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Notre histoire

Objectif 2020 @

Service correctionnel du Canada

Un mot du commissaire

Tête à  tête!

Le SCC procède à  la mise en œuvre d’Objectif 2020
par l’intermédiaire de quatre secteurs prioritaires clés :

Communications

Technologie

Intendance

Ressources humaines

Depuis son lancement en 2013,
Objectif 2020
a vraiment pris racine au Service correctionnel du Canada (SCC).

Cette vision d’une fonction publique de classe mondiale, outillée pour servir les Canadiens aujourd’hui et à  l’avenir, n’est pas qu’un simple projet pour le SCC. En effet, l’enthousiasme et l’engagement dont fait preuve le personnel qui contribue à  cette initiative nous montrent qu’Objectif 2020 provoque un véritable changement de culture dans l’ensemble des régions et à  tous les niveaux.

Comment ça se passe?

En quoi consiste ce changement?

C’est de cela dont je veux vous parler dans ce rapport d’étape du SCC qui illustre le travail que nous avons accompli pour faire avancer la vision d’Objectif 2020.

Il ne s’agit pas d’un rapport conventionnel! Étant donné le caractère novateur du sujet, nous avons décidé de faire le point au moyen d’Entre Nous Express, la principale publication du SCC qui est distribuée en ligne à  tous les employés, tous les deux mois. Nous y parlons du SCC, de son personnel et de son mandat, en nous adressant directement au lecteur.

Cette fois-ci, nous voulions raconter l’histoire d’Objectif 2020 au SCC, et c’est ce que nous avons fait. à€ titre d’exemple, vous y trouverez quatre articles, dont chacun parle de la façon dont nous mettons en œuvre la vision dans quatre secteurs prioritaires clés que nous avons cernés à  la suite de consultations menées auprès du personnel :

  • Les communications
  • La technologie
  • L’intendance
  • Les ressources humaines
Don Head, commissaire, Service correctionnel du Canada

Don Head, commissaire, Service correctionnel du Canada

Ces articles visent à  mettre en valeur les efforts que déploie le SCC pour mobiliser et habiliter tous les employés à  communiquer, à  connecter, à  être créatifs et à  contribuer à  l’établissement d’une fonction publique moderne. à€ tous les niveaux de l’organisation, nous nous employons à  proposer des idées nouvelles et novatrices pour appuyer Objectif 2020, tout en gardant à  l’esprit les quatre principes directeurs définis par le greffier du Conseil privé.

Pour y arriver, nous utilisons divers moyens, dont GCconnex, qui permet de rassembler les employés d’un océan à  l’autre qui, autrement, ne se seraient jamais rencontrés. Nous avons aussi formé des groupes critiques pour les quatre secteurs prioritaires de notre plan de mise en œuvre d’Objectif 2020, mentionnés ci-dessus. Un groupe critique est un groupe présent au sein d’une organisation dont le but est d’influer sur l’orientation et les activités de l’organisation dans son ensemble. Il s’agit essentiellement d’un groupe de personnes qui tentent d’inciter d’autres personnes à  adopter une nouvelle façon, plus active et plus intéressante, de faire les choses.

Comme vous pouvez l’imaginer, ces groupes ont été particulièrement efficaces dans la mise en œuvre d’Objectif 2020 au SCC grâce au niveau de collaboration qu’ils ont réussi à  établir. Et, peut-être plus important encore, ils ont aidé à  abolir le cloisonnement au sein de notre organisation, en rassemblant les gens de tous les domaines d’expertise, de tous les niveaux et de toutes les régions du pays. Ce processus a vraiment permis de réunir tous les acteurs de l’organisation d’une manière que nous n’avions jamais vue auparavant.

Il est important de mentionner que les membres du personnel qui mènent ce processus ne le font pas dans le cadre de leurs fonctions quotidiennes.

Ils vont au-delà  de leurs tâches courantes simplement parce qu’ils sont passionnés et déterminés à  améliorer notre organisation et la fonction publique dans son ensemble.

Qu’ils fassent partie des groupes critiques ou qu’ils formulent des commentaires dans le cadre de différentes conversations menées à  l’échelle du pays sur GCconnex, plusieurs d’entre eux ont indiqué que cette initiative représentait une excellente occasion d’exprimer leurs opinions et de se faire entendre, à  tous les niveaux de l’organisation, ainsi que d’influer sur le changement.

Tout le travail que nous avons accompli et continuerons d’accomplir dans le cadre de ce processus a pour but de s’assurer que le SCC continue de fournir aux Canadiens le niveau de service qu’ils s’attendent à  recevoir de notre part et qu’ils méritent. Qu’il s’agisse d’utiliser de nouvelles technologies pour rassembler les employés, de mettre au point de nouvelles méthodes pour mieux communiquer avec notre personnel de première ligne, d’encourager les cadres supérieurs à  se rendre sur le terrain pour avoir une meilleure idée de ce qui se passe ou de fournir aux employés de nouvelles façons de communiquer avec les gestionnaires,
des changements se produisent au sein de notre organisation et j’en suis extrêmement fier.

