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Paul Weaver1 et Catherine Beres2
Gestion du rendement, Service correctionnel du Canada
Dans les années 1990, le Service correctionnel du Canada (SCC) a établi quil lui fallait trouver un moyen de définir rapidement les problèmes opérationnels liés aux délinquants, et ce, à divers niveaux, déterminer les obstacles à lamélioration et se doter de la capacité danalyser lefficacité des mesures prises. À cette époque, le SCC commençait à accorder davantage dimportance à la gestion des processus et de linformation et devait trouver une façon de déterminer les éléments clés des processus, par exemple, lopportunité de lévaluation initiale des délinquants ou le temps quil faut pour définir les besoins des délinquants et déterminer les programmes correctionnels les plus appropriés. Pour y parvenir, le SCC devait recueillir et analyser des données. Il a donc créé une base de données exhaustive le Système de gestion des délinquants (SGD) dans laquelle il pouvait saisir linformation sur les délinquants et leur processus de réinsertion sociale. Il fallait par contre examiner les données, les analyser et les regrouper pour permettre aux gestionnaires et au personnel daccéder rapidement aux renseignements concernant la situation des détenus. Par ailleurs, le SGD contenait de linformation qui pouvait faciliter la planification et la prise de décisions. Il importait dextraire des données précises du SGD et de les communiquer aux gestionnaires et aux employés pour les aider à accomplir leur travail et obtenir leur participation à tous les volets du projet détermination des besoins, conception, élaboration, évaluation et mise en liberté. Les Rapports automatisés de données appuyant la réinsertion (RADAR) ont été élaborés dans ce contexte.
Contexte
RADAR est une série de rapports qui fournissent aux gestionnaires et aux membres du personnel de linformation sur les délinquants et les étapes importantes de la planification correctionnelle. Ils ont été conçus par MM. Surette et McMillan dans le but de fournir aux gestionnaires et aux membres du personnel un accès rapide à linformation sur le processus décisionnel opérationnel et sur le profil des délinquants qui était stockée dans le SGD. Pour sassurer de leur utilité, on a adopté lapproche selon laquelle les rapports seraient établis par le personnel pour le personnel. On a donc défini la nature des rapports à produire, puis on a confié à une équipe composée de représentants de chacune des cinq régions la mise au point de ces rapports. Plusieurs des membres de léquipe uvraient dans le secteur opérationnel; ils portaient donc un vif intérêt à lélaboration des rapports et y ont grandement contribué. Cependant, avant dêtre diffusé, tout rapport devait être approuvé par tous les membres de léquipe. En fonctionnant de cette façon, on sassurait de prendre des décisions éclairées au sujet de linformation qui était essentielle au niveau national et des questions qui étaient davantage dintérêt régional.
Pour que RADAR soit efficace, il faut que les membres du personnel connaissent ce qui suit :
Cette approche a été employée conjointement avec des outils conviviaux et peu coûteux élaborés par des spécialistes techniques. On a formé le personnel à lutilisation de ces outils pour accélérer la production plus efficace à linterne et la communication peu coûteuse des renseignements les plus pertinents.
Ce qui a fait la réussite de RADAR cest sa convivialité et lutilité des renseignements contenus dans les rapports, qui étaient adaptés aux exigences des clients qui voulaient avoir accès à des rapports de type Internet leur fournissant les renseignements dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées.
Ainsi, depuis la mise en service de la première version, on reçoit constamment de nouvelles demandes dinformation et les clients proposent de nombreuses améliorations à apporter aux rapports existants. Souvent, le simple ajout de quelques éléments dinformation dans les rapports peut grandement améliorer la qualité de ceux-ci. Chaque représentant régional au sein de léquipe RADAR a son mot à dire dans lapprobation ou le rejet des changements proposés, selon le principe établi du consensus. Après avoir été examiné, chaque changement proposé est défini, testé et mis en uvre. De manière générale, le processus actuel est très comparable à celui quon avait prévu à lorigine; les changements et améliorations proposés au site sont formulés par un ou plusieurs représentants régionaux, puis ils sont examinés lors des téléconférences bimensuelles après quoi on prend une décision.
Aujourdhui, RADAR fournit plus de 100 rapports au personnel du Service correctionnel du Canada. Les documents sont également accessibles aux clients du Bureau de lenquêteur correctionnel et de la Commission nationale des libérations conditionnelles. Pendant un mois normal, plus de 5 000 clients consultent RADAR pour obtenir de linformation sur une foule de sujets.
On trouve actuellement quatre catégories dinformation dans RADAR :
Les indicateurs dintervention servent à déterminer les tâches associées au processus de réinsertion sociale dont lexécution pourrait être retardée ou qui nécessitent une attention particulière. En clair, si ces tâches ne sont pas exécutées en temps opportun, le calendrier de réinsertion sociale pourrait sen trouver compromis.
