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Vérification des frais relatifs aux voyages et à l'accueil

Direction de la vérification interne
378-1-227
Version finale - 5 décembre 2006

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TABLE DES MATIÈRES

 

SOMMAIRE

La vérification des frais relatifs aux voyages et à l'accueil a été réalisée en conformité avec le plan de vérification interne de 2006-2007. La vérification en tant que telle a été effectuée dans toutes les régions et à l'administration centrale (AC) entre les mois d'août et de septembre 2006.

Les objectifs de la vérification étaient les suivants :

  • Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion relativement aux programmes de voyages et d'accueil, et confirmer que l'administration de ces programmes est structurée au Service correctionnel du Canada (SCC), en tenant compte des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du SCC.
  • Déterminer le degré de conformité aux politiques et aux directives du SCT et du SCC relativement aux voyages et à l'accueil.
  • Déterminer des possibilités d'améliorations et d'économies, s'il y a lieu.

Pour atteindre les objectifs établis, l'équipe de vérification a examiné les mécanismes de contrôle qui ont été mis en place pour assurer la conformité aux politiques et aux directives du SCT et aux lignes directrices du SCC applicables.

Conclusions

Dans l'ensemble, les résultats de la vérification ont indiqué que le SCC gère plutôt bien ses programmes de voyage et d'accueil. Des éléments principaux du cadre de gestion ont été établis, les rôles et les responsabilités sont en place et sont généralement compris, de plus, il y a des systèmes de surveillance en place pour certaines activités. T outefois, il y a place à l'amélioration à certains endroits, tel que dans l'autorisation préalable des transactions, des directions plus claires en ce qui a trait aux politiques et des possibilités d'économies tel qu'une augmentation de l'utilisation de l'outil de réservation en ligne.

La mise en œuvre des recommandations contenues dans le présent rapport contribuera au plein respect par le SCC des exigences de politiques du CT. Des conclusions plus détaillées pour chaque objectif de la vérification sont présentées dans les grandes lignes ci-dessous.

Cadre de gestion

Le SCC a mis en place un cadre de gestion des activités de voyages et d'accueil qui respecte les politiques et les directives de l'organisme central (SCT). Le SCC a également élaboré des lignes directrices pour compléter la Directive sur les voyages du SCT ainsi qu'une directive sur les procédures relatives aux activités d'accueil.

Les gestionnaires et les employées comprennent généralement les politiques et les lignes directrices relatives aux voyages en plus de leur rôles et responsabilités à ce sujet. Cependant, certaines dispositions laissent place à l'interprétation dans la directive sur les voyages qui a mené à une application contradictoire. La politique et les autorités d'accueil ne sont également pas complètement comprises par les gestionnaires, de sorte que l'autorité nécessaire n'est pas toujours obtenue.

Il y a de la formation disponible au niveau national pour tous les gestionnaires de budget et le personnel de finances en ce qui concerne les voyages et l'accueil. Il y a également quelques initiatives locales et régionales en place afin d'aider les employés dans ces secteurs. Cependant, des consignes additionnelles sont nécessaires afin que le personnel se rende compte entièrement de l'application correcte des politiques et des autorités pour approbation.

Certaines activités de surveillance à l'égard des cartes de voyage American Express, des comptes de voyage ministériels et des demandes de remboursement des frais de voyages et d'accueil sont en place. Cependant, malgré les renseignements fournis par diverses sources, le SCC ne prend pas avantage de cette information afin d'analyser les dépenses relatives aux voyages et à l'accueil et afin d'identifier les tendances, les possibilités d'amélioration et d'économies, ou encore partager des leçons apprises.

Conformité avec les politiques et les directives du SCT et du SCC

L'équipe de vérification n'a trouvé aucune preuve de fraude, de paiements en double ou d'importants paiements trop élevés, mais elle a néanmoins noté certaines dérogations et certains problèmes inquiétants durant la période visée par l'examen, dont voici quelques exemples :

  • autorisation préalable des dépenses de voyage ou d'accueil manquante ou inappropriée;
  • absence d'information ou de pièces justificatives pour appuyer le paiement de certaines demandes de remboursement de frais de voyage ou d'accueil;
  • défaut de choisir l'option la plus économique;
  • utilisation de cartes de voyage à des fins personnelles (cependant aucun paiement n'a été traité).

Possibilités d'améliorations et d'économies

L'équipe de vérification a constaté que la plupart des employés voyagent de façon économique. Cependant, il peut exister d'autres possibilités d'améliorations et d'économies potentielles pour le SCC dans les secteurs suivants : utiliser l'Outil de réservation en ligne versus le système de réservation par téléphone et choisir les plus bas prix disponibles lorsque possible.

1.0 INTRODUCTION

Au niveau national, l'administration de l'ensemble du programme de voyages du SCC incombe à la Direction des services corporatifs. De façon similaire, au niveau régional, ces activités sont surveillées par des contrôleurs régionaux, ceux-ci se rapportent au sous-commissaire adjoint des Services corporatifs (à l'exception de la région du Québec où le Contrôleur se rapporte maintenant au sous-commissaire régional).

On s'attend à ce que les gestionnaires s'assurent que les activités de voyages et d'accueil sont autorisés et réclamés selon les dispositions des directives du SCT. On s'attend à ce que les employés connaissent bien les dispositions énoncées dans les Directives du SCT; demandent une autorisation de voyager et offre l'accueil en conformité avec les Directives; informent leur employeur ou leur fournisseur de leurs éventuels besoins spéciaux; remplissent et soumettent leurs demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil accompagnées des pièces justificatives requises le plus tôt possible.

Voyage

En octobre 2002, le Conseil du Trésor a émis une nouvelle Directive sur les voyages qui a remplacé la Directive sur les voyages de 1997 et le Guide sur l'administration des voyages d'affaires. Cette nouvelle directive insiste sur la nécessité de traiter toutes les transactions relatives aux voyages en conformité avec les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de vérifier régulièrement toutes les demandes de remboursement. Elle exige également à tous les ministères et organismes d'assurer la conformité aux contrôles financiers requis par la LGFP.

Le SCC compte actuellement environ 16 000 employés qui travaillent dans 157 installations gérées par le gouvernement fédéral à la grandeur du Canada, incluant les administrations, collèges du personnel, établissements correctionnels, les centres correctionnels communautaires et les bureaux de libération conditionnelle . Un nombre important de ces employés affectés à divers niveaux de l'organisation et d'autres personnes qui travaillent pour le SCC doivent voyager pour les affaires du gouvernement, au Canada et à l'étranger, donné l'importance de l'organisation sur le plan géographique et le fait que les cadres supérieurs et les employés doivent assister à des réunions, communiquer, faire des enquêtes ainsi que assister à la formation afin de réaliser les résultats désirés et atteindre les mesures de performance.

En 2005-2006, plus de 40 000 demandes de remboursement ont été présentées par des employés du SCC et des non-fonctionnaires, pour une somme de plus de $20 millions et une moyenne de 500 $ par réclamation.

Pour faciliter l'organisation des voyages et réduire les coûts administratifs, le SCC incite ses employés à utiliser une carte de voyage individuelle American Express (AMEX). Le SCC utilise également des comptes de voyage ministériels (pour le paiement des tarifs pour voyage par avion ou par train), en plus des avances de voyage et des chèques de voyage afin de payer pour les dépenses de voyage.

Les services de voyage du SCC lui sont fournis dans le cadre de l'Initiative des services de voyage partagés (ISVP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Travel AcXess Voyage est la compagnie qui fournit présentement des services de voyage au gouvernement fédéral et lui offre plusieurs options pour moderniser son processus, notamment :

  • des services d'agences de voyage;
  • des services de cartes de voyage du gouvernement du Canada;
  • un Outil de réservation en ligne libre-service;
  • des services de voyage électroniques comprenant un outil automatisé de gestion des dépenses de voyage.

Accueil

L'accueil est défini comme étant une activité pendant laquelle on offre des rafraîchissements (tels que les boissons et des collations), de la nourriture et parfois un divertissement aux invités des ministères et des organismes fédéraux. Le gouvernement du Canada offre les services d'accueil conformément aux règles et aux principes énoncés dans la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. L'objectif de cette politique est de faire en sorte que les services d'accueil offerts soient économiques, uniformes et appropriés de façon à faciliter les affaires gouvernementales. Les services d'accueil peuvent être offerts à des non-fonctionnaires lorsqu'ils facilitent les affaires gouvernementales ou de l'organisation ou lorsqu'ils sont considérés comme souhaitables pour une question de courtoisie.

En 2005-2006, plus de 2 000 demandes de remboursement de frais d'accueil ont été soumises, pour une somme de plus de 328 000 $ et une moyenne de 160 $ par réclamation.

2.0 OBJECTIFS ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

2.1 Objectifs de la vérification

Les de la vérification étaient les suivants :

  • Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion relativement aux programmes de voyages et d'accueil, et confirmer que l'administration de ces programmes est structurée au SCC, en tenant compte des politiques et directives du SCT et du SCC.
  • Déterminer le degré de conformité aux politiques et aux directives du SCT et du SCC relativement aux voyages et à l'accueil.
  • Déterminer des possibilités d'amélioration et d'économie, s'il y a lieu.

Les critères précis utilisés pour la vérification sont présentés à l'annexe A.

2.2 Portée de la vérification

La portée de la vérification était d'envergure nationale et comportait des visites dans les cinq régions et l'Administration Centrale (AC). Elle visait à examiner les systèmes et les procédures qui étaient en place durant l'exercice 2005-2006 et le premier trimestre de 2006-2007. Elle portait plus particulièrement sur les dépenses relatives à l'accueil et aux voyages engagées au cours de cette période, notamment sur les déplacements au Canada et à l'étranger des fonctionnaires et des non-fonctionnaires. On entend par non-fonctionnaires des experts-conseils externes, des membres de comités consultatifs de citoyens, des enquêteurs indépendants, des bénévoles, etc.