Entamer
une conversation

Animée par sa passion des communications, Chelsey Donohue, employée du SCC, ouvre les voies de communication d’un océan à  l’autre

Depuis que Chelsey Donohue a commencé sa carrière au SCC il y a presque sept ans, elle est une véritable femme d’action, mue par le désir d’apprendre et d’apporter sa contribution au sein du Secteur des communications et de l'engagement à  l’administration centrale (AC). Elle a fait preuve à  de nombreuses reprises de sa créativité, de son énergie et de son engagement en entreprenant un projet après l’autre dans le but d’améliorer les communications dans l’organisation. Il n’est donc pas étonnant que la mise en œuvre d’Objectif 2020 au SCC soit devenue sa passion, et cette passion, selon elle, fait toute la différence.

« Nous franchissons des étapes importantes grâce à  Objectif 2020 », déclare-t-elle. « Cette initiative déclenche des discussions que nous n’avons jamais eues auparavant. Elle nous permet de parler aux gens partout au pays. Elle nous donne le temps d’avoir ces conversations. Je sens que les employés discutent davantage entre eux et c’est très excitant. »

Chelsey et une collèue en conférence


Le SCC compte 17 525 employés nommés pour une durée indéterminée.

Les CX comptent pour 44,1 % de ces employés, ce qui signifie qu'il y a au total 7 722 CX!

Leur moyenne d'âge est de 40 ans. Ils représentent près de 4 % de l'ensemble des fonctionnaires fédéraux.

Les CX ont des besoins uniques, alors dites-nous comment nous devrions communiquer avec eux.

Actuellement, nous le faisons principalement au moyen du bulletin Cette semaine au SCC.

Toutefois, nous savons que les CX ne sont pas assis devant un ordinateur toute la journée.

Nous avons discuté avec les responsables d'autres systèmes correctionnels pour voir ce qu'ils font.

Avec qui avons-nous communiqué? Le Comité consultatif sur les communications internes, le ministère de la Défense nationale, l'Agence des services frontaliers du Canada, ainsi que les services correctionnels de l'Oregon, de la Californie, de l'Alabama, du Mississippi, de Washington, de la Zambie, de l'Afrique du Sud, du Royaume-Uni, de l'Irlande, de la Jamaïque, de l'Australie et de la Nouvelle-Zélande.

Qu'ont-ils dit?

Ils mènent des consultations auprès des employés en établissement pour actualiser leur intranet. Ils utilisent Twitter pour communiquer des messages à  l'interne.

Ils affichent de l'information à  l'entrée des véhicules et dans les salles de formation de chaque établissement. Ils conçoivent des vidéos d'information, qu'ils projettent en boucle dans les salles communes.

Ils ont créé un bulletin en ligne accessible aux membres du personnel, à  partir de la maison, pour lequel on a enregistré 2,7 millions de pages vues.

Ils ont également un bulletin en ligne, accessible aux employés, à  partir de la maison.

Ils ont un bulletin papier d'une page, intitulé « Single Ply », qu'ils affichent dans toutes les cabines des salles de toilettes, chaque semaine.

Ils publient un bulletin à  l'intention du personnel (version en ligne et imprimée) tous les deux mois. Ils publient un bulletin électronique hebdomadaire ayant pour titre Frontline. Les gestionnaires doivent renforcer les messages et les directives reçus par l'entremise de Frontline.

Ministère de la défense nationale ’ Ils distribuent un bulletin électronique hebdomadaire. Ils utilisent GCconnex.

Ils publient un bulletin papier à  l'intention des travailleurs de première ligne. Ils comptent sur les services d'un agent responsable de l'assurance de la qualité. Cette personne s'assure que le message en français est aussi clair et respecte le même ton que celui en anglais.

Autres pratiques exemplaires

L'Agence des services frontaliers du Canada a créé un monde virtuel dans Second Life (une plate-forme de jeu) pour mener certaines de ses formations.

Ils utilisent aussi des mots croisés et des jeux de mise en correspondance de mots dans le cadre de leurs formations.

Le Federal Bureau of Prisons utilise un outil de simulation en 3-D pour faire vivre un processus d'extraction de cellule aux CX.

Nous avons aussi discuté avec le Comité consultatif sur les communications internes (CCCI) du SCC.

Discussion avec le CCCI

« C'est une période inquiétante, présentement, pour les CX, car nous ne recevons pas l'information dont nous avons besoin. » − CX de l'Établissement de Kent

« Il peut parfois s'écouler trois semaines avant qu'un agent correctionnel lise un courriel. »

« Les messages en français que nous recevons contiennent beaucoup d'erreurs, l'information est compliquée à  comprendre et ça m'irrite de les lire. » − CX, Établissement Montée Saint-François

« Les messages que nous recevons sont compliqués. Ils sont difficiles à  comprendre. »

« Je reçois 45 courriels par jour, comment savoir auxquels je dois répondre en premier? Je n'ai que huit heures dans ma journée... » − Gestionnaire correctionnel, région de l'Ontario

Discussion avec le CCCI (suite)

« Je n'ai pas besoin de renseignements sur ce qui se passe en Saskatchewan, j'ai besoin de savoir ce qui se passe dans mon propre établissement. »

« L'Établissement de Springhill compte deux nouvelles unités, nous passons donc d'une population de 450 détenus à  750 détenus. » Des pressions sont à  prévoir en ce qui concerne les heures d'exercice, les services d'alimentation, etc. Cette situation stresse beaucoup les délinquants, et les membres du personnel ne savent pas quoi leur dire. »

« Plusieurs de nos gestionnaires intermédiaires préfèrent téléphoner au syndicat pour obtenir des renseignements plutôt qu'à  quelqu'un au SCC, car ça prend trop de temps avant d'avoir des réponses. »

« En raison de la centralisation de nombreux services, comme les services d'alimentation et les services de santé, une grande partie de l'établissement ne relève plus du directeur de l'établissement, alors cette voie de communication n'existe plus. »

Alors, quelles sont nos attentes à  votre égard?

