Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (2010-11)

Service correctionnel Canada

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2011 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Service correctionnel du Canada (SCC). Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux politiques comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus au Canada pour le secteur public.

Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du SCC. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du SCC concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d’autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction; et en effectuant une évaluation annuelle de l’efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers.

Une évaluation pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2011 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne et ses résultats ainsi que les plans d’action qui en découlent sont résumés en annexe.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et apporter les ajustements nécessaires.

Le système de contrôle interne du SCC s'appuie sur le travail du personnel de la vérification interne, qui fait des vérifications et des examens périodiques de différents secteurs des activités du SCC, ainsi que sur le travail du comité ministériel de vérification, le cas échéant, qui surveille les responsabilités de la direction au regard du maintien de systèmes de contrôle adéquats et de la qualité des rapports financiers, et qui recommande les états financiers au Commissaire.

Les états financiers du SCC n’ont pas fait l’objet d’une vérification.

Signé par
_____________________________
Liette Dumas-Sluyter, CMA
La dirigeante principale des finances

Signé par
______________________________
Don Head, Le Commissaire
Ottawa, Canada
Le 29 août 2011

État de la situation financière (non vérifié)

Au 31 mars

Passif éventuel (note 11)
Obligations contractuelles (note 12)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Signé par
______________________________
Liette Dumas-Sluyter, CMA
La dirigeante principale des finances

Signé par
______________________________
Don Head, Le Commissaire 
Ottawa, Canada
Le 29 août 2011

État des résultats (non-vérifié)

Pour l’exercice terminé le 31 mars

Information sectorielle (note 14)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État de l'avoir de Canada (non-vérifié)

Pour l’exercice terminé le 31 mars

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

État des flux de trésorie (non-vérifié)

Pour l’exercice terminé le 31 mars

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non vérifiées)

Pour l’exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoir et objectifs

L’encadrement constitutionnel et législatif qui guide le Service correctionnel Canada (SCC) a été établi par l’Acte constitutionnel de 1982 ainsi que sur la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC).

Le SCC, en tant que composante du système de justice pénale et dans la reconnaissance de la primauté du droit, contribue à la sécurité publique en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Le mandat est rempli dans le cadre de quatre regroupements de programmes :

Garde : Cette activité de programme permet de veiller à ce que les délinquants soient détenus de manière raisonnable, sûre, sécuritaire et humaine pendant qu'ils purgent leur peine. Elle répond à la plupart des besoins quotidiens des détenus, y compris toute une gamme d'activités en matière de santé et de sécurité, ainsi qu'aux besoins essentiels comme l'alimentation, les vêtements, les services de santé mentale et les soins de santé. Elle comprend en outre des mesures de sécurité au sein des établissements, comme la répression des drogues, et des pratiques de contrôle raisonnables visant à prévenir les incidents en matière de sécurité;

Interventions correctionnelles : Cette activité de programme, exercée tant dans les établissements que dans la collectivité, a pour but d'aider les délinquants à améliorer leur comportement et à réussir leur réinsertion sociale. Elle vise à répondre aux problèmes qui sont directement associés au comportement criminel des délinquants et qui les empêchent de devenir des citoyens respectueux des lois. Cette activité de programme inclut également CORCAN, un organisme de service spécial du SCC, qui compte des délinquants sous responsabilité fédérale dans son effectif et qui, par la même occasion, leur enseigne les compétences et les habitudes en matière d’emploi dont ils ont besoin pour pouvoir décrocher un emploi à leur mise en liberté;

Surveillance dans la collectivité : Cette activité de programme de surveillance dans la collectivité vise à assurer la réinsertion sociale en toute sécurité des délinquants admissibles dans les collectivités en leur offrant de l’hébergement et des services de santé, au besoin, de même qu’en les plaçant sous la surveillance du personnel pendant la durée de leur peine. Cette activité de programme a pour objectif de faciliter la réinsertion sociale des délinquants dans la collectivité en tant que citoyens respectueux des lois tout en maintenant un certain niveau de surveillance afin de contribuer à la sécurité du public;

Services internes : Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui ne sont pas fournies à un programme particulier.

