Guide d'information pour les entrepreneurs

Introduction

Pour tous les entrepreneurs qui travaillent au Service correctionnel du Canada

1.0 TABLE DES MATIÈRES

2.0 INTRODUCTION

Le Guide d'information pour les entrepreneurs et ses composantes ont été élaborés par la Direction de l'apprentissage et du perfectionnement de l'administration centrale, en collaboration avec les Services des contrats et de la gestion du matériel. Le Guide d'information a été conçu pour fournir aux entrepreneurs l'information qui les aidera à s'acquitter de leurs obligations contractuelles auprès du SCC.

Le Guide d'information pour les entrepreneurs est composé du présent document, Introduction, de trois (3) modules et du document Questions fréquemment posées (questions et réponses).

Les modules sont conçus pour les divers types d'entrepreneurs, selon qu'ils travaillent dans la collectivité, dans un établissement, ou à l'administration centrale ou dans une administration régionale. Le module 1 fournit des renseignements généraux sur le SCC et s'adresse à tous les entrepreneurs, quel que soit l'endroit où ils travaillent. Le module 2 comporte des renseignements propres au travail dans la collectivité et s'adresse à tous les entrepreneurs qui travaillent dans la collectivité, y compris dans les centres correctionnels communautaires (CCC). Le module 3, pour sa part, contient des renseignements propres au travail dans un établissement du SCC et ne s'adresse donc qu'aux entrepreneurs appelés à travailler dans un établissement du SCC.

Le responsable du projet ou le gestionnaire du programme a la responsabilité d'indiquer aux entrepreneurs le ou les modules qui s'adressent à eux.

Soulignons que le Guide d'information pour les entrepreneurs a été conçu pour l'auto-apprentissage et ne peut être utilisé dans le cadre d'autres formes d'apprentissage.

Les sections qui suivent contiennent de l'information sur les contrats et les responsabilités connexes, les relations employeur-employé, la fonction du Guide d'information pour les entrepreneurs, les destinataires de chaque module et la façon d'utiliser les modules.

3.0 DÉFINITION D'UN CONTRAT ET RESPONSABILITÉS CONNEXES DU SCC

Un « contrat » se définit comme une entente conclue par deux parties ou plus ayant force obligatoire et dans le cadre de laquelle elles ont l'obligation légale de fournir des biens, d’effectuer des travaux ou d'offrir des services.

L'entrepreneur a la responsabilité de superviser ses propres employés, de les embaucher ou de les congédier, de leur fournir les outils et le matériel requis pour effectuer leur travail, de les rémunérer en conséquence, et de prendre des mesures disciplinaires, au besoin.

Les rôles et les responsabilités de l'entrepreneur envers ses employés et ses sous-traitants ne font pas partie des rôles et des pouvoirs du SCC. Le représentant du SCC a comme pouvoir et comme mandat de vérifier si le travail a été fait conformément à l'entente contractuelle, mais il ne peut donner des directives à l'entrepreneur concernant la façon dont le travail doit être effectué.

Il faut distinguer le fait de donner des ordres et des directives du fait de contrôler la qualité du travail effectué, comme doit le faire le représentant du SCC. Le représentant du SCC qui vérifie la qualité du travail imparti n'assume pas les responsabilités de l'entrepreneur; il ne fait que s'assurer que celui-ci s’acquitte du contrat adéquatement.

En conséquence, en ce qui concerne l'obligation, pour l'entrepreneur et ses employés, de lire le Guide, le SCC a comme seule responsabilité de recueillir les formulaires de consentement auprès de l'entrepreneur, formulaire qui confirme que l’entrepreneur et les employés touchés ont lu le ou les modules qui les concernent. L'entrepreneur a la responsabilité de s'assurer que ses employés et ses sous-traitants ont reçu les modules et les ont lus.

4.0 RELATIONS EMPLOYEUR-EMPLOYÉ

Conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, l'autorité contractante doit s'assurer que le marché de services passé avec des particuliers n'entraînera pas de relations employeur-employé, selon les critères établis par l'Agence des douanes et du revenu Canada et par les jugements des tribunaux en la matière.

Les entrepreneurs ne sont pas des employés de la fonction publique, et sont donc régis par d'autres politiques et procédures, particulièrement en ce qui concerne la formation. Selon ces politiques et procédures, le SCC ne peut offrir aux entrepreneurs une formation autre que celle qui concerne le milieu correctionnel, et seulement quand il n'est pas raisonnable de croire que l'entrepreneur pourrait obtenir une formation équivalente auprès d'une source communautaire.

Lorsqu'un contrat est adjugé, on s'attend à ce que le soumissionnaire retenu possède les compétences, les connaissances et les qualifications requises pour effectuer les travaux précisés dans le contrat. Une relation employeur-employé existe quand le SCC offre à l'entrepreneur une formation pour lui permettre d'acquérir les connaissances, les compétences et les qualifications mentionnées dans le contrat.

