Évaluation du rendement

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Examen de la consignation des absences des employés

Vérification interne
378-1-259

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30 juillet 2009

Table des matières

SOMMAIRE

Contexte

Le Service correctionnel du Canada est responsable de l’administration et de la consignation de tous les congés de ses quelque 15 400 employés. La consignation des congés a été examinée dans le contexte de la gestion du temps supplémentaire lors d’une vérification réalisée récemment par le Bureau du vérificateur général en décembre 2008 dont les résultats sont présentés dans le chapitre 7 : L’économie et l’efficience des services - Service correctionnel du Canada1. Cette vérification a révélé des irrégularités dans la consignation de certains congés de CX dans le système de gestion des ressources humaines. Elle a aussi révélé que les congés non consignés pouvaient donner lieu à la prise d’un plus grand nombre de congés ce qui risquait, en retour, d’entraîner un plus grand nombre d’heures supplémentaires. La recommandation suivante a été formulée à l’intention du SCC pour corriger la situation : « le Service correctionnel du Canada devrait veiller à ce que toutes les absences des employés soient enregistrées comme il se doit dans son Système de gestion des ressources humaines ».

Dans sa réponse, le SCC a indiqué que : « Le Service est d'accord avec cette recommandation et promet de veiller à ce que toutes les absences des employés soient consignées correctement dans son Système de gestion des ressources humaines ».

  • Comme le mentionne le rapport, le SCC a tout de suite pris des mesures pour régler la question des absences mal consignées, notamment en rapprochant les données des listes des établissements aux données du SGRH.
  • Par ailleurs, tous les secteurs de l'Administration centrale, les régions et les établissements ont eu comme instruction, en juillet 2008, d'examiner les absences de tous les employés en 2007-2008. Si cela est nécessaire, des mesures seront prises pour que les renseignements au sujet des absences de tous les employés soient complets et exacts. On prendra, s'il y a lieu, des mesures à l'endroit des employés qui ne respectent pas les directives nationales sur la consignation des congés.
  • Un processus de suivi trimestriel a aussi été mis en place à l'échelle de l'organisation pour s'assurer d'une responsabilisation continue concernant la consignation appropriée des absences des employés.
  • La Direction de la vérification interne du Service correctionnel effectuera également un examen de suivi de la consignation des absences des employés d'ici la fin de 2008-2009.
  • Pour terminer, le Service mettra en place un système automatisé national de gestion des horaires de travail et du déploiement d'ici septembre 2009. Le système interagira directement avec le Système de gestion des ressources humaines, ce qui permettra de renforcer les contrôles entourant la consignation des congés. »

Cet examen a été effectué par la Direction de la vérification interne pour donner suite à l'un des engagements du SCC et réaliser les objectifs suivants :

  • Déterminer si l'outil de surveillance de la gestion en place permet de veiller adéquatement et efficacement à ce que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes.
  • Déterminer si le SCC a terminé d'examiner les congés pour 2007-2008 et s'il a mis en place des mesures correctives pour veiller à ce que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes.
  • Déterminer si un processus de surveillance trimestrielle, qui garantit une responsabilisation continue à l'égard de la consignation appropriée des congés des employés, a été élaboré et instauré.

Pour réaliser ces objectifs, l’approche utilisée a été conçue de manière à obtenir l’assurance du niveau d’examen2. L’équipe responsable de l’examen a examiné la documentation, les politiques et les directives pertinentes. En outre, elle s’est rendue dans cinq régions, douze établissements, cinq bureaux de district et trois secteurs. Elle a réalisé des entrevues approfondies auprès de 92 employés intervenant dans la gestion des congés. Elle a aussi posé des questions à 159 employés sélectionnés sur une base aléatoire au cours des visites d’unités opérationnelles. Un échantillon de 200 congés d’employés a été examiné à l’échelle nationale, dans les régions, dans les établissements et les districts.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons constaté que les principales composantes d'un cadre de gestion étaient présentes et fonctionnaient correctement. Toutes les conventions collectives renfermant des dispositions relatives aux congés sont disponibles et accessibles aux employés. Il existe deux bulletins nationaux traitant des congés annuels et des congés de maladie des CX; ils sont clairs et conformes aux politiques du SCT. Le personnel responsable de l'administration et de la gestion des congés a été capable de décrire les processus et les procédures et comprenait ses rôles et responsabilités. Par ailleurs, la formation et les capacités du personnel relatives au module de gestion des congés du SGRH étaient adéquates. Nous avons constaté qu'un exercice complet de rapprochement des congés des employés pour la période 2007-2008 avait été effectué et que des mesures correctives avaient été mises en œuvre en cas de besoin.

Néanmoins, les secteurs suivants méritent une attention particulière :

  • Il importe de mettre en place des directives et des lignes directrices à l'échelle nationale sur la gestion des congés et les rapports, notamment : l'élaboration d'une politique nationale sur la gestion des présences; des interprétations claires des différents types de congés et la mise en place de processus encadrant les employés en affectation ou travaillant dans des lieux géographiques différents de celui de leur superviseur.
  • Il est nécessaire d'améliorer le processus de surveillance trimestriel pour s'assurer qu'il est uniforme, que sa couverture est suffisante et que les mécanismes d'approbation et de rapport de la gestion sont appropriés.
Recommandations

Le présent rapport recommande l'examen des domaines dans lesquels des améliorations sont souhaitables. La direction a passé en revue et approuvé les observations contenues dans le rapport, et élaboré un plan d'action de la gestion adapté aux recommandations formulées (voir l'Annexe D).

1.0 INTRODUCTION

Le SCC compte environ 15 400 employés à l'échelle du pays3. Deux groupes professionnels qui travaillent presque exclusivement pour le SCC représentent plus de la moitié de tous les employés affectés aux unités opérationnelles. Les CX (agents de correction/intervenants de première ligne) forment 41 % de l'effectif, tandis que les WP représentent 13 % de l'effectif; ce groupe comprend les agents de programme et de libération conditionnelle qui travaillent en établissement et dans la collectivité. Le reste de l'effectif du SCC reflète la grande variété des compétences requises pour travailler dans les établissements et les bureaux de la collectivité; il inclut les professionnels de la santé, les électriciens et le personnel de cuisine, mais aussi les employés chargés d'accomplir les fonctions générales et administratives au niveau local, régional et national.

Lors d'une vérification effectuée récemment par le Bureau du vérificateur général en décembre 2008, dont les résultats sont présentés dans le chapitre 7 : L'économie et l'efficience des services – Service correctionnel du Canada, on a examiné la consignation des congés dans le contexte de la gestion du temps supplémentaire. Cette vérification a permis de constater que certains congés des CX n'étaient pas consignés correctement dans le système de gestion des ressources humaines et a révélé que les congés non consignés risquaient de donner lieu à la prise d'un plus grand nombre de congés ce qui pouvait entraîner un plus grand nombre d'heures supplémentaires.

