Directive du commissaire

Communications

RESPONSABILITÉS ET PROCÉDURES

1. Le commissaire adjoint, Communications et engagement, s'assurera :
   1. que les activités de communication respectent la Politique de communication du gouvernement du Canada
   2. que les produits, les activités et les initiatives de communication sont dirigés et orientés par le personnel du Secteur des communications et de l'engagement (SCE) à l'administration centrale (AC) et par le personnel des Communications aux administrations régionales (AR)
   3. que, dans la mesure du possible, le personnel détermine les occasions de communiquer avec les partenaires et les intervenants
   4. que le SCE est ultimement responsable de tous les produits, activités et initiatives de communication d'envergure nationale du Service correctionnel du Canada (SCC) et que chaque sous-commissaire régional est ultimement responsable de tous les produits, activités et initiatives de communication d'envergure régionale qui se déroulent uniquement dans sa région
   5. que tous les produits, activités ou initiatives relevant de la responsabilité du SCE reçoivent son approbation définitive écrite ou celle de son délégué.

Administration centrale et administrations régionales

2. Le personnel du SCE :
   1. respectera la Politique de communication du gouvernement du Canada et s'assurera que tous les produits, activités et initiatives de communication sont conformes à cette politique et à toutes les directives connexes
   2. assumera la responsabilité de tous les produits, activités et initiatives de communication d'envergure nationale
   3. fournira des conseils stratégiques et du soutien en matière de communications à tout le personnel à l'AC, le cas échéant
   4. fournira des conseils stratégiques et du soutien en matière de communications au personnel des Communications des AR, le cas échéant
   5. dirigera l'élaboration et le processus d'approbation des produits, activités et initiatives qui relèvent de la responsabilité du SCE (voir l'annexe B)
   6. fournira des conseils et/ou une rétroaction au personnel opérationnel quant aux produits qui ne relèvent pas de la responsabilité du SCE (p. ex., les rapports ministériels et les outils utilisés pour répondre aux exigences opérationnelles, tels que les affiches de planification stratégique et le matériel de formation)
   7. consultera les membres du personnel compétents aux fins de l'élaboration de produits de communication et leur donnera l'occasion d'exprimer leurs opinions et leurs commentaires.
3. Le personnel des Communications des AR :
   1. respectera la Politique de communication du gouvernement du Canada et s'assurera que tous les produits, activités et initiatives de communication sont conformes à cette politique et à toutes les directives connexes
   2. assumera la responsabilité de tous les produits, activités et initiatives de communication de la région
   3. fournira des conseils stratégiques et du soutien en matière de communications au personnel régional, le cas échéant
   4. fournira des conseils stratégiques et du soutien en matière de communications au personnel du SCE, le cas échéant
   5. dirigera l'élaboration et le processus d'approbation des produits, activités et initiatives qui relèvent de la responsabilité du personnel des Communications de la région
   6. fournira des conseils et/ou une rétroaction pour le personnel opérationnel quant aux produits qui ne relèvent pas de la responsabilité du personnel des Communications de la région (p. ex., les rapports et les outils utilisés pour répondre aux exigences opérationnelles, tels que les directives à l'intention du personnel, les notes de service et le matériel de formation)
   7. consultera les membres du personnel compétents aux fins de l'élaboration de produits de communication et leur donnera l'occasion d'exprimer leur opinions et leurs commentaires
   8. sollicitera les conseils du personnel du SCE, le cas échéant.

Planification des communications

4. Le SCE est responsable de la planification stratégique des communications, en fonction des besoins à court et à long terme d'un secteur, d'une région ou d'une direction.
5. Le personnel communiquera avec le conseiller en communications à l'AC ou avec le communicateur régional lorsqu'il lance une nouvelle initiative ou un nouveau projet, produit ou programme, afin de déterminer si un soutien en matière de communications est nécessaire. Cette consultation devrait avoir lieu au début de l'initiative, du projet, du produit ou du programme.
6. Sauf en ce qui concerne le contenu factuel du sujet traité, le personnel respectera et mettra en œuvre les décisions prises par le conseiller en communications à l'AC, le communicateur régional ou le commissaire adjoint, Communications et engagement, ou son délégué, en ce qui a trait aux produits de communication, y compris les décisions relatives à la langue, au style, à la présentation et à d'autres questions en matière communications.
7. Il incombe au SCE de déterminer s'il est nécessaire d'établir un plan, une stratégie ou une approche en matière de communications. De plus, le SCE est chargé de produire la version préliminaire du plan, de la stratégie ou de l'approche, incluant toutes les activités de communication subséquentes, en consultation avec les experts en la matière du secteur visé. Ces derniers vérifieront le contenu (c.-à-d. qu'ils s'assureront de l'exactitude des faits).

Communications en cas d'urgence

8. En cas d'urgence, les responsables des communications (tant à l'AC que dans les AR) fourniront le soutien fonctionnel nécessaire pour assurer des communications continues avec différents publics à l'interne comme à l'externe. Les sous-commissaires régionaux donneront aux administrations, aux établissements, aux pavillons de ressourcement visés à l'article 81 de la LSCMLC, aux districts, aux bureaux de libération conditionnelle ou aux centres correctionnels communautaires une orientation relativement à leurs responsabilités concernant les communications en cas d'urgence. Les Plans de continuité des opérations propres à chaque unité opérationnelle (administration, établissement, district, pavillon de ressourcement visé à l'article 81, bureau de libération conditionnelle ou centre correctionnel communautaire) comprennent des renseignements détaillés. Les cadres supérieurs veilleront à ce que les employés concernés aient accès aux Plans de continuité des opérations.