Le fait d'offrir à un entrepreneur une formation qui n'est pas propre au SCC peut donner lieu à une « relation employeur-employé », ce qui constitue une situation délicate.

Les modules ont donc été conçus pour aider le SCC à éviter qu'une telle relation soit établie avec l'entrepreneur ou avec ses employés ou ses sous-traitants. On s'attend, par exemple, à ce que l'agent de programmes correctionnels (APC) qui a comme mandat d'animer un programme du SCC auprès de délinquants possède déjà, avant la publication du contrat, les compétences requises en animation pour s'occuper du programme. Si le SCC devait offrir de la formation à un entrepreneur qui ne possède pas les compétences de base requises en animation de programme, cette situation créerait une relation employeur-employé. Cependant, le fait d'offrir à l'APC une formation sur la façon d'offrir un programme correctionnel en particulier à l'aide des compétences qu'il possède déjà serait acceptable puisque cela n'entraînerait pas de relation employeur-employé.

La ligne qui sépare les deux exemples de formation mentionnés ci-dessus est extrêmement mince. En conséquence, il faut toujours vérifier s'il y a présence d'une relation employeur-employé pour déterminer s'il y a violation des politiques et des procédures qui régissent le contrat et l'entrepreneur.

Les modules du Guide ont donc été élaborés pour empêcher l'apparition d'une relation employeur-employé ou d'un semblant de relation employeur-employé, et le fait de s'écarter de cette approche pourrait entraîner involontairement la création d'une telle relation.

5.0 GUIDE D'INFORMATION POUR LES ENTREPRENEURS

Le programme d'information du SCC pour les entrepreneurs se compose des documents suivants :

  • une série de trois (3) modules intitulée Guide d'information pour les entrepreneurs :
    • Module 1 : Pour tous les entrepreneurs qui travaillent au SCC
    • Module 2 : Pour les entrepreneurs qui travaillent dans la collectivité
    • Module 3 : Pour les entrepreneurs qui travaillent en milieu carcéral
  • le présent document, intitulé Introduction;
  • un document intitulé Questions fréquemment posées;

Les modules sont créés de façon à fournir de l'information aux divers types d'entrepreneurs1. Chaque module est structuré différemment selon le milieu de travail particulier de l'entrepreneur.

On trouve, dans les modules, divers renseignements qui peuvent être utiles pour un entrepreneur qui ne connaît pas le milieu du SCC. On y aborde, entre autres, l'accès aux biens du SCC, comme le téléphone, les ordinateurs ou l'Infonet, la protection des renseignements personnels, et les questions de procédures et de sécurité, sur lesquelles on met l'accent.

L'information fournie dans ces modules provient entre autres de diverses trousses d'orientation et de formation destinées aux employés et bénévoles du SCC. Elle a aussi été recueillie dans le cadre d'entrevues avec d'anciens entrepreneurs pour le SCC, ou d'entrepreneurs qui travaillent actuellement pour le Service.

Les modules font partie d'un auto-apprentissage et doivent être lus par l'entrepreneur après l'adjudication du contrat, mais avant le début des travaux. Le responsable du projet ou le gestionnaire du programme peut toutefois, à sa discrétion, offrir une prolongation à l'entrepreneur, s'il estime que c'est justifié.

Soulignons aussi que les modules du Guide d'information pour les entrepreneurs s'adressent particulièrement aux nouveaux entrepreneurs responsables d'un nouveau contrat ou ayant embauché un nouvel employé qui s'occupera du contrat. Les entrepreneurs qui travaillent déjà pour le SCC n'ont pas à lire les modules, à moins que le responsable du projet ou le gestionnaire du programme ne l'estime raisonnable, auquel cas l'entrepreneur devra lire les modules qui s'appliquent en fonction des tâches qu’il doit accomplir dans le cadre du contrat et de l’endroit où il les accomplira.

6.0 DESCRIPTION DES MODULES DE FORMATION

Voici une brève description de ce que l'on trouve dans chaque module du Guide d'information pour les entrepreneurs :

6.1 Module 1

Le module 1 s'adresse à tous les entrepreneurs qui effectuent des travaux dans le cadre d'un contrat avec le SCC.

Il a été conçu dans le but de fournir aux entrepreneurs des renseignements généraux, ainsi qu'une brève description du Service correctionnel du Canada et de sa mission. Il fournit aussi de l'information sur les procédures d'entrée et de sortie, sur les renseignements protégés, et sur l'accès aux biens du SCC, comme les téléphones et les ordinateurs. Ce module s'adresse à tous les entrepreneurs, y compris ceux qui travaillent dans un collège du personnel, à l'administration centrale, ou dans une administration régionale.

6.2 Module 2

Le module 2 s'adresse aux entrepreneurs qui travaillent en milieu non carcéral.