En mai 2007, le BVG a examiné les tableaux de service dans huit établissements sélectionnés afin de relever les absences au sein du groupe des agents de correction (CX). Ces absences ont été comparées aux rapports sur les absences du Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Le BVG a constaté qu'entre 3 et 35 % des absences n'avaient pas été consignées dans le SGRH.

Dans sa réponse au BVG, le SCC a indiqué qu'il était résolu à s'assurer que toutes les absences d'employés soient consignées correctement dans son Système de gestion des ressources humaines. Il a aussi indiqué que l'organisation avait pris des mesures immédiates pour régler le problème des irrégularités au chapitre de la consignation des absences des employés, notamment en rapprochant les données dans les tableaux de service des établissements avec celles du SGRH.

De plus, en juillet 2008, tous les secteurs de l'administration centrale, les régions et les établissements ont été enjoints d'examiner l'ensemble des absences pour 2007-2008. À la lumière de cet examen, le SCC a expliqué, dans sa réponse au BVG, que des mesures seraient prises pour que les renseignements au sujet des absences de tous les employés soient complets et exacts. En outre, le SCC a indiqué qu'un processus de suivi trimestriel serait mis en place à l'échelle de l'organisation pour garantir une responsabilisation continue. La réponse au BVG précisait que la Direction de la vérification interne du Service correctionnel effectuerait également un examen de suivi de la consignation des absences des employés d'ici la fin de 2008-2009. Ainsi, le présent examen de suivi respecte l'engagement pris par le SCC.

2.0 OBJECTIFS ET PORTÉE

2.1 Objectifs

Les objectifs étaient les suivants :

  • Déterminer si l'outil de surveillance de la gestion en place permet de veiller adéquatement et efficacement à ce que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes.
  • Déterminer si le SCC a terminé d'examiner les congés pour 2007-2008 et s'il a mis en place des mesures correctives pour veiller à ce que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes.
  • Déterminer si un processus de surveillance trimestrielle, qui garantit une responsabilisation continue à l'égard de la consignation appropriée des congés des employés, a été élaboré et instauré.

L'annexe A présente les critères précis liés à chacun de ces objectifs.

2.2 Portée

L'examen, de portée nationale, comprenait des visites de l'administration centrale et des administrations régionales des cinq (5) régions. Il comprenait aussi la visite d'établissements de divers niveaux de sécurité, pour hommes et pour femmes, et des visites d'un bureau de district dans chaque région. L'annexe B indique les unités opérationnelles sélectionnées.

Il importe aussi de mentionner qu’en 2006, on a effectué une vérification interne de la gestion des congés et des heures supplémentaires4. Quatre des recommandations issues de cette vérification étaient directement liées aux problèmes soulevés dans le rapport du BVG. Le Secteur de la gestion des ressources humaines (GRH) a élaboré un plan d’action afin de corriger les irrégularités mises en lumière pendant la vérification. L’annexe C présente les quatre recommandations et le plan d’action de la gestion. On a également effectué une évaluation des progrès réalisés par rapport à ces quatre recommandations dans le cadre du présent examen.

Cependant, la portée du présent examen ne couvrait pas l’examen des congés pour accident du travail puisque cet élément a été examiné dans le cadre de la vérification interne du Programme d’aide aux employés achevée en 2007-20085.

3.0 APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

L'approche utilisée a été conçue de manière à obtenir l'assurance du niveau d'examen. L'assurance de niveau d'examen suppose l'application de procédures visant à ramener le risque d'une conclusion incorrecte à un niveau modéré. Les procédures exécutées au niveau de l'examen se limitent habituellement à la collecte de renseignements, à l'analyse et à la discussion et, dans certains cas, à la vérification limitée des opérations. Pour les besoins du présent examen, la méthodologie utilisée :

  • a confirmé, au moyen d'entrevues auprès des principaux gestionnaires, que l'on avait fait le suivi des engagements pris par rapport aux problèmes relatifs aux congés, définis en août 2008;
  • a confirmé, au moyen d'entrevues auprès des principaux gestionnaires et d'examen des dossiers, qu'on avait mis en œuvre les protocoles relatifs aux congés (processus/procédures) pour gérer les absences prévues et non prévues des employés;
  • a confirmé, au moyen d'entrevues après des principaux gestionnaires et d'examens des dossiers, que les mécanismes de surveillance et de contrôle, tels qu'ils sont décrits dans les réponses nationales et régionales au CAGRH, avaient été mis en œuvre;
  • a confirmé, par l'examen des dossiers, que les employés avaient soumis la documentation dûment remplie et appropriée à propos des congés annuels, des congés de maladie et des congés pour obligations familiales, et que les renseignements consignés dans le SGRH étaient exacts.

Échantillon et choix des unités opérationnelles à visiter

Toutes les régions, y compris les bureaux des administrations régionales, ont été couvertes. La sélection des établissements s'est faite au regard d'un certain nombre de facteurs, notamment :

  • la cote de sécurité (maximale, moyenne, minimale);
  • la taille de la population carcérale (c.-à-d., établissements avec un petit ou un grand nombre de délinquants);
  • les établissements pour femmes et les bureaux de district;
  • les huit installations vérifiées par le BVG.

À l'administration centrale, on a procédé à une sélection (secteurs/directions) afin de couvrir des secteurs de taille et d'importance différentes. Nous avons réalisé des entrevues approfondies auprès de 92 employés intervenant dans la gestion des congés. Nous avons également posé des questions à 159 employés sélectionnés sur une base aléatoire au cours des visites d'unités opérationnelles. Un échantillon de 200 congés d'employés pour la période du 17 au 21 novembre 2008 (140 employés non CX et 60 employés CX) a été examiné. L'annexe B présente les unités opérationnelles visitées, le nombre d'employés interrogés, ainsi que le nombre de dossiers de congé examinés dans chacune des unités.

4.0 CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS

4.1 Cadre de gestion

Nous avons déterminé si le cadre de gestion en place permettait de consigner adéquatement et efficacement les congés des employés. Les éléments du cadre qui ont été examinés de près étaient les politiques et lignes directrices, les procédures, rôles et responsabilités et la formation.

4.1.1 Politiques et directives

Nous nous attendions à constater que les politiques, lignes directrices et manuels du SCC étaient clairs et conformes aux dispositions des lois et des politiques et lignes directrices du SCT pertinentes.