Consentement à être identifié

9. Les membres du personnel et les délinquants donneront leur consentement écrit pour que leur photographie ou tout autre renseignement permettant de les identifier soient diffusés ou publiés à l'interne ou à l'externe. Cette directive ne s'applique pas aux photographies de personnes prises à des fins opérationnelles et pour les dossiers officiels du SCC.
10. On ne peut utiliser ou publier une photo que si toutes les personnes sur cette photo ont donné leur consentement à cet effet et qu'elles ont signé le formulaire Consentement à être identifié dans des publications du SCC et de la CLCC (CSC/SCC 1305). Le formulaire sera attesté et signé pour chaque nouvelle demande, à moins qu'une autorisation de diffusion illimitée ait été signée par le membre du personnel. Le conseiller en communications à l'AC, le communicateur régional ou le responsable de l'administration, de l'établissement, du pavillon de ressourcement visé à l'article 81, du district, du bureau de libération conditionnelle ou du centre correctionnel communautaire qui demande le consentement conservera une copie du formulaire de consentement signé.
11. Pour prendre connaissance des procédures relatives au consentement à être identifié par les médias, veuillez consulter la DC 022 - Relations avec les médias.

Insigne du SCC et image de marque

12. L'insigne du SCC figure dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes et est enregistré comme une marque déposée auprès de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.
13. Aux fins de la présente DC, le terme « insigne » désigne l'image graphique qui figure dans le Registre public des armoiries, drapeaux et insignes, et non les insignes en métal/numérotés/de retraite/de casquette/d'épaule ou tout autre élément des uniformes du SCC.
14. L'insigne du SCC est le symbole unificateur de l'organisme. Il sert d'image de marque uniforme et facilement reconnaissable à tous les produits, publications et autres articles conçus par le SCC et lui appartenant.
15. L'insigne du SCC ne sera utilisé que sur des produits destinés au personnel et aux délinquants. Le mot-symbole « Canada » et la signature ministérielle (voir l'annexe E) seront les seuls identificateurs utilisés sur les produits destinés à des publics de l'extérieur (p. ex., les membres du public, les partenaires, les intervenants et les médias).
16. Il est interdit au personnel de modifier l'insigne de quelque façon que ce soit ou encore de le masquer au moyen d'autres éléments graphiques dans les publications ou sur n'importe quel autre média ou produit.
17. Il est interdit au personnel de créer ou d'utiliser des logos, des identificateurs ou des symboles pour leur administration, leur établissement, leur pavillon de ressourcement visé à l'article 81, leur district, leur bureau de libération conditionnelle, leur centre correctionnel communautaire, leur direction ou leur secteur. Le logo actuel du programme CORCAN est exempté des exigences de la présente directive.
18. Il est interdit au personnel d'utiliser dans les publications qu'il élabore ou sur les produits qu'il crée tout logo, identificateur ou symbole autre que l'insigne du SCC et/ou que les éléments du Programme de coordination de l'image de marquedécrits ci-après.
19. Toutes les demandes d'utilisation de l'insigne du SCC dans un format, sur un article ou sur un support quelconque seront acheminées au chef du protocole et au SCE, où leur conformité aux normes du Programme de coordination de l'image de marque sera vérifiée.
20. Le SCE fournira les éléments graphiques de l'insigne dans le format requis (p. ex., jpeg) au personnel qui en fait la demande.
21. La devise du SCC est « Futura Recipere », ce qui signifie « Saisir l'avenir ». La devise est permanente.
22. Le slogan actuel du SCC est « Transformons des vies, protégeons les Canadiens ». Le slogan pourrait changer dans le futur afin de refléter une différente orientation pour le SCC.
23. Tous les produits de communication et toutes les publications seront conformes au Programme de coordination de l'image de marque, lequel comprend deux éléments principaux : le mot-symbole « Canada » et la signature ministérielle du SCC (voir les exemples à l'annexe E).
24. Les documents généraux (p. ex., le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement) qui sont produits et publiés conformément aux gabarits du Secrétariat du Conseil du Trésor ne sont pas visés par la présente DC. Les gabarits de l'image de marque organisationnelle du SCC seront utilisés dans la conception de tous les autres produits, afin d'assurer une présentation uniforme de ces produits.
25. Le personnel soumettra les produits non liés aux communications (rapports ministériels, affiches de planification stratégique, etc.) au conseiller en communications ou au communicateur régional, qui s'assurera de leur conformité au Programme de coordination de l'image de marque.
26. Le SCE et les responsables des Communications au palier régional examineront tous les produits liés ou non aux communications afin de s'assurer qu'ils satisfont aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque.

Évaluation

27. Le personnel du SCE et les communicateurs régionaux effectueront le suivi du rendement de leurs produits de communication, en mesureront les résultats et en évalueront l'efficacité.
28. Le personnel du SCE et les communicateurs régionaux devraient se servir de tous les outils disponibles (revues de presse, surveillance des commentaires du personnel acheminés par courrier ou courriel internes, etc.) pour évaluer les activités de communication. Ils devraient également, dans la mesure du possible, être à l'affût de nouveaux moyens leur permettant de suivre et de mesurer l'impact du travail de communication.

Langues officielles

29. Tous les produits et le matériel de communication créés par le SCC seront conformes à la Loi sur les langues officielles.
30. Tous les produits et le matériel de communication diffusés à l'échelle nationale seront simultanément publiés dans les deux langues officielles.
31. Les communicateurs régionaux, en consultation avec les coordonnateurs régionaux des langues officielles, conseilleront les administrations, les établissements, les pavillons de ressourcement visés à l'article 81, les districts, les bureaux de libération conditionnelle et les centres correctionnels communautaires de leur région quant aux exigences linguistiques qui s'appliquent à la diffusion des produits et du matériel de communication.