Parmi les entrepreneurs qui doivent lire le module 2, mentionnons ceux qui travaillent dans un milieu non carcéral, dans un bureau de libération conditionnelle, dans les industries CORCAN dans la collectivité, dans un centre résidentiel communautaire (CRC), et dans tout autre endroit dans la collectivité. Les entrepreneurs qui travaillent dans les centres correctionnels communautaires (CCC) doivent aussi lire le module 2, puisque ces centres sont situés dans la collectivité.

Le module a été conçu de façon à fournir à l'entrepreneur des renseignements généraux sur le milieu non carcéral, sur les délinquants, sur la sécurité et la sûreté personnelles, sur la culture carcérale, sur le profil des délinquants, sur les interactions avec les délinquants et le personnel, et sur les questions de santé. Il donne aussi un aperçu des principales situations de gestion de crise et de conflit (comme les prises d'otages), et des mesures qu'une personne peut prendre si elle se trouve dans ce type de situation.

6.3 Module 3

Le module 3 s'adresse aux entrepreneurs qui travaillent en milieu carcéral.

Le module a été conçu de façon à fournir à l'entrepreneur des renseignements généraux sur le milieu carcéral, y compris plus de détails sur le travail auprès des délinquants, des renseignements sur la sécurité et la sûreté personnelles, des renseignements généraux sur la culture carcérale et le profil de la population de délinquants, des renseignements sur les interactions avec les délinquants et le personnel, et sur les questions de santé. Il donne aussi un aperçu des principales situations de gestion de conflit et de crise (comme les prises d'otages), ainsi que des mesures qu'une personne peut prendre si elle se trouve dans une telle situation.

* Soulignons que les modules 2 et 3 contiennent à peu près les mêmes renseignements, mais le module 2 met davantage l'accent sur le travail dans la collectivité et ne fait qu'un survol du milieu carcéral. Le module 3, pour sa part, met l'accent sur le travail en milieu carcéral, et comporte donc plus de détails sur la vie dans les établissements.

7.0 COMMENT UTILISER LES MODULES DE FORMATION

Quand un nouveau contrat est adjugé, l'une des exigences précisera que le soumissionnaire retenu devra lire les modules du SCC qui s'appliquent au milieu dans lequel il travaillera.

Une fois le contrat adjugé, le responsable du projet ou le gestionnaire du programme déterminera les modules que l'entrepreneur devra lire, en fonction du milieu dans lequel il travaillera. Il s'appuiera donc sur la nature du contrat, plutôt que sur sa valeur financière, pour déterminer les modules pertinents pour un entrepreneur.

Le tableau suivant permet de déterminer quels modules un entrepreneur doit lire.

  TOUS LES
ENTREPRENEURS		 ENTREPRENEURS
QUI TRAVAILLENT
DANS LA
COLLECTIVITÉ 		ENTREPRENEURS
QUI TRAVAILLENT
DANS UN
ÉTABLISSEMENT
Module 1






Module 2 S.O.


S.O.
Module 3 S.O. S.O.


Le responsable du projet ou le gestionnaire du programme du SCC responsable du contrat doit envoyer à l'entrepreneur une (1) copie de chaque module applicable, ainsi qu'une copie du formulaire que l'entrepreneur et ses employés doivent signer pour confirmer qu'ils ont lu les modules.

La personne responsable du contrat informera l'entrepreneur des modules que ses employés doivent lire. L'entrepreneur et ses employés doivent signer chacun un formulaire une fois qu'ils ont terminé de lire les modules.

Une fois que les modules seront disponibles sur le site externe du SCC, le plus rapidement possible après l'adjudication du contrat, au plus tard deux (2) semaines avant le début des travaux prévus dans le contrat, la personne responsable du contrat dira à l'entrepreneur où trouver les modules.

L'entrepreneur doit fournir à ses employés une copie des modules et obtenir leur formulaire signé avant le début des travaux prévus dans le contrat.

Une fois que l'entrepreneur, ses employés et ses sous-traitants ont terminé de lire les modules, l'entrepreneur envoie les formulaires signés au responsable du projet ou au gestionnaire du programme du SCC. Ce dernier s'occupera du suivi et de la compilation de ces formulaires.

8.0 RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Un document intitulé Questions fréquemment posées a été élaboré à partir des questions transmises par les régions. Ce document peut être consulté à l'adresse suivante :http://infonet/learn-dev/learning/sdl/sdl_f.shtml

Si vous avez des questions qui ne figurent pas dans le document Questions fréquemment posées ni dans la présente introduction, adressez-vous au responsable du projet ou au gestionnaire du programme responsable de votre contrat.

1 Pour simplifier, le terme « entrepreneur » renvoie, dans le présent document, à l'entrepreneur visé par le contrat, à ses employés et à ses sous-traitants.