Vous savez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en ce qui concerne les communications.

Vous savez ce que nous faisons bien...

Et ce que nous faisons moins bien.

En nous disant ce que nous pourrions et devrions faire, vous nous aiderez à  renforcer le SCC.

Alors dites-nous... à  quoi devraient ressembler les communications internes au SCC?

Vous êtes notre voix derrière les murs.

Aidez-nous à  vous aider!


à€ titre de chef au sein du Groupe critique sur les communications, Chelsey et 35 autres employés de toutes les régions travaillent ensemble pour inspirer le changement, plus particulièrement dans le domaine des communications, un des quatre secteurs prioritaires définis à  la suite des consultations menées auprès du personnel sur Objectif 2020. à€ l’aide de GCconnex, qui est un outil précieux pour leur travail, ils ont commencé à  formuler des idées concrètes et à  élaborer des projets en vue de changer les choses. Citons par exemple une stratégie de communications internes qui vise à  améliorer notre façon de communiquer avec le personnel de première ligne.

Étant donné la nature de notre travail au SCC, la plupart de nos employés se trouvent derrière les clôtures de nos établissements, dans des postes de contrôle, font la patrouille des rangées et travaillent directement avec les délinquants, jour après jour. Comme il est rare qu’ils passent leurs journées assis devant leur ordinateur, envoyer des courriels contenant des informations importantes de l’AC n’est pas une méthode de communication efficace. C’est là  que la stratégie de Chelsey entre en jeu. Son but est de permettre une communication du sommet à  la base pour s’assurer non seulement que les messages sont envoyés correctement, mais aussi qu’ils sont reçus. En d’autres mots, le modèle unique ne convient pas à  tous.

« Actuellement, nous avons principalement une voie à  sens unique. Nous diffusons des informations et ne recevons rien en retour », dit-elle. « Idéalement, on ne devrait pas dire “Bon, voici un outil et une solution, et c’est tout”. Ce qu’on devrait faire, c’est commencer à  créer des outils adaptés aux besoins des publics cibles. Cela peut vouloir dire qu’un établissement a besoin d’informations pour son babillard central, alors qu’un autre a besoin d’informations pour des notes de service internes. »
 

Cliquez sur un nom ci-dessous pour voir ce que la personne a à  dire.

L’une des façons dont Chelsey et ses collègues du groupe critique prévoient y arriver est de faire des sondages auprès du personnel partout au pays. En effet, ils sont sur le point de lancer un sondage pilote intitulé « Ce n’est pas un communiqué général », qui se moque de la façon actuelle de communiquer avec le personnel au moyen de courriels. Le sondage, qui sera court et concis, sera distribué d’abord au personnel de l’Établissement de Joyceville. Parmi les questions, il y aura notamment les suivantes : Quels genres de communications recevez-vous actuellement dans l’établissement et de qui proviennent-elles? Qu’est-ce que vous aimeriez recevoir? Qu’est-ce qui fonctionne? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas?

Selon les résultats de cette première tentative, le groupe critique espère lancer le sondage à  l’échelle du pays pour mieux comprendre les besoins en matière de communications. Les informations recueillies seront intégrées à  la stratégie qui a pris forme, selon Chelsey, grâce à  la possibilité créée par le groupe critique d’établir une véritable collaboration.

« Je travaille ici depuis un bon bout de temps et c’est la première fois que je suis dans un groupe avec un agent de libération conditionnelle et un agent de liaison autochtone, et aucun d’eux ne travaille à  l’AC, ce qui est vraiment génial! Il y a deux ans, je n’aurais jamais pu envoyer un sondage au personnel d’un établissement, mais maintenant, j’ai l’appui de la direction et j’ai établi des liens avec ces établissements, tout cela grâce à  Objectif 2020. Cette initiative et GCconnex m’ont permis de joindre tous ces gens de partout au pays à  qui je n’aurais jamais parlé auparavant. Je ne les aurais jamais trouvés.

« De plus, c’est formidable parce que des champions et des leaders se forment grâce à  cette initiative, et que les gens s’enthousiasment, et que d’excellentes idées voient le jour. Notre sondage pilote n’est qu’une idée parmi d’autres. Au sein du groupe critique, il y a trois autres groupes de leaders qui travaillent sur leurs propres projets tout en consultant le personnel partout au pays. Ce sont des gens dont le travail n’a peut-être jamais été du domaine des communications, mais qui s’y sont intéressés et, tout à  coup, ils deviennent les champions d’un enjeu auquel ils n’auraient jamais été confrontés dans leur travail. »

Il importe de souligner que Chelsey ne s’occupe pas de ce projet dans le cadre de ses responsabilités quotidiennes. Il s’ajoute à  ce qu’elle fait déjà . Mais elle adore cela et n’a pas l’intention de ralentir. Elle croit à  l’importance de la qualité des communications du sommet à  la base et de la base au sommet, y compris tout ce qu’il y a entre les deux. Et elle travaille aussi sur plusieurs autres choses.