La vérification ne portait pas sur les déplacements des détenus ni sur les déplacements liés à la réinstallation des employés. Une proportion importante des coûts de déplacement liés aux détenus sont associés à leur transfèrement (affrètement d'un aéronef, etc.), qui sont effectués sous marché et ces coûts pourront être inclus dans la vérification des marchés de biens et de services. De plus, puisque les coûts associés à la réinstallation des employés font l'objet d'un processus distinct visé par une Directive du Conseil national mixte, ils ont été exclus de la portée de la présente vérification. Les demandes de remboursement de faible valeur (inférieurs à 10 $) ainsi que les ajustements aux remboursements de frais de voyage n'ont pas été inclus dans la portée de la vérification.

3.0 APPROCHE ET MÉTHODOLOGIE

Le travail de vérification comportait un examen des procédures et des processus associés au cadre général relatif aux voyages et à l'accueil, à l'autorisation préalable des dépenses, à la documentation sur les demandes de remboursement, à la divulgation proactive des dépenses relatives aux voyages et à l'accueil pour certains cadres supérieurs du gouvernement, à l'admissibilité des dépenses, à l'utilisation des cartes de voyage American Express et aux possibilités de réaliser des économies.

L'équipe de vérification a tenu des discussions préliminaires avec le personnel des Finances du SCC au sujet des éléments suivants : activités de traitement relatives aux voyages et à l'accueil; conseils, soutien et formation fournis; documentation et correction des erreurs; documentation sur les voyages et l'accueil; processus d'approbation des demandes de voyages et d'accueil; possibilités d'amélioration. Ces discussions ont permis aux membres de l'équipe de comprendre les processus liés aux voyages et à l'accueil. L'équipe a également effectué un exercice d'évaluation des risques pour déterminer les domaines qui suscitaient des préoccupations pour ensuite les inclure dans le plan de vérification et les questionnaires d'entrevue.

Un échantillon représentatif a été tiré de l'ensemble des transactions de voyages et d'accueil. Les vérificateurs ont sélectionné un échantillon aléatoire de 173 transactions de voyages et de 137 transactions d'accueil de l'ensemble de la population incluant un échantillon de réclamations de valeur élevée de voyage et d'accueil (de plus de 3000 $ et 1500 $ respectivement). De plus, l'équipe de vérification a examiné un échantillon de 91 cartes de voyage AMEX utilisées par les employés pour les frais de voyage, ainsi qu'une revue des réclamations de voyages et d'accueil de la haute direction pour le processus de divulgation proactive.

L'emplacement des dossiers relatifs aux frais de voyages et d'accueil a déterminé de quelle façon les sites allaient être choisis pour des visites dans chaque région. Dans les régions de l'Atlantique et du Pacifique, les services financiers sont centralisés. Dans les régions du Québec, de l'Ontario et des Prairies, les services financiers sont décentralisés. Dans l'ensemble, l'équipe de vérification s'est rendue à l'AC, dans les cinq administrations régionales ainsi que dans un total de treize établissements et deux bureaux de libération conditionnelle dans les régions du Québec, de l'Ontario et des Prairies.

À l'issue des vérifications dans les régions, les constatations préliminaires ont été communiquées aux gestionnaires supérieurs au niveau de la région au cours de séances de compte rendu. De plus, au niveau national, elle a également présenté un compte rendu au contrôleur et au directeur des opérations financières.

4.0 CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

4.1 Cadre de gestion des programmes de voyages et d'accueil

Objectif 1 : Évaluer la pertinence du cadre de contrôle de gestion relativement aux programmes de voyages et d'accueil, et confirmer que l'administration de ces programmes est structurée au Service correctionnel du Canada (SCC), en tenant compte des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du SCC.

Le cadre de gestion des programmes de voyages et d'accueil a été examiné à titre d'outil permettant d'orienter la planification, la formation et la communication des directives ainsi que la surveillance des procédures d'autorisation de voyager et des demandes de remboursement. L'équipe de vérification a examiné les politiques et procédures en place pour les activités de voyage et d'accueil, de plus l'équipe a également examiné la surveillance et le rapport des coûts ainsi que les mécanismes de vérification utilisés afin de contrôler ces activités.

4.1.1 Politiques et procédures

L'équipe de vérification s'attendait à ce que des politiques et des procédures relatives aux voyages et à l'accueil soient en place pour aider et orienter les employés dans l'administration de ces activités et qu'elles soient conformes à la politique et aux directives du SCT. Lorsque les politiques et les procédures ne sont pas clairement établies, celles-ci risquent d'être appliquées de façon incorrect ou de façon contradictoire.

Constatation :

Les politiques du SCC sont en place en ce qui concerne les voyages et l'accueil et elles sont conformes aux politiques et aux directives du SCT. Cependant, il y a quelques éléments des politiques pour lesquelles d'autres directions seraient nécessaires.

Voyages

La Directive sur les voyages du Conseil du Trésor est le principal outil régissant les activités du SCC en matière de voyages. De plus, des autorisations spéciales de voyager et des lignes directrices du SCC ont été émises le 1 er  avril 2006 pour mieux orienter les voyageurs et les gestionnaires dans le cadre du processus décisionnel relatifs aux demandes de remboursement. Par ailleurs, un Communiqué de la Direction des opérations financières (CDO) a été émis en 2004 afin d'établir les procédures financières relatives à la gestion des comptes de cartes de voyage AMEX en souffrance.

L'équipe de vérification a noté dans certains cas que quelques aspects de la Directive sur les voyages peuvent prêter à interprétation, résultant à une application inconsistante ou contradictoire, tels que l'utilisation des véhicules particuliers, l'admissibilité aux indemnités de repas, les assurances pour les véhicules de location ou les dépenses pour les employés en affectation ou en déplacement à longue durée.

Accueil

Le SCC se fie principalement à la Politique sur l'accueil du CT. En 2005, un Communiqué de la Direction des opérations financières a aussi été émis pour clarifier les dispositions relatives à l'accueil et fournir des lignes directrices à cet égard.

L'équipe de vérification a constaté que les gestionnaires ne comprennent pas exactement en quoi consistent les activités d'accueil. La politique n'indique pas clairement de quelle façon déterminer les coûts prévus d'une activité d'accueil. En conséquence, les gestionnaires ne faisaient pas vraiment la distinction entre les frais d'accueil et les autres frais divers associés à la fonction ou à l'événement tel que la location d'une salle. En conséquence, le coût total d'une fonction peut parfois être sous-évalué ou surévalué. En pareil cas, comme le coût estimatif d'un événement détermine le niveau approprié de délégation financière aux fins de l'approbation, il se peut que les dépenses d'accueil ne soient pas autorisées de façon appropriée. Il y a aussi le risque que les dépenses ne soient pas traitées comme frais d'accueil si les gestionnaires sont incapables de déterminer clairement ce qu'est une dépense admissible.

Dans l'ensemble, des directions additionnelles assureraient une meilleure compréhension et une application plus consistante des politiques sur les voyages et l'accueil.

4.1.2 Rôles et responsabilités

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les rôles et les responsabilités soient clairement définis aux niveaux national et régional et, le cas échéant, au niveau local. Lorsque les rôles, les responsabilités et les pouvoirs ne sont pas clairement compris, les activités de voyages et d'accueil peuvent ne pas être effectuées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), aux politiques du SCT et aux procédures du SCC.

Constatation :

Les rôles et responsabilités concernant les voyages sont généralement bien compris, par contre, les responsabilités (délégation de pouvoir) en vertu de la Politique sur l'accueil ne sont pas aussi bien comprises.

À l'Administration Centrale (AC), la Direction générale du contrôleur est chargée de vérifier les demandes de remboursement présentées à l'AC en vertu de l'article 33 de la LGFP et elle assume également la responsabilité fonctionnelle qui consiste à administrer les programmes pour l'ensemble du SCC. Les membres du personnel responsables de la politique sur les finances de l'AC donnent également des conseils aux régions et aux établissements, en plus d'approuver les demandes de voyages internationaux.

Dans chaque région, il y a un coordonnateur de voyages, dans chacune des Directions général du contrôleur, chargé de répondre à toutes les questions de politiques ou problèmes et celui-ci révise les demandes de remboursement douteuses. Les coordonnateurs régionaux des voyages sont chargés de faire des vérifications des demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil en vertu de l'article 33 de la LGFP. Si le coordonnateur régional ne parvient pas à régler une question, il communique avec le gestionnaire de la politique sur les finances de l'AC. Dans certains centres de responsabilité des régions de l'Ontario et des Prairies, les demandes de remboursement de frais de voyage sont traitées par le bureau local des Finances. Dans la région des Prairies en particulier, on trouve des bureaux qui desservent plusieurs sites et qui traitent les demandes en lots.

Pour ce qui est des frais d'accueil, dans la région de l'Ontario, les demandes sont traitées au niveau local ou de la région dépendamment du niveau d'approbation requis. Dans la région des Prairies, toutes les demandes d'activités d'accueil sont traitées par les Finances régionales.

En général la vérification a constaté que les rôles et les responsabilités pour les voyages et accueil ont été comprises par les personnes dans les directions du contrôleur responsables pour l'administration de ces programmes aux niveaux national et régional.

Gestionnaires de budget et voyageurs

Les gestionnaires de budget doivent autoriser et approuver les demandes de voyages et d'accueil conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP, et surveiller ce type de dépenses dans leur centre d'activité respectif. Les voyageurs doivent obtenir une autorisation préalable de voyager, choisir l'option la plus économique, présenter leur demande de remboursement de frais de voyage à leur gestionnaire et lire et comprendre les politiques, les directives et les lignes directrices applicables.

