Lignes directrices pour la planification et la consultation sur l'installation ou la réinstallation des bureaux de libération conditionnelle

OBJECTIF

1. Les présentes lignes directrices visent à assurer la planification et la consultation avant l’installation et/ou la réinstallation des bureaux de libération conditionnelle qui veillent à la surveillance des délinquants en liberté sous condition dans la collectivité.

RENVOIS

2. Lignes directrices sur les installations : Bureaux de libération conditionnelle
   Boîte à outils de consultation du SCC

DÉFINITIONS

3. Intervenant : terme générique utilisé pour désigner une partie prenante dans une organisation ou un programme. Les intervenants sont soit concernés ou exercent une influence sur l’organisation, le programme ou le service.
4. Dans le cadre de l’installation et/ou de la réinstallation des bureaux de libération conditionnelle, les intervenants du Service correctionnel du Canada (SCC) comprennent, entre autres, les Comités consultatifs de citoyens, conseils scolaires, services de police, services de planification municipaux, maires ou conseillers municipaux, députés, élus provinciaux, associations de gens d’affaires, associations de quartier et organisations non gouvernementales.

PRINCIPES

5. La consultation est l’un des processus au moyen desquels le SCC :
   1. demande aux Canadiens, en particulier les intervenants clés, d’exprimer leur opinion;
   2. acquiert une meilleure compréhension de l’expertise, des divers points de vue et des besoins des collectivités et des délinquants;
   3. tient compte des renseignements recueillis lorsqu’il élabore des politiques, des programmes et des services.
6. La facilitation des activités de liaison avec les intervenants clés est un objectif continu.
7. La consultation des Canadiens fait partie intégrante de tout processus efficace d’élaboration de lignes directrices publiques et de services au public.
8. La consultation doit être fondée sur l’ouverture, la confiance, l’intégrité, le respect mutuel de la légitimité et du point de vue de tous les intervenants et sur la transparence de l’objectif et du processus.
9. Dans la mesure du possible, la consultation devrait s’adresser aux intervenants clés qui peuvent contribuer à la décision ou qui sont touchés par celle-ci.
10. Les intervenants en cause doivent avoir accès, au moment opportun, à des renseignements pertinents et faciles à comprendre ainsi que s’engager à communiquer l’information.
11. Une consultation efficace fait appel au partenariat. Elle suppose un partage de la responsabilité et un engagement. Une compréhension mutuelle claire des enjeux, des objectifs, de l’objet, des contraintes et des attentes est essentielle.
12. Une consultation efficace ne permet pas toujours d’en arriver à une entente; cependant, elle devrait mener à une meilleure compréhension des positions de chacun.
13. Une consultation efficace exige un suivi. Les intervenants ont le droit de savoir ce qu’on fait des points de vue et des renseignements qu’ils fournissent concernant le processus décisionnel gouvernemental.

MOTIFS JUSTIFIANT L’INSTALLATION ET/OU LA RÉINSTALLATION DES BUREAUX DE LIBÉRATION CONDITIONNELLE

14. Il peut s’avérer nécessaire d’installer et/ou de réinstaller des bureaux de libération conditionnelle du SCC pour diverses raisons, notamment (sans exclure d’autres raisons) :
    1. élaboration de nouvelles lois ou politiques ou modification des lois ou politiques en vigueur;
    2. modification des normes et des exigences ayant trait aux opérations et à la sécurité;
    3. mise en œuvre de nouvelles initiatives;
    4. variation de la répartition des populations de délinquants;
    5. changement de la structure organisationnelle et/ou des priorités;
    6. expiration du bail existant et réinstallation à un nouvel endroit;
    7. réponse à l’analyse de l’inventaire immobilier de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

ÉLABORATION DE PLANS PLURIANNUELS DE LOGEMENT POUR LES SERVICES CORRECTIONNELS COMMUNAUTAIRES AUX ÉCHELLES RÉGIONALE ET NATIONALE

