Évaluation du rendement

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Subventions et contributions Rapport de vérification

Secteur de l’évaluation du rendement

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Table des matières

Introduction

Les subventions et les contributions font partie de la catégorie de dépenses appelée « paiements de transfert ». Les paiements de transfert sont des transferts de fonds effectués par des ministères ou organismes fédéraux à des particuliers ou à divers organismes, y compris des entreprises ou d’autres administrations.

Les subventions sont des paiements de transfert inconditionnels approuvés par le Conseil du Trésor (CT), mais dont les conditions d’admissibilité peuvent être vérifiées. Les particuliers et les organismes qui satisfont aux critères d’admissibilité peuvent recevoir des paiements sans avoir à satisfaire ultérieurement à d’autres conditions. En revanche, les contributions sont assujetties à des conditions de rendement précisées dans un accord de contribution. Le bénéficiaire d’une contribution doit prouver qu’il continue à satisfaire aux conditions pour obtenir le remboursement de certaines dépenses pendant la durée de l’accord.

Certains ministères ou organismes, le SCC dans le cas présent, utilisent les contributions, et parfois les subventions, comme incitatifs financiers pour pousser les bénéficiaires à adopter des comportements qui contribuent à l’atteinte des objectifs stratégiques établis. Le financement incite les particuliers et les organismes à mettre en œuvre des activités qui favorisent leurs intérêts, ainsi que ceux du SCC, et contribuent ainsi à la réalisation de la Mission du Service. Il s’agit habituellement d’activités que le bénéficiaire ne pourrait entreprendre sans aide financière directe parce qu’elles nécessitent des ressources financières trop importantes et comportent trop de risques. Planifiés et gérés de façon appropriée, les programmes de contributions offrent aux bénéficiaires une possibilité raisonnable de réussir à mener à bien les activités financées sans avoir besoin de demander d’autres fonds publics.

Sommaire

Conformément au plan de vérification interne du Secteur de l’évaluation du rendement pour l’exercice 2003-2004, la vérification des programmes de subventions et de contributions du SCC a été effectuée au cours des mois de septembre et d’octobre 2003. La vérification des subventions et des contributions accordées en 2002-2003 fait suite à la vérification menée en 2000 à l’égard des accords conclus pour l’exercice 1999-2000.

Les quatre objectifs de la vérification étaient les suivants.

1) Vérifier si le système mis en place permet d’assurer une diligence raisonnable dans le choix et l’approbation des bénéficiaires des paiements de transfert, ainsi que dans la gestion et l’administration des programmes et qu’il est respecté.
2) Évaluer la conformité du contenu des accords de contribution aux exigences prévues dans les politiques du CT et du SCC.
3) Déterminer dans quelle mesure les paiements versés sont en conformité avec les conditions de l’accord et répondent aux exigences de la politique sur la vérification des comptes se rattachant aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux exigences du Règlement sur les demandes de paiement (RDP).
4) Évaluer si la tenue des dossiers sur les programmes et la comptabilité, ainsi que d’autres documents pertinents, est appropriée afin de présenter des preuves documentaires des décisions rendues et des résultats obtenus, et de connaître les sommes versées aux bénéficiaires de tous les paiements.

Note : La politique relative aux subventions et aux contributions est énoncée dans la politique du CT intitulée « Politique sur les paiements de transfert », datée du 1erjuin 2000.

La vérification portait notamment sur :

-les processus mis en place pour vérifier les demandes de contributions;
-les subventions et un échantillon de contributions, y compris l’ensemble des pièces justificatives fournies, accordées par le SCC au cours de l’exercice 2002-2003 dans les cinq régions et à l’administration centrale (AC);
i. la conformité avec la politique du CT sur les paiements de transfert et les modalités connexes;
ii. le contenu des accords approuvés en fonction des exigences des politiques du CT et du SCC;
iii. le processus de paiement en vue de vérifier si tous les paiements satisfaisaient aux modalités des accords et avaient été faits conformément aux exigences de la LGFP et du RDP;
-les documents faisant état des procédures à suivre (entrevues avec des membres du personnel pour vérifier les procédures et les pratiques en vigueur);
-le programme, les registres comptables et les autres documents pertinents comportant des pièces justificatives concernant les décisions prises, les résultats obtenus ainsi que tout document faisant état des sommes versées aux bénéficiaires de tous les paiements.

NOTA : Les accords de contribution particuliers conclus en vertu de l’article 81 de la LSCMLC pour les délinquants autochtones et les contributions pour dépenses en capital n’ont pas fait l’objet de la vérification. Celle-ci ne portait pas non plus sur la « rentabilité » bien qu’un processus ait été mis en place pour examiner cet aspect avant la signature de tout accord de contribution.

L’équipe a examiné les deux subventions, d’une valeur totale de 131 600 $, accordées par le SCC pour l’exercice 2002-2003. Elle a aussi examiné un échantillon constitué de 59 accords de contribution, qui représentaient 35 % de la valeur totale (3 300 000 $) des contributions versées au cours du même exercice. De ce nombre, six étaient des accords pluriannuels; la vérification a alors porté principalement sur les paiements effectués au cours de l’exercice 2002-2003. Dans la plupart des cas, les accords pluriannuels ont été rédigés et conclus avant l’exercice faisant l’objet de l’examen et avant l’adoption du processus d’examen et d’approbation des demandes. En vertu du Programme national de contributions (PNC), le SCC est autorisé par le CT à verser des contributions d’une valeur maximale de 5 000 000 $. Une somme de 716 000 $ par année est allouée à l’enveloppe nationale des contributions à cette fin. Les régions et les secteurs individuels déterminent habituellement des fonds de fonctionnement et d’entretien (F & E) pour les contributions additionnelles. Le CT doit approuver toutes les subventions versées par les ministères ou organismes.