Bien qu'aucun problème significatif n'a été observé en ce qui concerne la compréhension des rôles et responsabilités en ce qui concerne les voyages, il y a un besoin apparent pour plus de précision sur les rôles et responsabilité en ce qui concerne l'accueil, tel que mentionné précédemment. De nombreux gestionnaires de budget et membres du personnel des Finances qui ont été interviewés ne savaient pas exactement quelles étaient leurs responsabilités par rapport à la Politique sur l'accueil. Ainsi, un certain nombre de demandes d'activité d'accueil examinées avaient été approuvées par à un niveau d'autorisation pas assez élevé. De plus, l'application de la Politique sur l'accueil n'était pas toujours claire pour les employés étant donné que plusieurs demandes de remboursement de frais d'accueil n'avaient pas été remplies conformément à la politique et aux directives.

Par exemple, plusieurs gestionnaires n'étaient pas certain de leur autorité de signature pour un évènement auquel ils sont aussi un participant (par exemple, s'ils sont l'organisateur d'une réunion d'un comité ou une cérémonie locale de remise de prix). En outre, le paragraphe 4f) de la Directive du CT sur la vérification des comptes se lit comme suit : « Nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement, directement ou indirectement. » Toutefois, la nature monétaire de ces évènements est souvent minime (par exemple, café ou un muffin et tant qu'un élément d'accueil offert à un grand groupe) et plusieurs n'ont pas estimé que ceci justifie l'approbation d'un niveau plus élevé. Quoique des employés interviewés de la direction du Contrôleur de l'AC soient d'accord du fait qu'il devrait y avoir de la flexibilité dans ces cas-ci, les gestionnaires de budget ont indiqués un besoin pour plus de clarifications en terme de ce qu'ils peuvent approuver ou non sur ce sujet.

4.1.3 Communications, sensibilisation et formation

L'équipe de vérification s'attendait à ce que des cours de formation sur les voyages et l'accueil soient offerts afin que toutes les parties visées soient au courant de leurs responsabilités respectives et du processus à suivre.

Constatation :

La formation concernant les voyages et l'accueil est offerte à tous les gestionnaires de budget et aux employés des Finances en tant qu'un élément de leur formation à la gestion financière. Cependant, il y a un besoin d'améliorer la disponibilité d'information aux autres employés du SCC en ce qui concerne les voyages et l'accueil.

L'équipe de vérification a constaté que la formation et les renseignements suivants étaient disponibles.

Bonne pratique - Les régions de l’AC et du Pacifique diffusent des renseignements sur les voyages sur leur site web. Les sites diffusent une variété d’information afin d’assister les voyageurs et les gestionnaires en ce qui a trait à cette activité.
  • National - Au niveau national, une formation générale reliée aux voyages et à l'accueil est offerte à tous les gestionnaires de budget du SCC sous la forme de modules de gestion financière. La Division des finances offre une formation additionnelle pour tous les membres du personnel sur l'utilisation de l'Outil de réservation en ligne de Travel AcXess Voyage. De plus, des renseignements sur les voyages sont diffusés sur le site intranet du SCC et l'AC travail présentement sur la mise au point d'un lien vers les activités d'accueil.
  • Régional - Au moment de la vérification, aucune formation officielle sur les voyages ou l'accueil n'était offerte dans les régions, sauf dans la région du Pacifique. Les voyageurs et les gestionnaires de budget de cette région ont indiqué avoir accès à des renseignements relatifs aux voyages sur le site intranet régional, incluant des modules de formation, une liste des questions les plus fréquemment posées et des présentations. Les personnes interviewées ont aussi mentionné que des mises à jour sur les voyages étaient faites durant les réunions du personnel ou envoyées par courriel. Cette information n'est pas disponible sur les sites intranet régionaux des autres régions.
  • Initiatives locales - Certaines initiatives de formation locales ont été notées durant les visites régionales. Par exemple une formation interne offerte par des employés ayant de l'expérience en administration, généralement offerte aux nouveaux employés et à ceux qui ont des questions au sujet du processus. Par ailleurs, les employés peuvent soumettre leurs questions ou leurs préoccupations à la Division des finances (locale ou régionale).

De plus, malgré que peu d'employés (autres que les gestionnaires de budget et le personnel des Finances) ont reçu une formation formelle, de la formation non officielle en cours d'emploi est disponible pour les voyages et l'accueil. De plus, l'équipe de vérification a noté que l'AC et les régions envoient de temps en temps des rappels au personnel sur les politiques et les procédures pour des activités de voyage et d'accueil.

Bien qu'il y ait de l'information et du matériel de formation disponibles au SCC, la vérification a déterminé que le personnel ne se rend pas compte entièrement de l'application correcte des politiques, en particulier le besoin de s'assurer d'obtenir un niveau d'autorisation assez élevé pour l'approbation préalable des dépenses (se référer à la section 4.2.1 de ce rapport). De plus, des conseils additionnels pour les voyageurs leur aideraient à remplir correctement leurs demandes de remboursement de frais de voyage. Pour ce qui est des activités d'accueil, il existe des politiques et des procédures ainsi qu'un cadre de délégation mais, comme nous l'avons déjà mentionné, les gestionnaires ont besoin de directives plus précises concernant l'application des politiques et des autorités.

4.1.4 Surveillance et Présentation de rapports

L'équipe de vérification s'attendait à ce qu'un processus de surveillance soit en place, par lequel, les gestionnaires de budget, le personnel des Finances et à l'AC surveillent les activités de voyage et d'accueil afin de s'assurer de leur conformité avec les politiques et les lignes directrices appropriées.

De plus, l'équipe de vérification s'attendait à ce que le SCC produise des rapports faisant état des dépenses de voyage et d'accueil et à ce que ces rapports respectent les besoins de la direction concernant les renseignements requis pour prendre de bonnes décisions.

Constatation :

Il n'y a aucune évidence qu'une approche de gestion des risques est employée dans la vérification des réclamations de voyage et d'accueil.

Les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont approuvées par le gestionnaire de budget (article 34) et elles sont ensuite acheminées aux Finances pour être vérifiées et réglées en vertu de l'article 33. La politique sur la vérification des comptes du SCT exige que « Les mécanismes de vérification des comptes doivent être conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte de l'importance des risques assortis à chaque paiement ». À l'intérieur du SCC, il n'existe actuellement aucune politique en ce qui concerne la méthode d'échantillonnage à suivre. L'équipe de vérification a constaté que l'AC et quatre des régions effectuent des vérifications en vertu de l'article 33 dans le cadre desquelles toutes les demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil font l'objet d'un examen financier avant paiement. De plus, toutes les demandes d'accueil de plus de 1 500 $ sont révisées par le CASC, le contrôleur et la haute direction de l'AC. Dans région de l'Atlantique, toutes les demandes relatives à l'accueil ainsi que la totalité des demandes de remboursement de voyage des cadres supérieurs sont révisée. Pour toutes les autres demandes de remboursement de voyage, on utilise une méthode d'échantillonnage statistique permettant de vérifier et de sélectionner une demande sur vingt ou une demande sur dix, selon la valeur du remboursement demandé.

Une liste de vérification des réclamations de voyage a été préparée et est employée par les spécialistes financiers de l'AC lorsque ceux-ci passent en revue des réclamations de voyage. La liste de vérification liste est détail les éléments qui doivent être vérifiés lors de la revue de chaque réclamation. Aucune des régions n'utilisaient la liste de vérification ni avait développé leur propre liste de vérification. Aucune liste de vérification n'était en place pour la revue des réclamations d'accueil. En conséquence, le processus de vérification n'adresse pas nécessairement un ensemble cohérent d'étapes et conditions; au lieu, les spécialistes financiers passent en revue les réclamations en utilisant leur propre jugement.

L'examen des dossiers a révélé que ce processus de vérification permet de relever des erreurs dans les demandes de remboursement individuelles avant que le remboursement soit effectué. Nous avons remarqué que plusieurs demandes portaient des notes prouvant que le vérificateur financier, en vertu de leur révision pour l'article 33, avait corrigé divers éléments tels que les taux d'indemnités, les dépenses inadmissibles et même le montant total du remboursement demandé. Des demandes de remboursement ont été retournées aux demandeurs afin qu'ils fournissent des renseignements additionnels afin d'obtenir leur remboursement.

Néanmoins, malgré où toutes les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont vérifiées, un certain nombre de dérogations ne sont encore pas capturés, tel qu'il sera décrit à la section 4.2 de ce rapport.

Constatation :

Les Finances de l'AC et les cinq régions surveillent les comptes AMEX en souffrance conformément à la politique et des mesures additionnelles ont été mises en place dans les régions des Prairies et du Québec pour surveiller des transactions particulières afin de garantir que les cartes sont utilisées uniquement pour payer les dépenses de voyage.

Des cartes de voyage AMEX sont remises aux employés afin de fournir des avances de voyage et pour le paiement des dépenses gouvernementales légitimes. Un compte de carte de voyage AMEX en souffrance est défini comme un compte qui n'a pas été payé dans les 60 jours suivant le 2e état de compte envoyé au détenteur de la carte. L'équipe de vérification s'attendait à ce que la direction du SCC surveille l'utilisation des cartes de voyage AMEX à des fins personnelles et les paiements connexes, en plus d'en assurer leur annulation lorsque ceux-ci ne sont plus requis.

Le Communiqué de la Direction des opérations financières (CDO) sur les cartes de voyage désignées exige que le coordonnateur régional des voyages examine le rapport des comptes en souffrance et communique avec les employés dont le compte est toujours impayé. Aucune disposition ne porte sur la surveillance des cartes à des fins personnelles.

L'équipe de vérification a constaté que tous les comptes AMEX en souffrance faisaient l'objet d'une vérification au sein du SCC conformément au CDO.

