beaucoup d'un mois à l'autre, ce qui rendait difficile la tâche d'évaluer le degré d'interaction ou d'intervention à l'ERC.

L'équipe de vérification est d'avis que les lacunes susmentionnées doivent faire l'objet :

  • d'un examen des exigences/normes actuelles,
  • d'un contrôle plus étroit au moyen d'un processus d'autoévaluation et d'examens périodiques effectués par le SCC.

AUTRES QUESTIONS LIÉES À LA POLITIQUE  

Dans le cadre de la présente évaluation, l'équipe de vérification a offert la chance à la direction et au personnel des ERC, des bureaux de libération conditionnelle locaux et de district ainsi qu'au personnel de l'AR de soulever toute question touchant les ERC et le SCC ou de faire part de toute préoccupation qui exige une attention particulière. Voici certaines des questions liées à la politique qui ont été soulevées au cours de ces discussions.

Fouille des chambres et gestion des objets saisis

Plusieurs ERC ont soulevé des questions liées à la fouille des chambres et à la gestion des objets saisis. Bien que la pluplart dispose de plans/politiques d'urgence et de manuels de procédures sur ces questions, bon nombre d'ERC ne sont pas satisfaits de ce qu'ils ont en place et voudraient que le SCC mette en ouvre des normes qui s'appliquent précisément aux ERC. Cela permettrait à tous les ERC au pays de traiter ces questions de manière uniforme et claire.

Préparation et administration des médicaments

La préparation et l'administration des médicaments représentent une préoccupation en matière de responsabilité. Certains indiquent qu'ils ont constaté un grand changement dans le profil du délinquant au cours des dernières années, surtout chez les délinquants qui doivent prendre plusieurs médicaments qui leur ont été prescrits au moment de leur mise en liberté. Ils ajoutent qu'il est difficile de veiller à ce que ces résidants les prennent conformément à la prescription étant donné qu'ils n'ont pas de personnel accrédité pour préparer et surveiller ces médicaments. Les normes dans ce secteur se limitent au milieu institutionnel.

Retour des documents de gestion des cas au SCC

Les normes des ERC exigent que les documents du SCC relatifs aux délinquants qui ont été transmis aux ERC soient retournés au SCC dans les 30 jours suivant la fin de l'assignation à résidence du délinquant. Étant donné la possibilité de connexion avec le SGD et la capacité des ERC de se défaire eux-mêmes de ces documents, l'équipe de vérification est d'avis que les exigences actuelles liées au retour des documents conformément à la politique de transmission des documents sont dépassées et qu'elles doivent être examinées.

Premiers soins

Certains employés des ERC ont remis en question la nécessité d'un certificat de secourisme pour le personnel au lieu d'une attestation de compétence en RCR renouvelée chaque année. Il faut compter trois jours pour obtenir un certificat de secourisme et la compétence en RCE est un élément de ce cours. Le certificat de secourisme doit être renouvelé tous les trois ans alors que les normes du SCC exigent que son propre personnel suive un cours distinct en RCR dont le certificat doit être renouvelé chaque année. Certains ont proposé de revoir cette question de plus près, car les normes pour les employés des ERC doivent être les mêmes que celles pour les employés du SCC étant donné qu'ils côtoient quotidiennement les résidants.

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Finalement, compte tenu des présentes constatations et du fait que la dernière grande révision des normes remonte à 1991, l'équipe de vérification est d'avis que les exigences de la politique doivent être examinées dans leur ensemble. Il faut revoir les exigences qui portent sur les interventions et les rapports de suivi pour rationaliser et intégrer ces rapports aux plans de surveillance courants du SCC, alors que les aspects liés à la dotation doivent être plus précis quant à ce que signifie la formation obligatoire. Les autres questions liées à la politique que cette section du rapport présente doivent également être examinées par le SCC pour déterminer si des changements ou des ajouts sont nécessaires pour refléter les exigences opérationnelles courantes.