Toutes les conventions collectives renfermant des dispositions relatives aux congés sont disponibles et accessibles aux employés. Il existe deux bulletins nationaux traitant des congés annuels et des congés de maladie des CX; ils sont clairs et conformes aux politiques du SCT. Cependant, aucune autre ligne directrice nationale n'est disponible sur les divers types de congés ou sur les programmes de gestion des présences.

L'ensemble des conventions collectives applicables au SCC sont accessibles dans Infonet. Ces conventions, de même que les politiques du SCT, offrent un cadre général par rapport aux congés des employés.

À l'échelle nationale, nous avons constaté que deux directives nationales publiées récemment touchaient les CX (2006-01 Congés annuels EG et 2006-08 Congés de maladie - Certificat médical et congés anticipés). En outre, une directive nationale applicable au groupe CX intitulée « 2006-05 Congé pour accident de travail » mentionne brièvement le rétablissement des crédits de congé pour maladie et de congés annuels une fois que les réclamations adressées à la Commission d'indemnisation des accidents du travail ont été approuvées.

Au cours des entrevues, les gestionnaires ont indiqué que les conventions collectives et les politiques relatives aux congés du CT sont génériques et dans certains cas pouvaient mener à différentes interprétations. Dans ce contexte, quatre secteurs nécessitant d'autres directives nationales ont été cernés :

  • les congés pour obligations familiales (COF) (Codes 410 – rendez-vous, 420 – maladie dans la famille, 490 – autres);
  • les congés payés (699) pour des rendez-vous médicaux, dentaires ou des conditions météorologiques défavorables;
  • les congés de deuil (510);
  • les congés non payés (CNP) – autres (999).
Tableau 1 Types de congés – Exercice 2008-20096
Région COF
410,420,490
Autres congés payés
6997
Deuil
510
Autres congés non payés
9998
Total
AC 2 504 143 138 52 2 837
Atlantique 7 782 684 289 256 9 011
Québec 23 416 3 086 421 2 294 29 217
Ontario 16 796 2 890 594 504 20 784
Prairies 14 259 3 167 528 746 18 700
Pacifique 8 947 2 732 374 231 12 284
Total 73 704 12 702 2 344 4 083 92 833

Comme l'indique le tableau 1, les COF, les autres congés payés, les congés de deuil et les autres congés non payés représentent un volume considérable de transactions. La clarification des politiques ou l'interprétation de ces catégories de congé permettrait aux employés de comprendre tous de la même façon les paramètres des programmes, et permettrait aux gestionnaires d'administrer les congés de façon plus uniforme à l'échelle du SCC. Par exemple, l'application des congés de la catégorie Autres (699 par rapport à 999) s'est révélée irrégulière en circonstances analogues, certains gestionnaires ayant indiqué que le congé payé (699) pouvait être approuvé pour les employés qui ne se présentent pas au travail en raison de mauvais temps alors que d'autres gestionnaires n'approuveraient pas de congé payé et l'absence serait consignée à l'aide du code 999.

Il convient tout particulièrement de noter qu'en avril 2006, au terme d'une vérification de la gestion des congés et des heures supplémentaires, on avait recommandé l'élaboration de lignes directrices et de procédures appropriées afin d'uniformiser la déclaration, la consignation et le suivi des congés non prévus9. Le Plan d'action de la gestion appuyait cette recommandation. Comme première étape, on a publié en juin 2006 les lignes directrices sur la gestion du temps supplémentaires – rôles et responsabilités. En outre, dans le plan stratégique pour la gestion des ressources humaines 2007-2010 initial du SCC, le Secteur de la gestion des ressources humaines avait indiqué qu'il procéderait à un examen de la Politique sur la gestion des présences en 2007-2008. Cependant, la version modifiée du Plan stratégique (mars 2009) comprend l'achèvement de la Politique sur la gestion des présences en 2009-2010 et l'achèvement des lignes directrices sur la gestion des congés et les rapports en 2008-2009. Ces lignes directrices n'ont pas encore été publiées.

En dépit de l'absence d'une ligne directrice nationale, nous avons recensé, au cours des visites, des exemples de politiques locales encadrant les congés ainsi que des documents portant sur la gestion des présences. Ces politiques et documents fournissaient de l'information sur la façon dont les congés prévus et non prévus devaient être déclarés, approuvés et consignés. Ils décrivaient les attentes générales à l'égard de la présence des employés et renfermaient des exemples de modèles qu'on pourrait utiliser pour porter à l'attention des employés leurs habitudes en matière d'absentéisme.

4.1.2 Rôles et responsabilités

Nous nous attendions à constater que les rôles et responsabilités du SCC en ce qui concerne la consignation des congés des employés étaient clairement définis, étayés par des documents et communiqués.

Dans l'ensemble, nous avons constaté que les employés comprenaient les rôles et les responsabilités liés à la gestion des congés. Une vigilance accrue a aussi été observée à la suite de l'attention qu'accorde depuis peu la haute direction à la surveillance des congés et du temps supplémentaire.

Nous avons constaté que les régions, les établissements et les bureaux de district visités disposaient de documents définissant de façon générale les rôles et les responsabilités en ce qui a trait à la déclaration, à l'approbation, à la consignation et au suivi des congés des employés. Pendant les entrevues, les employés interrogés ont pu expliquer les principaux rôles et responsabilités, précisant notamment qu'ils étaient au courant des changements et des améliorations apportées aux processus résultant de l'examen et du rapprochement des congés des employés pour 2007-2008. Cependant, avec le temps, ces processus améliorés risquent de devenir moins bien connus car ils ne sont actuellement pas documentés de façon officielle.

De plus, comme il a été mentionné précédemment, suite à une vérification interne effectuée en 2006, le Secteur des RH a publié les « Lignes directrices sur la gestion du temps supplémentaires – rôles et responsabilités » en juin 2006, qui donnent des précisions sur les rôles et les responsabilités de tous les employés et de la direction à tous les échelons qui interviennent dans le processus de gestion du temps supplémentaire.

Pratique exemplaire :
  • L'Établissement du Pacifique (région du Pacifique) et le Pénitencier de Dorchester (région de l'Atlantique) ont élaboré un Programme d'assiduité au travail qui décrit les objectifs, les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des superviseurs, ainsi que les attentes générales à leur égard.
  • L'Établissement de Grand Valley (région de l'Ontario) a élaboré une « procédure de congé pour les CX » qui décrit les attentes à l'égard des congés prévus et non prévus.

4.1.3 Processus et procédures

Nous nous attendions à ce qu'on ait mis en place des processus et des procédures pour gérer les demandes de congé et les approbations, en tenant compte des diverses conventions collectives.