Par ailleurs, les régions des Prairies et du Québec sélectionnent une échantillon aléatoire de détenteurs de carte tous les mois pour procéder à un examen additionnel. Celui-ci porte sur les transactions effectuées par les détenteurs de carte et vise à déterminer si ces derniers étaient en déplacement ou non au cours de la période où les transactions ont eu lieu. De plus, quelques relevés de compte sont vérifiés pour s'assurer que les détenteurs n'ont pas utilisé leur carte à des fins personnelles. Un avertissement est envoyé aux détenteurs de carte qui ont contrevenu à l'entente. Leur carte est annulée s'ils contreviennent de nouveau à l'entente.

Le SCC s'assure que les employés qui quittent le SCC retourne leurs cartes de voyage AMEX selon le processus de départ du Service.

Bonne pratique - Une fois par année, la région du Québec envoie la liste des détenteurs de carte à tous les gestionnaires de budget pour leur demander de vérifier si les détenteurs de carte en question travaillent toujours dans leur section et de prendre les mesures nécessaires si ces cartes doivent être annulées.

Outre les vérifications des demandes de remboursement effectuées en vertu de l'article 33 et la surveillance des cartes AMEX, les gestionnaires de budget surveillent aussi les paiements des comptes de voyage ministériels (CVM) afin de s'assurer que les dépenses correspondent bien à des voyages gouvernementaux légitimes et réconcilie ceux-ci à un numéro d'autorisation de voyage (NAV). Ils vérifient également si des crédits de vol ont été accordés aux voyageurs pour des voyages annulés afin de s'assurer que ces crédits sont correctement appliqués aux futures réservations de voyage.

En conclusion, le SCC surveille plusieurs activités liées aux voyages et à l'accueil. Cependant, l'approche n'est pas fondé sur une approche de gestion des risques ni consistent à travers le SCC. En conséquence, il peut y avoir place à l'amélioration de l'efficience et de l'efficacité. En outre, il y a des secteurs où plus de surveillance est justifiée, comme l'utilisation personnelle des cartes de voyage de AMEX.

Constatation :

Tandis que l'information des dépenses de voyage et d'accueil est disponible par de divers sources, SCC ne fait pas de demande ni d'analyse des rapports ou des statistiques disponibles afin d'identifier des possibilités d'amélioration ou d'économie potentielle.

L'équipe de vérification a noté qu'il existe une multitude de renseignements provenant de diverses sources. En voici quelques exemples.

  • les relevés de comptes AMEX et de comptes de voyage ministériels (CVM);
  • le site web American Express at Work (qui est lié à l'Initiative des services de voyage partagés (ISVP) et à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC));
  • le Fournisseur des services de voyage du gouvernement (FSVG);
  • le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM).

À l'exception des réconciliations d'information fournies par les rapports du CVM la vérification a constaté que le SCC ne fait pas de demande ni d'analyse des rapports ou des statistiques fournis par les sources identifiées ci haut. Les entrevues avec les gestionnaires de budget ont révélé que certains rapports sur les écarts étaient produits ainsi que des prévisions de trésorerie au cours de chaque exercice mais qu'aucun rapport particulier sur les voyages n'était généré, étant donné que, dans de nombreux bureaux, les fonds de voyage sont alloués dans le budget général de fonctionnement et d'entretien. Dans le cas des activités d'accueil, aucun rapport n'est produit même si le SIGFM permet de produire des rapports sur les frais d'accueil.

La distribution de rapports annuels ou spéciaux disponibles sur le site American Express at Work ou le FSVG pourrait aider d'avantage le Service en identifiant les secteurs ou il y a un manque de conformité ou encore, les économies potentielles.

Conclusion

Le SCC a mis en place un cadre de gestion des activités de voyages et d'accueil qui respecte les politiques et les directives de l'organisme central (SCT). Le SCC a également élaboré des lignes directrices pour compléter la Directive sur les voyages du SCT ainsi qu'une directive sur les procédures relatives aux activités d'accueil.

Les gestionnaires et les employées comprennent généralement les politiques et les lignes directrices relatives aux voyages en plus de leur rôles et responsabilités à ce sujet. Cependant, certaines dispositions laissent place à l'interprétation dans la directive sur les voyages qui a mené à une application contradictoire. La politique et les autorités d'accueil ne sont également pas complètement comprises par les gestionnaires, d e sorte que l'autorité nécessaire n'est pas toujours obtenue.

Il y a de la formation disponible au niveau national pour tous les gestionnaires de budget et le personnel de finances en ce qui concerne les voyages et l'accueil. Il y a également quelques initiatives locales et régionales en place afin d'aider les employés dans ces secteurs. Cependant, des consignes additionnelles sont nécessaires afin que le personnel se rende compte entièrement de l'application correcte des politiques et des autorités pour approbation.

Certaines activités de surveillance à l'égard des cartes de voyage American Express, des comptes de voyage ministériels et des demandes de remboursement des frais de voyages et d'accueil sont en place. Cependant, malgré les renseignements fournis par diverses sources, le SCC ne prend pas avantage de cette information afin d'analyser les dépenses relatives aux voyages et à l'accueil et afin d'identifier les tendances, les possibilités d'amélioration et d'économies, ou encore partager des leçons apprises.

Recommandation no 1

La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait fournir des lignes directrices additionnelles aux gestionnaires de budget sur les politiques des voyages et de l'accueil, dans les domaines tels que :

  • dépenses d'accueil admissibles;
  • autorisation préalable des dépenses de voyage et d'accueil;
  • admissibilité pour le kilométrage et autres indemnités de voyage.

 

Recommandation no 2

La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait s'assurer que l'information, en ce qui a trait aux voyages et l'accueil, est facilement accessible aux voyageurs et aux gestionnaires de budget à tous les niveaux de l'organisation.

 

Recommandation no 3

La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait accroître la capacité du SCC de surveiller et de rendre compte des activités et transactions de voyage et d'accueil, plus particulièrement :

  • implémentation d'une approche de gestion des risques avec une application consistante à travers le SCC;
  • identification des possibilités d'amélioration et d'économie potentielle; et
  • partage des leçons apprises avec les gestionnaires et voyageurs afin d'augmenter la consistance et la conformité.

 

4.2 Conformité avec les politiques et les directives du SCT et du SCC

Objectif 2 : Déterminer le degré de conformité aux politiques et aux directives du SCT et du SCC relativement aux voyages et à l'accueil.

Comme l'exigent la Directive sur les voyages du CT et les lignes directrices du SCC, l'équipe de vérification s'attendait à ce que :

  • les dépenses soient autorisées à l'avance;
  • les documents justificatifs soient versés au dossier;
  • les dépenses soient conformes à la Directive sur les voyages;
  • les dépenses requises soient publiées sur le site web du SCC;
  • le Fournisseur des services de voyage du gouvernement soit utilisé pour faire les réservations;
  • les avances de voyage fassent l'objet de contrôles appropriés;
  • les cartes de voyage soient utilisées uniquement à des fins autorisées.
4.2.1 Autorisation préalable des dépenses

Constatation :

De façon générale, l'autorisation préalable des voyages et de l'accueil doit être améliorée.

Voyages

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les voyages d'affaires des employés du SCC ou de toute autre personne voyageant pour les affaires gouvernementales soient autorisés à l'avance par écrit, de façon à ce que tous les préparatifs de voyage soient conformes aux dispositions de la Directive sur les voyages. La directive permet que les voyages soient autorisé après coup dans des circonstances particulières (par ex, une urgence ou une situation pressante), cependant, l'équipe s'attendait que ceci serait transparent dans les dossiers.

Au SCC, le formulaire Autorisation de voyager et avance (AVA) est utilisé pour approuver tous les voyages gouvernementaux. Ce formulaire est essentiel à la planification et au contrôle des dépenses de voyage, car il comporte des renseignements pertinents sur les divers aspects du voyage : temps de déplacement; transport aérien ou terrestre; hébergement; repas; faux frais et toute autre dépense liée au voyage. Ces renseignements permettent au gestionnaire d'approuver les conditions de déplacement, de contrôler les engagements financiers et de veiller à ce que les remboursements demandés correspondent à des dépenses admissibles.

Constatation :

Dans près du tiers des 173 demandes de remboursement de frais de voyage examinées, le formulaire Autorisation de voyager et avance (AVA) était manquant ou avait été approuvé après que le déplacement ait eu lieu.

Les voyageurs et les gestionnaires de budget interviewés savaient que les voyages devaient être autorisés à l'avance au moyen du formulaire AVA. Cependant, dans 29 % des 173 demandes de remboursement, le formulaire d'AVA était soit manquant ou autorisé une fois le voyage terminé. Voici quelques exemples d'exception :

  • Les voyages de fin de semaine pour les employés en déplacement pour une période prolongée ne sont pas toujours autorisés à l'avance. Par contre, l'équipe de vérification n'a trouvé aucun cas où un employé admissible à ce type d'indemnités toutes les fins de semaine a obtenu un remboursement supérieur à celui auquel il avait droit en vertu de la Directive du CT.
  • Certaines dépenses de voyage ont été remboursées en vertu d'une autorisation globale de voyager, cependant l'équipe de vérification n'a pas réussi à trouver les formulaires d'autorisation globale en question.
  • Plus de la moitié des formulaires d'autorisation globale de voyager qui figuraient dans les dossiers ne comportaient pas de montant en dollars ni de limite régionale.

Dans de nombreux autres cas (28 %), même si le voyage avait été approuvé à l'avance, certains renseignements clés n'étaient pas indiqués sur le formulaire, par exemple :

  • le coût estimatif du voyage;
  • les dates de signature;
  • la justification des dépenses spéciales, telles que l'utilisation d'un véhicule personnel, l'hébergement dans un hôtel au coût plus élevé et la location d'une voiture plus grande qu'une voiture de série intermédiaire;
  • les dépenses payées d'avance, comme le billet d'avion.

Par conséquent, plusieurs informations concernant quelles dépenses ont été approuvées et à quel coût n'étaient pas évident.