Recommandation 7 : Que le secteur des OPC évalue la politique en place (Annexe B de l'IP 700-06) relative aux ERC pour s'assurer qu'elle reflète bien les exigences opérationnelles actuelles et qu'elle réponde à certaines des questions soulevées dans le rapport auxquelles les ERC sont confrontés. Suivi par : le CAOPC int.

En se fondant sur les résultats du travail effectué, qui visait à évaluer l'objectif de la vérification, l'équipe de vérification est d'avis que le SCC et les ERC se conforment à la majorité des exigences de la politique et des normes portant sur l'administration générale du programme ainsi que sur la réinsertion sociale et la surveillance des délinquants. Toutefois, l'équipe de vérification estime qu'il est nécessaire de mettre en place des mesures et des contrôles supplémentaires, tels que des outils d'autoévaluation, des examens réguliers et un réexamen des politiques existantes relatives aux ERC, qui permettront d'améliorer la conformité aux normes établies.

Annexe A

Sommaire des pratiques exemplaires

Au cours des visites sur place, les équipes de vérification ont observé et relevé un certain nombre de pratiques exemplaires qui pourraient être utiles aux autres organismes.

  1. Un employé d'un ERC de la région du Québec a développé un système informatique très convivial. Il s'agit d'un système interne de gestion de l'information qui se divise en deux parties : la gestion des fonctions administratives et la gestion des fonctions cliniques des cas. Le système donne à certains employés (c.-à-d. les conseillers, les surveillants et les préposés de nuit) accès à l'information dont ils sont responsables (comptes, contacts en cas d'urgence, registres, système de signalisation, registre des interventions, etc.), alors que seuls le directeur général et l'adjoint administratif (personnel, finances, etc.) peuvent avoir accès à des écrans qui sont de nature plus administrative. Il faut signaler que la sécurité de la TI ne faisait pas partie du présent examen et que ce système n'a pas été évalué à cet égard.
  2. Certains ERC transmettent leur plan de maison ou d'étage à la police locale (une partie du plan d'urgence). Si un incident se produisait comme une prise d'otage, la police locale aurait un plan des lieux et serait mieux placée pour répondre à un incident d'une telle importance.
  3. Dans un ERC, le personnel signe une liste de vérification pour indiquer qu'il a lu les documents requis par le SCC dans le SGD, ce qui évite de les imprimer et de les classer dans les dossiers des résidants. Ainsi, à chaque nouvelle admission le personnel doit lire le dossier du délinquant qui se trouve dans le SGD dans un court laps de temps, puis signer une liste de vérification pour indiquer qu'il les a lus. Cette liste de vérification est ensuite versée au dossier du résidant.
  4. Un système de jumelage est utilisé dans des ERC de deux régions au moment du dénombrement et des rondes de surveillance du quart de nuit. Les membres du personnel doivent téléphoner à l'autre ERC avant d'entreprendre le dénombrement durant ce quart, puis téléphoner de nouveau une fois la tâche terminée. Un plan d'urgence est en place au cas où le préposé de nuit ne rappellerait pas dans un certain laps de temps.
  5. Plusieurs ERC font des vérifications au hasard auprès des résidants durant leurs sorties de fin de semaine. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une exigence, un certain nombre d'ERC disposent de procédures pour vérifier le comportement ou le lieu de destination des résidants au cours des permissions de sortie. Certains vont même jusqu'à demander aux résidants d'appeler de temps en temps durant le jour et à l'heure de leur rentrée, alors que d'autres font des appels téléphoniques au hasard au lieu de destination du résidant. Le personnel s'assure que les délinquants sont à l'endroit requis et n'accepte pas d'appels par téléphone cellulaire (les résidants doivent appeler d'un téléphone identifiable).

