Directive du commissaire

Date:
2012-12-01

Numéro :
701

Communication de renseignements

Publiée en vertu de l'autorité du commissaire du Service correctionnel du Canada

 

Objectif de la politique

1. Veiller à obtenir des renseignements et à les communiquer aux personnes et/ou groupes concernés conformément aux exigences prévues dans la loi et aux protocoles.

Instruments habilitants

2. Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), articles 2(1), 3, 3.1, 4, 23, 24, 25, 26, 27, 141, et 142

Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (RSCMLC), articles 5, 11, 12, 19, 25, 88, 94 et 166

Charte canadienne des droits et libertés, article 7

Loi sur la protection des renseignements personnels, sections 3, 6, 7 and 8(2)

Loi sur l'accès à l'information

Champ d'application

3. La présente directive du commissaire s'applique aux membres du personnel qui interviennent dans la communication de renseignements sur les délinquants.

Responsabilités and procédures

4. Le sous-commissaire régional conclura des protocoles relatifs à la divulgation de renseignements, selon les besoins.

5. Le sous-commissaire régional informera les Services juridiques et le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, avant de finaliser tout protocole.

6. Le directeur de l'établissement/du district :

  1. peut refuser de communiquer des renseignements aux délinquants en vertu du paragraphe 27(3) de la LSCMLC;
  2. veillera à ce qu'une personne désignée soit à la disposition des délinquants pour les aider à présenter des demandes officielles d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels conformément au document Accès à l'information et protection des renseignements personnels : Guide de procédures et de conformité;
  3. veillera à ce que les délinquants qui en ont besoin reçoivent de l'aide pour bien comprendre un rapport ou une décision conformément à l'article 88 du RSCMLC;
  4. signera la note au dossier et mettra en place un processus pour s'assurer que les procédures régissant la communication de renseignements sur les délinquants notoires sont respectées;
  5. veillera à ce que les processus énoncés dans la DC 784 - Communication de renseignements entre les victimes et le Service correctionnel du Canada soient respectés.

7. L'agent du renseignement de sécurité :

  1. est chargé de conserver et de protéger les dossiers de la Sécurité préventive ainsi que d'en empêcher l'accès non autorisé;
  2. divulguera les renseignements de sécurité préventive selon le besoin de savoir;
  3. rédigera un résumé des renseignements de sécurité protégés, au besoin;
  4. examinera attentivement les documents portant la mention « Protégé C » avant qu'ils soient transmis à la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC), au besoin.

8. Le gestionnaire, Évaluation et interventions/gestionnaire, Stratégie d'intervention intensive/responsable des agents de libération conditionnelle/gestionnaire, CCC, s'assurera que la communication de renseignements est conforme aux politiques et aux dispositions de la loi et que la Mise à jour de la liste de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1197), la Déclaration sur les garanties procédurales (CSC/SCC 1198) et la Liste initiale de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1199) sont remplies au besoin.

9. L'agent de libération conditionnelle :

  1. vérifiera l'exactitude des renseignements sur la gestion du cas et consultera son superviseur au besoin;
  2. examinera attentivement toute référence à d'autres délinquants ou à de simples citoyens dans les documents protégés;
  3. s'assurera que la divulgation de renseignements est conforme à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels, aux articles 23 à 27 de la LSCMLC et à la DC 784 - Communication de renseignements entre les victimes et le Service correctionnel du Canada;
  4. rédigera, au besoin, un résumé de l'essentiel des renseignements conformément à l'annexe C;
  5. transmettra au membre du personnel compétent les demandes que formulent les délinquants par écrit pour obtenir des renseignements figurant à leur dossier;
  6. veillera à ce que tous les documents devant servir dans le cadre du processus décisionnel soient transmis au délinquant et présentés à la CLCC au moins 28 jours avant la date prévue de l'audience. La Liste initiale de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1199) ou la Mise à jour de la liste de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1197) et la Déclaration sur les garanties procédurales (CSC/SCC 1198) doivent être incluses;
  7. dans les cas de libération d'office faisant l'objet d'un renvoi en vue d'un maintien en incarcération, s'efforcera de fournir les renseignements au délinquant au plus tard 60 jours avant la date de libération d'office. Lorsque de nouveaux renseignements amènent le commissaire à effectuer le renvoi d'un cas en vue d'un maintien en incarcération, les renseignements seront communiqués aussitôt que possible;
  8. s'assurera que des copies du Rapport de renseignements protégés ou du Rapport sur les renseignements de sécurité ayant servi à la rédaction d'un résumé sont transmises à la CLCC.