Il existe des procédures et des processus permettant de gérer la plupart des congés des employés. Cependant, il existe au sein du SCC des rapports hiérarchiques uniques qui nécessitent un contrôle accru, en particulier pour les employés en affectation et ceux qui ne relèvent pas géographiquement du même endroit que leur superviseur.

Dans l'ensemble, nous avons constaté que les congés prévus sont gérés de manière uniforme à l'échelle du SCC tant pour les employés CX que les employés non CX. On s'attend à ce que les employés soumettent leurs demandes de congé à l'avance à leur superviseur. Le gestionnaire examine et approuve le congé de l'employé, au besoin, et le solde de congés de l'employé du SGRH est débité dans les jours ouvrables suivant l'approbation. Notre évaluation des processus et des procédures de gestion des congés prévus applicables aux CX et aux non-CX n'a suscité aucune inquiétude.

En règle générale, il n'existe aucune méthode uniforme de gestion des congés non prévus à l'échelle du SCC. Au niveau des établissements, les CX ne sont pas tenus de soumettre de formulaires de demande de congé lorsqu'ils se prévalent d'un congé non prévu. Cependant, les CX doivent se rapporter à un numéro central (entrée principale ou salle des surveillants correctionnels) doté de personnel en permanence. Le congé non prévu est indiqué sur le relevé d'appels, sur lequel figure aussi le nombre d'heures d'un quart régulier. Le gestionnaire correctionnel responsable de l'établissement des horaires de travail utilise le relevé d'appels pour réviser le tableau de service de la journée. Les congés non prévus des CX sont entrés régulièrement dans le SGRH.

Dans certains établissements, la pratique consistant à ne pas soumettre de formulaire de congé pour les congés non prévus s'est étendue aux employés des autres groupes que le groupe CX. En pareils cas, un protocole semblable exige que les employés communiquent avec un numéro central pour signaler leur absence. Par ailleurs, il est aussi possible qu'ils doivent communiquer avec leur superviseur immédiat ou le coordonnateur des congés, par téléphone ou par courriel.

Le processus ou la procédure de déclaration des congés non prévus varie dans les bureaux administratifs comme ceux de l'administration centrale et des administrations régionales et les bureaux de district. Le protocole le plus courant prévoit que l'employé communique avec son superviseur ou coordonnateur des congés par téléphone ou par courriel. Certains bureaux administratifs exigent le dépôt de formulaires de congés non prévus, alors que d'autres ne le font pas. Nous avons constaté que bon nombre de superviseurs/coordonnateurs des congés tiennent à jour une feuille de présence mensuelle pour s'assurer que les absences des employés sont surveillées et consignées dans le SGRH.

Au cours des entrevues avec les gestionnaires et les coordonnateurs des congés, nous avons mis en lumière des préoccupations relatives à l'absence de procédures et de processus définis, étayés par des documents et communiqués pour les employés qui travaillent en affectation ou ne travaillent pas au même endroit que leur superviseur. Par exemple, elles concerneraient les employés des Services de santé qui travaillent dans un établissement mais relèvent de l'administration centrale. À quelques exceptions près, il n'existait aucun mécanisme de vérification et de gestion des soldes de congés pour les employés qui travaillent dans le cadre de rapports hiérarchiques de cette nature. Nous n'avons trouvé aucune procédure relative aux appels pour ces employés, pas plus que nous n'avons observé de suivi visant à garantir que les congés de ces personnes ont bien été consignés dans le SGRH. On a dénombré plus de 900 employés relevant de pareils rapports hiérarchiques au cours de l'année 2008-2009. Par conséquent, il est important de veiller à la mise en place de procédures appropriées.

4.1.4 Formation

Nous nous attendions à constater que la formation relative à la consignation des congés des employés serait claire, suffisante et offerte en temps opportun, au besoin.

La formation destinée aux personnes chargées d'entrer les données du module des congés du SGRH était disponible, suffisante et accessible en temps opportun.

Nous avons constaté que les employés connaissaient les types de congés prévus dans leurs propres conventions collectives, et que l'orientation informelle et la communication continue entre les gestionnaires et les employés constituaient l'approche la plus fréquemment utilisée pour « renseigner » les employés.

Au cours des entrevues, les employés de bureau chargés d'entrer les données dans le SGRH pour les différentes conventions collectives ont indiqué qu'ils comprenaient suffisamment bien les types de congés autorisés dans d'autres conventions collectives pour les besoins de l'entrée des données dans le SGRH, en raison d'une combinaison de plusieurs facteurs : l'encadrement fourni par leurs superviseurs et autres coordonnateurs des congés, les leçons apprises dans le cadre de l'exercice de rapprochement pour 2007-2008, de même que leur expérience pratique.

En ce qui a trait au module relatif aux congés du SGRH, les gestionnaires et le personnel interrogés ont indiqué qu'ils avaient bénéficié d'une formation officielle ou d'un encadrement informel suffisant, et que les outils et documents de référence leur étaient facilement accessibles (p. ex., Infonet et les manuels des utilisateurs accessibles dans le SGRH).

Pratique exemplaire :
  • Au Pénitencier de Kingston (région de l'Ontario), le coordonnateur des congés responsable des CX a élaboré une « orientation » à l'intention de tous les nouveaux CX. Celle-ci comprend de l'information sur les types de congés, plus particulièrement en ce qui a trait aux congés pour obligations familiales, aux congés de maladie et aux congés annuels.

Conclusion

Nous avons constaté que les principales composantes du cadre de gestion étaient en place et fonctionnaient de façon efficace. Toutes les conventions collectives qui renferment des dispositions relatives aux congés sont disponibles et accessibles aux employés. Il existe deux bulletins nationaux traitant des congés annuels et des congés de maladie des CX; ils sont clairs et conformes aux politiques du CT. Le personnel en charge de l'administration et de la gestion des congés a été en mesure de décrire les processus et les procédures et comprenait ses rôles et responsabilités. Par ailleurs, la formation et les connaissances du personnel relatives au module de gestion des congés du SGRH étaient adéquates.

Cependant, les secteurs suivants doivent être améliorés :

  • Bien que l'on ait dénombré des exemples de bulletins nationaux traitant des congés pour la catégorie CX, la mise en œuvre d'une politique nationale sur la gestion des présences n'a pas encore été achevée. Même si les politiques du CT et les conventions collectives offrent un cadre général pour les divers types de congés, il faut davantage de clarifications à l'échelle nationale afin de garantir que ces congés (par exemple, les congés payés (699)), sont administrés de la même façon à l'échelle du SCC. Il faut mettre en place des processus et des mécanismes de contrôle relatifs à la consignation des congés pour les employés en affectation ou ceux qui travaillent à un autre endroit que leur superviseur.
Recommandation no 1 :

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait, en collaboration avec le sous-commissaire régional et les responsables de secteur :

  • Formuler une orientation nationale sur la gestion et la déclaration des congés, y compris les interprétations des différents types de congés et les procédures appropriées pour la consignation, la déclaration et la surveillance des congés des employés en affectation ou travaillant à un autre endroit que leur superviseur;
  • Élaborer et mettre en œuvre une politique nationale sur la gestion des présences.