Annexe B  

Échantillon sélectionné pour la vérification des ERC
Région de l'Atlantique District Nombre de places pour le SCC
     
1. Maison Cannell District du N.-B/I.-P.-É 17
2. Maison Lavers District de la N.-É. 18
3. Maison Howard District de Terre-Neuve/du Labrador 16
     
     
Région du Québec    
     
1. Carpe Diem District Est-Ouest 30
2. Maison Painchaud District Est-Ouest 25
3. Maison Essor District Montréal/Métro 30
4. Carrefour Nouveau Monde District Montréal/Métro 40
5. CRC Jeun'aide District Montréal/Métro 25
     
     
Région de l'Ontario    
     
1. Maison Kirkpatrick District d'Ottawa 18
2. Maison Edmission District de l'Est et du Nord 17
3. Maison St-Leonard's District de l'Ouest 24
4. Bunton Lodge District du Centre 35
5. Booth Centre District de Hamilton-Niagara 20
     
     
Région des Prairies    
     
1. Centre Elpida East District du Nord de l'Alberta 39
2. 101 st street Apartments District du Nord de l'Alberta 33
3. Armée du Salut District de Saskatchewan 32
4. Seven Steps District du Sud de l'Alberta 39
5. United Church District du Manitoba et du N.-O. de l'Ont. 31
     
     
Région du Pacifique    
     
1. Maison Belkin Pacific Community Corrections 30
2. Maison Manchester Pacific Community Corrections 15
3. Maison Kelowna Pacific Community Corrections 10

Annexe C

Critères de vérification  

Objectif no  1 :   Déterminer si les ERC sont financés selon la stratégie en matière de ressources approuvée par le Comité de direction.

La vérification permettra :

  • d'examiner le processus en place dans les régions pour déterminer et offrir le nombre de places requises.
  • d'examiner les présentations de contrats de service et d'évaluer la conformité du financement des ERC au cadre national établi par le CAOPC.
  • de déterminer si le processus de soumission et d'approbation des contrats est conforme à la politique du Conseil du Trésor et à la directive du commissaire.

 

Objectif no  2 :  Déterminer si des contrôles financiers et opérationnels sont en place pour assurer la conformité aux exigences relatives aux ententes contractuelles de même qu'aux politiques du Conseil du Trésor (CT) et du Service correctionnel du Canada (SCC).

La vérification permettra :

  • de vérifier si le processus existe dans les unités opérationnelles (bureaux de district) pour surveiller l'utilisation quotidienne des places.
  • de déterminer si les factures soumises par les entrepreneurs répondent aux exigences relatives aux contrats pour établir l'attestation visée à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques .
  • de vérifier si des contrôles financiers sont en place et conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques .
  • d'examiner les processus de contrôle et d'évaluation des contrats en place pour les opérations des ERC dans chaque région et de vérifier si ces processus assurent le respect des objectifs de ces ententes.
Objectif no  3 : Évaluer la conformité des ERC aux normes établies par le SCC (Annexe B de l'Instruction permanente (IP) 700-06).

La vérification permettra :

  • d'examiner les procédures et les pratiques régionales pour vérifier la conformité des ERC aux normes et aux objectifs nationaux du SCC.
  • d'effectuer des visites dans les unités opérationnelles et de vérifier la conformité des ERC aux secteurs à risque élevé des normes du SCC et aux produits livrables indiqués dans leur contrat respectif.
  • de déterminer si les normes relatives aux ERC répondent aux besoins opérationnels du SCC et des ERC.

Annexe D

Plan d'action de la gestion
Recommandations Plan d'action
1. Que le secteur des OPC assure l'uniformité dans toutes les régions lor du calcul des indemnités quotidiennes avec les ERC et que ce processus prenne en considération les facteurs prévus dans le cadre de financement de 2002.