10. Lorsque de nouveaux renseignements sont reçus dans les 15 jours précédant une audience de la CLCC, l'agent de libération conditionnelle transmettra les renseignements ou un résumé de ceux-ci au délinquant et à la CLCC dès que possible, accompagnés de la Mise à jour de la liste de vérification des renseignements à communiquer (CSC/SCC 1197) et d'une Déclaration sur les garanties procédurales (CSC/SCC 1198). Dans tous les autres cas, si de nouveaux renseignements sont reçus après que les renseignements ont été communiqués et que l’Évaluation en vue d’une décision a été effectuée et transmise à la CLCC, ils seront soumis à la CLCC et communiqués au délinquant aussitôt que possible.

11. Tous les membres du personnel qui interviennent dans la communication de renseignements en application de la LSCMLC auront connaissance du fait :

  1. qu'ils sont légalement tenus de protéger les personnes auxquelles la divulgation inopportune de renseignements causerait un préjudice;
  2. qu'il faut respecter la confidentialité des renseignements personnels sur la santé du délinquant, sauf dans les circonstances où une divulgation est permise par la LSCMLC ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou encore lorsque les renseignements concernent le risque que présentent le délinquant ou d'autres personnes;
  3. que les renseignements personnels sur la santé sont protégés et qu'ils peuvent être communiqués à d'autres membres du personnel du SCC, sans le consentement de l'intéressé, uniquement après qu'un besoin de savoir a été établi et qu'il a été déterminé que ce besoin correspond aux buts pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis. Les renseignements communiqués doivent toutefois être limités exclusivement à ce dont les membres du personnel ont besoin pour accomplir leurs tâches particulières;
  4. que les règles contenues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels qui restreignent la communication de renseignements personnels ne s'appliquent pas lorsque les renseignements doivent être communiqués en application de la LSCMLC;
  5. que la communication de tout renseignement personnel autre que ce que permettent la LSCMLC, la Loi sur la protection des renseignements personnels ou d'autres textes législatifs pourrait constituer une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  6. qu'avant de communiquer tout renseignement, même lorsque la LSCMLC l'autorise, il leur faut déterminer soigneusement si cette communication est essentielle à la satisfaction des exigences de la LSCMLC. Seuls les renseignements personnels pertinents nécessaires pour satisfaire aux exigences de la LSCMLC doivent être communiqués.

Corrections au dossier

12. Lorsque les circonstances le justifient, un membre du personnel responsable d'un dossier peut apporter des changements ou des corrections à un document produit par le SCC, conformément à l'annexe B.

13. Le membre du personnel doit s'assurer qu'il existe des documents fiables ou d'autres sources qui corroborent ou contredisent les renseignements au dossier et/ou les corrections demandées.

14. Le membre du personnel avisera, dans la mesure du possible, l'auteur de la version originale et son superviseur que le rapport est en voie d'être modifié.

Communication de renseignements au SCC

15. Toute demande de renseignements concernant un délinquant que le SCC adresse à des sources externes (p. ex., aux services de police, à la famille du délinquant, aux victimes) inclura l'énoncé qui suit :

« Conformément aux paragraphes 27(1) et (2) de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, le Service correctionnel du Canada doit communiquer les renseignements au délinquant, sauf dans les cas exceptionnels prévus au paragraphe 27(3) de la Loi, c.-à-d. lorsqu'il existe des motifs raisonnables de croire que leur communication mettrait en danger la sécurité d'une personne ou du pénitencier ou compromettrait la tenue d'une enquête licite. »

De plus, même si la situation répond à l'une ou plusieurs des conditions précitées, il faut parfois communiquer l'essentiel de l'information au délinquant, conformément à l'annexe C.