Langage clair

32. Tous les produits et le matériel de communication respecteront l'exigence de la Politique de communication du gouvernement du Canadarelativement au langage clair. Ils seront rédigés dans un style clair, concis et facile à comprendre, et correspondront au niveau de scolarité convenant aux publics cibles décrits ci-après.
    1. Les produits destinés aux délinquants devraient être faciles à comprendre par un élève de huitième année qui les lirait (13 à 14 ans).
    2. Les produits destinés aux employés, au public, aux médias et aux intervenants/partenaires ne devraient pas être d'un niveau supérieur à celui de la 10^e année (facile à comprendre par un élève de 15 ou 16 ans).
33. Dans le cas des produits conçus pour un créneau étroit (p. ex., une demande provenant d'une revue scientifique/technique), on peut, avec l'autorisation du commissaire adjoint, Communications et engagement, utiliser un langage plus recherché que le langage normalement employé pour les élèves de la 10^e année.
34. Le personnel du SCE et les communicateurs régionaux évalueront si les produits et le matériel de communication sont rédigés dans un langage clair et ils fourniront des recommandations et de la rétroaction dans le cadre du processus courant d'examen et d'approbation.
35. Le personnel du SCE et les communicateurs régionaux peuvent donner aux employés des conseils sur le langage clair à utiliser et mettre à leur disposition des outils d'évaluation. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter l'annexe D.

Communications proactives

36. Le personnel devrait, dans la mesure du possible et s'il y a lieu, communiquer avec le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional pour lui faire part d'idées ou de propositions en matière de communications proactives.
37. Les communicateurs régionaux examineront les propositions que leur achemine le personnel de leur région et y donneront suite, le cas échéant, puis les transmettront au SCE s'il y a lieu (notamment dans le cas de propositions de portée nationale ou destinées à un auditoire de l'extérieur).
38. Le SCE examinera les propositions du personnel à l'AC, y donnera suite et fournira de l'encadrement, des conseils et du soutien aux communicateurs régionaux, s'il y a lieu.

Utilisation de l'appellation légale et du titre d'usage du SCC

39. Conformément à l'article 2 de la LSCMLC, l'appellation légale du SCC est « Service correctionnel du Canada ». Cette appellation légale figure dans la loi habilitante du Service (la LSCMLC) et dans toute proclamation, tout décret ou tout autre instrument utilisé pour créer une direction au sein du gouvernement.
40. Le titre d'usage est le titre autorisé qui sert couramment à désigner un ministère, un programme ou une activité. Le titre d'usage du SCC, tel qu'il a été approuvé par le président du Conseil du Trésor, est « Service correctionnel Canada ».
41. Dans les directives du commissaire (DC), les bulletins et autres documents officiels (p. ex., les documents se rapportant à la politique et au cadre juridique du SCC, les accords d'échange de services, les protocoles d'entente, les rapports organisationnels, etc.) on utilisera l'appellation légale.
42. Dans tous les autres cas, bien que le titre d'usage puisse être utilisé, il est fortement recommandé d'utiliser l'appellation légale afin d'assurer l'uniformité et la traduction adéquate des documents.

Utilisation des SAGE et du bloc-signature officiel

43. Les blocs-signatures de courriel de tous les membres du personnel du SCC seront conformes à la Norme sur la gestion du courriel du gouvernement du Canada.
44. Tous les membres du personnel du SCC devraient s'assurer que leurs coordonnées personnelles sont à jour dans les Services d'annuaires gouvernementaux électroniques (SAGE) 2.0. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter la page intranet sur les SAGE 2.0.

Intranet

45. Chaque secteur et chaque région élaborera, approuvera et téléchargera du contenu dans le site intranet du SCC, en utilisant le modèle de mise en page normalisé établi. Chaque administration, établissement, pavillon de ressourcement visé à l'article 81, district, bureau de libération conditionnelle et centre correctionnel communautaire nommera un rédacteur qui gérera son site intranet.
46. Le SCE coordonnera, en collaboration avec l'équipe du site intranet, la formation de toute personne chargée d'assumer la fonction de rédacteur.
47. Il incombe également au SCE d'examiner le contenu du site intranet produit par une administration, un établissement, un pavillon de ressourcement visé à l'article 81, un district, un bureau de libération conditionnelle ou un centre correctionnel communautaire et de leur fournir des conseils.
48. Il ne revient pas au SCE de produire de nouveaux contenus. Les membres du personnel devraient toutefois consulter le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional lorsqu'ils conçoivent de nouveaux contenus et lorsqu'ils mettent à jour les contenus déjà diffusés, afin d'obtenir leur avis sur l'utilisation du langage simple et d'autres questions en matière de communications.
49. Le contenu des sites intranet sera à jour, concis, clair et considéré nécessaire à l'exécution des rôles et des responsabilités du personnel. Les sites intranet ne devraient pas servir de dépôts pour l'ensemble des documents créés par le personnel. Dans la mesure du possible, on devrait inclure dans les nouveaux contenus des liens menant aux contenus existants plutôt que de créer des contenus en double.
50. Le modèle de gouvernance pour la publication sur le réseau intranet, qui est décrit dans la présente section, sera centralisé dans le Projet de renouvellement de l'intranet. La présente DC sera mise à jour une fois le projet terminé.
51. GCconnex est la plateforme de réseautage social professionnel du gouvernement du Canada. Son but est de permettre aux fonctionnaires de tisser des liens et de collaborer selon les intérêts, les connaissances et l'expérience mutuels.
52. GCconnex sert à mener des activités ayant trait au milieu de travail et il ne devrait pas remplacer les réseaux sociaux personnels. Il existe plusieurs groupes GCconnex liés au SCC, et tous les employés peuvent se joindre à un groupe ou en créer un et inviter leurs collègues.
53. Pour consulter un guide détaillé sur la façon d'utiliser GCconnex, veuillez consulter la page Ressources d'apprentissage de GCpédia ou communiquer avec l'équipe chargée des communications électroniques.