Accueil

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les dépenses d'accueil soient autorisées à l'avance et à ce qu'elles soient conformes aux dispositions des politiques et des procédures du CT et du SCC. Selon la Politique sur l'accueil, le SCC doit s'assurer que les renseignements suivants sont consignés :

  • les circonstances de l'activité, y compris les circonstances inhabituelles qui ont amené une autorisation spéciale (qui déroge à la norme);
  • la forme d'accueil;
  • les frais de l'activité;
  • le lieu de l'activité (local de l'État, établissement commercial ou autre);
  • le nombre de personnes présentes (invités, fonctionnaires fédéraux);
  • les approbations données par les agents agréés.

Constatation :

Dans plus d'un tiers des 137 dossiers d'accueil examinés, le formulaire de demande d'autorisation pour offrir une réception officielle était manquant ou l'activité n'avait pas été autorisée par le niveau approprié ou, encore, avait été autorisée une fois que l'accueil ait eu lieu.

Comme nous l'avons déjà mentionné à la section 4.1.2, l'équipe de vérification a constaté que les gestionnaires de budget interviewés ne comprenaient pas clairement les processus administratifs relatifs aux activités d'accueil. L'équipe de vérification a donc constaté que dans 34 % des 137 dossiers examinés, le formulaire d'autorisation n'était pas au dossier ou n'était pas autorisé de façon appropriée. En voici des exemples.

  • L'accueil autorisé une fois que celle-ci ait eu lieu (le document d'approbation était complété et soumis en même temps que la demande de paiement);
  • Des dépenses estimées à plus de 1 500 $ n'ont pas été approuvées par le commissaire conformément à la politique;
  • Une dépense avait été estimée à beaucoup moins de 1 500 $ (qui ne nécessitait pas la signature du commissaire), cependant la demande de remboursement était amplement supérieure à 1 500 $;
  • Dans trois cas, le coût d'un événement de deux jours avait été présenté en deux parties pour fins d'approbation et de paiement, évitant le besoin d'avoir à obtenir l'approbation de la haute direction.

Même si la Directive permet, dans des circonstances spéciales, que certaines dépenses d'accueil soient autorisées une fois que l'accueil ait eu lieu, l'équipe de vérification a constaté que rares étaient les cas examinés, n'ayant pas été autorisés à l'avance, qui correspondaient à ces critères.

Dans certains autres cas (18 %), même si l'accueil était autorisé à l'avance, le formulaire comme tel manquait certaine information importante, telle que :

  • nature de l'événement;
  • dates des signatures;
  • nom de l'employé (réclamants);
  • nombre de participants.

Constatation :

Pas tous les gestionnaires engagent les fonds à l'avance en ce qui a trait aux dépenses de voyages et d'accueil.

Le contrôle des engagements est une importante méthode de gestion qui fait partie intégrante des mécanismes efficaces de contrôle budgétaire, d'établissement des prévisions, d'affectation et de réaffectation des ressources de programmes. Selon le paragraphe 32 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), le budget du gestionnaire doit afficher un solde non grevé suffisant pour l'acquittement des dettes qui en découleront. En conséquence, l'équipe de vérification s'attendait que les gestionnaires de budget contrôlent les engagements en créant une réquisition ou un bon de commande dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM) ou dans l'approvisionnement internet.

En octobre 2006, le SCC a émis une directive révisée sur le ‘Contrôle des engagements' afin de fournir des procédures financières au processus et contrôle des engagements en vertu de l'article 32 de le LGFP. En ce qui a trait aux voyages et à l'accueil, la directive du SCC requiert ce qui suit :

  • Les fonds (sauf les salaires) doivent être engagés avant toute dépense de 500 $ ou plus. Ceci inclus les tarifs d'avion de plus de 500 $, cependant la directive indique qu'un engagement n'est pas requis lorsque le bénéficiaire est un employé.
  • Les frais de voyage pour les non fonctionnaires tel que les consultants et les bénévoles doivent être engagés par la création d'un bon de commande pour le montant qui a été négocié dans le contrat, le protocole d'entente ou tout autre document officiel.
  • En ce qui à trait à l'accueil, quand le fournisseur et le montant des dépenses anticipés sont connus, tels que pour les hôtels, la location des salles de réunion, le traiteur et le transport pour un groupe, une réquisition / un bon de commande doit être créé.

Préalablement à octobre 2006, la directive demandait que tous les voyages des employés soient engagés en ce qui a trait aux dépenses facturées directement au SCC, tel que les tarifs d'avion. Cependant, le Contrôleur a indiqué que cette exigence a été changée en octobre étant donné le bas risque et la matérialité.

Néanmoins, lors de la révision des transactions à l'encontre de la directive précédente à octobre 2006, l'équipe de vérification a noté que pas tous les gestionnaires de budget n'engagent les fonds à l'avance en ce qui concerne les dépenses des voyages et d'accueil. Une communication et une surveillance accrue, tel que recommandé dans la section 4.1 de ce rapport, assureraient une application plus cohérente de la directive ci haute.

4.2.2 Autorisation en vertu de l'article 34 et documents justificatifs

Si le dossier ne comporte pas suffisamment d'information pour appuyer le paiement, cette situation peut remettre en question la diligence raisonnable du personnel à qui incombe le pouvoir d'autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP (qui approuve peut-être des transactions sans avoir tous les renseignements requis). De plus, il y a le risque de faire un remboursement trop élevé ou de rembourser des dépenses non admissibles. Cette lacune peut aussi avoir une incidence sur le temps requis par les Finances pour traiter le paiement.

Voyages

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les dépenses engagées lors des voyages soient conformes à la Directive sur les voyages et étaient autorisées en vertu de l'article 34 de la LGFP. En vertu de la Directive du CT et des lignes directrices du SCC, les voyageurs doivent soumettre une demande de remboursement de frais de voyage dûment remplie accompagnée des pièces justificatives, dont les reçus originaux; ils doivent également fournir une explication pour toute dérogation aux normes ou aux lignes directrices applicables. De plus, l 'équipe a vérifié si des cartes de signature étaient en place et si la personne qui avait signée la demande de remboursement avait l'autorité requise pour le faire.

Constatation :

Pour les réclamations de voyage, les signatures en vertu de l'article 34 ont été faites par un gestionnaire autorisé selon la délégation de pouvoir de signature.

L'équipe de vérification a examiné chaque carte de signature pour chacune des 173 réclamations de voyage examinées pour s'assurer que la personne qui a signé en vertu l'article 34 avait l'autorité d'approuver les demandes. Toutes les signatures en vertu de l'article 34 étaient appropriées.

Constatation :

Au moment du paiement, la plupart des demandes de remboursement de frais de voyage examinées comportaient les pièces justificatives appropriées et respectaient les politiques et le caractère raisonnable des dépenses engagées.

Aucune observation significative n'a été notée en ce qui concerne la documentation manquante avant le paiement des réclamations de voyage. L'équipe de vérification a noté un nombre restreint de reçus manquant dans les dossiers passés en revue, malgré que ceux-ci étaient généralement de faible valeur. L'équipe a noté une exception où une réclamation était payée pour un voyage de trois jours sans pièces justificatives au dossier pour la location de voiture ou l'hôtel.

Cependant, en général, l'équipe de vérification a trouvé que les voyageurs ne remplissent pas toujours leurs réclamations correctement. Presque la moitié des 173 demandes de remboursement de frais de voyage examinées, ne contenaient pas tous les renseignements requis par la Directive du CT et les lignes directrices du SCC. Les Finances sont souvent requis de faire un suivi afin d'obtenir tous les reçus et justifications nécessaires pour les dépenses réclamées. Tandis que la revue des dossiers a démontrée que l'information principale est obtenue avant que le paiement soit traité, l'équipe a noté autant de cas où d'autres renseignements étaient manquants. Voici quelques exemples.

  • Pas d'information noté en ce qui concerne les dépenses payées à l'avance.
  • Pas de relevé des frais de déplacement pour les voyages de plus d'une journée.
  • Information manquant relatif aux voyages aériens afin de supporter les dépenses payées à l'avance et les itinéraires de voyage (admissibilité aux repas).
  • But du voyage manquant ou incomplet.

Accueil

La Politique sur l'accueil du CT exige que toutes les demandes de remboursement de frais d'accueil comportent les renseignements suivants :

  • le but de l'activité d'accueil;
  • la liste des participants et le nombre de personnes ayant assisté à l'activité par catégorie (invités, employés du gouvernement, etc.);
  • le lieu où s'est déroulée l'activité;
  • les coûts réels de l'activité;
  • la signature du fonctionnaire délégué approprié en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Par ailleurs, la Politique indique la « moyenne des frais par personne » et le « maximum des frais par personne » à ne pas dépasser lors de la planification de toutes les activités d'accueil.

Constatation :

La signature en vertu de l'article 34 conformément au pouvoir d'approbation de l'accueil était manquant ou inapproprié dans un nombre restreint des réclamations révisées.

L'équipe de vérification a examiné chaque carte de signature pour chacune des 137 réclamations d'accueil examinées pour s'assurer que la personne qui a signé en vertu l'article 34 a l'autorité d'approuvé les demandes. Dans un nombre restreint de cas, la signature en vertu de l'article 34 était manquante ou n'était pas approprié (par exemple, il n'y avait aucune signature d'approbation au dossier ou l'individu n'a pas un niveau d'autorité assez élevé). Cependant, comme mentionné précédemment, les gestionnaires ne sont pas toujours au courant quant à leurs autorités dans le cadre de la politique sur l'accueil ou le calcul des coûts.

Constatation :

Au moment du paiement, la plupart des réclamations de frais d'accueil examinées comportaient tous les renseignements requis par la politique.

Au moment du paiement, la plupart des demandes de remboursement de frais d'accueil examinées contenaient les pièces justificatives appropriées et elles respectaient les politiques et le caractère raisonnable des dépenses engagées. Cependant, l'équipe de vérification a remarqué que les gestionnaires ne complètent pas toujours les réclamations correctement et que Finance est souvent requis de faire des suivis afin de s'assurer que tous les documents sont complétés correctement avant d'effectuer le paiement. Malgré que l'information nécessaire fût obtenue avant d'effectuer le paiement, l'équipe de vérification a trouvé dans 47 % des cas où des renseignements étaient toujours manquants dans la filière. Voici quelques exemples.