2. Sommaire de principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux principes comptables généralement reconnus au Canada.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

a) Autorisations parlementaires

Le SCC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au SCC ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

b) Consolidation

Ces états financiers consolidés incluent les comptes du SCC et ceux de son fonds renouvelable CORCAN. Les comptes de cette sous-entité ont été consolidés avec ceux du SCC, et toutes les opérations et tous les soldes interorganisationnels ont été éliminés.

c) Encaisse nette fournie par le gouvernement

Le SCC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le SCC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le SCC sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

d) À recevoir du Trésor

Le montant à recevoir du Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du SCC et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations afin de s'acquitter de ses passifs.

e) Revenus

• Les fonds reçus d’entités externes à des fins précises sont comptabilisés à leur réception comme revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les services sont rendus ou les biens sont vendus.
• Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.
• Les fonds qui ont été reçus sont comptabilisés comme revenus reportés dans la mesure où le ministère a une obligation envers d'autres parties de fournir des biens, des services, ou des actifs qui seront utilisés à une date future.
• Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

f) Charges

Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

• Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi;
• Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les installations, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif;
• Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits;
• Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert, dans la mesure où le transfert est autorisé et que le montant peut être estimé de manière raisonnable.

g) Avantages sociaux futurs

• Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du SCC au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du SCC découlant du régime. En vertu des dispositions législatives en vigueur, le ministère n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime.
• Indemnités de départ : Les employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

h) Débiteurs et prêts avec des entités externes

Les débiteurs et les prêts sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

i) Passif éventuel

Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

j) Passifs environnementaux

Les passifs environnementaux reflètent les coûts estimatifs liés à la gestion et à la remise en état des sites contaminés. À partir des meilleures estimations de la direction, on comptabilise un passif et une charge lorsque la contamination se produit ou lorsque le SCC est mis au courant de la contamination et est obligé ou probablement obligé d’assumer ces coûts. S’il n’est pas possible de déterminer la probabilité de l’obligation du SCC d’assumer ces coûts ou s’il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, les coûts sont présentés à titre de passif éventuel dans les notes complémentaires aux états financiers.

k) Stocks

• Les stocks destinés à la revente sont composés de matières premières, produits finis, de travaux en cours et de produits agricoles. Ils appartiennent au fond renouvelable CORCAN et sont évalués au moindre du coût ou de la valeur de la réalisation nette. Le ministère comptabilise des provisions pour le surplus et la désuétude des stocks.
• Les stocks non-destinés à la revente se composent de matériels et de fournitures conservés pour l'exécution de programmes à une date ultérieure. Ils sont évalués au coût. Si les stocks n'ont plus de potentiel de service, ils sont évalués au moindre du coût ou de la valeur de réalisation nette.

l) Immobilisations corporelles

Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d’au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d’achat. Le SCC n’inscrit pas à l’actif les biens incorporels, les oeuvres d’art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l’immobilisation, comme suit :

Les actifs en construction sont comptabilisés dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel ils deviennent utilisables et ne sont amortis qu'à partir de cette date.

m) Incertitude relative à la mesure

La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, les passifs environnementaux, le passif au titre des indemnités de départ et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les rajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le SCC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées dans un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours :

b) Autorisations fournies et utilisées :

Les autorisations non utilisées en capital pour 2010-2011 incluent un reprofilage de 60 000 000 $ aux exercices futurs.

4. Débiteurs, avances et prêts

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs, des avances et des prêts :

5. Stocks

Le tableau ci-dessous présente le détail des stocks, évalués au moindre du coût ou de la valeur de réalisation nette :

Le coût des stocks utilisés constaté comme une charge à l'état des résultats se chiffre à 193 783 851 $ en 2010-2011 (178 474 633 $ en 2009-2010).

6. Immobilisations corporelles

Les actifs en construction transférés sont des actifs qui ont commencé à être utilisés au cours de l'exercice et qui ont été transférés dans la catégorie d'immobilisations pertinente.