4.2 Examen 2007-2008

Dans sa réponse aux recommandations du BVG, le SCC a exprimé son engagement en ces termes :

« Par ailleurs, tous les secteurs de l'Administration centrale, les régions et les établissements ont eu comme instruction, en juillet 2008, d'examiner les absences de tous les employés en 2007-2008. Si cela est nécessaire, des mesures seront prises pour que les renseignements au sujet des absences de tous les employés soient complets et exacts. On prendra, s'il y a lieu, des mesures à l'endroit des employés qui ne respectent pas les directives nationales sur la consignation des congés. »

En appui à cet engagement, nous nous attendions à constater que l'examen des congés pour 2007-2008 avait été achevé et que les mesures correctives avaient été prises pour veiller à l'exactitude et à l'intégralité de l'information.

4.2.1 Rapprochement des congés des employés pour 2007-2008

Dans l'ensemble, nous avons constaté des faits probants attestant que les unités opérationnelles avaient effectué un rapprochement complet des congés des employés pour 2007-2008. Quelques exceptions ont toutefois été relevées :

La haute direction a pris des mesures précises en réponse aux observations de la vérificatrice générale. Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, a expédié deux notes de service à la haute direction, respectivement datées du 30 juillet 2008 et du 29 août 2008. La première demandait qu'on rapproche les données relatives à tous les congés pris en 2007-2008 et que les établissements s'assurent que les données des tableaux de service des CX soient claires et correctement consignées dans le système. La deuxième fournissait des renseignements supplémentaires sur le processus de rapprochement. Enfin, on a également tenu des discussions lors des réunions du Comité de direction en octobre et en novembre 2008.

L'examen et le rapprochement de tous les congés de plus de 14 000 employés pour la période 2007-2008 représentait une tâche d'envergure. Pour recueillir des données uniformes susceptibles d'être utilisées à des fins d'examen, d'analyse, de rapport et de suivi, il faut raisonnablement prévoir un niveau approprié d'activités de planification, de coordination, de communication et de documentation entre le Secteur de la GRH et les régions de même qu'entre les différents secteurs de l'administration centrale.

Dans l'ensemble, nous avons constaté que les orientations nationales proposées par le Secteur de la GRH étaient inadéquates. Les entrevues auprès des gestionnaires ont également révélé que ces orientations n'étaient pas claires et qu'elles étaient insuffisantes. Ainsi, les régions ont dû communiquer avec l'AC pour obtenir des clarifications, de sorte que les orientations étaient fragmentées et, parfois, contradictoires. En conséquence, les réponses de l'AC et des régions au commissaire adjoint de la GRH variaient tellement que l'information recueillie n'a pu être utilisée à des fins de comparaison ou d'analyse.

Malgré cela, les entrevues avec les gestionnaires et un examen de la documentation à l'appui disponible pendant les visites ont permis de constater qu'un exercice d'examen et de rapprochement relativement complet des congés des employés pour la période 2007-2008 avait eu lieu, et que les écarts mis au jour avaient été corrigés dans le module relatif aux congés du SGRH. Toutefois, on a relevé certaines exceptions. Les Services de santé de l'administration centrale ont été incapables de fournir de la documentation d'appui suffisante pour appuyer leur examen. Enfin, les Ressources humaines de l'administration régionale du Québec n'ont examiné et rapproché qu'un faible pourcentage des congés des employés, au lieu des 100 % demandés par le commissaire adjoint de la GRH.

En outre, tel que mentionné précédemment, dans le cas des employés en affectation de même que ceux qui travaillent à distance du supérieur de qui il relève, on a aussi constaté quelques problèmes. Bien que certains gestionnaires aient été en mesure d'effectuer le rapprochement requis, la plupart ont indiqué que l'absence d'un accès au SGRH en temps opportun, la confusion par rapport aux responsabilités, aux processus et aux procédures sont tous des facteurs qui les ont empêchés d'examiner et de rapprocher les données relatives aux congés des employés de ces groupes.

4.2.2 Mesures de suivi et surveillance de la gestion de l'examen pour 2007-2008

Il est évident qu'on a procédé à une surveillance de la gestion dans la plupart des unités opérationnelles visitées. Les erreurs/écarts observés ont été corrigés dans le SGRH, et les mesures prévoyant un redressement de la situation financière sont en cours et progressent comme prévu.

Grâce à un examen de la documentation et à des entrevues effectuées auprès des gestionnaires, nous avons constaté des preuves de surveillance de la gestion pendant l'exercice d'examen et de rapprochement. Les gestionnaires interrogés aux niveaux des régions, des établissements et des districts connaissaient les personnes ayant la responsabilité globale de l'exercice et ont été en mesure de donner des exemples d'orientation fournie par leurs propres équipes de gestion. En outre, les établissements et les régions ont fait état de communications nombreuses avec leurs administrations régionales.

Dans le cadre de ce processus, les gestionnaires, en collaboration avec les coordonnateurs des congés, étaient responsables de l'examen et du rapprochement des soldes des congés dans le SGRH (à l'aide de formulaires de congés, des tableaux de service, du relevé d'appels, des feuilles de présence mensuelles, etc.), et l'employé devait être informé par écrit de toute erreur ou omission. Des mesures correctives ont été prises, au besoin, pour veiller à l'exactitude et à l'intégralité des données relatives aux congés des employés consignées dans le SGRH. De plus, dans certains cas, il a fallu avoir recours à des mesures de redressement lorsque les employés avaient des soldes de congé à découvert. Ces situations ont aussi été suivies de près pour qu'elles soient corrigées.

Conclusion

Dans l'ensemble, à quelques exceptions près, nous avons constaté qu'un examen et un exercice de rapprochement complets des congés des employés pour 2007-2008 avaient été effectués et, au besoin, que les mesures correctives avaient été prises.

4.3 Surveillance trimestrielle – Examen pour 2008-2009

Dans sa réponse au rapport du BVG, le SCC a formulé l'engagement suivant : «  Un processus de suivi trimestriel a aussi été mis en place à l'échelle de l'organisation pour s'assurer d'une responsabilisation continue concernant la consignation appropriée des absences des employés  ».