Devinez quoi?

Le SCC aura un tout nouvel InfoNet!

Au cours des deux prochaines années, l'équipe des Communications internes et électroniques travaillera avec les employés du SCC à  l'échelle de l'organisation pour construire un tout nouveau site intranet.

Qu'est-ce qui ne fonctionne pas avec celui que nous avons?

Instabilité du système

Rendement

Langues officiels

Contexte : Canada.ca

Canada.ca mets l'emphase sur les besoins des utilisateurs, et non ceux des ministères.

Le contenu est organisé par thème et tâche principale.

Cette approche est conforme aux pratiques exemplaires internationales.

Renouvellement de l'InfoNet - alignement

Refléter l'approche de Canada.ca

Organisé par sujet

Langage clair

Canada.ca recherche et outils

Guide de rédaction

Vocabulaire controlé

Bien construit

Metadata

Gouvernance

à€ quoi cela ressemblera-t-il?

Organisé par sujet

Contenu à  jour, en langage clair

Collectivité d'éditeurs informés

à€ ce jour…

2013

Mai : Initiation du projet

Septembre : Approbation de principe du Comité de direction pour aller de l'avant

Décembre : Réunion de lancement du groupe de travail

2014

Janvier à  avril : Consultations sur l'architecture du site intranet

Avril : Mise en suspens du projet en attendant l'approbation du Comité de direction de l'analyse de rentabilisation

Juillet : Financement et approbation du Comité de direction pour aller de l'avant

Été ’ automne :
Planifaction
Réunions
Ressources
Formation
Contrats
Réduction du nombre d'éditeurs (de 1600 à  320)

Gestion du changement

Engagement accru

Mobilisation de tout un chacun

Faisons preuve d'enthusiasme!

Formation

Pratiques de gouvernance

Évaluation

Prochaines étapes

Concours pour trouver un nom

Triage des cartes publiques

Mise à  l'essai des tâches

Vote sur la conception

Embaucher et former des ressources

Déterminer les experts en la matière

Entamer la phase de rédaction

Le plan…

Planifier, planifier, planifier

Consultations tout au long du projet

Écriture par phases

Formation obligatoire

Questions?


Prenons l’exemple du site intranet du SCC, un outil de communication important pour l’organisation, qui est lourd et obsolète. Dans le cadre de son travail au sein de l'équipe des Communications internes et électroniques, Chelsey et ses collègues ont récemment lancé un projet de renouvellement de l’intranet, d’une durée de deux ans, qui vise la modernisation de cet outil. Dire qu’il s’agit là  d’une tâche colossale est peu dire, mais pour Chelsey, c'est une autre façon d’influer sur le changement au SCC. Selon elle, cette initiative et ce qu’elle a fait dans le cadre d’Objectif 2020 en valent la peine, parce que cela permet de voir les choses changer non seulement au sein du SCC, mais dans l’ensemble de la fonction publique.

« Je suis vraiment emballée par l’orientation que nous prenons. Il y a à  peine quelques années, si on m’avait demandé de rédiger un plan de communications, je serais littéralement partie de zéro. Mais maintenant, dès que je me vois attribuer une tâche, la première chose que je fais est de chercher sur GCconnex et GCpedia des personnes qui l’ont déjà  fait, et leur demander des informations. Il y a désormais beaucoup plus d’échanges d’information à  l’échelle du gouvernement et davantage de pratiques exemplaires mises en commun. D’ailleurs, juste avant cette réunion, j’étais en communication par WebEX avec une personne qui me faisait visiter son site intranet. Il n’y a pas si longtemps, cela n’aurait jamais eu lieu. De plus, le SCC a une page GCconnex. N’importe qui peut la consulter, commencer une conversation, faire un commentaire sur quelque chose et même y ajouter ses collègues. J’ai vu mon nom ajouté par des personnes de différentes régions que je n’ai jamais rencontrées, mais c’est intéressant de les suivre et de pouvoir discuter avec elles. C’était impossible quand j’ai commencé à  travailler ici. »

Chelsey et un collèue en conférence

« De manière générale, grâce à  l’initiative Objectif 2020, les employés sont finalement en mesure de dire : “Hé, j’aimerais travailler dans le cadre de ce projet”, alors qu’avant, tout était axé sur votre rôle bien défini dans l’organisation. Maintenant, vous pouvez participer à  un projet même s’il n’est pas entièrement lié aux fonctions de votre poste. Je crois que cette façon de faire met davantage le personnel en valeur. Cela fait de notre organisation un milieu o๠il fait bon travailler; j’ai hâte de voir le SCC dans dix ans. »

#GCconnex
#Matchmaker

Comment la technologie rassemble les employés du SCC au nom de l’innovation

logo du CEIS/SAIFLe Hackathon a fait partie du Cadre d’évaluation et d’interventions structuré du SCC, mieux connu sous le nom de CEIS. L’objectif ultime du CEIS est de mieux structurer les évaluations et les interventions menées par les agents de libération conditionnelle, afin qu’ils puissent consacrer plus de temps au travail auprès des hommes et des femmes dont ils ont la responsabilité, et moins de temps à  des tâches administratives. Automatiser davantage la gestion des cas grâce à  l’élaboration d’applications et d’outils novateurs n’est qu’une façon d’atteindre les objectifs du CEIS.