En 2010-2011, le fonds renouvelable (CORCAN) du SCC a transféré à Agriculture et Agroalimentaire du matériel et outillage, et des véhicules dont la valeur comptable nette s'établit à 273 566 $.

7. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente le détail des créditeurs et des charges à payer du SCC :

8. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus non gagnés résultant de montants reçus de parties externes et réservés au financement des charges relatives à des projets de recherche spécifiques, ainsi que de montants correspondant à des droits versés avant la prestation des services connexes. Les revenus sont constatés dans la période où les charges sont engagées ou le service exécuté. Les détails des opérations de ce compte sont comme suit :

9. Avantages sociaux futurs

a) Prestations de retraite

Les employés du SCC participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de service ouvrant droit à pension multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.

Tant les employés que le SCC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2010-2011, les charges s'élèvent à 161 394 807 $ (164 466 302 $ en 2009-2010), soit environ 1.9 fois (1.9 fois en 2009-2010) les cotisations des employés.

La responsabilité du SCC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

b) Indemnités de départ

Le SCC verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

10. Fonds de fiducie des détenus

Conformément à l’article 111 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition, sont crédités à ce compte les deniers remis par les détenus au moment de l’emprisonnement, les revenus nets des détenus provenant d’emplois à l’intérieur des établissements, les sommes reçues pour le compte de détenus pendant leur emprisonnement, les deniers perçus de la vente de produits artisanaux, les sommes gagnées pour des travaux exécutés pendant leurs journées de libération conditionnelle, de même que les intérêts y afférents. Les décaissements se font lors de la mise en liberté ou lors d’achats faits pour les détenus en lien avec les programmes de réadaptation.

11. Passif éventuel

Les éléments de passif éventuel surviennent dans le cours normal des activités, et leur dénouement est inconnu. Il existe deux catégories de passif éventuel :

a) Sites contaminés

On comptabilise les éléments de passif afin d'inscrire les coûts estimatifs liés à la gestion et à la remise en état des sites contaminés lorsque le SCC est obligé ou probablement obligé d'assumer ces coûts. Le SCC a identifié environ 59 sites (60 sites en 2009-2010) où des mesures sont possibles et pour lesquels un passif de 9 244 357 $ (9 176 768 $ en 2009-2010) a été constaté dans les charges à payer. Le SCC a évalué des coûts additionnels d'assainissement de 6 755 500 $ (6 201 000 $ en 2009-2010) qui ne sont pas comptabilisés puisqu'il est peu probable que ces coûts soient engagés pour le moment. Les efforts déployés par le SCC pour évaluer les sites contaminés peuvent entraîner des passifs environnementaux additionnels ayant trait aux sites récemment établis ou aux modifications apportées aux évaluations ou à l'utilisation prévue des sites existants. Ces éléments de passif seront comptabilisés par le SCC durant l'exercice au cours duquel il est probable qu'ils se matérialiseront et qu'il sera possible d'en établir une estimation raisonnable.

b) Réclamations et litiges

Des réclamations ont été faites auprès du SCC dans le cours normal de ses activités. Certaines réclamations sont assorties d'un montant déterminé, et d'autres pas. Selon l'évaluation du SCC, des poursuites pour des réclamations totalisant environ 1 965 000 $ (1 410 000 $ en 2009-2010) étaient toujours en instance au 31 mars 2011. Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers.

12. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du SCC peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le ministère sera tenu d’effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l’acquisition des biens ou services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

13. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le SCC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le SCC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le SCC a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

Au cours de l'exercice, le SCC a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats du SCC :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ainsi que les services de vérification offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats du SCC.

b) Autres transactions entre apparentés

14. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture des activités de programme du ministère. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

15. Redressement des soldes des années antérieures

En 2010-2011, le SCC a détecté une répartition erronée des dépenses de salaires et avantages sociaux de 2009-2010 entre les activités de programme. Toutefois, le total des dépenses demeure exact mais afin de présenter l’information comparative, les dépenses par activité de programme ont été redressées comme suit :

16. Information comparative

Les chiffres de l’exercice précédent ont été reclassifiés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l’exercice en cours.