Le tableau suivant montre le nombre d’accords de contribution examinés dans les régions et à l’AC.

Endroit

Nombre d’accords de contribution examinés (conclus au cours de l’exercice 2002-2003)

Administration centrale

20

Région du Pacifique

7

Région des Prairies

3

Région de l’Ontario

10

Région du Québec

6

Région de l’Atlantique

7

Total partiel

53

Administration centrale

6


(accords pluriannuels conclus avant 2002-2003 pour lesquels seules les données de 2002-2003 ont été examinées)


TOTAL

59

a vérification a révélé que le SCC avait fait des progrès considérables au chapitre du respect des normes liées au choix et à l’approbation des bénéficiaires des contributions depuis la vérification menée en 2000.

Voici un résumé des résultats de l’évaluation.

-Les deux subventions accordées ont été gérées de façon appropriée.
-Le processus administratif uniforme adopté officiellement par le Secteur de l’engagement communautaire (SEC) pour l’ensemble du SCC à l’égard de tous les programmes de contribution a permis d’améliorer grandement le processus de présentation et d’approbation.
-L’exercice 2002-2003 était une année de transition au cours de laquelle des changements considérables ont été apportés au processus que doivent suivre les bénéficiaires et les administrateurs des accords de contribution.
-Les accords de contribution sont généralement bien administrés. Cependant, la vérification a permis de déterminer certains éléments nécessitant une attention particulière.
i. Des demandes ont été reçues dans la plupart des cas, mais les demandes de contribution ne comportaient pas tous les renseignements requis; il faudrait élaborer des lignes directrices plus précises à l’intention des personnes et organismes qui présentent une demande.
ii. Les bénéficiaires n’ont pas tous rendu compte de l’utilisation des fonds et les produits livrables n’ont pas tous été vérifiés avant le versement des paiements.
iii. Les modalités devraient être libellées de façon plus claire pour en assurer la compréhension et le respect.
iv. Les accords ne font pas toujours état de toutes les clauses requises ou comportent des clauses libellées de façon imprécise, ce qui peut donner lieu à des interprétations fautives.
-Un processus d’évaluation plus structuré devra être mis en place pour assurer la viabilité des accords individuels et du Programme en tant que tel.

Il convient de noter que plusieurs des problèmes et des lacunes observés au cours de la vérification sont, dans la plupart des cas, des problèmes isolés attribuables à des lacunes d’ordre administratif, comme l’absence des documents requis ou l’absence de vérification de ces derniers. Le SCC devra mettre en place des processus administratifs et des procédures de gestion des dossiers pour assurer le contrôle des accords individuels et de la documentation connexe.

L’équipe de vérification a examiné la gestion générale du Programme de subventions et de contributions et est d’avis que les mesures et systèmes de gestion nécessaires sont en place pour assurer l’intégrité du Programme. Les accords qui ont été examinés étaient conformes à la portée et aux objectifs du Programme et les lacunes constatées n’ont pas d’impact sur sa viabilité. La mise en oeuvre des recommandations de la vérification permettra d’améliorer la conformité aux processus administratifs pertinents.

Le Secteur de l’évaluation du rendement est d’avis que les travaux de vérification nécessaires ont été effectués et qu’une quantité suffisante de pièces justificatives ont été examinées pour appuyer les conclusions énoncées dans le présent rapport de vérification. Les membres de l’équipe de vérification ont tenu des séances de discussion au cours desquelles les conclusions ont été examinées. Les éléments particuliers nécessitant des améliorations ont été examinés à l’échelle régionale ou nationale, selon le cas, ou sont en train d’être examinés. Mentionnons, encore une fois, que 2002-2003 était une année de transition au cours de laquelle des processus plus rigoureux et plus précis ont été élaborés et adoptés, et que nombre des problèmes observés ont été réglés sur les plans administratif et opérationnel au cours des années subséquentes.

Les conclusions et les recommandations formulées dans le présent rapport de vérification interne reposent sur l’évaluation des constatations en fonction des objectifs préétablis approuvés par le Secteur de l’évaluation du rendement (AC) et le Secteur de l’engagement communautaire (AC); elles reflètent en outre les travaux de vérification effectués au cours des mois de septembre et d’octobre 2003.

Les résultats détaillés de la vérification sont présentés ci-après.

Subventions

Conclusion no 1 - Les subventions ont été administrées conformément à la politique du CT.

En 2002-2003, le SCC a administré deux subventions d’une valeur totale de 131 600 $. Une subvention de 118 000 $ a été accordée à l’Université de la Saskatchewan pour le financement d’une chaire en psychologie judiciaire et une subvention de 13 600 $ a été octroyée à Développement des ressources humaines Canada.

Ces subventions ont été approuvées par le CT; l’une d’elles a été administrée dans la région des Prairies et l’autre, à l’AC. La vérification a révélé que l’administration et les paiements associés à ces deux subventions ont été faits en conformité avec les politiques.

Contributions

Sélection et approbation

Objectif no 1 - Vérifier si le système mis en place en vue d’assurer une diligence raisonnable dans le choix et l’approbation des bénéficiaires des paiements de transfert, ainsi que dans la gestion et l’administration des programmes, est respecté.

Pour évaluer la conformité, l’équipe de vérification a examiné un échantillon d’accords de contribution afin de déterminer, en premier lieu, si un mécanisme avait été mis en place pour permettre aux organismes et aux particuliers de présenter une demande de contribution. Les membres de l’équipe ont examiné toutes les demandes comprises dans l’échantillon pour déterminer si elles contenaient tous les renseignements exigés dans le document sur les modalités et conditions approuvé par le CT et si les évaluations requises avaient été effectuées en fonction des critères établis (admissibilité, lien avec la Mission du SCC, capacité de gestion et rapport coût-efficacité). Ils ont aussi vérifié si le Comité régional des contributions (CRC) et le Comité national des contributions (CNC) avaient examiné chaque demande avant de signer l’accord et de faire le paiement.