16. Lorsqu'un délinquant révèle l'existence de renseignements officiels pertinents qui ne sont pas disponibles par le biais des tribunaux (p. ex., des rapports d'évaluations psychologiques et/ou psychiatriques produits dans un établissement provincial de santé mentale), le personnel demandera au délinquant de consentir à la divulgation des renseignements au SCC en signant le Consentement pour divulgation de renseignements personnels (détenu) (CSC/SCC 0487). Si le délinquant refuse de donner son consentement, le personnel du SCC envisagera toutes les voies légales possibles afin d'obtenir l'information et en fera mention dans un Registre des interventions.

17. Les limites de la confidentialité des renseignements seront expliquées aux personnes qui communiquent de l'information au sujet d'un délinquant. Bien que le SCC ne puisse pas garantir la confidentialité, il s'efforcera de la protéger. Toutefois, cela peut être impossible si l'information est utilisée dans la prise d'une décision.

18. Lorsque le directeur de l'établissement/du district détermine que, conformément au paragraphe 27(3) de la LSCMLC, il existe des motifs suffisants de ne pas communiquer toute l'information au délinquant, un résumé de l'information sera rédigé et transmis à ce dernier comme il est indiqué à l'annexe C. Le résumé de même que les documents sur lesquels le résumé est fondé seront fournis à la CLCC.

Communication de renseignements aux délinquants

19. Les renseignements qui peuvent être communiqués directement au délinquant devraient lui être transmis immédiatement.

20. Les types de renseignements suivants peuvent être divulgués au délinquant :

  1. renseignements fournis par le délinquant;
  2. renseignements accessibles au public;
  3. renseignements concernant le délinquant, qui se trouvent dans un rapport verrouillé dans le Système de gestion des délinquant(e)s;
  4. opinions exprimées par des employés du SCC, d'autres fonctionnaires fédéraux, des membres de la CLCC, des membres du système de justice pénale, ou des employés des organismes sous contrat au sujet des besoins des délinquants, de leurs attitudes, de leur comportement, etc., pourvu qu'il n'y ait pas de motifs raisonnables de croire que la communication de ces renseignements mettrait en danger la sécurité d'une personne quelconque.

21. Le délinquant peut garder en sa possession des copies des rapports utilisés dans le processus décisionnel, sinon le directeur de l'établissement/du district lui accordera un accès raisonnable aux documents, et ce, afin qu'il puisse les examiner à sa guise, seul ou avec son assistant, au moins 28 jours avant la date prévue de l'audience de la CLCC.

22. L'agent de libération conditionnelle avisera le délinquant que la CLCC examinera le ou les rapports avant de prendre une décision. Le délinquant peut contacter son agent de libération conditionnelle s'il estime que les renseignements contenus dans le rapport sont inexacts ou incomplets.

23. Dans la documentation qu'il présente à la CLCC, le SCC identifiera clairement tout rapport de nature délicate en lui attribuant la cote Protégé A, B ou C. Le SCC indiquera également que le résumé a été communiqué au délinquant. Lorsqu'on détermine que même l'essentiel de l'information ne peut pas être communiqué, une justification sera donnée.

24. Avant de décider de divulguer des renseignements contenus dans des rapports qu'il est demandé de maintenir confidentiels, la CLCC doit consulter les autorités compétentes du SCC. Si on ne parvient pas à une entente, il faut demander conseil à l'administration régionale et à l'administration centrale. Bien que la décision finale relève de la CLCC, toutes les opinions du SCC doivent être prises en considération étant donné le contexte dans lequel les sources ont fourni les renseignements ainsi que les conséquences de leur divulgation.

25. Il incombe à la CLCC d'informer le délinquant et le SCC des renseignements qu'elle a reçus d'autres sources, c'est-à-dire par des truchements autres que la documentation provenant du SCC.