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Résumé de l’évaluation de l’efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’execice 2010-2011 et du plan d’action du Service Correctionnel du Canada

Note au lecteur

Avec l’entrée en vigueur de la politique du Conseil du Trésor sur le contrôle interne, le 1er avril 2009, les ministères doivent maintenant faire part des mesures qu’ils prennent pour maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent exécuter une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un ou des plans d’action pour apporter les ajustements nécessaires et joindre à la déclaration de responsabilité de la direction un résumé des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Les systèmes efficaces de CIRF permettent de préparer des états financiers fiables et de fournir l’assurance que :

• les opérations sont autorisées adéquatement;
• les documents financiers sont bien tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques tels que le gaspillage, l’abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion;
• les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il est important de noter que le système de CIRF n’est pas conçu afin d’éliminer tous les risques, mais plutôt afin d’atténuer les risques en vue de les ramener à un niveau raisonnable au moyen de contrôles qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Le maintien d’un système efficace de CIRF est un processus continu qui consiste à cerner les risques et à les classer en ordre de priorité, ainsi que les contrôles utilisés afin d’atténuer ces risques, et à surveiller le rendement du système pour favoriser l’amélioration continue. En conséquence, l’ampleur, le déroulement et l’état des évaluations que font les ministères de l’efficacité de leur système de CIRF varieront d’un organisme à l’autre en fonction des risques et en raison de leur situation unique.

1. Introduction

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction du Service correctionnel du Canada (SCC) englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’exercice 2010-2011. Comme l’exige la politique du Conseil du Trésor sur le contrôle interne, en vigueur depuis le 1er avril 2009, ce document présente un sommaire des mesures prises par le SCC afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Ce rapport présente, au 31 mars 2011, des renseignements sommaires sur les évaluations effectuées par le SCC : les progrès, les résultats et les plans d’action, ainsi que certains renseignements financiers utiles afin de comprendre l’environnement de contrôle propre au ministère.

1.1. Pouvoirs, mandat et activités de programme

Les renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du SCC se retrouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités.

1.2. Points saillants financiers

En plus des états financiers (non vérifiés), des informations additionnelles figurent dans les Comptes publics du Canada.

• Le total des charges était de 2 516 millions de dollars (2 368 millions de dollars en 2009-2010). Les dépenses de salaires et avantages sociaux constituaient la majorité de ces charges, représentant 70 % ou 1 761 millions de dollars (69 % ou 1 640 millions de dollars en 2009-2010). Le SCC a quelques 17 900 employés. Les dépenses par activité de programme étaient les suivantes :
  • Garde : 60 % ou 1 498 millions de dollars (55 % ou 1 293 millions de dollars en 2009-2010);
  • Interventions correctionnelles : 21 % ou 531 millions de dollars (21 % ou 498 millions de dollars en 2009-2010);
  • Surveillance dans la collectivité : 4 % ou 112 millions de dollars (9 % ou 204 millions de dollars en 2009-2010);
  • Services internes : 15 % ou 374 millions de dollars (15% ou 372 millions de dollars en 2009-2010).
• Le total des revenus était de 56 millions de dollars (49 millions de dollars en 2009-2010); ces revenus provenaient principalement des ventes de biens et services du fonds renouvelable (CORCAN) du SCC.
• Les immobilisations corporelles représentent 84 % ou 1 393 millions de dollars de l’actif total du ministère (85 % ou 1 324 millions de dollars en 2009-2010).

Le SCC a une forte présence régionale. Dans chaque région, il y a des fonctions décentralisées de finances et de comptabilité qui initient, approuvent, traitent et enregistrent les opérations de fonctionnement.

Enfin, le SCC a plusieurs systèmes d’information qui sont essentiels à ses activités et à la présentation des rapports financiers.

1.3. Ententes de services pertinentes aux états financiers

Le SCC compte sur d’autres organismes pour le traitement de certaines transactions qui figurent dans ses états financiers :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada administre centralement, au nom du SCC, le paiement des salaires et avantages sociaux, l’acquisition de biens et de services, et fournit les installations;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au SCC des renseignements qui servent à calculer diverses charges à payer et provisions, tel que les indemnités de départ;
• Les services juridiques sont fournis par le ministère de la Justice du Canada.