Internet

54. Tous les contenus diffusés sur Internet seront élaborés par le secteur visé en collaboration avec le SCE.
55. Le personnel communiquera avec le conseiller en communications à l'AC avant d'élaborer de nouveaux contenus aux fins de diffusion sur Internet ou de mettre à jour le contenu en ligne.
56. Le contenu diffusé sur Internet sera à jour, concis, clair, facile à comprendre et facilement accessible, et fournira des renseignements utiles aux Canadiens (notamment sur les programmes, les initiatives et les services du SCC qui présentent un intérêt pour les personnes n'appartenant pas au SCC).
57. Le SCE demeure propriétaire de tous les contenus élaborés aux fins de diffusion sur Internet. Le commissaire adjoint, Communications et engagement, doit rendre compte de toute l'information affichée sur le site Internet du SCC.
58. Tous les contenus produits aux fins de diffusion sur le site Internet du SCC seront conformes à la Norme sur l'accessibilité des sites Web.

Films et vidéos

59. Pour les demandes relatives à des propositions de tournage de films ou de vidéos, le personnel consultera le SCE en s'adressant au conseiller en communications de l'AC ou au communicateur régional. Les demandes de l'extérieur seront évaluées par les Relations avec les médias conformément à la DC 022 - Relations avec les médias.
60. Le SCE et les responsables des Communications au palier régional détermineront les possibilités de tournage de films et de vidéos dans le but de favoriser l'innovation et de répondre à leurs besoins en matière de communications, dans le cadre du processus courant et continu de planification des communications. Il leur revient également de s'assurer que les ressources et les fonds seront mis à leur disposition par le secteur qui présente la demande.

Médias sociaux

61. Veuillez consulter la DC 227 - Usage de la technologie Web 2.0 et la DC 226 - Utilisation des ressources électroniques pour prendre connaissance des directives sur l'utilisation individuelle des médias sociaux.
62. Les membres du personnel n'utiliseront pas l'insigne du SCC ou tout autre identificateur du SCC comme image sur leurs comptes personnels de médias sociaux.
63. Les membres du personnel qui souhaitent diffuser des messages via les comptes Twitter du SCC (@CSC_SCC_fr et @CSC_SCC_en) pour faire la promotion notamment d'une activité, d'une initiative ou d'un rapport consulteront le SCE.
64. Les membres du personnel qui souhaitent diffuser des gazouillis les soumettront à l'examen du conseiller en communications à l'AC ou du communicateur régional. Ces gazouillis seront ensuite soumis à l'approbation du commissaire adjoint du secteur ou du sous-commissaire régional.
65. Une fois approuvés par le commissaire adjoint du secteur ou le sous-commissaire régional, les gazouillis proposés seront soumis au conseiller en communications à l'AC ou au communicateur régional.
66. Les communicateurs régionaux remettront tous les gazouillis approuvés par les sous-commissaires régionaux à la personne responsable de la liaison régionale aux Communications stratégiques à l'AC.
67. Suivant la soumission des gazouillis, le SCE obtiendra les dernières autorisations du commissaire adjoint, Communications et engagement, ou de son délégué, puis publiera les gazouillis via le compte Twitter du SCC.
68. Les demandes présentées par les médias sur les réseaux sociaux seront traitées conformément à la DC 022 - Relations avec les médias.

Communications avec les délinquants

69. Tous les produits, activités et initiatives de communication élaborés à l'intention des délinquants, tant dans les établissements que dans la collectivité, tiendront compte de leur situation particulière. Les produits seront créés en format facilement imprimable sur demande aux fins de diffusion par le personnel.
70. Des produits, des activités et des initiatives de communication destinés aux délinquants devraient traiter de questions pouvant les toucher ou présenter un intérêt particulier pour eux, telles que l'adoption d'une nouvelle loi, le lancement de nouvelles initiatives ou de nouveaux programmes et des changements opérationnels.
71. Tous les produits et le matériel de communication conçus pour les délinquants seront approuvés par le SCE avant d'être distribués aux comités des détenus, aux bureaux de libération conditionnelle dans la collectivité et autres endroits appropriés.

Communications avec les partenaires et les intervenants

72. Dans la mesure du possible et s'il y a lieu, le personnel des Communications, tant à l'AC que dans les AR, devrait prendre des mesures pour communiquer avec les partenaires et les intervenants, notamment les suivants, sans s'y limiter :
    1. les organismes de services aux victimes
    2. les bénévoles
    3. les organismes d'éducation
    4. les membres de comités consultatifs
    5. les organismes de défense des droits des délinquants et de prestation de services aux délinquants.
73. Dans la mesure du possible, la communication avec les partenaires et les intervenants devrait se faire dans la langue de l'auditoire et tenir compte de ses besoins culturels et autres besoins.
74. S'il y a lieu, le SCE devrait s'associer à Sécurité publique et aux organismes du portefeuille pour les activités et les initiatives de communication.

Communications avec les visiteurs

75. Dans la mesure du possible et s'il y a lieu, le personnel des Communications, tant à l'AC que dans les AR, devrait déployer des efforts pour communiquer expressément avec les visiteurs et les familles des délinquants. Dans la mesure du possible, la communication devrait se faire dans la langue de l'auditoire et tenir compte de ses besoins culturels et autres besoins.

Droit d'auteur

76. Toutes les demandes de reproduction d'œuvres protégées par des droits de propriété intellectuelle (p. ex, des photographies, des articles et des rapports) seront traitées par le personnel du SCE, qui consultera les Services juridiques. Les employés achemineront toutes les demandes de l'extérieur relatives au droit d'auteur à ecomms@csc-scc.gc.ca.
77. Veuillez consulter la section sur l'insigne du SCC et l'image de marque pour obtenir des directives concernant les demandes de reproduction de l'insigne du SCC.