Les employés du SCC sont invités à  consulter le site InfoNet du CEIS pour obtenir plus d’information.

Quand Dave Hunt a vu pour la première fois une invitation sur GCconnex à  participer au tout premier hackathon du SCC, il a sauté sur l’occasion. Si rapidement, d’ailleurs, qu’il a été le premier à  s’inscrire. Après avoir occupé pendant 21 ans différents postes au SCC, y compris son poste actuel de gestionnaire de l’Évaluation et des interventions à  l’Établissement Mountain, l’innovation, la collaboration et le potentiel que cette invitation représentait ont tout de suite attiré son attention. « Ce sera une expérience extraordinaire », a-t-il pensé. Et ça a vraiment été le cas.

« Ce fut une des expériences les plus emballantes de ma carrière, affirme-t-il. C’était formidable. C’était stimulant. Et les idées qui ont été présentées dans le cadre de cette activité pourraient permettre aux gens d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Et regardez combien de temps cela a pris. Juste 48 heures. »

Le Hackathon, dont le nom est une combinaison des mots hacking (piratage) et marathon (marathon), a eu lieu les 20 et 21 novembre. C’était une activité virtuelle visant à  améliorer le travail des agents de libération conditionnelle en utilisant la technologie (c.-à -d. des applications et outils branchés et innovateurs). Comment c’est arrivé? Eh bien, c’est là  que le jumelage et GCconnex entrent en jeu.

Les organisateurs de l’activité ont eu recours à  GCconnex pour encourager les employés du SCC, plus particulièrement ceux travaillant dans le domaine de la gestion des cas, à  soumettre leurs idées d’outils et d’applications qui pourraient faciliter leur travail. Ils ont été encouragés à  rêver, et à  rêver grand, avec la possibilité qu’une ou plusieurs idées soient envoyées à  la production et se retrouvent sur les ordinateurs de bureau et les tablettes partout au pays. Mais au bout du compte, les rêveurs n’avaient que leurs idées. Ils avaient encore besoin de quelqu’un qui les réaliserait. C’est là  que la porte s’est ouverte aux programmeurs.

Il n’a pas fallu beaucoup de temps pour que s’amorcent les conversations qui ont rassemblé des employés de toutes les régions et de tous les secteurs d’expertise, chacun étant désireux de contribuer activement au changement dans le domaine de la gestion des cas.

Les organisateurs du Hackathon ont joué le rôle d’agents de jumelage, en rassemblant les experts en la matière (c.-à -d. les rêveurs) et ceux qui pouvaient réaliser leurs idées (c.-à -d. les programmeurs). Et ces gens ont formé les équipes qui travailleraient, grâce à  la caféine et à  l’adrénaline, à  l’élaboration d’applications vraiment nouvelles et novatrices.

Réesults du hackathon à travers le Canada. Pacifique : 39 %; Prairies : 3%; Ontario : 13 %; AC : 34 %; Québec : 5 %; Atlantique : 6 %

En tout, il y a eu 10 équipes et 64 participants qui représentaient toutes les régions du pays. Le succès a été retentissant, et Dave en est sorti rempli d’énergie et d’enthousiasme non seulement à  l’égard de l’avenir du domaine dans lequel il travaille, mais aussi en raison des possibilités que cela représente pour l’ensemble du SCC.

« à€ l’origine du Hackathon, il y avait l’idée que la technologie permettait d’éliminer les obstacles. Grâce à  GCconnex, quelqu’un travaillant sur le terrain a communiqué avec quelqu’un travaillant à  Ottawa pour réaliser nos rêves. C’est pour ça que l’idée du Hackathon en valait la peine. Ici, sur la première ligne, il est très difficile d’obtenir un soutien technologique. Les rêves n’ont pas la priorité. Si mon ordinateur doit être réparé, il est réparé. Mais si je veux avoir un outil pratique, je dois attendre longtemps. C’est alors que quelqu’un d’Ottawa est arrivé et a dit : “Hé, parlez-nous de vos outils pratiques!” Et c’était vraiment palpitant.

« Cette activité témoigne du fait que notre organisation veut essayer des choses différentes, des choses nouvelles. Je crois que ce sera une source d’inspiration pour beaucoup de personnes parce que cette initiative allait à  contre-courant de la culture organisationnelle et c’était exactement ce que les personnes ayant des rêves et des idées recherchaient. »

à€ mesure que le SCC progresse dans la mise en œuvre de la vision d’Objectif 2020, nous savons que l’utilisation de technologies nouvelles et novatrices constitue un élément essentiel du processus. Sans GCconnex, un outil qui favorise la collaboration et la communication d’un océan à  l’autre, le Hackathon n’aurait probablement jamais eu lieu, et les applications et outils emballants pouvant être élaborés à  la suite de cette activité n’auraient jamais vu le jour.

