Lignes directrices 200-1

Instruments de politique

Lignes directrices

Numéro: 200-1

En vigueur: 2018-10-01

Sujets Connexes

Bulletin Politique 616

Instruments Habilitants

But

Veiller à ce que soit établi un processus efficace d’élaboration des instruments de politique qui se fonde sur le cadre juridique du Service correctionnel du Canada (SCC)

Champ D'application

S’applique au personnel qui participe à l’élaboration d’instruments de politique, d’instructions régionales, d’ordres permanents et d’ordres de poste

Contenu

Responsabilités

  1. Le commissaire adjoint, Politiques, s’assurera qu’un processus est en place pour amorcer un examen de toutes les directives du commissaire (DC), lignes directrices (LD) et directives sur les services internes (DSI), au plus tard trois ans après la dernière révision complète.
  2. Le bureau de première responsabilité (BPR) et la Division de la politique stratégique s’acquitteront ensemble de leurs responsabilités. Toute dérogation au processus d’élaboration des instruments de politique sera préalablement approuvée par le responsable de secteur du BPR et le commissaire adjoint, Politiques.
  3. Le responsable de secteur s’assurera de consulter la Division de la politique stratégique avant de prendre une décision ou un engagement en vue de donner suite à des recommandations relatives aux instruments de politique qui découlent notamment de comités d’enquête, d’audits, d’évaluations et de conseils juridiques.
  4. Les sous-commissaires régionaux s’assureront que toutes les instructions régionales sont conformes aux instruments de politique et qu’un processus est en place pour assurer la conformité de tous les ordres permanents et les ordres de poste des établissements/districts.
  5. Suivant la promulgation de tout nouvel instrument de politique, le directeur de l’établissement/ du district élaborera et/ou mettra à jour, au besoin, des ordres permanents et des ordres de poste qui sont touchés par cet instrument, en se servant des modèles nationaux et en veillant à ce que leur contenu soit en conformité avec les instruments de politique.
  6. Le directeur, Politique stratégique :
    1. supervisera le processus d’élaboration des instruments de politique tel qu’il est indiqué dans la Trousse d’élaboration de politiques
    2. gérera le processus de sorte que les examens des directives du commissaire, des lignes directrices et des directives sur les services internes débutent à la date prévue
    3. élaborera et tiendra à jour la Trousse servant à l’élaboration de documents à tous les niveaux (national, régional et établissement/collectivité)
    4. s’assurera que les directives du commissaire, les lignes directrices, les directives sur les services internes, les directives financières et les directives sur les ressources humaines sont transmises au Secteur des communications et de l’engagement, afin qu’il les publie sur le Hub du SCC et le site Web du SCC.
  7. Le gestionnaire, Politique stratégique :
    1. fournira des conseils au BPR sur toutes les facettes du processus d’élaboration des politiques (p. ex., rédaction, consultation, révision, traduction, approbation, préparation des bulletins de politique, révocation et promulgation)
    2. s’assurera, en tant que gardien des politiques du SCC, de l’orientation uniforme des instruments de politique
    3. informera le BPR des modifications législatives ou réglementaires à venir qui pourraient avoir des répercussions sur les politiques
    4. aidera à coordonner les discussions avec de nombreux BPR pouvant avoir un intérêt substantiel à l’égard d’une politique donnée
    5. veillera à ce que les instruments de politique respectent les obligations juridiques et tiennent compte des commentaires formulés lors des consultations internes/externes officielles
    6. collaborera avec le BPR au maintien de la clarté et de la qualité de la rédaction, en prodiguant des conseils rédactionnels et en appliquant une norme en matière de formatage et de style d’écriture à tout le document
    7. s’assurera que les objectifs des politiques sont mesurables et qu’ils peuvent faire l’objet de rapports.

Traduction et révision

  1. Les Services de traduction et de révision traduiront les instruments de politique nationaux et/ou en produiront une version contrôlée, à la demande de la Division de la politique stratégique, afin de s’assurer que les versions dans les deux langues officielles sont identiques et que la terminologie approuvée par le SCC est utilisée.