Limites de la communication de renseignements

26. En vertu du paragraphe 27(3), on peut refuser de communiquer des renseignements à un délinquant si la communication risque de compromettre :

  1. la sécurité d'une personne;
  2. la sécurité du pénitencier; ou
  3. la tenue d'une enquête licite.
La communication compromet la sécurité d'une personne

27. Le refus de communiquer des renseignements doit être appuyé par des informations qui mènent à la conclusion que leur communication pourrait vraisemblablement entraîner une menace directe pour la sécurité d'une personne (p. ex., un employé, une victime inscrite, un membre de la CLCC, un autre délinquant ou un particulier). Exemples :

  1. renseignements délicats qui proviennent d'un autre délinquant et dont la communication permettrait d'en identifier facilement la source; ou
  2. renseignements provenant de la partenaire du délinquant ou d'une victime inscrite, qui demande explicitement la confidentialité, de crainte que le délinquant ne cherche à lui faire du mal s'il apprend que c'est elle qui a communiqué l'information.
La communication compromet la sécurité du pénitencier

28. Le risque de blessures devrait être clairement établi et présenter un degré raisonnable de probabilité. Il devrait être plus concret qu'un vague préjudice général qui pourrait survenir. Exemples :

  1. renseignements sur les lieux d'entreposage des armes de l'établissement, le système périmétrique de détection des intrusions, l'ordinateur principal et les moyens de communication;
  2. renseignements décrivant tout système de sécurité; ou
  3. renseignements sur les techniques d'enquête utilisées aux fins du renseignement de sécurité.
La communication compromet la tenue d'une enquête licite

29. Cette exception à la communication des renseignements permet de protéger les renseignements sur les techniques d'enquête ou les méthodes de collecte de renseignements, dont la divulgation pourrait nuire aux enquêtes futures. Exemples :

  1. renseignements sur la façon dont l'enquête a été menée (p. ex., recours à l'écoute électronique ou à des informateurs); ou
  2. renseignements qui révéleraient l'existence d'une enquête en cours. À titre d'exemple, des énoncés généraux, comme « est soupçonné de trafic de drogue », devraient normalement être divulgués à moins que la source ne parvienne à établir qu'une enquête est effectivement en cours et que le fait d'en révéler l'existence à l'intéressé pourrait compromettre le progrès de l'enquête.

Lorsque les renseignements ne sont pas communiqués

30. Lorsque des renseignements pertinents sont de nature tellement délicate qu'on ne peut en communiquer même l'essentiel au délinquant, la déclaration indiquée ci-après sera ajoutée au rapport décisionnel.

« Les renseignements contenus dans certains rapports ne peuvent vous être communiqués actuellement pour des raisons d'intérêt public qui l'emportent sur votre droit à la communication de ces renseignements. »

31. S'il se présente une situation où il peut être nécessaire de ne pas révéler l'existence de renseignements afin de ne pas compromettre la sécurité d'une personne, la sécurité du pénitencier ou la tenue d'une enquête licite, les membres du personnel doivent consulter leur superviseur et les Services juridiques à l'administration centrale.

Communication de renseignements à l'extérieur du SCC

32. Le SCC peut communiquer des renseignements à des fonctionnaires et à d'autres parties de l'extérieur lorsque leur communication est autorisée par la loi. De plus, la divulgation de l'information doit aider le SCC à prendre des décisions éclairées et responsables ainsi qu'à assurer la protection de la société.

33. Les renseignements personnels ne seront communiqués à aucune personne autre que l'individu concerné, sauf si l'une des conditions suivantes est respectée :

  1. les renseignements sont déjà accessibles au public;
  2. l'individu concerné consent à leur divulgation; ou
  3. une disposition législative autorise leur divulgation.
Communication de renseignements aux personnes appuyant le délinquant

34. Toute personne de la collectivité qui apportera un soutien important au délinquant recevra, dans les limites permises par la loi et selon le principe du besoin de savoir, les principaux renseignements sur ses antécédents criminels (nature des infractions à l'origine de sa peine actuelle et de peines antérieures) et sera informée des préoccupations actuelles à son sujet. De plus, elle sera bien informée du plan de libération du délinquant et du rôle qu'elle est censée y jouer. Le fait que cette information ait été communiquée sera consigné.

Communication de renseignements aux organismes ou aux bénévoles

35. Aux moments opportuns et conformément au paragraphe 25(1) de la LSCMLC, le Service est tenu de communiquer à la CLCC, aux gouvernements provinciaux/territoriaux, aux commissions provinciales des libérations conditionnelles, à la police et à toute personne autorisée par le Service à surveiller des délinquants les renseignements pertinents dont il dispose soit pour prendre la décision de les mettre en liberté soit pour leur surveillance.