  • Liste des participants manquante - Afin de déterminer si les dépenses d'accueil demandées sont admissibles, la Directive du CT exige que le nom de toutes les personnes ayant participé à l'activité ainsi que leur organisation soit mentionné. Dans 24 cas (18 % de ceux qui ont été examinés), ni le nom ni le poste des participants ne figuraient sur la demande de remboursement des frais d'accueil ou sur le formulaire d'approbation.
  • Coût individuel non indiqué - Pour 18 cas (13 % des réclamations), il n'y avait aucune indication que le coût individuel a été calculé. Même si nos calculs ont révélé que, dans tous les cas, ces coûts étaient conformes à la Politique, le coût maximal autorisé par personne risque d'être dépassé si ces calculs ne sont pas effectués. Par ailleurs, le formulaire de demande d'autorisation du SCC n'exige pas que le coût individuel soit calculé; seul le formulaire de demande de remboursement de frais d'accueil du gouvernement l'exige. Selon notre opinion, il serait aussi important de calculer le coût individuel sur le formulaire d'autorisation étant donné que si ce coût est calculé uniquement sur la demande de remboursement et dépasse les limites établies, il est déjà trop tard. Le formulaire CSC/SCC 681 pourrait donc être modifié en conséquence.
  • Autre - Quelques réclamations manquaient de l'information tel qu'exigé par la politique, tel que l'objet des activités d'accueil, les dates, le lieu et/ou le coût total. Dans un nombre restreint de cas, des reçus inadéquats ont été utilisé pour le paiement tel que, un relevé de carte de crédit manquant l'information sur les détails de l'achat.
4.2.3 Admissibilité des dépenses de voyage

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les dépenses de voyage engagées soient conformes aux dispositions de la Directive sur les voyages. Afin d'évaluer la performance actuel versus la performance requise, un échantillon de demandes de remboursement de frais de voyage a été examiné afin de déterminer l'admissibilité des dépenses :

  • du billet d'avion économique;
  • de la classe affaires ou de la classe exécutive;
  • de la sélection de l'hôtel (afin de s'assurer que celle-ci est à l'intérieur des limites établis par les TPSGC);
  • de la location de véhicules (afin de s'assurer que l'on utilise seulement les catégories approuvées);
  • de l'assurance pour la location de véhicules;
  • des indemnités allouées aux employés en détachement.

Constatation :

La plupart des demandes de remboursement de frais de voyage examinées ont montré que les dépenses engagées étaient conformes à la Directive sur les voyages.

Aucun sujet de préoccupation significatif n'a été relevé concernant la majorité des demandes de remboursement examinées en terme de la liste énuméré précédemment. Cependant, l'équipe de vérification a constaté que, dans 12 % des 173 des demandes, les dépenses ne représentaient pas toujours l'option la plus économique ou n'étaient pas conforme à la Directive, tel que :

  • Billet d'avion le plus économique - Le paragraphe 3.3.11 a) de la Directive sur les voyages se lit comme suit : «  Il faut choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là et effectuer les réservations le plus longtemps possible à l'avance. » De plus, dans une note de service envoyée par le directeur intérimaire des Opérations financières à tous les gestionnaires de l'AC sur le site Infonet du SCC, on dit : « Conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et aux lignes directrices de l'organisation, le mode de transport le plus économique ou le plus efficace doit être autorisé en tout temps ». L'équipe de vérification a constaté que les voyageurs ne choisissaient pas toujours le tarif aérien le plus économique et aucune justification n'était au dossier. (Se reporter à la section 4.3.1 du présent rapport pour obtenir plus de détails.)
  • Indemnités allouées aux employés en détachement - Dans l'annexe C de la Directive sur les voyages, on précise que : « Soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas et de faux frais doit être versée à compter du 31e jour civil consécutif de déplacement au même endroit. » Deux cas d'employés en détachement sur les 17 cas examinés ont révélé que cette partie de la Directive n'était pas respectée. L'équipe de vérification a constaté qu'un employé avait reçu la totalité des indemnités pour une affectation de plus de 31 jours, tandis qu'un autre n'avait reçu que 60 % des indemnités auxquelles il avait droit.
4.2.4 Utilisation du Fournisseur des services de voyage du gouvernement

Au cours de la période vérifiée, il n'y avait aucune politique gouvernementale ou du SCC exigeant l'utilisation de Travel AcXess Voyage. Cependant, les Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) encourage tous les employés du gouvernement d'effectuer leurs préparatifs de voyage avec le Fournisseur des services de voyage du gouvernement (Travel AcXess Voyage), car :

  • il permet aux voyageurs de profiter de conditions et de tarifs négociés pour les billets d'avion, les hôtels, les véhicules, etc.;
  • il assure qu'un registre exact des préparatifs de voyage existe en cas d'urgence;
  • il permet de recueillir des données qui sont utilisées pour négocier des contrats avec des fournisseurs;
  • il permet de surveiller les dépenses de voyage et les tendances à cet égard.

Constatation :

Les billets d'avion et de train sont réservés par l'entremise de Travel AcXess Voyage. Cependant, les voyageurs du SCC n'emploient pas le Fournisseur de service de voyage du gouvernement pour réserver les véhicules et/ou un établissement d'hébergement puisque c'est, dans la plupart des cas, plus économique de réserver directement avec le fournisseur de service.

L'équipe de vérification n'a observé aucun problème concernant la réservation des billets d'avion et de train par l'entremise de Travel AcXess Voyage. Les entrevues ont confirmé que toutes les personnes interviewées étaient au courant du processus consistant à faire appel au Fournisseur des services de voyage du gouvernement pour réserver les billets d'avion et de train; et l'examen des dossiers a confirmé que ceci ait lieu.

Durant les entrevues avec les voyageurs, et comme l'a confirmé l'examen de certains dossiers, l'équipe de vérification a constaté que la plupart des voyageurs ne faisaient pas appel au Fournisseur des services de voyage du gouvernement pour réserver un véhicule et/ou un établissement d'hébergement, qu'ils aient ou non réservé leurs billets par l'entremise de ce service. Plusieurs personnes interviewées n'étaient pas certains des exigences à ce sujet.

Il a été noté que, quand un voyageur réserve uniquement un véhicule et/ou un établissement d'hébergement, le Fournisseur des services de voyage du gouvernement facture 14,86 $ par réservation (coût pour 2006) alors qu'il n'y a aucuns frais pour le Service lorsque les réservations sont faites directement auprès du fournisseur. Les Finances de l'AC recommandent donc, pour fin d'économie, aux voyageurs de réserver eux-mêmes leur voiture ou leur hôtel s'ils n'ont pas besoin de billet d'avion ou de train.

4.2.5 Divulgation proactive

Le gouvernement du Canada a annoncé en 2003, la publication obligatoire des dépenses de voyage et d'accueil de certains représentants du gouvernement. Au sein de SCC, cette mesure s'applique aux gestionnaires de niveau EX-04 ou plus ainsi qu'à toute personne occupant un poste de ce niveau de façon intérimaire.

L'équipe de vérification s'attendait à ce que le site web du SCC reflète avec exactitude le montant réel des paiements effectués pour les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil de la haute direction.

Constatation :

Les demandes de remboursement des cadres supérieurs examinées ont été divulguées conformément aux exigences requises.

L'équipe de vérification a examiné les demandes de remboursement des cadres supérieurs faisant partie de l'échantillon pour s'assurer que les renseignements qui y figuraient étaient divulgués avec exactitude sur le site web du SCC. Sept (7) des 173 demandes de remboursement de frais de voyage et 11 des 137 demandes de remboursement de frais d'accueil examinées avaient été présentées par des cadres supérieurs de niveau EX-04 ou plus. La vérification a révélé que toutes les dépenses étaient énumérées sur le site web du SCC conformément aux exigences requises.

De plus, l'équipe de vérification a confirmé que les personnes requises occupant un poste de niveau EX-04 ou plus diffusent les dépenses de voyages et d'accueil sur la liste de divulgation proactive du SCC sur le site web de l'organisation.

4.2.6 Contrôle des avances de voyage

L'équipe de vérification s'attendait à ce que ces contrôles efficaces soient en place à l'égard de la remise, de la surveillance et du remboursement des avances de voyage. Tandis que les employés sont requis d'utiliser leur carte AMEX à cette fin, parfois, des avances sont encore publiées à ceux qui n'ont pas de carte AMEX par l'intermédiaire du dépôt direct ou du chèque-voyage.

Constatation :

Des contrôles appropriés sont en place pour contrôler les avances de voyage.

Dans 16 des 173 demandes de remboursement examinées, des avances de voyage avaient été effectuées. L'équipe de vérification a constaté que toutes ces avances avaient été récupérées de façon appropriée. Elle a également constaté que des contrôles appropriés étaient en place pour que les avances de voyage qui n'étaient plus requises soient traitées comme étant des montants dus à la Couronne et soient récupérés auprès du voyageur. Les Finances n'émettront pas de nouvelle avance tant que la précédente n'aura pas été récupérée.

4.2.7 Cartes de voyage

Les cartes de voyage individuelles AMEX doivent être utilisées uniquement à des fins de voyages d'affaires autorisés par le gouvernement, conformément aux directives et aux lignes directrices du CT et du SCC. En signant l'entente de demande d'application, le détenteur de la carte de voyage désignée s'engage à l'utiliser uniquement pour payer les frais de voyage et d'accueil autorisés par le gouvernement du Canada.