Activités et annonces

78. Le SCE dirigera les activités de soutien en communication relatives aux événements qui touchent le ministre ou des parlementaires représentant le ministre (comme les députés) et/ou le commissaire (p. ex., les cérémonies de reconnaissance du mérite et l'ouverture de nouvelles installations). Les employés communiqueront avec le SCE dès le début du processus de planification d'un tel événement.
79. Les communicateurs régionaux coordonneront la logistique et élaboreront les produits de communication relatifs aux activités ministérielles qui se déroulent dans des installations situées dans leur région, le cas échéant. Le SCE se chargera de la planification, et les autres responsabilités seront réparties à la suite de discussions entre l'AC et l'AR. Le SCE gérera l'obtention des approbations à un échelon égal ou inférieur à celui de Sécurité publique ou du Cabinet du ministre.
80. Les communicateurs régionaux planifieront et coordonneront la logistique et élaboreront des produits de communication relatifs aux activités d'envergure régionale (comme les cérémonies de passation de commandement au niveau du sous-commissaire régional).
81. Dans le cas d'activités en établissement ou concernant un district, comme les cérémonies de passation de commandement courantes, le personnel (c.-à-d. le bureau de première responsabilité de l'activité) coordonnera la logistique et élaborera les produits de communication. Le personnel consultera le communicateur régional afin de s'assurer que tous les produits de communication sont conformes aux normes nationales. Le personnel consultera également le chef du protocole du SCC dans le cas de cérémonies.

Communication de renseignements à d'autres ministères ou organismes

82. Le SCE fournira les produits de communication pertinents relatifs à une annonce ou à la publication d'un rapport (p. ex., des communiqués de presse et des infocapsules), le cas échéant, à la Direction des communications de Sécurité publique Canada au moins 10 jours avant la tenue de l'activité ou la publication du rapport.
83. Le personnel informera à l'avance le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional des consultations et/ou des activités externes prévues. Ces renseignements seront transmis par le SCE à Sécurité publique Canada aux fins d'inscription au calendrier de planification du Bureau du Conseil privé.
84. Au besoin, le SCE s'occupera de la coordination et des communications avec d'autres ministères et organismes en vue de mettre en commun des produits de communication relatifs aux consultations et/ou d'obtenir des renseignements. Le personnel du SCE obtiendra l'approbation du commissaire adjoint, Communications et engagement, ou de son délégué, avant de diffuser des produits de communication à l'extérieur du SCC.

Relations avec les médias

85. Veuillez consulter la DC 022 - Relations avec les médias.

Avis publics

86. Lorsqu'un avis public est requis, il incombe au personnel de remplir le modèle d'avis public et de dresser le plan média connexe en se servant des gabarits de planification média.
87. Le personnel régional rédigera l'avis public et le plan média et les soumettra à l'approbation du sous-commissaire régional. Le personnel des Communications au palier régional soumettra ensuite l'avis public et le plan média approuvés à l'examen et à l'approbation du SCE. Une fois approuvés par le SCE, ces documents seront retournés au communicateur régional aux fins de traitement et de publication.
88. Le personnel de l'AC soumettra l'avis public et le plan média à l'approbation du commissaire adjoint du secteur, puis les acheminera au SCE.
89. Le SCE communiquera chaque année avec les membres du personnel qui font paraître des avis publics pour confirmer certains renseignements en vue de la rédaction du rapport annuel.

Recherche sur l'opinion publique

90. Toute enquête, tout questionnaire ou autre initiative de même nature que l'on prévoit mener à l'interne ou à l'externe sera soumis au conseiller en communications à l'AC ou au communicateur régional, aux fins d'évaluation.
91. Le SCE examinera chaque initiative afin de déterminer s'il s'agit d'une recherche sur l'opinion publique. Le SCE conseillera les responsables des Communications des AR, s'il y a lieu, afin de les aider à déterminer si les initiatives de cette nature constituent des recherches sur l'opinion publique.
92. Si l'initiative constitue une recherche sur l'opinion publique, le SCE tentera d'obtenir les approbations requises de Sécurité publique, du Bureau du Conseil privé et du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Visites d'unités opérationnelles

93. Le personnel des Communications au palier régional planifiera et coordonnera les visites dans les établissements et les unités opérationnelles dans la collectivité qui comprennent la participation des médias, de photographes, d'une équipe de tournage ou du personnel des Communications.
94. Le personnel des Communications au palier régional fournira un préavis aux responsables des Relations parlementaires lorsque des membres du Parlement ou des sénateurs planifient une visite dans une unité opérationnelle, ainsi qu'un résumé de la visite une fois que celle-ci a eu lieu.
95. Les membres du personnel qui souhaitent organiser une telle visite dans une unité opérationnelle consulteront les Communications à l'AR.

Bureau des conférenciers

96. Le personnel des Communications au palier régional coordonnera, de concert avec le personnel du Bureau des conférenciers, toutes les demandes présentées par des personnes n'appartenant pas au SCC et désireuses d'obtenir les services d'un conférencier.
97. Les membres du personnel qui souhaitent participer aux activités du Bureau des conférenciers en discuteront avec le communicateur régional ou les responsables de l'Engagement des citoyens à l'AC.

Discours et notes d'allocution

98. Le SCE rédigera les discours et les notes d'allocution du commissaire. Les membres du personnel qui désirent qu'un discours ou des notes d'allocution soient rédigés à l'intention du commissaire consulteront le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional.
99. Le personnel des Relations parlementaires rédigera les remarques préliminaires du commissaire lorsqu'il comparaîtra devant des comités de la Chambre des communes et du Sénat.
100. S'il y a lieu, le SCE rédigera des notes d'allocution d'envergure nationale à l'intention d'autres membres du personnel (notamment les directeurs d'établissement et les directeurs de district) dans le cadre de projets particuliers. Il pourra par exemple s'agir de notes d'allocution destinées à informer les membres du personnel de modifications apportées à la loi, de l'adoption de nouvelles procédures ou du lancement d'une nouvelle initiative. Les membres du personnel qui désirent que des notes d'allocution soient rédigées consulteront le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional. La décision définitive quant à la rédaction de notes d'allocution à la demande du personnel revient au SCE.
101. 101.Le personnel des Communications au palier régional rédigera les discours et les notes d'allocution du sous-commissaire régional et autres cadres supérieurs régionaux. Les membres du personnel qui désirent qu'un discours ou des notes d'allocution soient rédigés à l'intention du sous-commissaire régional consulteront le communicateur régional.