36. Pour être autorisés à recevoir de tels renseignements, les employés d'organismes privés et les bénévoles doivent faire l'objet d'une vérification de fiabilité conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Communication de renseignements aux services de police ou à des organismes d'enquête

37. Aux termes de l'article 25 de la LSCMLC et de l'alinéa 8(2)f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels relevant du SCC peuvent être divulgués aux services de police ou aux organismes d'enquête en vue de l'application des lois ou de la tenue d'enquêtes licites, y compris à la GRC lorsqu'elle agit à ce titre. Toute autre demande de renseignements personnels sur un délinquant de la part de la GRC ou de tout organisme fédéral d'enquête doit être traitée suivant l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour savoir comment procéder dans de tels cas, consultez le document Accès à l'information et protection des renseignements personnels : Guide de procédures et de conformité ou les représentants de l'AIPRP en établissement, à l'administration régionale ou à l'administration centrale.

Demande de renseignements provenant du Bureau de l'enquêteur correctionnel

38. Le paragraphe 172(1) de la LSCMLC confère à l'enquêteur correctionnel le pouvoir de faire enquête au nom des délinquants. En vertu de l'article 172, l'enquêteur correctionnel peut exiger que les membres du personnel du SCC lui fournissent les renseignements que celui-ci juge reliés à une enquête.

Demandes de renseignements provenant du public

39. Dans le cadre du devoir de sensibilisation du public du SCC, de sa volonté d'assurer sa crédibilité et de son obligation de rendre compte, les membres autorisés de son personnel peuvent divulguer au public les renseignements suivants :

  1. le nom du délinquant;
  2. le fait que le délinquant soit sous responsabilité fédérale;
  3. l'infraction dont le délinquant a été reconnu coupable et qui est à l'origine de sa peine actuelle ainsi que le tribunal qui l'a condamné;
  4. la date de début et la durée de la peine que purge le délinquant;
  5. les dates d'admissibilité du délinquant aux permissions de sortir et à la mise en liberté sous condition en vertu de la LSCMLC;
  6. la date de libération d'office du délinquant;
  7. la date d'expiration du mandat du délinquant.

Lieu de l'incarcération

40. Le lieu de l'incarcération, y compris l'établissement résidentiel communautaire, peut être divulgué conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

41. Le lieu de l'incarcération peut également être divulgué à toute personne autorisée par le délinquant à condition que ce dernier ait rempli à cette fin le formulaire Consentement pour divulgation de renseignements personnels (détenu) (CSC/SCC 0487).

Communication de renseignements aux tribunaux

42. Le tribunal peut délivrer une assignation ou un mandat exigeant le dépôt de documents concernant un délinquant ou appeler un membre du SCC à témoigner dans le cadre d'une procédure judiciaire.

43. Lorsque des membres du personnel sont assignés à comparaître, ils doivent immédiatement communiquer avec leur superviseur ainsi que les Services juridiques à l'administration centrale.

Délinquants notoires

44. S'il est établi que la décision ou l'événement envisagé concernant un délinquant notoire suscitera probablement beaucoup d'intérêt de la part du public, le directeur de l'établissement/du district :

  1. veillera à ce que l'agent de libération conditionnelle rédige l'ébauche d'une note au dossier intitulée « Cas Notoire », qui sera examinée par le directeur de l'établissement/du district et qui comprendra tout au moins les éléments suivants :
    1. le nom et le numéro SED du délinquant,
    2. un bref résumé du cas, y compris les antécédents criminels,
    3. l'intérêt que le public a porté au cas depuis l'arrestation du délinquant jusqu'à maintenant,
    4. un bref résumé des cotes de sécurité qui ont été attribuées au délinquant,
    5. un bref résumé des évaluations clés (psychologiques/psychiatriques/santé mentale),
    6. les préoccupations des intervenants (p. ex., victimes, services de police, groupes communautaires, particuliers) et les mesures prises ou prévues pour préparer la collectivité (tout renseignement de nature délicate devrait être indiqué dans un Rapport de renseignements protégés),
    7. toute dynamique dans la collectivité qui pourrait influer sur la situation,
    8. tout facteur concernant le besoin d'une stratégie de communication;
  2. veillera à ce que l'ébauche de la note soit acheminée à l'administrateur régional approprié et au gestionnaire régional, Communications, normalement trois semaines avant la décision ou l'événement, aux fins d'examen et de commentaires;
  3. veillera, à la suite de la consultation auprès de l'administration régionale, à ce que la note au dossier « Cas Notoire » soit parachevée, signée et diffusée par courriel, normalement deux semaines avant l'événement ou la décision, aux personnes indiquées ci-après.
    • Région/secteur d'accueil
      • Directeur de l'établissement/du district
      • Sous-commissaire adjoint, Opérations en établissement
      • Administrateur régional, Évaluation et interventions
      • Administrateur régional, Communications
    • Administration centrale
      • Commissaire adjoint, Communications et engagement
      • Commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels
      • Sous-commissaire pour les femmes, s'il y a lieu
      • Adjoint de direction auprès du commissaire
      • Directeur général, Programmes pour délinquants et réinsertion sociale
      • Directeur général, Réinsertion sociale dans la collectivité
      • Directeur général, Sécurité
      • Directeur, Relations parlementaires
      • Directeur, Affaires publiques
      • Gestionnaire national, Relations avec les médias
      • Gestionnaire, Services aux victimes