Processus du SCC

Conclusion no 2 - Le SCC a élaboré et adopté un processus clair aux fins de l’administration des programmes de contribution, notamment un mécanisme permettant aux organismes et aux particuliers de présenter une demande de contribution.

Le Programme national de contribution du SCC comporte un fonds de 716 000 $ destiné aux cinq régions et à l’AC. Les régions et les secteurs déterminent également des fonds de F & E pour octroyer davantage de contributions.

La commissaire du SCC est l’autorité déléguée chargée d’approuver tous les accords d’une valeur supérieure à 200 000 $. Le commissaire adjoint, Engagement communautaire, le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, le commissaire adjoint, Politique, planification et coordination, ainsi que tous les sous-commissaires sont habilités à approuver les accords de contribution et les modifications connexes de moins de 200 000 $.

Le Secteur de l’engagement communautaire, à titre de gestionnaire général des programmes de contribution du SCC, fournit une orientation et des directives aux régions et aux secteurs de l’AC concernant l’administration des divers aspects du processus. Le CNC examine toutes les demandes de contribution régionales et nationales pour l’année en cours, puis il formule, à l’intention de la commissaire, des recommandations concernant l’approbation des demandes.

Conclusion no 3 - Le SCC, sous la direction du Secteur de l’engagement communautaire, a fait des progrès considérables au chapitre du respect des normes relatives au choix et à l’approbation des bénéficiaires des contributions depuis la vérification précédente (2000).

Les intéressés doivent présenter une demande de contribution écrite. Ces demandes sont acheminées à des commanditaires régionaux et nationaux, qui les examinent en fonction des modalités du SCC. Comme l’indiquent les modalités, les demandes sont examinées principalement en fonction des critères suivants : admissibilité, lien avec la Mission du SCC, capacité de gestion de l’organisme et rapport coût-efficacité.

La politique du CT sur les paiements de transfert et la politique du SCC exigent que des renseignements précis soient fournis avec chaque demande, à savoir la description et l’objectif principal des programmes ou des activités proposés, les résultats escomptés et le lien du projet avec le mandat ou la Mission du SCC. Les demandes doivent également indiquer la méthode d’évaluation retenue (résultats, comptes rendus), le moyen d’approvisionnement le plus approprié (contribution, subvention ou contrat de service) et la source de financement; elles doivent aussi comporter une recommandation. À cette fin, le SEC a élaboré une liste de vérification faisant état des sections que les commanditaires (secteurs ou régions) doivent remplir. Une fois remplie, la demande, ainsi que la liste de vérification, les renseignements sur le programme, le processus d’évaluation, la méthode d’approvisionnement, les sources de financement et la recommandation, est acheminée à l’AC pour approbation finale.

Les régions et l’AC ont respecté dans une large mesure le processus établi par le SEC, et des progrès ont été observés au chapitre de la conformité. Des demandes avaient été présentées pour 50 des 53 cas examinés, ce qui représente une amélioration importante par rapport à la vérification de 2000.

Conclusion no 4 - Un comité régional des contributions a été mis en place dans la plupart des régions pour l’exercice 2002-2003.

L’équipe de vérification a constaté que les régions de l’Atlantique, des Prairies, du Québec et du Pacifique avaient toutes formé un CRC pour l’exercice 2002-2003. La région de l’Ontario n’avait toutefois pas encore établi de comité. Les personnes interviewées ont indiqué que les demandes de contribution étaient approuvées soit par le sous-commissaire régional (SCR), à la lumière des recommandations formulées par le conseil communautaire, soit par le Comité régional d’examen des marchés. Cependant, la région n’a pu fournir à l’équipe d’évaluation des documents permettant de déterminer si un processus ou un mécanisme officiel avait été mis en place pour l’approbation des accords. Il est à noter que la région de l’Ontario a formé un CRC pour corriger la lacune observée lors de la vérification.

Conclusion no 5 - La directive nationale émise en mai 2002 concernant le contenu des demandes de contribution n’est pas respectée dans de nombreux cas.

Comme nous l’avons déjà mentionné, les modalités du SCC (section 5) exigent que des éléments précis soient présentés dans chaque demande de contribution. Toutes les demandes doivent être examinées par le CRC et le CNC, qui doivent ensuite formuler des recommandations en vue de leur approbation. On a insisté sur l’importance de respecter ces exigences dans les procédures établies par le SEC, le 6 mai 2002.

Les conclusions de la vérification sont présentées à l’égard des demandes présentées avant l’émission de la directive du 6 mai ainsi que des demandes présentées après l’émission de cette directive par le SEC.

Administration centrale

Avant mai 2002 - Six des 26 dossiers échantillonnés administrés par les secteurs de l’AC étaient des accords pluriannuels conclus avant l’exercice 2002-2003. L’équipe s’est penchée sur le processus de paiement de ces six accords pour vérifier si les paiements avaient été faits conformément aux exigences établies dans les accords; les conclusions qui s’y rattachent sont présentées dans la section portant sur l’objectif no 3 du présent rapport.

Par ailleurs, 5 des 20 accords de contribution de l’AC ont été conclus au cours de l’exercice 2002-2003, mais avant l’émission de la directive du 6 mai 2002. Plusieurs des demandes relatives à ces accords ne comportaient pas tous les renseignements requis. L’une des demandes n’en contenait qu’une très petite quantité.

Après mai 2002 - L’équipe de vérification a observé d’importantes améliorations concernant la plupart des accords conclus après le 6 mai 2002. Elle a toutefois noté des lacunes dans deux cas : une des demandes de contribution ne comportait que très peu d’information et un des accords n’était relié à aucun document attestant qu’une demande avait été présentée. Cette absence de documentation peut être attribuable à des problèmes de gestion des dossiers ou des documents. Ce sujet est traité de façon plus détaillée dans une autre section du présent rapport.