1.4. Changements importants au cours de l’exercice 2010-2011

En 2010-2011, il n’est survenu aucun changement opérationnel important pouvant avoir une influence sur les états financiers. Toutefois, la Loi sur l’adéquation de la peine et du crime et la Loi sur la lutte contre les crimes violents sont deux mesures législatives qui auront le plus d’impact sur le SCC. En raison de ces deux mesures législatives et de la croissance normale, le SCC prévoit que sa population de délinquants en établissement augmentera.

2. Facteurs de l’environnement de contrôle du SCC pertinents au CIRF

Le SCC reconnaît qu’il est important que la direction fournisse des messages clairs afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils doivent jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soient bien outillés afin de s’acquitter de ces responsabilités. La priorité du SCC est de veiller à ce que les risques soient bien gérés, dans un environnement de contrôle souple et axé sur le risque qui favorise l’amélioration continue et l’innovation.

2.1. Postes, rôles et responsabilités clés

Voici les postes et comités clés du SCC qui ont la responsabilité de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF :

Commissaire – Le commissaire, en tant qu’administrateur des comptes, assume la responsabilité et la direction globale des mesures qui sont prises afin de maintenir un système efficace de contrôles internes. À ce titre, le commissaire préside le Comité de vérification et le Comité de direction.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF rend compte directement au commissaire et assure le leadership pour la coordination et la cohérence en ce qui concerne la conception et le maintien d’un système efficace et intégré de CIRF, y compris une évaluation annuelle.

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs qui sont chargés de l’exécution des programmes sont responsables du maintien et de l’examen de l’efficacité du système de CIRF qui relève de leur secteur de compétence.

Chef de la vérification interne (CVI) – Le CVI relève directement du commissaire et fournit une assurance en effectuant des vérifications internes périodiques qui sont essentielles au maintien d’un système efficace de CIRF.

Comité de vérification – Le Comité de vérification est un comité consultatif qui fournit au commissaire des recommandations et des conseils objectifs sur le caractère suffisant, la qualité et les constatations en matière d’assurance de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du SCC. Il est constitué du commissaire, du sous-commissaire principal et de trois membres externes et a été établi en 2006.

2.2. Mesures principales prises par le SCC

L’environnement de contrôle du SCC inclut aussi une série de mesures destinées à aider les employés à bien gérer les risques en les sensibilisant, en leur fournissant des connaissances et des outils pertinents et en leur faisant acquérir des compétences. Les principales mesures sont les suivantes :

• le Code de conduite du SCC et le Code de valeurs et d’éthique;
• une division consacrée au contrôle interne, sous la direction de la DPF;
• des ententes de rendement annuelles comportant des responsabilités de gestion financière clairement établies;
• un programme de formation et des communications dans les domaines de base de la gestion financière;
• des politiques adaptées à l’environnement de contrôle du SCC;
• une grille des pouvoirs délégués mise à jour régulièrement;
• la documentation des processus opérationnels et des principaux risques et points de contrôle s’y rattachant, afin d’appuyer la gestion et la supervision du système de CIRF;
• des systèmes de traitement de la technologie sur l’information afin d’accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficience et l’efficacité;
• la participation à des forums interministériels incluant le forum des états financiers ministériels et la politique sur les contrôles internes, où les ministères participants s’échangent des idées et des pratiques exemplaires.

3. Évaluation du système de CIRF du SCC

3.1 Base de référence d’évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative afin de déterminer la capacité des ministères à subir des vérifications de leurs états financiers axées sur les contrôles, accordant ainsi une grande importance à l’efficacité des contrôles internes. Par conséquent, à partir de 2006, les grands ministères, dont le SCC, ont commencé à officialiser leur manière de gérer leurs systèmes de CIRF, y compris les évaluations de l’état de préparation et les plans d’action.