Procédures

  1. Le processus d’examen s’amorcera au plus tard au début de la troisième année qui suit la date du dernier examen de l’instrument de politique.
  2. Une nouvelle date d’examen sera fixée par la Division de la politique stratégique dans les cas suivants seulement :
    1. un examen des instruments de politique nationaux par le BPR et la Division de la politique stratégique prévoit des consultations internes/externes officielles qui portent sur le document en entier, ou
    2. un examen de l’instrument de politique par le BPR et la Division de la politique stratégique a permis de déterminer qu’aucun changement de fond n’est nécessaire, que l’instrument de politique n’a pas fait l’objet d’une recommandation dans le cadre d’une enquête, d’un audit ou d’un questionnement documenté et que, par conséquent, son renouvellement ne nécessite aucune consultation officielle.

Élaboration/modification d’un instrument de politique

  1. Le gestionnaire, Politique stratégique, de concert avec le BPR, évaluera et établira un plan en vue de l’élaboration ou de la modification d’une politique qui renfermera ce qui suit :
    1. répartition des responsabilités
    2. intervenants à consulter dans le cadre de la consultation officielle, incluant, au besoin, les détenus/délinquants
    3. approbations requises
    4. tâches et mesures s’inscrivant dans le processus d’élaboration des politiques nationales tel qu’il est indiqué dans la Trousse d’élaboration de politiques
    5. calendrier.
  2. Le BPR rédigera une ébauche de l’instrument de politique national nouveau ou modifié, ainsi qu’un bulletin de politique énonçant les principales modifications apportées à la politique.
  3. Lors de l’élaboration de la première ébauche, le BPR tiendra, au besoin, des discussions initiales ciblées auprès des principaux intervenants susceptibles d’être touchés par les modifications apportées à l’instrument de politique. Il s’agit, entre autres, des responsables des Ressources humaines, des Finances, de la Mesure du rendement et des rapports de gestion, des Initiatives pour les Autochtones, du Secteur des délinquantes et des Services de gestion de l’information.

Consultations

  1. Avant la tenue de consultations internes/externes officielles, le directeur, Politique stratégique, s’assurera que la version provisoire de l’instrument de politique national a été approuvée par le responsable de secteur du BPR désigné.
  2. La Division de la politique stratégique coordonnera les consultations internes/externes sur l’instrument de politique provisoire. Elle déterminera, de concert avec le BPR, l’ampleur et la durée des consultations, qui est d’au moins 15 jours ouvrables.
  3. Le gestionnaire, Politique stratégique, dressera un sommaire des commentaires en vue d’en faire un examen et une analyse et d’apporter tout changement pertinent avec le BPR.

Processus d’approbation

  1. Une fois que l’instrument de politique national proposé est approuvé par le responsable de secteur du BPR, la Division de la politique stratégique enverra l’instrument de politique au Comité de direction et coordonnera les approbations, l’examen et les réponses. Tout changement important découlant du processus d’approbation devra faire l’objet d’une nouvelle approbation par tous les membres du Comité de direction.
  2. La Division de la politique stratégique préparera la trousse définitive de l’instrument de politique national pour la soumettre à la signature définitive de la personne détenant le pouvoir d’approbation, conformément à l’annexe B de la DC 200 – Cadre de politiques.
  3. La Division de la politique stratégique veillera à disséminer tous les instruments de politique nationaux au niveau de diffusion indiqué.

Après la promulgation

  1. La Division de la politique stratégique coordonnera le traitement de toutes les questions reçues à l’adresse Gen-NHQPolicy-Politi@CSC-SCC.gc.ca.

Processus régional

  1. Les instructions régionales ainsi que les ordres permanents et les ordres de poste des établissements/districts qui appuient la concrétisation des instruments de politique seront élaborés à l’aide de la Trousse et selon la structure de texte indiquée, en consultation avec le BPR au besoin.
  2. Les instruments de politique régionaux et locaux sont approuvés conformément à l’annexe B de la DC 200 – Cadre de politiques.

Modifications de forme

  1. Les modifications de forme seront apportées en suivant le même processus que dans le cas des modifications de fond, mais elles ne nécessitent pas de consultations officielles ni l’approbation du Comité de direction.

Bulletin de politique provisoire

  1. S’il est nécessaire de modifier ou d’élaborer un instrument de politique national qui risque d’avoir des répercussions sur un ou plusieurs instruments de politique afin de satisfaire aux exigences légales ou opérationnelles, le BPR et la Division de la politique stratégique prépareront un bulletin de politique provisoire qui sera signé par le commissaire.
  2. Une fois signé, le bulletin de politique provisoire sera distribué comme il se doit et intégré aux instruments de politique lors de leur prochain examen.