Régions

Conclusion no 6 - Le personnel chargé de gérer les accords de contribution dans les régions estime que le nouveau processus élaboré par le SEC à l’AC, y compris la liste de vérification visant à déterminer si tous les éléments exigés dans les demandes sont présents, est très utile et permet d’assurer l’uniformité et la conformité en décrivant clairement le processus de présentation des demandes et les attentes liées à leur contenu.

Il est à noter que la plupart des accords régionaux ont été conclus avant l’émission de la directive du 6 mai 2002. Depuis cette date, le traitement des accords de contribution s’est considérablement amélioré dans trois des régions, de sorte que seuls quelques problèmes mineurs ont été relevés dans certaines demandes de contribution des régions du Pacifique, de l’Atlantique et du Québec. En règle générale, les demandes traitées dans ces régions renfermaient les renseignements appropriés.

Dans la région des Prairies, les trois demandes présentées en 2002-2003 comportaient toutes des lacunes dans certains domaines. Dans le cas de l’accord conclu avant le 6 mai 2002, la région a utilisé une proposition présentée antérieurement à titre de demande, de sorte que de nombreux renseignements étaient manquants. Dans les deux autres accords, conclus après le 6 mai 2002, certains renseignements importants, comme les résultats visés, le nom des principaux membres du personnel, les buts et objectifs du programme et les états financiers de l’année précédente, étaient manquants. Dans l’un des cas, une demande présentée pour un accord antérieur conclu avec le même organisme avait été réutilisée pour conclure l’accord de 2002-2003.

Dans la région de l’Ontario, 10 cas ont été examinés. L’équipe de vérification a noté que cette région n’avait pas établi de CRC. L’absence de comité, et par le fait même l’absence d’examen des demandes de contribution au niveau régional, semble avoir eu une incidence sur le processus d’octroi des contributions. Dans deux des cas, aucune demande n’avait été présentée, de sorte que les accords connexes étaient non conformes pour ce qui est de tous les éléments examinés lors de la vérification. La majorité des autres demandes de contribution présentées dans la région de l’Ontario ne comportaient pas tous les renseignements requis, comme le nom des principaux membres du personnel, l’information sur le budget, les états financiers de l’année précédente et le type de rapport fourni à la fin de la période de contribution. Quant à l’exigence relative à l’évaluation des demandes, seulement deux ont été soumises à l’examen du CNC. Rien n’indique que l’une ou l’autre des autres demandes a été examinée au niveau régional. Le personnel régional a confirmé de façon générale les conclusions de l’équipe de vérification. Il est à noter que l’équipe n’a pas constaté d’améliorations importantes du processus au cours de l’exercice 2002-2003, même après le 6 mai 2002. Cependant, comme nous l’avons déjà mentionné, depuis la tenue de l’évaluation, un CRC a été formé et des mesures ont été prises pour régler ce problème.

L’AC et toutes les régions doivent par conséquent poursuivre leurs efforts pour s’assurer que les demandes de contribution respectent toutes les normes nationales.

Le SEC est en train d’examiner et de modifier le document sur les modalités et d’améliorer le processus d’examen des demandes. Il a déjà élaboré et distribué des modèles aux régions et aux secteurs de l’AC pour s’assurer que les accords comportent toutes les clauses requises et que ces dernières expliquent de façon détaillée les attentes établies à la fois pour le bénéficiaire et le SCC.

Contenu des accords de contribution

Objectif no 2 - Évaluer la conformité du contenu des accords de contribution aux exigences prévues dans les politiques du CT et du SCC.

L’équipe de vérification a examiné le contenu de tous les accords échantillonnés conclus au cours de l’exercice 2002-2003 pour déterminer s’ils étaient conformes à la politique du CT, et notamment s’ils comportaient des exigences claires au chapitre des paiements et des comptes rendus. Elle a aussi vérifié si les accords avaient été dûment signés par un cadre supérieur autorisé et un témoin et s’ils avaient été datés.

Conclusion no 7 - Le contenu des accords de contribution satisfait à la politique du CT; cependant, il n’est pas toujours suffisamment précis pour définir clairement les attentes.

Comme nous l’avons indiqué précédemment, à la suite de la vérification de 2000, le SCC a amélioré les mesures de contrôle et le processus relatifs à la gestion du Programme de contributions. Depuis mai 2002, le SEC a adopté plusieurs mesures qu’il a mises en œuvre à la grandeur du pays afin d’améliorer le processus et de réduire les risques d’erreurs et d’omissions dans le contenu des accords.

Dans l’ensemble, les régions de l’Atlantique et du Québec respectent toutes les exigences liées au contenu et à l’administration des accords de contribution. Dans la région des Prairies, seules quelques lacunes mineures ont été observées au chapitre du contenu et de l’administration des deux accords examinés.

Les principaux problèmes observés dans certains des accords conclus par les divers secteurs de l’AC sont notamment l’absence de termes détaillés et concis dans le contenu des accords pour définir clairement les attentes. Des clauses particulières comme celles qui sont énoncées à l’annexe C de la politique du CT sur les paiements de transfert ont été omises ou libellées de façon trop vague dans plusieurs cas. Des lacunes d’ordre administratif ont aussi été observées dans un certain nombre d’accords. Mentionnons notamment l’omission de la date de début de l’accord, des signatures illisibles, l’absence de signatures de témoins, de sorte qu’il était difficile, voire impossible, de déterminer si l’accord avait été signé par l’autorité appropriée. L’équipe de vérification a constaté qu’il n’y avait pas de différences importantes entre les accords conclus avant ou après mai 2002.

La plupart des accords conclus dans la région du Pacifique renfermaient les renseignements exigés et le processus avait été respecté. Quelques-uns comportaient toutefois certaines lacunes d’ordre administratif, comme l’omission de la date de début de l’accord et des signatures. L’équipe de vérification a aussi noté quelques cas où rien n’indiquait que le processus d’approbation avait été respecté.

