Constitution du Comité national de direction (CND) des comités consultatifs de citoyens (CCC)

Le présent document décrit la constitution du Comité national de direction des comités consultatifs de citoyens.

Article 1 : Nom

1.1 : Le nom de l’organisation est Comité national de direction (CND) des comités consultatifs de citoyens (CCC).

Article 2 : Cadre administratif et législatif

Comme tous les comités consultatifs de citoyens, le Comité national de direction œuvre dans le contexte d’un cadre législatif, stratégique et administratif complet, décrit ci-dessous :

2.1 : Les comités consultatifs de citoyens sont prévus par les principes de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC) et mentionnés dans le Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (RSCMLC) correspondant. Le CND respecte le statut et l’usage des deux langues officielles conformément à la Loi sur les langues officielles.

2.2 : Les comités consultatifs de citoyens sont conformes et intégrés aux politiques du Service correctionnel du Canada (SCC); les structures et les responsabilités sont énoncées dans la Directive du commissaire (DC) 023 – Comités consultatifs de citoyens.

2.3 : Le Comité national de direction participe au processus correctionnel fédéral canadien de façon volontaire, en faisant valoir le point de vue de la collectivité et en contribuant à la sécurité publique, tout en remplissant son mandat à trois volets :

  1. observer – agir à titre d’observateurs impartiaux;
  2. assurer la liaison – assurer la liaison avec le personnel du Service correctionnel du Canada, les membres de la collectivité, les organismes et les délinquants;
  3. conseiller – conseiller le Service correctionnel du Canada sur les programmes, les politiques et les plans correctionnels.

2.4 : Dans l’exercice de ses fonctions stratégiques et opérationnelles, le Comité national de direction collabore avec le Service correctionnel du Canada, comme le démontre son modèle de coprésidence CCC-SCC et le soutien administratif qu’il reçoit du personnel national et régional.

Article 3 : Rôles et objectifs

En tant qu’organe exécutif des CCC, les rôles et les objectifs du CND sont les suivants :

3.1 : Assumer les rôles confiés aux comités consultatifs de citoyens d’observer, d’assurer la liaison et de conseiller à l’échelle nationale.

3.2 : Faire preuve de leadership stratégique, donner des directives et offrir un soutien aux comités consultatifs de citoyens à tous les niveaux dans le but de renforcer l’incidence des CCC et d’en assurer la durabilité.

3.3 : Favoriser l’apprentissage et les occasions de réseautage pour les membres des CCC afin d’améliorer la capacité des CCC, notamment l’orientation des nouveaux membres des CCC et du CND, les conférences, les webinaires et les forums de discussion.

3.4 : Mener les consultations auprès de l’ensemble des membres des CCC, amorcer les consultations liées aux CCC et assurer l’efficacité des processus de consultation externe sur le SCC.

3.5 : Favoriser une communication et un dialogue pertinents et opportuns parmi tous les membres des CCC en vue d’élaborer une approche concertée qui mobilisera l’ensemble des membres.

3.6 : Accroître la visibilité des CCC au sein et à l’extérieur du SCC, en plus de promouvoir la reconnaissance de l’incidence des CCC et de leurs membres.

Article 4 : Membres

4.1 : Le Comité national de direction est composé de six (6) membres votants, d’un président et des présidents de chacune des cinq (5) régions administratives, ainsi que d’un représentant non votant du Service correctionnel du Canada, qui joue le rôle de coprésident.

4.2 : Les membres doivent :

  1. assister à toutes les réunions ou être représentés par un remplaçant régional autorisé;
  2. agir dans l’intérêt du Comité national de direction;
  3. participer aux initiatives stratégiques nationales ou les diriger;
  4. présenter des questions soumises par les CCC régionaux ou des résolutions approuvées par ceux-ci;
  5. veiller à ce que les CCC régionaux et locaux reçoivent les questions et les faits nouveaux des CCC à l’échelle nationale;
  6. respecter les exigences en matière de rapports, y compris, mais sans s’y limiter, les rapports annuels et les mises à jour régionales.