4.3.1 Processus d'examen/de rapprochement trimestriel

Nous nous attendions à constater qu'un processus d'examen/de rapprochement trimestriel avait été élaboré et mis en œuvre. Nous nous attendions également à constater qu'un examen des congés des employés ferait l'objet d'un rapprochement dans le SGRH pour s'assurer que les congés des employés sont consignés correctement et en temps opportun.

La directive et les processus d'examen trimestriel des congés des employés doivent être améliorés.

La directive initiale du commissaire adjoint de la GRH datée de juillet 2008 portait sur les examens trimestriels. La communication écrite suivante consacrée à la surveillance trimestrielle n'est survenue que plus de six mois plus tard. À la mi-février 2009, un courriel du CAGRH a été expédié aux sous-commissaires régionaux et aux secteurs et renfermait un peu plus de précisions sur le processus d'examen trimestriel.

Les visites sur le terrain se sont déroulées, pour la plupart, avant l'envoi du courriel de février aux régions et aux secteurs. En conséquence, au cours des entrevues, les gestionnaires ont soulevé plusieurs questions liées aux exigences relatives au rapport trimestriel, notamment sur :

  • le calendrier de production des rapports;
  • le type et le format des rapports;
  • le nombre ou le pourcentage de congés à rapprocher;
  • la nécessité de se concentrer sur certains groupes ou types de transaction spécifiques;
  • les exigences relatives à la documentation à l'appui;
  • les personnes avec qui échanger les rapports trimestriels, les niveaux d'approbation;
  • les modalités d'utilisation des renseignements.

Cependant, nous avons constaté que la directive de février 2009 ne répondait pas à plusieurs de ces questions et n'offrait qu'un cadre rudimentaire pour l'exécution de l'examen trimestriel. Par exemple :

  • Elle indiquait que la période de rapport sur laquelle il fallait rendre compte devait commencer le 1 er octobre 2008. Ainsi, les congés des employés pour la période de six mois s'échelonnant du 1 er avril jusqu'au 30 septembre 2008 ne devaient pas être examinés ou rapprochés.
  • Elle indiquait qu'il fallait faire le compte rendu des données relatives aux congés de seulement 2 % des employés. En faisant un suivi auprès du Secteur de la GRH, nous avons constaté que rien ne justifiait un si faible pourcentage, qui n'était pas non plus étayé par une analyse des risques.
  • Elle n'indiquait aucune directive quant à la gestion, la surveillance/approbation ou la vérification des données au niveau de la gestion locale ou régionale, et rien n'indiquait que l'administration centrale procèderait à l'examen ou à l'analyse des données des régions. Aucune directive n'indiquait ce qui devait être accompli par rapport aux modèles remplis une fois qu'ils avaient été soumis aux administrateurs régionaux des ressources humaines.
  • En mai 2009, le Secteur de la GRH a effectué un examen des données présentées par la région de l'Ontario. Cet examen présentait seulement une valeur limitée parce que la seule vérification que pouvait effectuer l'administration centrale était de comparer les données de la GRH par rapport à ce qui avait été documenté dans les modèles remplis. Ce type d'examen ne fournit aucun niveau d'assurance à savoir si les congés prévus et imprévus des employés du SCC sont correctement consignés dans le SGRH.

Malgré l'absence d'une directive nationale suffisante détaillée et fournie en temps opportun, certaines unités opérationnelles avaient déjà entrepris leur processus de surveillance interne avant le courriel de février 2009. Un examen de ces rapports a montré que certaines unités opérationnelles procédaient au rapprochement de la totalité des congés des employés, pour s'assurer que les mesures correctives mises en œuvre depuis l'exercice de rapprochement pour 2007-2008 avaient permis de combler les écarts dans le système de rapport sur les congés. D'autres unités opérationnelles avaient décidé d'avoir recours à un échantillon statistiquement fiable qui leur permettrait de cerner d'éventuels problèmes touchant leurs processus de présentation de rapports sur les congés. Par ailleurs, d'autres unités opérationnelles devaient amorcer la surveillance de 25 % des congés chaque trimestre pour s'assurer que les congés des employés étaient examinés et rapprochés au moins une fois par an.

Nous avons aussi vérifié les données relatives aux congés de 60 CX et de 140 employés non CX pour la période du 17 au 21 novembre 2008 afin de s'assurer que les congés pris au cours de cette période avaient été consignés correctement dans le SGRH. Au terme de cet examen, nous avons constaté que les congés avaient été consignés correctement dans le SGRH et aucune préoccupation n'a été soulevée.

4.3.2 Mécanismes de suivi

Nous nous attendions à constater que des mécanismes de suivi permettaient de veiller à ce que les différences observées durant l'examen soient corrigées rapidement.

On utilise des mécanismes de suivi semblables à ceux utilisés durant l'examen des congés pour 2007-2008, afin de repérer et de corriger les irrégularités.

Comme il a été mentionné précédemment, au cours des visites des unités opérationnelles qui se sont déroulées au début de février, certaines d'entre elles avaient amorcé un processus de rapprochement avant de recevoir la directive du Secteur de la GRH et nous avons examiné la documentation à l'appui. Les entrevues avec les gestionnaires responsables de la surveillance du processus d'examen des congés des employés ont révélé que les irrégularités relatives aux soldes de congés seraient gérées de la même façon que celles qui ont été observées lors du processus de rapprochement pour 2007-2008. Les mécanismes de suivi n'ont soulevé aucune autre préoccupation.

4.3.3 Signatures appropriées et compte rendu à la haute direction

Nous nous attendions à constater qu'il existait un processus de surveillance trimestriel prévoyant les signatures appropriées et un compte rendu à la haute direction.

Il faut clarifier la question des signatures et des comptes rendus à la haute direction.

Dans les unités opérationnelles qui avaient déjà amorcé leur propre processus de surveillance interne, nous avons examiné la documentation à l'appui. Certains rapports comportaient une « approbation par signature », sous la forme d'une signature sur le rapport ou dans le courriel de présentation de celui-ci.

Comme il a été mentionné précédemment, le courriel de février 2009 ne fournissait qu'une orientation limitée par rapport aux signatures appropriées et aux comptes rendus à la haute direction. Une fois terminés, les rapports trimestriels devaient être envoyés à l'administrateur régional des ressources humaines. Par contre, aucune autre directive n'a été fournie à ces administrateurs régionaux à propos d'un examen plus poussé, d'une analyse ou de la communication des résultats.