Suivi par : Le CAOPC int.
OPC - Nous sommes d'accord avec les conclusions de l'équipe de vérification selon lesquelles un examen du cadre de fonctionnement et des normes des établissements résidentiels communautaires (ERC) serait utile. Le cadre de fonctionnement et les lignes directrices applicables aux ERC à l'échelle nationale ont été établis en 2001-2002; toutefois, un examen permettrait au SCC d'assurer un financement cohérent et prévisible des ERC. À cette fin, nous entendons établir un groupe de travail en septembre 2005 qui sera chargé d'examiner le cadre de fonctionnement et les lignes directrices concernant les ERC. Nous croyons qu'il est possible de donner suite aux recommandations 1, 2a, 3 et 4 par l'entremise de ce groupe de travail et qu'un nouveau cadre de fonctionnement pourra être mis en ouvre avant les prochaines rondes de négociation des contrats de 2006-2007.
  Voici la version préliminaire du mandat qui sera confié au groupe de travail sur les ERC :
  • En se fondant sur le travail déjà effectué, élaborer un modèle national de calcul des indemnités quotidiennes, comprenant un mécanisme de rajustement.
  • Examiner les normes et les attentes et préparer une série de normes révisées pour les ERC, les foyers pour probationnaires, les centres de traitement et les placements dans les maisons privées.
 
  • Élaborer un modèle de contrat qui fera état de tous les services attendus et des normes établies dans les objectifs et qui :
    • sera conforme aux changements apportés à la politique;
    • inclura les exigences en formation applicables au personnel;
    • comprendra un mécanisme d'évaluation;
    • sera conforme aux lignes directrices nationales;
    • traitera d'autres questions, selon les besoins.
 
  • Consulter les fournisseurs de services (associations régionales).
  • Veiller à ce que les recommandations 1 à 4 de la vérification des ERC soient couvertes.
  • Élaborer un cadre national d'adjudication des contrats qui comprendra un cycle de négociation et tous les éléments précédents au plus tard le 31 janvier 2006.
  Sans qu'elles aient été demandées de le faire, quelques régions ont traité de la garantie de places dans les ERC dans leur plan d'action, une question dont s'occupera le groupe sur les ERC dirigé par l'AC.
2a) Que le secteur des OPC détermine s'il existe des circonstances où les ERC doivent être reboursés pour les places non utilisées chaque jour et 2.
a. OPC - Prière de vous reporter au plan d'action soumis pour la recommandation 1.
b)que les régions veillent à ce que les contrats décrivent clairement toutes ces circonstances, s'il y a lieu.

Suivi par : le CAOPC int et les SCR

b. Certaines régions ont indiqué qu'elles avaient commencé à mettre en ouvre les mesures correctives requises. Les contrats de 2006-2007 seront modifiés et alignés sur le modèle et le cadre qui seront élaborés par le groupe de travail sur les ERC.

3.Que le secteur des OPC, en consultation avec les ERC, mette en place un processus d'autoévaluation, qui complètera le cycle de vérification réalisé par le SCC.

Suivi par : le CAOPC int.
OPC - Prière de vous reporter au plan d'action soumis pour la recommandation 1.
4.Que le secteur des OPC établisse des exigences et des processus précis pour qu'il y ait des examens périodiques des opérations de l'ERC afin d'assurer le respect des normes du SCC.

Suivi par : le CAOPC int.
OPC - Prière de vous reporter au plan d'action soumis pour la recommandation 1.
5.  Que les régions, au cours du processus annuel de négociation de contrat exigent que chaque ERC soumette un sommaire des activités de formation pour l'année précédente ainsi qu'un plan de formation détaillée pour l'année suivante.