Shantia Thompson, spécialiste en gestion de projets p. i. qui travaille aux Services de gestion de l’information (SGI) du SCC, est du même avis. Elle a participé à  la gestion du projet Hackathon du point de vue de la technologie. Le comité de planification comprenait des personnes de différents secteurs, dont les SGI, les Opérations et programmes correctionnels, et le Secteur des communications et de l’engagement, pour n’en nommer que quelques-uns. La collaboration était clairement au cœur du projet. 

« GCconnex était le moteur de ce projet, déclare-t-elle. Tout était axé sur la collaboration. La collaboration entre les secteurs, entre les différentes régions géographiques, entre les programmeurs et les experts en la matière. GCconnex y a joué un rôle essentiel.

« Il y a un dicton qui me revient constamment à  l’esprit : “Là  o๠il y a collaboration et innovation, les possibilités sont infinies.” Le Hackathon en a été une preuve vivante. Si vous avez des personnes enthousiastes qui veulent que les choses changent, donnez-leur les moyens d’y arriver et ils le feront. C’est vraiment incroyable. Je pense que cela montre que nous essayons d’utiliser une nouvelle méthode de recherche d’options, nous faisons appel à  la créativité des employés pour obtenir des idées, pour que ce ne soient pas uniquement les cadres supérieurs qui proposent des idées sur ce qu’ils veulent, mais aussi les employés s’acquittant quotidiennement de leurs tâches qui aient également leur mot à  dire.

« C’est pour ça que les liens avec Objectif 2020 sont tellement importants. Nous utilisons des outils et des méthodes de collaboration et les appliquons à  nos propres besoins opérationnels. J’entends souvent dire : “Nous l’avons toujours fait de cette manière.” Eh bien, le Hackathon était une vraie nouveauté. Il a permis de rassembler des gens qui ne s’étaient jamais rencontrés auparavant et de mettre en valeur leurs compétences afin de faire progresser l’ensemble du SCC. C’est vraiment passionnant. »

Cliquez sur un nom ci-dessous pour voir ce que la personne a à  dire.

 

De la salle de conférence à  la première ligne

Le commissaire du SCC, Don Head, et ses collègues de la haute direction quittent leurs bureaux pour se jumeler au personnel correctionnel dans divers établissements

Si nous pouvions remonter à  1979 à  l’Établissement William Head, nous rencontrerions peut-être un jeune agent correctionnel dénommé Don Head. Entamant à  peine sa carrière au SCC, il serait en train d’apprendre les rouages du métier auprès de ses collègues plus expérimentés. Aujourd’hui, vous trouverez le même homme assis dans le bureau du commissaire, à  l’administration centrale, assurant la direction de l’organisation dans son ensemble. Mais cela ne veut pas dire qu’il a oublié ses débuts. C’est ce qui, selon ses propres mots, le ramène derrière la clôture pour se jumeler à  des employés de première ligne.

Jeune agent correctionnel, Don Head

« En raison de mes racines professionnelles, je sais que la majeure partie de notre travail s’effectue dans les établissements et les bureaux de libération conditionnelle. Étant donné tous les changements qui ne cessent de s’opérer depuis les six ou sept dernières années, il était important pour moi de voir quelle incidence directe ils avaient sur le personnel, quels étaient les points de vue et les opinions du personnel sur ces changements, et quelles autres idées les employés pouvaient avoir à  cet égard. Comme l’AC n’a pas nécessairement les réponses à  toutes les questions, il faut parfois aller parler aux employés qui travaillent en première ligne pour savoir ce qu’ils ont à  dire. »

Le commissaire, Don Head, en compagnie de deux agents correctionnels

La mise en œuvre d’Objectif 2020 au SCC ne serait pas possible sans les commentaires du personnel sur la façon de faire les choses différemment et sur les changements qu’il faut apporter. Les groupes critiques ont fait un travail extraordinaire en appui de ce processus, mais le commissaire préfère des rencontres en personne avec les employés pour obtenir la rétroaction dont il a besoin.

« Faire un quart de travail avec eux, porter un uniforme comme eux, faire ce qu’ils font, tout cela permet d’avoir une bonne idée de la façon dont les choses ont évolué et dont les communications sont transmises au sein de l’organisation », affirme le commissaire. « Il était important pour moi d’ouvrir plusieurs voies de communication à  la fois pour ce qui est des questions que l’organisation veut faire avancer et en ce qui concerne d’autres enjeux qui sont prioritaires pour eux. »

John Turner, agent correctionnel et vice-président local du Syndicat des agents correctionnels du Canada (SACC) à  l’Établissement de Collins Bay, travaillait la nuit o๠le commissaire est venu faire un quart de nuit. « Le commissaire, dit-il, était en uniforme et n’avait qu’une seule demande. »

« Il voulait vraiment  travailler à  un poste lui-même, raconte John. Il a dit d’emblée : “Je veux faire tout ce qu’un agent correctionnel à  fonctions multiples fait pendant un quart de nuit.” Et il l’a fait. »

Le quart a commencé à  18 h 30. D’abord, le commissaire a été présenté au personnel, puis on lui a fait visiter la nouvelle unité à  sécurité maximale dont l’ouverture est prévue l’an prochain. Ensuite, le groupe s’est dirigé vers le bâtiment destiné aux activités récréatives o๠le commissaire a eu l’occasion de rencontrer le comité de détenus.