4.3 : Un membre du Comité national de direction peut être remplacé avant l’expiration de son mandat si ce membre (i) démissionne, (ii) n’est pas en mesure ou capable de continuer, peu importe la raison, (iii) se trouve en conflit d’intérêts impossible à gérer et/ou (iv) agit à l’encontre de la mission, du mandat, du Code de conduite ou de la Constitution des CCC. Dans ce dernier cas, le Comité national de direction de concert avec les représentants concernés du Service correctionnel du Canada, notamment le commissaire, le coprésident du CND et/ou le sous-commissaire régional respectif, examineront le dossier sans tarder, préciseront les mesures correctives pertinentes dans les circonstances ou exposeront les motifs de renvoi.

4.4 : Les présidents régionaux jouant le rôle de membres du Comité national de direction sont élus ou nommés, en conformité avec leurs pratiques de gouvernance régionales respectives.

4.5 : À la fin de son mandat ou s’il démissionne pour une raison quelconque, tout membre qui se retire n’aura pas le droit de redevenir membre du Comité national de direction avant au moins un mandat ou une période de deux (2) ans.

Article 5 : Agents

5.1 : Le Comité national de direction doit être composé de trois (3) agents, notamment un président, un vice-président et un représentant sans droit de vote du Service correctionnel du Canada qui joue le rôle de coprésident.

5.2 : Le président et le vice-président doivent chacun exercer les fonctions d’agent pour un mandat de deux (2) ans non renouvelable. Le coprésident et le mandat qui lui est conféré sont désignés par le Service correctionnel du Canada.

5.3 : Le président doit :

  1. diriger toutes les réunions générales et extraordinaires du Comité national de direction, sauf indication contraire;
  2. rédiger, de concert avec les autres agents, les ordres du jour et transmettre toutes les invitations connexes pour l’ensemble des réunions du Comité national de direction;
  3. recevoir et gérer les résolutions approuvées et présentées par les CCC régionaux ou formulées par le Comité national de direction, et coordonner une réponse à chaque résolution en temps opportun;
  4. voir à l’exécution des décisions du Comité national de direction;
  5. à défaut d’une délégation autre des pouvoirs, travailler en qualité de porte-parole officiel et de signataire pour le Comité national de direction;
  6. à titre de représentant du Comité national de direction, rendre compte de l’opinion des membres auprès du public ou dans le cadre de réunions et d’événements;
  7. exercer les fonctions de membre d’office au sein de tous les comités permanents et spéciaux du Comité national de direction;
  8. participer, de concert avec les autres agents, à la gouvernance du Comité national de direction;
  9. assurer la préparation du rapport annuel au nom du Comité national de direction;
  10. quitter ses fonctions de président régional de son CCC dès sa nomination;
  11. à la fin de son mandat comme président national, il peut jouer un rôle consultatif (sans droit de vote) en tant qu’ancien président pour une période maximale de six (6) mois.

5.4 : Le vice-président doit :

  1. remplir toutes les fonctions du président en son absence ou en cas d’incapacité d’agir de celui-ci;
  2. diriger les réunions s’il a été désigné pour le faire et/ou si le président n’est pas disponible;
  3. collaborer avec les autres agents afin de promouvoir les initiatives stratégiques du Comité national de direction, de veiller à la mise en œuvre de ses décisions, de favoriser des pratiques efficaces au chapitre des groupes et de participer à la planification et à la gestion des réunions;
  4. exercer, en plus, toutes les responsabilités qui lui sont confiées par le Comité national de direction;
  5. continuer d’occuper les fonctions de président régional des CCC;
  6. fournir un leadership à l’égard des initiatives stratégiques désignées par le Comité national de direction;
  7. appuyer, au besoin, la formation et la présidence de comités.

5.5 : Le coprésident du SCC doit :

  1. collaborer étroitement avec les autres agents afin de promouvoir les initiatives stratégiques du Comité national de direction, de veiller à la mise en œuvre de ses décisions, de favoriser des pratiques efficaces au chapitre des groupes et de participer à la planification et à la gestion des réunions;
  2. diriger les réunions s’il a été désigné pour le faire et/ou les diriger si le président et le vice-président se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts;
  3. aviser le Comité national de direction à propos des faits nouveaux qui se sont produits au sein du Service correctionnel du Canada et du gouvernement du Canada qui portent sur son mandat et ses priorités;
  4. faire office d’agent de liaison au sein du Service afin de cerner les possibilités, de formuler des recommandations concernant les conférenciers et les présentateurs, et de favoriser la participation des membres du Comité national de direction et des différents représentants du Service correctionnel du Canada;
  5. superviser les exigences administratives du Comité national de direction et le soutien s’y rattachant.