Messages internes - Messages du commissaire et communiqués généraux

102. Les questions d'une grande importance, comme les événements d'envergure touchant l'ensemble du personnel, la mise en application de nouvelles lois et la célébration de journées ou d'événements spéciaux, font l'objet de Messages du commissaire. Le SCE décidera s'il est nécessaire de diffuser un Message du commissaire.
103. Le SCE, en collaboration avec les experts en la matière, rédigera tous les Messages du commissaire.
104. Les secteurs fourniront au SCE une liste des journées/événements spéciaux qui les touchent, aux fins de coordination des messages.
105. Des communiqués généraux importants ou à durée de vie critique seront expédiés par courriel au besoin. C'est le commissaire adjoint, Communications et engagement, qui décide si un communiqué général doit être envoyé. Ces communiqués portent notamment sur les sujets suivants, sans s'y limiter :
     1. la sécurité du personnel et du public
     2. les activités de l'organisation
     3. les changements importants apportés aux politiques
     4. des questions relatives aux ressources humaines, dont le personnel sera informé pour des raisons juridiques ou de santé
     5. les messages opérationnels courants et/ou liés à la sécurité concernant les annulations d'activités, certains problèmes du système de technologie de l'information et/ou les pannes des services de communications.
106. Tous les autres messages sont diffusés dans Cette semaine au SCC. Ces messages portent notamment sur les sujets suivants :
     1. sujets d'intérêt humain
     2. annonces concernant des publications ou des ressources
     3. changements apportés aux politiques et bulletins de gestion des cas
     4. appels de candidatures.
107. Les messages à diffuser dans Cette semaine au SCC qui sont rédigés par des employés ne faisant pas partie du SCE seront examinés par le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional avant d'être approuvés.
108. Les articles à publier dans Cette semaine au SCC seront approuvés par le commissaire adjoint ou le sous-commissaire régional et traduits avant d'être soumis au conseiller en communications à l'AC. Ce dernier veillera à ce que les articles soient soumis à l'examen et à l'approbation du commissaire adjoint associé, Communications et engagement.

Entre Nous Express

109. Le personnel peut soumettre des idées d'articles ou des articles au SCE en les envoyant à l'adresse GEN-NHQ Let's Talk Express - Entre Nous Express. Le SCE évaluera chaque sujet proposé et chaque article soumis en vue d'une éventuelle publication et il conserve le plein contrôle éditorial de tout le contenu d'Entre Nous Express.
110. Il pourra arriver que les membres de l'équipe d'Entre Nous Express demandent à des employés de leur accorder des entrevues ou de leur fournir des renseignements qui serviront à la rédaction d'articles. Les membres du personnel ne sont pas tenus d'acquiescer à ces demandes. Toutefois, si un employé accepte d'apporter sa collaboration, il donnera son consentement par écrit et pourra vérifier l'exactitude de l'article avant que ce dernier soit soumis au processus d'approbation et publié.

Graphisme

111. Le personnel consultera le SCE, par l'intermédiaire du conseiller en communications à l'AC ou du communicateur régional, s'il souhaite demander des services de graphisme qui excèdent les ressources du SCC en matière d'image de marque.
112. Si les ressources nécessaires sont disponibles, le SCE fournira les services de graphisme demandés. Dans le cas contraire, le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional demandera aux contractuels figurant sur la liste des contractuels autorisés de présenter des soumissions relatives au travail à effectuer. En pareil cas, il incombera à la direction, au secteur ou à la région concerné d'obtenir le financement nécessaire pour payer les services de graphisme.
113. Le SCE assurera les communications avec les contractuels et dirigera les travaux de graphisme.

Photographie et demandes de photos

114. Les membres du personnel ayant besoin de services de photographie dans le cadre d'une activité (parce qu'ils n'ont pas à l'interne les ressources pour prendre des photos) communiqueront avec le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional au moins 10 jours ouvrables avant la tenue de l'activité. Le SCE ou le personnel des Communications au palier régional fournira les services demandés dans la mesure du possible.
115. Les membres du personnel ayant besoin de photos qu'ils pourront utiliser dans des produits consulteront le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional. Le SCE fournira aux employés les photos répondant à leurs besoins qui sont disponibles dans la banque de photos de l'AC du SCC.
116. Voir la section Consentement à être identifié dans la présente DC.

Articles promotionnels

117. Les articles promotionnels achetés avec les fonds du gouvernement du Canada seront appropriés, utiles et peu dispendieux, et ils devraient être produits dans le cadre d'une stratégie ou d'une initiative de communication.
118. Les articles promotionnels proposés répondront à au moins un des critères suivants :
     1. faire partie d'un plan de communication et en soutenir les objectifs
     2. être en lien direct avec le programme ou le service et cadrer avec le public cible
     3. appuyer le message véhiculé par l'initiative de communication.
119. Pour proposer l'achat d'articles promotionnels :
     1. le formulaire de demande d'achat d'articles promotionnels sera rempli pour toutes les demandes
     2. l'employé remplira le formulaire en collaboration avec le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional
     3. le formulaire rempli sera acheminé au responsable du secteur ou au sous-commissaire régional aux fins d'approbation et de financement, puis au SCE pour obtenir les approbations de l'AC
     4. le commissaire adjoint, Communications et engagement, présentera la demande et les recommandations au commissaire, aux fins d'approbation
     5. le SCE fera savoir au secteur ou à la région si la commande est approuvée.

