Directive du commissaire

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

1. Définir les attributions et les mèthodes de traitement normales à l'égard des marchés au sein du Service correctionnel du Canada.

2. Assurer:

1. l'établissement d'un processus d'examen des marchés au sein du Service correctionnel;
2. la répartition des responsabilitgs en vue de permettre une vérification du processus de passation des marchés;
3. l'observation du Règlement sur les marchès de l'État.

RESPONSABILITÉS

3. Des Comités d'examen des marchés doivent être établis au besoin, à chaque unité opérationnelle; ils seront responsables de toutes les activités liées à la passation des marchés à leur centre de responsabilité respectif.

COMITÉ D'EXAMEN DES MARCHÉS

4. Le président du Comité d'examen des marchés doit être nommé par le chef du centre de responsabilité.

5. Le chef du centre de responsabilité et(ou) le président du Comité d'examen des marchés doit nommer des membres permanents.

6. Les membres du Comité d'examen des marchés doivent se réunir aussi souvent que nécessaire pour étudier les demandes de marchés.

7. Avant toute négociation relative à un marché, le Comité d'examen des marchés doit:

1. approuver les demandes de marchés de services qui:
   1. dépassent 25 000 $ pour les marchés à fournisseur exclusif;
   2. dépassent 50 000 $ pour les marchés concurrentiels;
2. approuver les demandes pour les marchés de biens à fournisseur exclusif lorsque le prix unitaire de l'un des articles dépasse 10 000 $;
3. décider de la méthode d'acquisition: fournisseur exclusif ou soumission;
4. approuver toutes les demandes de marchés avec des fonctionnaires, après l'obtention du consentement écrit de l'administrateur général du ministère qui les embauche;
5. approuver toutes les demandes de marchés avec d'anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension;
6. tenir un registre de toutes les décisions du Comité.

COMITÉ D'APPEL EN MATIÈRE DE MARCHÉS

8. Le chef du centre de responsabilité doit présider le Comité d'appel en matière de marchés.

9. Les membres du Comitè d'appel en matière de marchés doivent se rèunir au besoin afin d'examiner les décisions du Comité d'examen portées en appel par les gestionnaires.

COMITÉ DE RÈGLEMENT DES MARCHÉS

10. Le Comitè d'examen des marchés doit, au besoin, agir comme Comité de règlement des marchés dans le but d'examiner et d'approuver les recommandations relatives aux règlements des conflits concernant les marchés.

GESTION DU MATÉRIEL

11. À moins que cette fonction soit formellement déléguée, la Gestion du matériel doit servir d'intermédiaire entre le gestionnaire du centre d'activité ou le responsable de projet et le fournisseur, pour garantir une certaine distance entre ces derniers.

12. La Gestion du matériel et tout membre du personnel chargé de la passation des marchés aux bureaux de libération conditionnelle doit aussi être responsable, conjointement avec le gestionnaire du centre d'activité ou le responsable de projet, de l'évaluation des soumissions.

13. La Gestion du matériel à l'Administration centrale doit veiller à ce que toute politique issue des organismes centraux soit communiquée aux opérations.

CHEFS DE SECTEUR ET SOUS-COMMISSAIRES RÉGIONAUX, DIRECTEURS D'ÉTABLISSEMENT ET DIRECTEURS DE DISTRICT

14. Les chefs de secteur à l'Administration centrale, les sous-commissaires régionaux, les directeurs d'établissement et les directeurs de district doivent, pour le moins, être responsables de l'approbation de toutes:

1. les demandes de personnel temporaire, y compris les modifications, de plus de 20 semaines;
2. les demandes de cartes d'acquisition et les recommandations appropriées quant aux transactions individuelles et aux limites mensuelles.

RESPONSABLE DE PROJET

15. Le responsable de projet doit, avec des représentants de la Gestion du matériel, veiller à ce que:

1. les exigences soient clairement définies;
2. les critéres de sélection soient précisés avant l'évaluation des offres des fournisseurs;
3. les offres des fournisseurs soient évaluées et que les résultats soient consignés.

PRÉSENTATIONS AU CONSEIL DU TRÉSOR

16. Toutes les demandes de présentation au Conseil du Trésor relatives aux marchés de services doivent être envoyées à la division de la Gestion du matériel et des services administratifs, à l'Administration centrale, pour y être traitées.

AVIS JURIDIQUE

17. Les employés des Services juridiques doivent donner leur avis sur des questions relatives aux marchés aussi souvent que nécessaire.

ANALYSE COÛTS-AVANTAGES

18. Le gestionnaire du centre d'activité ou le responsable du projet doit fournir une analyse coûts-avantages, au besoin, pour prouver que la passation d'un marché est le moyen le plus rentable d'obtenir les résultats voulus.

ÉVALUATION POSTÉRIEURE AU MARCHÉ

19. Pour dèterminer dans quelle mesure le travail a été exécuté avec efficacité, le responsable du projet doit évaluer les marchés de services. Cette évaluation doit être faite conformément aux exigences de la formule SCC 996 intitulée "Évaluation postérieure au marchè".

RAPPORT

20. Afin d'assurer la conformité lorsque des renseignements sont fournis pour satisfaire aux exigences de l'obligation de rendre compte du Service et de l'Organisme central, tous les emplacements doivent utiliser le Système d'administration des marchés (SAM) ou un système semblable qui répond aux exigences du Service.

Original signé par
Willie Gibbs, Le Commissaire intérimaire