5.6 : Chaque région assume par rotation le poste de président pour un mandat de deux (2) ans qui coïncide avec le début de l’exercice financier au SCC les années paires. En date de 2010, la rotation des régions se fait d’est en ouest : Atlantique, Québec, Ontario, Prairies et Pacifique. La région qui suit dans la rotation assume la vice-présidence pendant un mandat de deux ans.

5.7 : Si un poste d’agent devient vacant, la région qui détient le poste possède un droit de premier refus pour ce qui est de pourvoir ce poste pour le reste du mandat. Si le poste de président devient vacant pendant la première année du mandat de deux ans et que le membre du Comité national de direction de la même région refuse d’assumer ce rôle, le vice-président assumera la présidence et terminera le mandat. Si le poste de président devient vacant pendant la deuxième année du mandat et que le membre du Comité national de direction de la même région refuse d’assumer ce rôle, le vice-président assumera la présidence, terminera le mandat puis commencera son propre mandat de deux ans pour sa région suivant le calendrier de rotation.

Article 6 : Réunions des membres

6.1 : Le Comité national de direction doit s’efforcer de tenir quatre (4) réunions ordinaires par exercice.

6.2 : Les réunions peuvent se tenir en personne ou se faire par voie téléphonique ou électronique ou par un autre moyen de communication qui permet à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion et d’exercer leur droit de vote.

6.3 : Des réunions extraordinaires jugées nécessaires peuvent être convoquées à la demande du président ou d’un minimum de trois (3) membres du Comité national de direction.

6.4 : Les procédures parlementaires généralement acceptées suivant l’ouvrage Robert’s Rules of Order doivent être appliquées pour toutes les réunions ordinaires et extraordinaires du Comité national de direction.

6.5 : Chaque membre dispose d’un (1) vote. Les votes par procuration sont interdits. Les votes électroniques sont autorisés.

6.6 : Pour qu’il y ait quorum, au moins trois (3) régions doivent être représentées à toutes les réunions du Comité national de direction. Il doit y avoir quorum pour pouvoir prendre une décision.

Article 7 : Délégation des responsabilités

7.1 : Le Comité national de direction peut déléguer des responsabilités à des comités permanents ou spéciaux ou à des personnes.

7.2 : Les comités doivent s’efforcer de :

  1. faire en sorte d’être présidés ou coprésidés par un membre du Comité national de direction; un comité spécial peut être dirigé par une personne approuvée par le Comité national de direction;
  2. recruter des membres partout au pays qui possèdent les compétences et les connaissances spécialisées exigées;
  3. recruter, sans toutefois s’y limiter, parmi les CCC.

7.3 : Sauf indication contraire, les activités de recrutement des comités relèvent de son président et peuvent être soumises à l’approbation du Comité national de direction.

7.4 : Les comités et les personnes auxquels on a confié des responsabilités spécifiques doivent conserver un registre écrit des activités et faire rapport régulièrement au Comité national de direction.

Article 8 : Privilèges de vote

8.1 : Le Comité national de direction se réserve le droit de consulter l’ensemble des membres des comités consultatifs de citoyens sur des questions d’importance nationale, et les décisions se prendront par la simple majorité.

8.2 : L’ensemble des membres des comités consultatifs de citoyens peut exercer un droit de veto contre toute décision prise par le Comité national de direction au moyen d’un vote des deux tiers (2/3) des membres.

Article 9 : Modifications de la constitution

9.1 : La présente Constitution sera révisée régulièrement, au moins tous les deux (2) ans, ce qui coïncidera avec le début du mandat d’un nouveau président.

9.2 : Les modifications apportées à la Constitution doivent être ratifiées par un vote des deux tiers (2/3) des membres du Comité national de direction où le vote de chaque région est fondé sur une simple majorité des membres régionaux des comités consultatifs de citoyens.

9.3 : Les modifications doivent être présentées par écrit au président du Comité national de direction au moins trente (30) jours avant la date régulière prévue de l’examen.

9.4 : Une période d’au moins soixante (60) jours sera accordée pour le vote concernant les modifications de la Constitution. Il sera possible de voter en personne ou par voie téléphonique ou électronique ou par un autre moyen de communication permettant à tous les participants d’exercer leur droit de vote.