« Quand il est entré dans le bureau du comité, dit John, nous avons eu un petit rire parce que, essentiellement, personne ne savait qui il était. Évidemment, les détenus ne l’ont pas bien accueilli, mais lorsqu’il a dit : “Je suis le commissaire du Service correctionnel”, leurs yeux se sont écarquillés et ils ont baissé le volume de la musique. J’ai trouvé cela un peu comique. »

Pendant le reste de la visite, le commissaire a effectué toutes les tâches habituelles d’un agent en service à  cette heure-là , y compris les dénombrements et la patrouille du périmètre de 45 minutes pour s’assurer que les barrières et les portes des bâtiments étaient verrouillées.

Le commissaire, Don Head, la sous-commissaire principale par intérim, Lori MacDonald, et le commissaire adjoint, Opérations et programmes correctionnels, Fraser Macaulay, sont prêts à  entamer leur quart de travail à  l’Établissement du Pacifique

De manière générale, la visite du commissaire à  l’Établissement de Collins Bay a été bien reçue par le personnel et par les détenus, et vue comme un effort sincère de s’informer auprès du personnel de première ligne des enjeux auxquels ils font face dans le cadre de leurs responsabilités quotidiennes, de leurs préoccupations et de leurs idées sur la façon d’améliorer des choses. à€ tel point que, malgré ses quelque 37 années travaillées au SCC, le commissaire a quand même réussi à  apprendre quelque chose de nouveau ce soir-là .

« Le dialogue et l’interaction avec les employés ont été formidables, déclare-t-il. Nous avons parlé de changements et d’autres questions qui étaient importantes pour eux. Par exemple, parmi les choses les plus importantes pour le personnel de première ligne, il peut y avoir le fait que la chaise qu’ils utilisent dans un centre de contrôle pendant huit ou douze heures par jour est brisée. Les leviers ne fonctionnent pas. Ou bien le vitrage par lequel ils regardent est devenu embué ou égratigné, et il est devenu difficile d’observer le personnel qui se déplace dans les rangées. Quand j’entends et vois ces choses moi-même, il m’est plus facile de dire “d’accord, trouvons une solution” parce que si ça constitue un problème pour les employés, il sera impossible d’essayer d’obtenir leur engagement et leur enthousiasme à  l’égard des priorités plus importantes de l’organisation. Occupez-vous des petites choses et les grandes se régleront d’elles-mêmes. »

John et ses collègues étaient heureux de rencontrer le commissaire. L’inviter dans leur monde, même pour la durée d’un quart de travail, leur a donné la possibilité de dire des choses qu’ils n’auraient peut-être jamais eu l’occasion de dire autrement.

« Il a certainement été bien reçu par le personnel », dit John. « Il a été bien accueilli. Il a parlé aux employés, a fait preuve d’ouverture et il s’est toujours présenté en donnant une ferme poignée de main. Et qu’il soit venu pendant son temps libre, pour faire un quart de nuit en plus, ça montre qu’il voulait vraiment nous écouter. Je pense que cette visite a été une réussite. 

« En fin de compte, c’est lui qui prend les décisions qui nous concernent tous, alors, c’était gentil de sa part de venir et j’ai eu l’impression qu’il se souciait vraiment de ce qui se passait à  l’intérieur des murs. Combien de fois avez-vous eu l’occasion de marcher à  côté du commissaire du SCC et de lui parler comme à  une personne normale? Il était très facile de lui parler et il était vraiment attentif à  nos problèmes. Il a tout pris en considération. »

Le commissaire et ses collègues de la direction ont visité un certain nombre d’établissements pour y faire des quarts de travail, dont l’Établissement de Matsqui, l’Établissement de Collins Bay et l’Établissement du Pacifique. Voici, ci-dessous, un aperçu de leurs expériences et des réactions du personnel.

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Des gens qui
aident leurs semblables

Voici comment les cercles d’encadrement peuvent rassembler les gens et ainsi faciliter l’établissement de nouvelles relations de travail et de systèmes de soutien professionnel, peu importe le fuseau horaire.

George Manthorne est agent correctionnel au Service correctionnel du Canada (SCC) depuis 18 ans. Dans le cadre de son travail à  l’Établissement de Springhill, il en a vu de toutes les couleurs. Après presque deux décennies d’expérience, cela n’est pas étonnant. Toutefois, ce qui pourrait vous surprendre, c’est que, malgré son expérience, George estime en avoir encore beaucoup à  apprendre. Cela ne signifie pas qu’il ne connaît pas son travail, il le connaît comme le fond de sa poche, mais selon George, il est toujours possible d’évoluer et d’en apprendre davantage et, pour y parvenir, la meilleure façon consiste à  obtenir l’aide de collègues des cercles d’encadrement.

« Qui est mieux placé pour vous aider à  composer avec les défis et les difficultés que vous devez surmonter au travail qu’une personne qui a déjà  exercé les mêmes fonctions ou qui les exerce actuellement et qui a probablement déjà  été confrontée aux mêmes difficultés au cours de sa carrière? Et même si la personne n’a jamais rencontré les mêmes difficultés, comme elle travaille dans votre domaine, elle peut vous offrir des suggestions et des idées qui vous aideront à  faire face à  la situation.