Suivi par : les SCR
Atlantique - La région de l'Atlantique a mis en valeur cette approche avec les ERC pendant ses négociations de contrats annuels, en accordant une attention particulière aux établissements qui demandaient des fonds pour la formation à donner au cours de l'année à venir. Pour le prochain exercice, elle inclura dans l'appel de propositions lancé aux ERC l'obligation d'inclure une liste des activités de formation exécutées, le nom des membres du personnel qui ont été formés et le plan de formation prévu pour le prochain exercice.
  Québec -En raison du processus d'accréditation actuellement en vigueur pour la région du Québec, nous estimons que le problème soulevé par l'équipe de vérification ne se pose pas véritablement dans nos ressources. Cependant, le Conseiller régional, ressources communautaires et les représentants des districts développeront une stratégie pour répondre aux attentes de l'équipe de vérification, tout en considérant les activités de formation existantes dans les ERC.
  Ontario - Les responsables de la région collaboreront avec l'association des maisons de transition de l'Ontario, par l'entremise du Comité communautaire de planification stratégique, pour s'assurer que chaque ERC présente un résumé des activités de formation ainsi qu'un exemplaire du plan de formation pour le prochain exercice.
  Prairies - Les bureaux de district ont demandé à chaque ERC de présenter un résumé des activités de formation exécutées l'an dernier, en plus d'un exemplaire des plans de formation prévus pour le prochain exercice. Tous les bureaux de district ont confirmé que l'action a maintenant été complétée.
  Pacifique - Les exigences concernant des activités de formation précises et le nombre de jours de formation ont été incluses dans les contrats de 2002-2003. Les ERC devaient fournir une preuve qu'ils s'étaient conformés à cette clause de leur contrat, mais il semble qu'ils ne l'ont pas fait de façon régulière. La vérification de conformité prévue pour 2005-2006 permettra d'évaluer la situation. Nous pouvons toutefois confirmer que les Services correctionnels communautaires ont fourni une formation au personnel des ERC qui correspondait directement aux normes nationales de formation pour les agents de libération conditionnelle.
6. Que les districts examinent la répartition des agents de libération conditionnelle affectés à la surveillance des résidents de l'ERC pour déterminer l'approche la plus efficace.

Suivi : les SCR
Atlantique - Les responsables de la région ont indiqué qu'en général, ils n'affectent pas plus de deux agents de libération conditionnelle par ERC. Le SCA des Opérations a envoyé une note de service aux directeurs de district pour leur faire part des conclusions du rapport et insister sur le fait qu'il faut affecter le moins possible d'agents de libération conditionnelle à un ERC. Les responsables de la région ont également fait savoir que cette approche aident à transmettre un message cohérent et à inculquer l'esprit d'équipe.
  Québec - Les responsables de la région estiment que l'approche utilisée pour affecter le personnel de gestion des cas aux ERC est conforme aux attentes de l'équipe de vérification.
  Ontario - Les directeurs de district ont été priés d'examiner l'affectation des agents de libération conditionnelle à la surveillance des résidents des ERC pour trouver une approche qui respecte à la fois l'intégrité du processus de gestion des cas et les méthodes d'affectation des ressources dans certains districts. L'examen est maintenant complété.
  Prairies - Tous les bureaux de district ont examiné la répartition des agents de libération conditionnelle affectés à la surveillance des résidents d'ERC pour trouver l'approche qui facilite le plus les communications et les interactions positives entre le SCC et les ERC.
  Pacifique -Les responsables de la région signalent qu'il est préférable de limiter le nombre d'agents affectés à des ERC en particulier, mais que la stabilité dans la surveillance des délinquants (c'est-à-dire le nombre d'agents de libération conditionnelle chargés de la surveillance d'un délinquant) doit également être prise en considération. On préfère donc laisser les directeurs de district décider eux-mêmes de la répartition des délinquants à surveiller, lorsque cela est possible.
7. Que le secteur des OPC évalue la politique en place (Annexe B de l'IP 700-06) relative aux ERC pour s'assurer qu'elle refète bien les exigences opérationnelles actuelles et qu'elle réponde à certaines des questions soulevées dans le rapport auxquelles les ERC sont confrontés.

Suivi par : le CAOPC int.
OPC - On donnera suite à cette recommandation par la révision de l'IP 700-06, actuellement en cours. Les politiques communautaires devraient être soumises au commissaire en janvier 2006.