Que ce soit pour se préparer aux vérifications axées sur les contrôles ou pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent pouvoir maintenir un système efficace de CIRF avec pour objectifs de fournir une assurance raisonnable que les opérations sont autorisées adéquatement, que les registres financiers sont bien tenus, que les actifs sont protégés et que les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Pour ce faire, les ministères doivent évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle de leur système de CIRF et mettent en oeuvre un programme de surveillance continue afin de soutenir et améliorer leur système de contrôle interne.

Afin d’évaluer l’efficacité de la conception, il faut déterminer des points de contrôle clés, les documenter, les mettre en oeuvre, s’assurer qu’ils correspondent aux risques (les contrôles doivent être pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et veiller à ce que les mesures correctives nécessaires soient appliquées. Il faut pour cela mettre en correspondance les principaux processus et systèmes de TI avec les principaux comptes financiers, en fonction du lieu.

Afin d’évaluer l’efficacité opérationnelle, il faut tester les contrôles clés pendant une période définie et voir si les mesures correctives nécessaires ont été apportées.

Le programme de surveillance continue consiste à mettre en oeuvre une méthode systématique intégrée de surveillance, qui comprend des évaluations périodiques axées sur le risque et l’application en temps opportun des mesures correctives nécessaires.

3.2 Méthode d’évaluation utilisée

Afin de se préparer aux vérifications axées sur les contrôles, le SCC a fait réviser ses contrôles financiers internes en 2006. Cette évaluation a démontré que, même si le risque n’est pas une préoccupation majeure, la documentation au niveau de l’entité ainsi que ses contrôles informatisés généraux pourraient être améliorés. Il a aussi été établi que des processus nationaux uniformisés contribueraient à la réduction des risques opérationnels. À la suite de ces observations, le SCC a tout d’abord accordé la priorité à la documentation et à l’uniformisation de ses processus opérationnels.

Un examen des processus opérationnels a été effectué afin d’identifier ceux qui sont les plus significatifs, basé sur le risque (l’importance relative, le volume, la complexité, le dispersement géographique, la susceptibilité reliée aux pertes ou fraudes, les zones sujettes aux observations du vérificateur, l’historique, la perception externe et l’utilisation du travail de tiers). En accord avec la Politique sur le contrôle interne, le SCC a élaboré un plan pluriannuel afin d’évaluer son système de CIRF pour les dix-sept processus opérationnels suivants en priorisant les processus basé sur l’évaluation du risque qui a été faite^{Note de bas de page 1} :

• Paye
• Voyage
• Accueil
• Transactions intraministérielles entre le SCC et CORCAN
• Comptes de banque ministériels
• Règlements interministériels
• Approvisionnement/contrats
• Créditeurs/paiements
• Immobilisations corporelles/amortissement
• Finalisation des états financiers
• Fonds de fiducie des détenus
• Inventaire
• Actifs en construction
• Rapprochements/ajustements au GL
• Ventes/débiteurs/reçus (incluant la provision pour créances douteuses)
• Passifs éventuels
• Passifs environnementaux

Pour chacun des processus opérationnels, le SCC recueille de l’information sur les pratiques courantes, la documentation, les risques et les contrôles reliés au CIRF, en incluant les politiques et procédures appropriées; schématise les processus opérationnels en identifiant et documentant les risques clés et les points de contrôle; émet des processus opérationnels nationaux et uniformisés à mettre en oeuvre; conçoit la méthodologie et l’approche pour les tests des contrôles clés; sélectionne des échantillons statistiques de transactions afin d’évaluer les contrôles clés et évalue l’efficacité opérationnelle des contrôles clés.

Jusqu’à présent, le SCC a réalisé des analyses de risque, examiné et normalisé les processus opérationnels, incluant l’identification des contrôles clés, de la paye, des voyages, de la provision pour créances douteuses, de l’accueil et des transactions intraministérielles entre le SCC et CORCAN. Ces processus englobent plus de 70 % des dépenses totales du SCC. De plus, des progrès significatifs ont été faits pour ces processus opérationnels : les comptes de banque ministériels, les créditeurs et les paiements (Directive sur la vérification des comptes) ainsi que l’approvisionnement et les contrats.