45. Lorsqu'il y a lieu, l'agent de libération conditionnelle mettra à jour la note au dossier en y abordant les sujets suivants :

  1. l'intérêt que le public a porté au cas depuis l'arrestation du délinquant jusqu'à maintenant;
  2. les préoccupations des intervenants (p. ex., victimes, services de police, groupes communautaires, particuliers) et les mesures prises ou prévues pour préparer la collectivité (tout renseignement de nature délicate devrait être indiqué dans un Rapport de renseignements protégés);
  3. toute dynamique dans la collectivité qui pourrait influer sur la situation;
  4. tout facteur concernant le besoin d'une stratégie de communication;

46. Lorsque la mise à jour de la note au dossier aura été effectuée, le directeur de l'établissement/du district veillera à nouveau à ce que celle-ci soit signée et distribuée à la région/au secteur d'accueil et à l'administration centrale normalement dans les cinq jours ouvrables avant l'événement.

47. Si une stratégie de communication est requise, le gestionnaire, Évaluation et interventions/responsable des agents de libération conditionnelle, en collaboration avec l'agent de libération conditionnelle, consultera les Communications à l'administration régionale pour mettre à jour la note au dossier.

48. Lorsqu'il n'est pas nécessaire de mettre à jour la note au dossier, l'agent de libération conditionnelle décrira en détail son raisonnement dans le Registre des interventions.

Demandes de renseignements

49. Division de la politique stratégique
Administration centrale
Courriel : Gen-NHQPolicy-Politi@csc-scc.gc.ca

Le Commissaire,

Original signé par

Don Head

Annexe A : Renvois et définitions

Renvois

Définitions

Délinquant notoire :
Délinquant ayant commis une infraction qui, par sa dynamique, a suscité, ou pourrait susciter, une réaction dans la collectivité, c'est-à-dire un grand intérêt public et/ou médiatique.
Besoin de savoir :
Information qui est pertinente et dont une personne a besoin pour exécuter ses fonctions.

Annexe B : Demande de corrections au dossier

1. Le délinquant peut demander que des corrections soient apportées aux renseignements versés à son dossier en vertu de l'alinéa 24(2)a) de la LSCMLC.

2. Lorsque le délinquant croit que les renseignements recueillis par le SCC sont erronés ou incomplets, il peut demander que le Service les corrige.

3. Le délinquant doit présenter sa demande de correction par écrit à l'auteur du rapport ou à son agent de libération conditionnelle. Une copie de la demande écrite du délinquant sera versée à son dossier de gestion de cas.

4. Les personnes qui prennent des décisions administratives en se fondant sur les renseignements en question seront informées que le délinquant en a officiellement contesté l'exactitude.

5. L'examen du dossier et toute correction qui en découlera seront normalement effectués dans les 30 jours suivant la présentation de la demande du délinquant.

Demande de correction acceptée en entier

6. Le membre du personnel qui procède à l'examen évaluera si les renseignements sont effectivement inexacts, erronés ou incomplets. Le cas échéant, il corrigera les erreurs dans tous les dossiers du SCC, y compris dans le Système de gestion des délinquant(e)s (SGD).