Au total, 91 comptes ont été examinés pour la période de six mois allant de janvier à juillet 2006. Pour les dépenses discutables, c'est-à-dire celles qui ne semblaient pas correspondre à des dépenses de voyages d'affaires, une comparaison a été établie entre les dates où les dépenses avaient été effectuées et les dates des demandes de remboursement des frais de voyage des employés afin de vérifier si ces derniers étaient bel et bien en statut de voyage lorsque les dépenses ont été engagées.

Constatation :

20 % des comptes examinés montraient que les cartes de voyage avaient été utilisées à des fins personnelles au cours de la période visée. Toutefois, dans l'échantillon de transactions examiné, ces dépenses à des fins personnelles n'ont pas été réclamées pour remboursement par le SCC.

Les entrevues du personnel de SCC ont révélé que les voyageurs sont au courant des achats qui peuvent être effectués avec la carte. Même si le processus exige que tous les détenteurs de carte signent une entente concernant l'utilisation de la carte de voyage AMEX, l'équipe de vérification a constaté que, dans 20% de tous les cas examinés, ils utilisaient leur carte à des fins personnelles. Des exemples de fins personnelles inclus des achats de fleurs, des retraits en espèces à des fins personnelles et des frais de vétérinaire; toutefois ces dépenses n'ont pas été réclamées pour remboursement par le SCC.

Comme nous l'avons déjà mentionné à la section 4.1.4, les coordonnateurs régionaux des voyages ont accès au système en ligne American Express at Work pour vérifier les comptes de voyage des employés. Cependant, sauf dans les régions du Québec et des Prairies, les comptes de voyage individuels ne sont pas surveillés. Pour les autres régions, une surveillance est effectuée uniquement si les comptes sont en souffrance. Dans le cas des deux régions où une surveillance est effectuée, l'équipe de vérification a noté qu'un moins grand nombre de voyageurs utilisent leur carte de voyage à des fins personnelles comparativement aux autres régions.

Si un employé néglige de régler le compte de sa carte de crédit AMEX, le SCC doit payer le solde et réclamer le montant directement à l'employé. Cette mesure entraîne des frais administratifs additionnels pour le Service ainsi que des risques inutiles. Par ailleurs, l'utilisation de cette carte de crédit à des fins personnelles par l'employé lui procure des avantages en tant que moyen pour financer des dépenses personnelle et puisque le solde en souffrance est exempt d'intérêts pendant 60 jours.

Comptes de voyage ministériels (CVM)

L'équipe de vérification a aussi examiné des comptes de voyage ministériels AMEX dans les cinq régions et à l'AC. Les comptes de voyage ministériels sont utilisés pour payer les billets d'avion et de train des employés en voyage d'affaires. Aucun intérêt n'avait été facturé et aucun paiement en double n'avait été fait dans les relevés examinés.

Conclusion

L'équipe de vérification n'a trouvé aucune preuve de fraude, de paiements en double ou d'importants paiements trop élevés, mais elle a néanmoins noté certaines dérogations et certains problèmes inquiétants durant la période visée par l'examen, dont voici quelques exemples :

  • autorisation préalable des dépenses de voyage ou d'accueil manquante ou inappropriée;
  • absence d'information ou de pièces justificatives pour appuyer le paiement de certaines demandes de remboursement de frais de voyage ou d'accueil;
  • défaut de choisir l'option la plus économique;
  • utilisation de cartes de voyage à des fins personnelles (cependant aucun paiement n'a été traité).

Les recommandations formulées précédemment dans le présent rapport concernant une surveillance renforcée et des informations et lignes directrices additionnelles pour les gestionnaires de budget contribueraient à régler les problèmes relevés dans cette section.

 

4.3 Possibilités d'améliorations et d'économies

Objectif 3 : Déterminer des possibilités d'améliorations et d'économies, s'il y a lieu.

La Directive sur les voyages du CT et les lignes directrices du SCC imposent aux voyageurs de choisir l'option la plus économique et la plus appropriée pour un itinéraire particulier et de faire leurs réservations aussitôt que possible à l'avance afin de réaliser des économies.

Tel que discuté à la section 4.1.4 de ce rapport, certaines informations sont disponible qui tiendrait compte de l'analyse des dépenses de voyage afin d'identifier la possibilité d'économie. L'équipe de vérification a examiné un certain nombre de ces rapports afin de déterminer s'il y avait des opportunités d'améliorations ou d'économie.

4.3.1 Voyages éffectués de façon économique

L'équipe de vérification s'attendait à ce que les employés planifient et exécutent leur voyage de façon économique. Elle s'attendait également à ce que les gestionnaires tiennent compte des exigences opérationnelles au moment de faire leurs préparatifs de voyage ainsi que des économies pouvant être réalisées grâce à l'utilisation des services de réservation en ligne.

Constatation :

La plupart des employés voyagent de façon économique, toutefois, il est possible d'économiser davantage.

Les employés interviewés comprenaient qu'ils devaient essayer d'obtenir le mode de transport le plus économique possible. Cependant, certains des dossiers examinés ont indiqué un manque d'attention à l'économie, tel que :

  • Certains voyageurs ont utilisé leur voiture particulière alors qu'une voiture louée aurait constitué l'option la plus économique.
  • L'utilisation des taxis comme mode de transportation alors qu'il aurait été plus économique de louer une voiture (et vice versa).
  • Certains voyageurs ont utilisé leur voiture particulière alors qu'il aurait plus économique de prendre l'avion.
  • L'utilisation des véhicules du SCC par les agents de libération conditionnelle dans la communauté comparativement au paiement du kilométrage et du stationnement mensuel pour leur voiture particulière.

Dans chacun de ces cas, aucune justification n'a été fournie sur l'autorisation de voyager ou sur la demande de remboursement des frais de voyage concernant l'option retenue et aux dépenses additionnelles engagées.

Réservation en ligne

L'équipe de vérification a aussi examiné les coûts que devait assumer le SCC pour la méthode de réservation utilisée. À l'heure actuelle, les voyageurs ont la possibilité de communiquer avec le Fournisseur des services de voyage du gouvernement par téléphone (à un coût de 41,49 $ par réservation) ou de faire leur réservation en ligne (à un coût de 19,50 $ par réservation)1 par l'intermédiaire de l'Outil de réservation en ligne disponible avec Travel AcXess Voyage.

Constatation :

La plupart des voyageurs ne réservent pas avec l'outil de réservation en ligne, ce qui entraîne dans certains cas, des coûts additionnels au SCC.

En août 2006, le SCC s'est classé au 22e  rang sur 30 ministères ou organismes pour le nombre total de billets réservés au moyen de l'Outil de réservation en ligne. Le taux d'utilisation de l'Outil de réservation en ligne du SCC est de 12,83 %, comparativement au plus élevé, qui est de 67,80 %. Un rapport extrait du site web American Express at Work pour la période de janvier à septembre 2006 révèle que seulement 568 (9,7 %) des 5 837 billets d'avion ou de train réservés l'ont été au moyen de l'Outil de réservation en ligne (OREL). L'utilisation d'OREL pour les 5 837 billets aurait permis de réaliser des économies de 128 000 $.

Le 11 octobre 2006, la commissaire adjointe, Services corporatifs, a envoyé un courriel à tous les membres du personnel pour les inciter à utiliser l'Outil de réservation en ligne et pour offrir une formation à ceux qui en avaient besoin. De plus, le 8 novembre 2006, une note de service à été publié concernant utilisation obligatoire de l'Outil de réservation en ligne pour les cadres de direction (EX) et les employés exclus, en tant que des dispositions supplémentaires de voyages du Conseil du Trésor pour ces employés.

Tarifs pour voyages par train ou par avion

Dans les lignes directrices du SCC, on recommande aux voyageurs de faire leur réservation au moins deux semaines à l'avance pour bénéficier du tarif le plus bas disponible.

Constatation :

Le SCC accepte le plus bas tarif disponible offert par le Fournisseur des services de voyage du gouvernement dans 68 % des cas, ce qui est près de l'objectif du gouvernement du Canada qui est de 70 %.

La vérification a révélé que les réservations sont généralement faites au moins deux semaines à l'avance, tel que requis pas les lignes directrices du SCC et que le SCC est près de l'objectif du gouvernement du Canada pour accepter le plus bas tarif disponible, cependant il y a place à l'amélioration. Selon les données fournies par l'Initiative des services de voyage partagés (ISVP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), de janvier à septembre 2006, le SCC a opté pour le plus bas tarif disponible dans 68 % des cas. Selon l'ISVP, l'objectif du gouvernement du Canada est de 70 %.

Basé sur un rapport extrait à partir de American Express at Work, au total, 1 849 des 5 837 billets d'avion ou de train réservés par le SCC durant les trois premiers trimestres de 2006 n'ont pas été achetés au plus bas tarif possible. Selon les renseignements reçus, s'ils l'avaient été, cela aurait pu permettre de réaliser des économies jusqu'à 341 069 $. L'équipe de vérification comprend que les conditions opérationnelles peuvent affecter certaines décisions et ceci est parfois utilisé comme une raison. (Toutefois, les rapports de American Express at Work révisés ne listaient pas les raisons spécifiques pourquoi les voyageurs n'acceptent pas les tarifs les plus bas).

Conclusion

L'équipe de vérification a constaté que la plupart des employés voyagent de façon économique. Cependant, il peut exister d'autres possibilités d'améliorations et d'économies potentielles pour le SCC dans les secteurs suivants : utiliser l'Outil de réservation en ligne versus le système de réservation par téléphone et continuer à choisir les plus bas prix disponibles lorsque possible.

Les recommandations formulées précédemment dans le présent rapport concernant l'information et la direction ainsi que d'accroître la capacité de surveiller et de rendre compte pourraient aider l'organisation à améliorer ses activités de planification de voyage et à réaliser de meilleures économies. Des économies additionnelles sur les frais administratifs pourraient être effectuées en utilisant l'Outil de réservation en ligne versus le système de réservation par téléphone.

