Guide d'information pour les entrepreneurs

Questions fréquemment posées et réponses

De quoi parle-t-on quand on parle des modules?

Les modules sont les cinq documents qui forment le Guide d'information pour les entrepreneurs. On compte trois modules informatifs : Le module 1, qui contient des renseignements généraux sur le SCC, et qui s'adresse à tous les entrepreneurs; le module 2, qui contient des renseignements s'adressant en particulier aux entrepreneurs qui travaillent dans la collectivité; le module 3, qui contient des renseignements s'adressant particulièrement aux entrepreneurs qui travaillent en établissement. À ceux-ci s'ajoutent un document d'introduction, qui décrit comment utiliser les modules, ainsi que le présent document de questions et de réponses.

Qui détermine quels sont les modules qui s'appliquent à un entrepreneur?

Le responsable du projet ou gestionnaire du programme déterminera les modules qui s'appliquent à un entrepreneur ou à un contrat, selon la taille du contrat, et selon que l'entrepreneur travaillera dans un établissement ou dans la collectivité. Le tableau suivant permet de déterminer les modules qui s'appliquent à chaque contrat.

	TOUS LES ENTREPRENEURS	ENTREPRENEURS QUI TRAVAILLENT DANS LA COLLECTIVITÉ	ENTREPRENEURS QUI TRAVAILLENT DANS UN ÉTABLISSEMENT
Module 1
Module 2	S.O.		S.O.
Module 3	S.O.	S.O.

Les entrepreneurs qui travailleront à l'AC ou dans une administration régionale et qui n'interagiront pas avec des délinquants peuvent lire uniquement le module 1, à moins que le responsable du projet ou gestionnaire du programme détermine qu'il serait préférable qu'ils lisent aussi un autre module.

Dans quelles circonstances est-ce qu’un module NE s'applique PAS?

Les modules 1, 2 et 3 ne s'appliquent pas aux entrepreneurs dont le contrat a une durée de moins de deux (2) semaines.
Voici quelques exemples d'entrepreneurs auxquels aucun module ne s'applique :

un entrepreneur chargé d'exterminer la vermine, comme un exterminateur;
un plombier ou un électricien qui effectue des travaux d'urgence;
une personne chargée de ramasser ou de livrer du courrier, des colis ou des boîtes, comme un messager;
une personne chargée de mettre en service ou de réparer un système téléphonique, comme un technicien de Bell Canada.

Le responsable du projet ou gestionnaire du programme peut toutefois, à sa discrétion, demander à un entrepreneur de lire un module s'il croit que cela pourrait lui être profitable, même si le contrat ne l’exigerait pas en temps normal.

Les modules s'adressent-ils aux entrepreneurs qui travaillent à l'administration centrale ou dans les administrations régionales?

Oui, mais seul le module 1 s'adresse à ces entrepreneurs, puisque ceux-ci n'interagissent habituellement pas avec des délinquants, comme ce pourrait être le cas dans les établissements ou dans la collectivité. Cependant, si le responsable du projet ou gestionnaire du programme devait déterminer qu'il serait avantageux que l'entrepreneur lise le module 2 ou le module 3, il pourrait en faire une exigence du contrat.

Ou puis-je trouver les modules?

Les modules sont affichés sur le site Web national, dans la section sur l'auto-apprentissage de la Division de l'apprentissage et du perfectionnement. On peut les obtenir à l'adresse suivante : http://infonet/learn-dev/learning/sdl/sdl_f.shtml

Où puis-je trouver la liste de vérification que l'entrepreneur et ses employés doivent signer?

La liste de vérification que l'entrepreneur et ses employés doivent signer après avoir lu les modules applicables se trouve sur le même site Web que les modules. Voir le lien ci-dessus.

Les modules sont-ils accessibles à partir d'Internet (à l'externe)?

Non, les modules ne sont pas encore accessibles à partir de notre Infonet externe. Cependant, le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit fournir aux entrepreneurs une (1) copie papier des modules applicables et de la liste de vérification requise. Si les modules devaient être un jour accessibles sur Internet, les entrepreneurs y auraient accès en tout temps, en plus de la copie papier fournie par le responsable du projet ou gestionnaire du programme.

Si un entrepreneur s'est vu adjuger plus d'un contrat par le SCC, devra-t-il fournir plus d'une fois la liste de vérification confirmant que lui et ses employés ont lu les modules applicables?

Non, l'entrepreneur ne doit lire les modules qu’une seule fois. Cependant, il devra les lire de nouveau et fournir encore une fois la liste de vérification si les modules applicables devaient être mis à jour ou modifiés.

Soulignons que l'entrepreneur doit s'assurer que tous les employés qui travailleront dans le cadre d'un contrat ont lu les modules et signé la liste de vérification.