4. Résultats du l’évaluation du SCC

En fonction de la méthode d’évaluation décrite ci-dessus, le SCC a élaboré une architecture de base des points de contrôle clés, par processus opérationnel clé révisé et uniformisé. En documentant et uniformisant les processus opérationnels et les contrôles clés, le SCC s’assure de l’efficacité de la conception, une condition préalable au test de l’efficacité opérationnelle.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Tel qu’expliqué ci-dessus, basé sur l’analyse des risques, le SCC détermine les contrôles clés à tester au même moment que les processus opérationnels significatifs sont développés, normalisés et documentés. Chaque risque doit correspondre à un, ou un groupe, de contrôles clés. L’efficacité de la conception des contrôles clés a été testée avec succès pour les processus opérationnels suivants :

• Paye
• Voyage
• Provision pour créances douteuses
• Accueil
• Transactions intraministérielles entre le SCC et CORCAN

Lorsque le SCC émet des processus opérationnels normalisés, chaque unité qui traite des transactions a une période de transition pour adapter et changer ses pratiques afin de se conformer aux nouveaux processus normalisés. Cette période de transition varie selon la complexité des processus normalisés et le niveau de changement requis par ces nouveaux processus. Les mesures correctives nécessaires sont alors prises. Ces activités sont menées à chaque unité qui traite des transactions, y compris l’administration centrale, les administrations régionales, les établissements et les bureaux de libération conditionnelle.

Une fois la période de transition terminée, le SCC vérifie l’efficacité de la conception des contrôles clés afin de s’assurer que les processus opérationnels normalisés ont été mis en oeuvre, correspondent aux nouvelles pratiques et que les contrôles internes sont suivis.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

À la fin de l’exercice 2010-2011, le SCC a complété les tests d’efficacité opérationnelle des processus liés à la paye, aux voyages et à la provision pour créances douteuses. Nous mettons à profit le travail et les révisions effectués au cours des années précédentes dans le but de s’assurer que les contrôles sont appliqués et que les processus opérationnels sont à jour. Les résultats sont comme suit :

Paye

Le SCC a classé les transactions relatives à la paye en trois groupes selon les risques. Un processus d’étapes à suivre pour la vérification a été établi et est suivi lors de l’émission de toutes les transactions de paye de la catégorie de risque élevé (paiement forfaitaire, indemnité de départ et porté à l’effectif). Un échantillon des transactions de la catégorie de risque modéré (rétroactivité, indemnité, heures supplémentaires, rémunération d’intérim, employés occasionnels et étudiants) est sélectionné pour une vérification à postériori. Aucune vérification n’est faite sur les transactions à risque faible (transactions de paye régulières systématique), puisque ces transactions sont de faible risque et qu’elles ont été révisées avant l’émission du premier paiement (p. ex. la transaction initiale a été considérée risque élevé).

Un échantillon de transactions a été sélectionné pour vérifier si les contrôles sont appliqués. L’examen a révélé que les contrôles sont généralement appliqués. Ce test a également révélé que nous devons améliorer, pour certaines transactions, la documentation afin de démontrer que le paiement a été approuvé en bonne et due forme. Si cela était possible, des mesures correctives ont été implémentées immédiatement. De plus, le SCC a développé son plan d’action pour 2011-2012 qui aborde les derniers enjeux.

Voyages

Le SCC a classé les transactions relatives aux voyages en deux groupes selon les risques. Les transactions à risque élevé sont entièrement examinées avant d’être traitées, tandis que les transactions à faible risque sont soumises à quelques contrôles internes avant d’être traitées. Il n’y a pas de catégorie de transactions à risque modéré et le processus de contrôle interne ne prévoit pas de vérification à postériori.

Un échantillon de transactions relatives aux voyages a été sélectionné afin de tester l’efficacité opérationnelle des contrôles. L’examen a révélé que les contrôles sont généralement appliqués. Il y a eu une importante amélioration dans la documentation des contrôles clés, l’uniformisation de l’application de même que la qualité de l’information sur le voyage enregistrée dans le système financier. Cependant, les autorisations appropriées de paiement ont également été identifiées comme un domaine nécessitant plus d’attention. Si cela était possible, des mesures correctives ont été implémentées immédiatement. De plus, le SCC a développé son plan d’action pour 2011-2012 qui aborde les derniers enjeux.