Dans la région de l’Ontario, exception faite de quelques oublis mineurs, tous les accords comportaient les renseignements requis. L’équipe de vérification a toutefois constaté les lacunes suivantes.

Approbation

-Des différences ont été observées au chapitre du processus d’approbation des demandes de contribution étant donné que le SCR n’avait pas signé les accords connexes. C’est le personnel régional chargé des contrats qui avait signé tous les accords de contribution administrés par la région, sauf deux, ce qui est contraire aux dispositions énoncées à la section 3 des modalités - Autorité d’approuver les contributions. Le sous-commissaire adjoint, Services corporatifs (qui n’a pas signé à titre de SRC par intérim), a signé les deux autres accords. Dans les deux cas, les demandes de contribution n’ont été ni examinées ni approuvées conformément à la politique.

Accords

-Deux des accords ne comportaient pas de clauses concernant les comptes rendus et la comptabilité liés à l’utilisation des fonds.
-L’équipe de vérification s’est demandé si le bénéficiaire de l’une des contributions ne fournissait pas un service qu’il aurait été plus opportun d’offrir dans le cadre d’un contrat de services.
-Par ailleurs, l’équipe a constaté que deux contributions avaient été versées sans qu’aucun accord n’ait été conclu (et sans qu’aucune demande de contribution n’ait été présentée, comme nous l’avons déjà mentionné dans le présent rapport).

Recommandation no 1 - Que le SCC veille à ce que la liste de vérification et le processus d’approbation soient respectés par toutes les régions et l’AC afin que les exigences relatives au contenu de tous les accords soient vérifiées avant la signature.

Processus de paiement

Objectif no 3 - Déterminer dans quelle mesure les paiements versés sont en conformité avec les conditions de l’accord et répondent aux exigences de la politique sur la vérification des comptes se rattachant aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et aux exigences du Règlement sur les demandes de paiement (RDP).

L’équipe de vérification a examiné les accords individuels pour déterminer si les paiements avaient été faits conformément à la politique du CT. Elle a aussi vérifié si les paiements anticipés, le cas échéant, avaient été faits conformément à la politique du CT et aux modalités de l’accord conclu. Enfin, elle a vérifié si les conditions de paiement avaient été satisfaites avant le versement d’un paiement et si les comptes avaient été dûment vérifiés en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP. Elle a par ailleurs vérifié si les paiements avaient été faits aux dates indiquées dans l’accord.

Conclusion no 8 - En raison de l’absence d’un mécanisme adéquat de gestion des documents, l’équipe de vérification n’a pu établir si certains rapports d’activités et certains rapports définitifs avaient été présentés à temps et avaient été rédigés conformément aux exigences énoncées dans les accords individuels. Par conséquent, les bénéficiaires n’ont pas toujours rendu compte adéquatement de l’utilisation des fonds avant le versement des paiements.

À l’AC et dans certaines régions, l’équipe de vérification a constaté qu’il n’y avait pas suffisamment d’éléments pour déterminer si les bénéficiaires avaient présenté de façon régulière les états financiers intermédiaires ou trimestriels ou tout autre document exigé dans les accords de contribution. L’équipe de vérification a noté l’absence généralisée de mesures de contrôle uniformes permettant de vérifier si, dans le cadre du processus de paiement, le bénéficiaire avait fourni la documentation requise pour rendre dûment compte de l’utilisation des fonds versés par le SCC.

Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que les accords de contribution n’étaient pas suffisamment prescriptifs pour obliger les bénéficiaires à fournir les renseignements appropriés permettant de vérifier les produits livrables avant les paiements. Cette lacune est prise en considération dans le nouveau modèle d’accord élaboré par le SEC.

L’équipe de vérification a aussi observé certaines lacunes pouvant être attribuables à des procédures de gestion des dossiers inadéquates, comme nous le mentionnons ultérieurement dans le présent rapport.

L’équipe de vérification a relevé plusieurs problèmes.

-Dans de nombreux cas, avant et après l’émission de la directive du 6 mai 2002, les dossiers de certaines régions et de l’AC ne comportaient pas tous les rapports financiers et non financiers requis dans les accords. En conséquence, dans plusieurs cas, il a été impossible à l’équipe de vérifier si les paiements avaient été faits conformément aux dispositions énoncées dans les accords visés. Il convient également de noter que les mesures correctrices adoptées par le SCC dans la directive de mai 2002 n’ont pas permis de combler les lacunes observées dans le processus de paiement.
-Dans d’autres cas, l’équipe n’a pu déterminer avec certitude si les rapports fournis étaient des rapports définitifs, des rapports d’activités, des rapports d’évaluation, etc. Il lui a donc été difficile de déterminer s’ils satisfaisaient aux modalités de l’accord.
-Lorsqu’un rapport est présenté à la suite d’un paiement, un agent des finances l’examine en fonction des modalités de l’accord avant son approbation en vertu de l’article 33 de la LGFP. Cependant, cette procédure n’est pas respectée uniformément à la grandeur du pays et l’équipe de vérification a constaté que les agents des finances ne demandaient pas toutes les pièces justificatives requises en vertu de l’article 33.
-L’équipe a noté d’autres problèmes d’ordre administratif concernant les paiements.
-Dans la région du Pacifique, un paiement a été versé à un organisme avant que l’accord ne soit signé par les deux parties.
-À plusieurs reprises à l’AC et dans les régions, les pièces justificatives ou les produits livrables ne portaient pas de date de réception, de sorte que l’équipe a eu du mal à vérifier si les modalités de l’accord avaient été respectées ou si les paiements avaient été faits au moment opportun et conformément aux modalités de l’accord.