Y a-t-il un coût associé aux modules?

Certaines personnes ont soulevé des questions à propos du temps requis, pour l'entrepreneur, ses employés et ses sous-traitants, pour lire les modules. On s'attend à ce que l'entrepreneur tienne compte de cet aspect au moment de présenter sa soumission, et qu'il établisse sa soumission en conséquence. Le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit informer les entrepreneurs soumissionnaires du temps estimatif requis pour lire les modules applicables. Une fois le contrat adjugé, le responsable du projet ou gestionnaire du programme assume le coût de la copie des modules applicables qui est remise à l'entrepreneur. L'entrepreneur a la responsabilité d'en faire des copies, au besoin, pour ses employés et ses sous-traitants.

Qui doit informer l'entrepreneur de l'exigence de lire les modules afin qu'il en tienne compte pour établir sa soumission?

Le responsable du projet ou gestionnaire du programme s'occupe d'abord de faire un appel d'offres ou de négocier un contrat avec un entrepreneur. Il doit mentionner l'obligation de lire les modules dès les premières négociations avec l'entrepreneur, ou inclure cette information dans l'appel d'offres.

Quels sont les modules que les entrepreneurs qui travaillent dans un CCC doivent lire?

Les CCC sont considérés comme des établissements, mais, comme ils sont situés dans la collectivité, les entrepreneurs qui y travaillent doivent lire les modules 1 et 2. Cependant, si le responsable du projet ou gestionnaire du programme estime qu'il serait préférable qu'ils lisent aussi le module 3, il peut ajouter cette exigence.

Les entrepreneurs sont-ils tous tenus de lire les modules ou seulement les nouveaux entrepreneurs?

Les modules s'adressent uniquement aux nouveaux entrepreneurs ou aux nouveaux employés d'un entrepreneur qui possèdent déjà un contrat avec le SCC. Cependant, si le responsable du projet ou gestionnaire du programme estime qu'il serait profitable qu'un entrepreneur actuel, ses employés ou ses sous-traitants lisent l'un ou l'autre des modules, il doit en remettre une (1) copie à l'entrepreneur, qui les distribuera à ses employés et à ses sous-traitants, ainsi que la liste de vérification qui devra être signée par les personnes désignées par l'entrepreneur comme prenant part au contrat

Dans le cas d'un entrepreneur qui a déjà un contrat avec le SCC, mais qui embauche un nouvel employé, ce dernier doit-il lire les modules pertinents?

Oui; comme on l'a précisé dans la réponse précédente, le nouvel employé contractuel doit lire les modules recommandés par le responsable du projet ou gestionnaire du programme, même si le contrat est en vigueur depuis déjà un certain temps.

Qui est responsable de prendre note des modules qui ont été lus et des entrepreneurs qui ont retourné la liste de vérification indiquant qu'ils avaient lu les modules applicables?

Le responsable du projet ou gestionnaire du programme, ou son représentant, doit consigner de façon précise l'information concernant les modules envoyés à l'entrepreneur et la date à laquelle la liste de vérification dûment signée par l'entrepreneur a été renvoyée au responsable du projet ou gestionnaire du programme. Si l'entrepreneur n'a pas encore envoyé les listes dûment remplies, le responsable du projet ou gestionnaire du programme, ou son représentant, a la responsabilité de s'assurer que l'entrepreneur remédiera à la situation. Le fait qu'un entrepreneur ne respecte pas cette exigence peut être considéré comme une violation du contrat et entraîner sa résiliation.

Qui vérifie quels modules ont été envoyés à l'entrepreneur et à quel moment les listes de vérification dûment signées ont été renvoyées et versées au dossier approprié?

Le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit vérifier si les modules ont été envoyés à l'entrepreneur et si les listes de vérification dûment signées ont été renvoyées avant la date de début du contrat.

Qui est responsable de la mise à jour des modules?

Les Services de contrats et de gestion du matériel sont responsables d'apporter les modifications requises aux modules.

Les modules et la liste de vérification doivent-ils être envoyés avec le contrat avant le début des travaux?

Oui; le responsable du projet ou gestionnaire du programme peut envoyer une copie des modules applicables et de la liste de vérification en même temps que le contrat, si le temps le permet.

Si le contrat a déjà été envoyé à l'entrepreneur, le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit transmettre les modules applicables et une copie de la liste de vérification dès que le contrat a été octroyé, puisque les modules doivent être lus et la liste de vérification, signée avant le début des travaux impartis.

L'entrepreneur reçoit-il une seule trousse d'information, ou reçoit-il une trousse pour lui et pour chacun de ses employés?