Conclusion

Dans l'ensemble, nous avons constaté que la directive nationale relative au processus d'examen trimestriel 2008-2009 n'a pas été donnée en temps opportun. En outre, des lacunes ont été cernées en ce qui a trait à l'approche, aux exigences en matière de rapport et à la surveillance de la gestion. Néanmoins, avant de recevoir la directive nationale sur le processus de surveillance trimestriel, les gestionnaires avaient déjà entrepris la mise en œuvre de processus d'examen des congés des employés pour 2008-2009. De plus, à la lumière de l'examen de l'échantillon des transactions de congé, nous avons constaté que les congés pris avaient été consignés de façon appropriée dans le SGRH.

Il est aussi entendu que le SCC procède à la mise en œuvre d'un module de libre-service pour les congés dans le SGRH qui facilitera les demandes, les approbations et la consignation des congés des employés. En outre, le nouveau module électronique des horaires de travail et du déploiement des agents correctionnels dont la mise en œuvre est prévue plus tard cette année devrait également faciliter le suivi des congés des CX et améliorer l'exactitude des activités de rapprochement, et leur tenue en temps opportun, des données des relevés d'appels, des tableaux de service et du module des congés du SGRH.

Recommandation no 2 :

Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait, en collaboration avec le sous-commissaire régional et les responsables de secteur :

  • Améliorer le processus d'examen trimestriel en formulant une directive supplémentaire sur l'approche, la couverture et l'approbation ainsi que les obligations de compte rendu à la haute direction.

Annexe A

Objectifs et critères de l'examen

Objectifs Critères
1. Déterminer si l’outil de surveillance de la gestion en place permet de veiller adéquatement et efficacement à ce que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes. 1.1 Les politiques, les lignes directrices et les manuels du SCC sont clairs et conformes aux lois pertinentes, ainsi qu’aux politiques et aux directives du CT.
1.2 Les rôles et les responsabilités concernant la consignation des congés des employés au SCC sont clairement définis, étayés par des documents et communiqués.
1.3 Il existe des processus et des procédures permettant de gérer les demandes de congé et les approbations, et ils tiennent compte des diverses conventions collectives.
1.4 La formation sur la consignation des congés des employés est claire, suffisante et offerte en temps opportun, au besoin.
2. Déterminer si le SCC a terminé d’examiner les congés pour 2007-2008 et s’il a mis en place des mesures correctives pour veiller à ce que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes. 2.1 Un rapprochement des congés des employés pour 2007-2008 avec le SGRH a été effectué.
2.2 Des mesures de suivi ont été prises pour régler les erreurs/écarts notés lors de l’examen pour 2007-2008.
2.3 Une surveillance de la gestion de l’examen pour 2007-2008 est en place pour veiller à ce que des mesures appropriées soient prises et que les données sur les congés des employés soient exactes et complètes.
3. Déterminer si un processus de surveillance trimestriel, qui garantit une responsabilisation continue à l’égard de la consignation appropriée des congés des employés, a été élaboré et instauré. 3.1 Un processus d’examen/ de rapprochement trimestriel des congés des employés dans le SGRH est suivi pour veiller à ce que les congés soient approuvés et consignés correctement et en temps opportun.
3.2 Il existe des mécanismes de suivi permettant de veiller à ce que les différences notées durant l’examen soient corrigées rapidement.
3.3 Le processus de surveillance trimestrielle prévoit les signatures appropriées et un compte rendu à la haute direction.

Annexe B

Unités opérationnelles visitées, nombre d'employés interrogés et nombre de dossiers examinés

Région Emplacement des visites d’unités opérationnelles Nombre de personnes interrogées10 Nombre de dossiers de congé examinés
AC
  • Opérations et programmes correctionnels
  • Services corporatifs (dont la TI)
  • Services de santé
26 6 EX
24 Non-EX
Total : 30
Atlan-tique
  • Administration régionale
  • Bureau de district
  • Pénitencier de Dorchester
  • Établissement Westmorland
42 10 CX
20 Non-CX
Total : 30
Québec
  • Administration régionale
  • Bureau de district
  • Établissement Leclerc
  • Centre fédéral de formation
46 10 CX
20 Non-CX
Total : 30
Ontario
  • Administration régionale
  • Bureau de district
  • Pénitencier de Kingston
  • Établissement Grand Valley
  • Établissement Frontenac
47 15 CX
25 Non-CX
Total : 40
Prairies
  • Administration régionale
  • Bureau de district
  • Établissement de Stony Mountain
  • Pénitencier de la Saskatchewan
44 10 CX
20 Non-CX
Total : 30
Paci-fique
  • Administration régionale
  • Bureau de district
  • Établissement du Pacifique
  • Établissement William Head
  • Établissement de la Vallée du Fraser
46 15 CX
25 Non-CX
Total : 40
    Total: 251 Total: 200

Annexe C

Vérification de la gestion des congés et du temps supplémentaire Plan d'action de la gestion

Voici les recommandations et le Plan d'action de la gestion issus de la vérification de 2006 de la gestion des congés et des heures supplémentaires. Les recommandations 13, 14, 16 et 19 cernaient des problèmes liés à ceux relevés dans le rapport du vérificateur général au chapitre 7 : L'économie et l'efficience des services – Service correctionnel du Canada, en décembre 2008.

Recommandations de la vérification de 2006 - Vérification de la gestion des congés et des heures supplémentaires Évaluation en date de l’examen de suivi de 2009 de la consignation des absences des employés
13. Le commissaire adjoint, Secteur de la gestion des ressources humaines, en consultation avec les sous-commissaires régionaux, devrait s’assurer que soient élaborées les lignes directrices et les procédures homogènes nécessaires à la consignation, la déclaration et le suivi des congés imprévus.

Le BPR a indiqué ce qui suit : Nous avons élaboré un énoncé des rôles et des responsabilités en matière de gestion des congés et du temps supplémentaire qui sera publié d’ici juin 2006. Ce document décrit les rôles et les responsabilités de tous les employés et gestionnaires jusqu’au niveau des SCR, inclusivement, dans le processus d’approbation des congés de même que les rôles et les responsabilités liés au traitement des congés et du temps supplémentaire. Les SCR ont convenu de surveiller la conformité de leur région respective aux processus décrits dans le document six mois au plus après que l’énoncé aura été rendu public (c.-à-d. au plus tard en décembre 2006).
  • Le document national dont il est question dans le Plan d’action de la gestion de 2006 a été achevé en juin 2006.
  • Il existe une directive nationale sur les congés annuels des CX, les congés de maladie et les congés pour accident du travail; elle est accessible dans Infonet.
  • Il existe des procédures et des lignes directrices pour les congés au niveau régional et local. Cependant, il y a peu d’uniformité quant au type de renseignements que renferment ces documents.
14. Le commissaire adjoint, Secteur de la gestion des ressources humaines, en consultation avec les sous-commissaires régionaux, devrait évaluer les processus de contrôle des congés en place à l’Établissement de Stony Mountain, à l’Établissement de Sainte-Anne-des-Plaines et au Pénitencier de la Saskatchewan en vue d’examiner s’il y a lieu de les mettre en œuvre à l’échelle du Service.