Certains problèmes pourraient avoir été causés par les différentes dates de fin d’exercice. En effet, l’exercice du SCC se termine le 31 mars, tandis que les exercices de nombreux organismes bénéficiaires prennent fin à différentes autres dates (le 30 juin, le 1er août, etc.). Cette situation semble causer des difficultés au chapitre des exigences liées à la présentation des rapports. Ainsi, lorsqu’un paiement final est conditionnel à la réception du rapport annuel du bénéficiaire et que la date de fin d’exercice de ce dernier est le 30 juin, le bénéficiaire produit son rapport seulement après cette date, ce qui signifie qu’il ne peut recevoir de paiement final avant le 30 juin et que ce versement figure dans l’exercice suivant du SCC et non dans les comptes créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE). Les problèmes associés à la gestion des multiples dossiers tenus pour chaque accord (BPR, Finances et SEC) viennent compliquer le problème. L’équipe de vérification n’a pas observé d’améliorations importantes par rapport à cette question après l’émission de la directive du 6 mai 2002.

Suggestion - Que la date de réception soit clairement apposée sur tous les documents reçus aux termes de l’accord (rapports d’activités et rapports définitifs) afin d’assurer le respect des exigences en la matière avant le versement du paiement, conformément au calendrier établi. Que les rapports indiquent clairement s’il s’agit d’un rapport d’activités, d’un rapport définitif, d’un rapport d’évaluation, etc., pour faciliter l’approbation du paiement.

Recommandation no 2 - Que les gestionnaires du budget et les agents des finances du SCC continuent de vérifier l’utilisation des fonds et de s’assurer que les rapports requis ont été présentés par le bénéficiaire avant de faire les paiements prévus dans l’accord.

Processus d’évaluation et de gestion des documents

Objectif no 4 - Évaluer si la tenue des dossiers sur les programmes et la comptabilité, ainsi que d’autres documents pertinents, est appropriée afin de présenter des preuves documentaires des décisions rendues et des résultats obtenus, et de permettre la divulgation des sommes versées aux bénéficiaires de tous les paiements.

L’équipe de vérification a aussi vérifié si les renseignements requis avaient été versés aux dossiers pour assurer l’évaluation de tous les accords à la fin de la période de contribution. Elle a examiné les dossiers pour déterminer si, conformément aux exigences, des vérifications périodiques avaient été faites et si les résultats avaient été documentés adéquatement et consignés de façon appropriée. Par ailleurs, l’équipe a vérifié si un processus de production de rapports avait été mis en place pour rendre compte à la direction des résultats du Programme de contributions du SCC.

Conclusion no 9 - Très peu de documents pertinents confirmaient que des évaluations officielles des accords de contribution étaient effectuées périodiquement après leur expiration, tel que requis par la section 8 du document sur les modalités.

Comme on l’indique à la section 8 du document sur les modalités du SCC - Procédure d’évaluation, les ministères et organismes doivent veiller à ce que les programmes et les activités soient mis en œuvre conformément aux modalités énoncées dans l’accord de contribution. Des évaluations périodiques doivent avoir lieu afin d’évaluer l’efficacité et l’efficience des programmes et des activités. En outre, comme le Programme de contributions vient appuyer ou compléter la Mission du SCC, il faudrait déterminer si les programmes et activités en question ont effectivement un lien avec la Mission du SCC dans le cadre du processus d’évaluation.

Pour ce qui est de l’évaluation des accords individuels, l’équipe de vérification n’a trouvé que très peu de documents à l’AC ou dans les régions pour déterminer si un processus précis et uniforme avait été mis en place afin d’assurer l’évaluation périodique des programmes et des activités. Les brefs résumés figurant dans un petit nombre de dossiers à l’AC et dans les régions ne lui a pas permis de déterminer si les services pour lesquels les contributions avaient été demandées avaient été offerts conformément aux termes de l’accord après l’événement ou la période visée par l’accord de contribution. Les entrevues menées avec des membres des CRC et des gestionnaires de projet chargés d’administrer les accords et les paiements à l’AC et dans la plupart des régions ont confirmé ces constatations. On a souligné que la région du Pacifique avait élaboré une liste de vérification de l’évaluation, et les comptes rendus du Comité des contributions montrent que des discussions concernant l’évaluation ont eu lieu, ce qui est considéré comme étant une bonne pratique. Le commissaire adjoint, Services corporatifs, a depuis répété aux SCR et aux responsables des secteurs de l’AC que des évaluations doivent être faites à la fin de tous les accords de contribution.

En ce qui a trait à l’évaluation globale du Programme de contributions, l’équipe de vérification a examiné un rapport produit par le Secteur de l’engagement communautaire pour l’exercice 2002-2003. Ce rapport comportait un sommaire détaillé des activités mises en œuvre dans le cadre du Programme national de contributions du SCC pour l’exercice 2002-2003. Il ne comportait toutefois pas d’évaluation des résultats réels du Programme en fonction des objectifs initiaux et des résultats visés.

Il convient également de noter que la directive émise par le SCC en mai 2002 n’a pas permis de combler les lacunes observées au chapitre du processus d’évaluation. Le SEC est cependant en train de mettre en place un processus d’évaluation détaillé pour régler les problèmes dans ce domaine.

Recommandation no 3 - Que les résultats réels soient évalués en fonction des objectifs initiaux et des résultats visés. Des données quantitatives devraient être recueillies sur l’incidence des programmes et des projets. Les résultats de l’évaluation devraient pouvoir être consultés pour la planification et la prise de décisions en matière de gestion.

Gestion des documents

L’équipe de vérification a vérifié si des fichiers officiels étaient tenus pour chaque accord de contribution et, le cas échéant, si ces derniers comportaient les demandes, le compte rendu du processus d’examen, les accords, les rapports, les rapports de vérification, les registres des paiements et les rapports d’évaluation.