Le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit envoyer à l'entrepreneur une (1) seule trousse d'information, contenant une (1) copie de chaque module applicable, de l'Introduction et du présent document de Questions et réponses et une (1) copie de la liste de vérification. Comme on l'a déjà mentionné, le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit informer l'entrepreneur de l'exigence de lire les modules avant le début des travaux ou dès qu'il le juge raisonnable.

L'entrepreneur a la responsabilité de fournir à ses employés une copie des modules et de la liste de vérification, et de s'assurer que la liste de vérification requise est signée par chacun des employés concernés puis transmise au responsable du projet ou gestionnaire du programme.

Quand les modules seront accessibles sur Internet, le responsable du projet ou gestionnaire du programme précisera à l'entrepreneur à quel endroit trouver les modules et l'informera de son obligation d'imprimer des copies des modules requis et de la liste de vérification pour chaque employé concerné. Le SCC n'est pas responsable du coût d'impression des copies des modules et de la liste, mise à part la copie que le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit fournir à l'entrepreneur.

Dans quel délai la liste de vérification dûment signée doit-elle être retournée?

On s'attend à ce que le responsable du projet ou gestionnaire du programme reçoive la liste de vérification au plus tard deux (2) semaines avant le début des travaux.

Que se passe-t-il quand les listes de vérification n'ont pas encore été reçues et que le travail doit commencer ou a déjà commencé? Qu'en est-il des contrats à court terme qui durent moins de deux semaines?

Si le responsable du projet ou gestionnaire du programme n'a pas reçu les listes au moment où l'entrepreneur, ses employés ou ses sous-traitants se présentent sur les lieux de travail, il leur demandera de signer la liste de vérification à leur arrivée afin de confirmer qu’ils ont lu les modules requis.

Cependant, si le délai entre l'adjudication du contrat et le début des travaux est trop court pour que l'entrepreneur ait le temps de lire les documents pertinents, le responsable du projet ou gestionnaire du programme remettra la liste à l'entrepreneur et lui accordera un délai qu'il jugera raisonnable pour lire les modules.

Dans le cas des entrepreneurs qui ont conclu un contrat à court terme de moins de deux semaines, le responsable du projet ou gestionnaire du programme doit déterminer si des modules s'appliquent et, le cas échéant, les entrepreneurs doivent lire les documents pertinents et signer la liste de vérification.

L'entrepreneur peut-il signer la liste de vérification au nom de ses employés ou doit-on s'attendre à ce que chaque employé touché par le contrat signe la liste?

NON. L'entrepreneur et ses employés doivent tous signer la liste de vérification de façon à ce qu'on puisse savoir avec certitude que chaque employé reconnaît avoir lu les modules pertinents. L'entrepreneur a toutefois la responsabilité de s'assurer que tous ses employés et ses sous-traitants ont lu les modules applicables recommandés par le responsable du projet ou gestionnaire du programme et signé la liste de vérification.

A-t-on besoin d'une liste de vérification signée pour chaque employé?

Oui. L'entrepreneur et ses employés doivent tous signer leur propre liste de vérification. On s'assure ainsi, à des fins de vérification et d'information, que chaque entrepreneur et chaque employé a reconnu avoir lu les modules appropriés. L'entrepreneur a la responsabilité de s'assurer que tous les employés et les sous-traitants concernés ont signé une liste et de transmettre celles-ci au responsable du projet ou gestionnaire du programme.

Dans le cas des contrats régionaux, qui est responsable d'envoyer les modules et la liste de vérification aux entrepreneurs?

Tous les entrepreneurs qui concluent un contrat régional (comme les commissionnaires, les médecins, les dentistes, les aumôniers et les Aînés et chefs spirituels autochtones) doivent lire les modules qui s'appliquent à leur situation. Le responsable du projet ou gestionnaire du programme est responsable d'envoyer une copie de chaque module pertinent et de la liste de vérification. Une fois que l'entrepreneur a lu les modules pertinents, il doit signer la liste de vérification et le renvoyer au responsable du projet ou gestionnaire du programme dans la région afin qu'il le verse au dossier.

Il faut environ 5 heures pour lire tous les modules. Dans quelle mesure le SCC doit-il s'assurer que l'entrepreneur a véritablement pris connaissance des documents? Doit-on se contenter d'imprimer les modules et de les remettre à l'entrepreneur?

Une fois qu’il a envoyé les modules à l’entrepreneur et reçu les listes de vérifications signées, le SCC s’est acquitté de ses obligations.