15. La liaison et la consultation doivent avoir lieu tout au long du processus de planification pluriannuel, dont le point culminant est l’installation et/ou la réinstallation des bureaux de libération conditionnelle.
16. Les directeurs de district, en collaboration avec l’agent régional de planification des installations, l’administrateur régional de la Sécurité et TPSGC, examineront la possibilité de conclure un partenariat pour le partage des locaux au moins deux ans avant l’installation et/ou la réinstallation d’un bureau de libération conditionnelle, afin de permettre à l’organisme d’accueil de planifier l’arrivée du bureau de libération conditionnelle dans ses locaux.
17. L’agent régional de planification des installations fournira aux directeurs de district les dates d’expiration des baux des bureaux de libération conditionnelle existants et l’état de la situation de l’inventaire immobilier de TPSGC (c.-à-d. des renseignements détaillés sur la vente d’immeubles gouvernementaux et/ou la suppression d’immeubles gouvernementaux du répertoire de location de TPSGC).
18. Les directeurs de district, en collaboration avec l’agent régional de planification des installations, et tel qu’il est indiqué dans les Lignes directrices sur les installations : Bureaux de libération conditionnelle, élaboreront des plans régionaux quinquennaux de logement pour les services correctionnels communautaires et y incluront les renseignements ayant trait aux modifications des normes opérationnelles.
19. Les directeurs de district consulteront leurs Comités consultatifs de citoyens respectifs lors de la préparation de leurs plans régionaux quinquennaux de logement pour les services correctionnels communautaires.
20. Les sous-commissaires régionaux approuveront les plans régionaux quinquennaux de logement pour les services correctionnels communautaires, après quoi ils présenteront ceux-ci au directeur général de la Direction de la réinsertion sociale dans la collectivité, à l’administration centrale, aux fins d’examen et d’évaluation.
21. Le directeur général de la Direction de la réinsertion sociale dans la collectivité évaluera les plans régionaux quinquennaux de logement pour les services correctionnels communautaires par rapport à l’orientation et aux priorités nationales, aux fins d’approbation par le commissaire adjoint des Opérations et des programmes correctionnels en vue de leur intégration dans le Plan national d'immobilisations, de logement et d'opérations. Le commissaire adjoint des Opérations et des programmes correctionnels transmettra les plans approuvés aux sous-commissaires régionaux ainsi qu’aux directeurs généraux des Directions des installations et de la réinsertion sociale dans la collectivité.
22. Les directeurs de district et les directeurs régionaux des Communications et des Services exécutifs, avec l’aide de la Direction des relations avec les intervenants, élaboreront un plan de consultation et une stratégie de communication au moins deux ans avant l’installation et/ou la réinstallation d’un bureau de libération conditionnelle, et ce, en tenant compte des échéanciers déterminés en collaboration avec TPSGC pour chaque projet d’installation et/ou de réinstallation.

DÉTERMINATION DES LIMITES GÉOGRAPHIQUES POUR L’INSTALLATION ET/OU LA RÉINSTALLATION DES BUREAUX DE LIBÉRATION CONDITIONNELLE

23. Les directeurs de district et les directeurs régionaux des Communications et des Services exécutifs consulteront les intervenants externes appropriés lorsqu’ils établiront les limites géographiques pour choisir un emplacement.
24. Lors de la détermination des limites géographiques, les aspects suivants devraient être pris en considération : la répartition de la population de délinquants, l’accès des délinquants aux services et au transport en commun; la proximité des services de soutien communautaire, dont la police, les services sociaux et les organismes privés; l’emplacement des immeubles possibles (p. ex., les immeubles sont-ils discrets de façon à en faciliter l’accès aux délinquants, au personnel et aux bénévoles); les zones délicates aux yeux de la collectivité et les zones faisant l’objet de restrictions municipales qui rendent leur sélection impossible.
25. Les directeurs régionaux des Communications et des Services exécutifs et les directeurs de district utiliseront la Boîte à outils de consultation du SCC pour planifier et mener leurs consultations auprès des intervenants externes.