Cette recommandation n’a pas reçu un appui entier. La réponse précisait ce qui suit : En ce qui a trait aux recommandations 10, 11 et 14, nous convenons qu’un outil de gestion des congés et des heures supplémentaires unique à l’échelle nationale serait avantageux, mais nous ne croyons pas que la mise sur pied d’un tel système, qu’il soit nouveau ou une version améliorée d’un système existant, est la meilleure utilisation des rares ressources dont dispose le SCC pour l’instant (tant en ce qui a trait aux ressources financières qu’au personnel qualifié en TI).
Le SCC procède à la mise en œuvre d’applications Web livre-service pour la gestion des congés qui faciliteront le processus de demande, d’approbation et de consignation des congés des employés dans le SGRH (les applications devraient être achevées d’ici au 31 mars 2010). En outre, le nouveau module électronique des horaires de travail et du déploiement pour les agents correctionnels facilitera le suivi des congés des CX, qui améliorera l’exactitude du rapprochement et, son exécution en temps opportun,  des données des relevés d’appels, des tableaux de service et du module des congés du SGRH.
16. Le commissaire adjoint, Secteur de la gestion des ressources humaines, en consultation avec les sous-commissaires régionaux, devrait surveiller l’utilisation des codes du SGRH tels que 999, 699, etc., pour s’assurer que les crédits additionnels de congé de maladie sont consignés de manière uniforme, conformément à la convention collective des services correctionnels (CX).

Le BPR a accepté la recommandation dans une réponse générale à la recommandation 16. Aucune précision n’a été fournie dans le plan d’action de la gestion quant aux paramètres de la surveillance requise pour les codes 999 et 699.
Au cours de l’examen de suivi, la question du code 699 (médical, dentaire et conditions météorologiques défavorables), essentiellement par le groupe CX, a été mentionnée comme un secteur nécessitant des clarifications. Les gestionnaires des régions et d’établissements ont indiqué qu’il serait avantageux de disposer d’une directive nationale sur l’utilisation des congés du code 699.
19. Le commissaire adjoint, Secteur de la gestion des ressources humaines, en consultation avec les sous-commissaires régionaux, devrait élaborer une liste de vérification afin de s’assurer que les dossiers des employés renferment l’information nécessaire pour étayer les actions prises relativement aux heures supplémentaires et aux congés.

Cette recommandation a été acceptée par le BPR. 
Au cours des entrevues avec les gestionnaires et les coordonnateurs des congés, il a été confirmé que l’on n’utilisait actuellement aucune liste de vérification par rapport aux dossiers sur les congés des employés. 

Annexe D

Examen de la consignation des congés des employés Plan d'action de la gestion

Recommandations Résumé du suivi BPR Date d’achèvement prévue
Recommandation no 1 :
Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait, en collaboration avec le sous‑commissaire régional et les responsables de secteur :
     
  • Formuler une directive nationale sur la gestion des congés et les rapports, y compris les interprétations des divers types de congés et des procédures appropriées pour la consignation, la surveillance et la déclaration des données relatives aux employés en affectation ou qui travaillent à distance de leur superviseur;
Un guide sur les congés du SCC sera élaboré pour aider les gestionnaires et les employés à comprendre les types de congés (prévus et imprévus) et les exigences en matière de déclaration des congés. Celui-ci renfermera des explications sur les codes de congé, les entrées dans le SGRH ainsi que des exemples spécifiques de différents scénarios. DRTR Janvier 2010
  • Élaborer et mettre en œuvre une Politique nationale sur la gestion des présences.
L’élaboration d’une Politique nationale sur la gestion des présences est prévue. DRTR T3 / T4, 2009-2010
Recommandation no 2 :
Le commissaire adjoint, Gestion des ressources humaines, devrait, en collaboration avec le sous-commissaire régional et les responsables de secteur :
     
  • Améliorer le processus d’examen trimestriel en formulant une directive supplémentaire sur l’approche, la couverture, l’approbation et les comptes rendus à la haute direction.
Une approche révisée à l’égard de la surveillance des congés est en cours d’élaboration en collaboration avec les régions. Celle-ci renfermera un cadre de surveillance, de rapport et de responsabilisation plus rigoureux à l’échelle régionale. DRTR Septembre 2009
  Le Secteur de la gestion des ressources humaines procède actuellement à la planification de la mise en œuvre complète d’un module libre-service à l’échelle du SCC. La mise en œuvre complète devrait être achevée avant le 31 mars 2010. CAA, GRH
Restruc-turation.
Mars 2010

1 http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/Francais/parl_oag_200812_07_f_31831.html

2 L’assurance de niveau d'examen suppose l’application de procédures visant à ramener le risque d’une conclusion incorrecte à un niveau modéré. Les procédures appliquées au niveau de l’examen se limitent habituellement à la collecte de renseignements, à l’analyse et à des discussions et, dans certains cas, à des vérifications limitées des opérations.

3  Plan stratégique pour la gestion des ressources humaines – 2007-2008 jusqu’à 2009-2010.

4 http://www.csc-scc.gc.ca/text/pa/adt-lv-ot-378-1-206/audit_leave_overtime-fra.shtml

5  http://www.csc-scc.gc.ca/text/pa/adt-asst-empl-378-1-235/adt-asst-empl-378-1-235-fra.shtml

6  Les chiffres indiqués dans le tableau 1 ont été fournis par la Direction de la planification, de la mesure de rendement et de la gestion de l’information des ressources humaines et représentent le nombre de transactions de consignation de congés.

7 Les fréquences indiquées en ce qui a trait aux types de congés 699 et 999 visent la période qui s’échelonne du 1er avril 2008 au 10 mars 2009

8 Les fréquences indiquées en ce qui a trait aux types de congés 699 et 999 visent la période qui s’échelonne du 1er avril 2008 au 10 mars 2009.

9 Le congé non prévu se définit comme un congé qui n’a pas été prévu; il n’a pas été approuvé au préalable par le superviseur/gestionnaire; il survient de façon impromptue avant la prochaine journée de travail et il est déclaré par téléphone (c.‑à‑d. congé de maladie, congé de deuil, COF). Le congé prévu se définit comme un congé de tout type, prévu et approuvé à l’avance par le superviseur/gestionnaire (c.-à-d. vacances).

10 Nous avons effectué des entrevues approfondies auprès de 92 employés intervenant dans la gestion des congés. Nous avons également posé quelques questions à 159 employés sélectionnés sur une base aléatoire au cours de nos visites.