Édition

120. Tous les produits destinés à être imprimés seront conformes aux Procédures sur l'édition du Conseil du Trésor, y compris aux lignes directrices suivantes :
     1. l'impression sur demande (impression limitée au nombre d'exemplaires requis) sera à privilégier dans presque tous les cas; l'impression en bloc n'est autorisée que dans des circonstances exceptionnelles
     2. le contenu de ces produits sera également accessible sur Internet
     3. pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter les lignes directrices sur l'impression et la publication du SCC.
121. Lorsqu'il est prévu de recourir à l'impression en bloc, le commissaire adjoint du secteur ou le sous-commissaire régional donnera son accord de principe à la réalisation des travaux, incluant le financement requis. Le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional remplira ensuite le modèle Demande d'impression en bloc, qu'il soumettra à l'approbation du commissaire adjoint, Communications et engagement.
122. Une fois la demande approuvée, le personnel consultera le SCE pour obtenir des soumissions et choisir un imprimeur externe. Le SCE assurera la communication avec les contractuels et supervisera les travaux d'impression en bloc.
123. Il incombe également au SCE de demander un numéro ISBN (numéro international normalisé du livre), un numéro international normalisé des publications en série et/ou un numéro de catalogue, et de remettre l'ouvrage imprimé au personnel du Programme des services de dépôt.

Le Commissaire,

Orignal signé par :

Don Head

ANNEXE A

RENVOIS ET DÉFINITIONS

RENVOIS

• DC 022 - Relations avec les médias
• DC 023 - Comités consultatifs de citoyens
• DC 083 - Comités de détenus
• DC 226 - Utilisation des ressources électroniques
• DC 227 - Usage de la technologie Web 2.0
• DF 350-3 - Passation de marchés
• DC 559 - Visites
• DC 701 - Communication de renseignements
• DC 767 - Délinquants ethnoculturels : Services et interventions
• Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC)
• Politique de communication du gouvernement du Canada
• Directive sur l'application du Règlement sur les langues officielles - Communications avec le public et prestation des services
• Procédures sur l'édition
• Norme sur la gestion du courriel
• Programme des services de dépôt

DÉFINITIONS

Articles promotionnels : produits (tels que stylos, clés USB et blocs-notes) utilisés dans le cadre d'une stratégie de communication. On les distribue pour promouvoir les institutions et les programmes du gouvernement du Canada. Les publications imprimées assorties d'un numéro ISBN, le matériel d'exposition, le matériel de présentoir, les affiches et les dépliants en sont exclus.

Avis publics : annonces payées comme celles concernant les appels d'offres, les ventes, les audiences publiques, les séances d'information, les offres d'emploi pour des postes précis (non génériques), les heures de travail et les adresses, les déménagements de bureaux et les autres activités courantes. Le gouvernement a également recours aux avis publics pour des campagnes publicitaires nationales en vue d'informer la population canadienne de changements apportés à des règlements et de donner des conseils de santé.

Bureau des conférenciers : outil utilisé par le SCC afin de mieux faire connaître au public le système correctionnel fédéral, en établissant la communication entre des membres du public et des experts du système correctionnel fédéral qui peuvent donner des conférences lors d'événements, d'activités en classe ou de réunions de groupes communautaires.

Communicateur régional : membre du personnel des Communications en poste dans une AR, qui fournira du soutien et des conseils en matière de communications au personnel de sa région.

Communication d'envergure nationale : produit ou message qui est destiné à tous les membres du personnel ou aux membres du personnel dans au moins deux régions ou qui les concerne.

Communication d'envergure régionale : produit ou message qui est destiné aux membres du personnel d'une seule région ou qui les concerne.

Communications externes : produits, activités et/ou initiatives de communication expressément destinés à des publics externes (grand public, médias, partenaires, intervenants et délinquants). Ils comprennent notamment les contenus diffusés sur Internet et dans les médias sociaux, les infocapsules et les questions et réponses, ainsi que les fiches de renseignements destinées aux délinquants.

Communications internes : produits, activités et/ou initiatives de communication expressément destinés aux employés. Ils comprennent notamment les contenus diffusés sur intranet, les bulletins d'information internes, les fiches de renseignements et les foires aux questions destinées au personnel.

Communications proactives : activités de prise de contact visant des publics internes et externes (p. ex., médias, partenaires et intervenants) au moyen de produits, d'activités et d'initiatives de communication qui font la promotion du SCC et de ses programmes, de sa mission, de son mandat ou de ses réussites. Cette prise de contact peut notamment prendre la forme de propositions ou de suggestions de sujets de publication ou de reportages aux médias.

Conseiller en communications à l'AC : membre du personnel des Communications en poste dans le SCE à l'AC, qui est chargé de fournir du soutien et des conseils en matière de communications au personnel des secteurs et des directions à l'AC.

Événement : activité ou rassemblement à souligner, qui se déroule à l'extérieur des activités courantes. Il s'agit, sans s'y limiter, des annonces ministérielles, des passations de pouvoirs, des cérémonies protocolaires et des visites de personnalités de passage.

Logo ou identificateur : symbole qui sert à identifier une organisation. Il apparaît sur les produits de communication.

Média : organisation, groupe ou personne s'occupant de la collecte et de la transmission de renseignements en vue de la publication ou de la diffusion, y compris la presse écrite, la radio, la télévision, la presse électronique et la webdiffusion.

Médias sociaux : plateformes en ligne permettant aux participants d'avoir un profil d'utilisateur distinct, de créer et de diffuser du contenu généré par les utilisateurs, notamment des textes, des images et des segments vidéo et audio, et d'y réagir (p. ex., Facebook, Twitter et YouTube).

Personnel : aux fins de la présente directive du commissaire, le terme « personnel » comprend tous les employés nommés pour une période indéterminée ou déterminée, les contractuels ainsi que les étudiants et les bénévoles.

Produit, activité ou initiative de communication : veuillez consulter la liste des responsabilités qui incombent au SCE, à l'annexe B.

Programme de coordination de l'image de marque :programme d'image de marque du gouvernement du Canada. Les exigences de ce programme sont rendues obligatoires par les politiques et les normes approuvées par les ministres du Conseil du Trésor. (Cette définition est tirée du Programme de coordination de l'image de marque.)