7. Le rapport original dans le SGD sera déverrouillé. Au tout début du rapport, il faut indiquer la date de la modification des renseignements, la date du rapport original, les corrections apportées, la raison de ces corrections, le nom de la personne qui les effectue et le nom du superviseur qui les a approuvées.

8. Les renseignements originaux contenus dans le rapport ne devraient pas être modifiés. Les renseignements corrigés seront insérés en lettres majuscules directement en dessous du texte initial. On effectuera un contrôle de la qualité et un examen de routine avant de verrouiller le rapport, au besoin.

9. Le rapport modifié dans le SGD sera substitué au rapport original dans les dossiers imprimés. Le membre du personnel s'assurera que la version originale (erronée) de la copie papier est enlevée et détruite.

10. Une copie du rapport corrigé sera envoyée à la CLCC, s'il y a lieu, et une demande lui sera adressée afin qu'elle remplace l'original par le rapport modifié ou corrigé dans ses dossiers.

11. Une copie du rapport corrigé sera remise au délinquant.

12. Lorsque les documents au dossier ont été numérotés à la suite d'une demande d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, le personnel de la Gestion de l'information insérera une note à la place du rapport original, indiquant que celui-ci a été supprimé et remplacé par un nouveau rapport classé selon la date de ce dernier.

Demande de correction acceptée en partie

13. Dans les cas où la demande de correction présentée par le délinquant est acceptée en partie, la procédure susmentionnée s'appliquera. De plus, le directeur de l'établissement/du district remettra une note au délinquant l'informant de la mesure prise et de son droit d'interjeter appel conformément à la DC 081 - Plaintes et griefs des délinquants.

Demande de correction refusée

14. Lorsque la demande de correction présentée par le délinquant est refusée, un membre du personnel fera mention au dossier des corrections demandées et en exposera la teneur de manière détaillée.

15. Il faut aviser le délinquant que sa demande de correction de renseignements est refusée, au moyen d'une note versée au dossier, intitulée « Demande de correction du dossier » (qui se trouve dans le SGD). Cette note précisera la ou les raisons du refus et informera le délinquant de son droit d'interjeter appel suivant la DC 081 - Plaintes et griefs des délinquants. Une copie de la note au dossier sera remise au délinquant et, s'il y a lieu, une copie sera également transmise à la CLCC.

Annexe C : Rédaction d'un résumé de renseignements protégés

Résumé de renseignements protégés

1. Le délinquant a normalement le droit de connaître l'essentiel de l'information dont on se sert pour prendre une décision à son égard. L'essentiel de l'information et/ou les détails importants lui sont communiqués sous forme de « résumé ». Il s'agit du respect du « devoir d'agir équitablement ».

2. Un résumé est un sommaire de l'essentiel des renseignements que les décideurs prennent en ligne de compte. Il contient suffisamment de précisions pour permettre au délinquant de savoir sur quoi portent les renseignements. Il doit fournir le plus de renseignements possible, mais non ceux qui répondent aux critères de non-divulgation et que l'on peut donc légitimement refuser de communiquer.

3. On ne peut refuser de communiquer des renseignements au délinquant que dans la mesure jugée strictement nécessaire pour protéger les intérêts mentionnés au paragraphe 27(3) de la LSCMLC.

4. Un résumé de l'essentiel des renseignements doit être utilisé uniquement dans des circonstances exceptionnelles, car normalement tous les renseignements sont transmis aux délinquants. Les renseignements qui ne peuvent être communiqués au délinquant dans un résumé devraient être exclus de la prise de décision. (Voir les exceptions sous la rubrique « Refus de communiquer un résumé ».)

5. Lorsque les renseignements protégés ont trait à la sécurité, l'agent du renseignement de sécurité en rédigera un résumé dans un document distinct qu'il remettra à l'agent de libération conditionnelle.

6. Dans tous les autres cas, c'est normalement l'agent de libération conditionnelle qui rédigera le résumé de l'essentiel des renseignements.

Rédaction du résumé

7. L'information communiquée au délinquant doit comprendre suffisamment de détails pour lui permettre de répondre de manière éclairée aux déclarations faites.