Conclusion no 10 - Les documents relatifs aux accords de contribution individuels ne sont pas toujours imprimés, mis en forme et classés conformément aux politiques et aux procédures du gouvernement fédéral en matière de gestion des documents comme le Plan de classification et calendrier de conservation de l’information.

L’équipe de vérification a noté que les régions de l’Atlantique, du Québec et des Prairies avaient toutes mis en place un mécanisme centralisé de gestion des fichiers des projets pour assurer une gestion appropriée des documents relatifs aux contributions. Cependant, à l’AC ainsi que dans les régions de l’Ontario et du Pacifique, les documents liés au Programme de contributions et, en particulier, aux accords individuels, étaient souvent difficiles à trouver. En outre, la méthode de classement utilisée n’était pas conforme aux politiques et aux procédures du gouvernement fédéral en matière de gestion des documents.

Dans les cas en question, aucun fichier de projet ou dossier administratif officiel n’a été créé, de sorte qu’il existait de nombreux fichiers pour les différents secteurs d’activité (Finances, Engagement communautaire, commanditaire ou bureau de première responsabilité, etc.). Nombre de ces dossiers étaient en désordre, de sorte que l’équipe de vérification a eu du mal à trouver les renseignements dont elle avait besoin.

L’équipe de vérification a constaté qu’en règle générale, les documents relatifs aux contributions n’étaient ni imprimés, ni classés correctement. Elle a constaté que les renseignements requis étaient enregistrés, soit sur le disque dur d’un ordinateur de bureau, soit sur des lecteurs communs à tout le réseau d’une division, soit dans la messagerie électronique. Ces différentes façons de procéder suscitent de la confusion, rendent les pièces justificatives requises difficiles à trouver et nuisent à l’échange, à la conservation et à l’élimination appropriés des renseignements recueillis par le SCC. Dans certains cas, l’absence de date sur des notes de service et autres documents ne permettait pas de vérifier si les délais et les calendriers avaient été respectés.

Recommandation no 4 - Que des mesures soient prises pour améliorer les processus de contrôle et de suivi des dossiers sur les contributions.

Annexe A

Vérification des programmes de subventions et de contributions

Suivi des plans d’action

Recommandation no 1 - Que le SCC veille à ce que la liste de vérification et le processus d’approbation soient respectés par toutes les régions et l’AC afin que les exigences relatives au contenu de tous les accords soient vérifiées avant la signature.

Plans d’action requis de la part de l’AC (CACEC), du SCR du Pacifique et du SCR de l’Ontario

Plans d’action

Pacifique

La région utilise désormais les listes de vérification qui ont été élaborées afin de s’assurer que toutes les demandes contiennent les renseignements requis. Les listes en question, le processus d’examen et d’approbation régional ainsi que les modèles sont diffusés sur le site Infonet pour le dépôt régional. Les membres du Comité régional des contributions (CRC) se réunissent pour s’assurer que toutes les listes de vérification sont remplies et que les propositions satisfont aux modalités établies par le SCC à l’égard des contributions. Un registre des décisions est tenu et les comptes rendus de toutes les réunions sont publiés. Le CRC, présidé par les sous-commissaires adjoints (SCA) des Opérations et des Services corporatifs, examine les propositions et formule des recommandations à l’intention du SCR.

Ontario

La région de l’Ontario a restructuré le Comité régional des contributions : le SCA, Opérations, le SCA, Services corporatifs et le contrôleur régional en font désormais partie. Les membres du nouveau Bureau de première responsabilité (BPR) ont reçu une formation nationale. Le CRC utilise la liste de vérification et le processus d’approbation afin de s’assurer que toutes les exigences relatives au contenu sont satisfaites avant la signature.

Administration centrale (CACEC)

Les accords de contribution normalisés approuvés et la liste de vérification ont été envoyés aux régions et aux secteurs après l’approbation du plan annuel. Le Comité du programme national de contributions (CPNC) examine tous les accords de contribution et les listes de vérification connexes avant que le responsable du secteur ne les signe.

Toutes les régions et tous les secteurs font parvenir des copies des accords de contribution signés à la Direction de l’engagement des citoyens et des initiatives communautaires. Lorsqu’elle reçoit un accord de contribution, la Direction vérifie si tous les renseignements requis (résultats correctionnels approuvés, niveau de financement et pouvoir de signature) y sont indiqués.

Recommandation no 2 - Que les gestionnaires du budget et les agents des finances du SCC continuent de vérifier l’utilisation des fonds et de s’assurer que les rapports requis ont été présentés par le bénéficiaire avant de faire les paiements prévus dans l’accord.

Plans d’action requis de la part de l’AC (CAEC et CASC) et des SCR de toutes les régions

Plans d’action

Pacifique

Le gestionnaire de budget reçoit des rapports et surveille les produits livrables.

Prairies

On a rappelé aux gestionnaires de budget et aux agents des finances régionaux qu’ils doivent s’assurer que le bénéficiaire rend compte de l’utilisation de tous les fonds et présente tous les rapports requis avant de faire les paiements.

Ontario

Le contrôleur régional surveille le processus et, avec l’aide du BPR régional, il s’assure que le bénéficiaire rend compte de l’utilisation des fonds et présente tous les rapports requis avant d’approuver les paiements.

Québec

Le nouveau processus pour les accords normalisés est mis en oeuvre pour satisfaire à cette exigence.

Atlantique

Le mécanisme requis est en place et les gestionnaires attendent d’avoir reçu tous les documents avant de faire les paiements.

Administration centrale (CAEC et CASC)

Les accords de contribution comportent maintenant des exigences plus précises concernant les renseignements financiers à fournir ainsi qu’un calendrier des mouvements de trésorerie.

La formule 1283-03 du SCC (Liste de vérification du dossier de l’entente de contribution) comporte une section permettant de consigner les activités liées aux pièces justificatives de paiement et aux documents d’accompagnement.