 

5.0 CONCLUSION GÉNÉRALE

L'équipe de vérification a procédé à un examen des pratiques et des processus relatifs aux voyages et à l'accueil au sein du Service correctionnel du Canada (SCC). Le Service travail présentement sur la mise en place de l'Initiative des services de voyage partagés (ISVP), qui contribuera à améliorer son processus et lui permettra d'économiser davantage. En raison du processus de divulgation proactive du gouvernement du Canada, les administrateurs généraux doivent accorder davantage d'importance à la responsabilisation, à la surveillance et aux contrôles des dépenses relatives aux voyages et à l'accueil.

Dans l'ensemble, les résultats de la vérification ont indiqué que le SCC gère plutôt bien ses programmes de voyage et d'accueil. Des éléments principaux du cadre de gestion ont été établis, les rôles et les responsabilités sont en place et sont généralement compris, de plus, il y a des systèmes de surveillance en place pour certaines activités. T outefois, il y a place à l'amélioration à certains endroits, tel que dans l'autorisation préalable des transactions liées aux voyages et à l'accueil et des directions plus claires en ce qui a trait aux politiques des voyages et d'accueil.

L'équipe de vérification n'a trouvé aucune preuve de fraude, de paiement en double ou d'importants paiements trop élevés. Cependant, le CSC doit s'efforcer de régler les problèmes et les dérogations mentionnés dans le présent rapport en assurant une surveillance accrue et en rendant compte des secteurs où il y a place à l'amélioration et des leçons apprises.

Finalement, même si l'équipe de vérification a constaté que la plupart des employés voyageaient de façon économique, il y a encore des possibilités d'améliorations et d'économies pour le SCC. L'utilisation de l'Outil de réservation en ligne pour faire des réservations permettrait d'économiser davantage sur les frais administratifs. De plus, les voyageurs devraient continuer à prendre les tarifs les plus bas lorsque possible.

Annexe A

Objectifs et critères

Objectif 1 : Évaluer la pertinence du cadre de gestion relativement aux programmes de voyages et d'accueil, et confirmer que l'administration de ces programmes est structurée au Service correctionnel du Canada (SCC), en tenant compte des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du SCC.

1.1 Politique du SCC - La politique relatives aux voyages et à l'accueil du SCC est claire et conformes à la politique et aux directives du SCT.

1.2 Cadre d'autorisation - Les rôles et les responsabilités, notamment le cadre d'autorisation du SCC relatif aux voyages et à l'accueil, sont clairs et définis convenablement.

1.3 Communications/sensibilisation/formation - Les communications et la formation en matière de voyages et d'accueil sont claires et cohérentes permettent à toutes les parties en cause de bien connaître leurs responsabilités.

1.4 Surveillance - Les pratiques de surveillance et les contrôles sont adéquats et permettent d'assurer la conformité avec les politiques relatives aux voyages et à l'accueil. Les risques sont cernés, évalués et gérés.

1.5 Production de rapports et qualité de l'information à des fins de prise de décisions de gestion - On se sert des systèmes de traitement de l'information sur les voyages et l'accueil afin de satisfaire aux besoins en matière d'information de gestion. Les comptes rendus à la direction devraient être complets, cohérents et présentés en temps opportun.

Objectif 2 : Déterminer le degré de conformité aux politiques du SCT et du SCC relativement aux voyages et à l'accueil.

 2.1 Autorisation préalable des frais de voyage et d'accueil en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) - Les frais de voyage et d'accueil sont autorisés à l'avance afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux dispositions des politiques du SCT et du SCC.

2.2 Documentation à l'appui des demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil - articles 33 et 34 de la LGFP - Les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil doivent être suffisamment détaillées pour permettre l'attestation des dépenses par les gestionnaires en vertu de l'article 34 de la LGFP , ainsi que la vérification des comptes par le personnel des Finances aux termes de l'article 33 de la LGFP .

2.3 Frais de voyage (formation, voyages dans des régions éloignées, voyages de fin de semaine), article 32 de la LGFP. - Ces dépenses sont autorisées à l'avance de façon à ce qu'on puisse veiller à ce qu'elles soient conformes aux dispositions des politiques du SCT et du SCC.

2.4 Admissibilité des dépenses - Les dépenses engagées pour les voyages sont conformes à la Directive sur les voyages, et représentent une bonne valeur pour l'État.

2.5 Publication obligatoire des frais de voyage et d'accueil de cadres supérieurs désignés (divulgation proactive) - Tous les frais de voyage et d'accueil de cadres supérieurs désignés, y compris les sous-ministres et les hauts fonctionnaires, doivent être affichés sur le site Internet du SCC.

2.6 Utilisation des fournisseurs de services de voyage du gouvernement - Tous les arrangements de voyage devraient être pris en collaboration avec les services de voyages du gouvernement.

2.7 Contrôle des avances de voyage - Des contrôles efficaces sont en place à l'égard de la remise, de la surveillance et le remboursement des avances de voyage.

2.8 Comptes de voyage ministériels (CVM) & Cartes de voyage - Les cartes de voyage servent uniquement aux fins autorisées, conformément aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère. Les CVM sont utilisées pour les réservations de billets d'avion et de train conformément à l'entente.

Objectif 3 : Déterminer des possibilités d'amélioration et d'économie, s'il y a lieu.

 3.1 Planification des voyages - Les voyages sont organisés de façon économique et appropriée en vue de favoriser l'exercice des activités gouvernementales.

3.2 Arrangements de voyage opportuns - Les arrangements de voyage relatifs à l'achat des billets d'avion sont pris en temps opportun afin de tirer parti des rabais éventuels.


Annexe B

Plan d'action de la direction

Recommandation BPR Plan d'action Date d'achèvement

Recommandation no 1 - La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait fournir des lignes directrices additionnelles aux gestionnaires de budget sur les politiques des voyages et de l'accueil dans les domaines tels que :

  • dépenses d'accueil admissibles;
  • autorisation préalable des dépenses de voyage et d'accueil;
  • admissibilité pour le kilométrage et autres indemnités de voyage.

 

Contrôleur du SCC

Le Secrétariat du Conseil du Trésor procède actuellement à la révision de la politique sur l'accueil. La Direction générale du contrôleur fournit des conseils d'orientation stratégique aux cadres supérieurs avant la tenue d'activités comportant des frais d'accueil supérieurs à 1 500 $, puis vérifie 100% des demandes de remboursement. La Direction générale préparera des nouveaux dossiers de présentation sur les politiques en vigueur relatives aux voyages et à l'accueil à l'intention des membres du Comité de direction et du Comité national des finances ainsi que des gestionnaires du SCC.

La Direction générale du contrôleur préparera également une liste de vérification à jour relative aux voyages et à l'accueil afin d'aider les gestionnaires et les agents financiers à améliorer l'organisation des voyages et des activités d'accueil.

Le 31 mars 2007

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le 31 mars 2007

Recommandation no 2 - La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait s'assurer que l'information, en ce qui a trait aux voyages et à l'accueil, est facilement accessible aux voyageurs et aux gestionnaires de budget à tous les niveaux de l'organisation.

Contrôleur du SCC

La Direction générale du contrôleur a récemment accompli beaucoup de travail pour faciliter l'accès à l'information relative aux voyages et à l'accueil pour les gestionnaires et le personnel du SCC. En ce qui a trait aux voyages, la Direction générale a réuni toute l'information concernant les voyages, cette information a été versée dans une nouvelle section spéciale du site Infonet et un communiqué à cet effet a été diffusé à tous les membres du personnel.

La Direction générale du contrôleur élaborera une stratégie de communication pour indiquer aux membres du personnel et aux gestionnaires que l'information relative aux voyages et à l'accueil est affichée sur le site et pour les informer de l'endroit où se trouve cette information. La stratégie devrait comprendre la diffusion d'un communiqué général à tous les membres du personnel.

Terminé

 

 

 

 

 

 

 

 

Le 31 mars 2007

Recommandation no 3 - La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait accroître la capacité du SCC de surveiller et de rendre compte des activités et transactions de voyage et d'accueil, plus particulièrement :

  • implémentation d'une approche de gestion des risques avec une application consistante à travers le SCC;
  • identification des possibilités d'amélioration et d'économie potentielle;
  • partage des leçons apprises avec les gestionnaires et voyageurs afin d'augmenter la consistance et la conformité.

 

Contrôleur du SCC

Le 8 novembre 2006, la Direction générale du contrôleur a transmis une note de service aux gestionnaires et aux membres du groupe exclu sur l'obligation d'utiliser la carte de voyage et sur les services fournis dans le cadre de l'Initiative des services de voyage partagés (ISVP). L'ISVP, qui est actuellement mise en œuvre par le SCC, améliorera l'expérience de voyage des membres du personnel en leur fournissant de meilleurs outils pour effectuer leurs préparatifs de voyage, faciliter l'organisation des voyages et réduire les coûts des voyages gouvernementaux. L'ISVP permettra également au SCC de produire de nombreux rapports sur les voyages, ce qui lui permettra d'économiser davantage. Finalement, grâce à l'ISVP, il sera plus facile pour le SCC de déterminer les secteurs qui doivent être améliorés en ce qui a trait aux voyages et de transmettre l'information à tous les membres du personnel.

Nous présenterons des rapports semestriels sur les voyages et l'accueil au Comité national des finances.

  • Le premier rapport sur l'accueil est déjà complété.
  • Le premier rapport sur les voyages sera bientôt complété.

Le SCC élaborera une approche de gestion des risques en fonction du type et du montant de la demande pour vérifier les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil (p. ex. toutes les demandes de remboursement de frais d'accueil supérieurs à 1 500 $ ou les demandes de plus de 5 000 $ seront vérifiées à 100 %).

En cours

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Terminé

Le 28 février 2007

 


Le 31 juillet 2007

 


1) Tous les tarifs sont applicables pour les voyages au Canada seulement et valides pour l'année 2006.