8. Le résumé doit fournir les faits pertinents, y compris :

  1. la date et l'endroit où sont survenus les incidents en question;
  2. la façon dont les autorités en ont pris connaissance;
  3. tout autre élément de preuve à l'appui des renseignements.

9. Le nom de la source des renseignements n'est pas un élément d'information pertinent.

10. La communication de renseignements au délinquant ne signifie pas nécessairement que celui-ci a le droit :

  1. de connaître l'identité de la source des renseignements, ou encore les détails et les circonstances qui pourraient révéler l'identité de la source des renseignements;
  2. d'obtenir une copie des documents mêmes;
  3. d'être informé de tous les détails des charges qui pèsent contre lui.

Refus de communiquer un résumé

11. Pour justifier la décision de ne pas divulguer l'essentiel des renseignements, il faut démontrer que l'information répond à l'un des critères de préjudice énoncés au paragraphe 27(3) de la LSCMLC.

12. Dans certains cas, l'information doit être maintenue confidentielle pour un certain temps et ne doit pas être divulguée au délinquant tant que le critère de préjudice s'applique. L'agent de libération conditionnelle, en consultation avec l'agent du renseignement de sécurité, communiquera l'essentiel des renseignements au délinquant lorsqu'il n'y aura plus de risque imminent pour la source de l'information.

13. Dans de rares cas, même l'essentiel des renseignements ne peut être révélé au délinquant sans compromettre la sécurité de l'établissement ou mettre en danger la vie d'une personne. Les motifs de cette exception intégrale seront consignés par écrit et communiqués à la CLCC.

14. Lorsque des renseignements pertinents sont de nature tellement délicate qu'on ne peut en communiquer même l'essentiel au délinquant, il faut en informer la CLCC et ajouter la déclaration indiquée ci-après au rapport.

« Conformément au paragraphe 27(3) de la LSCMLC, les renseignements contenus dans certains rapports ne peuvent vous être communiqués actuellement pour des raisons d'intérêt public qui l'emportent sur votre droit à la communication de ces renseignements. »

15. Pour justifier la décision de ne pas communiquer certains renseignements au délinquant en vertu du paragraphe 27(3) de la LSCMLC, on devrait tenir compte des points suivants :

  1. lorsque les renseignements sont publics, le délinquant connaîtra déjà les noms des victimes et les détails de l'infraction présumée, et il serait par conséquent difficile de ne pas lui communiquer ces renseignements;
  2. la crainte que la communication des renseignements mette en danger la sécurité de sources de renseignements ou d'informateurs doit être étayée de preuves.

Dossiers de la Sécurité préventive

16. Les renseignements au dossier de la Sécurité préventive ne peuvent être communiqués au délinquant qu'après que l'agent du renseignement de sécurité a évalué pleinement le préjudice que pourrait causer leur communication.

17. L'information de nature délicate est consignée soit dans un Rapport de renseignements protégés (CSC/SCC 0426) ou un Rapport sur les renseignements de sécurité (CSC/SCC 0232), et ces documents sont conservés dans le dossier de la Sécurité préventive.

18. Lorsqu'un Rapport de renseignements protégés, ou une partie ou un résumé de celui-ci, est communiqué au délinquant, une note mentionnant qu'un résumé de l'information a été communiqué sera jointe au Rapport de renseignements protégés. Une copie du résumé sera versée au dossier de la Sécurité préventive pour référence ultérieure et pour faciliter tout examen du dossier dans l'éventualité où une demande officielle de communication serait présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

19. Au besoin, l'agent du renseignement de sécurité rédigera un résumé des renseignements de sécurité et le remettra à l'agent de libération conditionnelle.

20. L'agent de libération conditionnelle communiquera le résumé des renseignements à l'agent du renseignement de sécurité, qui l'examinera et l'approuvera.

21. Le résumé est communiqué à la CLCC dans le rapport (il peut faire l’objet d’une discussion lors d’une audience, s’il y a lieu).

22. Des copies du Rapport de renseignements protégés ou du Rapport sur les renseignements de sécurité ayant servi à la rédaction d'un résumé doivent être transmises à la CLCC.

23. Si le délinquant interjette appel de la décision de la CLCC, celle-ci communiquera avec l'administration centrale afin d'obtenir les documents qu'elle juge nécessaires.