DÉFINITION DES CRITÈRES RELATIFS À L’EMPLACEMENT

26. De concert avec les directeurs de district, l’agent régional de planification des installations déterminera les besoins en locaux du bureau de libération conditionnelle d’après les équivalents temps plein actuels ou prévus, les Lignes directrices sur les installations : Bureaux de libération conditionnelle et autres besoins particuliers. Ces facteurs serviront à établir les exigences du SCC relatives aux locataires ou clients (c.-à-d. le mandat du bureau de libération conditionnelle).
27. En collaboration avec le Comité consultatif de citoyens concerné, les directeurs de district confirmeront les critères d’évaluation des emplacements et adapteront les critères génériques et nationaux aux exigences particulières de l’emplacement. Cet examen tiendra aussi compte des zones délicates aux yeux de la collectivité.
28. L’agent régional de planification des installations confirmera les exigences relatives aux locataires ou clients (c.-à-d. les besoins en locaux, les limites géographiques et la durée du bail) à TPSGC.

DÉTERMINATION DES EMPLACEMENTS APPROPRIÉS

Après que les emplacements potentiels ont été recensés

29. Les directeurs de district s’assureront que les évaluations des emplacements potentiels tiennent compte des exigences énoncées dans les Lignes directrices sur les installations : Bureaux de libération conditionnelle, ainsi que des autres besoins particuliers déterminés conformément aux paragraphes 26 et 27. De plus, ils veilleront à ce que les intervenants locaux soient consultés dans le cadre de ces évaluations.
30. Le directeur régional des Opérations et/ou le représentant officiel désigné de la sécurité ministérielle, en collaboration avec le directeur du district, l’agent régional de planification des installations, le Comité consultatif de citoyens et TPSGC, s’assureront qu’une évaluation de la menace et des risques que présentent les emplacements potentiels est effectuée, et ce, en temps opportun et dans le respect des échéanciers déterminés pour chaque projet d’installation et/ou de réinstallation.
31. Une fois que les emplacements acceptables ont été recensés, les directeurs de district, en collaboration avec les directeurs régionaux des Communications et des Services exécutifs, consulteront les intervenants externes, tel qu’il est indiqué précédemment. La Boîte à outils de consultation du SCC sera utilisée pour mener les consultations auprès des intervenants externes.
32. Les directeurs régionaux des Communications et des Services exécutifs dresseront une liste des propriétaires fonciers qui se trouvent à une certaine distance des emplacements proposés, conformément aux normes municipales relatives aux avis à communiquer en cas de modification mineure. En l’absence de telles normes, il faut identifier tous les propriétaires fonciers situés à moins de 60 mètres de l’emplacement.
33. Dans un délai de dix jours ouvrables suivant la détermination d’emplacements appropriés, les directeurs de district informeront les propriétaires fonciers recensés dans la région visée de l’installation et/ou de la réinstallation possible du bureau de libération conditionnelle.
34. Les directeurs de district peuvent tenir une réunion publique pour répondre à toute préoccupation éventuelle dans un délai approprié.
35. Les directeurs de district prendront une décision concernant les emplacements acceptables en se fondant sur une analyse objective des facteurs, aux fins d’approbation par le sous-commissaire régional. Suivant la détermination et l’approbation des emplacements acceptables, ils en informeront l’agent régional de planification des installations.
36. L’agent régional de planification des installations informera TPSGC de l’emplacement ou des emplacements acceptables en vue du processus de TPSGC d’appel d’offres de location à bail.
37. Une fois le contrat adjugé pour un emplacement précis, les directeurs de district informeront les intervenants de l’emplacement auquel le contrat de location a été attribué.
38. Les directeurs de district assureront la communication continue requise avec le Comité consultatif de citoyens approprié et les intervenants en cause.