Commissaire adjoint,,
Politiques

Original signé par :

Larry Motiuk


Annexe A

Renvois et définitions

DC 041 – Enquêtes sur les incidents
DC 200 – Cadre de politiques

Trousse d’élaboration de politiques
Loi sur les langues officielles
Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+)

Définitions

Bulletin de politique : sauf en ce qui concerne le Bulletin de politique provisoire, un Bulletin de politique est publié chaque fois qu’un instrument de politique national nouveau ou révisé est promulgué. Ce document, qui ne porte aucune signature, vise à décrire la ou les modifications apportées à la politique et à expliquer les motifs de telles modifications.

Bulletin de politique provisoire : instrument de politique national signé par le commissaire et ayant pour but d’émettre rapidement des instructions qui remplaceront, modifieront ou amélioreront une politique existante jusqu’à ce que la DC soit mise à jour et promulguée.

Directive du commissaire (DC) : instrument de politique national qui énonce les règles écrites et les pouvoirs que le SCC veut établir et qui décrit les procédures à suivre par le personnel pour atteindre l’objectif de la politique lorsqu’une application uniforme est nécessaire. Plus précisément, il stipule les responsabilités du personnel quant à ce qu’il doit accomplir et fournit des indicateurs permettant d’évaluer le rendement du Service. Une fois promulguée, la DC s’applique à l’échelle nationale.

Directives sur les services internes (DSI) : instruments de politique nationaux qui ont la même importance que les directives du commissaire et décrivent comment mettre en application toutes les politiques approuvées par le Conseil du Trésor et les documents connexes visant les organismes de l’ensemble du gouvernement du Canada. Ces instruments, tels que les directives sur les ressources humaines, les directives financières et les protocoles sur les services de santé, sont élaborés et signés par le responsable de secteur concerné.

Instructions régionales : document créé seulement lorsqu’il est nécessaire de fournir des instructions sur la mise en œuvre d’une politique nationale en fonction de facteurs propres à une région.

Instrument de politique : document contenant des directives ou une orientation officielles émises par le commissaire ou un commissaire adjoint. Il s’agit entre autres des directives du commissaire, des lignes directrices, des directives sur les services internes et des protocoles sur les services de santé.

Lignes directrices (LD) : les lignes directrices ne sont pas des documents autonomes dans la mesure où elles fournissent des renseignements plus détaillés ou concrets que ceux figurant dans les directives du commissaire quant à la façon dont l’orientation des politiques doit être mise en œuvre. Le commissaire délèguera au responsable de secteur, par l’entremise de la DC la plus pertinente, le pouvoir d’élaborer et de signer des lignes directrices lorsque celles-ci sont nécessaires.

Modification de forme : toute modification apportée à un document qui ne change pas le but, les responsabilités et la charge de travail.

Ordre de poste : document créé pour préciser des responsabilités et des processus propres à un poste particulier dans une unité opérationnelle.

Ordre permanent : document créé pour concrétiser la mise en œuvre d’une directive du commissaire ou de lignes directrices lorsqu’il est nécessaire de préciser les règles et des processus propres à une unité opérationnelle.

Version contrôlée : version d’un instrument de politique qui a été soumise à une comparaison rigoureuse de la part des Services de traduction et de révision du SCC, afin de garantir que le contenu des versions anglaise et française a la même signification et ne comporte aucune erreur grammaticale. Les versions contrôlées sont maintenues par les Services de traduction et de révision et utilisées pour la promulgation des instruments de politique sur le Hub du SCC et le site Web du SCC.

Annexe B

Processus d’élaboration des politiques du SCC

Le diagramme suivant illustre les cinq étapes du processus d’élaboration des politiques : la planification, la rédaction, les consultations, l’approbation et la promulgation. Le diagramme montre également la façon dont les responsabilités sont réparties entre la Division de la politique stratégique (DPS), le(s) bureau(x) de première responsabilité et les décideurs, tel qu’il est décrit dans ces lignes directrices liées à la DC 200.

CSC’S Policy Development Process

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