« Bien que les agents correctionnels exercent fondamentalement les mêmes fonctions à  l’échelle du pays, chaque établissement est en soi une petite communauté qui fait les choses différemment des autres établissements. On peut en apprendre beaucoup tout simplement en discutant avec d’autres agents correctionnels. Même s’il est question d’un processus simple comme la gestion d’un poste de garde, il se peut que vous ayez un problème en particulier et qu’une autre personne vous dise “on a déjà  eu ce problème; voici comment on l’a réglé”.

« Les cercles d’encadrement constitueraient une ressource illimitée. Il y a des milliers d’agents correctionnels au pays, et il est fort probable que vous réussissiez à  parler à  quelqu’un qui a rencontré les mêmes difficultés auxquelles vous êtes confronté. Ce processus aiderait les gens à  réaliser leur travail d’une manière plus efficace. »

George Manthorne

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Un cercle d’encadrement consiste en un petit groupe de personnes ayant des objectifs communs qui souhaitent travailler à  l’atteinte de ces objectifs dans un environnement positif et stimulant. à€ tour de rôle, chaque membre est mis sur la « sellette », et le reste du groupe agit comme son comité consultatif. Les membres du groupe s’offrent mutuellement une rétroaction honnête, font des séances de remues-méninges et s’encouragent les uns les autres, et ce, dans un environnement o๠la franchise est mise au premier plan.

Cette idée a vu le jour dans le groupe critique des Ressources humaines du SCC au cours des activités de l’organisation liées à  Objectif 2020. Il ne s’agissait que d’une des multiples idées étudiées comme moyen potentiel d’aider les employés du SCC, et elle a attiré l’attention de la direction, qui a jugé qu’elle méritait d’être mise en œuvre. Or, pour Veronica Felizardo, qui est membre du groupe critique, comme George, et gestionnaire du Programme de gestion du rendement à  l’administration centrale, ce n’est pas une question de gestion, mais bien de personnel. Ayant été agente correctionnelle et intervenante de première ligne pendant la majeure partie de sa carrière, elle comprend le besoin dont il est question ici.

« Je crois que les gens recherchent un sentiment de camaraderie et de soutien entre collègues. L’idée des cercles d’encadrement permet véritablement de combler cette lacune, car elle vise à  rassembler des gens ayant des intérêts, des difficultés et des besoins communs à  l’égard desquels ils souhaitent recevoir un soutien de la part de leurs collègues. Et lorsque les cercles d’encadrement sont effectués par groupe professionnel, cela nous permet d’établir un contexte sans risque favorisant ce type de soutien axé sur la collaboration. Je suis d’avis que les cercles d’encadrement donneraient aux agents correctionnels et à  d’autres groupes l’occasion de se réunir et de développer réellement certaines idées, et que cela les aiderait à  nouer des liens et à  renforcer l’esprit d’équipe. »

Bien qu’il soit facile pour un agent sur le terrain de croire, à  tort, qu’il s’agit d’une idée de la direction imposée aux échelons inférieurs, Veronica affirme que ce n’est pas le cas. Toutes les facettes de la gestion des groupes demeureront dans les mains des membres. Les cercles d’encadrement serviraient uniquement à  aider les personnes ayant besoin de soutien.

Un membre de l’équipe reçoit des honneurs

« Cette initiative n’est pas liée à  la hiérarchie du SCC. Nous souhaitons que les gens y participent, et nous souhaitons travailler à  partir des fondations. Nous prévoyons lancer l’initiative sous forme de groupe critique au moyen d’un appel visant certains groupes, comme les agents correctionnels, et nous chercherons également à  obtenir le concours des syndicats. Il serait donc question d’établir des partenariats avec les agents de négociation, car cette idée appuie véritablement leurs fonctions. 

« Quant aux membres du personnel, cette activité s’inscrirait dans le plan de perfectionnement personnel prévu dans leur entente de gestion du rendement. J’aimerais que les employés voient cette initiative comme la leur. Il ne s’agit pas d’une autre idée irréaliste qui est très populaire pendant un mois et qui est oubliée par la suite. Je souhaite vivement que les membres des groupes se sentent responsables du processus et soient motivés du fait que les choses peuvent changer si l’on fait appel aux bonnes personnes et si l’on participe pleinement au processus. Ceci sera votre groupe. C’est de vous qu’il est question. Ce serait un environnement sans risque o๠personne n’aurait de comptes à  rendre. Les échanges au sein du groupe resteraient confidentiels, et des paramètres seraient mis en place pour s’en assurer. »

George est d’accord. à€ son avis, il faudra un certain temps avant que le niveau de participation voulu soit atteint puisqu’il s’agit de quelque chose de nouveau, mais il estime que cela en vaut la peine, car cela favorise le changement en mieux.

« Il faudra sans doute un certain temps avant que les gens acceptent l’idée, mais une fois qu’ils commenceront à  utiliser les cercles d’encadrement et à  en voir les effets et les avantages, de plus en plus de gens souhaiteront y participer. Ce processus aidera le personnel et le SCC dans son ensemble. Si vous réussissez à  trouver une meilleure manière de composer avec une situation quotidienne que vous n’arrivez pas tout à  fait à  gérer tout en vous faisant de nouveaux amis partout au pays, ce ne peut être qu’une bonne chose. Cela facilitera notre travail et le rendra plus efficace. »

Date de modification : 2015-01-07