Une formation sur la gestion des subventions et des contributions (École de la fonction publique) a été offerte (du 17 au 19 novembre 2004) à un premier groupe de 20 gestionnaires des AR et de l’AC.

Recommandation no 3 - Que les résultats réels soient évalués en fonction des objectifs initiaux et des résultats visés. Que des données quantitatives soient recueillies sur l’incidence des programmes et des projets. Que les résultats de l’évaluation puissent être consultés aux fins de la planification et de la prise de décisions en matière de gestion.

Plans d’action requis de la part de l’AC (CACEC) et des SCR de toutes les régions

Plans d’action

Pacifique

Le dépôt régional, à titre de secrétariat du CRC, a élaboré une liste de vérification pour l’évaluation des accords de contribution; le gestionnaire de budget doit remplir cette liste et la verser aux dossiers du dépôt régional, qui constitue le répertoire non financier pour les contributions. On a indiqué dans le rapport de vérification final qu’il s’agissait là d’une bonne pratique.

À la fin de l’exercice 2004-2005, les gestionnaires de budget seront invités à présenter au CRC un rapport d’évaluation sur les accords de contribution.

Prairies

Le gestionnaire de budget prépare un rapport, semblable au formulaire 996 - rapport d’évaluation post-contractuelle, afin d’évaluer de façon appropriée les résultats en fonction des objectifs initiaux. Le coordonnateur régional des contributions travaille en collaboration avec le Comité régional d’examen des marchés.

Ontario

Le BPR régional surveillera et assurera l’intégrité du processus d’évaluation en fonction des objectifs initiaux et des résultats visés. Il rendra compte des progrès au Comité régional des contributions.

Québec

La région exige que les bénéficiaires présentent un rapport d’activités semestriel dans le cas des accords de contribution comportant deux paiements, un rapport d’activités trimestriel dans le cas des accords comportant plus de deux paiements ainsi qu’un rapport final et un rapport d’évaluation annuel. Les accords sont évalués par le Comité régional des contributions.

Atlantique

La Division de la réinsertion sociale veillera à ce que le plan d’action suivant soit mis en œuvre d’ici le 31 janvier 2005.

- Réunion avec les directeurs de district chargés de la surveillance et de l’évaluation des projets de financement des contributions en cours dans leur district respectif et examen des responsabilités qui leur incombent dans ce domaine, conformément à la recommandation. Cette question figurera à l’ordre du jour de la prochaine réunion des directeurs de district, qui devrait avoir lieu le 25 janvier 2005.

Administration centrale

Des résultats correctionnels précis sont indiqués dans le plan de contribution annuel pour chaque demande de contribution approuvée. Ces résultats correctionnels doivent figurer dans les accords de contribution.

Les régions et les secteurs doivent indiquer si les résultats correctionnels approuvés ont été atteints dans leur demande de contribution pour le nouvel exercice - Dernier trimestre 2004-2005.

Les régions et les secteurs auront à fournir des rapports finaux sur l’achèvement des résultats correctionnels approuvés - Été 2005

La formule 1283-03 du SCC (Liste de vérification du dossier de l’entente de contribution) prévoit la tenue d’évaluations régulières et d’une évaluation finale.

Le cadre de gestion axé sur les résultats (CGAR) et le cadre de vérification axés sur les risques (CVAR), élaborés à l’été 2004, pour les deux programmes de contributions prévoient la collecte de renseignements individuels. Le CGAR et le CVAR seront mis en œuvre sur un cycle de cinq ans.

Un examen des deux programmes de contributions a été effectué. Un plan d’action sera élaboré pour donner suite aux conclusions et aux recommandations; le plan devrait être mis en œuvre au cours du dernier trimestre de 2004-2005.

Recommandation no 4 - Que des mesures soient prises pour améliorer les processus de contrôle et de suivi des dossiers sur les contributions.

Plans d’action requis de la part de l’AC (CASC), du SCR du Pacifique et du SCR de l’Ontario

Plans d’action

Pacifique

Depuis la vérification de 2002-2003, le dépôt régional est devenu le répertoire central des dossiers, tandis que le service des finances régional est devenu le répertoire des dossiers financiers. Les dossiers, qui sont en train d’être examinés, seront classés conformément à la structure de gestion des dossiers du gouvernement fédéral d’ici le 21 décembre 2004.

Ontario

Le contrôleur régional est chargé, en collaboration avec le BPR régional, d’assurer l’intégrité des processus de contrôle et de suivi des dossiers.

Administration centrale (CASC)

En collaboration avec la Direction de l’engagement des citoyens et des initiatives communautaires, les Services corporatifs ont élaboré des lignes directrices sur la création, la conservation et l’élimination des dossiers relatifs aux accords de contribution. Ces lignes directrices sont appliquées à l’AC et dans les régions depuis le mois d’avril 2004.

Le CACEC a élaboré et mis en œuvre un système de gestion structuré pour les dossiers de contribution du SCC en 2004-2005.

Toutes les listes de vérification qui ont été élaborées sont disponibles en tant que formulaires du SCC dans Infonet, à la rubrique Outils de travail automatisés. Une liste de vérification du dossier de l’entente de contribution (SCC 1283-03) a été élaborée et adoptée; le gestionnaire autorisé doit la signer à la fin de l’accord de contribution pour attester que le dossier contient tous les documents requis.

Un examen de suivi a été effectué en février 2005 pour évaluer les mesures qui ont été prises à la suite de la recommandation no. 4. L’équipe de vérification a noté que des mesures correctives avaient été mises en place et que tous les documents requis étaient maintenant disponibles et conservés au dossier. Suite à cet examen, d’autres mesures ont été mises en place par les régions et l’AC (CACEC) pour assurer l’utilisation du formulaire SCC 1283-03 et une gestion uniforme des dossiers relatifs à tous les accords.