Dès la mise en uvre des indicateurs dintervention, on a constaté que ceux-ci serviraient à différents publics cibles. Il importait donc que les gestionnaires régionaux connaissent bien la situation dans leur région plus particulièrement les domaines dans lesquels il fallait vraisemblablement prendre des mesures. Cependant, pour gérer les problèmes plus efficacement, les gestionnaires et le personnel des établissements devaient également disposer dun système servant à prévoir les questions et les problèmes auxquels ils pourraient être confrontés dans les jours ou les semaines à venir. On a donc intégré à RADAR les fonctions Planification du travail et Planification personnelle pour faciliter la prévision. Les systèmes de rappel manuels sont donc moins nécessaires relativement à plusieurs indicateurs clés de la réinsertion sociale.
La section Profil des délinquants donne un aperçu du contenu du dossier dun délinquant, entre autres ses antécédents criminels et sa participation à des programmes correctionnels. Il sagit dun des types de rapports RADAR utilisés par divers membres du personnel agents de libération conditionnelle, agents de correction, agents de programmes pour obtenir rapidement linformation accessible sur un délinquant avant de prendre une décision. La majorité des renseignements sont déjà accessibles dans le SGD, mais on peut les consulter plus facilement à partir des rapports RADAR. Ces rapports contiennent par ailleurs des photographies des délinquants, ce quon ne trouve pas dans le SGD.
Les profils des emplacements visent à aider les gestionnaires à évaluer les problèmes et les besoins propres à chaque établissement et à chaque région en offrant divers modes daffichage de la composition de la population. Lutilisateur peut afficher le profil de la population en utilisant un ou deux critères parmi les nombreux choix proposés. Cette fonction facilite la planification des mesures qui seront prises pour répondre aux besoins ou régler les problèmes soulevés par les membres du personnel.
Les listes de travail favorisent lamélioration du rendement en fournissant des renseignements sur des sujets précis pour aider les membres du personnel à exécuter leurs activités quotidiennes. Ces listes portent sur de nombreux sujets, par exemple la réinsertion sociale et les programmes correctionnels, et sont utilisées par les gestionnaires pour accroître lefficacité de la planification et définir des mesures dintervention.
Linformation contenue dans les RADAR étant désignée Protégé B, la question de la sécurité des données est très importante. Le groupe des Services de gestion de linformation (SGI) a un rôle important jouer pour sassurer quon prend les mesures voulues cet égard et que les normes en matière de sécurité de la technologie de linformation sont respectées. Cest pourquoi il importe pour le client dobtenir une autorisation avant daccéder à RADAR. La majorité des données saisies dans le système proviennent des données sommaires téléchargées tous les soirs à partir du SGD. De cette manière, les données de RADAR sont, en général, mises à jour quotidiennement.
Cependant, comme RADAR fournit des données sommaires, il ne contient généralement aucune donnée historique; il existe dautres outils qui offrent ce genre dinformation. RADAR nest quun des systèmes de rapports de la trousse doutils de la gestion du rendement visant à fournir de linformation aux gestionnaires et aux membres du personnel sur lefficacité du processus de réinsertion sociale. Lorsque cela est possible, RADAR allie les fonctions dextraction de données à celles des rapports quon trouve dans dautres bases de données. RADAR offre également des liens vers dautres systèmes de rapports, dont lOutil de suivi corporatif, le Système détablissement de rapports (SER) et le Système dinformation de gestion dans la collectivité (SIGC). Le personnel responsable de RADAR participe en outre à lélaboration du Portail de résultats, dinformation, de mesures et dévaluation (PRIME), qui vise à fournir les meilleures données qui soient sur le rendement, ainsi que des liens vers dautres sites dinformation utile au SCC. Ce portail est donc un outil central de distribution de linformation concernant la gestion du rendement, y compris le contenu des rapports RADAR.
Lamélioration de RADAR continue de faire lobjet dun appui solide, ce qui fait quil évolue au rythme des besoins du SCC. Son utilité repose sur la volonté et la capacité des membres de léquipe de définir les besoins et dy répondre, ainsi que sur les liens étroits qui existent entre les responsables du SGD, du CIJP et des SGI. Pour demeurer pertinent, RADAR doit continuer de répondre aux besoins des clients et dêtre mis à jour en temps opportun. Cette caractéristique est particulièrement importante lorsquon modifie les politiques, les rapports devenant alors désuets et devant être soit supprimés, soit modifiés.
On saffaire actuellement à rehausser laspect et la convivialité de RADAR. À lavenir, le site RADAR offrira une plus grande flexibilité et davantage doptions daffichage de linformation, ainsi quun moteur de recherche qui facilitera la recherche de rapports sur un sujet donné. Aussi, il fonctionnera comme un portail qui permettra de créer des menus par défaut pour des groupes dutilisateurs donnés (p. ex., les agents de libération conditionnelle, les agents de correction, les agents de programmes, les gestionnaires) ou de personnaliser les menus en fonction des besoins individuels. Avec ces améliorations, RADAR sera un outil encore plus puissant, plus efficace et plus convivial.
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