Comme on l’a déjà mentionné, le responsable du projet ou gestionnaire du programme a la responsabilité de fournir à l’entrepreneur une copie des modules applicables ou pertinents et une copie de la liste de vérification à signer. Quand les modules seront accessibles sur Internet, le SCC précisera à l'entrepreneur à quel endroit trouver les modules et l'informera de son obligation de lire les modules requis et d’imprimer la liste de vérification afin de la faire signer.

Une fois qu’il a reçu les listes signées par l’entrepreneur et ses employés confirmant qu’ils ont lu les modules, le SCC suppose de bonne foi que l’entrepreneur s’est acquitté de cette tâche. Il n’a pas à effectuer de vérification plus poussée.

Qui peut présenter ou expliquer aux entrepreneurs l'information qui figure dans le Guide d'information pour les entrepreneurs?

Les modules ont été conçus pour s'inscrire dans un auto-apprentissage et pour être lus de façon autonome par l'entrepreneur, ses employés et ses sous-traitants. Les procédures ont maintenant changé : le SCC n'a plus l'obligation d'offrir des séances de formation aux entrepreneurs, que ce soit à l'interne ou à l'externe.

Certaines régions ont toutefois mentionné qu'elles offraient aux nouveaux Aînés et conseillers spirituels un atelier sur des questions spécialisées qui ne sont pas abordées dans les modules. Dans ces cas, les personnes doivent tout de même lire les modules.

Les modules sont conçus pour fournir de l'information sur le SCC et sur les interactions avec les délinquants. Cependant, si des régions croient, après avoir examiné les modules, qu'elles devraient offrir une séance de formation plus approfondie sur les milieux correctionnels, elles peuvent le faire à leurs frais.

Dans ces cas, le responsable du projet ou gestionnaire du programme ou son représentant peut organiser une séance d'orientation en personne dans la région en question.

Il faut toutefois faire preuve de discernement. On s'attend à ce qu'un entrepreneur possède déjà les compétences, les connaissances et les qualifications requises pour s'acquitter des exigences prévues dans le contrat. Les régions doivent donc savoir que, si elles décident d'offrir à des entrepreneurs de la formation afin de leur transmettre des compétences et des connaissances, elles risquent de créer sans le vouloir une relation employeur-employé avec l'entrepreneur.

Un entrepreneur n'est pas un employé du Service, et n'a donc pas droit à des séances de formation du SCC, sauf si le Service peut prouver clairement que la formation offerte concerne particulièrement le milieu correctionnel, et qu'il ne serait pas raisonnable de conclure que l'entrepreneur aurait pu acquérir les mêmes connaissances auprès d'une source communautaire. Le fait de fournir à un entrepreneur de la formation ne répondant pas aux critères énoncés ci-dessus pourrait entraîner la création d'une relation employeur-employé, ce qui va à l'encontre de la politique du Conseil du Trésor.

Les modules remplacent-ils la séance d'orientation fournie en personne à l'entrepreneur par un représentant du SCC au moment où l'entrepreneur arrive pour la première fois sur les lieux de travail?

NON. Les modules ont été conçus pour fournir à l'entrepreneur des renseignements généraux sur le SCC ainsi que l'information dont il aura besoin pour travailler dans la collectivité ou dans un établissement. La séance d'orientation fournie à l'entrepreneur en personne porte plutôt sur des renseignements particuliers sur le milieu précis où travaillera l'entrepreneur et sur les attentes du SCC pour la durée du contrat.

Qui organise la séance d'orientation en personne offerte par un représentant du SCC? Qui assiste à ces séances?

L'orientation en personne est offerte par un représentant du SCC dans chaque établissement ou milieu communautaire et vise à aider l'entrepreneur et ses employés à mieux connaître l'établissement. Le représentant du SCC peut être le responsable du projet ou gestionnaire du programme, ou tout autre membre du SCC choisi pour s'acquitter de cette tâche.

De quoi discute-t-on pendant la séance d'orientation en personne?

Quand l'entrepreneur se présente pour la première fois au SCC, un représentant du SCC ou un commissionnaire vient le rencontrer à la grille d'entrée ou à la réception. Le représentant du SCC discute ensuite avec l'entrepreneur de toutes les activités qu'il devra accomplir dans le cadre du contrat et des attentes du SCC pour la durée du contrat.

Le représentant du SCC déterminera le contenu de la séance d'orientation en fonction des exigences du contrat. Comme l'entrepreneur aura déjà lu le ou les module(s) qui s'appliquent, le représentant du SCC abordera, dans le cadre de la séance d'orientation, seulement l'information qui se trouve dans les modules et apportera des précisions en répondant aux questions de l'entrepreneur.

Il ne faut pas confondre les modules et la séance d'orientation en personne. Il s'agit de deux choses distinctes. Le représentant du SCC ne doit pas utiliser ni adapter les modules pour la séance d'orientation.