Provision pour créances douteuses

En raison de la nature de ce compte, toutes les évaluations régionales de la provision pour créances douteuses ont été effectuées au 31 mars 2011. Le test de l’efficacité opérationnelle a révélé que les contrôles internes sont appliqués.

4.3 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son programme de surveillance continue, le SCC continuera d’évaluer les contrôles financiers internes pour les processus opérationnels dont la conception des contrôles clés est terminée. L’achèvement de la documentation des processus opérationnels significatifs et les tests de conception et d’efficacité opérationnelle des contrôles, contribueront à identifier, analyser et documenter les contrôles au niveau de l’entité et informatisés généraux du SCC. Ceci permettra de s’assurer qu’un programme de surveillance complet et bien intégré, aide les employés à mieux comprendre le système de CIRF à tous les niveaux, en leur donnant les connaissances, les compétences et les outils nécessaires renforçant ainsi les comportements appropriés.

5. Plan d’action du SCC

5.1 Progrès réalisés jusqu’en mars 2011

Conformément au plan de 2010-2011, le SCC a continué de faire des progrès importants dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés.

Le SCC a terminé les travaux suivants :

• continué à renforcer l’importance du projet sur les contrôles financiers internes dans l’ensemble du ministère;
• mis à jour le plan de travail de l’initiative sur les contrôles internes (incluant les tests sur l’efficacité opérationnelle en collaboration avec la direction générale de la vérification interne);
• conformément au plan d’action de 2009-2010, développé des documents de formation et donné de la formation aux agents financiers, aux spécialistes financiers tout comme aux conseillers en rémunération des ressources humaines à l’échelle nationale, y compris la clarification des rôles et responsabilités dans les secteurs des ressources humaines et financières;
• révisé des tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles pour certains processus opérationnels.

Le SCC a également beaucoup avancé ses travaux dans les domaines suivants :

• révision des directives de vérification des dépenses de voyages et de frais d’accueil;
• mise à jour du processus opérationnel relatif aux comptes de banque ministériels;
• documentation de la directive sur la vérification des comptes et des processus opérationnels relatifs à l’approvisionnement et aux contrats;
• documentation du processus opérationnel relatif aux créditeurs et aux paiements;
• révision des processus opérationnels relatifs aux immobilisations corporelles et à l’amortissement (et les composantes connexes).

5.2 Plan d’action pour les années à venir

Le SCC reconnaît le besoin d’être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF et il continue à développer le plan mis au point à la suite de la révision initiale des contrôles internes financiers.

D’ici la fin de 2011-2012, le SCC prévoit :

• mettre en oeuvre le plan de mesures correctives établi suivant les tests sur l’efficacité opérationnelle des contrôles internes;
• entreprendre les tests sur l’efficacité opérationnelle des contrôles pour les transactions de paye (risque élevé) sur une base régulière;
• émettre la nouvelle directive (à jour) relative au processus opérationnels des voyage et de l’accueil;
• émettre le nouveau processus opérationnel relatif aux comptes de banque ministériels;
• émettre la directive de vérification des comptes;
• documenter les processus opérationnels relatifs à l’approvisionnement et aux contrats de même que les créditeurs et les paiements;
• terminer l’évaluation des besoins afin de mettre en oeuvre les processus normalisés des immobilisations corporelles et amortissement (et les composantes connexes);
• entreprendre la révision et l’uniformisation de la documentation des autres processus opérationnels significatifs.

Pour les années suivantes, le SCC prévoit :

• examiner, documenter et normaliser les autres processus opérationnels, incluant l’identification des contrôles clés, les tests de l’efficacité de la conception et la mise en oeuvre stratégique;
• évaluer et documenter les contrôles informatisés généraux et les contrôles au niveau de l’entité;
• surveiller l’efficacité opérationnelle des contrôles clés selon le plan général de tests y compris de nouvelles vérifications des contrôles clés périodiques et axées sur le risque.