Recherche sur l'opinion publique : collecte planifiée, par une institution du gouvernement ou en son nom, des opinions, attitudes, perceptions, jugements, sentiments, idées, réactions ou avis, destinés à répondre aux besoins du gouvernement, que cette information soit recueillie auprès de personnes (y compris les employés d'institutions gouvernementales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres entités, grâce à des méthodes quantitatives ou qualitatives, sans égard à l'envergure ou au coût de l'activité. (Cette définition est tirée de la Politique de communication du gouvernement du Canada.)

Site Internet : site Web externe du SCC, accessible au public.

Site intranet : site Web interne du SCC, auquel seuls les employés et certains partenaires peuvent accéder.

ANNEXE B

PRODUITS ET OUTILS DE COMMUNICATION

Liste non exhaustive

• Brochures (copie papier et copie électronique)
• Plans de communications
• Messages du commissaire
• Foire aux questions (FAQ)
• Fiches de renseignements
• Entre Nous Express
• Infocapsules et Questions et réponses
• Proposition d'un message en vue d'un événement
• Messages aux partenaires et aux intervenants (messages du commissaire seulement)
• Communiqués de presse
• Demandes de photos
• Affiches
• Articles promotionnels
• Avis publics
• Recherche sur l'opinion publique
• Faits en bref
• Rapports
• Affiches, toiles de fond et kiosques d'exposition (pas les affiches dans les établissements)
• Médias sociaux
• Notes d'allocution
• Cette semaine au SCC
• Vidéos
• Contenu Web

ANNEXE C

NIVEAUX D'APPROBATION EN MATIÈRE DE COMMUNICATIONS

Communications externes

Produit	Autorité approbatrice
Contenu Web	Commissaire adjoint associé, Communications et engagement
Contenu des médias sociaux (Twitter, YouTube)	Commissaire adjoint associé, Communications et engagement
Rapports	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Publications	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Matériel de marketing (brochures, affiches, signets, etc.)	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Tous les symboles graphiques et logos	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Vidéos de l'organisme	Commissaire adjoint, Communications et engagement

Communications internes

Produit	Autorité approbatrice
Message du commissaire	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Communiqué général	Responsable du secteur
Communiqué régional	Sous-commissaire régional
Événement national	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Événement régional	Sous-commissaire régional
Campagne d'affichage nationale	Commissaire adjoint, Communications et engagement
Campagne d'affichage régionale	Sous-commissaire régional
Contenu intranet	Responsable du secteur, sous-commissaire régional ou personne désignée
Rapports ou publications sur papier	Responsable du secteur, sous-commissaire régional ou personne désignée
Tous les symboles graphiques et logos	Commissaire adjoint, Communications et engagement

ANNEXE D

LIGNES DIRECTRICES SUR LE LANGAGE CLAIR

« Le devoir d'une institution d'informer le public suppose celui de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives doivent être clairs, pertinents, objectifs, faciles à comprendre et utiles.

Pour garantir la carté et la cohérence de l'information, il faut veiller à utiliser un langage clair et conforme aux règles de grammaire dans toutes les communications avec le public.

Ce principe s'applique aux communications internes ainsi qu'à l'information destinée au Parlement ou à tout autre organisme officiel, qu'elle soit communiquée par écrit ou de vive voix. »

(Politique de communication du gouvernement du Canada)

Un langage clair consiste tout simplement à employer des mots que votre public peut comprendre. Il s'agit non pas d'écrire tout ce que vous savez sur le sujet, mais plutôt d'écrire tout ce que votre lecteur VEUT et DOIT savoir.

De plus, le langage clair :

• fournit aux lecteurs des renseignements utiles
• ne comprend que trois à cinq idées par section
• organise l'information de manière claire
• se sert de phrases et de mots courts
• emploie des mots connus et non un jargon technique
• utilise des images, des puces et du caractère gras pour souligner les points les plus importants.

Un guide détaillé sur la rédaction en langage clair est accessible sur intranet.

ANNEXE E

MOT-SYMBOLE « CANADA » ET SIGNATURE MINISTÉRIELLE

Mot-symbole « Canada »

Signature ministérielle (en français)

Signature ministérielle (en anglais)

Insigne du SCC

Versions en haute résolution disponibles auprès du conseiller en communications à l'AC.

ANNEXE F

PROCESSUS D'ÉLABORATION ET D'APPROBATION DES PRODUITS DE COMMUNICATION

Création/examen

• Le bureau de première responsabilité (BPR) communique avec le SCE ou les Communications au palier régional pour demander du soutien en matière de communications relativement à une initiative ou un projet à venir

ou

• Le SCE communique avec le BPR pour lui offrir du soutien en matière de communications
• Le BPR fournit le contenu/les renseignements
• Le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional élabore une première version du produit
• Le BPR examine le contenu du produit et donne une rétroaction au conseiller en communications à l'AC ou au communicateur régional
• Approbation par le secteur (gestionnaire et/ou directeur du BPR) qui vérifie le contenu factuel et donne de la rétroaction en ce qui concerne les objectifs de communication du BPR

Approbations officielles

• Approbation du gestionnaire des Communications stratégiques ou de son homologue régional
• Approbation du commissaire adjoint du secteur du BPR ou du sous-commissaire régional
• Approbation du commissaire adjoint du secteur concerné ou du sous-commissaire régional (si le sujet touche plus d'un secteur ou plus d'une région)
• Approbation du commissaire adjoint associé, Communications et engagement
• Approbation du commissaire adjoint, Communications et engagement, conformément au mandat confié par le commissaire
• Approbation du commissaire (s'il y a lieu)

Mise en œuvre

• Le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional envoie le ou les produits aux services de traduction (s'il y a lieu)
• Le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional prend les mesures nécessaires pour faire imprimer ou produire le matériel (s'il y a lieu)
• Le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional remet les produits au BPR, qui en assure la diffusion (habituellement par voie électronique, en format PDF)
• Le conseiller en communications à l'AC ou le communicateur régional veille au classement électronique des versions finales et des approbations des produits, ainsi que des dossiers non éphémères du projet